IP Office 4.1 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Sommario Casella postale modalità IP Office...5 Informazioni sulla Guida... 5 Accesso alla casella di posta...7 Panoramica... 7 Accesso alla casella postale dal proprio interno... 7 Accesso alla casella postale da una posizione diversa... 8 Impostazione di un codice di accesso alla casella postale... 8 Ascolto dei messaggi...9 Panoramica... 9 Ascolto dei nuovi messaggi... 10 Salvataggio di un messaggio... 10 Ascolto dei messaggi vecchi e salvati... 10 Eliminazione di un messaggio... 11 Inoltro di messaggi...13 Panoramica... 13 Inoltro di un messaggio a un'e-mail... 13 Inoltro di un messaggio a un altro interno... 14 Inoltro di un messaggio con intestazione... 14 Inoltro di un messaggio all'elenco di messaggi salvati... 15 Inoltro di nuovi messaggi futuri a un'e-mail... 15 Disattivazione dell'inoltro dei messaggi... 15 Impostazione delle notifiche e-mail...17 Panoramica... 17 Ricezione di un avviso e-mail su un nuovo messaggio...17 Disattivazione dell'inoltro a e-mail e degli avvisi... 17 Impostazione e modifica degli annunci...19 Panoramica... 19 Ascolto dell'annuncio... 19 Salvataggio dell'annuncio... 20 Salvataggio dell'annuncio per la riproduzione continua... 20 Interruzione della riproduzione continua dell'annuncio... 20 Modifica del messaggio di annuncio... 21 Modifica degli annunci per i gruppi di suoneria... 22 Amministrazione della casella postale...23 Panoramica... 23 Attivazione o disattivazione di Voicemail... 23 Attivazione o disattivazione della richiamata Voicemail... 23 Fornire ai chiamanti un'opzione di trasferimento... 23 Opzioni per i chiamanti della casella postale...25 Panoramica... 25 Salto dell'annuncio di una casella postale... 25 Trasferimento a un numero coperto... 25 Riepilogo...27 Riepilogo delle opzioni della casella postale... 27 Menu Guida Voicemail... 28 Codici funzione predefiniti... 28 Indice analitico...28 IP Office 4.1. Page iii Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Casella postale modalità IP Office Informazioni sulla Guida Questa guida illustra l'utilizzo delle opzioni di gestione di una casella postale in Modalità IP Office. La modalità IP Office rappresenta l'unica modalità di funzionamento disponibile se si utilizza Voicemail Lite. Se si utilizza VoiceMail Pro, l'amministratore di sistema potrebbe aver selezionato questa modalità per la casella postale. Suggerimento Se il primo prompt che si ode quando si accede alla propria casella di posta chiede di premere 8 per ricevere assistenza in qualsiasi momento, significa che la casella postale è in modalità IP Office. Se il primo prompt che si ode chiede di premere *4 per ricevere assistenza, significa che la casella postale è Intuity e questa non è la guida corretta. Contattare l'amministratore di sistema se si ha bisogno di aiuto nell'individuare la modalità che si sta utilizzando e ottenere una copia della Guida per gli utenti della casella di posta corretta. Questa guida descrive come usare le funzioni della casella vocale tramite i tasti di selezione di un telefono. Inoltre, alcune delle caratteristiche del sistema Voicemail sono accessibili come funzioni speciali integrate in apparecchi telefonici specifici. I dettagli sulla modalità di integrazione della casella vocale con i vari telefoni non vengono trattati in questa guida, ma la loro inclusione viene lasciata alle guide utente su i singoli tipi di apparecchio. La guida utente sul telefono della propria scrivania dovrebbe essere disponibile presso l'amministratore di sistema. È possibile personalizzare Voicemail Pro per utenti singoli e gruppi di utenti, affinché siano previste opzioni diverse. Contattare l'amministratore di sistema per sapere se sono state specificate delle impostazioni personalizzate che possono determinare un funzionamento della propria casella postale differente rispetto alle impostazioni predefinite. Per ulteriori informazioni su Avaya IP Office andare a www.avaya.com/support e www.avaya.com/ipoffice/knowledgebase. IP Office 4.1. Page 5 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Accesso alla casella di posta Panoramica Questa sezione descrive le modalità di accesso alla casella postale per il recupero dei messaggi vocali, la configurazione dei saluti della casella, o entrambi. È possibile accedere alla casella di posta: Dal proprio interno, ad esempio se si lavora ogni giorno alla stessa scrivania. Per ulteriori informazioni vedere Accesso alla casella postale dal proprio interno. Da una posizione remota, ad esempio quando non si è in ufficio. Per ulteriori informazioni vedere Accesso alla casella postale da una posizione diversa. La casella di posta Voicemail può essere protetta con un codice di accesso. Se l'amministratore di sistema attiva questa opzione, sarà necessario