Area Amministrazione e Contabilità Polo SDN - Sezione Contratti al Personale e Missioni VADEMECUM MISSIONI

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1 VADEMECUM MISSIONI 26 giugn 2018 Il presente vademecum viene aggirnat cn le principali mdifiche intrdtte nel nuv Reglament missini emanat cn D.R. n del 26/04/2018. Il vademecum ptrà essere aggirnat nei prssimi mesi a seguit dell adeguament di alcuni aspetti prcedurali che sarann implementati nella prcedura ESCO Missini. La prcedura nline da utilizzare è dispnibile all indirizz Ulterire mdulistica richiesta, di seguit richiamata, è dispnibile sul sit di Dipartiment (Link Servizi e strutture Amministrazine e Cntabilità). Il nuv reglament, all'articl 2, definisce ed aggirna l elenc dei sggetti che pssn andare in missine, ed equipara, al fine del rimbrs analitic, i dttrandi, gli assegnisti e i brsisti al persnale di Unit di categria D. Fra gli aventi diritt ad effettuare missine sn elencati gli studenti; a tal prpsit si chiede di prestare massima attenzine al fine di nn cnfndere le missini cn l'attività didattica effettuata sul camp e le escursini di grupp, le cui spese sn gestite unicamente cn bun d'rdine a cura della Sezine apprvviginamenti del Pl. 1. AUTORIZZAZIONE La richiesta a cmpiere la missine deve essere cmpilata in prcedura nline, dal richiedente, almen 5 girni lavrativi prima della partenza (in cndizine di prgrammabilità della missine) al fine di cnsentire: - al Respnsabile scientific, titlare dei fndi, di c n f e r ma r e l u t i l i z z d e i f n d i indicati dal richiedente e segnalare se la spesa vada rendicntata ppure n, nelle nte previste in prcedura nline; - al Direttre ai Vice Direttri, di autrizzare la missine, cnsentend la cpertura assicurativa; - alla Sezine Cntratti al persnale e missini, di verificare la dispnibilità dei fndi e validare la spesa. La missine deve svlgersi nel temp strettamente necessari, di nrma cn partenza dalla sede di servizi. In cas di partenze anticipate rientri psticipati, vver di partenze rientri in sedi diversi da quella di servizi, ccrre frnire, al mment dell autrizzazine (caricandli in prcedura) i preventivi di viaggi previsti per le nrmali date / sede di servizi di partenza, e i preventivi per cui si chiederà il rimbrs, in md da dimstrare che l pzine scelta risulti cmunque ecnmicamente vantaggisa. Mezzi strardinari L utilizz dei mezzi strardinari cme il taxi, l aut prpria e l aut a nleggi, deve essere sempre preventivamente richiest in prcedura nline al mment dell autrizzazine, mtivandne l us e precisandne la tratta. E ammessa l autrizzazine successiva per il taxi, qualra l utilizz, nn prevedibile al mment della richiesta di autrizzazine, si rendesse necessari nel crs della missine. In quest cas ccrre indicare in crs di liquidazine l utilizz del taxi (selezinand l appsita casella). Aut prpria L utilizz dell aut prpria è cnsentit cn le diverse mdalità di rimbrs distinguend tra persnale dcente e nn dcente. Ai primi cmpete un indennità chilmetrica pari a 1/5 del cst di un litr di benzina in Italia, ai secndi 1,70 eur gni 10 Km. Aut di un cllega Occrre indicare, nel camp nte della prcedura nline, il nminativ della persna autrizzata all us dell aut, che sarà l unic titlat a pter richiedere il rimbrs. Missini a cst zer Per tali missini la prcedura cnsente di nn inserire il fnd se si selezina la funzine "Fnd Istituzinale e quindi una delle vci del menu a tendina vver "Missini in Italia" / "Missini ester". Per tali missini ccrre cmunque inserire una cifra minima (es 0,01) per cnsentire il salvataggi della prcedura. 1.1 ANTICIPO Sn previste per tutt il persnale (dcente, TA, dttrandi, brsisti, assegnisti e c.c.c.) due frme alternative di anticip spese, da richiedere al mment dell autrizzazine almen 20 girni prima di partire (sulla base di quant previst dal reglament missini): anticip spese cn versament tramite bnific bancari al richiedente; per accedere al servizi è necessari allegare in prcedura nline i preventivi di spesa di iscrizine, viaggi e alberg; 1

2 anticip di servizi (biglietti di viaggi e/ alberg, iscrizine cnvegn), qualra sia attiva cn il Dipartiment una cnvenzine cn agenzia: il ricrs all agenzia cnvenzinata cn la struttura avviene direttamente a cura dell interessat. E pssibile ricrrere all agenzia cnvenzinata sl dp aver ricevut l autrizzazine alla spesa, frnend all agenzia (sempre a cura dell interessat), via fax via e- mail, il file pdf di autrizzazine missine, valevle cme rdine di spesa. Il file pdf viene rilasciat dalla prcedura missini dp l autrizzazine del Direttre e della Sezine Cntratti al persnale e missini (si ricrda che anche in cas di anticip di agenzia è strettamente necessari allegare alla dcumentazine di rimbrs le carte di imbarc e i biglietti rilasciati dall Agenzia cnvenzinata). Per missini in Italia e all ester, cn rimbrs analitic è pssibile anticipare il 75% del cst presunt della missine (spese di viaggi, pernttament e l iscrizine al cngress). In cas di annullament della missine il richiedente dvrà restituire all amministrazine la smma percepita a titl di anticip, salv diversa indicazine dell Amministrazine, che ptrà prcedere al recuper dell anticip da successivi rimbrsi da crrispndere alla persna interessata. Si riprta a seguire il prspett delle infrmazini da cmpilare in prcedura per aprire la missine. 2

