INTERREG IV ITALIA-AUSTRIA

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1 INTERREG IV ITALIA-AUSTRIA AUSTRIA Seminario tecnico Note operative per la rendicontazione della spesa Venezia, Elisa Bertoni - Direzione Programmazione Katia Bellio - Direzione Industria e Artigianato

2 Art. 16 Reg. FESR 1080/2006 Al fine di convalidare le spese, ciascun Stato membro predispone un sistema di controllo che consenta di verificare la fornitura dei beni e dei servizi cofinanziati, la veridicità delle spese dichiarate per le operazioni o le parti di operazioni realizzate sul territorio nonché la conformità di tali spese e delle relative operazioni, o parti di operazioni, con le norme comunitarie e le sue norme nazionali

3 A tale scopo ciascun stato membro designa i controllori responsabili della verifica della legittimità e regolarità delle spese dichiarate da ciascuno dei beneficiari che partecipano all operazione FLC

4 Una spesa risulta regolare e legittima quando risponde ai seguenti requisiti: Programmazione È conforme al progetto approvato/modificato dal comitato di pilotaggio; È conforme alle norme specifiche del programma di cooperazione territoriale europea: Interreg IV Italia Austria (che riprende le norme dei regolamenti e del DPR che seguono); Rispetta i regolamenti comunitari relativi al periodo di programmazione : Reg. CE 1080/06 FESR Reg. CE 1083/06 disp. generali sul FESR, sul FSE e sul Fondo di coesione Reg. CE 1828/06 modalità di applicazione del Regolamento (CE) n. 1083/2006 Rispetta il DPR 196/2008 Regolamento di esecuzione del Regolamento (CE) 1083/2006 recante disposizioni generali sul fondo europeo di sviluppo regionale, sul fondo sociale europeo e sul fondo di coesione Generale Rispetta la normativa comunitaria e nazionale pertinente alle operazioni svolte in particolare si segnala quella in materia di: Appalti pubblici Pari opportunità Tutela dell ambiente

5 In concreto: Per ogni spesa, vengono effettuati i seguenti controlli: Presenza del giustificativo di spesa: fattura o documento avente equivalente valenza probatoria; Presenza della quietanza: deve risultare l effettivo e definitivo pagamento (mandati pagati, non in stato di emessi o sospesi o simili bonifici pagati, non in attesa di pagamento etc.) Pertinenza al progetto dal punto di vista qualitativo (spesa necessaria e prevista dalla proposta progettuale) e spazio/temporale (realizzata nei termini e nelle aree eleggibili) Reale fornitura/realizzazione dei prodotti/servizi Rispetto della normativa sia di programma che generale

6 Pertinenza al progetto Può risultare dalla relazione, dalle note dell elenco, da annotazioni. IMPORTANTE usare medesima terminologia della proposta progettuale.

7 PRINCIPI GENERALI Buona gestione finanziaria, economicità ed efficienza Convenienza economica in rapporto al raggiungimento degli obiettivi progettuali Divieto di cumulo Non sono ammissibili le spese oggetto di finanziamento di altri fondi pubblici Informazione e Pubblicità Presenza dei LOGHI (di progetto, di Programma, emblema UE, fondo pertinente) su tutto ciò che comporta visibilità esterna come disposto dal Reg. (CE) n. 1828/2006, artt. 8-9 Maggiori info sul sito del programma:

8 Modalità di svolgimento del controllo On desk su tutte le spese sostenute In loco presso ciascun beneficiario almeno una volta nell arco del progetto

9 Controllo on desk

10 Finalizzata soprattutto a: Controllo in loco - accertare la realizzazione fisica della spesa (se non già accertata in ufficio) - verificare la sussistenza c/o il Beneficiario di tutta la documentazione in originale e la conformità con le copie trasmesse a rendicontazione - verificare la sussistenza di una contabilità separata - verificare l adempimento degli obblighi di informazione previsti dalla normativa - completare o approfondire il controllo on desk Per esempio: Spese generali Verifiche corrispondenza timesheet con registrazione marcatempo Acquisizione DURC sulle varie tranches di pagamento (qualora previsto dalla normativa)

