La Conservazione Sostitutiva in pochi clic. Trarre vantaggi a 360 gradi dalla implementazione del processo di Conservazione Sostitutiva

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1 La Conservazione Sostitutiva in pochi clic Trarre vantaggi a 360 gradi dalla implementazione del processo di Conservazione Sostitutiva

2 Q u e s t o d o c u m e n t o c o n t i e n e i n f o r m a z i o n i d i p r o p r i e t à d e l l a o p e n w o r k s. r. l. e d e v e e s s e r e u t i l i z z a t o e s c l u s i v a m e n t e i n r e l a z i o n e a l l e f i n a l i t à p e r l e q u a l i è s t a t o p r e d i s p o s t o. È v i e t a t a q u a l s i a s i f o r m a d i r i p r o d u z i o n e o d i d i v u l g a z i o n e s e n z a l e s p l i c i t o c o n s e n s o d e i p r o p r i e t a r i d e l l e i n f o r m a z i o n i. M i c r o s o f t, W o r d, E x c e l, P o w e r p o i n t, W i n d o w s, S Q L S e r v e r s o n o m a r c h i r e g i s t r a t i o t r a d e m a r k d i M i c r o s o f t C o r p o r a t i o n. A d o b e, A d o b e A c r o b a t, A d o b e R e a d e r s o n o m a r c h i r e g i s t r a t i o t r a d e m a r k d i A d o b e S y s t e m s I n c o r p o r a t e d. o p e n w o r k è u n m a r c h i o r e g i s t r a t o d e l l a o p e n w o r k s. r. l. A l t r i n o m i d i p r o d o t t i e d i a z i e n d e c i t a t i i n q u e s t e p a g i n e p o s s o n o e s s e r e m a r c h i d e i r i s p e t t i v i p r o p r i e t a r i o p e n w o r k s. r. l.

3 Introduzione Abstract La Conservazione Sostitutiva è un particolare processo, regolamentato in Italia da apposite normative, finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo nella sua integrità ed autenticità, tramite l utilizzo di strumenti informatici, consentendo di fatto di distruggere gli originali cartacei. L applicazione del processo di Conservazione Sostitutiva apporta notevoli benefici tangibili in termini economici, organizzativi e di riduzione dei rischi, e diverrà sicuramente una tra le principali innovazioni che le organizzazioni si troveranno ad implementare nell immediato futuro. L adozione della Conservazione Sostitutiva è una scelta vincente se interpretata come mezzo e non come fine e può sicuramente consentire il raggiungimento di maggiori efficienze in una organizzazione che dispone anche di un valido sistema di gestione documentale e ancor più che è orientata ad una gestione elettronica dei flussi documentali. La soluzione proposta da openwork, realizzata con l omonima tecnologia di Business Process Management, consente ad una organizzazione di approcciare il tema della Conservazione Sostitutiva con una ottica di processo, nel continuo rispetto della normativa, con benefici immediatamente tangibili, e la predispone a godere delle possibili evoluzioni di Workflow Management e Business Process Management che la piattaforma offre. Contesto e mercato di riferimento Introduzione In ambito europeo, la Conservazione Sostitutiva, insieme alla fatturazione elettronica, viene introdotta con la direttiva europea 115/2001 sull IVA, inglobata poi nella direttiva 112/2006. Ad oggi tutti gli stati dell Unione hanno recepito la direttiva adeguando la loro legislazione, ed in particolare l Italia ha applicato norme abbastanza restrittive rispetto al quadro europeo. L esigenza di conservazione dei documenti aziendali per un prolungato periodo di tempo nasce in Italia prevalentemente da un obbligo civilistico e fiscale, oltre che organizzativo. In particolare l Art del codice civile sancisce l obbligo Civilistico di conservazione ed esibizione dei documenti e delle scritture contabili, prevedendone la conservazione per dieci anni. 1 Dal punto di vista Fiscale è invece il D.P.R. 633 del 26/10/1972 a sancirne l obbligo di conservazione ed esibizione per cinque anni o, in caso di accertamento, fino alla fine di una eventuale controversia. 2 La prima legge che introduce la possibilità di conservare scritture contabili e documenti avvalendosi di supporti informatici risale al Tale legge non consente però l immediata entrata in vigore delle disposizioni, demandando la determinazione delle modalità applicative ad un apposito decreto, da emanarsi a cura del Ministro delle finanze. Il suddetto Decreto Ministeriale viene emanato dopo ben 10 anni, il 23 gennaio 2004, definendo dunque il reale avvio ad utilizzare supporti alternativi a quelli cartacei per la conservazione delle scritture e dei documenti fiscalmente rilevanti. Tale decreto è tutt oggi fondamentale per la documentazione con rilevanza tributaria. 1 L Art del codice civile sancisce l obbligo di conservazione per 10 anni delle scritture contabili obbligatorie, degli originali delle fatture e della corrispondenza ricevuta, nonché delle copie delle fatture e della corrispondenza spedita. 2 il D.P.R. 633 del 26/10/1972 all art. 39 prevede la conservazione dei registri e dei documenti fiscali a norma dell art. 22 del D.P.R. n. 600 del 29/09/73. Tale articolo dispone che le scritture contabili obbligatorie e i relativi documenti siano conservati per cinque anni o, in caso di accertamento fino alla fine di una eventuale controversia. 3 D.L. n. 357 del 10/06/1994, convertito nella L. n. 489, del 8/8/1994.

