Corso di «Ingegneria d Impresa» Sessione #8.1 «Ciclo di Vita e Aree di Gestione di un Progetto»

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1 Università del SALENTO - Facoltà di INGEGNERIA - Corso di Laurea in Ingegneria Civile (2017/2018) Corso di «Ingegneria d Impresa» Sessione #8.1 «Ciclo di Vita e Aree di di un Progetto» Alessandro MARGHERITA

2 Il CICLO di VITA del Progetto è costituito dall insieme delle fasi in cui si struttura l intero sforzo realizzativo, dalle attività (sequenziali e parallele) e dai risultati intermedi (deliverable) che vengono prodotti in ciascuna fase (e che costituiscono input per le fasi successive). Il numero e la tipologia di fasi del progetto sono strettamente connesse alla natura, tipologia e complessità del progetto stesso!! Esempio Fase#1 Esempio Fase#2 Esempio Fase#3 Esempio Fase#4 Esempio Fase#5 Concept Design Sviluppo Market Service Inizio Progetto tempo Fine Progetto Esempio di Ciclo di Vita di un Progetto di Sviluppo Nuovo Prodotto

3 Andamento dei costi e livelli di staff nel tempo Andamento di rischio/incertezza e costi del cambiamento nel tempo

4 «Numeri Magici» del Project Management (secondo il PMBOK) Concept Design Sviluppo Market Service Nel corso delle varie Fasi del ciclo di vita di un progetto Inizio tempo Fine MONITORING & CONTROLLING INITIATING PLANNING EXECUTING CLOSING vengono svolti 5 Gruppi (o tipologie) di Attività o di Processi relativi a 10 Aree di Conoscenza del Project Management per un totale di 49 diversi Processi di Project Management

5 2 Criteri di «Aggregazione» dei 49 Processi MONITORING & CONTROLLING INITIATING PLANNING EXECUTING CLOSING CRITERIO LOGICO -TEMPORALE (es. Processi relativi al Gruppo di Avvio) CRITERIO CONTENUTISTICO o di SPECIALIZZAZIONE (es. Processi relativi alla Costi)

6 INTEGRAZIONE Sviluppare il Project Charter Sviluppare il Piano di Project Management Dirigere e Gestire il Lavoro del Progetto Gestire le Conoscenze di Progetto Monitorare e Controllare il Lavoro del Progetto Eseguire il Controllo Integrato delle Modifiche Chiudere il Progetto o una Fase STAKEHOLDER AMBITO TEMPI COSTI RISCHI RISORSE QUALITÀ COMUNICAZ. APPROVIGION. Pianificare la dei Rischi Pianificare la dell Ambito Pianificare la della Schedulazione Identificare I Rischi Pianificare la delle Risorse Raccogliere i Requisiti Definire le Attività Eseguire l Analisi Qualitativa dei Rischi Stimare le Risorse per le Attività Identificare gli Stakeholder Definire l Ambito Sequenzializzare le Attività Pianificare la dei Costi Eseguire l Analisi Quantitativa dei Rischi Acquisire le Risorse Pianificare il Coinvolgimento degli Stakeholder Creare la WBS Stimare le Durate delle Attività Stimare i Costi Pianificare le Risposte ai Rischi Sviluppare il Gruppo di Lavoro Pianificare la della Qualità Pianificare la delle Comunicazioni Pianificare la degli Approvigion. Gestire il Coinvolgimento degli Stakeholder Convalidare l Ambito Sviluppare la Schedulazione Determinare il Budget Eseguire le Risposte ai Rischi Gestire il Gruppo di Lavoro Gestire la Qualità Gestire le Comunicazioni Definire gli Approvigion. Monitorare il Coinvolgimento degli Stakeholder Controllare l Ambito Controllare la Schedulazione Controllare i Costi Monitorare i Rischi Controllare le Risorse Controllare la Qualità Monitorare le Comunicazioni Controllare gli Approvigion.

