Ufficio Accoglienza, Orientamento e Tutorato Centro Universitario per l nformatica e la Telematica (Q.it) U N V E R S T À D E G L Manuale operativo del programma REGSTRO TUTOR ver.1.1. S T U D D S E N A Agosto 2009 A cura di Gianni Gambassi e Francesca Sportoletti
Programma Registro Tutor ver.1.1 l programma Registro Tutor ver. 1.1 permette l inserimento dei dati relativi alle ore svolte per le attività di tutorato (previste da bando e concordate con i docenti delegati per il tutorato di facoltà e con l Ufficio Accoglienza, Orientamento e Tutorato) e consiste in un registro on-line che sostituisce, a tutti gli effetti, quello cartaceo adottato fino ad ora. Ogni tutor potrà accedere al registro on-line da qualsiasi postazione con connessione internet, digitando l indirizzo http://tutor.unisi.it/ e autenticandosi con l username e la password di posta elettronica (LDAP). Per le caratteristiche di novità dello strumento, ma anche per una logica di buona pratica, si consiglia di aggiornare il registro con cadenze regolari, non riservando alla vigilia della scadenza del trimestre l inserimento delle attività svolte. n questo modo ogni tutor avrà, in ogni momento e in tempo reale, la fotografia delle ore effettuate (fatta salva la verifica e la convalida delle ore svolte nel trimestre ancora in corso al momento dell accesso, vedi note esplicative). L Ufficio Accoglienza, Orientamento e Tutorato effettuerà il monitoraggio delle attività svolte con cadenza trimestrale: a conclusione di ogni trimestre controllerà le ore riportate da ciascun tutor e provvederà alla loro convalida ( ore accettate, ore non accettate ) entro 15 giorni dalla scadenza del trimestre. Nel caso di ore non accettate, il tutor avrà così il tempo per recuperarle, concordando con i propri delegati e con l Ufficio ulteriori attività. L accesso al programma da parte del responsabile dell Ufficio, che curerà la verifica delle ore, avverrà in modalità sola visione, ossia sarà abilitato solamente alla convalida delle ore e all inserimento di eventuali note ( comunicazione ufficio, nel caso ad esempio di ore non accettate o nel caso si ritenga necessario richiedere ulteriori informazioni), ma non potrà in nessun modo intervenire su quanto registrato dal tutor. La scadenza di ciascun trimestre (ultima data valida, dopo la quale non sarà più possibile inserire dati relativi alle ore svolte nel trimestre appena concluso) è riportata nelle Note esplicative (vedi punto 3).
Come gestire le proprie registrazioni 1. connettersi all indirizzo http://tutor.unisi.it/ FG 1 2. autenticarsi con l username e password di posta elettronica (LDAP). FG 2 3. Chiudere, dopo aver letto con attenzione, la finestra delle Note esplicative 1, che si apre automaticamente alla prima autenticazione. 1 E sempre possibile visualizzare la finestra Note esplicative dopo il primo accesso, cliccando sull apposito bottone, posto in alto a sinistra in ogni pagina del registro. 1
FG 3 4. Per registrare le ore svolte, cliccare su Nuova Attività. FG 4 5. Selezionare dal menu a discesa Attività la tipologia di attività che si desidera inserire. FG 5 6. Le attività sono elencate in ordine alfabetico e ricomprendono quelle previste dal bando o concordate con i docenti delegati e l Ufficio 2. 2 Per dare la possibilità di registrare anche attività non programmate o non codificate, delle quali deve comunque essere data la preventiva comunicazione ai delegati e all Ufficio, esiste la voce Altre attività Altro : si chiede di utilizzarla solo dopo aver letto con attenzione tutte le altre voci (per avere la certezza che non vi si riscontri la tipologia utile), avendo cura di fornire i necessari dettagli riguardanti tale attività, nel campo descrittivo a disposizione. 2
7. Per ogni attività selezionata si apre la relativa maschera, ognuna delle quali presenta diverse opzioni riguardo ai campi di inserimento. TUTT CAMP VSUALZZAT SONO OBBLGATOR. primi campi da riempire (previsti indistintamente per tutte le attività in elenco) sono il campo data, il campo ora inizio e quello ora fine 3. Si ricorda di porre attenzione al formato di digitazione richiesto per l inserimento dei dati relativi a questi campi, per non dover ripetere l intero inserimento: sbagliando la digitazione del formato richiesto in uno qualsiasi dei campi, si è costretti ad inserire nuovamente tutti i dati, anche quelli dei campi riempiti precedentemente. FG 6 