ACCORDO DI COLLABORAZIONE INTERISTITUZIONALE (ACI) aggregazione di comuni denominata GRANDE MANTOVA ACCORDO DI COLLABORAZIONE INTERISTITUZIONALE (ACI) AGGREGAZIONE DI COMUNI CITTA DI CURTATONE PORTO MANTOVANO MANTOVA SAN GIORGIO VIRGILIO PROPOSTA DI COLLABORAZIONE INTERISTITUZIONALE PER LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI E DELLE PROCEDURE E PER IL MIGLIORAMENTO DELL ACCESSO E DELLA FRUIZIONE DEI SERVIZI PUBBLICI - Comma 6 della DGR 884 del 1 dicembre 2010 STATO AVANZAMENTO LAVORI A seguito dell approvazione del progetto esecutivo approvato dalla Cabina di Regia in data 6.12.12 ad oggi sono state attuate le attività in base alla tabella GANNT sotto descritte Istituzione Organismo di supporto e guida al cambiamento Il Comune di Mantova, in qualità di capofila con delibera di Giunta comunale n.222/2012 ha approvato la costituzione de l Organismo di Supporto e guida al cambiamento Nominati, con atto specifico dell ente di appartenenza, sono i seguenti responsabili dei settori dei Comuni partecipanti: per il Comune di Curtatone: Sonia Piva; per il Comune di Mantova: Bresciani Claudio; per il Comune di Porto Mantovano: Emanuela dal Bosco; per il Comune di San Giorgio: Gloria Zani; per il Comune di Virgilio: Lucila Dalla Libera L Organismo di Supporto e guida al cambiamento si riunisce di norma con cadenza mensile L attività svolta riguarda - il rilevamento dei procedimenti nella fase di front-office e di back-office per ottenere benefici calcolabili per risparmi di tempi e costi per cittadini/imprese e PA; 1
- attività di studio da parte di ogni ente per uniformare la normativa nazionale e regionale con i regolamenti comunali al fine di poter disporre di una modulistica unica; - l utilizzo di un unico logo grafico, come interfaccia con le imprese e il cittadino, che prevede nell intestazione gli stemmi cinque comuni; - ridefinizione delle attività di front e back office delle amministrazioni nella prospettiva di condivisione del Portale e del Call Center; - definizione (caratteristiche e aspetti) del Portale Tecnico per l accesso ad informazioni e servizi: 1. a supporto del personale del Call Center e dei comuni per il servizio di informazioni di primo livello; 2. per chi accede direttamente al sito: cittadini/imprese e P.A. misurazione/monitoraggio Per la misurazione/monitoraggio del calcolo del dividendo efficienza è stato preso in esame il periodo gennaio- aprile 2012. Attraverso una scheda appositamente predisposta sono stati monitorati: - il numero di procedimenti pervenuti - le modalità di inoltro - i canali utilizzati (telefono, mail, sportello) - le risorse umane, livello e mansioni, che all interno di ogni ente saranno impegnate nel progetto. I dati raccolti serviranno per la misurazione e il confronto dopo l attivazione dei nuovi canali telematici. Produzione manualistica e modulistica e analisi organizzativa Sono state attuate : - l analisi e revisione della prima bozza del manuale operativo che verrà dato in dotazione agli operatori del Call Center per dare le informazioni di primo livello; - la predisposizione in bozza dei 70 moduli relativi ai procedimenti delle attività produttive; ogni ente sta verificando la coerenza e la compatibilità della versione 2
proposta con i propri regolamenti comunali per la pubblicazione sul portale tecnico interistituzionale. - dei moduli condivisi si allega a titolo esemplificativo, il modulo reso editabile in formato pdf relativo di comunicazione per il mantenimento in esercizio di ascensore e/o montacarichi (allegato 1) Portale tecnico Si sta lavorando alla costruzione del portale per inserire le informazioni a disposizione sia dall utente sia dal personale del Call Center per il servizio di informazioni di primo livello. Layout grafico la disposizione dei contenuti e delle pagine ricalcano il nuovo Portale del Comune di Mantova, rispetto al quale verranno introdotti gli stemmi dei cinque comune dell ACI, i link ai