7 Il Gruppo dei Processi di AVVIO comprende tutti i processi necessari alla formale autorizzazione e inizio del progetto, inclusa l identificazione di tutti i soggetti che a vario titolo sono interessati e/o coinvolti nella realizzazione del progetto e nel raggiungimento dei suoi obiettivi. Il GRUPPO include 2 PROCESSI Il Gruppo dei Processi di PIANIFICAZIONE comprende i processi che consentono lo sviluppo del piano di Project Management e che contribuiscono alla identificazione, definizione e consolidamento dell ambito, del costo e della schedulazione delle attività di progetto. Mano a mano che il progetto si arricchisce di informazioni, si identificano le relazioni di dipendenza, i requisiti, i rischi, le opportunità, gli assunti e i vincoli. Il GRUPPO include 24 PROCESSI Il Gruppo dei Processi di ESECUZIONE comprende i processi utilizzati per portare a termine il lavoro definito nel piano di Project Management. Questo gruppo prevede il coordinamento delle persone e delle risorse, oltre all integrazione e all esecuzione delle attività, al fine della realizzare gli obiettivi previsti e l implementazione delle modifiche approvate. Il GRUPPO include 10 PROCESSI Il Gruppo dei Processi di MONITORAGGIO e CONTROLLO comprende i processi eseguiti per osservare l esecuzione e identificare tempestivamente i potenziali problemi e adottare le adeguate misure correttive. Il principale obiettivo è quello di osservare e misurare regolarmente le prestazioni del progetto al fine di identificare gli scostamenti dal piano di Project Management. Il GRUPPO include 12 PROCESSI Il Gruppo dei Processi di CHIUSURA comprende i processi utilizzati per terminare formalmente tutte le attività di un progetto o di una sua fase, per inoltrare ad altri il prodotto finito o per chiudere un progetto annullato. Questo gruppo di processi verifica che i processi definiti siano stati portati a termine e decreta formalmente la conclusione del progetto o di una sua fase. Il GRUPPO include 1 PROCESSO

8 Matrice di «Intersezione» Gruppi/Aree

9 La degli Stakeholder include le attività necessarie ad identificare le persone, i gruppi o le organizzazioni/istituzioni che potrebbero avere un impatto o essere impattati dal progetto, analizzarne le aspettative e sviluppare le strategie appropriate di gestione del loro effettivo coinvolgimento nelle decisioni e azioni relative al progetto. La gestione degli stakeholder include anche il flusso comunicativo continuo con gli stakeholder al fine di comprendere I loro bisogni, risolvere I problemi quando emergono, gestire i conflitti di interesse e promuovere il continuo coinvolgimento e soddisfazione di tali soggetti importanti. PROCESSO IDENTIFICARE gli STAKEHOLDER PIANIFICARE il COINVOLGIMENTO degli STALEHOLDER GESTIRE il COINVOLGIMENTO degli STALEHOLDER MONITORARE il COINVOLGIMENTO degli STALEHOLDER Identificazione di soggetti, gruppi e organizzazioni impattate da decisioni, azioni o risultati del progetto e documentazione delle informazioni rilevanti relative a loro interessi, coinvolgimento, influenza, interdipendenza e potenziale impatto Sviluppo di appropriate strategie per coinvolgere/impegnare efficacemente gli stakeholder nell intero ciclo di vita del progetto sulla base delle caratteristiche e informazioni identificate nel processo precedente Azione continua di comunicazione e interazione/lavoro con gli stakeholder per soddisfare i loro bisogni/aspettative, risolvere i loro problemi e rinforzare il loro coinvolgimento e la loro partecipazione Monitoraggio continuo delle relazioni con gli stakeholder e aggiustamento delle strategie e azioni al fine di ottimizzare coinvolgimento e partecipazione

10 La dell Ambito di progetto comprende i processi necessari ad assicurare che il progetto includa tutto il lavoro richiesto e soltanto il lavoro richiesto, ai fini del suo completamento con successo. Il suo obiettivo primario è definire e controllare ciò che è incluso nel progetto e ciò che non lo è. PROCESSO PIANIFICARE la GESTIONE dell AMBITO RACCOGLIERE i REQUISITI DEFINIRE l AMBITO CREARE la WBS CONVALIDARE l AMBITO CONTROLLARE l AMBITO Crea un piano di gestione dell'ambito del progetto che documenti come l ambito sarà definito, verificato e controllato Determina, documenta e gestisce i bisogni, le aspettative e i requisiti al fine di garantire il raggiungimento degli obiettivi di progetto Sviluppa una descrizione dettagliata dell'ambito del progetto e del prodotto/risultato dello stesso Suddivide i principali deliverable del progetto e del lavoro incluso nel progetto in componenti più piccole e quindi gestibili Accetta formalmente i deliverable di progetto completati Monitora lo status dell ambito di progetto e delle specifiche di prodotto e gestisce/controlla le modifiche apportate alla baseline del progetto

