OGGETTO: CIRC. 01/2018 CHIARIMENTI AL D.LGS. 231/2007 DOPO L INTRODUZIONE DEL D.LGS. 90/2017

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1 Colleghi loro studi OGGETTO: CIRC. 01/2018 CHIARIMENTI AL D.LGS. 231/2007 DOPO L INTRODUZIONE DEL D.LGS. 90/2017 La presente circolare va inserita all interno del sistema S.G.A.R. MOD.A_07 SGAR ELENCO AGGIORNAMENTO NOVITA' Egregio collega, mi sono giunti numerosi quesiti, alcuni di questi di rilevante importanza che qui di seguito procedo ad esporre con le relative opportune risposte: 1) Obblighi di registrazione: continuo a registrare sul registro cartaceo o sull archivio unico informatico come facevo in precedenza? E quali sono i tempi? La tenuta del registro o archivio unico informatico è venuta meno dal 04 luglio 2017, nell ipotesi in cui abbiate continuato a registrare la clientela non succede nulla però (vedi i commenti che seguono). Art. 18 Contenuto degli obblighi di adeguata verifica: 2. Le attività di identificazione e verifica dell'identità del cliente, dell'esecutore e del titolare effettivo, di cui alle lettere a) e b) del comma 1, sono effettuate prima dell'instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell'incarico per lo svolgimento di una prestazione professionale ovvero prima dell'esecuzione dell'operazione occasionale. 3. In presenza di un basso rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, la verifica dell'identità del cliente, dell'esecutore e del titolare effettivo può essere posticipata ad un momento successivo all'instaurazione del rapporto o al conferimento dell'incarico per lo svolgimento di una prestazione professionale, qualora ciò sia necessario a consentire l'ordinaria gestione dell'attività oggetto del rapporto. In tale ipotesi, i soggetti obbligati, provvedono comunque all'acquisizione dei dati identificativi del cliente, dell'esecutore e del titolare effettivo e dei dati relativi alla tipologia e all'importo dell'operazione e completano le procedure di verifica dell'identità dei medesimi al più presto e, comunque, entro trenta giorni dall'instaurazione del rapporto o dal conferimento dell'incarico. Decorso tale termine, qualora riscontrino l'impossibilità oggettiva di completare la verifica dell'identità del cliente, i soggetti obbligati, si astengono ai sensi dell'articolo 42 e valutano, sussistendone i presupposti, se effettuare una segnalazione di operazione sospetta ai sensi dell'articolo Fermi gli obblighi di identificazione, i professionisti, limitatamente ai casi in cui esaminano la posizione giuridica del loro cliente o espletano compiti di difesa o di rappresentanza del cliente in un procedimento innanzi a un'autorità giudiziaria o in relazione a tale procedimento, anche tramite una convenzione di negoziazione assistita da uno o più avvocati ai sensi di legge, compresa la consulenza sull'eventualità di intentarlo o evitarlo, sono esonerati dall'obbligo di verifica dell'identità del cliente e del titolare effettivo fino al momento del conferimento dell'incarico. 1

2 non ha più senso procedere alla registrazione, per cui si consiglia di sospenderla, rimane l obbligo di identificazione con le modalità e le avvertenze sopra riportate, (normalmente entro i 30 giorni). 2) Obbligo di identificazione e segnalazione: il soggetto per il quale viene compilato solo ed esclusivamente il modello 730, quali obblighi sono tenuto a rispettare nei confronti del cliente per la compilazione del modello 730? A norma dell articolo 17 del nuovo D.Lgs 231/2007 comma 7: Gli obblighi di adeguata verifica della clientela non si osservano in relazione allo svolgimento dell'attività di mera redazione e trasmissione ovvero di sola trasmissione delle dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali e degli adempimenti in materia di amministrazione del personale di cui all'articolo 2, comma 1, della legge 11 gennaio 1979, n. 12 qualcuno ha interpretato questo come un non obbligo in carico al professionista di qualsiasi adempimento. A norma dell articolo 17 del nuovo D.Lgs 231/2007 comma 2 lettera a) 2. I soggetti obbligati procedono, in ogni caso, all'adeguata verifica del cliente e del titolare effettivo: a) quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile; Per cui nell ipotesi in cui, un soggetto abbia investito importi significativi rispetto ai suoi redditi, per comprare ad esempio un immobile, oppure dichiara di aver ereditato o vinto, o per qualsiasi altro motivo sia improvvisamente diventato ricco e lo stesso non comunichi con evidenze certe tali fatti e circostanze al proprio professionista documentandole opportunamente, permane l obbligo in caso di sospetto di procedere all adeguata verifica e se del caso di effettuare una S.O.S. (Segnalazione Operazione Sospetta). 3) Obblighi di, adeguata verifica, conservazione e valutazione del rischio: aspettando che gli organismi consultivi del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili finiscano i loro lavori come ci dobbiamo comportare? Attualmente in tema di antiriciclaggio risultano operativi tre gruppi di lavoro presso il CNDCEC, adeguata verifica, conservazione, valutazione del rischio. Alla domanda di che cosa debba essere fatto aspettando la conclusione di questi lavori la risposta è che bisogna procedere comunque ad una valutazione del rischio, alla sua relativa conservazione (sia della valutazione del rischio sia degli altri documenti) e ad una costante adeguata verifica e quindi ad oggi il documento di riferimento del Consiglio Nazionale è rappresentato dal Manuale delle procedure operative per gli studi professionali pubblicato in data 17/12/2015 e la cui traduzione operativa effettuata dal sottoscritto si è tradotta nella realizzazione dello S.G.A.R (Sistema Gestione Anti Riciclaggio). 2

