GESTIONE DELLE LOCANDINE PER ATTIVITA CULTURALI E DI FORMAZIONE

Dimensione: px

Iniziare la visualizzazioe della pagina:

Download "GESTIONE DELLE LOCANDINE PER ATTIVITA CULTURALI E DI FORMAZIONE"

Evaristo Giannini
8 anni fa
Visualizzazioni

1 GESTIONE DELLE LOCANDINE PER ATTIVITA CULTURALI E DI FORMAZIONE INDICE 1.0 SCOPO 2.0 CAMPO DI APPLICAZIONE 3.0 DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI 4.0 FLUSSO OPERATIVO E RESPONSABILITA 5.0 DOCUMENTAZIONE 6.0 CONTENUTI MINIMI DELLA LOCANDINA 6.1 Informazioni generali e scheda di iscrizione Rev Modifiche Apportate 01 Emissione Documento 02 Revisione della procedura 03 Revisione per adeguamento alla norma ISO 9001: Revisione generale 05 / Redazione Verifica Approvazione Gruppo Qualità G.C. Rugginenti A. Rigamonti

1 Informazioni generali e scheda di iscrizione Rev Modifiche Apportate 01 Emissione Documento 02 Revisione della procedura 03

2 SCOPO Definire il flusso delle operazioni da eseguire e le responsabilità per la gestione del materiale stampato (locandine), utilizzato per presentare attività culturali e di formazione. 2.0 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutti i materiali stampati (locandine) utilizzati per presentare attività culturali e di formazione dell AFI o patrocinate dall AFI(convegni, giornate di studio, corsi, seminari, da qui in poi chiamate manifestazioni ), approvate dal Consiglio Direttivo dell AFI. La procedura deve tener conto di quanto specificato nella procedura N. 06. La procedura non si applica al Simposio annuale, che è regolamentato da apposita Procedura (Vedi Procedura N. 07), né ai bollettini informativi (es. AFI INFORMA). 3.0 DEFINIZIONI - ABBREVIAZIONI Attività culturali e di formazione: convegni, giornate di studio, corsi e seminari organizzati dall AFI in rispondenza a parte dei suoi scopi istituzionali. Locandina: materiale cartaceo stampato, utilizzato per l annuncio di attività culturali e di formazione dell AFI. Responsabile della manifestazione: Socio AFI delegato ad organizzare un attività culturale o di formazione approvata dal Consiglio Direttivo. Responsabile della Commissione: Coordinatore della Commissione di appartenenza del responsabile della manifestazione. Responsabile Comunicazione e stampa: Coordinatore delle attività di comunicazione e stampa dell AFI Delegato AFI: Socio AFI nominato dalla Presidenza per svolgere la funzione di verifica sulla qualità del lavoro svolto nelle fasi critiche della preparazione delle manifestazioni. Segreteria Organizzativa: ufficio di riferimento per la soluzione di aspetti organizzativi della manifestazione, designato dal Comitato Organizzativo.

0 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutti i materiali stampati (locandine) utilizzati per presentare attività culturali e di formazione dell AFI o patrocinate dall

3 Comitato Scientifico: Gruppo di Soci designato per la programmazione scientifica Comitato Organizzatore: Gruppo di Soci AFI designato per gli aspetti logistici della manifestazione Stampatore: azienda esterna scelta per la stampa della locandina. Locandina: LO Presidente: PR Responsabile della manifestazione: RM Responsabile della Commissione: RC Responsabile Comunicazione e stampa: RCS Delegato AFI: DEL Segreteria Organizzativa AFI: SO Comitato Scientifico: CS Comitato Organizzatore: CO Agenzia esterna: AG Stampatore: ST

designato per gli aspetti logistici della manifestazione Stampatore: azienda esterna scelta per la stampa della locandina.

4 FLUSSO OPERATIVO E RESPONSABILITA Di seguito si riporta il flusso delle fasi operative con le relative responsabilità. FASE ATTIVITA RESPONSABILITA TEMPISTICA 1 Definizione testo scientifico Elaborazione: RM e programmatico Verifica: DEL + RCS 2 Definizione Informazioni generali e scheda iscrizione Approvazione: PR Elaborazione: SO+ RM +AG Verifica: RCS Approvazione: PR 3 Specifiche ed emissione ordine Definizione Specifiche per grafica e materiali: RCS Verifica: RM Approvazione ed emissione Ordine acquisto: PR 4 Correzione bozze Verifica e Approvazione: RCS+ RM+ DEL 5 Controllo materiale stampato 6 Spedizione e archiviazione Controllo rispondenza all ordine: SO Controllo conformità alle specifiche: RCS SO Invio a tutti i Soci AFI della relativa all evento Tutte le attività sopra indicate devono essere svolte tenendo conto che la locandina deve essere spedita a tutti gli interessati almeno 45 giorni prima della data dell evento 5.0 DOCUMENTAZIONE La documentazione oggetto di archiviazione è costituita dalla copia stampata della locandina, controfirmata e datata per approvazione.

