CORSO EXCEL BASE. Sara De Fusco

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1 CORSO EXCEL BASE Sara De Fusco

2 FOGLIO ELETTRONICO EXCEL Excel è un programma utilizzato per memorizzare ed elaborare dati in un formato che risulta simile ad una tabella formata da celle, nelle quali possono essere inserite informazioni di vario genere (numeri, testi, simboli, formule, ecc). La forza del foglio elettronico sta nel poter programmare le singole celle affinchè siano svolte determinate funzioni, così facendo è possibile, ad esempio, tenere la contabilità della propria famiglia, gestire un catalogo, creare uno scadenziario. In excel le righe sono identificate con i numeri e le colonne con le lettere dell alfabeto inglese. Poiché le colonne sono superiori a 26, vengono utilizzate lettere multiple a partire dalla 27ma colonna. Un file di Excel è detto anche cartella di lavoro e contiene di default tre fogli di lavoro

3 FOGLIO ELETTRONICO DETTAGLI BARRA DEGLI STRUMENTI SALVA I CONTENUTI ANNULLA OPERAZIONI EFFETTUATE RIPRISTINO OPERAZIONI EFFETTUATE BARRA DI INSERIMENTO TESTO/BARRA DELLA FORMULA

4 FOGLIO ELETTRONICO DETTAGLI NOME DELLA CELLA CELLA A1 ATTIVA SELEZIONA TUTTO IL FOGLIO PULSANTI DI SCORRIMENTO DELLE ETICHETTE DI LAVORO, ETICHETTE DI LAVORO (RINOMINABILI), PULSANTE INSERIMENTO NUOVO FOGLIO DI LAVORO MODALITA DI VISUALIZZAZIONE FOGLI DI LAVORO E ZOOM

5 SELEZIONARE SELEZIONARE UNA CELLA: per selezionare una cella occorre cliccare sulla stessa per selezionare un insieme di celle adiacenti, occorre scegliere con il mouse l area che contiene le celle interessate per selezionare celle non adiacenti occorre selezionare il gruppo di celle interessate e tenere premuto il tasto CTRL per tutta la durata della selezione delle celle SELEZIONARE UNA RIGA: per selezionare un intera riga si va sul numero che identifica la riga scelta per selezionare più righe si tiene premuto il tasto CTRL e si clicca sui numeri che identificano le varie righe SELEZIONARE UNA COLONNA: per selezionare un intera colonna si va sulla lettera che identifica la colonna scelta per selezionare più colonne si tiene premuto il tasto CTRL e si clicca sulle lettere che identificano le varie colonne SELEZIONARE PORZIONI DI RIGHE O COLONNE: per selezionare una porzione di riga/colonna si seleziona l area in questione per selezionare più porzioni di righe/colonne si tiene premuto il tasto CTRL e si selezionano le aree di interesse

6 OPERAZIONI SU CELLE DI LAVORO COPIA E INCOLLA Come copiare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti? Selezionare le celle da copiare Attivare il comando Copia dalla scheda Home, oppure usare i tasti CTRL + C, oppure usare il tasto destro del mouse e scegliere la voce Copia Selezionare la prima delle celle di destinazione Attivare il comando Incolla dalla scheda Home, oppure usare i tasti CTRL + V, oppure usare il tasto destro del mouse e scegliere la voce Incolla Possono essere utilizzate varie opzioni per incollare. Ad esempio è consigliabile usare Incolla valori quando si copiano celle il cui contenuto è ottenuto mediante l utilizzo di una formula. In questo modo si copia il valore ottenuto e non il riferimento alla formula che lo ha generato Nella versione 2003 i comandi si trovano su Modifica

7 OPERAZIONI SU CELLE DI LAVORO TAGLIA E INCOLLA Come tagliare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti? Selezionare le celle da copiare Attivare il comando Taglia dalla scheda Home, oppure usare i tasti CTRL + X, oppure usare il tasto destro del mouse e scegliere la voce Taglia Selezionare la prima delle celle di destinazione Attivare il comando Incolla dalla scheda Home, oppure usare i tasti CTRL + V, oppure usare il tasto destro del mouse e scegliere la voce Incolla Possono essere utilizzate varie opzioni per incollare. Ad esempio è consigliabile usare Incolla valori quando si copiano celle il cui contenuto è ottenuto mediante l utilizzo di una formula. In questo modo si copia il valore ottenuto e non il riferimento alla formula che lo ha generato Nella versione 2003 i comandi si trovano su Modifica