4 Chiarimenti sulle modalità applicative vengono offerti dai documenti di prassi da prima emanati dall AIPA, con la delibera n. 42 del 31 dicembre 2001 e successivamente dal CNIPA con la Deliberazione n. 11 del 19/02/2004, con la quale vengono dettate le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. Le disposizioni finora riportate individuano una netta distinzione sul trattamento dei documento in relazione alla loro rilevanza tributaria. In particolare per i documenti a rilevanza tributaria si applica quanto al DM del 23/01/2004 e successive interpretazioni, invece per gli altri documenti si possono seguire le regole previste dalla Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/2004. Ulteriore contributo al quadro normativo e alle semplificazioni dei procedimenti, viene dato dal Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 in tema di emissione e conservazione delle fatture. Il suddetto decreto, introduce la possibilità di emettere le fatture in formato elettronico e di conservarle su supporti alternativi a quello cartaceo. 4 A questa importante norma segue la circolare n. 45/E, del 19 ottobre 2005, con la quale l Agenzia delle Entrate fa il punto sulle procedure da seguire per la creazione, l emissione e la conservazione delle fatture elettroniche. Inoltre la circolare 36/E del 6 dicembre 2006 scioglie alcuni dubbi sulle disposizioni contenute nel DM 23 Gennaio Ricordiamo infine il D.P.C.M. 30 marzo 2009, n. 129 che sostituisce l'originale D.P.C.M. 13 gennaio 2004 e contiene le regole tecniche inerenti l intero impianto della firma digitale (algoritmi usati, requisiti dei certificatori, obblighi degli utenti, formati di firma, formato e semantica dei certificati, ecc.). Il decreto uniforma tutte le regole tecniche in materia di firma digitale a partire dalle definizioni date dal Codice dell'amministrazione digitale (DL 7 marzo 2005, n.82), demandando le regole tecnologiche a provvedimenti normativi più rapidi, quali le direttive CNIPA. A conclusione di questa sintetica panoramica dobbiamo ricordare che restano comunque dettagli non risolti come per esempio l assenza di disciplina sulle modalità di trasmissione delle fatture elettroniche alle Pubbliche Amministrazioni in riferimento alla Legge 244 del 24/12/2007 ed alla direttiva europea del In attuazione la Direttiva 2001/115/CE in materia di semplificazione ed armonizzazione delle modalità di fatturazione ai fini IVA e in modifica del D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 633.

5 Regole per i documenti rilevanti ai fini tributari Regole generali per i documenti Riportiamo di seguito uno schema delle principali norme e documenti di prassi che guidano e regolamentano la Conservazione Sostitutiva: Art codice civile DPR n. 445 del 28/12/2000 Conservazione delle scritture contabili Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/2004 D. Lgs n. 82 del 07/03/2005 e successive disposizioni integrative D.P.C.M. del 30/03/2009 D.P.R. n. 633 del 26/10/1972 D.P.R. n 600 del 29/09/1973 DM del 23/01/2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Codice dell'amministrazione digitale Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici. Istituzione e disciplina dell imposta sul valore aggiunto Disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto DL n. 52 del 28/02/2004 Circolare dell'agenzia delle Entrate n. 45/E del 19/10/2005 Circolare dell'agenzia delle Entrate n. 36/E del 6/12/2006 Provvedimento dell'agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010 Attuazione della Direttiva 2001/115/CE che semplifica e armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA Chiarimenti relativi alla Fatturazione Elettronica ed in materia di IVA Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto Provvedimento attuativo della comunicazione dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell articolo 5 del decreto 23 gennaio E palese l orientamento della nostra legislazione focalizzato a spostare la gestione documentale da una forma cartacea ad una forma digitale, ma il quadro normativo attuale necessità ancora di alcuni chiarimenti tecnologici e di dettaglio, tale lentezza sicuramente determina uno dei fattori di inibizione all adozione del processo di conservazione sostitutiva oggi in Italia.

6 Le azioni di spinta e i fattori di inibizione Possiamo evidenziare numerosi fattori che spingono le organizzazioni ad investire su sistemi di Conservazione Sostitutiva. Sussistono anche fattori di inibizione, il cui superamento può sicuramente essere favorito dalla scelta di adeguate soluzioni tecnologiche. Tra le ragioni per cui un organizzazione si è orientata e si orienterà verso l adozione di un sistema di Conservazione Sostitutiva, è possibile riconoscere un insieme di benefici tangibili in termini economici, organizzativi e di riduzione dei rischi, ai quali si affiancheranno sicuramente, in un prossimo futuro, un insieme di obblighi derivati dalla evoluzione del quadro normativo vigente e di spinte date da operatori del settore come i commercialisti ed intermediari. Ogni anno in Italia si stampano 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, per un costo di 287 milioni di Euro. Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte con un costo, per singola operazione, di 18 Euro. Un documento su venti va smarrito, il 3% dei documenti sono archiviati erroneamente, il costo per recuperare un documento non archiviato correttamente è di 120 Euro. La Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale è del 40%. L impatto complessivo della gestione documentale tradizionale sul sistema-paese è quantificabile tra 42 e 70 miliardi di Euro all anno. Il risparmio derivato dalla sostituzione della fatturazione cartacea con quella elettronica e relativa archiviazione e conservazione sostitutiva è stimato in 14 miliardi di Euro. 5 Questi sono solo alcuni dei dati che potremmo citare, che evidenziano i benefici dell adozione di un sistema di Conservazione Sostitutiva, la maggior parte dei quali sottolineano come i vantaggi maggiori sono ottenibili quando la Conservazione Sostitutiva è affiancata ad una sistema di Gestione Documentale ed ancor più quando l organizzazione si dota di un sistema informatico che consente di gestire con una logica di processo l intero ciclo di vita di un documento, come il caso del ciclo ordine - fattura- pagamento. L'adozione della completa integrazione, attraverso il processo elettronico, del ciclo ordine-fattura-pagamento, incide sui costi in misura di una loro riduzione che oscilla tra il 67% e il 82% a seconda del settore industriale. 6 Alla luce dei dati riportati e di attente considerazioni possiamo quindi sintetizzare i benefici della Conservazione Sostitutiva insieme a quelli della Gestione Documentale nella tabella che segue: BENEFICI ECONOMICI Riduzione dei costi di stampa copie cartacee Riduzione dei costi di archiviazione e ricerca Riduzione dei costi di gestione di ritardi, errori e smarrimenti Riduzione dei costi di imposta di bollo sui registri Miglior utilizzo del personale distolto da attività a maggior valore aggiunto BENEFICI LOGISTICI E ORGANIZZATIVI Riduzione dei costi di mantenimento archivi cartacei, movimentazione, accesso ai documenti Accesso condiviso da parte delle diverse aree aziendali Maggiore efficienza nella ricerca documenti RIDUZIONE DEI RISCHI Eliminazione del rischio di danneggiamento della carta a causa di calamità o incidenti (fuoco, acqua, furti, ecc.) Garanzia di integrità e conservazione nel tempo 5 Dati derivati da Osservatorio sul Documento Digitale - Infocamere in collaborazione con NetConsulting- anno Dati derivati da Fatturazione elettronica: benefici non solo sulla carta - Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione -Politecnico di Milano - Rapporto 2007