Elaborazione: SO+ RM +AG Verifica: RCS Approvazione: PR 3 Specifiche ed emissione ordine Definizione Specifiche per grafica e materiali: RCS Verifica: RM Approvazione ed emissione Ordine acquisto: PR

5 CONTENUTI MINIMI DELLA LOCANDINA A) In copertina frontale: in evidenza, nome e simbolo dell AFI, oltre che di eventuali altri Enti organizzatori e o patrocinatori della manifestazione titolo e tipo (convegno, corso,..) della manifestazione segnalazione sommaria di eventuali accreditamenti ECM data della manifestazione località e indirizzo del luogo di svolgimento B) Nelle pagine interne e nella copertina di chiusura introduzione e/o finalità della manifestazione con indicazione delle categorie a cui è principalmente indirizzata composizione (nome, cognome, ente di appartenenza, città, provincia o stato estero) dei membri del Comitato Scientifico e del Comitato Organizzatore, quando previsto elenco (nome, cognome, ente di appartenenza, città, provincia o stato estero) dei Moderatori e dei Relatori programma, titoli e orari delle relazioni e dei dibattiti con indicazione dei corrispondenti relatori e degli intervalli (coffee break, colazioni di lavoro ecc.) indicazione di eventuale materiale didattico distribuito indicazione dettagliata di eventuali accreditamenti ECM 6.1) Informazioni generali e scheda di iscrizione La Segreteria AFI, sentito il Presidente e in collaborazione con il Responsabile della manifestazione e con le Agenzie esterne, appronta il testo delle Informazioni generali e della Scheda di iscrizione da stampare nella locandina, e lo sottopone all approvazione del Presidente, previa verifica formale da parte del Responsabile della Comunicazione e Stampa. I contenuti minimi di questi testi sono di seguito descritti: CONTENUTI MINIMI DELLE INFORMAZIONI GENERALI E DELLA SCHEDA ISCRIZIONE DELLA LOCANDINA La sezione Informazioni generali deve contenere almeno: indirizzo del luogo dove si tiene la manifestazione con indicazioni per raggiungerlo quote di partecipazione e corrispondenti diritti

6 modalità di iscrizione e pagamento condizioni per eventuali rinunce da parte degli iscritti recapiti e numeri telefonici, fax, per contatti con la Segreteria organizzativa AFI o con il Comitato Scientifico indicazione di eventuali rinunce AFI per sospendere o posticipare l evento in caso di mancato raggiungimento del numero minimo di partecipanti La Scheda Iscrizione, deve contenere almeno: titolo, località e data della manifestazione caselle che permettano di dichiarare l iscrizione alla manifestazione completa o a parti di essa, ove questo sia previsto spazi per la dichiarazione di : cognome, nome, ente di appartenenza, dati fiscali (C.F o P.I.), indirizzo, città, provincia o stato, CAP, numero telefonico, fax, del partecipante spazi per la dichiarazione di appartenenza all AFI spazi per la richiesta di crediti ECM, riferiti alle categorie professionali interessate indirizzi ove far pervenire la scheda iscrizione ed eventuali assegni modalità per effettuare eventuali bonifici bancari riferimento legislativo al rispetto della Privacy da parte dell AFI e di chiunque operi per essa. Fine documento

il Comitato Scientifico indicazione di eventuali rinunce AFI per sospendere o posticipare l evento in caso di mancato raggiungimento del numero minimo di partecipanti La Scheda Iscrizione, deve

Documenti analoghi

GESTIONE DELLE MANIFESTAZIONI CULTURALI

PER LA QUALITA 11 13.10.14 1 7 1. Scopo GESTIONE DELLE MANIFESTAZIONI CULTURALI 2. Campo d applicazione 3. Definizioni 4. Acronimi 5. Flusso operativo e responsabilità 6. Descrizione delle attività 7.