inserire il codice di accesso per poter controllare i messaggi. Per ulteriori informazioni vedere Impostazione di un codice di accesso alla casella postale. Se si accede regolarmente alla casella postale da una posizione diversa dal proprio interno, è possibile chiedere all'amministratore di sistema di impostare la suddetta come "posizione accreditata". Quando si accede alla casella di posta da una posizione accreditata non viene richiesto di immettere un codice di accesso. Per impostazione predefinita, il proprio interno è una posizione accreditata. Se l'interno si trova in una zona di pubblico passaggio, è consigliabile modificarlo affinché sia necessario inserire il codice di accesso anche dal proprio interno. Accesso alla casella postale dal proprio interno È possibile accedere alla propria casella postale dal numero interno o una posizione diversa, a condizione che l'amministratore di sistema abbia impostato questa opzione. Per ulteriori informazioni vedere Accesso alla casella postale da una posizione diversa. In base alle impostazioni predefinite, un numero interno verrà considerato una posizione accreditata; ciò significa, che è possibile accedere dall'interno alla casella di posta voice mail senza bisogno di inserire un codice di accesso. Tuttavia, se il numero interno si trova in una zona di pubblico passaggio, è possibile che l'amministratore di sistema attivi l'opzione del codice di accesso. Per ulteriori informazioni vedere Impostazione di un codice di accesso alla casella postale. Per accedere alla casella di posta dal proprio interno: 1. Comporre *17. Se è la prima volta che si utilizza la casella postale, verrà chiesto di registrare un nome. In tal caso, sentire le istruzioni orali fornite. 2. Una volta eseguito l'accesso alla casella di posta, un annuncio indicherà il numero di nuovi messaggi registrati (se presenti). I nuovi messaggi verranno quindi riprodotti. È possibile premere 8 per conoscere le opzioni disponibili. Per ascoltare i vecchi messaggi: premere 1. Per ascoltare i messaggi salvati: premere 2. 3. Una volta ascoltato un nuovo messaggio, il suddetto diventerà vecchio e verrà eliminato automaticamente dopo 36 ore dalla sua prima riproduzione. Nei sistemi VoiceMail Pro l'amministratore può impostare il periodo di tempo di memorizzazione dei messaggi, al termine del quale i suddetti verranno eliminati automaticamente. Verificare con l'amministratore di sistema se il tempo di archiviazione dei messaggi è stato modificato. 4. Per uscire dalla casella vocale è sufficiente riaggianciare. Le sezioni seguenti descrivono le funzioni disponibili una volta effettuato l'accesso alla casella di posta. IP Office 4.1. Page 7 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Guida all'uso della modalità Casella postale di IP Office Accesso alla casella postale da una posizione diversa Se si accede regolarmente alla casella postale da posizioni differenti dalla propria scrivania, è possibile chiedere all'amministratore di sistema di attivare l'accesso remoto alla casella. Una volta eseguita questa operazione, sarà possibile effettuare l'accesso da un numero interno differente dal proprio. Per accedere alla propria casella di posta da una posizione diversa: 1. Comporre il numero interno. 2. All'annuncio vocale, premere 8. Verrà chiesto di inserire il codice di accesso, se ne è stato impostato uno. 3. Immettere il codice di accesso. A questo punto, è possibile utilizzare controllare i messaggi. Suggerimento Se si accede regolarmente alla casella postale da una posizione diversa dal proprio interno, è possibile chiedere all'amministratore di sistema di impostare la suddetta come "posizione accreditata". Quando si accede alla casella di posta da una posizione accreditata non viene richiesto di immettere un codice di accesso. Per impostazione predefinita, il proprio interno è una posizione accreditata. Se l'interno si trova in una zona di pubblico passaggio, è consigliabile modificarlo affinché sia necessario inserire il codice di accesso anche dal proprio interno. Impostazione di un codice di accesso alla casella postale È possibile impostare un codice di accesso per proteggere la casella postale. Questa opzione è particolarmente utile se si accede ai messaggi da un luogo di pubblico passaggio. Per impostare un codice di accesso alla casella postale: 1. Comporre *17 dal proprio interno per accedere alla casella di posta. Per ulteriori informazioni vedere Accesso alla casella postale dal proprio interno. 2. Comporre*04 per modificare il codice di accesso alla casella. 3. Inserire il codice corrente dopo il segnale acustico. Se non si dispone di alcun codice di accesso, premere # (cancelletto). 4. Inserire il nuovo codice dopo il segnale acustico e premere #. 5. Quando viene chiesto di ripetere il nuovo codice, digitarlo nuovamente e premere #. 6. Quando si sente il messaggio Il codice di accesso è stato modificato, riagganciare. Page 8 IP Office 4.1. Version 10a (02.10.2007) Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office
