Bandi MIUR Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio Santoro. Università degli Studi di Milano Divisione Servizi per la Ricerca 12 luglio 2013

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1 Bandi MIUR Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio Santoro Università degli Studi di Milano Divisione Servizi per la Ricerca 12 luglio 2013

2 Indice degli argomenti Cosa vedremo oggi? Obiettivi della revisione Principi di revisione internazionale L unità di internal audit La rendicontazione Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute La raccolta e la conservazione della documentazione 2

3 Indice degli argomenti Cosa vedremo oggi? Obiettivi della revisione Principi di revisione internazionale L unità di internal audit La rendicontazione Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute La raccolta e la conservazione della documentazione 3

4 Obiettivi della revisione L obiettivo dell unità di internal audit è: la valutazione, cioè l espressione di un giudizio, del documento oggetto del controllo, cioè del rendiconto Per svolgere la sua missione l unità di internal audit deve: fare riferimento a criteri adeguati all oggetto del controllo utilizzare una metodologia sistematica raccogliere e valutare le evidenze documentali esprimere una valutazione 4

5 Obiettivi della revisione Per poter esprimere un giudizio, la certificazione delle spese dovrà verificare i seguenti aspetti: Pertinenza e attinenza delle spese Attualità e completezza della documentazione Affidabilità del sistema gestionale del progetto Imparzialità dell analisi e del giudizio espresso Comprensibilità del giudizio ed eventualmente dei rilievi evidenziati 5

6 Indice degli argomenti Cosa vedremo oggi? Obiettivi della revisione Principi di revisione internazionale L unità di internal audit La rendicontazione Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute La raccolta e la conservazione della documentazione 6

7 Principi di revisione internazionali The International Federation of Accountants (IFAC) is the worldwide organization for the accountancy profession. Founded in 1977, its mission is to serve the public interest by: contributing to the development, adoption and implementation of high- quality international standards and guidance; contributing to the development of strong professional accountancy organizations and accounting firms, and to high- quality practices by professional accountants; promoting the value of professional accountants worldwide; speaking out on public interest issues where the accountancy profession s expertise is most relevant. 7

8 Principi di revisione internazionali ISA (International Standard on Auditing) Obiettivi generali del revisore indipendente e svolgimento della revisione contabile in conformità ai principi di revisione internazionali Regole del Revisore indipendente Principi etici di riferimento per la revisione contabile del bilancio 14. Il revisore, per gli incarichi di revisione contabile del bilancio, deve conformarsi ai principi etici applicabili, inclusi quelli relativi all indipendenza (integrità, obbiettività, completezza e diligenza professionale, riservatezza, comportamento professionale) 8

9 Principi di revisione internazionali Scetticismo professionale 15. Il revisore deve pianificare e svolgere la revisione contabile con scetticismo professionale riconoscendo che possono esistere circostanze tali da rendere il bilancio significativamente errato. Giudizio professionale 16. Il revisore deve esercitare il proprio giudizio professionale nella pianificazione e nello svolgimento della revisione contabile del bilancio. Elementi probativi sufficienti e appropriati e rischio di revisione 17. Per ottenere una ragionevole sicurezza, il revisore deve acquisire elementi probativi sufficienti e appropriati per ridurre il rischio di revisione ad un livello accettabilmente basso e per consentire in tal modo di trarre conclusioni ragionevoli su cui basare il proprio giudizio. 9

10 Principi di revisione internazionali Limiti intrinseci della revisione contabile I limiti intrinseci della revisione contabile derivano: dalla natura dell informativa economico-finanziaria; dalla natura delle procedure di revisione; dalla necessità che la revisione si svolga in tempi ed a costi ragionevoli. (dalla specifica preparazione ed esperienza dei componenti l unità di internal audit) 10

11 Indice degli argomenti Cosa vedremo oggi? Obiettivi della revisione Principi di revisione internazionale L unità di internal audit La rendicontazione Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute La raccolta e la conservazione della documentazione 11

