SEZIONE Controllo della documentazione

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1 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 1 di 4 SEZIONE Controllo della documentazione 0 Emissione Sandro Paci Sandro Paci Lucia Naviglio REV. DESCRIZIONE REDAZIONE CONVALIDA APPROVAZIONE Ė vietata la riproduzione anche parziale del presente documento senza l autorizzazione del responsabile di progetto

2 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 2 di 4 INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. NORME DI RIFERIMENTO 4. DEFINIZIONI 5. RESPONSABILITA 6. AZIONI E METODI 7. DOCUMENTI

3 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 3 di Scopo Il Parco Nazionale del Circeo, nell ambito delle attività riferite al controllo della documentazone, attua quanto necessario al fine di identificare, controllare e accedere alla documentazione che riguarda gli aspetti ambientali significativi legati alle proprie attività e di quelle concordate con le parti interessate. 2.0 Campo d applicazione L Ente Parco Nazionale del Circeo ha predisposto e mantiene attiva una procedura per la gestione della documentazione ambientale che è applicata in tutti i settori dell organizzazione per la chiarezza di conduzione del sistema di gestione ambientale, individuando responsabilità e autorità per l emissione, la modifica e l annullamento di ogni documento facente parte del sistema stesso. 3.0 Norme gestionali di riferimento Norma UNI EN ISO sez PG 4.4.5/00 Controllo della documentazione 4.0 Definizioni Tutte le definizioni di questa sezione sono richiamate nella norma UNI EN ISO e nel glossario della linea guida Applicare la norma UNI EN ISO nelle aree protette e alla sezione 3.0 di questo manuale. 5.0 Responsabilità L Ente Parco Nazionale del Circeo individua nell allegata matrice delle responsabilità le autorità e competenze designate per redigere, verificare e approvare ogni tipo di documento che sia utile e correlabile alle esigenze della normativa di riferimento al fine della buona funzionalità del sistema di gestione ambientale. 6.0 Azioni e metodi Tutti i documenti relativi alle attività del sistema di gestione ambientale dell Ente Parco Nazionale del Circeo sono regolati per la loro identificazione, redazione, verifica e autorizzazione da una procedura gestionale la PG 4.4.5/00 che fa parte integrante di questo manuale. Al fine della loro localizzazione essi sono gestiti da un sistema di protocollo che è definito nella stessa procedura, che ricalca fedelmente la metodologia già in atto presso il Corpo Forestale dello Stato di stanza presso il Parco Nazionale del Circeo. Nella stessa procedura sono anche prese in considerazione le eventuali revisioni a cui i documenti sono soggetti sia per la loro ottimizzazione sia per le mutazioni temporali dell assetto del sistema di gestione ambientale stesso.

4 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 4 di 4 E previsto, inoltre, un appropriato metodo per attuare la distribuzione della documentazione presso tutti i settori operativi in ultima revisione, affinché le informazioni pervengano in modo celere e adeguato. E dato l onere ad ogni settore di distruggere i documenti obsoleti ed operare solamente con quelli di ultima revisione. Nell archivio è tenuta l evoluzione di ogni documento riferito al sistema di gestione ambientale, infatti esso è diviso in parte operativa, composta dalla documentazione di ultima revisione, da una parte storica, ove sono raccolte le revisioni precedenti e da un archivio remoto ove vengono sistemati tutti i documenti che hanno superato il periodo di validità. Il periodo di validità dei documenti riguardanti il sistema di gestione ambientale, salvo specifica indicazione legislativa, è stato fissato dalla direzione dell Ente parco Nazionale del Circeo di tre anni dalla data della sua revisione. Uguale tempistica è anche adottata per le registrazioni che sono a supporto della documentazione. 7.0 Documenti PG 4.4.5/00 Modulistica abbinata

5 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 5 di 4 PROCEDURA GESTIONALE SEZ Controllo della documentazione AUTORI DEL DOCUMENTO: Rev. Data Redazione Convalida Approvazione

