Prime linee esplicative del programma PEG in linea Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 1
ACCESSI E OPERATIVITA Sono previste varie tipologie di accesso basate sull appartenenza ad altrettanti gruppi di lavoro. Al gruppo sono attribuite specifiche funzionalità. L utente, che accede attraverso una propria password, viene preventivamente assegnato dall amministratore ad uno o più gruppi ed è questa assegnazione che lo abilita alle specifiche operatività proprie del gruppo e/o dell Area di appartenenza. Gruppo Log gruppo Password Operatività abilitate Amministratori admin.... ecc. Controllers controller.... ecc. Interrogazione contabilità ASCOT3.. ecc. E abilitato a tutte le operazioni consentite dall applicativo Rispetto al gruppo Amministratori non è ammesso alla gestione degli accessi e alla generazione delle voci tabellari per la gestione del PEG estratte da ASCOT3 E responsabile del disegno della struttura organizzativa fino alla individuazione dei Servizi (Aree Servizi). Non può inserire né modificare la struttura a valle dei Servizi (Centri di Costo Attività Obiettivi ) E responsabilità del Controller, una volta che il disegno del PEG sia stabilizzato, effettuare l associazione tra le voci previste nel PEG e quelle corrispondenti di ASCOT3. Questa operazione abilita gli utenti del PEG alla consultazione della contabilità di ASCOT3. E ammesso alla consultazione dei dati della contabilità residenti nel database gestito da ASCOT3 ma non alla gestione del PEG. Interrogazione PEG Aree: Direzione Generale Attività Produttive Gestione Territorio OSPITE ospite E ammesso alla consultazione di tutti i dati. dg ap gt.. ecc... ecc... ecc. Socio Culturale sc.... ecc. Uori uori.... ecc. Oltre alla possibilità di interrogare i dati della contabilità di ASCOT3, le Aree sono abilitate alla gestione del proprio PEG per la parte a valle dei Servizi: Centri di costo Attività Obiettivi ecc. (Il disegno delle Aree e dei loro Servizi sono a carico del Controller). I responsabili di Area dovranno inoltre prevedere le spese a livello di Obiettivo secondo le voci di spesa previste dalla normativa (estratte da ASCOT3). Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 2
Maschera di accesso In questa maschera, che si presenta all apertura dell applicativo, devono essere inseriti il Nome del gruppo e la Password relativa all utente. L incompleto o irregolare inserimento di questi dati genera un annullamento degli stessi ed una richiesta di nuovo inserimento. Maschera di apertura Questa maschera permette l accesso al PEG con modalità operative differenziate secondo il gruppo di appartenenza, permette inoltre le interrogazioni sulla contabilità di ASCOT3 Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 3
Maschera apertura gruppo Amministratori Questa maschera si presenta al gruppo amministratori e permette le funzionalità indicate sui pulsanti: Voci bilancio Collegamento ASCOT3 Accessi Assessorati Parità EURO Descrizione PEG Entrate PEG Spese PEG Responsabili CC Atti decisionali Voci PEG Copia Tabelle di ASCOT3 Rigenera voci PEG Salvataggi delle tabelle di gestione del PEG Permette la visione delle voci di bilancio previste dalla normativa ed estratte da ASCOT3 Permette agli amministratori ed in modo più specifico ai controllers, la gestione delle associazioni delle voci di struttura organizzativa del PEG (Aree, Servizi; Centri di Costo), alle voci corrispondenti inserite nella contabilità di ASCOT3 Permette la gestione degli accessi utente e le operatività correlate Permette la gestione dei nominativi degli Assessori con l indicazione delle loro deleghe Permette la gestione della parità lira-euro Permette l accesso alla gestione del PEG Permette la visione dei capitoli di entrata di ASCOT3 per Area Permette la gestione delle spese del PEG e la corrispondente visione, se abilitata dal controller, dei capitoli di spesa di ASCOT3 associati per tipologia di spesa Permette la gestione dei nominativi dei responsabili dei Centri di costo Permette la gestione degli atti amministrativi relativi alla gestione del PEG Permette all amministratore la gestione degli aggiornamenti automatici delle voci del PEG estraendole da ASCOT3 Effettua una copia delle tabelle della contabilità di ASCOT3 su di un Server per poter essere viste da tutti gli utenti (senza accesso al database originario si Oracle ) Alla copia provvede quotidianamente l amministratre Operazione effettuata dall amministratore per aggiornare le voci gestite in contabilità Operazione effettuata dall amministratore con cui si salvano su di un Server le tabelle descrittive del PEG Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 4
