ll servizio di conservazione dei documenti informatici conserva

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1 ll servizio di conservazione dei documenti informatici conserva

2 U-GOV Conserva Il servizio di conservazione dei documenti informatici di CINECA White Paper Settembre 2013

3 CINECA Consorzio Interuniversitario Sede Legale, Amministrativa e Operativa: Via Magnanelli 6/ Casalecchio di Reno (BO) Altre Sedi Operative: Via R.Sanzio, Segrate (MI) Tel.: Via Ciro il Grande, Roma Tel.: Via dei Tizii, Roma Tel.: CINECA Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di CINECA. A cura del Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria re.univ@cineca.it

4 Indice 1. LA CONSERVAZIONE DIGITALE IL PUNTO DI VISTA CINECA: LE LINEE DI SVILUPPO DI CONSERVA IN PRINCIPIO: LA DELIBERAZIONE CNIPA N. 11/ MATURA UNA MAGGIORE CONSAPEVOLEZZA: GLI STANDARD OAIS ED UNI SINCRO OAIS UNI SInCRO LA SOLUZIONE CINECA: CONSERVA UN SERVIZIO E NON UN PRODOTTO COME SI ATTIVA? CONSERVA: IL VERSAMENTO CONSERVA: L ACCESSO INTEGRAZIONE CON IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE CONCLUSIONI

5 Il passato in funzione del presente, il presente in funzione del passato. Marc Bloch, Apologia della storia Conserva in funzione del futuro.

6 1. La conservazione digitale Le tecnologie informatiche stanno cambiando le modalità di produzione, gestione e conservazione della documentazione sia privata che pubblica; gli stessi programmi nazionali di e-government e amministrazione digitale stanno spingendo, con l ausilio dell ICT, a rielaborare processi e sistemi organizzativi al fine di migliorare l economicità, l efficienza, e la trasparenza nell erogazione dei servizi pubblici. Questa spinta innovativa, come ogni cambiamento, porta con sé una serie di criticità, ma se ben analizzata potrà produrre numerosi vantaggi sia alle pubbliche amministrazioni che ai cittadini. Al fine di fruire appieno di questi benefici occorre adottare un approccio multidisciplinare in quanto le attività di gestione e conservazione dei documenti amministrativi informatici necessitano di essere osservate da più punti di vista: tecnologico, amministrativo, giuridico, informatico, archivistico e diplomatistico. Alcune delle criticità da cui non si può prescindere sono: l obsolescenza tecnologica hardware e software che pone concreti dubbi sull accessibilità ai documenti nel lungo periodo; le complessità legate a gestione e conservazione di documenti informatici in maniera autentica, nel rispetto del vincolo archivistico; la facilità di accesso e la rapida diffusione dei dati, laddove sia il diritto di accesso che quello della protezione dei dati personali necessitano di precise regolamentazioni e garanzie di sicurezza; l affidabilità tecnica ed economica dell infrastruttura tecnologica deputata a gestire e conservare la documentazione digitale; la necessità di promuovere la formazione di team multidisciplinari con competenze informatiche, giuridiche ed archivistiche. I singoli atenei si trovano in prima linea rispetto al rinnovamento digitale delle pubbliche amministrazioni e per questo sono chiamati a confrontarsi con queste novità e a valutarne le possibili soluzioni. Storicamente le università sono state fra le prime a federarsi per condividere strumenti di gestione documentale quali: il titolario di classificazione, l elenco dei 5

7 procedimenti amministrativi, i massimari di selezione e TITULUS, il software di gestione documentale e protocollo informatico conforme alla normativa vigente. Sono state un esempio virtuoso anche nell integrazione della PEC (Posta Elettronica Certificata) nel protocollo informatico, nell uso della firma digitale in forma massiva e, oggi, nel porre grande attenzione alla messa in opera di un servizio di deposito affidabile e duraturo per il proprio patrimonio documentale. L esigenza di un luogo sicuro in cui conservare la propria documentazione, declinata in ambiente digitale, evidenzia una serie di requisiti da considerare, primi fra tutti: l importanza del vincolo normativo (DPR 445/2000 Art. 53 comma 5) di registrare a protocollo tutti i documenti informatici; l opportunità di dotarsi di un unico repository documentale; il vantaggio di condividere medesime policy di conservazione, anche per specifiche tipologie documentali (documenti originali unici, documenti fiscali, ecc.); un accurata integrazione fra sistema di gestione documentale e sistema di conservazione; la garanzia della persistenza del vincolo archivistico che lega i singoli documenti inviati in conservazione ai fascicoli ed alla documentazione in essa contenuta sia cartacea che digitale. A partire da questo scenario e dalle linee guida definite dalla normativa, CINECA ha attivato Conserva, il servizio che mira a supportare gli atenei nella conservazione del proprio patrimonio documentale secondo gli standard internazionali di riferimento. 6

