Scopo Normativa di riferimento Modalità Operative Generali Tabella Matrice delle responsabilità

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1 Obiettivo: I5) Formalizzare i flussi informativi e consentire la percorribilità dei controlli sul corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale. Azione: I5.1 Predisposizione di una procedura amministrativo-contabile che formalizzi i flussi informativi relativi al trattamento economico del personale. Fase Responsabile Data Firma Predisposizione Approvazione Revisione Revisione 2 Approvazione Dr. A. Casella (Direttore S.C. Personale) Dr.ssa C. Serpieri (Direttore Amm.vo) Dr. A. Casella (Direttore S.C. Goru) Dr. A. Casella (Direttore S.C. Goru) Dr.ssa S.Martinetto (Direttore Amm.vo) Scopo Normativa di riferimento Modalità Operative Generali Tabella Matrice delle responsabilità 1

2 1. Scopo Il presente documento è finalizzato in generale a descrivere le procedure per formalizzare i flussi informativi e consentire la percorribilità dei controlli sul corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale. Pertanto, tenuto conto della natura di azienda ospedaliera dell'a.o., la procedura è diretta a: a) assicurare che le procedure di gestione economica del personale dipendente ed assimilato a dipendente seguano correttamente i passaggi del protocollo operativo consolidato (l'azienda non gestisce personale convenzionato di base); b) garantire trasparenza relativamente ai passaggi e agli adempimenti necessari per il pagamento della retribuzione ordinaria. 2. Normativa di riferimento CCNL Comparto dal 1/9/1995 al 31/7/2009 CCNL della Dirigenza dal 5/12/1996 al 6/5/2010 Accordi Integrativi Aziendali (comparto e dirigenza) DLgs 30 marzo 2001 n. 165 s.i.m. (Testo Unico Lavoro Pubblico) DLgs 26 marzo 2001 n. 151 s.i.m. (Testo Unico Maternità) DL 78/2010 convertito con L 102/2009 (art. 9) Normativa nazionale e regionale con riflessi fiscali e previdenziali 3. Modalità operative generali 3.1 Modalità generali di gestione del trattamento economico del personale Il servizio di elaborazione stipendiale a favore del personale aziendale è affidato ad un fornitore esterno (C.S.I.); tale servizio riguarda il personale dipendente e gli altri soggetti con redditi assimilati (collaboratori con contratti libero professionali; borsisti; stagisti extracurriculari) Il C.S.I. non fornisce soltanto la specifica procedura informatica di elaborazione dei cedolini stipendiali (SPI), ma anche il sistema di rilevazione assenze/ presenze (RAP) nonché di gestione 2

3 delle risorse umane (HR), in modo da massimizzare, per quanto possibile, l'integrazione fra le diverse procedure afferenti al personale. In questo contesto, compete direttamente al CSI anche l'aggiornamento e l'adeguamento delle procedure informatiche rispetto alle variazioni di carattere generale (derivanti ad esempio da leggi nazionali in materia previdenziale e fiscale ovvero da contratti nazionali di lavoro). Per quanto concerne invece le modifiche delle procedure eventualmente conseguenti a provvedimenti aziendali (ad esempio relativi ai contratti integrativi decentrati), il relativo aggiornamento è effettuato direttamente dagli uffici competenti (Ufficio Trattamento Economico e Ufficio RAP, in primo luogo, con il supporto della SC ICT e Sistemi Informativi), ove ciò sia possibile in funzione della tipologia di interventi tecnici necessari. Qualora gli interventi richiesti siano più specifici ed approfonditi ovvero quantitativamente rilevanti (ad esempio applicazione fasce retributive), viene richiesto il supporto del CSI. 3.2 Acquisizione ed elaborazione dei dati rilevanti ai fini stipendiali Acquisizione dei dati I dati variabili necessari per l'elaborazione dei cedolini stipendiali del personale si riferiscono al trattamento economico accessorio e sono per la maggior parte acquisiti dalla procedura stipendi (SPI) in maniera informatizzata attraverso specifici scarichi mensili dalla procedura RAP (a sua volta alimentata dalla procedura HR per quanto riguarda dati anagrafici e organizzativi). I dati rilevanti ai fini del trattamento economico accessorio sono quelli derivanti dalla registrazione della effettiva presenza in servizio degli interessati (orari di entrata ed uscita, assenze, ecc.) nonché delle concrete modalità di prestazione dell'attività lavorativa (turni, reperibilità, ecc.): RAP acquisisce tali dati in base alla rilevazione degli ingressi e delle uscite registrata mediante l'utilizzo del badge dei singoli dipendenti. Il collegamento alla effettiva presenza in servizio del personale comporta che i dati stipendiali legati al trattamento accessorio vengono effettivamente erogati al personale soltanto dopo 30 (per la retribuzione di risultato o di produttività) o 60 giorni (per il restante trattamento accessorio) dalla data di effettivo espletamento della prestazione lavorativa. In alcuni casi i dati stipendiali non vengono scaricati da RAP bensì risultano forniti da altri uffici aziendali: si tratta in particolare dei dati relativi allo svolgimento dell'attività libero professionale intramuraria (ALPI), per la quale è competente il settore aziendale dedicato alla Libera 3

