BO XI - Introduzione. Informazioni corso. Pubblicazione oggetti

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1 Informazioni corso oggetti Argomenti Capitolo 1: Introduzione a Capitolo 2: Creazione di pubblicazioni Capitolo 3: Riferimento per la pubblicazione 2 Pagina 1

2 processo che rende disponibile per un vasto pubblico report e documenti. Il contenuto dei report può essere distribuito automaticamente mediante posta elettronica o FTP, salvato su disco o gestito mediante la piattaforma BusinessObjects Enterprise per la visualizzazione sul Web, la memorizzazione e il recupero, ed infine automatizzato mediante la pianificazione. 3 Da InfoView, è possibile selezionare un unico documento Desktop Intelligence e modularlo per diversi utenti o destinatari; pianificare una pubblicazione perché sia eseguita ad intervalli specificati ed inviarlo a diverse destinazioni, tra cui: cartelle di InfoView destinatari di posta in arrivo in InfoView destinatari di indirizzi di posta elettronica 4 Pagina 2

3 Una pubblicazione è un insieme di metadati utilizzati per distribuire un documento a un largo pubblico. I metadati comprendono l'origine della pubblicazione, i destinatari e la personalizzazione applicata. Per questa versione, una pubblicazione è basata su un unico documento Desktop Intelligence. 5 Scopo delle pubblicazioni Le pubblicazioni consentono di inviare informazioni all'interno dell'azienda inmodo più efficiente: h Consentono di distribuire informazioni in modo semplice ad individui o gruppi di utenti e di personalizzare le informazioni ricevute da ogni utente o gruppo. h Consentono la consegna di informazioni di business mirate a gruppi o individui mediante un portale protetto da password, in un'intranet, un'extranet o su Internet. h Riducono l'accesso al database eliminando la necessità per gli utenti di inviare richieste di processi. 6 Pagina 3

4 Workflow di pubblicazione unico per tutti i tipi di pubblicazione Per semplificare il lavoro per chi pubblica un documento, le fasi della creazione di una pubblicazione sono sempre le stesse, indipendentemente dalle variazioni tra le pianificazioni, le destinazioni o i formati delle pubblicazioni. Diverse destinazioni per una pubblicazione Una pubblicazione può essere pubblicata in diverse destinazioni, ed è quindi possibile distribuire pubblicazioni a destinatari mediante posta elettronica, la posta in arrivo di InfoView o cartelle, file e server FTP. Diversi formati per una pubblicazione Quando si esegue una pubblicazione, è possibile scegliere tra un certo numero di formati tra cui Adobe PDF, HTML e Microsoft Excel. 7 Personalizzazione dei report Da un unico documento di origine, è possibile creare pubblicazioni personalizzate in modo che ogni destinatario riceva una pubblicazione contenente solo i dati che gli sono destinati. Pianificazione delle pubblicazioni La pubblicazione consente di risparmiare tempo, dando all'utente la possibilità di specificare il momento in cui inviare le pubblicazioni. Invece di creare diverse pubblicazioni, è possibile eseguire un'unica pubblicazione con tutte le indicazioni temporali desiderate. Gruppi di utenti Gli invii di pubblicazioni sono più semplici da seguire, gestire ed organizzare quando si raggruppano i destinatari. 8 Pagina 4

5 Discussions (in precedenza chiamati commenti) La funzione Discussions consente agli utenti di creare note su pubblicazioni e altri oggetti di una cartella. Gli utenti di BusinessObjects Enterprise che dispongono dei diritti di accesso appropriati possono visualizzare le note o aggiungere propri commenti ai thread di discussione. Istanze (in precedenza chiamate cronologia) I destinatari possono accedere ad istanze precedenti di pubblicazioni nella pagina Storico di una pubblicazione. Spostandosi tra le versioni attuali e passate dello stesso report, gli utenti possono confrontare le modifiche documentate dalle istanze. 9 Encyclopedia Grazie a Encyclopedia gli utenti di business intelligence potranno disporre di informazioni importanti relative ai report. L'applicazione identifica lo scopo del report e le domande di business a cui dà risposta. Encyclopedia elenca anche e definisce i termini utilizzati nel report. Il risultato è una maggiore semplicità e frequenza d'uso da parte degli utenti finali; Encyclopedia riduce anche il numero di chiamate di servizio al reparto informatico perché tutte le informazioni necessarie agli utenti sono integrate nel report. 10 Pagina 5