rispettivi siti istituzionali e un box dal quale inoltrare le pratiche telematiche tramite le piattaforma MUTA e STARWEB. L utilizzo delle piattaforme MUTA e STARWEB, sul totale delle pratiche inoltrate, stimate dai Comuni per il periodo gennaio-aprile 2012 sono riportati nella seguente tabella: Percentuale stimata delle pratiche inoltrate al Comune di MUTA STARWEB Mantova 66% 34% Curtatone 60% 40% Porto Mantovano 70% 30% San Giorgio 60% 40% Virgilio 80% 20% Media delle % riferite all aggregazione dei Comuni Grande Mantova 67 33 Applicativi Sono in fase di collaudo. nuovi applicativi informatici utilizzati dal Comune di Mantova LYNC, J Iride,nuovo Portale Istituzionale ecc. Il progetto digitalizzazione (Portale Tecnico e Call Center) è inserito nel contesto più ampio delle attività di Sistem Integration attuate dal Comune di Mantova. 3
Diverse sono le piattaforme che si interfacceranno implementando e rendendo disponibili un maggior numero di banche dati e informazioni utili per i servizi on line a cittadini, professionisti e imprese. Il Comune di Mantova sta procedendo alla chiusura degli sportelli del SUS per il ricevimento delle istanze cartacee e dal 2 aprile 2013 sarà possibile solo l inoltro di istanze attraverso invio telematico (Scia, Occupazione Suolo, licenze di pubblica sicurezza, ecc). Tutti i progetti di informatizzazione dell Ente sono riconducibili all attività generale di coordinamento, progettazione e gestione da parte di ASTER srl società in house del Comune di Mantova. Per tale motivo ad integrazioni e cofinanziamento delle spese di questo progetto sono state inserite quelle sostenute per servizi complementari e a supporto che si stanno attuando quali - il progetto LYNC (piattaforma gestione centralizzata delle comunicazioni) voce e telefonia denominata UC ovvero UNIFIED COMMUNICATION). Il call center è un estensione della piattaforma di Comunicazione Unificata utilizzata presso il Comune e verrà integrato con un ambiente di Business Intelligence e di Content management. - progetto J Iride integra il nuovo protocollo con MUTA per poter visionare e visualizzare anche da parte degli utenti lo stato di protocollazione della pratica. La nuova soluzione, oltre a recepire i nuovi vincoli imposti dalla norma, permetterà di interfacciare in modalità automatica le mail inviate tramite PEC, evitando pertanto la gestione manuale delle stesse. - Portale Comunale sul quale integrare la nuova piattaforma suap e avere una uniformità anche grafica e di contenuti - Applicativi area demografici consentono la consultazione e la visualizzazione da parte degli operatori e/o del personale dell ente dell anagrafica del cittadino per la verifica o l integrazione delle pratiche - Data Center Area con contestuale rinnovo del servizio relativo all'hosting e manutenzione del portale istituzionale www.cittadimantova.it, che ospita la piattaforma del portale tecnico interistituzionale dedicato all ACI. Call Center L avvio del Call Center sarà successivo alla messa in linea del portale. 4
Attualmente è in fase di redazione un manuale tecnico per gli operatori del Call Center e del personale comunale. Formazione del personale e la realizzazione di prodotti di comunicazione Per quanto riguarda le attività di formazione del personale e la realizzazione di prodotti di comunicazione sono in fase di studio e di condivisione e saranno declinate nei dettagli nella prossima riunione dell Organismo di supporto al cambiamento che si terrà nel prossimo mese di aprile. **** Tutte le attività sopra descritte sono finalizzate al raggiungimento dell obiettivo finale del progetto quale la realizzazione di modalità e strumenti di lavoro condivisi dalle realtà territoriali dell Aci e che porterà vantaggio all utente finale che potrà usufruire di medesimi procedimenti con contestuale risparmio di tempo e di risorse. Allegati - Modulo procedimento PS50 - Rendicontazione spese a cofinanziamento già liquidate 5