[PROTOCOLLO E PROTOCOLLO INFORMATICO]

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1 2009 2C SOLUTION srl Enrico Checchin [PROTOCOLLO E PROTOCOLLO INFORMATICO] Vademecum sul Protocollo e sul Protocollo Informatico. Punti salienti della legislazione. La soluzione implementata con la piattaforma software SolutionDOC.

2 Sommario COS E IL PROTOCOLLO... 3 PREMESSA... 4 Protocollo... 4 Protocollo Informatico... 4 IL PROTOCOLLO (SEMPLICE)... 5 GESTIONE DEL PROTOCOLLO (SEMPLICE) con SolutionDOC... 5 IL PROTOCOLLO INFORMATICO... 7 Legislazione... 7 Manuale di Gestione... 7 Caratteristiche del Protocollo Informatico (punti salienti)... 9 Art.4 Registrazione di protocollo... 9 Art.5 Informazioni annullate o modificate... 9 Art. 6 Segnatura di protocollo Art. 8 Formato del progressivo di protocollo Art. 9 Funzioni di accesso alle informazioni Art. 11 Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni Art. 14 Registro di Emergenza Art. 16 Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali Art. 19 Disposizioni per la conservazione degli archivi Art. 21 Attuazione dei sistemi GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO con SolutionDOC Legislazione Manuale di Gestione Caratteristiche del Protocollo Informatico (punti salienti) Registrazione del protocollo Segnatura del protocollo Archiviazione digitale del documento Gestione del ciclo di protocollo Gestione della documentazione Conservazione Sostitutiva Altri aspetti del Protocollo OBIETTIVO Pagina 2 di 27

3 COS E IL PROTOCOLLO [Da Wikipedia: Registro di protocollo] L'istituzione del protocollo in Italia e in gran parte dell'europa continentale risale all'epoca di Napoleone Bonaparte, quando i funzionari svilupparono e applicarono a tutto l'impero questo procedimento, che snelliva notevolmente le procedure per registrare i movimenti di documentazione in entrata e uscita dalle cancellerie e dai vari soggetti, soprattutto pubblici. Gli scopi dell'introduzione del protocollo erano sia di ordine razionale e di semplificazione, ma anche di controllo sullo svolgimento delle pratiche burocratiche: registrando il momento di arrivo di una richiesta e di uscita di una risposta si poteva controllare il tempo impiegato e valutare l'efficienza. Prima di allora i criteri erano più macchinosi e complessi, come le burocratiche procedure per inviare documentazione in uscita, che veniva trascritta integralmente su appositi registri detti copialettere; la documentazione in entrata invece veniva gestita separatamente, con criteri disparati e non uniformi, a seconda delle zone: uno dei pochi metodi che conservava l'ordine di ricezione era l'infilzatura in una specifica asticella metallica, dove però non veniva registrato il giorno esatto di ricezione. Il protocollo semplificò estremamente queste procedure predisponendo un unico registro dove registrare tutto il materiale in entrata e in uscita. Ciascun elemento scritto riceveva un numero progressivo, unico e crescente, che rispecchiava l'ordine di arrivo; sul registro veniva poi annotato, accanto a ciascun numero, la data di ricezione o invio (negli esemplari più accurati anche l'ora), il mittente o il destinatario (a seconda se il documento era in entrata o in uscita) e un breve riassunto dell'argomento. A questi elementi base se ne aggiunsero poi altri che permettevano di rintracciare con estrema precisione e relativa velocità tutto lo sviluppo di una corrispondenza e tenere precisa memoria dell'attività del soggetto. L'innovazione ebbe un immediato successo so e venne mantenuta fino ai giorni nostri, sia pur con momenti di maggiore attenzione e altri di applicazione più scarsa. Dopo l'unità d'italia si dovette aspettare il 1 gennaio 1866 per avere una riforma amministrativa della nuova pubblica amministrazione. In quel documento il protocollo era poco considerato, e rientrava tra le iniziative facoltative, a discrezione personale. Nel 1897 la Circolare Astengo stabilì invece la necessità di un ufficio di protocollo e di un registro in tutti i comuni italiani, dettando quelle regole basilari, sostanzialmente arrivate fino ai giorni nostri. L'applicazione non fu immediata: nelle zone più restie ad adottare la nuova regolamentazione si dovette aspettare anche fino al Oggi il registro di protocollo è uno strumento fondamentale con un importante valore giuridico e che è tra gli strumenti base per la creazione di un archivio corrente. L'ultimo riconoscimento significativo in Italia si è avuto con il D.P.R. 428 del 20 ottobre 1998, che ha stabilito la validità del protocollo anche nella gestione informatica Pagina 3 di 27