7 E tangibile che in un prossimo futuro la Conservazione Sostitutiva dei documenti a rilevanza tributaria, sarà di fatto non più una scelta, ma un obbligo normativo. Si è già evidenziato l orientamento della nostra legislazione concentrato a spostare la gestione documentale da una forma cartacea ad una forma digitale. Molte Pubbliche Amministrazioni hanno già adottato strumenti idonei che hanno ampiamente ridotto l'uso e la circolazione di documenti cartacei anche nei rapporti con i cittadini e le aziende. I benefici addotti in termini di riduzione dei costi ed efficienza, che hanno inciso positivamente sul bilancio Statale, stanno motivando il legislatore ad accelerare l'introduzione del medesimo cambiamento su una gamma sempre più vasta di procedure e documenti. Citiamo come esempio la promulgazione nella Legge 244 del 24/12/2007 dell obbligo per le aziende che hanno rapporti con la Pubblica Amministrazione, di inviare esclusivamente fatture elettroniche, pena il disconoscimento del documento cartaceo da parte degli Uffici. Questo obbligo però non è ancora entrato in vigore poiché si è in attesa delle regole tecniche che disciplinano le modalità di trasmissione delle fatture. Con lo specializzarsi della normativa un altro fattore di spinta sarà sicuramente determinato dagli operatori del settore che operano da intermediari tra le Pubbliche Amministrazioni e le aziende, come i commercialisti o enti come le banche, sulle quali probabilmente ricadranno maggiori adempimenti che in modo indiretto richiederanno il modificarsi dei rapporti con le organizzazioni che forniscono. Sebbene i fattori di spinta alla adozione di un sistema di Conservazione Sostitutiva siano evidenti, non possiamo omettere di segnalare alcuni fattori di inibizione che frenano alcune organizzazioni. Primo fra tutti il timore nella gestione del cambiamento, caratterizzato dalla paura di introdurre nuove modalità operative nell organizzazione. Tale timore è sicuramente superabile grazie alla scelta di una valida consulenza e tecnologia a supporto. Segue la difficoltà nell individuare i benefici specie nelle realtà più piccole che non trattano molti documenti e che di fatto non si pongono proprio il problema di effettuare una corretta analisi. 7 Altro grande freno è costituito dalla poca chiarezza del quadro legislativo, ancorché completo ed in continua semplificazione. In ultimo il timore che i costi da sostenere siano eccessivi e la consapevolezza di non disporre di competenze necessarie. 8 L adozione di una sistema di conservazione sostitutiva è giustificato in quelle organizzazioni in cui esiste un volume minimo significativo di documenti annui gestiti è può costituire una scelta vincente se interpretata come mezzo e non come fine affinché ci si doti di un valido sistema di gestione documentale e ancor più ci si orienti ad una gestione elettronica dei flussi documentali. Le attuali applicazioni Il mercato propone diverse modalità di approccio per le organizzazioni che decidono di intraprendere il percorso della Conservazione Sostitutiva. Le attività possono essere espletate internamente ad una organizzazione, ovvero in House, con l onere di garantire la disponibilità dell hardware e del software ma con l enorme vantaggio di mantenere in casa il proprio patrimonio documentale ed il know how che verrà acquisito in materia. Tale modalità è ancora poco diffusa per alcuni dei fattori di inibizione in precedenza analizzati, tra cui il timore di commettere errori e la complessità percepita di alcune soluzioni proposte dal mercato. In alternativa si può usufruire di un servizio, affidandosi a soggetti esterni, ovvero in outsourcing, i quali si prendono carico di svolgere per conto dell organizzazione l intero iter. In questo caso il servizio viene erogato dal provider su proprie infrastrutture tecnologiche. Molti centri servizi si stanno ora attrezzando per fornire il servizio in modalità ASP o SAAS con possibilità di fruizione direttamente da Internet. In tale caso non sono richiesti grossi investimenti iniziali in hardware e software ed il costo più o meno fisso è diluito nel tempo. In Italia vi sono almeno 50 validi provider di servizi e soluzioni di Conservazione Sostitutiva, ciò determina una forte competizione sui servizi e sui prezzi tale da rendere il fattore investimenti e costi decisamente meno importante di una attenta stima dei benefici e di una analisi del percorso di implementazione. 7 a tal proposito l Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano ha messo a disposizione sul report 2010, degli utili strumenti per la valutazione dei benefici utilizzabili per una prima stima 8 osservazioni che emergono da Fatturazione elettronica in Italia: reportage dal campo - Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione - Politecnico di Milano - Rapporto 2010