Ascolto dei messaggi Panoramica La casella postale in modalità IP Office può contenere i seguenti tipi di messaggi: Nuovo Messaggi non ancora ascoltati dal proprietario della casella di posta. Vecchio Non appena si inizia ad ascoltare un messaggio, lo stato del suddetto passa a Vecchio. Salvato Mentre si ascolta un messaggio, è possibile richiederne il salvataggio. Una volta eseguito l'accesso alla casella di posta, un annuncio indicherà il numero di nuovi messaggi presenti. In seguito, verrà riprodotto il primo nuovo messaggio. Per ulteriori informazioni vedere Ascolto dei nuovi messaggi. Mentre si ascoltano i messaggi è possibile: Eliminare il messaggio che si sta ascoltando. Per ulteriori informazioni vedere Eliminazione di un messaggio. Salvare il messaggio in maniera che rimanga memorizzato per il periodo di stampo prestabilito. Nei sistemi VoiceMail Pro questa funzione può essere configurata dall'amministratore di sistema. Contattare l'amministratore se si desidera conoscere il periodo di permanenza dei messaggi salvati nel sistema. Per ulteriori informazioni vedere Salvataggio di un messaggio. Inoltrare il messaggio a un altro interno. Per ulteriori informazioni vedere Inoltro di un messaggio a un altro interno. Ripetere il messaggio che si sta ascoltando. Saltare il messaggio successivo Chiamare la persona che ha lasciato il messaggio Avanzare rapidamente, riavvolgere o mettere in pausa i messaggi. Quando si ha ascoltato un messaggio una volta, lo stato del suddetto passa a vecchio. Sarà ancora possibile ascoltare i messaggi vecchi e salvati ogni volta che lo si desidera. Per ulteriori informazioni vedere Ascolto dei messaggi vecchi e salvati. IP Office 4.1. Page 9 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Guida all'uso della modalità Casella postale di IP Office Ascolto dei nuovi messaggi Una volta eseguito l'accesso alla casella di posta in modalità IP Office, un annuncio indicherà il numero di nuovi messaggi registrati, se presenti. In seguito viene riprodotto il primo messaggio. L'amministratore di sistema può configurare la durata di permanenza dei messaggi nella casella di posta. Verificare con l'amministratore di sistema se si ha bisogno di sapere per quanto tempo i messaggi rimarranno memorizzati. Mentre si ascolta un messaggio si potrà scegliere tra le opzioni seguenti: Per eliminare il messaggio: premere 4. Per ulteriori informazioni vedere Eliminazione di un messaggio. Per salvare il messaggio: premere 5. Per ulteriori informazioni vedere Salvataggio di un messaggio. Per inoltrare il messaggio: premere 6. Per ulteriori informazioni vedere Inoltro di messaggi: panoramica. Per ripetere l'ultimo messaggio: premere 7. Per saltare il messaggio: premere 9. Per richiamare chi ha lasciato il messaggio (se interno): premere **. Per avanzare rapidamente: premere #. Per riavvolgere: premere *. Per mettere in pausa: premere 0. Premere * per riavviare. Salvataggio di un messaggio Per impostazione predefinita, un messaggio vecchio rimane nella casella per 36 ore. È possibile salvare un messaggio, al fine di conservarlo per più tempo. Quando si salva un messaggio, in base alle impostazioni predefinite il messaggio rimarrà nella casella per il periodo stabilito dall'amministratore di sistema. Per salvare un messaggio: 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere 5 per salvare un messaggio mentre lo si ascolta o una volta ascoltato. Verrà riprodotto un messaggio di conferma di salvataggio del messaggio. Ascolto dei messaggi vecchi e salvati Quando si inizia ad ascoltare un nuovo messaggio, lo stato del suddetto passa a vecchio. Per ascoltare i vecchi messaggi: 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere 1. Viene annunciato il numero di vecchi messaggi, quindi viene riprodotto ogni messaggio. Per ascoltare i messaggi salvati: 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere 2. Viene annunciato il numero di messaggi salvati, quindi viene riprodotto ogni messaggio. Page 10 IP Office 4.1. Version 10a (02.10.2007) Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office