12 L unità di internal audit AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Normativa Decreto Ministeriale 19 marzo 2010 n. 51 Bando PRIN 2009 Procedure per il finanziamento dei Progetti di Ricerca di Interesse Nazionale Saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti PRIN a partire dal Bando 2009 Circolare ministeriale prot. 661/2012 Progetti FIRB Nuove Modalità di verifica Saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti FIRB non ancora conclusi il 4 maggio

13 L unità di internal audit AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Normativa I LIVELLO Per la necessaria attestazione di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative, ogni rendicontazione è altresì assoggettata ad appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture degli Atenei ovvero ad apposita certificazione rilasciata dal competente Collegio dei Revisori. II LIVELLO Il Ministero procederà a verifiche a campione delle rendicontazioni, richiedendo alle Università interessate le relative documentazioni contabili e riservandosi l adozione dei più opportuni provvedimenti in caso di accertata difformità delle rendicontazioni rispetto alle norme di legge e/o regolamentari. In ogni caso dovrà essere assicurato il criterio dell adeguatezza del campione (non meno del 10% dei progetti finanziati per un importo almeno pari al 10% del finanziamento ministeriale), assicurando al contempo l esistenza di un numero minimo di verifiche per ogni ateneo e per ogni area scientifica 13

14 L unità di internal audit AUDIT E CONTROLLI INTERNI attenzione! Divieto dell'utilizzo delle risorse PRIN per la corresponsione, anche mediante l'utilizzo delle risorse relative alla voce "spese generali", di premi e/o indennità di qualsiasi tipo al personale dipendente partecipante al progetto. La rendicontazione è effettuata dai Responsabili di unità e dal Coordinatore scientifico (che, in qualità di pubblici ufficiali ne attestano la veridicità a tutti gli effetti di legge), nel rispetto del "criterio di cassa" e mediante apposita procedura telematica, entro 60 giorni dalla conclusione del progetto. TUTTI I PROGETTI SARANNO SOTTOPOSTI AD AUDIT DI PRIMO LIVELLO 14

15 L unità di internal audit AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Sanzioni L'accertamento da parte del MIUR di violazioni di norme di legge e/o regolamentari sulle singole rendicontazioni, ferme restando le responsabilità civili e penali, comporta: l'automatica esclusione dai successivi bandi PRIN (per un periodo di 5 anni dalla data dell'accertamento) del responsabile di unità L'accertamento da parte del MIUR di frequenti irregolarità negli audit o di ripetute violazioni di norme di legge e/o regolamentari sul complesso delle rendicontazioni prodotte dalla singola università comporta: l'esclusione dell'università dai successivi bandi PRIN per un periodo di 5 anni dalla data dell'accertamento 15

16 L unità di internal audit Obiettivi principali - Il controllo di legge previsto dal MIUR - La salvaguardia degli interessi dell Ateneo Obiettivi secondari - Assistenza alle attività di verifica svolte dal MIUR - Training del personale coinvolto nella gestione dei progetti - Miglioramento delle procedure di gestione dei progetti PRIN/FIRB Funzioni esercitate allo scopo di raggiungere gli obiettivi: controllo dei progetti redazione delle relazioni di auditing 16

17 L unità di internal audit L unità di internal audit deve garantire: Autonomia i membri del team dovranno essere, e dovranno dimostrare di essere, gerarchicamente e funzionalmente indipendenti rispetto al soggetto sottoposto a controllo Competenza i membri del team dovranno essere necessariamente dotate di competenze ed esperienze specifiche con riferimento al bando relativo al progetto sottoposto a controllo 17

18 L unità di internal audit Efficacia ed efficienza il team deve regolare l attività attraverso la determinazione di specifiche procedure interne (es. convocazione, funzionamento, verbalizzazione, ) Trasparenza l attività deve condursi con il massimo livello di trasparenza ed obiettività, requisiti che devono essere garantiti a prescindere dalla composizione specifica dell unità sui singoli progetti di ricerca da verificare 18

