LOGICHE DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DELLO STUDIO PROFESSIONALE

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1 Giuseppe Toscano (Università C. Cattaneo - LIUC - Castellanza (VA) LOGICHE DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DELLO STUDIO PROFESSIONALE 1

2 COME SI VUOLE GESTIRE LO STUDIO PROFESSIONALE? Vivere alla giornata Si organizzano le risorse (umane, strutturali, finanziarie) al momento per affrontare le situazioni via via che si presentano senza avere obiettivi particolari OPPURE 2

3 COME SI VUOLE GESTIRE LO STUDIO PROFESSIONALE? Programmare e controllare si definiscono, in via anticipata, gli obiettivi si organizzano preventivamente le risorse (umane, strutturale e finanziarie) per raggiungerli si controlla periodicamente la direzione di marcia per capire se occorre modificare qualcosa a livello di obiettivi, di risorse e di comportamenti. 3

4 PERCHÉ GLI STUDI PROFESSIONALI HANNO SEMPRE DEDICATO POCA ATTENZIONE ALLA PROGRAMMAZIONE E AL CONTROLLO DELLA GESTIONE? Dimensione ridotta - convinzione che navigare a vista sia sufficiente, poiché la limitazione della dimensione viene scambiata per semplicità gestionale Accentramento organizzativo -rende piùforte la sensazione di dominio, poiché l occuparsi di una questione viene confuso con il suo presidio e con la sua gestione ottimale 4

5 PERCHÉ GLI STUDI PROFESSIONALI HANNO SEMPRE DEDICATO POCA ATTENZIONE ALLA PROGRAMMAZIONE E AL CONTROLLO DELLA GESTIONE? Scarsa concorrenza - la scarsa concorrenza non ha dato sollecitazioni a introdurre meccanismi di miglioramento della performance Scarsa cultura di programmazione e controllo -disciplina spesso sconosciuta al professionista Immaterialità del servizio - viene spesso scambiata per impossibilità di controllo 5

6 IL FOCUS DELLA GESTIONE Organizzare e gestire lo studio professionale DELLO STUDIO PROFESSIONALE LA GESTIONE STRATEGICA LA GESTIONE OPERATIVA SI COMPONE DI DECISIONI STRATEGICHE (impatto di medio/lungo termine): SI COMPONE DI DECISIONI OPERATIVE (impatto di breve termine): Modificano i rapporti tra lo studio professionale e l ambiente e spesso comportano modifiche della struttura o delle capacità e degli skill dello studio Attengono all utilizzo della struttura esistente 6

7 QUALI SONO I FABBISOGNI GESTIONALI DELLO STUDIO PROFESSIONALE OGGI? Conoscere e migliorare le attività svolte dallo studio Organizzare le attività attraverso la predisposizione di processi e procedure Controllare le attività Evitare di rimanere intrappolati nelle emergenze Correggere gli errori ed evitare il ripetersi di comportamenti errati Motivare i professionisti e i collaboratori 7

8 PERCHÉ È OPPORTUNO CHE LO STUDIO PROFESSIONALE, OGGI, SI DOTI DI UN SISTEMA DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DELLA GESTIONE? Per supportare i processi decisionali sia di gestione strategica che di gestione operativa - (convenienza ad acquisire nuovi clienti e/o a mantenere i clienti esistenti convenienza a offrire nuovi servizi e/o a mantenere i servizi esistenti, esternalizzare alcuni servizi a professionisti esterni pricing di una commessa/servizio organizzazione delle competenze e della capacità produttiva organizzazione dei processi) 8

9 PERCHÉ È OPPORTUNO CHE LO STUDIO PROFESSIONALE, OGGI, SI DOTI DI UN SISTEMA DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DELLA GESTIONE? Per verificare e valutare le performance conseguite - (marginalità di commessa/cliente/servizio livello di qualità e di tempestività del servizio efficienza dell organizzazione e dei collaboratori) Per orientare il comportamento dei collaboratori in coerenza con gli obiettivi e le strategie -(definizione degli obiettivi strategici e operativi motivazione e incentivazione valutazione dei comportamenti e dei risultati ottenuti) 9