8 2. Il punto di vista CINECA: le linee di sviluppo di Conserva 2.1. In principio: la deliberazione CNIPA n. 11/2004 CINECA ha dato inizio alla realizzazione di un servizio di conservazione già dal 2007, allo scopo di curare la conservazione dei verbali d esame firmati digitalmente tramite software di segreteria studenti (ESSE3). Per strutturare il servizio in maniera opportuna CINECA ha applicato le regole tecniche descritte nella deliberazione n. 11 del 2004, emanata dal CNIPA, oggi AgID (Agenzia per l Italia Digitale), l ente di riferimento per i processi di digitalizzazione delle pubbliche amministrazioni. Questa deliberazione, tuttora in vigore, ha indirizzato i sistemi di conservazione italiani, compreso Conserva, verso un consolidamento dei documenti in lotti statici, in cui firma digitale e marca temporale hanno il compito di garantirne integrità, autenticità ed immodificabilità. Si tratta di un tipo di conservazione che mira a salvare i documenti immagazzinandoli in lotti omogenei e puntando strettamente alla loro salvaguardia fisica nell idea che restino immutabili ed auto esplicativi nel tempo Matura una maggiore consapevolezza: gli standard OAIS ed UNI SInCRO I primi casi d uso di conservazione digitale hanno fatto emergere, tra gli addetti al lavoro, i limiti dell approccio adottato, spingendo i Conservatori a riflettere su argomenti non toccati o non adeguatamente approfonditi dalla delibera CNIPA 11/2004, quali: l intelligibilità dei documenti nel tempo e la ricostruzione dei legami archivistici tra i diversi documenti relativi a pratiche, affari e in generale entità normalmente più complesse di un singolo, isolato, documento; l interoperabilità fra servizi di conservazione, per garantire continuità anche in caso di interruzione del servizio o passaggio ad altro fornitore. Per queste ragioni recentemente il legislatore italiano ha stilato le bozze di regole tecniche sulla conservazione digitale basandosi su due standard di riferimento per 7

9 la comunità di settore: ISO 14721:2003 Open Archival Information System (OAIS): riconosciuto a livello internazionale come base fondamentale per la costruzione di un sistema di conservazione affidabile; UNI 11386:2010 Supporto all Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO): realizzato dalla sottocommissione UNI DIAM-SC11 (Gestione di documenti archivistici) al fine di descrivere precisamente il lotto di conservazione citato nella Deliberazione Cnipa. CINECA, riconoscendo l importanza di proporre soluzioni interoperabili e processi rivolti alla conservazione a lungo termine della documentazione amministrativa, ha intrapreso quindi un attività di estensione dei propri servizi, al fine di allinearsi alle specifiche di questi due standard OAIS Per OAIS la conservazione a lungo termine implica una rete di attività e responsabilità identificabili in tutte le fasi di gestione della documentazione affinché sia possibile costruire un sistema in grado di arricchire nel tempo il contenuto dei metadati della stessa unità archivistica. L arricchimento adeguato della metadatazione dà maggiori garanzie di contestualizzare nel tempo il documento, sia fisicamente che logicamente. Per questo in OAIS vengono gestiti pacchetti che descrivono documenti, fascicoli, serie e relativi metadati, indispensabili per la loro conservazione a lungo termine. Nel dettaglio vengono distinte tre tipologie di pacchetti: Pacchetto di Versamento: il pacchetto proveniente dal soggetto produttore e versato nel sistema di conservazione; Pacchetto di Archiviazione: il pacchetto arricchito dal conservatore di tutte le informazioni necessarie per una corretta conservazione a lungo termine; Pacchetto di Distribuzione: il pacchetto che deve essere esibito in caso di richiesta da parte di personale autorizzato del soggetto produttore. Non si tratta più solo, quindi, di conservare adeguatamente e in maniera statica oggetti immediatamente dopo la loro creazione; né tantomeno ci si deve limitare a rivedere la terminologia adottando quella più adeguata di OAIS. È necessario rivedere il processo di conservazione nel suo insieme, per rendere l oggetto digitale in grado di evolvere in maniera adeguata ai cambiamenti esterni, affinché 8

