Le nuove modalità di conservazione ed eliminazione dell obbligo di registrazione

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1 Stefano De Rosa (Commercialista - Gruppo di Studio EUTEKNE) Le nuove modalità di conservazione ed eliminazione dell obbligo di registrazione 1

2 Modifiche del D.Lgs. 90/2017 Con la nuova disciplina in materia di antiriciclaggio viene meno l obbligo di registrazione, mentre, rispetto alla normativa previgente, si è previsto un potenziamento dell obbligo di conservazione. Obblighi di registrazione e di conservazione disciplina previgente nuova disciplina registrazione conservazione conservazione 2

3 Finalità della conservazione I soggetti obbligati conservano i documenti, i dati e le informazioni utili a: prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo; consentire lo svolgimento delle analisi effettuate, nell ambito delle rispettive attribuzioni, dalla UIF o da altra Autorità competente. 3

4 Documenti da conservare I soggetti obbligati conservano: copia dei documenti acquisiti in occasione dell adeguata verifica della clientela; originale o copia, avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni. 4

5 Contenuto dell obbligo I documenti conservati devono rendere possibile la ricostruzione univoca dei seguenti elementi: la data di conferimento dell incarico; i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell esecutore; scopo e natura della prestazione; data, importo e causale dell operazione; mezzi di pagamento utilizzati. 5

6 Modalità di conservazione I sistemi di conservazione devono: garantire il rispetto delle norme sulla privacy; garantire il trattamento dei dati per le sole finalità del decreto; prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni; essere idonei a garantire la ricostruzione dell operatività o attività del cliente; indicare in maniera esplicita i soggetti legittimati ad alimentare il sistema e ad accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati. 6

7 Modalità di conservazione Le predette modalità devono, altresì, assicurare: l accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle autorità; la tempestiva acquisizione dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data; l integrità dei dati e delle informazioni; la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati nonché la loro della storicità. 7

8 Requisito di tempestività È considerata tempestiva l acquisizione conclusa entro 30 giorni: dall instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell incarico; dall esecuzione dell operazione o della prestazione professionale; dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale. 8

9 Modalità di conservazione elettronica La conservazione elettronica: facilita l accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni nei casi di ispezioni; appare più idonea a garantire l integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi; guida l operatore nell inserimento dei dati e delle informazioni utili; permette di storicizzare automaticamente ogni variazione intervenuta. 9

10 Modalità di conservazione tramite fascicolo cartaceo Si può ritenere che la conservazione cartacea sia ammissibile anche con la nuova disciplina. A tale conclusione sembra condurre anche il co. 2 dell art. 34, D.Lgs. 231/2007: «il fascicolo del cliente, conforme a quanto prescritto dagli artt. 31 e 32, costituisce idonea modalità di conservazione dei dati e delle informazioni». 10

11 Periodo di conservazione I documenti, i dati e le informazioni acquisiti sono conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall esecuzione dell operazione occasionale (art. 31, co. 3). 11

12 Documenti da conservare Copia del documento di riconoscimento; fotocopia codice fiscale; fotocopia partita iva; verbale CdA di nomina; visura camerale; scheda di valutazione del rischio; documentazione per l individuazione del titolare effettivo; documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati o rafforzati di adeguata verifica della clientela; copia del mandato professionale; 12

13 Documenti da conservare dichiarazione da parte del cliente sul titolare effettivo; sullo scopo e sulla natura dell attività o dell operazione; scheda per il controllo periodico sul rispetto delle limitazioni all utilizzo del denaro contante; eventuale risultato delle ricerche effettuate su banche dati mondiali; documenti delle prestazioni professionali svolte; eventuale attestazione in caso di esecuzione dell obbligo di adeguata verifica da parte di terzi; documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale o dell operazione. 13

14 Possibilità di ricorso a centro servizi L ultima parte dell art. 32, D.Lgs. 231/2007 (al co. 3) prevede la possibilità di avvalersi di un autonomo centro di servizi: ferma restando la responsabilità del soggetto obbligato; purché sia assicurato a quest ultimo l accesso diretto e immediato al sistema di conservazione. 14