4 PREMESSA Il protocollo è un elemento essenziale per la gestione dei flussi documentali e per il ritrovamento veloce di documenti. I benefici generali con la gestione del protocollo, consentono di: accrescere l efficienza delle aziende ad Enti razionalizzare i flussi documentali migliorare la velocità dell accesso alla documentazione migliorare la trasparenza diminuire la perdita di documenti e quindi di informazioni In letteratura esistono due tipi di protocolli: il Protocollo semplice (detto Protocollo ) il Protocollo Informatico Protocollo Il Protocollo (semplice) è usato soprattutto nelle Aziende private (o dove non è obbligatorio il protocollo Informatico 1 ) ed essenzialmente è un numero progressivo univoco che viene assegnato a ciascun documento di una tipologia documentale (es. Corrispondenza). Il numero diventa così una sorta di censimento automatico dei documenti e uno strumento di classificazione cronologica. Usualmente al numero vengono no abbinati anche altri elementi (chiamati indici ) per la meglio identificare lo stesso: data, oggetto, mittente o destinatario, ecc Protocollo Informatico Il Protocollo Informatico è un particolare tipo di Protocollo, avente delle caratteristiche e degli adempimenti aggiuntivi ben precisi e regolati dalla normativa. Il Protocollo Informatico è obbligatorio in tutte le pubbliche amministrazioni. Entro il 1 gennaio 2004 tutte le PA (Pubbliche Amministrazioni) devono realizzarlo o revisionare i sistemi informativi interni al fine di ottemperare alla gestione del protocollo informatico e dei suoi procedimenti amministrativi. Ai sensi dell articolo 1, comma 2 del decreto legislativo n.165/2001, sono amministrazioni pubbliche: le amministrazioni dello Stato le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo le regioni, le province, i comuni, le comunità montane i consorzi e le associazioni dei predetti enti gli istituti autonomi case popolari le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro associazioni gli enti pubblici non economici gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative le istituzioni universitarie le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale 1 Tutte le pubbliche amministrazioni entro il 1 gennaio 2004 sono obbligate a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi. Pagina 4 di 27

5 IL PROTOCOLLO (SEMPLICE) Il Protocollo (semplice) è usato soprattutto nelle Aziende private ed essenzialmente è un numero progressivo univoco. Questo numero progressivo viene usualmente arricchito con dei prefissi o suffissi che identificano il tipo di documento o la categoria. Il Protocollo viene assegnato a ciascun documento di una tipologia documentale (es. Corrispondenza o FAX, ecc..). Il numero diventa così una sorta di censimento automatico dei documenti e uno strumento di classificazione cronologica. GESTIONE DEL PROTOCOLLO (SEMPLICE) con SolutionDOC Il Protocollo interno a SolutionDOC è altamente configurabile e personalizzabile. Oltre al numero progressivo c è la possibilità di costruire il protocollo integrando suffissi, prefissi, contatori e elementi data. Figura 1: Esempio di creazione del protocollo Con la parte interna di SolutionDOC per la creazione del protocollo è possibile creare qualsiasi tipo e formato di protocollo attraverso la semplice sintassi con cui l editor del software si avvale. Pagina 5 di 27

6 L editor della gestione del protocollo è estremamente semplice: una volta creato un contatore (ed attribuito ad esso un nome), si crea un protocollo dando l espressione voluta con gli elementi aggiuntivi che si desiderano (come nell esempio della figura precedente) Figura 2: Editor con esempi di protocolli creati Ogni protocollo viene successivamente assegnato a una chiave (detto anche campo o indice ) di una tipologia documentale (es. Corrispondenza, Fax, ecc ). Ogni documento archiviato in quella tipologia documentale avrà per cui la chiave protocollo validata in modo automatico. In questo modo ogni documento viene battezzato in modo univoco. Pagina 6 di 27