11 CATEGORIE DI SPESA PERSONALE INVESTIMENTI Attrezzature Investimenti infrastrutturali Beni d investimento immateriali SERVIZI ESTERNI SPESE GENERALI

12 PERSONALE Categoria riservata alle spese per il personale dipendente: (a tempo indeterminato e determinato) STIPENDI E ONERI IN RAPPORTO ALLE ORE LAVORATE SPESE DI VIAGGIO PER ATTIVITA DI PROGETTO

13 Stipendi e oneri Costo orario x h/uomo stipendio netto annuo + tributi e oneri connessi ore lavorabili annuali da contratto Timesheet Il calcolo del costo orario deve essere integrato da una tabella/descrizione che metta in relazione Costo orario Contratto Busta paga

14 PERSONALE Categoria riservata alle spese per il personale dipendente: STIPENDI E ONERI IN RAPPORTO ALLE ORE LAVORATE SPESE DI VIAGGIO PER ATTIVITA DI PROGETTO

15 Spese di viaggio Vitto + alloggio + trasporto Nei limiti e nel rispetto dei regolamenti interni dei Soggetti Beneficiari In caso di beneficiari non pubblici non possono comunque essere superate le tariffe giornaliere (per diem) previste dalla Commissione europea rilevabili al seguente link: ec.europa.eu/europeaid/work/ /work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

16 CATEGORIE DI SPESA PERSONALE INVESTIMENTI Attrezzature Investimenti infrastrutturali Beni d investimento immateriali SERVIZI ESTERNI SPESE GENERALI

17 INVESTIMENTI Per beni di lunga durata (superiore a 1 anno) Spesa ammessa Costo di acquisto Per attrezzature tecniche di utilizzo esclusivo ed essenziale per raggiungere gli obiettivi del progetto Quote ammortamento Per attrezzature strumentali (mancanza di un nesso diretto con gli obiettivi) (es. computer per attività amministrativa) Periodo di ammortamento uguale o inferiore alla durata progetto Tutti elementi da dimostrare in sede di rendicontazione

18 CATEGORIE DI SPESA PERSONALE INVESTIMENTI Attrezzature Investimenti infrastrutturali Beni d investimento immateriali SERVIZI ESTERNI SPESE GENERALI

19 Spese che il beneficiario sostiene a favore di erogatori esterni di servizi necessari al raggiungimento degli obiettivi progettuali A titolo esemplificativo: SERVIZI ESTERNI Consulenza esterna Servizi IT Ideazione e stampa di materiale informativo e pubblicitario Traduzioni Studi perizie Personale esterno (co.co.co., co.co.pro) Affitto sale e brochure Pubblicazioni Spese catering

20 CATEGORIE DI SPESA PERSONALE INVESTIMENTI Attrezzature Investimenti infrastrutturali Beni d investimento immateriali SERVIZI ESTERNI SPESE GENERALI

21 SPESE GENERALI DIRETTAMENTE ATTRIBUIBILI AL PROGETTO INDIRETTAMENTE ATTRIBUIBILI AL PROGETTO c.d. costi overheads BENI A BREVE SFRUTTAMENTO (inferiore a 1 anno) ammesso il costo di acquisto ammesso il costo risultante dall applicazione della chiave di calcolo pro-rata ammesso il costo di acquisto sp. postali specificatamente associate al progetto sp. telefoniche per linee esclusivamente dedicate al progetto sp. imballaggio e spedizione specifiche al prog. sp. telefono, fax, internet sp. per utenze (riscaldamento, acqua, elettricità) sp. cancelleria Attrezzatura minuta

22 Costi overheads Metodo per il calcolo forfettario: chiave di calcolo pro-rata Può basarsi a titolo esemplificativo sul: numero di ore lavorate sul progetto / numero di ore lavorate in totale nell organizzazione complessiva del Beneficiario costo del personale che lavora sul progetto / costo di tutto il personale impiegato nell organizzazione del Beneficiario Il coefficiente così ottenuto (chiave di calcolo pro-rata) va moltiplicato per spese generali indirettamente imputate al progetto. I costi overheads sono, seppur indirettamente, collegati al progetto NO a spese sostenute, per esempio, prima dell avvio del progetto Rendicontare i costi overheads