8 OPERAZIONI SU CELLE DI LAVORO CANCELLA CONTENUTO Selezionare le celle Cancellare con il tasto presente sulla tastiera, oppure premere CANC sulla tastiera, oppure utilizzare il tasto destro del mouse e selezionare Cancella contenuto Può essere utilizzato anche il tasto Cancella presente nella Home Nella versione 2003 i comandi si trovano su Modifica

9 INSERIRE RIGHE/COLONNE INSERIRE RIGHE si seleziona una o più righe (a seconda di quante vogliamo inserirne), si clicca col tasto destro del mouse e si seleziona Inserisci, altrimenti si va ad agire sul pulsante Inserisci contenuto nella Home Le righe vanno selezionate in gruppo, se si selezionano in modo singolo l inserimento avviene alternato Nella versione 2003 i comandi si trovano su Inserisci INSERIRE COLONNE: si seleziona una o più colonne (a seconda di quante vogliamo inserirne), si clicca col tasto destro del mouse e si seleziona Inserisci, altrimenti si va ad agire sul pulsante Inserisci contenuto nella Home Le colonne vanno selezionate in gruppo, se si selezionano in modo singolo l inserimento avviene alternato

10 INSERIRE PORZIONI DI RIGHE/COLONNE Quando si selezionano porzioni di righe o di colonne e clicchiamo con il tasto destro del mouse si aprono le seguenti opzioni: Si seleziona l opzione desiderata a seconda di come vogliamo che avvenga l inserimento Vengono spostate le celle selezionate L opzione dal tasto Home rimane invariata ESEMPIO:

11 ELIMINARE RIGHE/COLONNE ELIMINARE RIGHE/COLONNE si seleziona una o più righe/colonne (a seconda di quante vogliamo eliminarne), si clicca col tasto destro del mouse e si seleziona Elimina, altrimenti si va ad agire sul pulsante Elimina contenuto nella Home Se la selezione avviene per porzione di riga/colonna si visualizzerà la seguente: A seconda del tasto scelto si elimineranno le righe/colonne

12 MODIFICARE ALTEZZA RIGHE E LARGHEZZA COLONNE Nella versione 2003 i comandi si trovano su Formato All interno di una tabella, se la cella non è abbastanza larga/lunga per contenere tutte le informazioni digitate, compare una sequenza di #####, oppure i caratteri in eccesso non sono visualizzati. Per poter modificare l altezza delle righe e la larghezza delle colonne in modo uniforme si può: Selezionare la riga/colonna da modificare, utilizzare il tasto destro del mouse, selezionare Altezza righe/colonne e digitare il valore desiderato Selezionare la riga/colonna da modificare, utilizzare il comando Formato e selezionare Altezza righe/colonne per digitare il valore desiderato. Il comando Adatta altezza righe stabilisce in modo automatico la misura minima che occorre per inserire il dato E possibile stabilire la misura minima adatta per il contenuto della riga/colonna cliccando due volte sul bordo della stessa, in modo che si adatti automaticamente alla lunghezza dei caratteri inseriti

13 BLOCCARE RIQUADRI Nella versione 2003 i comandi sono Finestra -> Blocca riquadri. Si può bloccare solo ponendosi sulla cella. Per sbloccare usare Finestra -> Sblocca riquadri E una funzione che viene utilizzata spesso quando si hanno fogli di lavoro pieni di dati e vogliamo rendere visibile un area del foglio di lavoro mentre lavoriamo in altre aree (ad esempio vogliamo visualizzare le intestazioni di una tabella che contiene molti dati nonostante lo scorrere delle righe) Si può bloccare la prima colonna, la prima riga (intestazione) oppure una particolare zona di lavoro che viene individuata ponendosi in una determinata cella: così facendo si blocca tutto ciò che è sopra e a sinistra della cella selezionata.