Maschera apertura gruppo Controllers Questa maschera si presenta al gruppo controllers e permette le funzionalità indicate sui pulsanti: Voci bilancio Collegamento ASCOT3 Assessorati Parità EURO Descrizione PEG Entrate PEG Spese PEG Responsabili CC Atti decisionali Permette la visione delle voci di bilancio previste dalla normativa ed estratte da ASCOT3 Permette la gestione delle associazioni delle voci di struttura organizzativa del PEG (Aree, Servizi, Centri di Costo), alle voci corrispondenti inserite nella contabilità di ASCOT3 Permette la gestione dei nominativi degli Assessori con l indicazione delle relative deleghe Permette la gestione del valore in lire di un euro Permette la gestione del PEG per quanto riguarda la descrizione o modifica delle Aree e dei Servizi organizzativi e la visibilità delle strutture successive quando i dirigenti di Area abbiano provveduto alla loro descrizione Permette la visione dei capitoli di entrata di ASCOT3 per Area Permette la visione delle spese del PEG e la corrispondente visibilità dei capitoli di spesa di ASCOT3 associati per tipologia di spesa Permette la gestione dei nominativi dei responsabili dei Centri di costo Permette la gestione degli atti amministrativi relativi alla gestione del PEG Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 5
INDICE MASCHERE DELL APPLICATIVO Struttura dei dati Apertura applicativo LE VOCI DI BILANCIO USATE ALL INTERNO DELLA GESTIONE DEL PEG Voci bilancio Entrate bilancio Spese bilancio La struttura organizzativa nel bilancio LA GESTIONE DEL PEG Assessorati Atti decisionali Personale Descrizione PEG Aree del PEG Servizi del PEG Centri di costo del PEG I responsabili dei centri di costo Attività dei centri di costo Indicatori delle attività Obiettivi Azioni procedurali degli obiettivi Azioni correttive ritardi procedurali Rapporti trimestrali andamento realizzazione obiettivi Misuratori attività degli obiettivi Misuratori efficienza degli obiettivi Misuratori di efficacia degli obiettivi Gestione spese degli obiettivi Spese dell obiettivo con l indicazione del tipo di intervento di bilancio Spese dell obiettivo con l indicazione del tipo di servizio di bilancio Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 6
Capitoli di bilancio associati al centro di costo del PEG Entrate associate al PEG Consultazione capitoli di entrata di bilancio associati alle Aree del PEG Capitoli entrata Spese associate al PEG Consultazione dei capitoli di spesa di bilancio associati alle varie strutture del PEG Capitoli di spesa ESEMPI DI FUNZIONALITA DELLE MASCHERE Consultazione dei capitoli di bilancio Visibilità dell oggetto del capitolo Visibilità variazioni sul capitolo Visibilità impegni sul capitolo ESEMPI DI MASCHERE DI INTERROGAZIONE SULLA CONTABILITA (ASCOT3) Apertura interrogazioni Entrate e spese per anno Voci di bilancio gestite Ricerca per numero capitolo Ricerca per parola chiave all interno dell oggetto del capitolo Efficienza della spesa Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 7
Gestione del PEG Struttura dei dati: Anno Aree Servizio Servizio Centro di costo Centro di costo Personale Attività Attività Indicatori attività Obiettivo Obiettivo Azioni realizzative Spese previste Misuratori efficienza/efficacia L applicativo gestisce i dati indicati nel diagramma con le relative interrelazioni e gerarchie. Permette inoltre di interrogare i dati della contabilità residenti nel relativo database. Rappresenta un primo tentativo di centralizzare l immissione dei dati relativi al PEG eliminando la circolazione delle informazioni su vari supporti e cercando di renderle standard. E un applicativo del quale vanno verificate la funzionalità informatica e l adeguatezza informativa. Il SIG sta studiando la possibilità di effettuare un estrazione dei dati dall applicativo di gestione del personale e di adeguare, per quanto possibile, quella (già realizzata) relativa ai dati della contabilità. Note: In molte maschere dell applicativo la casella con l indicazione Ordinamento a video è predisposta per effettuare ordinamenti a video che l utente riterrà più opportuni per la visione dei dati, tale ordinamento verrà attuato dopo essere usciti e rientrati nella stessa maschera. Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 8