11 La dei Tempi di progetto include i processi necessari ad assicurare il completamento di tutte le attività rientranti nello scope di progetto nei tempi previsti dal progetto stesso e sulla base delle risorse disponibili. PROCESSO PIANIFICARE la GESTIONE della SCHEDULAZIONE DEFINIRE le ATTIVITÀ SEQUENZIALIZZARE le ATTIVITÀ STIMARE le DURATE delle ATTIVITÀ SVILUPPARE la SCHEDULAZIONE CONTROLLARE la SCHEDULAZIONE Stabilisce le policy, le procedure e la documentazione per pianificare, sviluppare, gestire, eseguire e controllare lo scheduling di progetto Identifica e documenta le attività e i task elementari la cui esecuzione consente di raggiungere i risultati del progetto Identifica e documenta le relazioni di dipendenza presenti tra le attività schedulate Stima il numero di periodi lavorativi necessari al completamento di ogni attività schedulata sulla base delle risorse identificate Analizza le sequenze delle attività, delle durate, dei requisiti in termini di risorse e dei vincoli di schedulazione che consente di creare la schedulazione di progetto Monitora lo status del progetto, fornisce aggiornamenti sulla sua esecuzione e gestisce le modifiche apportate alla baseline del progetto

12 La dei Costi di progetto comprende i processi coinvolti nella pianificazione, stima, allocazione, finanziamento/copertura, gestione e controllo dei costi affinché il progetto venga completato nel rispetto del budget approvato. PROCESSO PIANIFICARE la GESTIONE dei COSTI STIMARE i COSTI DETERMINARE il BUDGET CONTROLLARE i COSTI Definisce le modalità di stima, preventivazione, monitoraggio e controllo dei costi del progetto Sviluppa un approssimazione dei costi e delle risorse monetarie necessarie per completare le attività di progetto Aggrega i costi stimati delle singole attività o dei work package per determinare una baseline approvata dei costi Monitora lo stato di avanzamento del progetto per aggiornare i costi e controlla le modifiche al budget del progetto [Fonte: Rielaborazione da PM BoK 6th edition 2017 PMI Project Management Institute]

13 La dei Rischi di progetto riguarda la conduzione dei processi di pianificazione e gestione di eventi non previsti nel corso dell intera durata del progetto e col fine di aumentare la probabilità e l impatto di eventi «positivi» e diminuire la probabilità e l impatto di eventi «dannosi» per il progetto. PROCESSI PIANIFICARE la GESTIONE dei RISCHI IDENTIFICARE i RISCHI ESEGUIRE l ANALISI QUALITATIVA dei RISCHI ESEGUIRE l ANALISI QUANTITATIVA dei RISCHI PIANIFICARE le RISPOSTE ai RISCHI ESEGUIRE le RISPOSTE ai RISCHI MONITORARE i RISCHI Determina come affrontare tutte le attività di gestione dei rischi del progetto Determina e documenta i rischi che possono influire sul progetto e le loro caratteristiche Assegna le priorità ai rischi ai fini di un ulteriore analisi volta alla valutazione della combinazione di probabilità che i rischi si verifichino e del loro impatto Analizza numericamente l'effetto dei rischi identificati sugli obiettivi complessivi del progetto Sviluppa opzioni volte a incrementare le opportunità e ridurre le minacce agli obiettivi di progetto Realizza interventi volti a neutralizzare i rischi emersi o a ridurne gli effetti negativi in coerenza a quanto pianificato Controlla l esecuzione dei piani, traccia i rischi, identifica i rischi nuovi e valuta l'efficacia di queste operazioni nel ciclo di vita del progetto

14 La delle Risorse Umane di progetto comprende i processi di organizzazione, gestione e guida del gruppo o staff di progetto al fine di definire e assegnare ruoli, responsabilità e sforzo richiesto per il completamento del progetto e garantire un coinvolgimento pieno e organico ed una crescita dinamica delle competenze e dei contributi individuali. PROCESSO PIANIFICARE la GESTIONE delle RISORSE STIMARE le RISORSE per le ATTIVITÀ ACQUISIRE le RISORSE SVILUPPARE il GRUPPO di LAVORO GESTIRE il GRUPPO di LAVORO CONTROLLARE le RISORSE Definisce le modalità di stima, acquisizione, gestione e utilizzo delle risorse materiali e del gruppo di progetto Stima il tipo e la quantità di risorse materiali, umane, attrezzature tecniche e le forniture necessarie ad eseguire ciascuna attività schedulata Ottiene la disponibilità del team, delle attrezzature, del materiale ed altre forniture necessarie ad eseguire e completare le attività previste dal progetto Migliora le competenze, l'interazione tra i membri del gruppo e il complessivo «clima» di progetto al fine di ottimizzarne la performance Rileva e tiene traccia delle prestazioni dei membri del gruppo, risolve i problemi interpersonali, fornisce feedback e gestisce le modifiche volte a migliorare il risultato complessivo del progetto Garantisce che le risorse allocate ed assegnate al progetto siano disponibili secondo quanto pianificato, monitorando l effettivo utilizzo rispetto ai piani ed attuando le necessarie azioni correttive