19 L unità di internal audit Prerogative dell unità di internal audit: Elaborazione di un ToR (Terms of Reference) e di una control check list, che guideranno l operato di tutti gli attori coinvolti nel processo di certificazione dei rendiconti (responsabile scientifico, responsabile amministrativo e internal auditors) Elaborazione di un calendario di visite on the spot, che le strutture decentrate, in ragione dell elevato numero di progetti da certificare e del limitato periodo temporale a disposizione, dovranno necessariamente rispettare Previsione di una tempistica rigorosa nella quale l unità di audit dovrà raccogliere la documentazione e potrà eventualmente richiedere spiegazioni, integrazioni anche documentali, ecc 19

20 L unità di internal audit Emissione della certificazione dovuta, secondo la modulistica prevista Comunicazione, informazione e formazione del personale coinvolto nella gestione dei progetti di ricerca MIUR: l investimento di tempo e risorse in questa direzione costituirà la premessa per ridurre tempi, rischi e costi dell attività di verifica vera e propria L unità di internal audit svolgerà un attività unicamente di controllo, (il rendiconto sarà ormai chiuso e definitivo): non sarà quindi possibile correggere/sistemare errori, i quali dovranno invece essere chiaramente evidenziati!!! 20

21 L unità di internal audit Operativamente, l unità di internal audit dovrà: 1) utilizzare una metodologia sistematica Una metodologia sistematica rende il lavoro di revisione più oggettivo, indipendentemente dalla (diversa) composizione dell unità di audit, oltre che permettere un risparmio di tempo e di costi. 2) raccogliere e valutare le evidenze documentali L uso di una metodologia sistematica parte dalla predisposizione coerente, ai fini del controllo, della documentazione necessaria. Tale documentazione deve essere sufficiente allo scopo di verificare il rispetto delle regole finanziarie di eleggibilità dei costi, provare le conclusioni circa tale eleggibilità a cui giunge l unità di audit, difendere tali conclusioni in caso di audit da parte del MIUR 21

22 Indice degli argomenti Cosa vedremo oggi? Obiettivi della revisione Principi di revisione internazionale L unità di internal audit La rendicontazione Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute La raccolta e la conservazione della documentazione 22

23 La rendicontazione Procedura di rendicontazione Il Dipartimento assiste il responsabile scientifico di unità per tutto ciò che concerne la parte amministrativo-contabile, al fine di effettuare un primo screening in merito all ammissibilità delle spese ed all osservanza delle procedure regolamentari. Nella fattispecie, il Dipartimento interviene nelle fasi 2, 3 e 4 della procedura di chiusura del rendiconto di seguito indicata: 23

24 La rendicontazione Fase 1 Rendicontazione del responsabile scientifico Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto (secondo quanto previsto dall art. 7, comma 3 del D.M. n. 51/2010/Ric) il responsabile di unità procede con la compilazione e con la prima chiusura telematica del rendiconto. In questa fase il responsabile scientifico è tenuto - cliccando su un apposito quadratino in calce al rendiconto a dichiarare la pertinenza delle spese sostenute al progetto di ricerca. Successivamente alla chiusura del rendiconto, sarà consentito l accesso ai dati inseriti al Dipartimento (nella persona del Responsabile amministrativo) ed agli Uffici ricerca dell Ateneo, ma non ancora al MIUR. 24

25 La rendicontazione Fase 2 Verifica del responsabile amministrativo Entro i successivi 15 giorni dalla chiusura del rendiconto, il responsabile amministrativo (indicato dal responsabile scientifico in fase di rimodulazione dei costi) ha la possibilità di segnalare telematicamente al responsabile di unità tramite apposita procedura Cineca eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati, al fine di consentirne la modifica. Nel caso in cui il responsabile amministrativo non rilevi errori e/o imprecisioni darà una conferma di chiusura al consuntivo, che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR. In questo caso si passa direttamente alla fase 4. 25

