CITTÀ DI VELLETRI IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO

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1 CITTÀ DI VELLETRI Città metropolitana di Roma Capitale Piazza Cesare Ottaviano Augusto - CAP tel Ufficio Sistemi Informatici Prot. n. 634 del Avviso pubblico esplorativo per l acquisizione di manifestazione d interesse a partecipare alla gara per l affidamento del SERVIZIO DI REALIZZAZIONE E IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO EROGABILE IN MODALITA ASP (Cloud Computing) per il COMUNE DI VELLETRI (Determinazione Dirigenziale n. 555 del ) PREMESSO CHE IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO la produzione normativa degli ultimi anni ha completamente ridisegnato ruolo, funzioni e organizzazione della Pubblica Amministrazione ed ha fissato una serie di obiettivi che puntano alla graduale dematerializzazione documentale e alla progressiva interattività dei rapporti tra cittadini e imprese da una parte e Pubblica Amministrazione dall'altra dal Codice dell Amministrazione Digitale in poi si sono moltiplicate in questi anni norme, scadenze, obblighi e responsabilità per funzionari ed amministratori con l intento di pervenire ad una pubblica amministrazione più moderna ed efficiente; questo processo di trasformazione delle amministrazioni pubbliche, sia centrali che locali, avviene in un contesto di generale riduzione delle risorse a disposizione e che, quindi, la razionalizzazione della spesa e il recupero di efficienza va conseguito attraverso un più adeguato uso delle tecnologie informatiche e dei sistemi informativi; CONSIDERATO che non è possibile rispondere a questo processo di trasformazione e cambiamento profondo seguendo vecchie logiche e superate impostazioni; da diversi anni il sistema gestionale informatico del comune di Velletri risulta supportato da applicativi che presentano una serie di problematiche che rallentano l operatività dell Ente e risultano quindi inadatte a rispondere al processo innovativo e di cambiamento che la Pubblica Amministrazione sta conoscendo; DATO ATTO che il sistema informatico attualmente in uso ha supportato il Comune nel tempo ma appare necessario e urgente tenere conto di nuove esigenze determinate dall entrata in vigore di specifiche norme, con particolare riferimento all art. 50 bis del D.Lgs 82 del 2005 (CAD) come successivamente modificato e sostituito dal D.Lgs. 30 dicembre 2010 n. 235 (Nuovo Codice dell'amministrazione Digitale), in materia di piano di backup e disaster recovery, necessari a garantire la continuità di erogazione dei servizi informatici anche in situazioni critiche di eventi disastrosi e dalla necessità per quanto possibile di ottemperarvi a costo zero;

2 che il sopra indicato Nuovo Codice dell'amministrazione Digitale sancisce veri e propri diritti dei cittadini e delle imprese in materia d'uso delle tecnologie informatiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni, come, ad esempio: il diritto a non presentarsi agli sportelli per presentare documenti cartacei poter effettuare pagamenti on line firmare istanze, fornire o rendere chiarimenti per via telematica ricevere atti e certificazioni digitali conformi e giuridicamente validi protocollare informaticamente i documenti ed avere riscontro sull iter delle istanze presentate VISTO che il nuovo quadro normativo vincola i Comuni ad adeguarsi alle nuove istanze di efficienza, trasparenza e democratizzazione; VISTO, inoltre, che il processo di cambiamento della Pubblica Amministrazione ha ricevuto un accelerazione ulteriore dal varo del D.L. n. 66 del 24 aprile 2014 con al centro di questo cambiamento scadenze, obblighi ed eventuali sanzioni legate al processo di dematerializzazione del processo di fatturazione elettronica verso la PA, il monitoraggio dei tempi medi di pagamento; ATTESO che la direttiva relativa alle "Linee Guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione", vincolante per la P.A. centrale ed avente valore di contributo per le Regioni e gli Enti Locali, emessa dal Dipartimento per l'innovazione e le Tecnologie in data 04/01/2005 fornisce indicazioni generali sull'acquisto di software; nella direttiva sopra richiamata viene data preferenza esplicita alle soluzioni in modalità ASP e per la flessibilità della soluzione stessa e per le modalità della gestione in sicurezza delle banche dati; Il modello architetturale ASP prevede che la tecnologia di elaborazione (hardware) e quella applicativa (software) vengano gestite centralmente presso un Service Provider lasciando all'utente finale la scelta dei tempi e dei modi di fruizione del servizio. la tecnologia Asp si propone come potenziale opportunità di risparmio e rapidità di esecuzione delle attività amministrative e, prescindendo da investimenti infrastrutturali e gestionali, può essere indicata come valida alternativa in cloud computing ai sistemi tradizionali; le linee guida dell Agenzia Digitale per l Italia vedono come elemento strategico della pubblica amministrazione, per una riduzione dei costi ed una maggiore fruibilità dei servizi, la migrazione su tecnologie di tipo CLOUD che consentono di abbattere i costi di investimento e di gestione, tipici delle installazioni in locale, sollevando enti, amministratori e funzionari dalle responsabilità connesse alla sicurezza e ripristino dei dati la progressiva digitalizzazione dei documenti e dei processi porta con sé la necessità di predisporre soluzioni applicative che permettano la corretta gestione del documento elettronico nelle diverse fasi: dalla ricezione del documento al trattamento dello stesso, alla sua archiviazione fino alla sua conservazione a norma di legge. l applicazione del quadro normativo di riferimento libera nuove risorse per la Amministrazione attraverso l uso di una massiccia e diffusa digitalizzazione che introduce strumenti utili ad eliminare sprechi e a restituire maggior valore ai contribuenti dato che essa è alla base di nuovi e più moderni modelli organizzativi che rendono più produttivo ed efficace il lavoro della Struttura e degli Uffici; PRESO ATTO che: l implementazione e modernizzazione dei sistemi informatici dell ente appare quanto mai indispensabile per rispondere in maniera più incisiva al bisogno di miglioramento dei servizi, di trasparenza dell azione amministrativa, di potenziamento dei supporti conoscitivi