7 IL PROTOCOLLO INFORMATICO Legislazione Il Protocollo Informatico è un particolare tipo di Protocollo avente delle caratteristiche e degli adempimenti aggiuntivi ben precisi. Il Protocollo Informatico è regolato dalla normativa e come abbiamo già accennato è obbligatorio dal 1 gennaio 2004 in tutte le Pubbliche Amministrazioni, Le principali normative che descrivono il Protocollo Informatico sono: DPR 428 del Protocollo Informatico (descrive le regole tecniche) DPCM del (Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428) DPR 445 del 2000 (in particolare dell art. 50 all art. 64) DL 82 del 2005 conosciuto come Codice dell Amministrazione Digitale (richiami) Come linee guida per la corretta gestione del Protocollo Informatico e del relativo Manuale di gestione segnaliamo: i Quaderni n. 21 del febbraio 2006 edito dal CNIPA intitolato: Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Documenti e dell Archivio delle PA FAQ del CNIPA ( riguardanti il Protocollo Informatico Manuale di Gestione [Da i Quaderni n. 21 del febbraio 2006 edito dal CNIPA] PREMESSA, pag.9 Il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000 concernente le Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 20 ottobre n. 428, all art. 3, comma 1, lettera c), prevede per tutte le amministrazioni di cui all art. 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, l adozione del Manuale di gestione. Quest ultimo, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio. In questo ambito è previsto che ogni amministrazione pubblica individui una o più Aree Organizzative Omogenee (AOO), all interno delle quali sia nominato un responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell art. 50, comma 4 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa - decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 20 dicembre (già art.12 del citato DsPR n. 428 del 20 ottobre 1998). Obiettivo del Manuale di gestione è descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l amministrazione. Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l infrastruttura di base tecnicocui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza funzionale su dell amministrazione. Pagina 7 di 27

8 Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Il presente documento pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l amministrazione SERVIZIO PER LA GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO, pag.13 In ogni AOO (Aree Organizzative Omogenee) precedentemente individuata è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. Alla guida del suddetto servizio è posto il Responsabile del Servizio di Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (di seguito RSP). È compito del servizio: (aggiunge qualche punto all Art.3 Requisiti del sistema di protocollo informatico e all Art.12 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi del DPR 428/1998) predisporre lo schema del Manuale di gestione del protocollo informatico con la descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo; provvedere alla pubblicazione del Manuale (eventualmente anche sul sito Internet dell amministrazione); proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico; predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all interscambio, all accesso, alla conservazione dei documenti informatici; abilitare gli addetti dell amministrazione all utilizzo del software PdP - Prodotto di Protocollo informatico -e definire per ciascuno di essi il tipo di funzioni disponibili (ad esempio consultazione, modifica ecc.); garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo; garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero o di protocollo; garantire la leggibilità nel tempo di tutti i documenti trasmessi o ricevuti dalla AOO attraverso l adozione dei formati standard previsti dalla normativa vigente; curare le funzionalità del sistema affinché, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; conservare le copie di salvataggio delle informazioni del sistema di protocollo e del registro di emergenza in luoghi sicuri e diversi da quello in cui viene custodito il suddetto sistema; garantire il buon funzionamento degli strumenti e il rispetto delle procedure concernenti le attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso dall esterno e le attività di gestione degli archivi; autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo; aprire e chiudere il registro di protocollazione di emergenza Pagina 8 di 27

9 Caratteristiche del Protocollo Informatico (punti salienti) [Da DPR 428/1998 Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche. ] Art.4 Registrazione di protocollo La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione in un archivio informatico delle seguenti informazioni: a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento,, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l impronta del documento informatico (hash), se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile. (probabilmente vale la pena di registrare hash per ogni documento protocollato indipendentemente se è analogico od informatico, ndr) Comma 2 Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo,, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno. Comma 3 L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione,, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell operatore, garantendo la completezza dell intera operazione di modifica o registrazione dei dati DPCM del Art. 17. Impronta del documento informatico Nell'effettuare l'operazione di registrazione di protocollo dei documenti informatici (documento informatico è un documento firmato digitalmente) l'impronta di cui all'art. 4, comma 1, lettera f), del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998 va calcolata per tutti i file inclusi nel messaggio di posta elettronica. Comma2 La generazione dell'impronta si effettua impiegando la funzione di hash, definita nella norma ISO/IEC :1998, Dedicated Hash-Function 3, corrispondente alla funzione SHA Art.5 Informazioni annullate o modificate Le informazioni annullate, in conformità alle disposizioni del presente regolamento, devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. La Pagina 9 di 27