3 Si pensi ad esempio al fatto che un professionista con la nuova modulistica non identifichi chi sia il c.d. Esecutore o ignori la domanda da fare al titolare effettivo se lo stesso sia o meno una P.E.P. (Persona Esposta Politicamente). Inoltre: Articolo 18 comma 1 lettera c) c) l'acquisizione e la valutazione di informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo o della prestazione professionale, per tali intendendosi, quelle relative all'instaurazione del rapporto, alle relazioni intercorrenti tra il cliente e l'esecutore, tra il cliente e il titolare effettivo e quelle relative all'attività lavorativa, salva la possibilità di acquisire, in funzione del rischio, ulteriori informazioni, ivi comprese quelle relative alla situazione economicopatrimoniale del cliente, acquisite o possedute in ragione dell'esercizio dell'attività. In presenza di un elevato rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, i soggetti obbligati applicano la procedura di acquisizione e valutazione delle predette informazioni anche alle prestazioni o operazioni occasionali; Inoltre: Art. 24 Obblighi di adeguata verifica rafforzata della clientela 5. I soggetti obbligati applicano sempre misure di adeguata verifica rafforzata della clientela in caso di:. c) rapporti continuativi, prestazioni professionali o operazioni con clienti e relativi titolari effettivi che siano persone politicamente esposte. tutti gli obblighi di cui sopra sono pienamente in vigore dal 04 luglio 2017, per cui è opportuno che si proceda al loro adeguamento, autorevole dottrina si è espressa su tale argomento considerando comunque l esigenza di avere chiarimenti ministeriali (questo ancora al luglio 2017). Le norme transitorie di cui all articolo 9 riguardano le disposizioni da emanare da parte delle autorità di vigilanza (Banche ad esempio) che troveranno applicazione fino al 31/03/2018, non sono state emanate norme di transizione per i professionisti contabili. Soluzioni: Adeguamento del proprio sistema antiriciclaggio tramite il nuovo S.G.A.R. (Sistema Gestione Anti Riciclaggio); Adeguata verifica: Accesso all area riservata corsi231.it all area clienti con username e password. Lo studio ha messo a disposizione una area riservata dove i clienti possono compilare l adeguata verifica della clientela tenuto conto dei criteri generali così come previsti dall articolo 17 comma I soggetti obbligati adottano misure di adeguata verifica della clientela proporzionali all'entità dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo e dimostrano alle autorità di cui all'articolo 21, comma 2, lettera a), e agli organismi di autoregolamentazione che le misure adottate sono adeguate al rischio rilevato. Nel graduare l'entità delle misure i soggetti obbligati tengono conto, quanto meno, dei seguenti criteri generali: a) con riferimento al cliente: 1) la natura giuridica; 3