Ascolto dei messaggi Eliminazione di un messaggio Quando si inizia ad ascoltare un nuovo messaggio, lo stato del suddetto cambia su vecchio. Per impostazione predefinita, i vecchi messaggi rimangono nella casella fino a 36 ore, prime di essere eliminati durante le attività di manutenzione della casella vocale. Per quanto riguarda i nuovi messaggi, l'amministratore di sistema può modificarne la durata nei sistemi VoiceMail Pro. Se si è certi di non voler tenere un messaggio, è possibile cancellarlo durante il suo ascolto o una volta terminato di ascoltarlo. Per eliminare un messaggio: 1. Premere 4 mentre si ascolta un messaggio che non si desidera conservare. IP Office 4.1. Page 11 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Inoltro di messaggi Panoramica È possibile inoltrare i messaggi a un'altra postazione. Durante o subito dopo la riproduzione di un messaggio vocale è possibile scegliere se inoltrarlo: a e-mail. Per ulteriori informazioni vedere Inoltro di un messaggio a un'e-mail. a altri interni. Per ulteriori informazioni vedere Inoltro di un messaggio a un altro interno. all'elenco di messaggi salvati. Per ulteriori informazioni vedere Inoltro di un messaggio all'elenco di messaggi salvati. È possibile scegliere se aggiungere un'intestazione messaggio prima dell'inoltro. Per ulteriori informazioni vedere Inoltro di un messaggio con un'intestazione. Inoltro di un messaggio a un'e-mail Prima di poter usare questa funzione, è necessario che l'amministratore di sistema inserisca l'indirizzo e- mail quale nome della propria casella di posta in IP Office Manager. Se non si esegue questa operazione, verrà riprodotto il messaggio audio E-mail non abilitata per questa casella di posta. Se si attiva questa opzione, sarà possibile inoltrare un messaggio vocale all'inbox della casella di posta. Per inoltrare un messaggio a e-mail: 1. Premere 6 durante la riproduzione di un messaggio o subito dopo il termine della riproduzione. 2. Premere 1. Il messaggio viene inoltrato all'indirizzo di posta. Per tornare al menu precedente o annullare l'inoltro del messaggio: 1. Premere #. IP Office 4.1. Page 13 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Guida all'uso della modalità Casella postale di IP Office Inoltro di un messaggio a un altro interno È possibile inoltrare un messaggio a un altro interno o contemporaneamente a diversi interni. Per inoltrare un messaggio a un altro interno: 1. Premere 6 durante la riproduzione di un messaggio o subito dopo il termine della riproduzione. 2. Premere 2. 3. Inserire il numero interno seguito da #. 4. Per terminare, premere nuovamente #. Ad esempio: Per inoltrare un messaggio agli interni 201, 202 e 203 digitare: 201#202#203## Per inoltrare un messaggio solo all'interno 201, digitare: 201## Per tornare al menu precedente o annullare l'inoltro del messaggio: 1. Premere #. Inoltro di un messaggio con intestazione Prima di inoltrare un messaggio, è possibile registrare un messaggio proprio quale intestazione del messaggio che si sta inoltrando. Ad esempio, è possibile aggiungere un messaggio di intestazione per spiegare al destinatario il motivo dell'inoltro. Per inoltrare un messaggio con un'intestazione: 1. Premere 6 durante la riproduzione di un messaggio o subito dopo il termine della riproduzione. 2. Premere 3. 3. Viene richiesto di registrare il proprio messaggio e quindi di premere qualsiasi tasto per terminare la registrazione. 4. Inserire l'elenco degli interni di inoltro, come se si stesse inoltrando un normale messaggio. Per ulteriori informazioni vedere Inoltro di un messaggio a un altro interno. Per tornare al menu precedente o annullare l'inoltro del messaggio: 1. Premere #. Page 14 IP Office 4.1. Version 10a (02.10.2007) Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office
Inoltro di messaggi Inoltro di un messaggio all'elenco di messaggi salvati Un messaggio viene eliminato dopo 36 ore dalla riproduzione, a meno che non si scelga di salvarlo. È possibile inoltrare un messaggio da salvare insieme agli altri messaggi già salvati nell'elenco di messaggi salvati. Per inoltrare un messaggio all'elenco messaggi salvati: 1. Premere 6 durante la riproduzione di un messaggio o subito dopo il termine della riproduzione. 2. Premere 4. Questa operazione equivale a premere 5 dopo la riproduzione del messaggio. Per tornare al menu precedente o annullare l'inoltro del messaggio: 1. Premere #. Inoltro di nuovi messaggi futuri a un'e-mail Prima di poter usare questa funzione, è necessario che l'amministratore di sistema inserisca l'indirizzo e- mail quale nome della propria casella di posta in IP Office Manager. Se non si esegue questa operazione, verrà riprodotto il messaggio audio E-mail non abilitata per questa casella di posta. Se l'opzione è stata attivata, è possibile impostare la casella postale in maniera tale che i messaggi ricevuti in futuro siano inoltrati al proprio indirizzo di posta elettronica. Se si seleziona questa opzione, i messaggi non saranno memorizzati nella casella di posta Voicemail. Questa opzione ha la prevalenza sugli altri avvisi e-mail. Per inoltrare i nuovi messaggi futuri a un'e-mail: 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere *01. I nuovi messaggi futuri ricevuti nella casella di posta Voicemail verranno inoltrati all'indirizzo di posta elettronica. Disattivazione dell'inoltro dei messaggi È possibile disattivare un'opzione di inoltro selezionata, se non si desidera utilizzarla più. Per disattivare l'inoltro dei messaggi: 1. Premere 6 durante la riproduzione di un messaggio o subito dopo il termine della riproduzione. 