8 Tra la quantità considerevole di prodotti software che il mercato propone la maggior parte è incentrata sulla risoluzione del tema conservazione sostitutiva assolvendo agli adempimenti minimi richiesti dalle norme, altri si preoccupano anche di proporre funzionalità di gestione documentale, pochi hanno un approccio più ampio offrendo anche funzionalità di workflow management. La conservazione sostitutiva Quali documenti conservare Il processo di Conservazione Sostitutiva è finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo nella sua integrità ed autenticità, osservando precise regole tecniche per prepararlo e salvarlo su idonei supporti di conservazione. Solo dopo aver concluso correttamente il processo è possibile perseguire l obbiettivo di eliminazione degli originali cartacei. Il processo può essere applicato a quasi tutti i documenti siano essi rilevanti ai fini tributari e non, con differenti modalità a seconda della tipologia di documento che si sta trattando. 9 Riportiamo di seguito un elenco non esaustivo di documenti rilevanti ai fini tributari ai quali è possibile applicare la Conservazione Sostitutiva: Bilancio d esercizio e relazioni, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa Dichiarazioni fiscali e modulistica relativa ai pagamenti (Mod. F23 e F24) Documenti di trasporto, bolle di accompagnamento Fatture, lettere e telegrammi emessi e ricevuti Libro giornale e libro degli inventari Libro soci, libro obbligazioni, libro adunanze Registri prescritti ai fini dell IVA (es. registro degli acquisti, registro dei corrispettivi, registro delle fatture emesse) Registro dei beni ammortizzabili Registro fatture emesse, corrispettivi, acquisti, etc. Relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili Scritture ausiliarie di magazzino Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali E importante sottolineare la distinzione che la normativa fa tra: 1. documenti informatici, cioè che nascono già in formato digitale, rispetto ai quali vengono previste particolari modalità di emissione, conservazione ed esibizione; 2. documenti analogici (o cartacei), formati o emessi secondo le modalità tradizionali per i quali è comunque possibile procedere alla Conservazione Sostitutiva, previa trasposizione della loro immagine su supporti di memorizzazione, per poi trattarli come documenti informatici. 10 La normativa sottolinea poi ulteriori distinzioni in termini di formato e altro, nell ambito di tali tipologie di documenti, che evidenziamo nello schema seguente; per tutte le definizioni si rimanda al glossario. 9 Il processo non si applica alle scritture ed ai documenti rilevanti ai fini tributari nel settore doganale, delle accise, e delle imposte di consumo competenti l agenzia delle dogane (es. Bolla Doganale). 10 art. 4 comma 1 del DM 23/1/2004 applicabile ai documenti con rilevanza tributaria.

9 Il documento informatico rilevante ai fini tributari deve essere: 1. riguardo alla forma: - "statico non modificabile" 11 ; ossia il suo contenuto deve risultare non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione; - Immutabile nel tempo; - non deve contenere macroistruzioni 12 e codici eseguibili 13, tali da attivare funzioni idonee a modificare i fatti, gli atti o i dati in esso rappresentati. 2. emesso al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione 14 : - del riferimento temporale; - la sottoscrizione elettronica. Affinché vengano garantiti tali requisiti è necessario che un documento informatico con rilevanza tributaria sia salvato in un particolare formato, noto con l acronimo di PDF/a e su di esso sia apposto un riferimento temporale e una firma digitale. Inoltre il Processo di Conservazione può essere limitato ad una o più tipologie di documenti, l importante è che: venga assicurato l ordine cronologico delle registrazioni; non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta. 15 In particolare per le fatture è ammesso tenere due numerazioni differenti, per le fatture elettroniche e le fatture analogiche e decidere di applicare il processo solo alle prime. Il processo di Conservazione Sostitutiva Il processo di Conservazione Sostitutiva si sviluppa in tre fasi: 1 memorizzazione dei documenti 2 archiviazione 3 conservazione in senso stretto La memorizzazione consiste nella trasposizione (cioè nella copia), su qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo della versione digitale dei documenti destinati ad essere conservati. A tale fine: i documenti analogici vengono digitalizzati, acquisendo la relativa immagine, che viene poi trasposta sul supporto; i documenti informatici vengono semplicemente trasposti sul supporto, così come sono; la memorizzazione deve: garantire la leggibilità nel tempo; rispettare l'ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; consentire le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione, ad esempio, a nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data art. 3, comma 1, lettera a, del decreto 23/1/ Quali ad esempio: i comandi che permettono l'aggiornamento automatico della data, la quale, per espressa previsione normativa, deve invece restare immutata. 13 Come, ad esempio, le istruzioni non sempre visibili dall utente, in grado di controllare, in modo non pilotato da chi apre il documento, l aspetto ed il contenuto dello stesso. 14 art. 3, comma 1, lettera b, del decreto 23/1/ art. 3, comma 1, lettera d, ed art. 4 comma 2 del decreto 23/1/ in particolare per i documenti con rilevanza tributaria devono essere memorizzzati i dati relativi a cognome, al nome o alla denominazione del mittente o del destinatario del documento; al codice fiscale; alla partita Iva; alla data di formazione del documento; alla data del documento o della registrazione contabile; a qualsiasi altra informazione ritenuta utile dal contribuente; ad associazioni logiche dei suddetti elementi.