26 La rendicontazione Fase 3 Correzioni da parte del responsabile di unità Nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del rendiconto viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del responsabile di unità. Si avvia, in sostanza, una procedura di modifica telematica del rendiconto da parte del responsabile di unità, sulla base delle segnalazioni pervenute ed entro il termine di 15 giorni; Solo a modifiche avvenute, il responsabile amministrativo darà una conferma di chiusura al consuntivo che verrà quindi reso disponibile al MIUR; in caso di mancata modifica entro il termine prestabilito, si passa direttamente alla fase 4. 26

27 La rendicontazione Fase 4 Chiusura automatica del rendiconto Alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica da parte del responsabile di unità, si verifica la chiusura automatica del rendiconto, con l evidenza delle segnalazioni formulate dal responsabile amministrativo, che saranno visibili sia sul sito degli uffici ricerca sia sul sito riservato del MIUR. La procedura sopra descritta, dovrà essere completata, pertanto, entro giorni dalla conclusione del progetto. 27

28 La rendicontazione In definitiva, cronologicamente si verificheranno i seguenti passaggi: Conclusione del progetto (data A) Fase 1 - Rendicontazione del responsabile scientifico (data B) entro 60gg. (da A) Il responsabile di unità procede con la compilazione e con la prima chiusura telematica del rendiconto. Inoltre, cliccando su un apposito quadratino in calce al rendiconto, il responsabile scientifico dichiara la pertinenza delle spese sostenute al progetto di ricerca. Fase 2 - Verifica del responsabile amministrativo (data C) entro 15gg. (da B) Il responsabile amministrativo (indicato dal responsabile scientifico in fase di rimodulazione dei costi) ha la possibilità di segnalare telematicamente al responsabile di unità tramite apposita procedura Cineca eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati, al fine di consentirne la modifica. Nel caso in cui il responsabile amministrativo non rilevi errori e/o imprecisioni darà una conferma di chiusura al consuntivo, che verrà chiuso e reso disponibile al MIUR. 28

29 La rendicontazione Fase 3 - Correzioni del responsabile scientifico (data D) entro 15gg. (da C) Nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del rendiconto viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del responsabile di unità. Fase 4 - Chiusura automatica del rendiconto (data D) entro 15gg. (da C) Alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica da parte del responsabile di unità, si verifica la chiusura automatica del rendiconto, con l evidenza delle segnalazioni formulate dal responsabile amministrativo, che saranno visibili sia sul sito degli uffici di ricerca sia sul sito riservato del MIUR. Chiusura dell attività di INTERNAL AUDIT (data E) entro: 6 mesi da D nel caso del PRIN 3 mesi da D nel caso del FIRB 29

30 Indice degli argomenti Cosa vedremo oggi? Obiettivi della revisione Principi di revisione internazionale L unità di internal audit La rendicontazione Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute La raccolta e la conservazione della documentazione 30

31 Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute CONTENUTO DELLE RENDICONTAZIONI Ogni rendicontazione dovrà essere effettuata su apposita modulistica messa a disposizione dal CINECA e consisterà in una dettagliata elencazione dei costi sostenuti, distinti per voce di spesa (fatta eccezione per le spese generali, che saranno calcolate automaticamente in ragione del 60% del costo rendicontato per il personale). Si ricorda che i costi relativi alle voci di spesa A.1, A.2 e A.3 rientrano nell ambito del cofinanziamento che ogni unità di ricerca dovrà assicurare. In calce a ogni rendiconto il responsabile scientifico e il responsabile amministrativo dovranno sottoscrivere telematicamente (cliccando su appositi quadratini ) le seguenti dichiarazioni: 31

32 Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute Per tutto il personale: DICHIARAZIONI PER LE VOCI DI SPESA Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all effettivo impegno sul progetto di tutto il personale dipendente e non dipendente rendicontato o impiegato nel progetto Per il personale non dipendente già arruolato prima della data di approvazione del PRIN (A.3): Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all esclusivo utilizzo di fondi liberi, cioè di fondi propri diversi dai fondi PRIN e da altri fondi specifici per il finanziamento di progetti Per le altre voci di spesa: Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all effettivo utilizzo nel progetto e per il progetto delle attrezzature, delle consulenze, dei materiali di consumo rendicontati Per il criterio di cassa: Dichiarazione del responsabile amministrativo relativa all avvenuta effettuazione delle spese 32