Maschera apertura gestione PEG Questa maschera si presenta ai gestori del PEG di Area e permette le funzionalità indicate sui pulsanti: 1 Voci bilancio Permette la visione delle voci di bilancio previste dalla normativa ed estratte da ASCOT3 2 Assessorati Permette la visione dei nominativi degli Assessori con l indicazione delle relative deleghe 3 Atti decisionali Permette la gestione degli atti amministrativi relativi alla gestione del PEG 4 Descrizione PEG Permette la gestione del PEG per quanto riguarda la descrizione o modifica delle strutture successive alle Aree ed ai Servizi della propria Area (Centri di costo, Attività, Obiettivi ecc.) 5 Entrate PEG Permette la visione dei capitoli di entrata di ASCOT3 per Area 6 Spese PEG Permette la gestione delle spese del PEG e la corrispondente visibilità dei capitoli di spesa di ASCOT3 associati per tipologia di spesa per la propria Area 7 Responsabili CC Permette la gestione dei nominativi dei responsabili dei Centri di costo In questo manuale, rispetto alla maschera di apertura le maschere collegate a cascata con essa sono distinte per i loro livelli di collegamento da opportuni colori: Maschere di 1 livello Maschere di 2 livello Maschere di 3 livello Maschere di 4 livello Maschere di 5 livello NOTA: Alla maggior parte delle maschere sono associati dei pulsanti per effettuare delle stampe (in anteprima di stampa in modo da permettere all utente di controllare i formati ed adeguarli, se insoddisfacenti, attraverso la funzione Imposta pagina di Windows) Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 9
Voci bilancio 1 Permette la consultazione e la stampa delle voci di bilancio così come sono gestite nell applicativo della contabilità secondo gli anni abilitati e secondo le voci sotto indicate: Entrate: Titoli Categorie - Risorse Spese: Titoli - Interventi Funzioni - Servizi Centri di costo: Aree Servizi di struttura Centri di costo Ritorna maschera apertura Assessorati Permette la consultazione e la stampa dei nominativi degli assessori e delle deleghe loro attribuite, questi dati verranno aggiornati dalla struttura del Controllo di gestione 2 Ritorna maschera di apertura Atti decisionali 3 Permette la eventuale gestione degli atti amministrativi che verranno associati alle variazioni dei dati. Da questa maschera si accede alle tipologie degli atti e successivamente alla gestione dei dati relativi ad ogni atto Ritorna maschera di apertura Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 10
Descrizione PEG Propone gli anni di gestione relativi alla descrizione del PEG. Da qui si accede alla struttura organizzativa secondo le abilitazioni attribuite e secondo le voci: 4 Aree Servizi Centri di costo Attività Obiettivi Ritorna maschera di apertura Entrate PEG 5 Propone gli anni di consultazione relativi ai capitoli di entrata della contabilità associati alla struttura Aree del PEG se l ufficio del Controllo di gestione ha abilitato tale consultazione nella fase consolidata del PEG Consultazione entrate Ritorna maschera di apertura Spese PEG 6 Propone gli anni di consultazione relativi ai capitoli di spesa della contabilità associati alla struttura Aree e successivamente Servizi e Centri di costo del PEG se l ufficio del Controllo di gestione ha abilitato tale consultazione nella fase consolidata del PEG Consultazione spese Ritorna maschera di apertura Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 11
Personale Permette la gestione del personale che verrà impiegato negli iter procedurali del PEG 7 Ritorna maschera di apertura Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 12
VOCI DI BILANCIO ENTRATE BILANCIO Titoli entrata Permette la visione e la stampa dei titoli di entrata presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) 1.1 Ritorna voci bilancio Categorie entrata Permette la visione e la stampa delle categorie di entrata presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) 1.1 Ritorna voci bilancio Risorse entrata Permette la visione e la stampa delle risorse di entrata presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) 1.1 Ritorna voci bilancio Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 13
SPESE BILANCIO Titoli spesa Permette la visione e la stampa dei titoli di spesa presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) 1.2 Ritorna voci bilancio Interventi spesa Permette la visione e la stampa degli interventi di spesa presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) 1.2 Funzioni spesa Ritorna voci bilancio Permette la visione e la stampa delle funzioni di spesa presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) 1.2 Ritorna voci bilancio Servizi spesa Permette la visione e la stampa dei servizi di spesa presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) 1.2 Ritorna voci bilancio Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 14
STRUTTURA ORGANIZZATIVA NEL BILANCIO Aree struttura Permette la visione e la stampa delle Aree di struttura presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) 1.3 Servizi struttura Ritorna voci bilancio Permette la visione e la stampa dei Servizi di struttura presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) 1.3 Centri di costo Ritorna voci bilancio Permette la visione e la stampa dei Centri di costo presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) 1.3 Ritorna voci bilancio Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 15