4 Professione, nonché ai rimborsi spese relativi alla formazione obbligatoria esterna ed all'attività svolta dal personale del comparto a supporto dell'alpi, per la quale è invece competente la SC Gestione e Organizzazione Risorse Umane (GORU) (Area Formazione per i rimborsi e Ufficio Trattamento Economico per il supporto Alpi). Nel primo caso l Area Formazione trasmette all'ufficio Trattamento Economico specifici tracciati informatici riepilogativi dei dati stipendiali. Infine una serie di dati stipendiali è inserita sulla procedura SPI direttamente da parte dell'ufficio Stipendi, con riferimento alle variazioni che possono intervenire mensilmente sulla situazione giuridica dei singoli dipendenti e che hanno effetti diretti sul trattamento economico: si tratta, ad esempio, delle assenze per aspettativa o malattia lunga incidente sullo stipendio tabellare, degli assegni familiari, delle detrazioni, delle deleghe sindacali, delle cessioni di quote di stipendio, dei pignoramenti nonché di modifiche dello stato giuridico relative ad incarichi dirigenziali, fasce di esclusività, incarichi di coordinamento, ecc.). Lo stesso Ufficio Stipendi provvede direttamente (tramite un applicativo aziendale interfacciato con il Centralino telefonico) anche allo scarico dei dati riferiti a telegrammi e telefonate da addebitare al personale, nonché a quello dei dati delle dichiarazioni dei redditi (dalla Agenzia delle Entrate) per consentire lo svolgimento dei compiti propri del sostituto di imposta ai fini fiscali. Successivamente alla chiusura dei cedolini stipendiali l'ufficio Trattamento Economico provvede allo scarico da SPI dei dati relativi alla denuncia previdenziale che viene mensilmente inoltrata all'inps mediante l'apposito applicativo informatico Elaborazione dei dati Lo scarico o l'inserimento diretto dei dati aventi rilevanza stipendiale avviene con cadenza mensile tenuto conto del calendario prestabilito dal CSI in relazione alla chiusura del processo di elaborazione degli stipendi. In particolare il CSI provvede alla elaborazione massiva dei cedolini di norma 2 giorni lavorativi prima della chiusura definitiva del processo mensile di elaborazione stipendiale, in modo da consentire interventi di rettifica di eventuali errori (la chiusura definitiva è solitamente collocata alla metà del mese circa). Ciò premesso, gli scarichi stipendiali e l'inserimento degli altri dati rilevanti sono effettuati 4