2. Premere #.. IP Office 4.1. Page 15 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Impostazione delle notifiche e-mail Panoramica È possibile selezionare l'invio delle notifiche di nuovi messaggi al proprio indirizzo e-mail. La notifica può essere costituita da un semplice avviso della presenza di un messaggio, o da una copia del messaggio di posta vocale, se necessario. Per ulteriori informazioni vedere Ricezione di un avviso e-mail su un nuovo messaggio. Inoltre, quando si ascolta un messaggio è possibile scegliere di inoltrarlo al proprio indirizzo e-mail. Per ulteriori informazioni vedere Inoltro di un messaggio a un'e-mail. Prima di poter usare le opzioni e-mail, è necessario che l'amministratore di sistema inserisca l'indirizzo e-mail in IP Office Manager. Se non si esegue questa operazione, ogni qualvolta si cerca di usare un'opzione e-mail verrà riprodotto il messaggio audio E-mail non abilitata per questa casella di posta. L'amministratore di sistema può dire se il sistema Voicemail è stato configurato per l'utilizzo della posta elettronica. Ricezione di un avviso e-mail su un nuovo messaggio È possibile scegliere di ricevere un avviso e-mail che informi quando un chiamante ha lasciato un messaggio. È possibile inviare le notifiche e-mail all'indirizzo di posta elettronica del cellulare, se se ne possiede uno. Ciò significa che è possibile essere avvisati in merito all'arrivo di nuovi messaggi, anche quando non si è in ufficio. Può essere necessario contattare il proprio provider cellulare per conoscere l'indirizzo e-mail del telefonino. Questa opzione ha la prevalenza sull'inoltro a e-mail. Per ulteriori informazioni vedere Inoltro di nuovi messaggi futuri a un'e-mail. Per ricevere un avviso e-mail su un nuovo messaggio: 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere *02. Si riceverà un avviso e-mail ogni volta che viene lasciato un nuovo messaggio. Disattivazione dell'inoltro a e-mail e degli avvisi Se si ha selezionato una delle opzioni di notifica e-mail, è possibile disattivarla dal proprio telefono. Per disattivare le opzioni e-mail (inoltro o avvisi): 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere *03. Verrà riprodotto un messaggio di conferma di disattivazione o attivazione dell'opzione. IP Office 4.1. Page 17 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Impostazione e modifica degli annunci Panoramica In base alle impostazioni predefinite, viene riprodotto un annuncio generico quando si riceve una chiamata nella casella Voicemail. Se lo si desidera, è possibile registrare un annuncio personalizzato. È possibile ascoltare il proprio annuncio in qualsiasi momento. Per ulteriori informazioni vedere Ascolto dell'annuncio. È possibile modificare il proprio annuncio in qualsiasi momento. Per ulteriori informazioni vedere Modifica dell'annuncio. È anche possibile salvare l'annuncio in maniera che venga riprodotto in maniera continua. Per ulteriori informazioni vedere Salvataggio dell'annuncio per la riproduzione continua. Inoltre, è possibile registrare un annuncio per le caselle postali dei gruppi di suoneria. Per ulteriori informazioni vedere Modifica degli annunci per i gruppi di suoneria. Ascolto dell'annuncio È possibile ascoltare il proprio annuncio personalizzato in qualsiasi momento e modificarlo, se necessario. Per ascoltare l'annuncio: 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere 3per i messaggi di annuncio. 3. Premere 1. Questa opzione consente inoltre di ascoltare il messaggio attualmente registrato/predefinito. Una volta registrato un nuovo messaggio, è possibile ascoltarlo e decidere se registrarlo nuovamente o salvarlo. Per ulteriori informazioni vedere Modifica dell'annuncio o Salvataggio dell'annuncio. Per tornare al menu precedente: 1. Premere 8. IP Office 4.1. Page 19 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Guida all'uso della modalità Casella postale di IP Office Salvataggio dell'annuncio Quando si è soddisfatti nel messaggio di annuncio, è possibile salvarlo cos' com'è o in maniera da riprodurlo continuamente. Per ulteriori informazioni vedere Salvataggio dell'annuncio per la riproduzione continua. Per salvare l'annuncio: 1. Accedere alla casella postale. 2. Modificare l'annuncio come necessario. Per ulteriori informazioni vedere Modifica dell'annuncio. 