1. Sviluppo organizzativo dell azienda ed implementazione delle policy organizzative globali.

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1 Italy 2008 Comau The PMO as a global business solution The PMO One Company One Family By Mauro Fenzi Comau Vice President and Alexandre Sörensen Ghisolfi Corporate PMO Manager A proposito di Comau Comau è una società che offre una gamma completa di prodotti e servizi, dall ingegneria di prodotto, ai sistemi di produzione, alla manutenzione, nei settori automotive ed aerospace. La Società conta circa dipendenti e ha 38 entità legali in 19 paesi (www.comau.com). Il business di Comau è suddiviso in Body Welding & Assembly, Powertrain, Engineering, Service e Robotics. I centri di business sono supportati dalle funzioni centrali (Contract & Project Management - Finance, Administration and Control - Human Resources - Legal & Corporate Affairs - Compliance Officer) che operano in tutto il mondo. Descrizione del problema Come società italiana che opera in tutto il mondo, Comau ha ottenuto ottimi risultati finanziari negli anni 80. Negli anni 90, Comau ha cominciato ad acquisire altre società nel mondo; per esempio, nel 1999, il numero dei dipendenti è aumentato del 30% (circa dipendenti in più nel corso di quel solo anno, arrivando ad un totale di circa ), ma ciò ha comportato che, non essendo riuscita a realizzare una vera integrazione né a sincronizzare le strategie, per molti anni la Società ha operato in una difficile situazione finanziaria. In quel periodo il Project Management in Comau era generalmente svolto in modo frammentario e non c erano cultura, metodologie, processi e linee guida. Nel 2007, di fronte all urgenza imposta dal mercato, si è reso rapidamente necessario implementare un approccio efficiente e globale. Lo scopo era: integrazione globale per creare vantaggio competitivo, semplicità e orientamento ai risultati. La Soluzione from a cluster to an effective network Nel 2007, Comau ha deciso di rafforzare la cultura di project management creando la funzione aziendale Contract & Project Management. La nuova squadra è stata organizzata sotto la responsabilità del Vice Presidente del Contract & Project Management. In breve queste sono state le linee guida e la mission: 1. Sviluppo organizzativo dell azienda ed implementazione delle policy organizzative globali. 2. Rafforzamento del Project Management in azienda e della struttura del Project Management Office. 3. La Project Management Academy di Comau Lo sviluppo costante della conoscenza e dei talenti. Nelle prossime sezioni, descriveremo alcune delle principali azioni compiute dal Project Management Office come soluzione di business. Dobbiamo precisare che, dall inizio, si era deciso di sviluppare in armonia sia i talenti hard (tecnici) che quelli soft (negoziazione, leadership, risoluzione dei conflitti, ecc) e questo approccio sta guidando lo sviluppo delle attività PMO in vari modi. 1) Sviluppo della Società e Implementazione delle Policy Organizzative Nel 2007 è stata creata una policy globale di Project Management e, in Italia, si è ideato un corso di formazione intensivo basato sul PMBOK. Inoltre, sono stati fatti dei benchmark di project management per misurare il livello di maturità aziendale ed organizzare il primo action plan e definire le priorità per il miglioramento della maturità. La policy globale è una policy di project management che descrive il lavoro che tutti i project team devono svolgere e deve essere applicata globalmente. La policy è direttamente connessa 1

