Introduzione al Project Management. GPO Zangoli Maria

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1 Introduzione al Project Management GPO Zangoli Maria

2 Organizzazione e Processi Le organizzazioni sono soggetti pubblici o privati costituiti da gruppi di persone che svolgono attività di diversa natura, finalizzate a degli obiettivi specifici. enti pubblici enti di produzione di beni enti di erogazione servizi Le organizzazioni hanno degli obiettivi primari che vengono perseguiti attraverso attività ripetitive denominati processi. 2 Project Management - GPO - Zangoli Maria

3 Processi I processi sono le attività svolte con continuità all interno delle organizzazioni, costituite da una sequenza di operazioni note, che vengono eseguite per realizzare gli obiettivi dell organizzazione 3 Project Management - GPO - Zangoli Maria

4 Il progetto Si può affermare che la crescita e il successo di un impresa dipendano in larga misura dalla capacità del proprio management di gestire progetti di ampio respiro sia verso l esterno clienti-esterno sia verso l interno cliente-interno. Per cliente esterno si intende il committente, cioè colui che commissiona lo sviluppo di un progetto dall esterno dell azienda. Per cliente interno si intende la propria azienda, cioè colui che commissiona lo sviluppo di un progetto dall interno dell azienda. 4 Project Management - GPO - Zangoli Maria

5 Definizione di progetto Un progetto consiste in un impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi, tempi e qualità. Elenchiamo ora alcune caratteristiche che descrivono che cosa sia un progetto come impresa: complessa; unica; di durata determinata; con obiettivo chiaro e predefinito; che utilizza risorse differenziate; con vincoli interdipendenti di costi, tempi e qualità. 5 Project Management - GPO - Zangoli Maria

6 Progetto come impresa complessa Un progetto è un impresa complessa perché vi partecipano numerosi settori aziendali di differente estrazione tecnica, ciascuno dei quali opera svolgendo attività correlate fra loro da stretti vincoli di interdipendenza di natura sia logica sia temporale. 6 Project Management - GPO - Zangoli Maria

7 Progetto come impresa unica Un progetto è un impresa unica perché è contraddistinto da caratteristiche di unicità e quindi di irripetibilità. Un nuovo progetto potrà essere simile a uno precedente, ma saranno mutati lo scenario economico e finanziario, il personale idoneo e si saranno verificati disturbi a causa di imprevisti e circostanze accidentali. Ogni progetto è diverso da qualsiasi altro, anche se per trovare una soluzione si può ricorrere all esperienza maturata in situazioni analoghe. 7 Project Management - GPO - Zangoli Maria

8 Progetto come impresa di durata determinata L aspetto temporale è tipico dell approccio per progetto, che è caratterizzato dal fatto di prevedere la propria conclusione in un tempo più o meno lungo ma comunque definito. A volte il tempo è più importante dei costi, per esempio il protrarsi dell iter realizzativo comporta delle penali, laddove previste in termini contrattuali, per ritardata consegna fornitura. 8 Project Management - GPO - Zangoli Maria

9 Progetto come impresa rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito Il prodotto finale dovrebbe essere perfettamente individuato attraverso la definizione particolareggiata sia dei suoi componenti sia del livello di qualità atteso. Inoltre dovrebbe mantenere le sue caratteristiche sino alla sua consegna definitiva. 9 Project Management - GPO - Zangoli Maria

10 Progetto utilizza risorse differenziate La complessità del progetto nasce dall elevato numero di attività interdipendenti tra loro da eseguire nelle diverse fasi. Su ogni attività vengono allocate quindi risorse differenziate: - personale - attrezzature - denaro 10 Project Management - GPO - Zangoli Maria

11 Progetto ha vincoli interdipendenti di costi, tempi e qualità I vincoli di costi, tempi e qualità rappresentano gli obiettivi da raggiungere e le variabili su cui intervenire durante lo sviluppo del progetto stesso. Tali grandezze sono interdipendenti: una variazione incide direttamente sull andamento delle altre due. Nell ambito del Project Management tale relazione, mostrata in figura, è detta triangolo del progetto. È compito del Project Manager trovare la soluzione ottimale rispetto ai tre vincoli. Sarà dunque costante l attenzione sul corretto andamento di tali variabili e verranno esercitate tutte le attività di gestione e di controllo necessarie durante l intero progetto. 11 Project Management - GPO - Zangoli Maria