3. Premere 3. Verrà riprodotto un messaggio di conferma di salvataggio della modifica. Se si riaggancia prima di premere 3, resterà in uso l'annuncio attivato in precedenza. Per tornare al menu precedente: 1. Premere 8. Salvataggio dell'annuncio per la riproduzione continua È possibile impostare l'annuncio personale in maniera che venga riprodotto in maniera continua. In tal caso, i chiamanti non potranno lasciare un messaggio o premere 0 per il Centralino. Importante Se si seleziona questa opzione, sarà necessario registrare un nuovo messaggio quando si desidera interrompere la riproduzione continua. Vedere Interruzione della riproduzione continua dell'annuncio. Per salvare l'annuncio per la riproduzione continua: 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere 3per i messaggi di annuncio. 3. Premere 4. Verrà riprodotto un messaggio di conferma di salvataggio della modifica. Per tornare al menu precedente: 1. Premere 8. Interruzione della riproduzione continua dell'annuncio Se si ha impostato la riproduzione continua dell'annuncio, attuare la procedura seguente per interromperla. Per interrompere la riproduzione continua dell'annuncio: 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere 3per i messaggi di annuncio. 3. Premere 2 per modificare l'annuncio. 4. Registrare il messaggio dopo il segnale acustico. 5. Premere 2 una volta terminata la registrazione dell'annuncio. In seguito è possibile premere 1 per ascoltare il nuovo messaggio. 6. Premere 3 per salvare, in modo che l'annuncio non venga più riprodotto in maniera continua. Verrà riprodotto un messaggio di conferma di salvataggio della modifica. Page 20 IP Office 4.1. Version 10a (02.10.2007) Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office
Impostazione e modifica degli annunci Modifica del messaggio di annuncio È possibile modificare in qualsiasi momento il proprio messaggio di annuncio personalizzato. Se si sceglie di offrire ai chiamanti della casella postale le opzioni di trasferimento ai numeri coperti, sarà necessario registrare un annuncio in cui si spiegano le opzioni di trasferimento disponibili. Per ulteriori informazioni vedere Fornire ai chiamanti un'opzione di trasferimento. Cautela Se si passa dall'annuncio del sistema a uno personalizzato, non sarà possibile tornare all'annuncio di sistema senza l'intervento dell'amministratore. Per modificare l'annuncio: 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere 3per i messaggi di annuncio. 3. Premere 2 per modificare l'annuncio. 4. Registrare il messaggio dopo il segnale acustico. Le registrazioni devono durare almeno 3 secondi. 5. Premere 2 una volta terminata la registrazione dell'annuncio. In seguito è possibile premere 1 per ascoltare il nuovo messaggio. 6. Premere 3 per attivare il messaggio se si desidera utilizzarlo. Se non si desidera utilizzare la nuova registrazione, è possibile ripeterla oppure riagganciare per lasciare in uso l'annuncio precedente. 7. Decidere se apportare ulteriori modifiche o salvare il nuovo messaggio. Per ulteriori informazioni sul salvataggio di un annuncio vedere Salvataggio dell'annuncio o Salvataggio dell'annuncio per la riproduzione continua. Per tornare al menu precedente: 1. Premere 8. IP Office 4.1. Page 21 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Guida all'uso della modalità Casella postale di IP Office Modifica degli annunci per i gruppi di suoneria L'amministratore di sistema può configurare un metodo che consenta di accedere alla casella di posta di un gruppo di suoneria. Oltre alla gestione standard dei messaggi, è possibile modificare gli annunci per i gruppi di suoneria. Per modificare gli annunci per i gruppi di suoneria: 1. Accedere alla casella postale del gruppo. Il metodo esatto dipende dall'opzione fornita dall'amministratore di sistema. 2. Premere 3per i messaggi di annuncio. 3. Selezionare l'annuncio da registrare: Annuncio standard: premere 1. L'annuncio viene usato quando il gruppo di suoneria è in servizio, ma tutti i membri del gruppo sono occupati o impostati su Nessuna risposta. Annuncio di fuori orario: premere 2. L'annuncio viene usato quando il gruppo di suoneria è in servizio notturno, fuori servizio o fuori dall'orario. Annuncio di messa in coda: premere 3. Il saluto viene riprodotto che i chiamanti in attesa di risposta per un periodo stabilito. Annuncio Ancora in coda: premere 4. Venti secondi dopo l'annuncio di messa in coda, l'annuncio Ancora in coda viene riprodotto per i chiamanti ancora in attesa di risposta. Questo annuncio viene ripetuto ogni 20 secondi. 4. Una volta selezionato l'annuncio da registrare è possibile scegliere le seguenti opzioni: Per ascoltare la registrazione: premere 1. Per registrare un nuovo annuncio: premere 2. Viene chiesto di premere nuovamente 2 al termine della registrazione. In seguito, tornare al menu per ascoltare, registrare o salvare il messaggio. Le registrazioni devono durare almeno 3 secondi. Per salvare la nuova registrazione: premere 3. Page 22 IP Office 4.1. Version 10a (02.10.2007) Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office