Quindi compilare tutti gli altri campi visualizzati 4. Cliccare su nserisci Nuova Attività per salvare i dati immessi. Cliccare su Esci da dettaglio attività se non si desidera salvare. n entrambi i casi si ritorna alla pagina di riepilogo delle attività svolte, dove è sempre visibile il riepilogo delle ore inserite. FG 7 8. L ultima colonna a destra indica lo stato delle registrazioni: il quadratino grigio indica che non è stato ancora posto alcun visto da parte dell Ufficio, mentre il 3 Le uniche attività per le quali non è prevista la rilevazione del numero delle ore dedicate, che non presentano quindi i campi ora inizio e ora fine nella relativa maschera, sono le attività di formazione che, come si ricorda, non sono computate del monte ore complessivo. Per evitare confusione, per questa tipologia di attività apparirà in automatico nella colonna della validazione la sigla NC. 4 La compilazione di tutti i campi è obbligatoria. Si consiglia di tenere presente questa specifica, poiché se si cerca di salvare i dati inseriti cliccando su nserisci Nuova Attività avendo tralasciato qualche campo, si è costretti a inserire di nuovo tutti i dati, come succede sbagliando la digitazione del formato richiesto per i campi Data, Ora inizio e Ora fine. 3
quadratino si riferisce alle attività di formazione che non sono computabili nel monte ore retribuito. Cliccando sulla data di una attività inserita è possibile intervenire sulle registrazioni già effettuate per apportarvi correzioni o integrazioni, cliccando su Modica attività. E possibile anche cancellare la registrazione cliccando su Elimina attività, sempre però entro la scadenza del trimestre 5. FG 8 9. Quando nel quadratino (ultima colonna a destra) appare il simbolo significa che le ore registrate sono validate e sono state accettate. FG 9 l testo scritto in grigio indica che a scadenza dei termini e a validazione avvenuta, non è più possibile intervenire sul contenuto delle registrazioni effettuate. FG 10 5 Si ricorda che dopo quella data anche se nel quadratino non sarà ancora apparso il simbolo del visto non è più possibile effettuare cambiamenti né ulteriori registrazioni. 4
10. Quando nel quadratino (ultima colonna a destra) appare il simbolo significa che le ore registrate sono state validate, ma non sono state accettate. FG 11 Come nel caso precedente non è più possibile apportare modifiche a quanto inserito (il testo appare ora in grigio). FG 12 Nell ultimo campo della maschera ( Comunicazione ufficio ) sarà visualizzato il motivo per cui le ore registrate non sono state riconosciute. l tutor avrà così modo di contattare l Ufficio e il proprio delegato per decidere il da farsi. 11. Nel caso che lo studente si laurei durante lo svolgimento dell incarico, che può continuare a svolgere facendone esplicita richiesta, si ricorda di inserire la data della laurea dall apposito pulsante. FG 13 5
12. Per uscire dal programma cliccare su Esci dal programma (in alto a sinistra) o cliccare sull icona x della barra del programma. 6
NOTE RASSUNTVE: è possibile modificare tutti i campi o cancellare la registrazione fino alla scadenza del trimestre; non sarà possibile inserire nuove registrazioni o correzioni relative ad ore svolte in trimestri ormai conclusi; il programma non consentirà di inserire dati relativi a date/ore successive al momento in cui avviene la registrazione; nell inserire le ore si tenga presente che il dato relativo al campo ora inizio deve risultare inferiore a quello presente in ora fine. Nel caso si voglia ad esempio registrare un attività svolta il 31 dicembre 2008 dalle ore 21.00 alle ore 1.30 dovranno essere effettuate due diverse registrazioni: la prima dalle ore 21.00 alle ore 23.59 (ora max accettata nel campo ora fine ), del 31/12/2008 la seconda dalle ore 00.00 alle ore 1.30 del 01/01/2009; la visualizzazione del riepilogo delle registrazioni effettuate è ordinata cronologicamente: in alto la data più lontana, in basso la registrazione più recente, sotto la quale, per vicinanza logica, si trova il comando Nuova Attività ; nell inserire i dati nei campi liberi descrittivi (es. Descrizione attività ) si chiede di essere il più precisi ed esaustivi possibile; si ricorda che per l Attività di Tutorato svolta attraverso contatti telefonici ed e-mail saranno riconosciute fino ad un massimo di 15 ore, laddove non siano stati stabiliti limiti diversi dalle singole Facoltà. 7