Il ruolo del PMO nella gestione delle risorse e della comunicazione

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1 Il ruolo del PMO nella gestione delle risorse e della comunicazione Dice il saggio: se non sanno niente di quello che stanno facendo sospettano che non stanno facendo niente R. J. Graham 1

2 Tratteremo di Il PMO Le risorse La comunicazione Domande 2

3 Il PMO Il PMO è un elemento dell Organizzazione responsabile della creazione e del mantenimento di un sistema completo di gestione, che sia di supporto all esecuzione delle attività di Program Management ed al raggiungimento degli obiettivi dell Organizzazione stessa 3

4 Il PMO Gestione di un progetto Gestione di un programma 4

5 PMO Project/Program Office Alcune funzioni Architetture di Program Management (Organizzazione del PM, Standard Policy e procedure, Strumenti e Metriche) Gestione progetti/programmi Selezione ed archiviazione di conoscenze di PM Training di PM Selezione e staffing di PM Sviluppo e mentoring dello staff Misurazione ed Assessment di PM (applicazione di Best Practice/attualizzazione delle stesse) Risorse per la revisione critica dei progetti/programmi Assessment del portafoglio programmi (messo a confronto con gli obiettivi strategici).. 5

6 PMI- Project Human Resource Management Il PMBOK Guide-2000 Edition definisce la Gestione delle Risorse Umane di Progetto come i i processi richiesti per fare il più efficace uso possibile delle risorse coinvolte nel Progetto Da PMBOK Guide 2000 Edition 6

7 Le risorse Le risorse di un progetto sono persone ed organizzazioni coinvolte attivamente/di riflesso dal progetto 7

8 Le risorse gli stakeholders chi paga chi decide chi utilizzerà chi consiglia chi lavora chi rema contro Committenti Capoprogetto Team di lavoro Utenti 8

9 PMI- Project Human Resource Management 9.1 Organizational Planning 9.2 Staff Acquisition 9.3 Team Development Da PMBOK Guide 2000 Edition 9

10 PMI- Project Communication Management Il PMBOK Guide-2000 Edition definisce la Gestione delle Comunicazioni del Progetto come i i processi necessari ad assicurare che le informazioni che servono al progetto siano generate, raccolte, distribuite ed archiviate nei tempi e nei modi appropriati. Da PMBOK Guide 2000 Edition 10

11 PMI- Project Communication Management 10.1 Communication Planning 10.2 Information distribution 10.3 Performance Reporting 10.4 Administrative Closure Da PMBOK Guide 2000 Edition 11

12 Gli stadi del gruppo Forming Storming Norming Performing Mourning 12

13 Gli stadi del gruppo Forming Perché sono qui? Qual è il mio ruolo in questo progetto? Chi sono le altre persone intorno al tavolo? Com è il Project leader e come ha intenzione di condurre il progetto? 13

14 Forming 1. Identificare le necessità WBS (fase PMI) 2. Identificare le risorse 3. Registrare gli skill 4. Formare il gruppo assegnare ruoli e responsabilità 5. Suddividere il lavoro 6. Definire il percorso di formazione 14

15 Gli strumenti 1. L organigramma di progetto 2. La matrice di distribuzione 3. La matrice RRAA 15

16 Gli stadi del gruppo Storming Non sono d accordo su quello che c è da fare! Non ci riesco! Non è possibile!!!. 16

17 Storming Comunicazione Comunicazione Comunicazione 17

18 Comunicazione Per ogni attività della WBS Definire le necessità di comunicazione (chi/quando/come): EVENTO : titolo della riunione dell evento evento di comunicazione RESPONSABILE: chi indice la riunione ed è responsabile del Meeting Report OBIETTIVO/AGENDA: obiettivo della riunione ed agenda prevista 18

19 Comunicazione (segue) DATA/FREQUENZA: data della riunione / frequenza per riunioni ripetitive PARTECIPANTI/DISTRIBUZIONE: partecipanti al meeting, chi riceverà copia della documentazione LUOGO/METODO DI DISTRIBUZIONE: Luogo della riunione, supporti per call conference.. 19

20 Ricordatevi.. Il report sulle performance Il manifesto della comunicazione I livelli di reporting 20

21 Gli stadi del gruppo Norming Gli obiettivi del progetto, i ruoli, l ambito sono stati chiariti ed accettati dai membri del team Posso.. Sono capace 21

22 Norming 7. Concordare le modalità di controllo 8. Concordare le milestone 9. Concordare modulistica (change, issue, ) 10.Definire le norme per il repository,la gestione del rischio e le lessons learned 22

23 Gli strumenti 1. I processi di PM 2. La modulistica 3. I workflow 4. Il repository/l intranet di progetto 23

24 Gli stadi del gruppo Performing Il team diventa un vero team Monitoriamo il progetto 24

25 Performing 11. Eseguire le riunioni di controllo Interfacce Work Breakdown Structure Altri Progetti 25

26 Gli stadi del gruppo Mourning Festa!!!!!!!! 26

27 Closing 12. Eseguire la fase di chiusura 27

28 Ricordatevi.. Il report delle opportunità Le lesson learned session 28

29 Gli strumenti di comunicazione Ogni volta che prevedi di dover negare in un secondo tempo di essere stato coinvolto in una decisione, dai sempre istruzioni verbali, non scritte - Scott Adams - il manuale di management di Dogbert 29

30 E adesso? Applichiamo quanto suggerito Apriamo i nostri progetti Parliamone insieme AMF&Partners sas site : an.felici@amfpart.it 30