Amministrazione della casella postale Panoramica Talvolta è utile impedire l'inoltro dei chiamanti alla casella postale quando il numero è occupato o non si risponde. È possibile attivare e disattivare Voicemail ogni volta che lo si desidera. Per ulteriori informazioni vedere Attivazione o disattivazione di Voicemail L'amministratore di sistema può impostare l'opzione in maniera che se i chiamanti vengono diretti a Voicemail, sarà possibile dare l'oro la possibilità di essere trasferiti a un altro interno, come il Centralino. Per ulteriori informazioni vedere Fornire ai chiamanti un'opzione di trasferimento. In base alle impostazioni predefinite, il sistema Voicemail avverte quando è presente un messaggio Voicemail facendo squillare il telefono quando si termina una telefonata o riaggancia il ricevitore. È possibile scegliere se attivare o disattivare questa opzione di richiamata. Per ulteriori informazioni vedere Attivazione o disattivazione della richiamata Voicemail Attivazione o disattivazione di Voicemail Quando si disattiva Voicemail, il sistema impedisce l'inoltro dei chiamanti alla casella postale quando il numero è occupato o non si risponde. Questa opzione non impedisce l'inoltro dei messaggi alla casella postale da parte di altri utenti della casella. Per attivare o disattivare Voicemail Comporre *18 (attivazione) o *19 (disattivazione). Verranno riprodotti due segnali acustici di conferma. Attivazione o disattivazione della richiamata Voicemail Quando questa opzione è attiva, il telefono squilla quando si termina una telefonata e si riaggancia il ricevitore (a meno che un'altra chiamata non sia in attesa). Il sistema fa squillare il telefono e quando si risponde chiede di accedere alla casella postale. È possibile attivare o disattivare questa opzione. Per attivare o disattivare la richiamata Voicemail: Comporre *48 (attivazione) o *49 (disattivazione). Verranno riprodotti due segnali acustici di conferma. Fornire ai chiamanti un'opzione di trasferimento Dopo aver indirizzato un chiamante a Voicemail, è possibile dargli l'opzione di essere trasferito a un altro interno, ad es. il Centralino, un assistente o un numero esterno, come ad esempio il proprio cellulare. Per rendere possibile questa opzione, è necessario che l'amministratore di sistema imposti un numero per il trasferimento Voicemail. Importante È necessario registrare un nuovo annuncio che comunichi al chiamante che premendo 0 questi verrà trasferito a tale numero. Per ulteriori informazioni vedere Impostazione e modifica degli annunci: panoramica. IP Office 4.1. Page 23 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Opzioni per i chiamanti della casella postale Panoramica Quando si chiama un'altra casella postale è possibile: Saltare l'annuncio della casella. Per ulteriori informazioni vedere Salto dell'annuncio di una casella postale. Premere un tasto per essere trasferiti a un numero coperto, come il Centralino. Perchè questa opzione sia disponibile, l'amministratore di sistema deve impostare un numero di Centralino Voicemail. Per ulteriori informazioni vedere Trasferimento a un numero coperto. Le stesse opzioni sono disponibili per chi chiama la casella postale. Salto dell'annuncio di una casella postale Quando si chiama un interno e si viene diretti a Voicemail, è possibile saltare il messaggio di annuncio e andare direttamente al segnale acustico che avvisa quando lasciare un messaggio. Per saltare un annuncio: 1. Chiamare il numero dell'interno. 2. Non appena si risponde alla chiamata, premere 2 per saltare l'annuncio. Verrà riprodotto un segnale acustico dopo il quale sarà possibile registrare il messaggio. Trasferimento a un numero coperto Quando si chiama un interno e si viene diretti a Voicemail, è possibile lasciare un messaggio o scegliere di essere trasferiti a un numero coperto, nel caso ne sia stato impostato uno. Ad esempio, è possibile dare l'opzione di premere 0 per parlare a un centralinista o essere trasferiti a un numero esterno, come un cellulare. Note Il numero a cui si viene trasferiti dipende dal numero specificato dal proprietario della casella postale chiamata. Se si sceglie un'opzione di trasferimento ma si viene trasferiti a una casella postale dello stesso sistema, si tornerà alla casella Voicemail della prima persona chiamata. IP Office 4.1. Page 25 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Riepilogo Riepilogo delle opzioni della casella postale Se si chiama il proprio interno e si viene dirottati su Voicemail, è possibile premere 8 durante l'annuncio iniziale per passare alla ricezione dei messaggi. Qui di seguito viene fornito un riepilogo delle opzioni disponibili una volta effettuato l'accesso alla casella postale dal proprio interno o a distanza. Un messaggio viene eliminato dopo 36 ore dalla riproduzione, a meno che non si scelga di salvarlo. Per salvare un messaggio durante la riproduzione premere 5. Note Durante la riproduzione di un messaggio è possibile premere e tenere premuto 0 per mettere il messaggio in pausa. Per continuare la riproduzione del messaggio, premere il pulsante che corrisponde a Riavvolgi o Precedente sul display del telefono. Le opzioni e-mail devono essere attivate dall'amministratore di sistema. È possibile personalizzare il funzionamento di Voicemail Pro per alcuni utenti singoli e gruppi di utenti affinché siano previste opzioni diverse. IP Office 4.1. Page 27 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