2 alle best practices del PMI PMBOK. E importante notare che la Società ha deciso di unire il contract management e il project management. E un innovazione molto importante in questo campo; molti risultati positivi sono stati raggiunti, come descriveremo nelle prossime pagine. 2) Rafforzamento del Project Management aziendale e della struttura del Project Management Office Oggi nel portafoglio di Comau incluso nel PMO ci sono progetti per svariati milioni di euro, nei campi automotive ed aerospace, sviluppati in più di 30 paesi. Il Project Management Office di Comau opera in 4 diverse aree geografiche: Corporate PMO Europa, PMO Nord America, PMO Sud America e PMO Asia. I team, composti da esperti internazionali in project, program e portfolio management, costituiscono la Project Management Family; sono Project Managers, Program Managers, Planners, Controllers e Team Members. Tutta l azienda è tesa a fornire ai nostri clienti prodotti, progetti e servizi di alta qualità. Il PMO è: Road Map di sintesi per lo sviluppo del PMO nel triennio Come soluzione di business, ecco le ragioni per cui abbiamo scelto di sviluppare il PMO e di applicare il Project Management in Comau: 1. Aumentare la capacità di Comau di creare integrazione e valore aggiunto nella supply chain come integratore numero 1 sul mercato. 2

3 2. Sviluppare un approccio e una cultura di project management conforme ad un elevato standard internazionale. 3. Meglio supportare il futuro aumento delle vendite tramite la pianificazione proattiva dei progetti e la strategia di riduzione dei rischi. 4. Sviluppare una cultura capace di parlare un linguaggio comune con i Clienti, ridurre le incomprensioni nella definizione e l esecuzione dei progetti e supportare la comunicazione trasparente nel corso dei progetti. 5. Ottimizzare i carichi di lavoro riducendo i costi per i nostri Clienti. 6. Sviluppare il linguaggio tecnico durante il lavoro per standardizzare l approccio globale, p.e. una WBS comune fra Powertrain Italia e Francia, rendendo così possibile condividere prodotti e risorse fra i vari paesi. Migliorare la pianificazione, l esecuzione, il controllo dei costi, la pianificazione e il livellamento dei carichi di lavoro, la gestione dei rischi, la comunicazione e la qualità. 7. Supportare l identificazione e la gestione delle situazioni al di fuori dell obiettivo del progetto, in modo da ottenere migliori benefici per i Clienti, per Comau e per i Fornitori. 8. Ottimizzare i processi ed i sistemi di reporting, per evitare perdite di tempo e focalizzarsi sui problemi più critici. 9. Contribuire all integrazione organizzativa della Società, condividendo informazioni, vision e strategie, incluso lo start-up di progetti strategici. 10. Creare una squadra valida di manager e tecnici molto qualificati, una squadra capace di portare avanti progetti complessi e di reggere la pressione. Tabella: Struttura Organizzativa del PMO 3

4 L idea era di creare un team piccolo, ma valido ed empowered, che lavori velocemente, controlli correttamente i costi indiretti e dia valore al business. In un organizzazione a matrice, il PMO team lavora direttamente con tutti i settori aziendali, finanza, controlling, risorse umane, engineering, produzione, vendite, acquisti, IT, ecc. Molto presto, il PMO team ha cominciato a sviluppare agenti di cambiamento all interno di ogni business unit e ha applicato delle soluzioni quick wins. Tutti i manager lavorano su delega; il Vice-President ed i Responsabili Paese sono i loro sponsor. I PMO regionali riportano al Corporate PMO e al CEO della propria zona geografica. I CEO sono importanti sostenitori del progetto e direttamente coinvolti nella sua implementazione. 3) La Project Management Academy Comau Una base comune di conoscenze e talenti Nel 2008, la Comau Academy è diventata un PMI, Project Management Institute, REP - Registered Education Provider. Sotto il controllo del Corporate PMO, l Academy eroga formazione per garantire che i tecnici abbiano la stessa base di conoscenza e talenti. Comau incoraggia fortemente i Project Manager ad ottenere la certificazione PMP. Descriveremo dettagliatamente il programma nelle pagine successive. Risultati e benefici Nelle prossime pagine descriveremo alcuni dei risultati concreti raggiunti; vogliamo però anche precisare che ci sono molti altri risultati a parte questi, più difficili da rendere in quantità misurabili, per esempio quelli relativi all integrazione, la leadership, il coaching, il mentoring, ecc. A parte i risultati finanziari positivi, ecco dunque alcuni degli importanti risultati raggiunti che seguono le rispettive azioni intraprese. 1) Aumento dell applicazione delle Policy Organizzative globali, aumento della maturità organizzativa In seguito all applicazione delle azioni di miglioramento e agli audit, abbiamo raggiunto questi risultati. Bisogna sapere che ogni capitolo della Execution Policy Comau è anche connesso direttamente alle best practice PMBOK. L azienda sta acquisendo uniformità e qualità nell applicazione delle tecniche di project management a livello mondiale. 4