DESCRIZIONE PEG Aree PEG 4.1 Permette la visione delle Aree della struttura organizzativa secondo le abilitazioni attribuite così come costruite dal Controllo di gestione per gli anni relativi. Abilita le strutture correlate relative ai: Servizi Ritorna descrizione PEG Servizi PEG 4.2 Permette la visione dei Servizi della struttura organizzativa secondo le abilitazioni attribuite così come costruite dal Controllo di gestione per gli anni relativi. Abilita le strutture correlate relative ai: Centri di costo Ritorna descrizione PEG Centri di Costo PEG Permette la gestione dei Centri di costo secondo le abilitazioni attribuite così come costruite dai Dirigenti preposti per gli anni relativi. 4.3 Abilita le voci correlate relative a: Attività Responsabili Ritorna Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 16
Attività dei Centri di Costo Permette la gestione delle attività dei Centri di costo secondo le abilitazioni attribuite così come costruite dai Dirigenti preposti per gli anni relativi. 4.4 Abilita le voci correlate relative a: Indicatori Obiettivi Ritorna descrizione PEG 4.5 Obiettivi delle attività dei Centri di costo Permette la gestione degli obiettivi delle attività dei Centri di costo secondo le abilitazioni attribuite così come costruite dai Dirigenti preposti per gli anni relativi. Abilita le voci correlate relative a: Spese Azioni Trimestri Misura attività Misura efficienza Misura efficacia Ritorna descrizione PEG Consultazione entrate Permette l accesso alla consultazione dei: Capitoli di entrata 5.1 della contabilità quando il Controllo di gestione l abbia abilitata per la struttura relativa (l abilitazione è evidenziata dal quadratino verde a fianco del pulsante di struttura) Ritorna entrate PEG Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 17
Consultazione spese Permette l accesso alla consultazione dei: Capitoli di spesa 6.1 della contabilità quando il Controllo di gestione l abbia abilitata per la struttura relativa (l abilitazione è evidenziata dal quadratino verde a fianco del pulsante di struttura) Ritorna spese PEG Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 18
Responsabili C.C 4.3.1 Permette la gestione del personale responsabile del Centro di costo permettendo l inserimento storico dei dati relativi Ritorna Indicatori attività 4.4.1 Permette la gestione dei dati relativi agli indicatori associati alle attività dei Centri di costo. I dati sono la descrizione dell indicatore e l inserimento dei dati numerici quantitativi previsti e realizzati durante i quattro trimestri dell anno con l indicazione automatica degli scostamenti. Ritorna Gestione spese Permette l accesso alle maschere di inserimento dei dati di finanziamento richiesti e concordati relativi all obiettivo evidenziato: 4.5.1 Spese per intervento normativa contabile Spese per servizi normativa contabile Ritorna obiettivi Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 19
Azioni procedurali degli obiettivi 4.5.2 Questa maschera permette l inserimento dei dati relativi alle procedure e alle tempistiche degli obiettivi. Lo scostamento dai dati revisionali abilita una maschera per l inserimento delle: Azioni correttive Ritorna obiettivi Reports trimestrali obiettivi 4.5.3 Analogamente alle attività dei Centri di costo questa maschera permette l inserimento dei dati relativi alle procedure e alle tempistiche trimestrali degli obiettivi. Ritorna obiettivi Misuratori attività degli obiettivi Maschera prevista per un eventuale inserimento dei dati relativi quando definiti 4.5.4 Ritorna obiettivi Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 20
Misuratori di efficienza degli obiettivi Maschera prevista per un eventuale inserimento dei dati relativi quando definiti 4.5.5 Ritorna obiettivi Misuratori di efficacia degli obiettivi Maschera prevista per un eventuale inserimento dei dati relativi quando definiti 4.5.6 Ritorna obiettivi Capitoli di entrata 5.1.1 Questa maschera permette la consultazione dei capitoli di entrata in contabilità secondo la struttura richiesta (quando il Controllo di gestione abbia abilitato la funzione) Ritorna consultazione entrate Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 21
Capitoli di spesa 6.1.1 Questa maschera permette la consultazione dei capitoli di spesa in contabilità secondo la struttura richiesta (quando il Controllo di gestione abbia abilitato la funzione) Tale consultazione è possibile a livello di Area, Servizio e Centro di costo (le maschere relative sono state omesse per brevità) Ritorna consultazione spese Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 22