Guida all'uso della modalità Casella postale di IP Office Menu Guida Voicemail Premere 8 in qualsiasi momento per ascoltare il menu Guida. 1 Riproduci messaggi vecchi. 2 Riproduci messaggi salvati. 3 Modifica annuncio. 4 Elimina il messaggio in corso di ascolto. 5 Salva il messaggio in corso di ascolto. 6 Opzioni di inoltro. 7 Ripeti l'ultimo messaggio. 8? 9 Ignora il messaggio. ** Richiama il mittente. Disponibile soltanto durante l'ascolto interno del messaggio. *01 Invia tutti i messaggi a e-mail. *02 Invia notifica e-mail. *03 Disattiva funzioni e-mail. *04 Cambia codice di accesso. Funzioni supplementari non elencate. # Inoltra messaggio. * Riavvolgi messaggio. 0 Metti in pausa messaggio (tenendo premuto 0) o chiama il centralino Voicemail. Codici funzione predefiniti È possibile utilizzare i seguenti codici abbreviati predefiniti dal proprio interno. Accedere alla casella di posta dal proprio interno: Comporre*17. Attivare o disattivare Voicemail: Comporre *18 (attivazione) o *19 (disattivazione). Quando si disattiva Voicemail, il sistema interrompe l'inoltro dei chiamanti alla casella postale quando il numero è occupato o non si risponde. Questa opzione non impedisce l'inoltro dei messaggi alla casella postale da parte di altri utenti della casella. Attivare o disattivare la richiamata Voicemail: Comporre *48 (attivazione) o *49 (disattivazione). Quando questa opzione è attiva, il telefono squilla quando si termina una telefonata e si riaggancia il ricevitore (a meno che un'altra chiamata non sia in attesa). Il sistema fa squillare il telefono e quando si risponde chiede di accedere alla casella postale. Indice analitico Accesso remoto, 8 Annunci per i gruppi di suoneria, 22 Annuncio, 19, 23 Ancora in coda, 22 Annuncio orario, 22 Ascolta, 27 Fuori orario, 27 In coda, 27 In servizio, 22 Modifica, 19, 21 Normale, 27 Registra un, 27 Riproduzione continua, 27 Salto, 25 Salva nuovo, 27 Salvataggio, 20 Servizio notturno, 22 Standard, 22 Page 28 IP Office 4.1. Version 10a (02.10.2007) Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office
Indice analitico Annuncio di messa in coda, 22 Annuncio di una casella postale Salto, 25 Ascolto di, 9 Annuncio, 19, 27 Messaggi salvati, 7 Nuovi messaggi, 10 Vecchi messaggi, 7 Attivazione/disattivaz ione Attivazione/disatti vazione richiamata Voicemail, 27 Voicemail attiva/disattiva, 27 Codice Accesso alla casella di posta, 8 Codice di accesso Accesso senza, 7, 8 Impostazione di, 8 Codici funzione disponibile per impostazione predefinita, 28 Commutazione, 23 Attivazione o disattivazione di Voicemail, 15 Attivazione/disatti vazione richiamata Voicemail, 23 Voicemail attiva/disattiva, 23 Elenco messaggi salvati Inoltro di messaggi a, 15 Eliminazione Messaggi, 11 Messaggio corrente, 27 Un messaggio, 27 E-mail Avvisi, 13, 17 Comunicazione attivata/disattivata, 27 Inoltro di messaggi a, 13, 15, 17 Opzioni, 17 Esegui Salva messaggi, 27 Vecchi messaggi, 27 Inoltro, 13 A e-mail, 27 A un altro interni, 14, 27 Con intestazione aggiunta, 14, 27 Messaggi, 13 Messaggio all'elenco di messaggi salvati, 15 Intestazione Inoltra messaggio con, 27 Messaggi salvati, 10 Messaggio Attivazione/disatti vazione inoltro, 15 Eliminazione di, 11 Messaggio corrente Eliminazione, 27 Salvataggio, 27 Numero di Centralino, 23, 25 Numero per trasferimento Voicemail, 23 Nuovi messaggi, 10 Opzione di trasferimento, 23 Opzioni Disponibili per i chiamanti della casella postale, 25 Opzioni chiamante, 25 Posizione accreditata, 8 Predefinito Codici funzione, 28 Registrato/predefinit o, 21 Riavvolgi, 27 Richiama il mittente, 27 Richiamata, 27 Ripeti l'ultimo messaggio, 27 Ripetizione messaggio precedente, 27 Salto Annuncio di una casella postale, 25 Codice, 8 Da una posizione accreditata, 8 Da una posizione diversa, 8 Dal proprio interno, 7 Opzioni chiamante, 25 Un annuncio, 25 Un messaggio vocale, 27 Salvataggio di un messaggio, 10 Vecchi messaggi, 10 Interruzione, 20 IP Office 4.1. Page 29 Guida all uso della modalità Casella postale di IP Office Version 10a (02.10.2007)
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