3 delle decisioni pubbliche e di contenimento dei costi dell azione amministrativa; occorre operare verso la Amministrazione digitale" attraverso l'implementazione di quei processi di informatizzazione che, di concerto ad azioni di razionalizzazione organizzativa, consentono di trattare la documentazione amministrativa e gestire i procedimenti con sistemi digitali allo scopo di ottimizzare il lavoro degli uffici ed offrire agli utenti finali servizi di nuova concezione e perciò rapidi ed efficaci; occorre adeguarsi pienamente alla normativa in materia di Anticorruzione ed Amministrazione Trasparente ai sensi della L. n. 190/2012 e del D.lgs 33/2013 e ss.mm., mediante applicativo che consenta, tramite diretto collegamento del sistema informativogestionale, la pubblicazione dei dati, dei documenti e degli elenchi per estrapolazione richiesti dalla normativa (ad es.: art. 23 D.Lgs. 33/2013) nell apposita area trasparenza (c.d. albero della trasparenza ) del sito internet comunale; l'amministrazione Comunale intende: o semplificare e standardizzare i processi dell Ente per evitare errori procedurali e per tenere traccia di tutte le fasi del procedimento (chi fa cosa e in quanto tempo) valutando così le performance individuali e organizzative; o ridurre i tempi di gestione delle pratiche e i tempi di smistamento della posta; o ridurre gli errori, le perdite, i tempi di ricerca dei documenti rendendo semplice, rapida ed efficace la consultazione e la gestione di archivi e documenti attraverso un sistema di dematerializzazione dei procedimenti con l obiettivo di eliminare gli archivi cartacei e ottenere un conseguente risparmio in termini di consumo di carta e di spazio fisico; o avviare nuove modalità di utilizzo della infrastruttura informatica attivando i nuovi servizi informatici in modalità CLOUD; o attivare un sistema informativo integrato per l offerta dei servizi online al cittadino, in ottemperanza agli obiettivi posti in ultimo dall Agenda digitale, in modo da sviluppare al meglio le potenzialità interattive con la cittadinanza, le imprese e gli altri enti e quindi incrementare il numero dei servizi on-line da poter usufruire tramite il portale dell Ente; o condividere i dati costantemente aggiornati tra i diversi uffici/settori funzionali dell Ente attraverso un sistema informativo in cui gli applicativi si muovono su un unica piattaforma e su un unica banca dati completamente integrata dalla nascita; o fornire agli amministratori strumenti che consentano di verificare costantemente il raggiungimento degli obiettivi gestionali e strategici; o svolgere un efficace controllo del territorio attraverso la cooperazione applicativa tra diversi uffici che si traduca in uno straordinario strumento di lotta all evasione e all elusione fiscale nell ottica dell equità tra i contribuenti, agendo sulla integrazione tra dati demografici, gestione territoriale integrata del SIT e gestione dei tributi, da un lato, e relazione con le banche dati rese disponibili dal catasto territoriale dall altro; CONSIDERATO che si vogliono conseguire i seguenti imprescindibili benefici: piattaforma accessibile agli utenti da qualsiasi postazione pc con Sistemi Operativi Windows, Linux, Apple, dotata di connessione Internet; compatibilità con la Firma Digitale e rispondenza con le altre disposizioni previste dal CAD (Codice dell Amministrazione Digitale), nonché con le più recenti disposizioni in ambito di gestione dei documenti elettronici, PEC, ecc; piattaforma accessibile dagli utilizzatori anche tramite dispositivi mobile, tablet, Ipad, Iphone e smartphone;

