Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo. Adottato ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231

Transcript

1 Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll Adttat ai sensi del Decret Legislativ 8 giugn 2001, n. 231 PROTOCOLLO ACQUISTI DI BENI, SERVIZI E CONSULENZE 1

2 1. Intrduzine Il presente prtcll, in aggiunta ai principi cntenuti nel Cdice Etic, prvvede a frnire ai Destinatari del Mdell i principi di cmprtament e specifiche attività di cntrll da rispettare nell esercizi delle attività a rischi 231 individuate, cn particlare riferiment alla gestine degli acquisti di beni, servizi e cnsulenze stt e spra sglia. Le attività di cntrll descritte sn demandate alla respnsabilità primaria del management e del persnale perativ e sn cnsiderate parte integrante di gni prcess aziendale. 2. Principi di cmprtament I Destinatari che, per ragine del prpri incaric della prpria funzine mandat, sian cinvlti nella gestine degli acquisti di beni, servizi e cnsulenze devn: perare nel rispett dei principi espressi nel Cdice Etic e della nrmativa vigente in materia; rispettare principi di trasparenza, mtivazine e nn discriminazine nella scelta del frnitre, prfessinista, cnsulente; scegliere, ve pssibile, tra una rsa di ptenziali frnitri, quell che garantisca il miglir rapprt tra qualità e cnvenienza; accertarsi dell identità della cntrparte, sia essa persna fisica giuridica, e dei sggetti per cnt dei quali essa eventualmente agisce e verificare l eticità e la slidità patrimniale e finanziaria della cntrparte cntrattuale (secnd i parametri stt riprtati); garantire che eventuali incarichi affidati a sggetti terzi per perare in rappresentanza e/ nell interesse della Scietà sian sempre assegnati in frma scritta richiedend eventualmente, anche tramite specifiche clausle cntrattuali, ai frnitri, prfessinisti, cnsulenti il rispett dei principi cmprtamentali previsti dal Cdice Etic; verificare l effettiv adempiment della prestazine ggett del rapprt cntrattuale e degli eventuali stati di avanzament prima del pagament del prezz cncrdat; cnsentire la tracciabilità dell iter decisinale, autrizzativ e delle attività di cntrll svlte; liquidare i cmpensi in md trasparente, sempre dcumentabile e ricstruibile ex pst. È fatt esplicit diviet di: assegnare incarichi di frnitura, cnsulenza e prestazine prfessinale a persne scietà di favre in assenza dei necessari requisiti di qualità e cnvenienza dell perazine; instaurare rapprti prre in essere perazini cn sggetti terzi qualra vi sia il fndat sspett che ciò pssa esprre la Scietà al rischi di cmmissine di un reat di ricettazine impieg di denar, beni utilità di prvenienza illecita; 2

3 emettere accettare fatture a frnte di perazini inesistenti; effettuare pagamenti in favre di frnitri, cnsulenti, prfessinisti e simili che perin per cnt della Scietà, in assenza di adeguata giustificazine nel cntest del rapprt cntrattuale cstituit cn gli stessi e delle prestazini effettuate; ricnscere rimbrsi spese in favre di frnitri, cnsulenti, prfessinisti e simili che nn trvin adeguata giustificazine in relazine al tip di incaric svlt; richiedere/attestare l acquist/riceviment di frniture e/ servizi prfessinali inesistenti; creare fndi patrimniali extra-cntabili a frnte di perazini cntrattualizzate a prezzi superiri a quelli di mercat ppure di fatturazini inesistenti in tutt in parte; farsi rappresentare da cnsulenti da sggetti terzi quand si pssan creare situazini di cnflitt d interesse. 3. Principi di cntrll ACQUISTI SOTTO SOGLIA Selezine dei frnitri e stipula del cntratt Il Respnsabile Tecnic si ccupa di effettuare la selezine di nuvi frnitri sulla base di ricerche dcumentate e richiedend l fferta, secnd le mdalità previste dall Art.36 del D.Lgs.50/2016. La scelta dei frnitri a cui chiedere il preventiv può ricadere su quelli facenti parte dell alb frnitri qualificati ppure su frnitri nn qualificati. Nel crs del prcess di selezine di un nuv frnitre (nn facente parte dell alb frnitri qualificati) è verificata: la denminazine, la sede legale ed il cdice e/ dmicili fiscale; (sl su prcedure negziate) i pteri di rappresentanza e i dati identificativi degli amministratri; (sl su prcedure negziate) la slidità patrimniale e finanziaria sulla base di indici rilevanti (dati pregiudizievli pubblici, prtesti, prcedure cncrsuali, etc.); Le infrmazini racclte sn archiviate a cura dell uffici cinvlt nella selezine. La qualifica di un nuv frnitre si cnclude cn l inseriment dell stess nell alb dei frnitri qualificati. L alb dei frnitri qualificati è rivist annualmente a cura del Respnsabile Tecnic. Il prcess di selezine di un frnitre può avvenire mediante una prcedura negziata ; il Respnsabile Tecnic indice una piccla gara nel crs della quale invita i frnitri prescelti; l invit è inviat a mezz psta elettrnica certificata; successivamente il Respnsabile Tecnic redige il capitlat e l invia ai frnitri. Il capitlat cntiene le seguenti infrmazini: 3