10 procedura per indicare l annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie, poi annullate, unitamente alla data, all identificativo dell operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione. Art. 6 Segnatura di protocollo Le informazioni minime previste da apporre od associare ad ogni documento sono: a) il progressivo di protocollo,, secondo il formato disciplinato all articolo 8; b) la data di protocollo; c) l'identificazione in forma sintetica dell amministrazione o dell Area Organizzativa Omogenea (AOO) individuata (es. Ufficio Protocollo Uprot) Comma 2 L operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo. ( Art. 1 lettera d: Ai fini del presente regolamento s'intende: per "segnatura di protocollo" l apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.) Art. 8 Formato del progressivo di protocollo Il progressivo di protocollo è un numero ordinale costituito da sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare. Art. 9 Funzioni di accesso alle informazioni L accesso ai dati da parte degli utenti appartenenti all'amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del protocollo. Art. 11 Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni (interoperabilità) Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di protocollo informatico dell area organizzativa omogenea di cui al comma 2 dell articolo 2, adottano le modalità di interconnessione stabilite nell ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni Vedere anche per l interoperabilità: L' interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico in ambiente distribuito del 18 ottobre 2000 redatto dal GRUPPO DI LAVORO SUL PROTOCOLLO INFORMATICO (AIPA) Pagina 10 di 27

11 Art. 14 Registro di Emergenza Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su un registro di emergenza,, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data a e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. -per periodi successivi di non più di una settimana- Comma 3 Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. Comma 4 Il primo documento protocollato manualmente per l impossibilità di utilizzare la procedura informatica acquisisce il numero di protocollo successivo all ultimo generato automaticamente. La numerazione del protocollo riprende, al ripristino delle funzionalità del sistema informatico, dal numero successivo all ultimo registrato manualmente. Comma 5 Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità del sistema. Art. 16 Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali Oltre ai requisiti indicati all'articolo 3, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve : a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato; b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio; d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi. (si spazia dal protocollo informatico alla gestione documentale) Art. 19 Disposizioni per la conservazione degli archivi Comma 2 (workflow per la gestione e dello stoccaggio fisico se non si passa alla Conservazione Sostitutiva) Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento. Art. 21 Attuazione dei sistemi Comma 3 (Tutte le PA dovrebbero averlo implementato entro al massimo il 31 dicembre 2004) Le pubbliche amministrazioni provvedono, entro 5 anni, a partire dal 1 gennaio 1999, a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente regolamento ed alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675( - Privacy - ), nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, e dei relativi regolamenti di attuazione. Pagina 11 di 27

12 GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO con SolutionDOC Legislazione Il Protocollo Informatico di SolutionDOC è secondo le normative descritte precedentemente ed in particolare del: DPR 428 del Protocollo Informatico (regole tecniche) DPCM del (Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428) DPR 445 del 2000 (in particolare dell art. 50 all art. 64) DL 82 del 2005 conosciuto come Codice dell Amministrazione Digitale (richiami) Come linee guida per la corretta gestione del Protocollo Informatico e del relativo Manuale di gestione segnaliamo: i Quaderni n. 21 del febbraio 2006 edito dal CNIPA intitolato: Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Documenti e dell Archivio delle PA FAQ del CNIPA ( riguardanti il Protocollo Informatico Manuale di Gestione Innanzitutto si dovrebbe redigere il Manuale di Gestione seguendo le linee guida da i Quaderni n. 21 del febbraio 2006 edito dal CNIPA intitolato Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Documenti e dell Archivio delle PA Tale manuale usualmente viene redatto dall Ente che sta implementando il Protocollo Informatico con la consulenza della società che installerà il software e/o da un altro consulente di fiducia dell Ente. Il Manuale di Gestione deve necessariamente toccare i seguenti punti: individuare una o più Aree Organizzative Omogenee (AOO) individuare un responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico e per la gestione dei flussi documentali e degli archivi descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti descrive come garantisce il rispetto delle disposizioni normative durante tutte le operazioni di Protocollazione e le successive operazioni di tenuta fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizi L obiettivo del Manuale di gestione è descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l amministrazione. Pagina 12 di 27