33 Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute Inoltre, ciascuna unità di ricerca, dovrà completare una TASCA INFORMATICA nella quale il responsabile amministrativo dovrà inserire, mediante copia scansita, i seguenti documenti: Personale non dipendente già arruolato prima della data di approvazione del PRIN (A.3) Copia scansita del contratto Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto (A.4) Copia scansita del contratto Attrezzature, strumentazioni e prodotti software (C) Copia scansita delle fatture di importo superiore ad Servizi di consulenza e simili (D) Copia scansita delle fatture di importo superiore ad Altri costi di esercizio (E) Copia scansita dell autorizzazione alla missione 33

34 Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute Attività di controllo interno Il controllo delle rendicontazioni da parte degli audit interni dovrà avvenire entro 6 mesi dalla chiusura del rendiconto. Il bando prevede che tutte le rendicontazioni relative a tutti i progetti siano assoggettate agli audit, mentre per il MIUR è prevista la possibilità del controllo a campione (nel limite minimo del 10%). Nell ambito degli audit, da effettuare a tappeto, è peraltro possibile procedere mediante campionatura delle spese sostenute, con esclusione delle voci di spesa Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C) e Servizi di consulenza e simili (D), per le quali è invece necessario il controllo totale delle fatture. 34

35 Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute Attività di controllo interno A.1 Personale dipendente: campionatura min. 30% costo totale Acquisizione della dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (Divisione Stipendi e carriere del personale) A.2 Personale dipendente da altri Enti /Atenei: camp. min. 30% costo Autocertificazione del Responsabile di unità in merito all impegno dedicato effettivamente al progetto. Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (dell altro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non superamento del monte ore complessivo A.3 Personale non dipendente: campionatura min. 30% del numero totale per almeno il 50% del costo totale Copia conforme di contratto o lettera di incarico per il progetto. Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa 35

36 Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute Attività di controllo interno A.4 Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto: campionatura min. 30% del numero totale per almeno il 50% del costo totale Bando di concorso Copia conforme di contratto o lettera d incarico per il progetto, con l indicazione dell oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere, delle eventuali modalità di esecuzione e con l eventuale indicazione della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa dell avvenuto pagamento B Spese generali: non sono necessari controlli 36

37 Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute Attività di controllo interno C Attrezzatura, strumentazione e prodotti software: controllo totale Copia conforme fatture Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto) Mandati di pagamento Dichiarazione del responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo dell attrezzatura sul progetto Qualora l attrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con l ente ospitante D Servizi di consulenza e simili: controllo totale Contratti/lettera di incarico con l indicazione delle attività da svolgersi e del periodo in cui devono essere svolte Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture/ricevute compensi (copia conforme se importi superiori a 5.000) Mandati di pagamento 37

38 Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute Attività di controllo interno E Altri costi di esercizio: campionatura min. 10% titoli di spesa per almeno 30% costo totale Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture (copia conforme di tutte le fatture di importo superiore ad 5.000) Mandati di pagamento per le missioni: - Copia conforme di tutti i moduli di richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione - Lettera d incarico o modulo missione, a firma del responsabile di unità, che autorizza la specifica missione ed evidenzi le motivazioni scientifiche che rendono necessaria la missione nonché la durata della missione stessa. - Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle spese sostenute presenti e correttamente conservate - Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti, ecc - Mandati di pagamento 38

39 Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute Attività di controllo interno In ogni caso, al termine della procedura di audit, la struttura competente, per il tramite degli uffici ricerca, dovrà rilasciare al MIUR le seguenti dichiarazioni, che confluiranno nella tasca informatica del progetto: Dichiarazione scansita degli avvenuti controlli e della veridicità dei rendiconti Dichiarazione scansita di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative Dichiarazione scansita in ordine alle eccezioni rilevate in sede di audit, con elencazione delle stesse Dichiarazione scansita in merito all accettabilità complessiva del rendiconto, con eventuale motivata proposta di stralci 39