10 resti accessibile e intellegibile nel tempo UNI SInCRO Lo standard UNI SInCRO consiste in uno schema XML per mezzo del quale descrivere, sia dal punto di vista normativo che archivistico, il lotto di conservazione previsto dalla deliberazione CNIPA 11/2004. Questo standard, nato per favorire l interoperabilità e quindi lo scambio di pacchetti tra sistemi di conservazione, risulta rilevante anche al fine di una corretta conservazione delle unità archivistiche in pacchetti di archiviazione. 9

11 3. La soluzione CINECA: Conserva 3.1. Un servizio e non un prodotto Un servizio di conservazione, secondo CINECA, non può limitarsi a mettere a disposizione software e hardware per assolvere agli obblighi normativi. Il tema della conservazione, molto complesso, richiede competenze in grado di affrontare temi legati all obsolescenza dei formati e delle infrastrutture tecnologiche, agli standard di riferimento, ai principi archivistici da cui devono dipendere le procedure di conservazione, ai frequenti aggiornamenti normativi da interpretare ed applicare. Considerata l importanza e la complessità del tema, CINECA ha istituito al proprio interno già dal 2011 una divisione dedicata ai temi della gestione documentale e conservazione. La divisione si avvale di competenze tecniche (informatici e archivisti) e legali (consulenze esterne) in grado di fornire, oltre al normale supporto al servizio, consulenze inerenti il tema della corretta formazione e conservazione dei documenti informatici (spesso espresso con il termine dematerializzazione ). Questa organizzazione risulta indispensabile per evitare passi falsi che possano indurre ad errori spesso irreversibili, come la perdita di dati o l impossibilità di garantire autenticità, identità ed integrità di documenti informatici Come si attiva? Conserva è un servizio erogato attraverso il data center CINECA. L erogazione avviene in modalità SaaS (Software as a Service) ed è in grado di gestire le diverse tipologie di documenti prodotti nell azione amministrativa della Pubblica Amministrazione. Di seguito si riportano alcune attività propedeutiche all attivazione del servizio e che coinvolgono, oltre che CINECA in qualità di consulente e conservatore, l Amministrazione (soggetto produttore): 1. Nomina del Responsabile della conservazione: si tratta di una figura da individuare all interno dell Amministrazione. Questo ruolo non può essere affidato all esterno. Fra i compiti in carico al Responsabile della conservazione vi sono: 10

12 a. attivazione del servizio di conservazione (avvalendosi di risorse interne o esterne all amministrazione: i cosiddetti Conservatori); b. attribuzione delle deleghe ad altri soggetti interni (funzionari) o esterni all amministrazione per le diverse attività in carico al Responsabile della conservazione; c. definizione delle tipologie di informazioni da versare sul sistema di conservazione (pacchetti di versamento): descrizione dei metadati, formati dei file, periodicità, modalità di versamento, ecc.; d. vigilanza sul corretto funzionamento del servizio di conservazione e sul corretto operato del conservatore; e. estrazione pacchetti di distribuzione. 2. Redazione e sottoscrizione di specifici accordi di versamento: all interno dell accordo, il Responsabile della conservazione, assieme al Conservatore, descrive il processo di versamento oggetto dell accordo. In particolare si descrive il processo di formazione del/dei documenti e fascicoli contenuti nel pacchetto, le modalità di versamento, il formato dei file, la periodicità e le modalità di versamento; le modalità di costruzione del pacchetto di archiviazione e di quello di distribuzione; le modalità e la periodicità di verifica di obsolescenza dei formati usati per i documenti oggetto del versamento. 3. Avvio dell attività di versamento: una volta concordate le modalità di versamento attraverso l accordo sopra descritto, l Amministrazione può procedere all attività di versamento, che tipicamente può avvenire attraverso l uso di web services oppure attraverso l utilizzo del protocollo secure FTP (sftp) Conserva: il versamento L attività di versamento può avvenire, come accennato, attraverso uno dei seguenti canali: web services; sftp. 11