5 2) La Project Management family ha dimostrato la validità dell applicazione di processi globali di lavoro, e adesso altri gruppi funzionali stanno adottando le linee guida e organizzano azioni simili. E un nuovo ed importante orientamento al business guidato dal Project Management Family Comau (PMO). 3) Comau Project, Program e Leadership Academy Sviluppare la maturità organizzativa Il Project Management sta guidando il business Come PMI REP, la PM Academy all interno di Comau sta erogando dei programmi di formazione per sviluppare le capacità richieste per i nostri progetti. Da un anno e mezzo, la PM Academy ha formato centinaia di persone nel mondo. Sono in corso i seguenti programmi: - Project Management Framework, Scope Management, Time and Cost Management, Risk Management, Planning and Updating Workshop, Project Management Professional Certification Program, Procurement Management, Program Management and Multiple Projects, Leadership, Change, Communication and Problem Solving, Contract Management. Figura: Sviluppo strategico dei talenti nella PMO - PM Academy Esempi di innovazioni come soluzioni di business per l azienda (non in ordine di importanza). Alcune di queste innovazioni hanno prodotto importanti quick wins per l organizzazione e il PMO! 1) Uniformità e qualità del processo di Report al Cliente: migliore relazione con il Cliente; i Clienti riconoscono la professionalità con cui Comau sta ora applicando il Project Management. Molti Clienti hanno espresso soddisfazione dopo avere lavorato con Comau. Per esempio, il processo del Report al Cliente ha generato risultati positivi. Alleghiamo i commenti dei Clienti nelle prossime pagine. 2) Il Project Management Family, (project managers, planners e controllers). E nata una vera percezione di integrazione e di team work. Le persone stanno condividendo le best practice e cercano di risolvere i problemi comuni insieme. In questa famiglia abbiamo raggruppato i project e program managers, i planners ed i controllers. Il concetto di famiglie professionali sta crescendo. 3) Standardizzazione L approccio integrato del Project Management viene applicato a tutte le business unit e a tutti i paesi. li fatto che tutte le business unit abbiano gli stessi scopi, linee guida, formazioni e sistemi di reporting ha reso possibile la sincronizzazione dei diversi servizi, migliorando le comunicazioni, le definizioni e le misurazioni degli indicatori di performance. In figura: alcuni esempi di deliverables di PM in Comau, basati su PMI 5

6 4) Crescita certificata PMP: da gennaio 2008 a dicembre 2008, abbiamo formato circa 20 PMP Certified professionals; rappresentano circa il 15% del totale, e molti altri dovrebbero ottenere la certificazione nelle prossime settimane. Considerato che i nostri Project Manager viaggiano molto per lavoro, è un ottimo risultato per Comau. Dalla crescita e lo sviluppo individuali ai risultati per l organizzazione! 5) Linguaggio organizzativo comune - Il Comau Project Management Book delle Best Practices. Una raccolta di articoli, politiche organizzative, linee guida e format relativi al project management; era importante divulgare il messaggio non solo in Italia ma anche globalmente. 6) Comau Project Management Family On-Line Comunità Virtuale Globale -Utilizzando uno strumento di collaborazione per la prima volta nell azienda, la Comau project management global family condivide la conoscenza tra i progetti, i prodotti e le idee innovative e adesso altri gruppi lo stanno utilizzando. 7) Portafoglio Program e Project Reporting Tableau de Bord e Traffic Light Un approccio professionale al sistema di gestione del portafoglio. Questo semplice e comune approccio è stato applicato a tutti i paesi e a tutte le business unit. E stata organizzata una review sistematica dei progetti, in cui il Comitato Direttivo può analizzare lo stato dei progetti, definire le priorità, ecc. La cadenza è mensile in ogni Business Unit. Gli indicatori dei progetti stanno migliorando regolarmente. 8) Creazione di una struttura dedicata nell ambito dell ufficio Personale, per sviluppare la Project Management Family. E un importante azione per valorizzare e riconoscere l applicazione del Project Management. 9) La Project, Program e Leadership Academy (descritta nelle pagine precedenti). 6