6 Utenti delle pubblicazioni Vi sono tre categorie di utenti per le pubblicazioni: creatori di pubblicazioni, amministratori e destinatari. Creatori di pubblicazioni I creatori di pubblicazioni utilizzano la pubblicazione per: Creare pubblicazioni per distribuirle. Selezionare i destinatari delle pubblicazioni. Applicare profili alle pubblicazioni per personalizzare il tipo di informazioni visibili per ogni gruppo di utenti. Pianificare istanze di pubblicazioni. Amministratori Gli amministratori dispongono dei diritti per: Creare nomi di profili e destinazioni di profili. Assegnare profili a specifici utenti o gruppi. Gestire la configurazione del server di posta elettronica. Importare nel sistema informazioni relative agli utenti e ai profili. Destinatari I destinatari utilizzano la pubblicazione per: Ricevere pubblicazioni. Sottoscrivere o annullare la sottoscrizione a pubblicazioni. 11. Creazione delle pubblicazioni. Per creare una pubblicazione per BusinessObjects Enterprise, i creatori di pubblicazioni applicano un workflow standard: h Creano un documento Desktop Intelligence su cui la pubblicazione sarà basata. h Esportano il documento Desktop Intelligence nel Central Management Server. h Forniscono informazioni per definire la pubblicazione. h Modificano la pubblicazione per personalizzarla in funzione dei destinatari. h Pianificano l'esecuzione della pubblicazione.. Per informazioni sulla creazione di documenti Desktop Intelligence e l'esportazione nel Central Management Server, consultare il Manuale dell'utente di Desktop Intelligence. 12 Pagina 6

7 Definizione di una pubblicazione La definizione di una pubblicazione è la prima fase della creazione di una pubblicazione in InfoView. Modifica di una pubblicazione Dopo che una pubblicazione è stata definita, può essere modificata nella pagina Modifica della pubblicazione in InfoView. Le pubblicazioni devono essere modificate almeno una volta. In questa parte del workflow, viene specificato un documento di origine per la pubblicazione, si definiscono gruppi o utenti individuali come destinatari e si applicano profili per personalizzare i dati inviati ad ogni destinatario. 13 Pianificazione di una pubblicazione Dopo che una pubblicazione è stata definita e modificata, è possibile pianificarla in modo che sia eseguita dalla pagina Pianificazione della pubblicazione in InfoView. Nella fase di pianificazione, il creatore della pubblicazione assegna un titolo all'istanza della pubblicazione e specifica la frequenza di esecuzione della pubblicazione secondo ritmi di ricorrenza predefiniti. 14 Pagina 7

8 Nella parte di pianificazione del workflow, un creatore di pubblicazioni sceglierà anche un formato in cui inviare la pubblicazione, il server su cui pianificarla e la o le destinazioni della pubblicazione. L'impostazione predefinita consiste nel pubblicare nella cartella in cui è stata creata la pubblicazione, ma è possibile anche inviare la pubblicazione a un destinatario di posta elettronica, la posta in arrivo di InfoView, una posizione di file o un server FTP. 15 Test di una pubblicazione La pubblicazione prevede una modalità di test che consente di inviare una pubblicazione a se stessi o a un gruppo ridotto di destinatari per convalidare le informazioni e vederle esattamente come saranno ricevute da un ampio gruppo di destinatari. La verifica della pubblicazione viene eseguita dalla pagina Modalità di test. 16 Pagina 8

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11 21. Panoramica. Questo capitolo spiega come utilizzare la pagina Crea una nuova pubblicazione di InfoView per: h Assegnare un titolo a una nuova pubblicazione. h Aggiungere un testo di descrizione della pubblicazione. h Selezionare la posizione in cui memorizzare i dettagli relativi alla pubblicazione. h Selezionare una categoria per la pubblicazione 22 Pagina 11