13 Caratteristiche del Protocollo Informatico (punti salienti) [Da DPR 428/1998 Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche. ] Registrazione del protocollo Art. 4 Registrazione Protocollo La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito ha almeno le seguenti informazioni: a) numero di protocollo generato automaticamente e registrato in forma non modificabile b) data di registrazione assegnata automaticamente e registrata in forma non modificabile c) mittente per i documenti ricevuti, registrato in forma non modificabile destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrato in forma non modificabile d) oggetto del documento registrato in forma non modificabile e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili f) l impronta del documento informatico (hash), se trasmesso per via telematica (funzione di SHA-1) Comma 3 L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, La tecnologia di SolutionDOC permette la registrazione del protocollo da qualsiasi postazione, poiché la maschera di Protocollazione è di tipo WEB, nel senso che il software di protocollo è installato presso l ENTE e l interazione con gli operatori è attraverso la tecnologia web e quindi basta un browser (es. Internet Explorer) per accedere al sistema. Figura 3: Esempio della maschera di Protocollazione (inserimento dati) Pagina 13 di 27

14 In fase di implementazione del software, tutte le maschere di interazione, come ad esempio la schermata di immissione dati del protocollo, sono completamente configurabili poiché la Suite SolutionDOC possiede un designer (un software visuale denominato SolutionDOC Designer per la progettazione della grafica e dei controlli) che permette di definire tutti i campi (con le relative proprietà: obbligatorio, automatico, non modificabile, ecc ) delle varie schermate web che gli utenti utilizzeranno. Figura 4: Progettazione maschera di Protocollazione con SolutionDesigner Dopo la configurazione delle e maschere che utilizzeranno gli utenti, esse vengono rese attive attraverso il pulsante Pubblica modello che le renderanno immediatamente disponibile come interfaccia web. Pagina 14 di 27

15 La progettazione e relativa pubblicazione in modo semplice delle maschere di interazione con l utente, permette la totale personalizzazione del protocollo (fermo restando la parte fissa obbligatoria per legge) che permette all Ente di inserire tutte le eventuali notifiche, lo smistamento dei documenti, i controlli, l elenco dei vari uffici o delle varie persone e tutte le più svariate attività per la gestione della documentazione. Definizione Maschera con SolutionDesigner Maschera risultante Figura 5: Esempio di progettazione maschera e risultato finale Questa possibilità di gestire le maschere degli utenti, permette di compiere in modo semplice di adempiere a tutte le caratteristiche obbligatori del Protocollo Informatico. Art. 8 Formato del progressivo di protocollo Il progressivo di protocollo è un numero ordinale costituito da sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare. Anche in questo caso SolutionDOC è conforme alla normativa poiché la numerazione è anch essa personalizzabile in fase di implementazione (si veda il capitolo GESTIONE DEL PROTOCOLLO (SEMPLICE) con SolutionDOC ). Per queste ragioni, con il software SolutionDOC si attua facilmente tale particolare numerazione. Pagina 15 di 27

16 Segnatura del protocollo Art. 6 Segnatura di protocollo Le informazioni minime previste da apporre od associare ad ogni documento sono: a) il progressivo di protocollo,, secondo il formato disciplinato all articolo 8; b) la data di protocollo; c) l'identificazione in forma sintetica dell amministrazione o dell Area Organizzativa Omogenea (AOO) individuata iduata (es. Ufficio Protocollo --> PRT) Comma 2 L operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo. ( Art. 1 lettera d: Ai fini del presente regolamento s'intende: per "segnatura di protocollo" l apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.) La tecnologia di SolutionDOC permette la segnatura del protocollo avviene usualmente attraverso la apposizione di una etichetta barcode 2 recante il protocollo Il protocollo stampato nell etichetta usualmente contiene il numero (che ha anche l identificativo dell AOO) e la data, ma si possono inserire altri dati utili alla gestione e ai flussi documentali propri dell Ente. Figura 6: Esempio di segnatura di un documento protocollato Il tipo di Barcode usato per la segnatura può essere di vari formati a seconda delle esigenze. SolutionDOC è in grado di gestire sia i più comuni che quelli più particolari. 2 Per particolari esigenze (per esempio quando la documentazione è per la maggiore in formato digitale) si può eseguire la segnatura del documento apponendo al documento in formato file un watermark (un timbro in formato immagine) con tutti i dati del protocollo e procedere quindi all archiviazione e smistamento di quel file. Questo evita la stampa e la successiva scansione del documento. Pagina 16 di 27