5 dall'ufficio Trattamento Economico in tempo utile e comunque prima della data dell'elaborazione massiva dei cedolini. Le operazioni mensili di scarico dei dati stipendiali sono molteplici e distinte sia per tipologia che per area contrattuale. Per ogni area contrattuale (comparto, dirigenza medica, dirigenza sanitaria non medica, dirigenza PTA), si procede infatti in maniera distinta allo scarico sia dei singoli istituti corrispondenti al trattamento accessorio (uno scarico per ogni istituto, quali guardie, reperibilità, straordinario, turni festivi, ecc.) sia dei compensi afferenti alla retribuzione di risultato ed alla produttività collettiva, che necessitano di elaborazioni particolari in relazione al calcolo dei giorni abbattuti sulla retribuzione incentivante in base alla trattenuta per i primi 10 giorni di malattia nonché ai casi di non spettanza degli incentivi ed all'eventuale conguaglio di precedenti quote non dovute ovvero saltate. 3.3 Verifiche e controlli Verifiche preventive rispetto all'elaborazione massiva stipendiale L'Ufficio Trattamento Economico effettua la prima e più nutrita serie di verifiche mensili in maniera preventiva rispetto alla fase di elaborazione massiva dei cedolini da parte del CSI. Tali verifiche sono di 2 categorie. La prima tipologia riguarda i dati scaricati da RAP, per i quali il controllo è di carattere eminentemente tecnico rispetto al fatto che lo scarico sia stato eseguito in maniera corretta (ad esempio in riferimento alla corrispondenza di dimensioni e numero dei record, alla presenza di tutte le voci stipendiali accessorie, ecc.) La seconda tipologia è invece relativa agli altri dati stipendiali, corrispondenti alle variazioni manualmente inserite dall'ufficio Trattamento Economico e che sono singolarmente controllate per verificare il loro avvenuto corretto inserimento. Qualora l'ufficio Trattamento Economico ravvisi uno o più errori di elaborazione, provvede a modificare direttamente il dato interessato, ovviamente in tempo utile rispetto alla elaborazione massiva dei cedolini da parte del CSI. 5

6 3.3.2 Verifiche successive rispetto all'elaborazione massiva stipendiale Successivamente all'elaborazione massiva dei cedolini stipendiali da parte del CSI, e nell'arco dei 2 giorni precedenti alla chiusura definitiva del processo mensile di elaborazione paghe, l'ufficio Trattamento Economico effettua i seguenti ulteriori controlli. Innanzitutto verifica quali sono i cedolini mensili di importo maggiore ai Euro e ne trasmette l'elenco alla S.S. Contabilità Generale e Bilancio per consentire gli adempimenti dovuti a norma di legge nei confronti di Equitalia. L'altra verifica riguarda invece il controllo puntuale dei cosiddetti cedolini nulli, ossia di quelli con importo pari a zero o con importo negativo. Qualora l'ufficio Trattamento Economico ravvisi uno o più errori di elaborazione, provvede a modificare direttamente il relativo cedolino sulla procedura SPI, prima della chiusura definitiva Altre verifiche Qualora nel periodo intercorrente fra la chiusura mensile del processo di elaborazione stipendiale e la data di accredito delle competenze vengano accertati degli errori particolarmente rilevanti (ad esempio mancata elaborazione del cedolino mensile regolarmente spettante), la SC GORU, mediante l'ufficio Trattamento Economico, provvede a dare disposizione alla S.S. Contabilità Generale e Bilancio in merito alla predisposizione di un mandato di pagamento, da recuperare nelle successive mensilità stipendiali. Una volta concluse le verifiche e, conseguentemente, il processo di elaborazione stipendiale, la Tesoreria aziendale provvede al versamento delle competenze stipendiali ai dipendenti. Tale liquidazione avviene soltanto dopo che la Tesoreria ha ricevuto una specifica distinta riepilogativa dell'importo mensile da versare al personale ( vistata dal Direttore della SC GORU e sottoscritta dal Direttore della S.S. Contabilità Generale e Bilancio) e che la stessa Tesoreria ha provveduto a riconciliare i dati risultanti da tale distinta con il flusso informatico direttamente pervenuto dal CSI. 6

7 3.4 Flowchart del processo di elaborazione stipendi 7

8 4.Tabella - Matrice delle responsabilità Attività Acquisizione dati stipendiali: inserimento variazioni individuali su procedura SPI Acquisizione dati stipendiali: compensi Alpi (tracciato csv) Acquisizione dati stipendiali: rimborsi spese per formazione esterna (tracciato csv) Acquisizione dati stipendiali: supporto Alpi personale del comparto (tracciato csv) Elaborazione dati stipendiali: scarichi mensili voci accessorie e incentivazione Verifiche e controlli preventivi alla elaborazione massiva dei cedolini: sulle modalità dello scarico Verifiche e controlli preventivi alla elaborazione massiva dei cedolini: sul contenuto dei dati Verifiche e controlli successivi alla elaborazione massiva dei cedolini Responsabile Ufficio Libera Professione S.C. GORU/ Area Formazione 8