12 Prima di iniziare Prima di creare una pubblicazione, è necessario eseguire le seguenti operazioni: Creare o avere accesso al documento Desktop Intelligence su cui sarà basata la pubblicazione. Accertarsi di disporre dei diritti del sistema necessari per modificare e definire destinazioni e di pianificare pubblicazioni. Tali diritti sono attribuiti dall'amministratore di BusinessObjects Enterprise. Accertarsi che sia possibile assegnare profili alle pubblicazioni. Tali profili sono definiti dall'amministratore di BusinessObjects Enterprise. Per applicare profili a un documento Desktop Intelligence in modo che ogni destinatario riceva solo le informazioni pertinenti, è possibile creare in precedenza i filtri nel report. Si tratta di un'operazione facoltativa che consente di verificare i risultati prima di applicarli alla pubblicazione. 23 Creazione di un documento Desktop Intelligence La pubblicazione utilizza documenti Desktop Intelligence standard. Tali documenti, con estensione.rep, erano detti in precedenza documenti BusinessObjects. Per informazioni sulla creazione di documenti Desktop Intelligence, consultare il Manuale dell'utente di Desktop Intelligence. Nota: Una pubblicazione non richiede più una query su un universo e il documento non deve necessariamente essere suddiviso in sezioni. Suggerimento: Per trarre il massimo vantaggio dal report bursting ad aggiornamento singolo, suddividere il documento in sezioni con schede, in cui ogni sezione rappresenta una parte del documento che può essere visibile o nascosto per diversi gruppi di utenti. 24 Pagina 12

13 Esportazione di un documento Desktop Intelligence Affinché un documento Desktop Intelligence possa essere pubblicato mediante Publisher, deve essere memorizzato nel Central Management Server (CMS). 25 Definizione di una pubblicazione La prima fase della creazione di una pubblicazione consiste nel definirla. X Per definire una nuova pubblicazione 1. Connettersi a InfoView. 2. Fare clic su Nuovo, quindi selezionare. Viene visualizzata la pagina Crea una nuova pubblicazione. Nota: Se non si specifica una posizione, i dettagli saranno memorizzati nella cartella Preferiti. Suggerimento: Se si desidera distribuire la pubblicazione nella posizione predefinita, sarà necessario modificare il campo Posizione per indicare una cartella a cui tutti i destinatari abbiano accesso. 26 Pagina 13

14 Modifica di una pubblicazione Dopo la definizione di una pubblicazione in InfoView, è possibile modificarla. Nota: È possibile modificare i gruppi dell'elenco delle sottoscrizioni in qualsiasi momento facendo clic su Aggiungi o rimuovi gruppi, se necessario... nella pagina Modifica. Nota: La funzione Escludi utenti non è una caratteristica protetta. Quando si escludono utenti, è per evitare alle persone non interessate di ricevere la pubblicazione. Gli utenti esclusi possono visualizzare la pubblicazione se decidono di sottoscrivere e dispongono dei diritti necessari. 27 Nota: È possibile modificare i profili applicati alle pubblicazioni in qualsiasi momento facendo clic su Aggiungi o rimuovi profili, se necessario... nella pagina Modifica. Nota: Per il valore del campo Oggetto si fa distinzione tra maiuscole e minuscole. Il valore deve corrispondere esattamente al nome della colonna del report Desktop Intelligence. 28 Pagina 14

15 Pianificazione di una pubblicazione X Per pianificare una pubblicazione 1. Individuare la pubblicazione in InfoView. 2. Fare clic su Pianifica sotto il titolo della pubblicazione. Viene visualizzata la pagina Pianificazione. h Nota: Per maggiore sicurezza, selezionare il formato Adobe Acrobat. Se si seleziona il formato Desktop Intelligence e si esegue la pianificazione per una destinazione non gestita, uno dei destinatari potrebbe rimuovere tutti i filtri applicati e visualizzare i dati destinati ad altri. 29 Test di una pubblicazione Publisher consente di verificare il corretto funzionamento della pubblicazione mediante l'invio al proprio indirizzo di posta elettronica invece che ai destinatari specificati. 30 Pagina 15