15 Emanazione regole tecniche Le nuove regole sulla conservazione appaiano piuttosto generiche e hanno generato numerosi dubbi applicativi attinenti sia ai contenuti degli obblighi in questione sia alle modalità per il loro adempimento. Assumono pertanto particolare rilevanza le regole tecniche che dovranno essere predisposte dagli Organismi di autoregolamentazione ai sensi dell art. 11, co. 2, D.Lgs. 231/

16 Utilizzabilità ai fini fiscali Secondo l art. 34, co. 1, D.Lgs. 231/2007 i dati e le informazioni conservate sono utilizzabili a fini fiscali. La possibilità di utilizzo dei dati ai fini fiscali era prevista anche dalla normativa previgente dove era stata collocata nella sezione dell obbligo di registrazione. 16

17 Eliminazione dell obbligo di registrazione Il nuovo decreto antiriciclaggio non prevede più l obbligo di istituzione del registro (in modalità cartacea o sotto forma di archivio informatico) e, di conseguenza, vengono soppressi (a partire dal 04/07/2017) gli obblighi di registrazione. 17

18 Abrogazione delle sanzioni in materia di omessa registrazione Con l entrata in vigore della nuova disciplina in materia di antiriciclaggio sono tacitamente abrogate le sanzioni in materia di omessa: registrazione; istituzione dell Archivio unico informatico; istituzione del registro della clientela. 18

19 Abrogazione delle sanzioni in materia di omessa registrazione Peraltro, l obbligo di registrazione non è stato mai previsto espressamente dal legislatore europeo e l introduzione nella normativa italiana (con relativi pesanti oneri a carico dei professionisti) aveva suscitato numerose critiche da parte degli addetti ai lavori, anche in considerazione delle pesanti sanzioni che erano previste per la loro inosservanza. 19

20 Professionista di riferimento Il professionista di riferimento del cliente assume i seguenti compiti: imposta e attua procedure di controllo interno per la verifica del corretto adempimento degli obblighi/adempimenti antiriciclaggio; dispone ed attua il programma di formazione dei soggetti interessati alla normativa nell ambito dello studio; accetta l incarico professionale e formalizza con il cliente il relativo mandato. 20

21 Professionista di riferimento determina il tipo di adeguata verifica da adottare, a seconda della tipologia del cliente e della situazione; imposta ed esegue correttamente l adeguata verifica del cliente secondo l approccio basato sul rischio, raccogliendo i documenti e le informazioni rilevanti ai fini antiriciclaggio; imposta ed esegue correttamente gli obblighi conservazione dei dati raccolti; esegue il controllo costante ai fini dell adeguata verifica; segnala eventuali operazioni sospette di riciclaggio o finanziamento al terrorismo; comunica le infrazioni all utilizzo del contante. 21

22 Compiti del collaboratore/dipendente Il collaboratore/dipendente dello studio ha i seguenti compiti, se e in quanto delegato dal professionista: identifica cliente e titolare effettivo, raccogliendo i documenti di identità in corso di validità; verifica i documenti formati e raccolti e, in caso di documentazione errata o incompleta, segnala immediatamente le difformità al professionista di riferimento; istituisce il fascicolo della clientela e raccoglie la documentazione necessaria; aggiorna tempestivamente il fascicolo della clientela con le informazioni e i documenti raccolti in caso di mutamenti nei dati rilevanti; 22

23 Compiti del collaboratore/dipendente Istituisce uno scadenziario al fine di avere documenti di identità sempre in corso di validità; partecipa al piano di formazione; collabora al piano di controllo interno attuato dal professionista; segnala tempestivamente al professionista qualsiasi genere di incongruenza con riferimento al rapporto con la clientela; segnala tempestivamente al professionista infrazioni all uso del contante nello svolgimento della tenuta della contabilità del cliente. 23