12 Project Management Il Project Management è l applicazione di conoscenze, capacità professionali e personali, metodi, tecniche e strumenti alle attività di un progetto, al fine di soddisfarne i requisiti. Tale tecnica gestionale e organizzativa è utile per l integrazione tra le attività aziendali e interaziendali. Si usa per progetti complessi, costituiti da attività diverse, con obiettivi specifici, unici, non ripetitivi e con tempi e costi stabiliti. 12 Project Management - GPO - Zangoli Maria

13 Contraente e committente del Project Management II ricorso al Project Management risulta indispensabile: - al contraente che si assume l onere di una realizzazione puntuale, completa e aderente agli standard qualitativi previsti dalle specifiche contrattuali. - al committente che, da parte sua, deve essere in grado di verificare il rispetto della tempistica generale del progetto e deve poter prevedere le scadenze entro le quali effettuare i pagamenti e reperire le risorse tecniche necessarie al collaudo, la presa in consegna e la gestione definitiva dell oggetto della fornitura. Sia che si tratti di progetti interni all azienda, sia che ci si riferisca a vere e proprie commesse di vendita, è necessario adottare un sistema di Project Management per assicurare il successo dell impresa. 13 Project Management - GPO - Zangoli Maria

14 Il Project Management consente La presenza di un sistema di Project Management consente l ottenimento di: - una documentazione su cui il responsabile è in grado di disporre di una visione chiara, sintetica e realistica del progetto - informazioni concrete circa l effettivo andamento dei lavori. 14 Project Management - GPO - Zangoli Maria

15 Previsione e Project Management La previsione delle modalità secondo le quali verrà completato il ciclo produttivo costituisce un momento essenziale nell attività di conduzione del progetto. In base alla conoscenza di quanto accaduto in passato si può evitare di commettere gli stessi errori già compiuti in precedenza e, quindi, fare una previsione sull andamento dei lavori attuali. 15 Project Management - GPO - Zangoli Maria

16 Assegnazione delle responsabilità Quando la realtà produttiva da governare è composta da un numero elevato di attività, sorge il problema di assegnare le responsabilità di ogni singola attività. OGNI ente coinvolto nel ciclo produttivo deve conoscere che cosa deve realizzare ed entro quanto tempo. Ciascun attore coinvolto nell iter realizzativo deve essere responsabilizzato su obiettivi specifici e che non si prestino a nessun tipo di equivoco futuro. 16 Project Management - GPO - Zangoli Maria

17 Ciclo di vita di un progetto Il ciclo di vita di un progetto è un processo di fasi e attività che prevedono la realizzazione di prodotti o servizi, il cui risultato finale è il prodotto/servizio stesso. Il ciclo di vita di ogni progetto è composto da: - aspetti gestionali - aspetti tecnici Un esempio di ciclo di vita è mostrato in figura: 17 Project Management - GPO - Zangoli Maria

18 Ciclo di vita di un progetto Il ciclo di vita del progetto serve a definire l inizio e la fine di un progetto. Un organizzazione che ha definito il ciclo di vita dei propri progetti ha avviato meccanismi e sistemi di pianificazione e controllo degli stessi. La definizione del ciclo di vita dei progetti è accompagnata dal disegno di una metodologia di gestione progetti che prevede standard, procedure e modelli operativi di lavoro a seconda del singolo ciclo di vita del progetto. 18 Project Management - GPO - Zangoli Maria

19 Aspetti gestionali Gli aspetti gestionali sono chiamati genericamente aspetti di gestione progetti o di Project Management. Sono strettamente correlati e si svolgono in parallelo durante tutto il ciclo di vita del progetto. Sono adattabili a TUTTI i progetti di ogni settore di applicazione. 19 Project Management - GPO - Zangoli Maria

20 Le cinque fasi del Project Management Un progetto si articola in cinque fasi: Pianificazione. Programmazione. Realizzazione Controllo. Chiusura. 20 Project Management - GPO - Zangoli Maria

21 1. Pianificazione La fase di pianificazione consiste essenzialmente nelle scelte che possono determinare il successo del progetto nel raggiungimento dell obiettivo: revisione dei documenti contrattuali; definizione degli obiettivi interni; stabilire la comunicazione con il cliente; definizione dei codici di progetto; pianificazione generale; individuazione del committente; scelta del Project Manager. 21 Project Management - GPO - Zangoli Maria definizione di una procedura di coordinamento; analisi dei costi (preventivo operativo vs preventivo d offerta); emissione di una programmazione preliminare (PID); e tanto altro ancora PID (Project Initiation Document). Contiene informazioni indispensabili come il budget di previsione di spesa, i tempi di realizzazione, il dettaglio delle risorse umane e delle risorse strutturali necessarie al progetto. È in un formato standard Si può o meno approvare