6 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 6 di 4 INDICE 1.0 SCOPO 2.0 CAMPO DI APPLICAZIONE 3.0 NORME DI RIFERIMENTO 4.0 DEFINIZIONI 5.0 MODALITA OPERATIVE 5.1 Gestione dei documenti esterni Identificazione dei documenti esterni Archiviazione dei documenti esterni Gestione delle 5.2 Gestione dei documenti interni di carattere esecutivo Approvazione, emissione ed identificazione Archiviazione Revisione 5.3 Gestione dei documenti interni di carattere propositivo 6.0 DOCUMENTAZIONE 7.0 DISTRIBUZIONE

7 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 7 di SCOPO Scopo della presente procedura è definire le responsabilità, i criteri e le modalità adottate per la gestione della documentazione interna ed esterna al Parco Nazionale del Circeo. 2.0 CAMPO DI APPLICAZIONE Il contenuto della presente procedura si applica a tutta la documentazione interna ed esterna riguardante il Sistema di Gestione Ambientale del Parco Nazionale del Circeo. Tale procedura deve essere mirata e deve tener conto delle effettive responsabilità delle varie funzioni, in base alle esigenze dei soggetti coinvolti nell emissione, modifica e gestione dei documenti interni. 3.0 NORME DI RIFERIMENTO La presente procedura fa riferimento: alla norma UNI EN ISO sez alle linee guida sui Sistemi di Gestione Ambientale nelle aree protette sez DEFINIZIONI Le definizioni usate nella presente procedura sono riferite alla norma UNI EN ISO 14001, alla norma UNI EN ISO e al glossario delle linea guida sui Sistemi di Gestione Ambientale nelle aree protette e alla sezione 3.0 di questo manuale. Archivio centrale si intende l archivio dell ufficio protocollo nel quale permangono tutti i documenti ufficiali interni ed esterni. Archivio periferico si intende l archivio nel quale i Responsabili di settore conservano le proprie pratiche ancora aperte. Archivio morto si intende l archivio non controllato dove sono depositati i documenti dell archivio centrale con oltre 5 anni di permanenza, a meno di differenti disposizioni di carattere legale. 5.0 MODALITA OPERATIVE 5.1 GESTIONE DEI DOCUMENTI ESTERNI Sono documenti esterni quelli che l organizzazione acquisisce e per cui dispone di un originale che viene visionato e protocollato.

8 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 8 di Identificazione dei documenti esterni L addetto al protocollo visiona la posta proveniente dall esterno e. assegna, secondo le direttive di DIR, una identificazione ai documenti riconducibili al PNC attraverso l apposizione: del numero di protocollo; della posizione del documento; della categoria del documento; della data di arrivo del documento; il tutto è trascritto nel registro di protocollo dell organizzazione, incluso l eventuale settore operativo a cui tali documenti sono consegnati. L addetto al protocollo consegna a DIR tutti i documenti, classificati e non classificati per una visione di carattere generale. L addetto al protocollo distribuisce i documenti assegnati, ai Responsabili dei settori indicati, che appongono il numero di fascicolo secondo proprie procedure. Detto numero è poi comunicato dalle macro-funzioni all addetto del protocollo tramite comunicazione che si incarica di aggiungere il numero di fascicolo nel registro del protocollo Archiviazione dei documenti esterni I documenti pervenuti rimangono, in originale, presso gli archivi periferici dei rispettivi settori per un massimo di 12 mesi, salvo eccezioni. Trascorso tale periodo, i documenti vengono restituiti all addetto del protocollo centrale per l archiviazione finale. I documenti archiviati presso l archivio centrale permangono per un periodo di 5 anni, salvo disposizioni contrarie di carattere cogente, e trasferiti, poi, presso l archivio morto dell organizzazione Gestione delle DIF visiona tutte le pervenute e, in base ai criteri stabiliti, le divide in protocollabili e non protocollabili. Le protocollabili (pratiche amministrative) sono veicolate da parte di DIF all ufficio protocollo per l assegnazione dell identificazione e la trascrizione nel registro protocollo. Le protocollate dall addetto al protocollo vengono consegnate a DIR, che si occupa di smistarle ai Responsabili dei settori interessati per l espletamento della pratica. Nel caso in cui esistono dei dubbi da parte di DIF sulla protocollabilità o meno delle , queste sono esaminate insieme a DIR per la decisione finale. Le modalità di identificazione e archiviazione delle seguono quelle riportate sopra nei punti e