4 2) la prevalente attività svolta; 3) il comportamento tenuto al momento del compimento dell'operazione o dell'instaurazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale; 4) l'area geografica di residenza o sede del cliente o della controparte; b) con riferimento all'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale: 1) la tipologia dell'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale posti in essere; 2) le modalità di svolgimento dell'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale; 3) l'ammontare dell'operazione; 4) la frequenza e il volume delle operazioni e la durata del rapporto continuativo o della prestazione professionale; 5) la ragionevolezza dell'operazione, del rapporto continuativo o della prestazione professionale, in rapporto all'attività svolta dal cliente e all'entità delle risorse economiche nella sua disponibilità; 6) l'area geografica di destinazione del prodotto e l'oggetto dell'operazione, del rapporto continuativo o della prestazione professionale. I nostri tecnici hanno già approntato quest area con accesso tramite user e password e stanno ulteriormente incrementando particolari sicurezze tramite la messa a disposizione di una password temporanea telefonica, che verrà ricevuta via sms e utilizzabile dal ricevente per compilare l apposito questionario, che verrà poi inviato all indirizzo del compilatore comprensivo dei riferimenti dello studio, del nominativo del cliente e del titolare effettivo (eventualmente in forma anonima con il semplice codice di riferimento del cliente), con i dati del compilatore, ad un indirizzo mail che potrà essere o quello del compilatore o quello del dominus, o ancora del responsabile antiriciclaggio dello studio. La facile trasferibilità della mail ricevute potrà essere poi convalidata o meno per il grado di rischio (dal dominus dello studio o dal responsabile antiriciclaggio) e quindi conservata con stampa della medesima, o elettronicamente con trascinamento della mail all interno della cartella del cliente (evitando così la stampa dello stesso); tale modalità garantisce di per sé la validazione di una data temporale nella quale si è adempiuta l adeguata verifica dei rischi, clienti e titolari effettivi, (si sta altresì valutando la possibilità di fornirvi idoneo supporto pec). Ogni studio stabilirà all interno dello S.G.A.R. chi saranno i soggetti autorizzati a effettuare queste operazioni e a chi, in ultima istanza, spetta questa importante incombenza (adeguata verifica) che ricordiamo a differenza della precedente disciplina la sua mancanza è sanzionata. L adeguata verifica deve essere fatta sia sul cliente che sul titolare effettivo così come disposto dall art. 17 com. 1. 4) Confessione di un collega: non ricordo più dove ho messo il registro antiriciclaggio cosa devo fare? La mancata tenuta del registro antiriciclaggio ad oggi non è più sanzionabile tuttavia permane l obbligo di conservazione della documentazione per 10 anni sia per il D.lgs. 231/2007 vecchio che per quello nuovo, le cui norme prevedono: Art. 31 Obblighi di conservazione (nuovo D.Lgs. 231/2007) 1. I soggetti obbligati conservano i documenti, i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e a 4

5 consentire lo svolgimento delle analisi effettuate, nell'ambito delle rispettive attribuzioni, dalla UIF o da altra Autorità competente. 2. Per le finalità di cui al comma 1, i soggetti obbligati conservano copia dei documenti acquisiti in occasione dell'adeguata verifica della clientela e l'originale ovvero copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni. La documentazione conservata deve consentire, quanto meno, di ricostruire univocamente: a) la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell'incarico; b) i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell'esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione; c) la data, l'importo e la causale dell'operazione; d) i mezzi di pagamento utilizzati. 3. I documenti, i dati e le informazioni acquisiti sono conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall'esecuzione dell'operazione occasionale. Art. 57 Inosservanza degli obblighi di conservazione (nuovo D.Lgs. 231/2007) 1. Ai soggetti obbligati che, in violazione di quanto disposto dagli articoli 31 e 32, non effettuano, in tutto o in parte, la conservazione dei dati, dei documenti e delle informazioni ivi previsti o la effettuano tardivamente si applica la sanzione amministrativa pecuniaria pari a euro. 2. Fuori dei casi di cui al comma 1 e salvo quanto previsto dall'articolo 62, commi 1 e 5, nelle ipotesi di violazioni gravi, ripetute o sistematiche ovvero plurime, si applica la sanzione amministrativa pecuniaria da euro a euro. La gravità della violazione è determinata anche tenuto conto:. Nella vecchia normativa art. 231/2007 l art. 38 comma 2 prevedeva che 2. In alternativa all'archivio, i soggetti indicati al comma 1 possono istituire il registro della clientela a fini antiriciclaggio nel quale conservano i dati identificativi del cliente. La documentazione, nonché gli ulteriori dati e informazioni sono conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente punito con la sanzione di cui al vecchio art. 57 comma 3 3. L'omessa istituzione del registro della clientela di cui all' articolo 38, ovvero la mancata adozione delle modalità di registrazione di cui all' articolo 39 è punita con una sanzione amministrativa pecuniaria da a euro E importante per la continuità delle attività antiriciclaggio che il collega smemorato ritrovi almeno i fascicoli della clientela con la documentazione in ordine e con l adeguata verifica aggiornata quella nuova e ove possibile anche quella vecchia. Rimango sempre a vostra disposizione per tutti i dubbi e chiarimenti. Cordiali saluti Giussano 18 gennaio 2018 Dr. Giancarlo Alfredo Slavich 5