22 1. Pianificazione In generale, durante la fase di pianificazione ha luogo l allocazione di prodotti e risorse ai fini del raggiungimento dell obiettivo. Come mostrato in figura la pianificazione consiste: nell individuare, con la massima precisione, tutti i prodotti che devono essere realizzati nell ambito del progetto ( che cosa? ); nello stabilire, con sufficiente livello di dettaglio, le attività da svolgere ( che cosa? ); nel delegare a uno specifico ente aziendale la responsabilità della reale esecuzione di ciascuna attività ( chi? ); nell assegnare a ciascuna attività le risorse necessarie alla sua implementazione ( come? ). 22 Project Management - GPO - Zangoli Maria

23 2. Programmazione La fase di programmazione è una conseguenza della fase di pianificazione, con la quale essa non va confusa. Durante la programmazione si fissano gli obiettivi temporali delle attività definite attraverso la pianificazione, più precisamente: la durata dell attività, le relazioni di dipendenza da altre attività, il calendario di lavoro, le eventuali date imposte. La programmazione, dunque, risponde alla domanda quando?. 23 Project Management - GPO - Zangoli Maria

24 3. Realizzazione Realizzo quanto progettato, controllando costantemente l attinenza con la programmazione e variando, se necessario, il piano. 24 Project Management - GPO - Zangoli Maria

25 4. Controllo Il controllo è la fase utile per assicurare che i risultati conseguiti durante l avanzamento dei lavori coincidano con quelli utili per il raggiungimento degli obiettivi. 25 Project Management - GPO - Zangoli Maria

26 5. Chiusura La fase di chiusura del progetto prevede il passaggio di consegne dal Project Manager al committente. Essa: - segue il soddisfacimento di tutti gli obiettivi formulati dal committente - prevede la risoluzione di tutti i vincoli contrattuali e amministrativi con il committente - smobilitazione del personale verso altri progetti - risoluzione dei rapporti con i fornitori - deallocazione delle risorse - redazione del documento finale. Tale fase finale necessita, a sua volta, di una pianificazione di tutte le attività legate alla chiusura. 26 Project Management - GPO - Zangoli Maria

27 In quest ora impareremo... a pianificare le attività di un progetto a programmare e a controllare i tempi di un progetto

28 Pianificare le attività di un progetto Due aspetti fondamentali del project management riguardano la pianificazione e il controllo. Il piano di progetto permette di fatto di concretizzare il principio di anticipazione dei vincoli e delle opportunità. Il piano viene poi costantemente controllato e revisionato nel corso del progetto. In questo senso è opportuno individuare alcuni momenti topici indicati generalmente con il termine milestone (pietra miliare, come quelle che segnano le tappe di un percorso).

29 Pianificare le attività di un progetto

30 Definire le attività di un progetto: la Work Breakdown Structure (WBS) Il piano di progetto è strutturato in attività tramite la Work Breakdown Structure WBS in cui sono definiti alcuni rilasci intermedi denominati deliverable. I deliverable vengono tendenzialmente rilasciati in corrispondenza delle milestone.

31 Definire le attività di un progetto: la Work Breakdown Structure (WBS) Il progetto viene frazionato tramite lawbs in Work Package (WP). La struttura ad albero della WBS presume che ogni elemento sia collegato a uno e uno solo degli elementi di livello superiore. Tutti gli elementi dell albero devono possedere un codice gerarchico, costituito da tante cifre quanti sono i livelli: livello 0 progetto livello 1 sottoprogetto; livello 2 attività; livello 3 sottoattività.

32 Definire le attività di un progetto: la Work Breakdown Structure (WBS) WBS per un progetto di implementazione di un sistema ERP (Enterprise Resource Plannig).

33 La programmazione e il controllo dei tempi Il Gantt (o diagramma a barre) è uno strumento puramente grafico in cui la durata delle attività è indicata con linee e i momenti critici del progetto (milestones) sono indicati con simboli (per esempio dei triangoli). Il Gantt fornisce una visione rapida del piano temporale di un progetto.

34 La programmazione e il controllo dei tempi Il diagramma di Gantt è un utile strumento grafico, ma non spiega le relazioni di precedenza tra le attività; infatti, pur mostrando che un attività inizia quando un altra è conclusa, non indica necessariamente vincoli di precedenza tra le due attività. L impiego delle tecniche reticolari rappresentano, invece, le attività del progetto mediante frecce, sulle quali vengono riportate le durate delle attività, espresse, per esempio, in giorni.