9 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 9 di 4 Le non protocollabili sono gestite da DIR. 5.2 GESTIONE DEI DOCUMENTI INTERNI DI CARATTERE ESECUTIVO Approvazione, emissione ed identificazione DIR approva tutti i documenti di competenza (vedi matrice delle responsabilità) per l efficacia e il buon esito del Sistema di Gestione Ambientale. Tali documenti interni sono redatti dai responsabili dei vari settori e sono approvati da DIR mediante apposizione della firma sul cartiglio della prima pagina del documento. E prevista la consegna di una copia dei documenti da parte di RSA ai responsabili di settore, spetta a loro la responsabilità di divulgarli ai loro collaboratori. Sul documento così divulgato è possibile esprimere eventuali pareri da parte degli altri soggetti interessati al sistema. Tali pareri sono riportati su un modulo (proposta di modifica). RSA raccoglie e analizza le eventuali proposte di modifica e, sentito DIR, decide se riportarle interamente o parzialmente nel documento, oppure rifiutarle del tutto. Il documento così modificato viene approvato da DIR che provvede alla firma per approvazione e diffusione dello stesso. L addetto al protocollo assegna quindi un identificazione ai documenti apponendo sulla pagina di guardia: numero di protocollo; posizione del documento; categoria del documento; fascicolo del documento; data di arrivo del documento. Tale identificazione è trascritto nel registro di protocollo dell organizzazione. Sono registrate e archiviate anche le proposte di modifica, in quanto registrazioni, non prese in considerazione. I documenti interni prodotti sono costituiti da un minimo di tre pagine, così composte: 1. una prima pagina del documento interno riportante: il logo del Parco Nazionale del Circeo con l intestazione; la sigla di riconoscimento costituita da una stringa con numero di protocollo, posizione, categoria e fascicolo, quest ultimo di competenza della macro-funzione che lo emette; i destinatari;

10 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 10 di 4 la data ; il numero delle pagine costituenti il documento; il titolo del documento; gli autori del documento; un cartiglio a fine pagina riportante il numero di revisione, la data e la firma di chi redige e convalida il documento. 2. una o più pagine riportanti: il logo del Parco Nazionale del Circeo con l intestazione; una stringa di riconoscimento ed identificazione del documento (sigla di identificazione) utile per catalogare ed archiviare i documenti; la data ; l identificazione delle pagine; il contenuto del documento. La sigla di identificazione è apposta dal Responsabile di settore che emette il documento ed è composta da 11 caratteri separati da trattini così suddivisi: xxx-yyy-nnn-rr xxx yyy nnn rr indica il settore che emette il documento. Le sigle identificative sono riportate nella lista delle sigle. indica la tipologia del documento. Le sigle identificative sono riportate nella lista delle sigle. indica il numero progressivo relativo ai documenti emessi dai singoli settori indica un progressivo relativo alla revisione del documento. Al momento dell emissione il documento avrà 00. Nelle liste sono riportate le rispettive sigle e tipologie di documenti Archiviazione L archiviazione del documento avviene presso l archivio centrale. I tempi di archiviazione rispettano quelli indicati per i documenti esterni Revisione In caso di revisione verrà emessa la nuova versione del documento con la stessa sigla di identificazione, ma con diverso numero di revisione, previo aggiornamento del cartiglio in prima pagina del documento in originale. La modifica dei documenti è fatta dal Responsabile di settore emittente.