7 10) Sviluppo dell azienda: Il supporto forte della Certificazione PMP da parte del Comitato Direttivo; i PM possono avvalersi di numerose formazioni professionali e anche della certificazione sponsorizzata da Comau. 11) Sviluppo e motivazione dell azienda: per esempio, con la creazione del Comau Project Management Award, in cui il PMO di Comau riceve dai team molti esempi concreti e professionali dell applicazione della nostra politica globale del project management. E utile per creare motivazione, innovazione e anche disciplina nell utilizzazione del project management. Nel 2009, i vincitori saranno premiati durante una cerimonia dedicata. 12) Applicazione delle procedure e delle policy del project management: per la prima volta, tutti i team applicano le stesse procedure. I molti audit eseguiti, recepiti positivamente, hanno portato ad azioni di miglioramento (cfr. i risultati della crescita nelle pagine precedenti). 13) Riunioni, tavole rotonde e sessioni di feedback per condividere strategie ed azioni con tutti i livelli del management. Convocazione di numerose riunioni informali per condividere le informazioni e le strategie da portare avanti. Ciò ha contribuito a creare le condizioni richieste per introdurre i cambiamenti graduali e positivi nella cultura aziendale. Durante queste riunioni, è stato anche sviluppato un sentimento di buy-in. 14) Comunicazione mensile delle novità e delle azioni a tutti i livelli della Società. Si pubblicano sull intranet aziendale dei feedback mensili consultabili da tutti, per dare visibilità ai risultati reali e positivi. Si crea una catena di reazioni positive. 15) Pianificazione strategica - Il PMO ha rinforzato la percezione di essere parte un azienda globale e ha contribuito a prendere importanti decisioni strategiche e lanciare dei progetti. 4) Alcuni feedback dei nostri Clienti esterni a. Mitsubishi Motors Company: La metodologia del Project Management di Comau è veramente nuova per noi, è un grande vantaggio per la pianificazione e il controllo. L utilizzo del PMI è una novità per i nostri nuovi fornitori b. AIRBUS: Comau ha una grande esperienza e un approccio molto professionale al Project Management c. Brilliance-Auto: "Grazie per il project report aggiornato e tempestivo, speriamo di continuare a portare avanti questo approccio. d. Shanghai General Motors: COMAU è il più rapido e il più reattivo dei nostri fornitori. 7

8 5) Alcuni feedback dei nostri Clienti interni (Project Manager, Planner e Controller) alla domanda: Scrivete, per favore, una frase che descriva il vostro pensiero a proposito del PMO (durante una sessione di feedback PMO): Alcune Lessons Learned 1. La capacità di condividere le best practice e gli standard organizzativi è molto importante quando si lavora globalmente. Permette lo scambio di informazioni, di prodotti, di carichi di lavoro, livellamento delle risorse, ecc. 2. Partecipazione delle persone: bisogna dire che non è facile, era un compito arduo far sì che le persone capissero i futuri vantaggi e partecipassero attivamente; ciò dipende dalle diverse conoscenze, esperienze e autorità delle persone. La capacità di coinvolgere le persone è essenziale per il cambiamento rapido e il buy-in. 3. Sviluppare "quick-wins" è un importante motivazione. 4. Rassicurare le persone sul futuro è un altro fattore di motivazione per il buy-in motivazione. Oggi l importanza del project management come soluzione di business per un azienda globale è una forte motivazione per la PM Family. 8