17 Figura 7: Esempio di Barcode Archiviazione digitale del documento Dopo aver segnato il documento con l apposizione del barcode, esso verrà scansionato e automaticamente verrà riconosciuto, archiviato e notificato attraverso la lettura del barcode. L utente non dovrà più preoccuparsi di nulla dopo la fase di scansione 3. Scansione Riconoscimento automatico Archiviazione Smistamento Notifiche Figura 8: Archiviazione automatica utilizzando il protocollo del barcode 3 In alcuni casi è più indicato procede manualmente all archiviazione del documento: dalla maschera di protocollazione ci sarà un tasto Sfoglia dove verrà allegato il documento alla relativa registrazione. Pagina 17 di 27

18 Gestione del ciclo di protocollo La tecnologia di SolutionDOC permette la gestione del ciclo di protocollo più consona e più idonea per l Ente oggetto dell implementazione. In fase di implementazione, il ciclo del documento, come ad esempio la verifica, lo smistamento, l assegnazione compiti, ecc.., sono completamente configurabili poiché la Suite SolutionDOC possiede un designer (un software visuale denominato SolutionDOC Designer) che permette di definire tutti i passaggi e quindi il ciclo di vita del documento. Se quindi prendiamo in considerazione il flusso disegnato (sulla carta) della figura sottostante (Figura 9). Possiamo osservare che tale ciclo è implementato nell Ente in modo molto semplice poiché la stessa struttura viene poi ridisegnata e configurata nel SolutionDOC Designer rendendola operativa (Figura 10). Figura 9: Primo esempio di un Flusso di Protocollo Pagina 18 di 27

19 Figura 10: Esempio di implementazione di un Flusso di Protocollo con SolutionDOC Designer Pagina 19 di 27

20 Attraverso la progettazione dei processi con SolutionDOC Designer, è possibile gestire iter differenti di flussi di gestione. Questa potenzialità di SolutionDOC è fondamentale per una implementazione precisa e puntuale sulle effettive esigenze dell Ente. Figura 11: Secondo esempio di un Flusso di Protocollo Pagina 20 di 27

21 Gestione della documentazione SolutionDOC permette una gestione evoluta della documentazione essendo un software di gestione documentale. SolutionDOC permette quindi di adempiere tutte le funzioni di accesso e di privacy sulla documentazione. Le caratteristiche principali ipali di gestione dei documenti, le ricordiamo di seguito. Art. 9 Funzioni di accesso alle informazioni L accesso ai dati da parte degli utenti appartenenti all'amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del protocollo. Art. 16 Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali Oltre ai requisiti indicati all'articolo 3, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve : a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato; b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio; d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi. SolutionDOC gestisce tutti i requisiti e aggiunge inoltre molte altre potenzialità descritte di seguito. Figura 12: Sicurezza Pagina 21 di 27

22 Per le ricerche dei documenti e dei protocolli, SolutionDOC permette un ampia possibilità di ricerche: per le chiavi (o campi) relativi al protocollo per i fascicoli virtuali creati: per esempio per uffici di smistamento o per tipologia di protocollo, per qualsiasi parola all interno del documento, anche se sono scansionati. Tale ricerca viene denominata FullText ed è una ricerca tipo Google ma sul proprio archivio tenendo conto dei vari permessi di accesso. Figura 13: Ricerca documenti Figura 14: Ricerca sul contenuto del documento (FullText) Pagina 22 di 27

23 La creazione dei fascicoli virtuali (nel senso che il documento non è mai duplicato, ma bensì si creano dei link logici ad esso) possono venire creati anche automaticamente in base agli uffici di smistamento o in base alla tipologia di protocollo o ancora in base alle approvazioni, ecc Figura 15: Creazione dei fascicoli Pagina 23 di 27