16 Definizione di una pubblicazione Tutte le pubblicazioni devono avere almeno un titolo. Il creatore di una pubblicazione può anche includere uno o più elementi seguenti quando definisce la pubblicazione. Descrizione La descrizione di un documento è visibile in InfoView e può rendere più facile il reperimento di un documento se i nomi di diverse pubblicazioni sono simili. Parole chiave Quando il creatore di una pubblicazione assegna parole chiave scelte in modo oculato, gli utenti potranno facilmente trovare la pubblicazione. Posizione Il creatore di una pubblicazione può specificare una posizione in cui memorizzare i dettagli della pubblicazione. Se una posizione non è specificata, i dettagli della pubblicazione saranno memorizzati nella cartella Preferiti del creatore della pubblicazione. Categoria Il creatore della pubblicazione può assegnare una o più categorie alla pubblicazione in modo che gli utenti possano effettuare ricerche più efficaci. Se una categoria non è specificata al momento della creazione della pubblicazione, la pubblicazione non è assegnata a nessuna categoria. 31 Modifica di una pubblicazione Quando si modifica una pubblicazione, si completano due azioni: Specificare un documento di origine per la pubblicazione L'origine della pubblicazione può essere qualsiasi documento Desktop Intelligence del CMS a cui il creatore della pubblicazione ha accesso. Definizione dei destinatari della pubblicazione Il creatore della pubblicazione può selezionare gruppi o utenti individuali come destinatari. Il creatore della pubblicazione può anche escludere specifici utenti che fanno parte di un gruppo. 32 Pagina 16

17 Profili Profili Il creatore di una pubblicazione può personalizzare i dati inviati ad ogni destinatario assegnando profili a una pubblicazione. I profili sono creati dall'amministratore BOE. L'amministratore aggiunge anche utenti o gruppi al profilo e aggiunge valori di profilo per l'utente o il gruppo. Inoltre, il creatore di una pubblicazione ha la possibilità di scegliere il metodo di risoluzione del profilo utilizzato per la pubblicazione e di vedere quali destinatari riceveranno la pubblicazione completa. 33 Profili Destinazioni di profilo Le destinazioni di profilo collegano un profilo a un oggetto di universo o a una variabile di documento a cui può essere stata applicata una limitazione all'interno di un report. Esistono due tipi di destinazione di profilo: globale e locale. Le destinazioni locali sono definite dal creatore di una pubblicazione in funzione di una variabile in un documento. Consentono al creatore di una pubblicazione di definire l'abbinamento del documento di origine della pubblicazione e di rendere più flessibile la pubblicazione di report per gli universi per cui non sono stati definiti obiettivi globali o report non basati su universi. 34 Pagina 17

18 Profili Le destinazioni globali sono definite dall'amministratore sulla base di un oggetto di universo. Ad esempio, a un utente può essere stato assegnato un profilo Regione e un valore di profilo definito come "=Nord". I profili globali consentono all'amministratore di definire gli abbinamenti tra l'oggetto di profilo generico (in questo caso Regione) e un oggetto di un universo. Quando la pubblicazione viene elaborata, questo oggetto di profilo consente di filtrare la destinazione del profilo sulla base del valore di profilo assegnato all'utente.. 35 Profili Per personalizzare la pubblicazione, è necessario che l'amministratore abbia assegnato profili e valori di profilo agli utenti/gruppi. Definendo filtri globali, un amministratore consente di usare gli abbinamenti di profilo per tutti i report basati sull'universo per cui una destinazione di profilo è stata definita. 36 Pagina 18