11 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 11 di 4 L addetto al protocollo divulga il documento revisionato tramite inserimento dello stesso completo di lista di distribuzione e di lista dei documenti nelle apposite cartelline dei singoli settori. E compito degli appartenenti ai singoli settori, una volta ricevuta la nuova copia, stracciare la copia precedente ormai in disuso o apporre sulla stessa il timbro con scritto Superato. I documenti sorpassati restano comunque archiviati presso l archivio centrale. 5.2 GESTIONE DEI DOCUMENTI INTERNI DI CARATTERE PROPOSITIVO I documenti emessi vengono registrati nel registro protocollo interno. I documenti, rivolti a RSA, sono sottoposti ad analisi da parte dello stesso e approvati, se lo ritiene opportuno, apponendo la firma sul cartiglio della prima pagina. In seguito all approvazione, DIR autorizza il documento, viene smistato all ufficio protocollo per l identificazione e l archiviazione. L addetto al protocollo assegna quindi un identificazione ai documenti apponendo sulla pagina di guardia: numero di protocollo; posizione del documento; categoria del documento; fascicolo del documento; data di arrivo del documento. Tale identificazione è trascritta nel registro di protocollo dell organizzazione. Le modalità di archiviazione seguono quelle del punto DOCUMENTAZIONE Registro di protocollo Prima pagina Proposta di modifica Registro protocollo interno Lista di distribuzione Lista dei documenti Lista delle sigle 7.0 DISTRIBUZIONE Copia DESTINATARIO N. 1 Rappresentante dell Alta Direzione NUMERA TA NON NUMERATA

12 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 12 di 4 (RDD) 2 Responsabile del Sistema di Gestione Ambientale (RSA) 3 Responsabile settore Divulgazione e Fruizione (DIF) 4 Responsabile settore Ricerca e attività Didattica (RID) 5 Responsabile settore del territorio e protezione della Fauna (TUT) 6 Responsabile del settore amministrazione e ufficio tecnico (AUT)

13 ALLEGATO N. 1 GESTIONE DEI DOCUMENTI ESTERNI APPLICAZIONE PILOTA DEI SISTEMI DI GESTIONE AMBIENTALE NELLE AREE PROTETTE DOCUMENTI Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 13 di 4 ESTERNI VISIONE DA PARTE DI DIF VISIONE POSTA DALL ADDETTO VALUTAZIONE PER IL PROTOCOLLO POSTA INDIRIZZATA AL PARCO NO NO SI SI VIENE IMPOSTA LA CLASSIFICAZIONE GESTIONE DIF VISIONE DIRETTORE IL DIRETTORE VERIFICA LA POSTA A LUI INDIRIZZATA E DECIDE SE PROTOCOLLARLA O MENO VALUTAZIONE NO NESSUNA ARCHIVIAZIONE SI ASSEGNAZIONE SETTORE AL ASSEGNAZIONE: N. PROTOCOLLO POSIZIONE CATEGORIA ESPLETAMENTO PRATICA ASSEGNAZIONE FASCICOLO SI ARCHIVIO CENTRALE PRATICA TERMINATA NO STAND BY ARCHIVIO DI SETTORE FINO AL TERMINE ARCHIVIO MORTO

14 ALLEGATO N. 2 GESTIONE DEI DOCUMENTI INTERNI APPLICAZIONE PILOTA DEI SISTEMI DI GESTIONE AMBIENTALE NELLE AREE PROTETTE DOCUMENTI Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 14 di 4 INTERNI SI EMESSI DA RSA NO ASSEGN.: SIGLA IDENTIFIC. ARCHIVIO INTERNO IL SETTORE PREPARA I DOCUMENTI ASSEGN.: SIGLA IDENTIFIC. PROPOSTE DI MODIFICA DIVULGAZIONE PER PARERI ACCETTAZIONE AL PROTOCOLLO INTERNO E CONSEGNA A RSA ANALISI DELLE PROPOSTE DI MODIFICA ANALISI DOCUMENTO NO PROPOSTE DI MODIFICA APPROVAZ. DOCUMENTO NO ARCHIVIO INTERNO SI SI MODIFICA DIR APPROVA DOCUMENTO E PAGINA DI GUARDIA REGISTRA E ARCHIVIA ARCHIVIO CENTRALE ASSEGN.: PROGR. PROT. POSIZIONE CATEGORIA