10 Documenti analogici Documenti informatici Dopo la memorizzazione può venire l archiviazione elettronica, che prevede che i documenti vengano univocamente identificati mediante un codice di riferimento. In realtà questa fase, anche se citata dalle norme, di fatto avviene già in precedenza. Immediatamente dopo, in calce ad ogni documento rilevante ai fini fiscali dovrà essere apposto il riferimento temporale e la firma digitale. Il processo si conclude con la conservazione, che consiste nell apposizione del riferimento temporale, sufficiente per i documenti non aventi rilevanza tributaria, o della marca temporale, obbligatoria per i documenti aventi rilevanza tributaria, nonché della sottoscrizione elettronica a cura del Responsabile della Conservazione Sostitutiva: sull'insieme dei documenti, che sono stati memorizzati nel supporto per essere conservati (ad esempio tutti i verbali delle assemblee dell anno 2010, le fatture emesse nei primi quindici giorni di marzo); su una evidenza informatica contenente l impronta estratta dall insieme di documenti oggetto di conservazione 17. Solo per il processo di conservazione di documenti analogici originali unici è necessario attuare un ulteriore formalità: il processo si perfeziona con l'ulteriore apposizione, sul file firmato e contrassegnato temporalmente dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva, del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un Pubblico Ufficiale, per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine 18. Il processo di conservazione deve rispettare dei tempi ben precisi che variano a seconda della tipologia di documento. Riportiamo di seguito uno schema che riporta la cadenza temporale massima che la legge impone per la conservazione dei vari documenti: documenti non rilevanti ai fini tributari Annuale documenti rilevanti ai fini tributari Fatture attive e passive Libri, repertori e scritture contabili Libro unico del lavoro Altri documenti Ogni 15 giorni Ogni 3 mesi Ogni mese Annuale tutti Ha piena rilevanza l archiviazione in forma cartacea. La Conservazione Sostitutiva può partire quando si vuole. L archivio cartaceo può essere distrutto solo al termine del processo di conservazione. Si deve comunque rispettare l'ordine cronologico, e non ci devono essere soluzioni di continuità per ciascun periodo d'imposta. Da quanto descritto è evidente che tra i requisiti che una soluzione tecnologica di Conservazione Sostitutiva deve avere è fondamentale la presenza di un adeguato sistema di protocollazione, indicizzazione e classificazione dei documenti 17 oggetto di apposizione del riferimento o della marca temporale e della firma digitale è l impronta, non l insieme dei documenti. L impronta, marcata e firmata, viene conservata nello stesso supporto in cui è presente l insieme dei documenti, da cui è stata ottenuta. 18 riconfermato con risoluzione 220/E del 13 agosto 2009.

11 che assicura all utilizzatore una veloce reperibilità degli stessi ed un valido sistema di workflow che gestisce il processo di conservazione nei tempi e nei modi dettati dalle norme ma anche nella maniera più efficace per l organizzazione. E importante quindi che la soluzione rispetti almeno i seguenti vincoli: Non deve introdurre alcuna nuova attività nell operatività, se non quanto strettamente necessario; Non deve modificare, se non per migliorarli, gli strumenti di lavoro abituali; Deve rendere gli eventuali nuovi strumenti introdotti perfettamente integrati a quanto esistente. Una valida soluzione di conservazione sostitutiva deve essere in grado di interpretare ed assolvere tutti i vincoli normativi sopra descritti, caricando l utente di pochi oneri, deve essere flessibile e capace di adeguarsi a nuove esigenze normative ma, cosa ancor più importante, oltre alla legalità di tutto il processo deve assicurare la sua valenza strategica. La soluzione Orkestrio La soluzione di Conservazione Sostitutiva proposta da openwork, realizzata facendo uso della omonima suite di Business Process Management, si colloca in quella categoria di soluzioni software che oltre a disporre in modo nativo di funzionalità di gestione documentale, hanno un approccio più ampio offrendo anche funzionalità di Workflow Management e Business Process Management, garantendo la valenza strategica di un siffatto progetto. La soluzione openwork consente infatti di affrontare con una logica di processo l intero iter della Conservazione Sostitutiva definito dalle norme, a partire dalla fase di memorizzazione fino alla fase di conservazione in senso stretto, con la possibilità di caratterizzare il processo in funzione di tempi e modi che variano a seconda della categoria di documento che si sta gestendo, come disposto dalle norme. La logica di funzionamento è di tipo push ovvero sarà sempre il sistema a coinvolgere il Responsabile della Conservazione Sostitutiva o altri utenti, durante l anno fiscale in cui si stà operando, nell esecuzione delle attività che gli competono, liberandolo del copioso onere di doversi ricordare di fare la cosa giusta al momento giusto. Inoltre il sistema, grazie alla disponibilità nativa di un potente motore di Workflow Management, offre la possibilità di poter implementare, contestualmente o successivamente, altri processi, al fine di gestire l intero flusso legato ad un documento, la cui conservazione rappresenta solo la fase finale. Per esempio per le fatture passive si potrebbe implementare l intero ciclo ordine - fattura- pagamento. Elenchiamo di seguito le caratteristiche generali della soluzione: presenza di funzionalità native di Gestione Documentale su cui poggiare l infrastruttura per la Conservazione Sostitutiva; presenza di un motore di workflow management che guida i processi di Conservazione Sostitutiva e predispone l organizzazione alla implementazione di nuovi processi; possibilità di integrarsi con altri sistemi esterni come i gestionali ed ERP, in modo tale da mantenere collegati documenti ed eventuali registrazioni di dati gestionali; aderenza alla normativa vigente con possibilità di recepire facilmente e rapidamente le evoluzioni della normativa stessa; possibilità di effettuare in modo rapido variazioni e personalizzazioni dei processi che guidano il sistema; possibilità di gestire profili di utilizzo differenti in base ai ruoli rivestiti dall utente e di controllare gli accessi; possibilità di archiviare tutti i tipi di documenti che la legge consente; semplicità d uso e fruibilità attraverso internet o una intranet aziendale; tecnologia aperta basata su modelli architetturali e tecnologici standard di mercato;