4 Descrizine del bene / servizi richiest; Mdalità di smministrazine del bene / servizi Termini e mdalità di pagament Il prcess di selezine del frnitre passa ad aggiudicazine prvvisria mediante l apertura delle buste cn le fferte ricevute; questa attività è svlta dalla cmmissine aggiudicatrice interna cmpsta da: Presidente Due cmmissari (scelti in funzine del settre di appartenenza della gara funzinari tecnici di riferiment del settre Direttre Affari Generali Legale intern La cmmissine interna, una vlta esaminate le fferte ricevute, sceglie l aggiudicatari; la scelta ricade sul frnitre che ha prpst il prezz più bass l fferta ecnmicamente più vantaggisa; la chiusura della seduta avviene mediante la redazine di un verbale ve sn riprtati i dettagli della gara: Girn e lug di apertura delle buste Numer degli invitati alla gara Numer di peratri che hann presentat un fferta valida Aggiudicatari prvvisri Imprt di aggiudicazine Membri della cmmissine Il Respnsabile Tecnic archivia tutta la dcumentazine a supprt della selezine dei frnitri ed i relativi cntratti. Le cndizini cntrattuali ed ecnmiche rispecchian quant definit nel capitlat. I cntratti/lettere di incaric sn sttscritti secnd il sistema di deleghe e pteri in essere dal Direttre Affari Generali. I cntratti stipulati cn i frnitri devn riprtare le seguenti infrmazini: prezz dei beni/servizi cndizini di pagament durata eventuali penali specifiche clausle ex D. Lgs. 231/2001 Gli rdini di acquist sn emessi per servizi di valre ridtt (inferire a Eur). Dve esiste un cntratt stipulat cn il frnitre nn sn emessi rdini di acquist. Gestine dell anagrafica frnitri 4

5 L Uffici Cntabilità inserisce a sistema i dati dei nuvi frnitri I pagamenti sn standardizzati a 60 gg. Le eventuali mdifiche ai termini di pagament del frnitre inserit in anagrafica sn apprvate da Direttre Affari Generali. Gestine delle fatture passive e dei pagamenti La funzine Cntabilità riceve le fatture passive, le registra e le cnsegna al Respnsabile Tecnic / Direttre Affari Generali per il cntrll di crrispndenza tra quant rdinat/cntrattualizzat e quant ricevut e fatturat. Il Respnsabile Tecnic / il Direttre Affari Generali verifica le fatture e le sigla per apprvazine. Eventuali anmalie / nn crrispndenze delle fatture rispett a quant pattuit cntrattualmente sn rislte direttamente dal Respnsabile Tecnic cn il frnitre. La funzine Cntabilità inserisce a sistema n banking le prpste di pagament. L elenc dei pagamenti da effettuare arriva tramite al Direttre Affari Generali in frmat PDF. Il Direttre Affari Generali apprva i pagamenti sul sistema n banking. La funzine Cntabilità invia il fluss dei pagamenti alla banca. L access al sistema n banking è affidat al Direttre Affari Generali e a due persne (una della funzine Cntabilità e una della Segreteria Generale) le quali pssn effettuare l access sl cngiuntamente - una è in pssess dell ID e la secnda è in pssess della passwrd. La funzine Cntabilità, dispne i pagamenti sl sui cnti crrenti indicati dal frnitre al mment della stipula del cntratt successivamente tramite cmunicazini scritte da parte dell stess; in particlare se il frnitre richiede di essere pagat su un cnt crrente divers da quell abituale, la funzine Cntabilità verifica la cerenza tra sede legale / amministrativa del frnitre e/ Stati in cui pera abitualmente e le crdinate bancarie (in particlare sede della filiale bancaria); inltre verifica che il cnt crrente indicat dal frnitre, nn risieda press un Stat cnsiderat a rischi. Nel cas in cui il frnitre faccia richiesta di essere pagat su un cnt crrente di un Stat cnsiderat a rischi, la funzine Cntabilità, prima della dispsizine dell perazine, ne da tempestiva infrmazine al Direttre Affari Generali. La funzine Cntabilità verifica che i bnifici riprtin sempre chiara identificazine della cntrparte vver che nn sian effettuati pagamenti su cnti c.d. cifrati. I pagamenti sn autrizzati da persnale dtat di adeguati pteri e secnd i limiti stabiliti dalle prcure (Direttre Affari Generali). La funzine Cntabilità prvvede all archiviazine della dcumentazine relativa al pagament dei frnitri. 5

6 ACQUISTI SOPRA SOGLIA Relativamente agli acquisti spra sglia la Scietà ha stipulat una cnvenzine cn il Cmune di Sarnn. La cnvenzine stabilisce l adesine di Sarnn Servizi alla Centrale Unica di Cmmittenza (CUC). Nel cas di acquisti spra sglia il Respnsabile Tecnic ed il Direttre Affari Generali redign un capitlat di gara e l cnsegnan alla CUC. La CUC espleta la prcedura di gara ai sensi della nrmativa vigente per gli acquisti spra sglia e frnisce a Sarnn Servizi il nminativ del frnitre aggiudicatari della gara. La stipula del cntratt, la gestine del frnitre e della fatturazine passiva, nnché dei pagamenti segun l stess iter e le stesse regle degli acquisti stt sglia spra descritti. 4. Flussi infrmativi vers l Organism di Vigilanza I respnsabili cinvlti nelle attività di acquist e gli altri enti cinvlti nelle attività spra espste segnalan all Organism di Vigilanza gni derga vilazine rispett alle mdalità esecutive disciplinate dal presente prtcll, nel Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll e dal Cdice Etic. I respnsabili cinvlti frniscn ampia dispnibilità ad evadere le richieste specifiche dell Organism di Vigilanza, mettend a dispsizine tutta la dcumentazine cmprvante il rispett dei principi cntenuti nel presente dcument. 6