9 5. Aumentare la comunicazione, la trasparenza e la filosofia delle porte aperte 6. Cominciare a sviluppare il Project Management e il Program Management è importante, ma non basta, tutta l azienda deve capire il modello di business gestito tramite il Project Management. 7. Formazione: E la base per lo sviluppo, le persone devono imparare dagli errori di qualcun altro! Sviluppare sia "hard skills" che "soft skills", cercare di creare le fondamenta per il cambiamento e l applicazione del PM. 8. Formazione: La leadership prende sempre più importanza. 9. Concentrare gli sforzi sulla coerenza. All inizio, non è tanto una questione di qualità, è una questione di cultura e disciplina; la migliore qualità arriverà nelle fasi successive. 10. Tutte le azioni hanno dimostrato a Comau che l organizzazione deve fare sforzi sostanziali per applicare le best practices del Project Management di modo da ottenere migliori risultati nel Business e migliorare il modo di lavorare. Dalle vendite, al contract management, alla produzione e all after sales, tutta l azienda deve sottoporsi alla formazione e lavorare per metterla in pratica. E veramente un grande cambiamento per l azienda. 11. Il PMO dimostra la sua utilità attraverso l applicazione dei principi di integrazione, semplicità, orientamento ai risultati, flessibilità, disciplina e aumento continuo della maturità. 12. Il Corporate PMO contribuisce anche a valorizzare il business tramite l integrazione, la possibilità di delegare e l esecuzione di progetti strategici, la quale ha un impatto positivo diretto sulla percezione del valore e la redditività del capitale. E una conseguenza naturale visto che questo PMO strategico ha una percezione molto ampia delle entità aziendali, dei clienti e dei prodotti. IL POTERE DELL INTEGRAZIONE! 13. L approccio del project management ha dimostrato che deve essere applicato ad altri gruppi funzionali, per ridurre le barriere e generare prodotti migliori. 14. Nell ambito di un organizzazione a matrice lo sviluppo della Project management Family ha contribuito significativamente all applicazione effettiva del Project management. Il futuro del PMO - Comau The PMO...One Company...One Family 1. Aumentare l integrazione dell azienda, collegando la Strategia alle Azioni (business execution e risultato). 2. In futuro, il PMO e la PM Academy estenderanno le loro attività e trasmetteranno le loro conoscenze ai Clienti e ai Fornitori, diventando così agenti della business integration. Nel piano, è previsto anche lo sviluppo di programmi interni di certificazione per il business organizzativo e i processi operativi. 3. Il PMO diventerà sempre più importante per la futura crescente globalizzazione e l ottimizzazione dell azienda. Collegando strategie, processi ed azioni. Collegando le persone, i clienti e i fornitori, con soluzioni semplici e flessibili, goal oriented. 4. Il futuro del PMO è rappresentato dalla crescita e dai miglioramenti; altre funzioni aziendali faranno parte della PMO family. 5. La crescita del PMO conserverà comunque la struttura attuale di un piccolo gruppo di leader decisi ed empowered 9

10 In poche parole, COME BUSINESS SOLUTION, IL PMO COMAU E : Più l azienda è globale, più il PMO diventa uno strumento chiave! Il Potere dell Integrazione. Lo scopo del PMO in Comau è di collegare la Strategia alla Business Execution, Chiudere il gap. Il Project Management professionale e moderno guida il business Comau. Il nostro PMO si occupa di problemi strategici e culturali, trasformandoli in valore per il business. Il Project Management è per tutta l azienda!. Il nostro PMO è un singolo ufficio, ma rappresenta una famiglia globale!. Parole chiavi per il nostro PMO: Integrazione (azienda e persone), Semplicità, Flessibilità, Ottimizzazione, Efficienza, Valore, Aumento del Livello di Maturità Organizzativa. foto: The PMO - Project Management Family Sponsored by the Corporate Project Management Office Turin Italy

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