12 Caratteristiche funzionali Riportiamo di seguito le caratteristiche funzionali della soluzione, rimandando al successivo esempio del caso delle fatture Passive una illustrazione di quanto l applicazione operativamente consente di fare. ARCHIVIAZIONE E MEMORIZZZIONE DEI DOCUMENTI 1. Acquisizione dei documenti analogici Il sistema consente di acquisire i documenti analogici in differenti modalità: - da scanner anche in modo massivo; - da altri applicativi come gestionali o ERP; - da file system personale o di rete; - da ; - da database; - da PEC. Alcune di queste modalità possono necessitare del disegno di processi personalizzati. 2. Acquisizione o emissione dei documenti informatici Il sistema oltre che acquisire i documenti informatici permette anche di emetterli, garantendo la loro non modificabilità, immutabilità ed assenza di macroistruzioni o codici eseguibili, attraverso la stampa in PDf/a, ed attestazione della data, autenticità ed integrità, con apposizione di riferimento temporale e firma digitale; 3. Acquisizione dei metadati dei documenti Oltre al documento (file) il sistema consente di associare una serie di dati (metadati) che caratterizzano il documento e che potranno poi essere utilizzati nelle funzioni di ricerca ed estrazione, quali per esempio la denominazione del mittente/destinatario, la partita IVA, il codice fiscale, la data di formazione del documento; 4. Trasferimento dei metadati e dati sul sistema di archiviazione Il sistema gestisce i documenti acquisisti visualizzandoli all interno di form, che contengono oltre ai dati destrutturati (il file del documento) anche i metadati, conservandoli in un apposito repository. I metadati vengono invece salvati sul database interno del sistema. 5. Indicizzazione, protocollazione e classificazione dei documenti Sono garantite tutte le funzionalità di un sistema di protocollazione (anche a norma CNIPA), tra cui la classificazione dei documenti sulla base di un piano di classificazione personalizzato, e l attribuzione di una codice di riferimento progressivo. 6. Funzioni di ricerca ed estrazione Tutti i documenti sono resi disponibili agli utenti in modo controllato per la ricerca e l estrazione, attraverso degli elenchi personalizzabili, in modo da facilitare anche le operazioni di esibizione dei documenti stessi. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI 7. Definizione delle caratteristiche del sistema di conservazione Il sistema consente al Responsabile della Conservazione Sostitutiva di definire alcune regole con cui deve avvenire la conservazione dei documenti a seconda della loro tipologia, per esempio indicare i tempi di archiviazione. 8. Gestione dei lotti periodici

13 Periodicamente, sulla base di regole definite dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva il sistema crea dei fascicoli virtuali contenenti: i riferimenti ai documenti oggetto della conservazione, individuati sempre sulla base delle regole definite per ogni tipologia documentale, i metadati ed i file di chiusura. Ciascun lotto viene sottoposto dapprima alla firma digitale massiva su ciascun documento, se richiesta, e successivamente alla firma digitale con marca temporale in un unico insieme (file di chiusura). Il lotto si chiude con il calcolo dell impronta. 9. Gestione dei riepiloghi annuali per categoria documentale Ogni anno il sistema crea uno o più fascicoli virtuali contenenti: i riferimenti ai lotti periodici di ciascuna tipologia documentale oggetto della conservazione, individuati sulla base delle regole definite dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva, i metadati ed i file di chiusura. Ciascun riepilogo viene sottoposto alla firma digitale con marcatura temporale in un unico insieme (file di chiusura), il riepilogo si chiude con il calcolo dell impronta. 10. Gestione del riepilogo annuale generale Ogni anno, il sistema crea un fascicolo virtuale contenente: i riferimenti ai riepiloghi annuali per categoria documentale, oggetto della conservazione, individuati sulla base delle regole definite dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva, i metadati ed i file di chiusura. Il riepilogo viene sottoposto alla firma digitale con marcatura temporale in un unico insieme (file di chiusura), il riepilogo si chiude con il calcolo dell impronta. 11. Calcolo delle impronte Il sistema calcola le impronte dei documenti o di insiemi di questi, applicando la funzione di hash del tipo SHA256 ai sensi della Delibera CNIPA 21 maggio 2009, n. 45, al fine di garantire la loro integrità ed impedire che i documenti possano essere successivamente modificati. 12. Generazione dei file di chiusura Il sistema genera un file in formato xml contenente le impronte dei documenti o di insiemi di questi. E su questo file che viene di fatto apposta la firma digitale con marcatura temporale. 13. Applicazione firma massiva e riferimento temporale dei documenti Nel caso in cui i documenti archiviati necessitano di essere firmati singolarmente (firma digitale + riferimento temporale), il sistema gestisce la firma massiva non presidiata. I documenti vengono firmati sul server, previa digitazione di un pin da parte del Responsabile della Conservazione Sostitutiva, eliminando così l onerosa attività di firma di ogni singolo documento. In conformità alle norme, per garantire la sicurezza della procedura, il sistema utilizza un protocollo https che cripta i dati della transazione. In particolare i dati del PIN transitano nel sistema unicamente per il tempo necessario allo svolgimento della attività di firma e non vengono memorizzati. Sarà necessario installare sul server il dispositivo di firma. 14. Applicazione firma digitale e marca temporale dei documenti Il sistema gestisce l apposizione della firma digitale e della marca temporale a chiusura del processo di conservazione, attraverso la componente openwork Digital sign che integra la tecnologia Digital Sign di Comped, il sistema restituisce un file con estensione tsd come disposto dalla deliberazione CNIPA n.45 del 21 Maggio E possibile l uso dei comuni dispositivi di firma disponibili sul mercato. 15. Elenchi dei lotti e dei riepiloghi E sempre possibile visualizzare in elenchi i lotti e i riepiloghi chiusi o in chiusura insieme all impronta che li caratterizza ed effettuare ricerche sulla base dei dati indicizzati tra cui in particolare il valore dell impronta.