10 QUALI SONO GLI STRUMENTI DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE? BUDGET piano di azione espresso in termini economicofinanziari, finalizzato a definire a preventivo gli obiettivi e le risorse necessarie per conseguirli, per lo studio professionale nel suo complesso e per la gestione di commesse, clienti e servizi. CONTABILITÀ ANALITICA per misurare periodicamente i costi e i ricavi rispetto alle dimensioni di risultato che interessano la gestione operativa e strategica dello studio: commesse, clienti, servizi 10

11 QUALI SONO GLI STRUMENTI DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE? REPORTISTICA A CONSUNTIVO - grandezze segnaletiche e indicatori per valutare i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi La scelta degli oggetti di controllo passa attraverso l analisi delle attività svolte dallo studio e delle metodologie utilizzate per fornire ai clienti i servizi richiesti 11

12 QUALI SONO GLI STRUMENTI DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE? CONTABILITÀ GENERALE Compensi e costi RILEVAZIONI GESTIONALI EXTRA-CONTABILI Tempi dedicati alle attività DEFINIRE GLI OBIETTIVI CONTABILITÀ ANALITICA DECIDERE COSA FARE PER RAGGIUNGERE TALI OBIETTIVI AGIRE BUDGET DECISIONI PIANO D AZIONE REPORTING SI/NO (Analisi delle cause) CONTROLLARE NEL DURANTE SE SI STANNO RAGGIUNGENDO GLI OBIETTIVI 12

13 COSA DEVE MISURARE IL SISTEMA DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DELLO STUDIO PROFESSIONALE? Attività svolte dai professionisti e dai collaboratori attività fatturabili e non fatturabili Collaboratori - saturazione e efficienza attività svolte, sviluppo di know-how Commesse - redditività, efficienza e livello di servizio Clienti - redditività, livello di servizio, politiche di prezzo e di fidelizzazione 13

14 COSA DEVE MISURARE IL SISTEMA DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DELLO STUDIO PROFESSIONALE? Tipologie di servizi offerti (Aree Strategiche d Affari) - convenienza del sistema di offerta e del mix di servizi - scelte di innovazione Lo studio professionale nel suo complesso ma con una vista gestionale 14

15 PERCHÉ SONO PARTICOLARMENTE RILEVANTI I TIME REPORT COMPILATI DA PROFESSIONISTI E COLLABORATORI? Alla base del funzionamento del sistema di Programmazione e Controllo dello studio professionale vi è l utilizzo di Time Report per rilevare le attività svolte dai collaboratori e i relativi tempi Occorre coinvolgere i collaboratori (paura di essere controllati e resistenza alla novità) nell impostazione delle logiche del sistema di P&C per sensibilizzarli all importanza del sistema e all importanza di garantire completezza e significatività dei Time Report. 15

16 PERCHÉ SONO PARTICOLARMENTE RILEVANTI I TIME REPORT COMPILATI DA PROFESSIONISTI E COLLABORATORI? Attività fatturabili e Attività non fatturabili (organizzazione dello studio, formazione, aggiornamento, gestione qualità) Le Attività non fatturabili sono comunque necessarie per garantire la qualità delle Attività fatturabili 16

17 QUALI DEVONO ESSERE LE LOGICHE DI FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA? Budget dello studio, budget delle aree strategiche d affari, budget dei clienti (conti economici gestionali) Conti economici a primo e secondo margine di contribuzione (Direct Costing Evoluto) per commessa/cliente/tipologie di servizio (Costi variabili: materiali di consumo, servizi acquistati all esterno Costi fissi specifici: ore dedicate da professionisti e collaboratori, specifiche attività commerciali) Balanced Scorecard (parametri di tempestività e di livello di servizio) 17

18 LA BALANCED SCORECARD DELLO STUDIO PROFESSIONALE? Deve consentire di analizzare non solo aspetti economici e finanziari, ma anche aspetti relativi ai clienti, ai servizi, alle risorse impiegate, nonché alla tempestività e al livello di servizio: Percentuale di ricavi da nuovi clienti o servizi Tasso di fidelizzazione della clientela Tasso di crescita per servizio o area strategica d affari Grado di completezza del data-base della documentazione di cliente e di commessa Ritardi rispetto al piano di lavoro concordato con il cliente 18