40 Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute Attività di controllo del MIUR Disponendo del rendiconto (comprensivo della tasca informatica ), e quindi di tutte le copie scansite dei contratti, delle fatture superiori a euro e delle dichiarazioni rilasciate dalla competente struttura di internal audit, il MIUR procederà all effettuazione dei controlli a campione di propria competenza, anche con verifiche in loco. Il calendario delle visite in loco sarà definito tempestivamente (previa definizione del campione da assoggettare a verifica), con un preavviso di almeno 30 giorni, e inviato a tutti gli uffici ricerca, affinché quelli interessati possano predisporre per tempo la documentazione necessaria, costituita da: Originali delle dichiarazioni rilasciate dalla struttura di internal audit Dichiarazioni relative al costo annuo lordo Originali o copie conformi dei contratti relativi al personale (voce A.3 e A.4) Originali o copie conformi delle fatture di importo superiore ai euro Originali o copie conformi delle autorizzazioni alle missioni 40

41 Indice degli argomenti Cosa vedremo oggi? Obiettivi della revisione Principi di revisione internazionale L unità di internal audit La rendicontazione Le verifiche amministrative e le dichiarazioni dovute La raccolta e la conservazione della documentazione 41

42 La raccolta e la conservazione della documentazione In definitiva, i soggetti coinvolti nella gestione dei progetti MIUR sono: Il Dipartimento L unità di Internal Audit (controllo I livello) Il MIUR (controllo II livello) Il Dipartimento, cioè RESPONSABILE SCIENTIFICO e RESPONSABILE AMMINISTRATIVO, ha il compito produrre il rendiconto oggetto della verifica. 42

43 La raccolta e la conservazione della documentazione Il RESPONSABILE SCIENTIFICO dovrà in particolare: 1)Chiudere telematicamente il rendiconto 2)Correggere (eventualmente) il rendiconto in base ai rilievi del Responsabile Amministrativo 3)Produrre la Dichiarazione relativa all effettivo impegno sul progetto di tutto il personale dipendente e non dipendente rendicontato o impiegato nel progetto 4)Produrre la Dichiarazione relativa all utilizzo di fondi liberi, cioè di fondi propri diversi dai fondi PRIN e da altri fondi specifici per il finanziamento di progetti, relativamente al personale non dipendente già acquisito 5)Produrre la Dichiarazione relativa all effettivo utilizzo nel progetto e per il progetto delle attrezzature, delle consulenze e del materiale di consumo rendicontati 6)Rendersi disponibile a collaborare attivamente sia con il Responsabile Amministrativo, nella redazione e chiusura del rendiconto, sia con l unità di internal audit nello svolgimento di tutte le fasi della verifica 43

44 La raccolta e la conservazione della documentazione 44

45 La raccolta e la conservazione della documentazione Il RESPONSABILE AMMINISTRATIVO dovrà in particolare: 1)Formulare telematicamente i rilievi al rendiconto 2)Chiudere telematicamente il rendiconto «corretto» dal Responsabile Scientifico 3)Produrre la Dichiarazione relativa all avvenuta effettuazione delle spese rendicontate, secondo il criterio di cassa 4)Compilare la «TASCA INFORMATICA», nella quale dovranno confluire: a) copia scansita dei contratti di lavoro relativamente al personale non dipendente già acquisito (voce A.3) ed al personale da acquisire sul progetto (voce A.4) b) copia scansita delle fatture di importo superiore ad con riferimento alle attrezzature, strumentazione e prodotti software (voce di spesa C), e servizi di consulenza e simili (voce D) c) Copia scansita dell autorizzazione alle missioni, con riferimento agli altri costi di esercizio (voce di spesa E) 5)Preparare il FALDONE del progetto, che rimarrà a disposizione sia dell unità di internal audit, quando verrà per il controllo, che del MIUR (per l eventuale controllo di II livello) 6)Rendersi disponibile a collaborare attivamente sia con il Responsabile Scientifico, nella redazione e chiusura del rendiconto, sia con l unità di internal audit nello svolgimento di tutte le fasi della verifica 45