14 BLOCCARE RIQUADRI AREA SELEZIONATA In questo caso è stata selezionata l area da bloccare. Posizionandoci in C9 saranno bloccate le prime 8 righe e le prime 2 colonne

15 BLOCCARE RIQUADRI AREA SELEZIONATA Si vedono margini più scuri che individuano l area che è stata bloccata Per sbloccare i riquadri si torna sul pulsante Blocca riquadri e si seleziona lo sblocco

16 OPERAZIONI SU CELLE DI LAVORO RIEMPIMENTO AUTOMATICO Il riempimento automatico è una funzione utile che permette di riempire un intervallo di celle con un valore ripetuto, una serie di valori o di agire sul formato della cella su cui stiamo lavorando Vogliamo scrivere una serie di numeri consecutivi, in ordine crescente. Invece di digitare tutta la serie possiamo utilizzare il riempimento automatico. Una volta inseriti i primi numeri il programma riconosce la serie ed effettua il riempimento automatico Esiste la possibilità di selezionare la tipologia di riempimento automatico. Possono essere ricopiate le celle di partenza, può essere creata una serie a partire dai primi dati digitati, può essere copiata la formattazione delle celle o solo il suo contenuto senza la formattazione A seconda della tipologia della serie possono comparire altri comandi, ad esempio per i giorni della settimana possiamo visualizzare anche Ricopia giorni e Ricopia giorni feriali. Il riempimento può essere sia orizzontale che verticale e può essere utilizzato anche con le formule (es trascino la formula somma in una colonna)

17 FORMATO CELLE DI LAVORO Excel permette di scegliere il formato del contenuto di ogni singola cella di lavoro. Il formato scelto può essere diverso a seconda di che cosa viene digitato all interno delle celle. Per cambiare il formato delle celle è necessario cliccare con il tasto destro del mouse una volta selezionata la cella desiderata e scegliere l opzione Formato celle. Si aprirà una finestra come questa: Da questa finestra è possibile selezionare sia il formato delle celle che altre caratteristiche delle stesse (ad esempio il font utilizzato o il colore della cella) Il formato può essere impostato per una cella o per un insieme di celle opportunamente selezionate Scegliere il carattere di una cella, soprattutto se vengono svolte delle operazioni sulla stessa (ad esempio se digitiamo date oppure orari). Una volta definito il tipo di carattere il programma infatti riconosce il formato e lo tratta come tale durante le operazioni

18 FORMATO CELLE DI LAVORO ESEMPIO In questo caso è stato selezionato il formato Numero con 0 posizioni decimali e viene utilizzato il puntino per individuare le migliaia. Il formato si può applicare ad una singola cella o a più celle (opportunamente selezionate). Si può eventualmente copiare il formato di una cella su un altra in questo modo: Si va sulla cella nella quale c è il formato da copiare Si utilizza il tasto Copia formato Si clicca sulla cella (o nelle celle) nella quale va copiato il formato

19 FORMATO CELLE DI LAVORO Per agire sul carattere bisogna cliccare sulla cella di lavoro desiderata, utilizzare il tasto destro del mouse e selezionare Formato celle dal menù. Dobbiamo spostarci all interno della sezione Carattere per poter scegliere le proprietà del carattere inserito nella cella. Si può applicare il formato su più celle selezionate. Si può copiare il formato in altre celle con il tasto Copia formato. Si può agire velocemente sul formato dal menù: Aumenta o diminuisce il carattere Font e grandezza Grassetto Corsivo Sottolineato Bordi celle Riempimento colore cella e colore del carattere

20 FORMATO CELLE DI LAVORO Qua agiamo sul riempimento delle celle. Possiamo accederci anche da Formato celle -> Riempimento Questa sezione serve per impostare lo stile ed il colore del motivo, ad esempio l impostazione scelta restituisce nelle celle selezionate il seguente motivo:

21 FORMATO CELLE DI LAVORO Qua agiamo sui bordi delle celle. Possiamo accederci anche da Formato celle -> Bordo

22 FORMATO CELLE DI LAVORO Questa sezione serve per definire l allineamento delle celle Possiamo accederci anche da Formato celle -> Allineamento Allineamento verticale Orientamento testo Allineamento orizzontale Margini testo (rientro)

23 OPERAZIONI SU CELLE DI LAVORO TROVA Per trovare dati specifici in un foglio di lavoro è necessario ricorrere al comando Trova e seleziona. Selezionando l opzione trova nel menù di questo strumento visualizzeremo la seguente schermata: Trova tutti: mostra la lista degli elementi trovati Trova successivo: mostra, tramite il cursore, l elemento ricercato dall elenco dei nominativi Nella versione 2003 i comandi si trovano su Modifica Dobbiamo quindi inserire il contenuto da ricercare e dare il via alla ricerca. Il cursore evidenzierà il valore ricercato e passerà al successivo tramite il comando Trova successivo. Se vogliamo sostituire il contenuto ricercato con un altro contenuto (Es: Gianni al posto di Giovanni) allora dobbiamo compilare anche il campo sostituisci e dare il via alla sostituzione