3 2. LIQUIDAZIONE La chiusura della missine è effettuata nella prcedura nline, cmpiland il mdul, che deve essere stampat, firmat e cnsegnat press la prpria sede di supprt n site, crredat da tutti i giustificativi in riginale da cnsegnare in busta. Si ricrda che i giustificativi sn persnali e che gnun sarà rimbrsat per la prpria quta. In cas di ricevute biglietti per più persne, è necessari allegare l riginale in una missine e la/le ftcpia/e nelle altre pratiche, indicand in quale missine è pssibile reperire l riginale. Nn è permess il rimbrs laddve nn sian presentati i giustificativi riginali. In particlare si richiede: Per le spese di viaggi per i mezzi rdinari: biglietti riginali del bus, tram, tren, nave, debitamente cnvalidati, ricevute di acquist dei biglietti di vl che verrà rimbrsat sl cn allegate le carte d imbarc. Nel cas in cui nel bigliett nn sia indicat il cst, es. biglietti dell autbus, ccrre allegare stampa da internet che riprti il cst del bigliett. In cas di utilizz dell aut di servizi ccrre allegare le ricevute dei pedaggi e del carburante. per i mezzi strardinari (si ricrda che devn essere sempre preventivamente autrizzati dal Direttre): aut prpria: ricevute/fatture dei pedaggi autstradali e del parcheggi (rimbrsabile fin a un massim di 50 eur); aut a nleggi: fattura di nleggi, ricevute carburante ed eventuali pedaggi; taxi: ricevute del taxi indicanti la tratta effettuata, la data e l imprt crrispst. Per i pasti: scntrini, ricevute fatture a nme dell interessat indicanti la data, l esercente, l imprt e il dettagli del past acquistat (past, prim, secnd, ecc.) gli scntrini dei supermercati, sl per alimenti e nel cas di sggirni lunghi che rendan ecnmicamente più cnveniente il ricrs a questi ultimi. I giustificativi di spesa, se fiscalmente reglari, sn rimbrsati entr i massimali previsti dal reglament. Per giustificativi stampati su carta termica si raccmanda di prdurne una ftcpia, dat che in breve temp ptrebber risultare illeggibili. Nel cas di scntrini senza dettagli (repart, varie, bar) ccrre descrivere le vci relative su fgli A4 (senza scrivere sull scntrin). In cas di ricevute per più persne, ccrre suddividere l imprt per il numer dei cmmensali, ppure indicare le vci da rimbrsare. Nn sarann rimbrsati i giustificativi nn recanti i dati dell esercente che li ha rilasciati. Per le iscrizini: fattura/ricevuta nminativa. In cas d iscrizine cmprensiva di allggi e/ vitt ccrre dettagliare e differenziare le spese (iscrizine, pasti, allggi). Per pter prcedere cn il rimbrs, è indispensabile allegare cpia di: attestat di partecipazine in cas di cnvegni, cngressi, wrkshp, scule, crsi, ecc, ppure dichiarazine sstitutiva, in assenza di attestat di partecipazine, da inserire secnd le mdalità previste dalla prcedura nline di chiusura della missine. Si ricrda, per prgetti sggetti a rendicntazine, che in sede di audit, cmunque di altre frme di cntrll del finanziatre, tale spesa ptrebbe nn essere accettata, ve mancasse il relativ attestat di partecipazine 1. Per cnsentire gli pprtuni cntrlli da parte dell Amministrazine, dei revisri di un sggett finanziatre si ricrda di cmpilare sempre in md esaustiv la mtivazine della missine, di indicare l eventuale sit web dell event e, se pssibile, di allegare la lcandina in prcedura. 1 Tali funzinalità di autcertificazine sn in via di implementazine nella prcedura ESCO. Nelle mre dell intrduzine di tali mdifiche si prega di selezinare la vce attualmente presente: dichiar di nn essere in grad di allegare l attestat di presenza in quant nn previst dalla natura dell event. 3

4 Per l albe rg : fattura/ricevuta nminativa nella quale risultin le date del pernttament, la tiplgia della camera (dppia, singla) e il numer di persne a cui si riferisce la pezza giustificativa. E pssibile l utilizz della camera dppia us singla sl nel cas in cui nn risulti altra dispnibilità e sempre previa dichiarazine dell interessat nel camp nte della prcedura. La categria ammessa è massim 4 stelle, 3 stelle per il persnale tecnic amministrativ di categria C B. E imprtante cmunicare alla sede di supprt n site qualsiasi variazine relativa a cambi di qualifica, sede di servizi, residenza e crdinate bancarie, utilizzand l appsit mdul dei dati anagrafici dispnibile sul sit di Dipartiment (Link Servizi e strutture Amministrazine e Cntabilità Sezine cntratti al persnale e missini). Nn sarà più necessari siglare singlarmente le ricevute rilasciate in frmat elettrnic. La prcedura richiederà di dichiarare, per tutti i giustificativi di spesa, che gli stessi sarann utilizzati unicamente per il rimbrs della missine e che nn sarann impiegati per ttenere ulteriri rimbrsi dall Atene da altri Enti pubblici privati. Si riprta a seguire il prspett delle infrmazini che devn essere cmpilate in prcedura per la liquidazine della missine. 4

5 Le ulteriri guide nline per Richiedente Direttre Titlare del fnd Sn dispnibili direttamente nella prcedura nline al link dcumentazine. ATTENZIONE La mdulistica cartacea relativa alle missini è riservata esclusivamente a chi, nn è in pssess di credenziali SCU e quindi nn può utilizzare la prcedura ESCO n-line. Tale dcumentazine è dispnibile all indirizz è dispnibile sul sit di Dipartiment (Link Servizi e strutture Amministrazine e Cntabilità Sezine cntratti al persnale e missini). 5