46 La raccolta e la conservazione della documentazione 46

47 La raccolta e la conservazione della documentazione Il faldone dovrà quindi contenere la seguente documentazione, ordinatamente divisa per ciascuna voce di spesa, e per tutte le spese rendicontate (campionatura 100%): A.1 Personale dipendente Acquisizione della dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (Divisione Stipendi e carriere del personale) A.2 Personale dipendente da altri Enti /Atenei Autocertificazione del Responsabile di unità in merito all impegno dedicato effettivamente al progetto. Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (dell altro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non superamento del monte ore complessivo A.3 Personale non dipendente Copia conforme di contratto o lettera di incarico per il progetto. Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa 47

48 La raccolta e la conservazione della documentazione Il faldone dovrà quindi contenere la seguente documentazione, ordinatamente divisa per ciascuna voce di spesa, e per tutte le spese rendicontate (campionatura 100%): A.4 Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto Bando di concorso Copia conforme di contratto o lettera d incarico per il progetto, con l indicazione dell oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere, delle eventuali modalità di esecuzione e con l eventuale indicazione della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa dell avvenuto pagamento B Spese generali: nulla 48

49 La raccolta e la conservazione della documentazione Il faldone dovrà quindi contenere la seguente documentazione, ordinatamente divisa per ciascuna voce di spesa, e per tutte le spese rendicontate (campionatura 100%): C Attrezzatura, strumentazione e prodotti software Copia conforme fatture Verbali di collaudo/accettazione (se previsti) Mandati di pagamento Dichiarazione del responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo dell attrezzatura sul progetto Qualora l attrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con l ente ospitante D Servizi di consulenza e simili Contratti/lettera di incarico con l indicazione delle attività da svolgersi e del periodo in cui devono essere svolte Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Copia conforme di tutte le fatture/ricevute compensi (non solo quelle di importo superiore a 5.000) Mandati di pagamento 49

50 La raccolta e la conservazione della documentazione Il faldone dovrà quindi contenere la seguente documentazione, ordinatamente divisa per ciascuna voce di spesa, e per tutte le spese rendicontate (campionatura 100%): E Altri costi di esercizio per tutti: Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Copia conferme di tutte le fatture (non solo quelle di importo superiore ad 5.000) Mandati di pagamento solo per le missioni: Copia conforme di tutti i moduli di richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione Lettera d incarico o modulo missione, a firma del responsabile di unità, che autorizza la specifica missione e specifichi i motivi scientifici che rendono necessaria la missione nonché la durata della missione stessa. Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle spese sostenute presenti e correttamente tenute Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti, ecc Mandati di pagamento 50

51 La raccolta e la conservazione della documentazione Attenzione: Una puntuale, completa ed ordinata archiviazione è una condizione necessaria per il corretto svolgimento della procedura di audit e per il rispetto dei ristrettissimi tempi nei quali dovremo necessariamente procedere Dovremo certificare 91 progetti sul bando PRIN 2009, oltre ad alcuni progetti sul bando FIRB 2008, nel periodo gennaio giugno

52 La raccolta e la conservazione della documentazione E in corso di definizione un calendario di visite on the spot nei vari dipartimenti dell Ateneo 52

53 Bandi MIUR Procedure di INTERNAL AUDIT Grazie per l attenzione, buon lavoro e buone vacanze! RIFERIMENTI Divisione Servizi per la Ricerca Ufficio Auditing e Consulenza Contabile progetti Aurora Altomare Tel Raffaella Caporaso Tel Gerardo D'Errico Tel Maurizio Santoro Tel Bruno Zampaglione Tel audit.ricerca@unimi.it web: fax