14 16. Gestione agenda delle attività Il sistema per guidare il Responsabile della Conservazione Sostitutiva nello svolgimento delle attività che gli competono, notifica l attività nella agenda personale dello stesso, collocata sul desktop del sistema, tale notifica può avvenire anche via mail n giorni prima della esecuzione delle attività. 17. Gestione notifiche eventi Il sistema consente di notificare lo svolgimento delle attività oltre che alla persona direttamente interessata alla esecuzione, anche ad altri della organizzazione, a discrezione del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Per un quadro completo delle funzionalità di gestione documentale e workflow management, native della tecnologia base openwork si rimanda alla documentazione specifica della suite openwork. Il caso delle fatture passive Per illustrare al meglio cosa fa la soluzione openwork per affrontare la tematica della Conservazione Sostitutiva analizziamo di seguito un caso specifico. Supponiamo che una organizzazione, che effettua la registrazione delle fatture passive in formato analogico attraverso un software gestionale o ERP, voglia attuare la Conservazione Sostitutiva a partire dal successivo periodo di imposta. L esempio in particolare evidenzia come, con l uso della soluzione openwork, è possibile: ottenere un unico ambiente dove coesistono i dati delle fatture passive, che normalmente vengono registrati in un gestionale, ed i documenti cartacei associati digitalizzati, che normalmente vengono archiviati in faldoni e riposti in archivi, in modo rapido, con poche attività che coinvolgono gli operatori e che non alterano il loro modo abituale di lavorare; svolgere, nello stesso ambiente, tutte le attività che consentono, in modo legale, di conservare le fatture passive in formato digitale nell archivio informatico, in sostituzione di quelle cartacee, che potranno essere distrutte, oltre che ottenere tutti i vantaggi legati al sistema di gestione documentale; gestire in modo automatico gran parte delle attività, attraverso processi eseguibili opportunamente disegnati con il workflow designer della suite openwork, coinvolgendo il Responsabile della Conservazione Sostitutiva solo quando strettamente necessario. Infatti durante l anno fiscale questo sarà chiamato unicamente ad apporre la firma digitale con o senza marca temporale quando necessario, dopo che lui stesso avrà opportunamente pianificato la conservazione delle fatture passive una volta per tutte. Per facilità di lettura si indica con RC il Responsabile della Conservazione Sostitutiva, con Sistema il sistema di Conservazione Sostitutiva e gestione documentale realizzato su tecnologia openwork, per tutte le altre definizioni si veda il glossario. Immaginiamo, per semplicità, che le fatture dei primi 15 giorni siano 5 e ipotizziamo di averle registrate in un software gestionale o ERP. La registrazione viene effettuata dall operatore eseguendo le seguenti attività: 1. registrazione dei dati delle fatture (dati indice) nel gestionale; 2. apposizione di una etichetta adesiva contenente un barcode su ciascun documento registrato; 3. lettura del barcode tramite pistola ottica che alimenta un campo presente nella form di registrazione del gestionale;

15 4. riposizione dei documenti cartacei in una opportuna vaschetta; 5. digitalizzazione veloce attraverso scanner dell intero lotto Al termine delle registrazioni il sistema ha a disposizione due flussi di dati: 1. il flusso proveniente dallo scanner che si concretizza in un file pdf di 5 pagine con le fatture digitalizzate su cui è evidente la presenza del barcode: Figura 1: flusso proveniente dallo scanner 2. il flusso proveniente dal gestionale che si concretizza in un file di testo riportante una serie di dati indicizzati, ad esempio: Figura 2: flusso proveniente dal gestionale Un opportuno processo monitor del sistema, sempre attivo, intercetta il flusso ed esegue le seguenti attività: separa il file pdf in n file pdf ciascuno riferito ad una fattura riconosciuta in corrispondenza di un barcode, funzionalità resa disponibile dalla libreria openwork barcode; estrae un record di dati indice per ciascuna fattura dal flusso proveniente dal gestionale; crea un documento nel sistema (form) per ogni fattura riconosciuta contenente sia i metadati indice sia il file. terminata l analisi dei flussi il processo torna in ascolto del successivo flusso. nel frattempo il sistema avrà acquisito i metadati ed i documenti che saranno stati archiviati rispettivamente nel database e nel repository del sistema. tutto ciò in completa automazione. Alla fine della registrazione quello che l utente visualizza è un sistema di gestione documentale alimentato con i metadati delle fatture in precedenza registrati sul gestionale più la fattura cartacea digitalizzata, come riportato nelle immagini esemplificative che seguono: Figura 3: elenco fatture passive memorizzate nel Sistema

16 Figura 4: form di una fattura passiva contenente i metadati e il documento L accesso a ciascuna fattura può avvenire attraverso un URL che può essere richiamata direttamente dal software gestionale nel quale la chiave di identificazione del documento (numero di barcode) è un dato disponibile. Conclusa la fase di memorizzazione ed archiviazione delle fatture sul Sistema, si può procedere alla fase di conservazione effettiva dei documenti che di seguito illustriamo: RC pianifica, una volta per tutte, la conservazione periodica delle fatture passive, cioè setta i parametri di configurazione relativi alla tipologia di documento, in questo caso fatture passive, su una apposita form disponibile nel Sistema. Tale operazione va compiuta una sola volta per ogni tipologia documentale oggetto di conservazione. In particolare nella form sarà possibile indicare: la tipologia di documento da conservare; la data di inizio dell anno fiscale di riferimento della conservazione; la periodicità della conservazione; la data in cui si desidera far avviare il processo di conservazione; se è necessaria l apposizione di firma digitale e riferimento temporale su ciascun documento; se è necessario informare determinate persone dell organizzazione dell avvio del processo di conservazione; Nel caso specifico decidiamo di effettuare la conservazione ogni 15 giorni e, trattandosi di documenti analogici, dovendo RC attestare la loro conformità agli originali cartacei, decidiamo di apporre firma digitale e riferimento temporale su ciascun documento. Figura 5: form di configurazione