24 Conservazione Sostitutiva Ricordiamo che alla fine del ciclo del documento e usualmente alla fine dell anno solare, si può optare per la conservazione tradizionale (conservazione cartacea in archivi fisici), oppure optare per la conservazione sostitutiva e quindi dematerializzare (cestinare) il cartaceo poiché il documento digitale (file) attraverso una particilare procedura informatica ottiene piena validità civile e fiscale 4. Attraverso SolutionDOC la Conservazione Legale Sostitutiva è molto semplice, basta un click sul pulsante Avvia Processo, inserire la Smart Card o il Token di Firma Digitale con il relativo PIN e SolutionDOC si occuperà di tutto il resto. Figura 16: Avvio del processo di Conservazione Sostitutiva Tramite SolutionDOC si possono adottare due strade per adempiere il processo: Conservazione Sostitutiva in Azienda o si ha il Responsabile della Conservazione in Azienda Conservazione Sostitutiva in Outsourcing presso uno dei Centri Servizi Convenzionati o si ha il Responsabile della Conservazione Esterno (il Centro Servizi) 4 Si veda DPR 445 del 28/12/ Delibera CNIPA 11/ DM del MEF del 23/01/2004 Si veda anche la documentazione di SoutionDOC relativa alla Conservazione Sostitutiva Legale Pagina 24 di 27

25 Altri aspetti del Protocollo Art.4 Registrazione di protocollo Comma 2 Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo,, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno. --- SolutionDOC prevede un report delle operazioni eseguite in uno stesso giorno o da fino a una certa data. I report possono essere anch essi archiviati e/o stampati. Art.5 Informazioni annullate o modificate Le informazioni annullate, in conformità alle disposizioni del presente regolamento, devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. La procedura per indicare l annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie, poi annullate, unitamente alla data, all identificativo dell operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione. --- SolutionDOC per tale adempimento prevedere: nei casi più semplici si usa il campo note del documento per riportare tutte le informazioni sopraccitate nei casi più strutturati, si prevede un flusso di annullamento dove si espleterà passo - passo i vari adempimenti e sicurezze Art. 11 Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni (interoperabilità) Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di protocollo informatico dell area organizzativa omogenea di cui al comma 2 dell articolo 2, adottano le modalità di interconnessione stabilite nell ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni. -- Tutti i dati di protocollo sono salvati in modalità strutturata (formato xml) e possono essere letti da un altro sistema. Tali dati possono o essere tramutati nella struttura dati secondo le specifiche che attualmente devono rispettare il DTD (Document Type Definition cioè la definizione della formattazione dei dati) emanata dall Autorita` per l'informatica nella Pubblica Amministrazione il e denominato Segnatura.dtd. Art. 14 Registro di Emergenza Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su un registro di emergenza,, ogni qualvolta [ ] Comma 4 Il primo documento protocollato [ ] acquisisce il numero di protocollo successivo all ultimo generato. La numerazione del protocollo riprende, dal numero successivo cessivo all ultimo registrato manualmente. Comma 5 Pagina 25 di 27

26 Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono inserite [ ], entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità del sistema. --- Dopo aver creato un registro manuale (usualmente una tabella Excel poi stampata) SolutionDOC per tale adempimento prevedere: nei casi più semplici è sufficiente sempre la normale procedura di protocollazione nei casi più strutturati, si prevede un flusso di forzatura del protocollo (per forzare un numero di protocollo al riavvio del sistema informativo dopo il malfunzionamento) e un flusso di recupero protocollo (per il recupero dei documenti protocollati in modalità manuale) Art. 19 Disposizioni per la conservazione degli archivi Comma 2 (workflow per la gestione e dello stoccaggio fisico se non si passa alla Conservazione Sostitutiva) Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento. --- SolutionDOC è in grado di gestire la movimentazione cartacea attraverso la costruzione di flussi documentali ad hoc più o meno complessi a seconda del grado di sicurezza che si vuole dare all archivio: Processo di presa in carico dei documenti Processo di riordino Processo di consultazione Processo di scarto Processo di trasferimento Pagina 26 di 27

27 OBIETTIVO L obiettivo finale è quello (oltre di essere conformi con l obbligo del protocollo informatico) di avere una gestione più semplice, snella, veloce, sicura, fruibile e meno ingombrante! Pagina 27 di 27