24 OPERAZIONI SU CELLE DI LAVORO TROVA E SOSTITUISCI La sostituzione può essere fatta una alla volta o tutta insieme. Al termine della sostituzione globale verrà indicato il numero delle sostituzioni fatte. Se non viene selezionata un area di ricerca, la ricerca/sostituzione viene applicata a tutto il foglio di lavoro, occorre perciò stare attenti se vogliamo operare la sostituzione in una o più parti del foglio elettronico Nella versione 2003 i comandi si trovano su Modifica

25 OPERAZIONI SU CELLE DI LAVORO ORDINA Per ordinare dati specifici in un foglio di lavoro è necessario selezionare l area nella quale risiedono i dati da ordinare e ricorrere al comando Ordina e filtra. Le possibilità di ordinamento sono: ordina dalla A alla Z ordina dalla Z alla A ordinamento personalizzato Nella versione 2003 i comandi si trovano su Dati Esempio: vogliamo ordinare alfabeticamente gli elementi della seguente tabella 1) Selezioniamo la tabella 2) Se vogliamo ordinare per Prodotto possiamo agire su Ordina dalla A alla Z oppure Ordina dalla Z alla A 3) Se vogliamo ordinare per più colonne o per colonne diverse dalla prima dobbiamo agire su Ordinamento personalizzato

26 OPERAZIONI SU CELLE DI LAVORO ORDINA Esempio: vogliamo ordinare alfabeticamente gli elementi della seguente tabella per prodotto e per agente 1) Selezioniamo la tabella ed andiamo su Ordina e filtra 2) Selezioniamo Ordinamento personalizzato 3) Selezioniamo il campo Prodotto in 4) Aggiungiamo un livello cliccando su 5) Selezioniamo il campo Commerciale in 6) Diamo l ok

27 OPERAZIONI SU CELLE DI LAVORO FILTRA I filtri sono uno strumento utile per selezionare una parte dei dati che compongono un elenco in base a dei criteri di ricerca: se il criterio è verificato la riga sarà visualizzata, altrimenti la riga verrà nascosta. I filtri servono perciò ad analizzare o cercare i dati, facendoci visualizzare solo le righe che ci interessano 1) Selezioniamo la tabella ed andiamo su Ordina e filtra 2) Selezioniamo Filtro ed appariranno i filtri sulle intestazioni delle colonne 3) Selezioniamo il tipo di filtro da usare nella colonna di interesse 4) Applichiamo il filtro Per ripristinare velocemente la situazione di partenza spuntare Seleziona tutto oppure tornare ai punti 1 e 2 per eliminare del tutto i filtri Togliamo la spunta dai campi che non vogliamo visualizzare Utilizziamo delle modalità impostate o personalizzate per filtrare il contenuto delle celle (a seconda del contenuto delle celle variano le modalità, nell esempio si tratta di un testo) Nella versione 2003 i comandi si trovano su Dati

28 OPERAZIONI SU CELLE DI LAVORO FILTRA Vediamo velocemente le tipologie di filtro Filtri per testo Filtri per numeri Filtri per date Filtri per colore Operatore AND ed OR per attivare filtri multipli AND = la condizione è verificata quando tutti i criteri introdotti nei filtri sono rispettati OR = la condizione è verificata quando almeno uno dei criteri introdotti nei filtri è verificato

29 OPERAZIONI SU FOGLI DI LAVORO Spostarsi tra diversi fogli di lavoro: Cliccare sulle etichette interessate Usare i pulsanti di scorrimento se le etichette dei fogli non sono tutte visibili Rinominare un foglio di lavoro: Cliccare sulle etichette interessate Il nome del foglio verrà evidenziato Rinominare il foglio Aggiungere un foglio di lavoro Cliccare sull etichetta evidenziata Si aggiungerà automaticamente un foglio di lavoro (in questo caso Foglio4 )