17 Un processo del sistema sempre attivo, si occupa di verificare i parametri di configurazione, attivando al momento giusto l opportuno processo di conservazione. infatti alla data settata come prossima archiviazione lo stesso processo, in completa automazione, si occupa di: 1 generare un fascicolo denominato lotto periodico contente i dati del lotto (periodo di riferimento, data di creazione, etc.); 2 calcolare la data in cui il processo di conservazione dovrà ripartire per la conservazione del successivo periodo, che in questo caso è dopo 15 giorni; 3 avviare un apposito processo di conservazione tale processo di conservazione avrà cura di: 4 estrarre i documenti pdf allegati a ciascuna form delle fatture passive, oggetto della conservazione, e predisporli alla firma sistemandoli in una cartella temporanea; 5 coinvolgere rc per apporre la firma digitale su ciascun documento del lotto (firma lotto), assegnandogli una sola attività per la firma di tutti i documenti, nell agenda presente sul desktop del sistema. Figura 6: attività di firma massiva riportata in agenda di RC Alla data settata come prossima archiviazione, RC esegue l attività di firma lotto, su invito del Sistema, dopo aver preso visione dei documenti da firmare. L attività viene svolta sempre nel fascicolo precedentemente creato dal Sistema, semplicemente inserendo il PIN del proprio dispositivo di firma, al fine di avviare la firma massiva dei documenti. Figura 7: apposizione del PIN nel fascicolo lotto periodico

18 Il processo quindi procede occupandosi, in completa automazione, delle seguenti attività: 1 apporre la firma massiva dei documenti lato server generando un file in formato p7m per ogni singolo documento; 2 calcolare le impronte dei singoli file firmati applicando una funzione di hash del tipo sha256; 3 generare un file di chiusura in formato xml che contiene le singole impronte definito evidenza informatica di primo livello allegandolo al fascicolo lotto periodico; 4 coinvolgere rc per apporre la firma digitale e la marca temporale sul file di chiusura, cioè quello sopra riportato in esempio, riportandogli una attività nell agenda presente sul desktop del sistema. Figura 8: file di chiusura del lotto periodico Figura 9: attività di firma e marcatura temporale riportata in agenda di RC RC applica la firma digitale e la marcatura temporale sulla evidenza informatica di primo livello, su invito del Sistema, presa visone del file di chiusura, tramite l uso del proprio dispositivo di firma. il processo quindi si conclude occupandosi di: allegare al fascicolo lotto periodico il relativo file tsd; allegare a ciascuna form fattura passiva il relativo file p7m e riportare i valori della impronta; calcolare l impronta dell evidenza informatica firmata e marcata temporalmente applicando una funzione di hash del tipo sha256 ed inserimento della stessa nel fascicolo del lotto periodico;

19 Figura 10: fascicolo lotto periodico contenente i dati generali tra cui l impronta, i documenti oggetto della conservazione, il file di chiusura ed il file tsd Si conclude così la conservazione del lotto delle 5 fatture, con la generazione da parte del Sistema di un impronta attraverso la quale è possibile risalire in modo univoco alle 5 fatture. Successivamente ogni quindici giorni, a partire dal primo avvio del processo, un apposito processo del Sistema sempre attivo, riavvierà tutto il ciclo sopra descritto applicato alle fatture ricevute nello specifico range temporale, per 24 volte durante l anno fiscale di riferimento, accumulando così 24 lotti periodici e relative impronte. Tali impronte saranno oggetto di un ulteriore lavorazione al fine di chiudere tutto il ciclo di conservazione delle fatture passive per l anno fiscale di riferimento. Illustriamo di seguito come si procede.

20 RC pianifica la conservazione annuale delle fatture passive in previsione della chiusura dell anno fiscale, programmando il riepilogo annuale per la chiusura del ciclo. La pianificazione del riepilogo annuale viene effettuata sempre sullo stesso modello di form di configurazione, in questo caso sarà necessario unicamente indicare: la data di inizio dell anno fiscale di riferimento della conservazione; la data in cui si desidera far avviare il processo di conservazione; Figura 11: form configurazione riepilogo annuale, con date puramente indicative per l anno fiscale a solo titolo di esempio Alla data che sarà stata settata come prossima archiviazione, un apposito processo si occuperà di : generare una nuovo fascicolo denominato riepilogo annuale tipologia documentale contente l elenco delle 24 evidenze informatiche del ciclo passivo per l anno fiscale di riferimento; generare un file di chiusura in formato xml che contiene le 24 impronte definito evidenza informatica di secondo livello; coinvolgere rc per apporre la firma digitale e la marca temporale sull evidenza informatica di secondo livello riportandogli una attività nell agenda presente sul desktop del sistema; RC applica la firma digitale e la marcatura temporale sull evidenza informatica di secondo livello, su invito del sistema, presa visone del file di chiusura, tramite l uso del proprio dispositivo di firma. Il processo quindi si conclude occupandosi di: allegare al fascicolo il relativo file tsd; calcolare l impronta dell evidenza informatica di secondo livello (riepilogo annuale per tipologia documentale) firmata e marcata temporalmente applicando una funzione di hash del tipo sha256 ed inserimento della stessa nel fascicolo del riepilogo; Sarà dunque questa impronta a dover essere comunicata alla agenzia delle entrate. Riportiamo di seguito uno schema riassuntivo di tutto il processo per l anno fiscale.