15 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 15 di 4 LISTA DEI DOCUMENTI Tipologia documento Stato del documento Sigla di identificazione N. revisione Data LISTA DELLE SIGLE La sigla di identificazione dei documenti è composta da 11 caratteri separati da trattini così suddivisi: XXX-YYY-NNN-RR sono: XXX indica la macro-funzione che emette il documento. I simboli da introdurre DIR per i documenti relativi al Rappresentante della Direzione RSA per i documenti relativi al responsabile del SGA

16 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 16 di 4 AMM per i documenti relativi al responsabile dell amministrazione GES per i documenti relativi al responsabile della gestione dei beni demaniali PRO per i documenti relativi al responsabile della divulgazione e fruizione MON per i documenti relativi al responsabile del monitoraggio ambientale, della ricerca e della didattica FAU per i documenti relativi al responsabile gestione fauna, sorveglianza e intervento TUT per i documenti relativi al responsabile della tutela del territorio. YYY indica la tipologia del documento. Le sigle identificative sono: MGA manuale di gestione ambientale PRG procedura gestionale PRO procedura operativa VRI verbale riunione interna VRE verbale riunione esterna RPP rapporto di attività RCA relazione di attività di ricerca di dati raccolti, resoconto di studi e ricerche PRE progetti esecutivi CAL calendario di riunioni, incontri attività ORG descrizione di aspetti organizzativi utili al funzionamento del PNC MIS dati conseguenti a missioni rilievi ecc. ORS ordini di servizio DIS disposizioni di servizio CNT contratti RDM richiesta di modifica PPS piano di progettazione e sviluppo PRA programma annuale di spesa Ministero Ambiente PRP programma annuale delle politiche agricole. RIC di dati, mezzi, risorse economiche e personale NNN indica il numero progressivo relativo ai documenti emessi dalle singole macro-funzioni. RR indica un progressivo relativo alla revisione del documento. Al momento dell emissione il documento avrà 00. LISTA DI DISTRIBUZIONE Tipologia documento Stato del documento Sigla identificativa CST CDP RDD DIR RSA DIF RID TUT AUT

17 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 17 di 4

18 N. Tipo di docum. ALLEGATO N. Data: (PNC Rev.00) Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 18 di 4 ARGOMENTO C C D R R A D T R Note S D I D S U I U I T P R D A T F T D 1 MGA Manuale di gestione ambientale A P C N 2 PG Procedura di gestione A C ambientale P N 3 CNT Contratto A P 4 PCS Piano di erogazione e A controllo del servizio P 5 RDM Richiesta di modifica A P 6 PPS Piano di progettazione e A C sviluppo P N 7 PCO Progetto di comunicazione A C P N 8 PRO Procedure operative A P AZIONI R R C N C N C M C M C N R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R RESPONSABILI R = REDIGE CM = COMMENTA CN = CONVALIDA AP = APPROVA CO = RICEVE PER CONOSCENZA CST = COMMISSARIO STRAORDINARIO CDP = COMITATO DEL PARCO DIR = DIRETTORE DEL PARCO RDD = RAPPRESENTANTE DELLA DIREZIONE RSA = RESPONSABILE SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE AUT = RESPONSABILE DEL SETTORE AMMINISTRATIVO E UFFICIO TECNICO DIF = RESSPONSABILE DEL SETTORE FRUIZIONE E DIFUSIONE TUT = RESPONSABILE DEL SETTORE TERRITORIO E PROTEZIONE DELLA FAUNA RID = RESPONSABILE DEL SETTORE RICERCA E ATTIVITA DIDATTICA MATRICE DELLE COMPETENZE DEI DOCUMENTI APPLICAZIONE PILOTA DEI SISTEMI DI GESTIONE AMBIENTALE NELLE AREE PROTETTE RICHIESTA DI MODIFICA

19 Data: Manuale di Gestione Ambientale Sezione Pagina 19 di 4 Del giorno..da riconsegnare entro Nominativo del proponente.. Sigla di identificazione del documento.. Punto di riferimento del documento Modifiche