23 Costi overheads Rendicontazione Fornire e spiegare il metodo di calcolo pro-rata Fornire fatture quietanzate a copertura delle spese richieste a convalida Su espressa richiesta dell FLC o nel controllo in loco il beneficiario deve essere in grado di dimostrare: la determinazione dei valori presi a base del calcolo del coefficiente pro-rata l elenco di tutte le spese generali attribuite al progetto

24 COME RENDICONTARE Flusso procedurale beneficiario veneto FLC UCR LP

25 COME RENDICONTARE Scaricare i modelli di rendicontazione dal sito regionale del programma al seguente indirizzo: Modello di lettera richiesta FLC Breve relazione sulle attività svolte dal partner Modello di dichiarazione delle spese + elenco documenti Modello di timesheet e giornale di viaggio Check list appalti FLC Veneto

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27 COME RENDICONTARE Scaricare i modelli di rendicontazione dal sito regionale al seguente indirizzo Modello di lettera richiesta FLC Breve relazione sulle attività svolte dal partner Modello di dichiarazione delle spese + elenco documenti Modello di timesheet e giornale di viaggio Check list appalti FLC Veneto La relazione ha la principale funzione di fornire una motivazione delle spese esposte a rendicontazione nell allegato Elenco Spese, in modo da fornire una chiara spiegazione della necessità del bene, servizio od opera acquisiti con riferimento agli output raggiunti.

28 COME RENDICONTARE Scaricare i modelli di rendicontazione dal sito regionale al seguente indirizzo Modello di lettera richiesta FLC Breve relazione sulle attività svolte dal partner Modello di dichiarazione delle spese + elenco documenti Modello di timesheet e giornale di viaggio Check list appalti FLC Veneto

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31 COME RENDICONTARE Scaricare i modelli di rendicontazione dal sito regionale al seguente indirizzo Modello di lettera richiesta FLC Breve relazione sulle attività svolte dal partner Modello di dichiarazione delle spese + elenco documenti Modello di timesheet e giornale di viaggio Check list appalti FLC Veneto

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33 COME RENDICONTARE Scaricare i modelli di rendicontazione dal sito regionale al seguente indirizzo Modello di lettera richiesta FLC Breve relazione sulle attività svolte dal partner Modello di dichiarazione delle spese + elenco documenti Modello di timesheet e giornale di viaggio Check list appalti FLC Veneto La Check list appalti incorso di aggiornamento!

34 Si consiglia Di consultare il Manuale per la rendicontazione ed il Controllo di 1 livello (FLC), in particolare le Norme specifiche per l ammissibilità della spesa. Di sdoppiare le informazioni diverse una spesa riguarda due WP: ripetere i dati comuni/unire le celle oggetto del documento, soggetto emittente, n. e data documento etc. e dividere l importo della convalida richiesta per WP e indicare per ognuna il WP corretto la fattura di una consulenza è quietanzata in due momento diversi: il pagamento della fattura e il pagamento della ritenuta: sdoppiare in due righe con due date di pagamento diverse Di assegnare ad ogni giustificativo di spesa un numero progressivo che deve essere riportato anche nell elenco al n. progressivo Di organizzare la rendicontazione in fascicoli che contengano ciascuno un giustificativo di spesa con la relativa documentazione (vedi tabella documentazione di spesa). Di far corrispondere l ordine dei fascicoli all elenco

35 Si sconsiglia Di inserire documenti che non fanno riferimento a giustificativi di spesa (a parte i quelli principali: lettera trasmissione, dichiarazione spese, elenco spese, relazione e copie di regolamenti interni) Inserire documenti non necessari (lettere trasmissione interna struttura richiesta a proprio ufficio paghe di calcolo tabella oraria) Di inserire fogli volanti su convegni, meeting (se sono comprovanti la partecipazione di un dipendente/collaboratore all evento: allegarli al relativo giustificativo, se invece sono a supporto delle attività svolte: allegarli alla relazione)

36 Grazie per l attenzione! Ufficio Controllo di I Livello Regione del Veneto - Direzione Programmazione c/o servizio Affari Generali della Direzione Industria e Artigianato Grandi stazioni - Fondamenta S. Lucia, Cannaregio 23 I Venezia Tel Fax FLCitalia-austria@regione.veneto.it