15 La della Qualità di progetto comprende tutte le attività realizzate dalla «performing organization» e finalizzate alla definizione delle politiche, degli obiettivi e delle responsabilità della gestione qualità, affinché il progetto soddisfi le specifiche esigenze per le quali è stato intrapreso in un ottica di miglioramento costante. PROCESSO PIANIFICARE la GESTIONE della QUALITÀ GESTIRE la QUALITÀ CONTROLLARE la QUALITÀ Identifica i requisiti e/o gli standard del progetto e dei suoi deliverable e documenta in che modo il progetto soddisferà tali requisiti Traduce il piano sopra in attività eseguibili al fine di garantire che il progetto raggiunga gli standard di qualità previsti Monitora e registra i risultati delle attività di gestione della qualità al fine di misurane la performance e raccomandare eventuali modifiche per ottenere output corretti, completi e che soddisfino il cliente

16 La della Comunicazione è finalizzata a garantire la tempestiva e appropriata generazione, raccolta, distribuzione, archiviazione, gestione, recupero e disposizione finale delle informazioni del progetto. I processi forniscono quel collegamento critico tra persone e informazioni (intra ed extra-team) necessari per il successo del progetto (Il PM dedica quasi il 90% del suo tempo per comunicare!!). PROCESSO PIANIFICARE la GESTIONE delle COMUNICAZIONI GESTIRE le COMUNICAZIONI MONITORARE le COMUNICAZIONI Sviluppa un approccio appropriato ed un piano di gestione della comunicazione sulla base dei bisogni/requisiti informativi degli stakeholder, degli asset a disposizione dell organizzazione e dei bisogni di progetto Garantisce la tempestiva ed appropriata raccolta, creazione, distribuzione, archiviazione, recupero, gestione, monitoraggio e trattamento delle informazioni relative al progetto Garantisce il soddisfacimento dei bisogni informativi del progetto e dei suoi stakeholder

17 La dell Approvvigionamento comprende i processi di acquisizione di prodotti, servizi o risultati intermedi da entità esterne al gruppo di progetto ed allo scopo di eseguire compiutamente il lavoro. La gestione comprende anche le operazioni di amministrazione dei contratti e degli obblighi e diritti da essi derivanti. PROCESSO PIANIFICARE la GESTIONE degli APPROVIGIONAMENTI DEFINIRE gli APPROVIGIONAMENTI CONTROLLARE gli APPROVIGIONAMENTI Documenta le decisioni di acquisto relative al progetto, specifica l approccio da seguire e identifica potenziali venditori Ottiene risposte dai venditori, seleziona un venditore e assegna un contratto Gestisce contratti e relazioni con i venditori, implementa modifiche e correzioni, chiude i contratti

18 La dell Integrazione include le attività volte a identificare, combinare, unificare e coordinare tutti i vari processi di avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura. L integrazione opera al fine supportare il completamento con successo del progetto e ciò richiede scelte precise di allocazione delle risorse, trade-off tra obiettivi alternativi e gestione di interdipendenze cruciali tra le varie aree di gestione del progetto. PROCESSI SVILUPPARE il PROJECT CHARTER SVILUPPARE il PIANO di PROJECT MANAGEMENT DIRIGERE e GESTIRE il LAVORO del PROGETTO GESTIRE le CONOSCENZE del PROGETTO MONITORARE e CONTROLLARE il LAVORO del PROGETTO ESEGUIRE il CONTROLLO INTEGRATO delle MODIFICHE CHIUDERE il PROGETTO o una FASE Sviluppa un documento che formalmente autorizza l avvio del progetto e fornisce al project manager l autorità di disporre delle risorse per eseguire le varie attività Definisce, prepara e coordina tutti i piani sussidiari di progetto e li integra in un unico piano di project management Guida ed esegue il lavoro definito nel piano di project management e realizza i cambiamenti già approvati al fine di raggiungere gli obiettivi del progetto Utilizza le conoscenze esistenti e crea nuove conoscenze e lesson learned per raggiungere gli obiettivi del progetto e sostenere l apprendiemnto organizzativo Traccia, rivede e riporta il progresso del progetto a fronte degli obiettivi di performance definiti nel piano di project management Analizza tutte le richieste di modifica, approva e gestisce i cambiamenti a deliverable, asset, documenti, piano di project management e ne comunica la disposizione Completa tutte le attività del progetto o di una sua fase, formalizzando la finalizzazione del lavoro svolto.

19 Alessandro MARGHERITA Edificio IBIL «Aldo Romano», Laboratorio DARWIN (primo piano) Campus Ecotekne, Via Monteroni sn, Lecce (LE) Non siamo studiosi di specifiche materie, bensì di problemi e i problemi travalicano i confini di qualsiasi materia o disciplina [Karl L. Popper]