Azioni correttive Permette l inserimento dei motivi dei ritardi procedurali e la descrizione delle azioni correttive intraprese e che si intende intraprendere 4.5.2.1 Ritorna Spese per intervento 4.5.5.2 In questa maschera devono essere inseriti i dati dei finanziamenti richiesti e concordati per la realizzazione dell obiettivo specifico secondo le voci contabili di intervento così come presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) La voce di intervento deve essere descritta anche secondo la o le voci di servizio successive nella maschera: Spese per servizio Ritorna gestione spese Spese per servizio 4.5.5.3 In questa maschera deve essere articolata la precedente spesa per intervento secondo uno o più servizi così come presenti nell applicativo della contabilità (ASCOT3) Il corretto inserimento dei valori relativi al Centro di costo, della spesa secondo l intervento ed il servizio abilita la consultazione dei Capitoli in contabilità che hanno gli stessi parametri Ritorna gestione spese Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 23
Capitoli associati in contabilità 4.5.5.3.1 I capitoli di spesa che vengono visualizzati sono quelli relativi al Centro di costo di cui l obiettivo fa parte e quindi non permettono controlli analitici a livello di obiettivo. Attualmente tale analiticità è impossibile perché il dato relativo all obiettivo non è gestito dall applicativo della contabilità Ritorna spese Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 24
NOTE RELATIVE ALLE FUNZIONALITA PERMESSE SULLE MASCHERE DI CONSULTAZIONE DEI CAPITOLI DI BILANCIO SIA NELL OTTICA DEL PEG SIA NELL OTTICA DI ASCOT3 Nelle maschere le colonne di dati con una intestazione azzurra permettono una ulteriore interrogazione sui dati scendendo in analiticità con un doppio clic del mouse sul dato. Esempio di maschera di consultazione dei capitoli di bilancio Dopo un doppio clic sul numero del capitolo visione oggetto capitolo Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 25
Dopo un doppio clic sull importo delle variazioni visibilità variazioni Dopo un doppio clic sull importo degli impegni visibilità impegni (In questo caso non tutti gli impegni sono visibili perché la maschera è a scorrimento verticale che attivato permetterà la visibilità di tutti gli impegni) Altri dati saranno visibili cliccando sul pulsante R (residui) e così via in altre situazioni Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 26
Interrogazioni sulla contabilità (ASCOT3) Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 27
All interno dello stesso applicativo per la gestione del PEG è possibile accedere alla consultazione dei capitoli di bilancio sia in entrata che in spesa ed ai residui secondo ottiche specifiche del database di ASCOT3. I dati non sono direttamente acquisiti in tempo reale dal database della contabilità ma da copie effettuate giornalmente la cui cadenza viene indicata nelle maschere di apertura. Le funzionalità presenti nelle maschere di consultazione, per quanto riguarda i capitoli, sono quelle indicate sommariamente nella parte precedente relativa alla gestione del PEG. Riportiamo qui altre indicazioni utili sollecitando l utente ad esplorare le maschere di accesso ai dati che sono di facile utilizzo per coloro che hanno un minimo di dimestichezza con la struttura del bilancio. Maschera di apertura dalla quale si accede alla gestione del Peg o alla consultazione del bilancio con l indicazione della data e dell ora di effettuazione della copia dei dati da ASCOT3 Accesso ai dati in entrata o in spesa secondo gli ani indicati Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 28
Maschera di ingresso secondo le voci di bilancio Questa maschera permette l accesso ai vari capitoli (in questo caso di spesa, ma simile è quella relativa alle entrate) secondo le voci di bilancio gestite. Da questa maschera la consultazione avverrà attraverso successive maschere che specificheranno ulteriormente i sottoinsiemi di dati e i conseguenti capitoli di bilancio consultabili e a loro associati. Di particolare interesse sono le maschere relative alla ricerca dei capitoli per numero o per parola contenuta nell oggetto in modo da filtrare i corrispondenti capitoli: Maschera che filtra il numero del capitolo Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 29
Maschera che filtra una parola nell oggetto della delibera Un altra maschera interessante è quella che mostra dati relativi all andamento della spesa per centro di costo con alcune percentuali che ne indicano l efficienza. Efficienza spesa Manuale di consultazione dell applicativo del PEG 30