13 Per ogni pacchetto ricevuto, Conserva, verifica che il contenuto sia rispondente alle convenzioni definite nell accordo di versamento (formato dei file, presenza di metadati, eventuali verifiche sulla validità della firma, ecc.). Al termine della verifica il pacchetto viene preso in carico da parte del servizio di conservazione per: trasformazione, ove previsto, in uno o più pacchetti di archiviazione; firma e marca temporale dei pacchetti di archiviazione; indicizzazione del contenuto dei pacchetti di archiviazione in base alle indicazioni presenti nell accordo di versamento Conserva: l accesso Il servizio espone un interfaccia web di consultazione tramite la quale il Responsabile della conservazione del soggetto produttore e i suoi delegati possono estrarre o semplicemente consultare uno o più documenti secondo le modalità di distribuzione previste nell accordo di versamento o nel manuale della conservazione. L accesso al servizio può avvenire a seguito del riconoscimento tramite sistema di identificazione forte (ad esempio tramite smartcard rilasciata da certificatori accreditati) oppure con criteri di autenticazione basati su username e password Integrazione con il sistema di gestione documentale Come già accennato, Conserva è nato per la conservazione dei verbali d esame prodotti dal software di segreteria studenti ESSE3. Per fare un passo decisivo in direzione dello standard OAIS è necessario che il dialogo tra ESSE3 e Conserva si arricchisca di ulteriori metadati. In particolare il passaggio ad una conservazione dinamica implica il coinvolgimento del sistema di gestione documentale, unico in grado di fornire dati e metadati, inerenti il documento, e idonei a collocarlo all interno dell archivio stabilendone e definendone le relazioni con gli altri documenti, la provenienza e il contesto. L ulteriore integrazione con il protocollo informatico, che attribuisce un riferimento temporale opponibile a terzi, arricchisce i documenti di metadati di contesto relativi alla posizione logica del documento all interno dell intero 12

14 archivio. Ci riferiamo ad esempio alla segnatura di protocollo, l indice di classificazione ed i fascicoli di appartenenza. È in quest ottica che l integrazione con il sistema di gestione documentale Titulus consente di posticipare l invio in conservazione, permettendo la produzione di pacchetti di versamento congruenti e completi, garantendo l acquisizione di quei metadati indispensabili a creare un rapporto diretto tra l archivio corrente dell ateneo e il sistema di conservazione. I punti sotto elencati sono alcuni dei vantaggi possibili grazie all integrazione tra un sistema di gestione documentale ed il servizio di conservazione ed evidenziano una copertura ad ampio raggio delle esigenze di gestione e conservazione del patrimonio documentale di un amministrazione: integrità ed autenticità dei documenti informatici oltre la naturale scadenza o la revoca delle firme digitali in essi contenuti, attraverso l integrazione con il protocollo informatico: la segnatura di protocollo è riconosciuta come riferimento temporale opponibile a terzi; definizione delle frequenze e modalità di versamento a seconda delle tipologie di documenti da conservare, ad esempio: i documenti fiscali devono essere conservati entro quindici giorni; i documenti relativi a procedimenti amministrativi possono essere inviati in conservazione dopo il termine dei procedimenti stessi; i documenti relativi a serie documentali possono essere inviati in conservazione con cadenza annuale; mantenimento dei legami archivistici tra i documenti inviati in conservazione. 13

15 4. Conclusioni Le criticità e le considerazioni accennate nell introduzione e sviluppate nel corso del presente white paper sono il segno della profonda complessità della attività di conservazione in ambito digitale. La rivoluzione tecnologica che ormai da anni caratterizza anche il mondo della Pubblica Amministrazione e che continua ad aprire sempre nuove possibilità di sviluppo nel settore informativo (e quindi anche documentale), necessita di una risposta rapida e ben costruita affinché tutte le attività possano essere gestite e controllate. Ciò che prima si riteneva essere attività di conservazione, produceva essenzialmente l immodificabilità del dato fisico e, da sola, non garantiva l intelligibilità, l accesso e l autenticità nel tempo dei documenti. Oggi non si tratta più di salvare documenti sul proprio file system, ma di saperli conservare, passando da una concezione piatta e isolata del documento (o file) ad una consapevolezza che porti a riconoscere appieno l importanza della salvaguardia del contesto e delle relazioni che si riflettono sul documento e che lo inseriscono nella giusta prospettiva storica e amministrativa. Il percorso seguito da CINECA, rivolto prima di tutto al rispetto della deliberazione CNIPA (tuttora in vigore) e poi all adeguamento agli standard internazionali (OAIS) e nazionali (UNI SInCRO), mostra l intenzione di proporre un servizio dinamico pronto a crescere con l evolvere di competenze e best practice. Accettando l impegno a realizzare una valida e concreta conservazione a lungo termine del patrimonio documentale universitario. 14

16 Sede Legale, Amministrativa e operativa: Via Magnanelli, 6/ Casalecchio di Reno (BO) Tel re.univ@cineca.it Consorzio Interuniversitario Altre sedi operative: Via R. Sanzio, Segrate (MI) Tel Via Ciro il Grande, Roma Tel Via dei Tizii, Roma Tel