30 OPERAZIONI SU FOGLI DI LAVORO VARIE Cliccando col tasto destro del mouse su un etichetta di un foglio di lavoro appaiono comandi che ci permettono di operare sui fogli. Le operazioni più utilizzate sono: Inserire un nuovo foglio Eliminare il foglio selezionato Rinominare il foglio selezionato Spostare o copiare il foglio selezionato Colorare la linguetta del foglio Nascondere (e poi scoprire un foglio)

31 IMPOSTAZIONI PAGINA MODIFICARE MARGINI DI UN FOGLIO Per modificare i margini di un foglio excel dobbiamo agire sulle impostazioni della pagina. Cliccando su Margini si apre una finestra con le varie opzioni: Ultima impostazione personalizzata (si tratta dell ultima impostazione personalizzata che è stata creata dall utente) Normale (è un impostazione di default) Largo (è un impostazione di default) Stretto (è un impostazione di default) Questa opzione viene selezionata quando vogliamo personalizzare le impostazioni dei margini del foglio. Cliccando su questa sezione si aprirà la finestra visualizzata nella prossima slide Nella versione 2003 i comandi si trovano su File -> Imposta pagina

32 IMPOSTAZIONI PAGINA MODIFICARE MARGINI DI UN FOGLIO Definisco i margini della pagina, dell intestazione e del piè di pagina Definisco le impostazioni di stampa, visualizzo l anteprima di stampa, lancio la stampa, confermo o annullo le impostazioni inserite Definisco come sarà distribuita l area nella pagina (centro orizzontalmente o verticalmente)

33 IMPOSTAZIONI PAGINA MODIFICARE ORIENTAMENTO DI UN FOGLIO Modifico l orientamento della pagina Imposto le proporzioni dell area di stampa, il formato e la qualità della stampa Definisco le impostazioni di stampa, visualizzo l anteprima di stampa, lancio la stampa, confermo o annullo le impostazioni inserite

34 IMPOSTAZIONI PAGINA MODIFICARE LA DIMENSIONE DI UN FOGLIO Con questo comando agisco sulle dimensioni del foglio, che sono preimpostate. Cliccando su Altre dimensioni del foglio appare la schermata vista in precedenza

35 IMPOSTAZIONI PAGINA IMPOSTAZIONI INTESTAZIONE E PIE DI PAGINA E necessario selezionare Inserisci -> Intestazione e piè di pagina. Si aprirà la seguente: I comandi permettono di inserire varie caratteristiche all interno dell intestazione o del piè di pagina, ad esempio il numero di pagina, la data, il percorso del file, il nome del file, il nome del foglio che stiamo stampando. Possiamo anche personalizzare l intestazione o il piè di pagina digitando direttamente il contenuto in Ci spostiamo tra l intestazione ed il piè di pagina tramite gli appositi pulsanti

36 IMPOSTAZIONI PAGINA IMPOSTAZIONI INTESTAZIONE E PIE DI PAGINA Si può agire sull intestazione ed il piè di pagina dalla schermata a lato. Utilizzando questa funzionalità si impostano caratteristiche già definite del foglio (esempio il nome del foglio, il percorso del file ), oppure si possono personalizzare tramite il pulsante personalizza (nell esempio è abilitata la personalizzazione dell intestazione) Diversi per pagine pari/dispari = l intestazione ed il piè di pagina appaiono solo nelle pagine dispari Diversi per la prima pagina = l intestazione ed il piè di pagina non appaiono nella prima pagina

37 IMPOSTAZIONI PAGINA MOSTRARE GRIGLIA, STAMPARE INTESTAZIONI RIGHE, ECC Posso impostare l area di stampa Ripeto righe/colonne scelte in ogni foglio stampato Impostazioni di stampa. Ad esempio non visualizzo la griglia, visualizzo l intestazione delle righe (numeri) e delle colonne (lettere) Nel caso di stampa su più fogli diamo l ordine di preferenza per le stampe (stampo prima tutte le righe e poi le colonne o viceversa). Priorità verticale: righe Priorità orizzontale: colonne

38 IMPOSTAZIONI PAGINA ORDINE DI PAGINA Priorità verticale: righe Priorità orizzontale: colonne ESEMPIO l area di stampa è definita nel riquadro evidenziato Priorità verticale: sono stampate in sequenza le aree Priorità orizzontale: sono stampate in sequenza le aree

39 ANTEPRIMA DI STAMPA/STAMPA L anteprima di stampa/stampa può essere lanciata dalle schermate viste precedentemente, oppure tramite il tasto della homepage