19 Profili h Risoluzione dei profili. Quando si modifica una pubblicazione, è possibile scegliere due metodi di risoluzione dei profili: Percorso albero o Scorri e unisci. Percorso albero è l'impostazione predefinita.. Dato che è possibile assegnare più di un profilo agli utenti, Percorso albero percorre la gerarchia degli utenti e dei gruppi per determinare i profili applicabili. I profili di utente hanno la precedenza sui profili di gruppo, e i profili di gruppo interno hanno la precedenza sui profili di gruppo esterno per i nomi di profilo doppi. Ogni ramo dell'albero genererà un report personalizzato. 37 Il creatore di una pubblicazione può anche vedere quali destinatari riceveranno la pubblicazione completa. Ciò è importante perché è possibile che ad alcuni utenti o gruppi non sia assegnato un profilo e in tal caso quei destinatari possono visualizzare pubblicazioni contenenti informazioni che non sono state filtrate per loro. Per rettificare questa situazione, contattare l'amministratore del sistema. 38 Pagina 19

20 Schemi ricorrenti Nel momento in cui si pianifica un oggetto, si sceglie lo schema ricorrente desiderato. Alcuni degli schemi ricorrenti disponibili per la pubblicazione sono: Una volta: l oggetto verrà eseguito solo una volta e può essere eseguito al momento, in futuro oppure quando si verifica un evento specifico. Ogni ora: l oggetto verrà eseguito ogni ora. Si specifica a che ora inizia e una data di inizio e di fine. Ogni giorno: l oggetto verrà eseguito ogni giorno e può essere eseguito una o più volte al giorno. Si specifica a che ora verrà eseguito e una data di inizio e di fine. 39 Ogni settimana: l oggetto verrà eseguito ogni settimana e può essere eseguito una o più volte a settimana. Si specifica in che giorno e a che ora verrà eseguito e una data di inizio e di fine. Ogni mese: l oggetto sarà eseguito ogni mese oppure con una frequenza definita. Si specifica in quali giorni del mese e a che ora verrà eseguito e una data di inizio e di fine. Calendario: l oggetto sarà eseguito nelle date specificate in un calendario creato in precedenza. 40 Pagina 20

21 . Opzioni e parametri di esecuzione. Dopo avere pianificato un oggetto, si deciderà su quali parametri sarà eseguito. Non tutti i parametri si applicano a tutti i casi, tuttavia quando si verifica questa situazione, la funzione svolta è la stessa.. Esegui. Questo elenco viene sempre visualizzato, tuttavia le opzioni variano a seconda dello schema ricorrente selezionato. 41 Ad esempio, se si seleziona Ogni giorno, è possibile scegliere di eseguire l oggetto Una volta al giorno oppure Ogni X giorni. Se si seleziona Ogni mese, è possibile scegliere di eseguire l oggetto Il giorno N del mese o Il primo lunedì del mese. Per poter visualizzare tutte le opzioni di esecuzione relative a uno schema ricorrente, fare riferimento al software. 42 Pagina 21

22 Variabili X e N Queste variabili si applicano unicamente ad alcuni schemi ricorrenti relativi a Ogni giorno e Ogni mese. Nel momento in cui si seleziona l opzione Esegui che contiene queste variabili, il sistema visualizza i valori predefiniti delle variabili che possono quindi essere modificati a seconda della esigenze. Ad esempio, se si seleziona lo schema ricorrente Ogni giorno e l opzione Esegui Ogni X ore, N minuti, è possibile specificare l esecuzione del report ogni 4 (X) ore e 30 (N) minuti. Nel caso in cui i valori di X o di N non vengono modificati, il sistema eseguirà il report ogni ora. 43 Eventi Quando si pianifica una pubblicazione con eventi, l'oggetto verrà eseguito solo quando si verifica la condizione aggiuntiva, ovvero l evento. È possibile indicare all oggetto di attendere il verificarsi di uno qualsiasi o di tutti e tre i seguenti tipi di eventi: basati su file, personalizzati e basati sulla pianificazione. Per fare in modo che un oggetto pianificato attivi un evento, scegliere un evento basato sulla pianificazione. Nota: un evento basato su file viene attivato partendo dalla presenza di un file specifico. Un evento personalizzato viene attivato manualmente. Un evento basato sulla pianificazione viene attivato da un altro oggetto in fase di esecuzione. 44 Pagina 22

23 Guida rapida agli indirizzi utili 45 Pagina 23