4 software gestionale costantemente aggiornato via web direttamente dal produttore fornitore e aggiornamenti immediatamente disponibili; manutenzione degli ambienti IT senza interruzione delle attività del Comune; maggiore affidabilità funzionale e nessun vincolo hardware e software; maggiore sicurezza nella gestione dei dati (back-up periodici, dispositivi antincendio per garantire i server che gestiscono i dati, antintrusione ecc.); totale eliminazione delle responsabilità di archiviazione dei dati per ciò che attiene le disposizioni in materia di protezione dei dati personali e di sicurezza relativi al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196; CONSIDERATO, altresì, che la piattaforma informatica dovrà essere unica e in grado di: integrare tutti gli applicativi in uso agli uffici; prevedere una gestione avanzata del documento elettronico, dalla sua formazione fino alla sua archiviazione e conservazione sostitutiva a norma di legge; supportare una banca dati unica per gestire il soggetto e l oggetto territoriale in modo avanzato facilitando così l opera di accertamento tributario; gestire digitalmente i procedimenti con tracciabilità di tutte le varie fasi, realizzando così il Piano di Informatizzazione comunale; valutare le produttività delle risorse coinvolte nei procedimenti amministrativi; fornire uno strumento di supporto per il Governo del Comune che garantisca la disponibilità di dati dinamici costantemente aggiornati sulla situazione dell Ente; ATTESO che le suddette finalità richiedono l utilizzo di software evoluti in grado di garantire la completa funzionalità richiesta dai vari uffici ed al tempo stesso di facile utilizzo; VISTO il seguente quadro normativo: D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale come integrato e sostituito dal D. Lgs. 30 dicembre 2010 n. 235 Nuovo Codice dell Amministrazione Digitale; D. Lgs. 27 ottobre 2009 n. 150 (Riforma Brunetta); Legge 18 giugno 2009 n. 69 art. 32 (Albo Pretorio on Line); DPR 7 settembre 2010 n. 160 (SUAP); D.L. 13 maggio 2011 n. 70 (Sportello Unico per l Edilizia); D.L. n. 5 del 9 febbraio 2012 (Decreto Semplificazioni); D.L. 83/2012 e Legge di Conversione n. 134 del 2012 (Decreto Sviluppo); D.L. 95/2012 e Legge di conversione n. 135 del 2012 (Spending Review); DL 118/2011 e DL 118/2013 Armonizzazione Contabile; RENDE NOTO CHE intende acquisire manifestazioni di interesse per procedere all affidamento del SERVIZIO DI REALIZZAZIONE E IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO EROGABILE IN MODALITA ASP (Cloud Computing) per il COMUNE DI VELLETRI; il presente avviso è finalizzato esclusivamente a ricevere manifestazioni di interesse per favorire la partecipazione e la consultazione del maggior numero di operatori e non è vincolante per l Ente; le manifestazioni di interesse hanno l unico scopo di comunicare all Ente la disponibilità ad essere invitati a presentare un offerta; con il presente avviso non è indetta alcuna procedura di gara;

5 alla lettera con cui si manifesta l interesse a partecipare alla procedura dovrà essere allegata, in virtù dell erogazione del servizio in cloud computing, la certificazione della Server Farm ISO/IEC 27001:2006 e successiva versione e una relazione descrittiva della Server Farm che dovrà riportare informazioni sulla sua localizzazione geografica e sulle componenti infrastrutturali di cui essa dispone e finalizzate a garantire adeguati livelli di servizio e sicurezza. il Comune di Velletri si riserva di individuare i soggetti idonei tramite dimostrazione pratica di quanto richiesto, i quali saranno invitati a presentare un offerta. L Ente si riserva altresì di sospendere, modificare o annullare la procedura relativa al presente avviso esplorativo e di non dar seguito all indizione della successiva gara per l affidamento del servizio. Utilizzare il modello A compilato in tutte le sue parti per manifestare l interesse a partecipare. La stazione appaltante chiederà a ciascun partecipante una dimostrazione pratica di quanto richiesto con il presente avviso, mediante comunicazione scritta all indirizzo PEC indicato da ciascun partecipante. La eventuale demo dimostrativa del software gestionale, con valutazione funzionale, sarà finalizzata a verificare la puntuale rispondenza degli applicativi ai requisiti richiesti obbligatori e indicati nell OGGETTO DEL SERVIZIO. La commissione si concentrerà sulla reale funzionalità del sistema che dovrà essere indipendente dal Sistema Operativo dei PC e dovrà essere in grado di funzionare su sistemi mobile Tablet e Smartphone Android, IPad IPhone Apple forniti dall ente. Verrà messo a disposizione di ciascun partecipante un dispositivo (PC, tablet, smatphone.) dotato di sistema operativo qualunque (Linux, Windows, Apple.) oltre ad un collegamento internet per la connessione al data center proposto dall offerente e contenente le applicazioni ed il database dimostrativo del partecipante. In questa fase sarà verificata la certificazione della Server Farm ISO/IEC 27001:2006 e successiva versione e analizzata la relazione descrittiva della Server Farm che dovrà riportare informazioni sulla sua localizzazione geografica e sulle componenti infrastrutturali di cui essa dispone e finalizzate a garantire adeguati livelli di servizio e sicurezza. L indirizzo Internet da cui effettuare la verifica dei requisiti richiesti va indicato nella lettera (modello A) con cui si manifesta l interesse a partecipare. OGGETTO DEL SERVIZIO unicità della piattaforma informatica che si traduce in condivisione di dati costantemente aggiornati tra tutti i settori dell Ente e integrazione con area trasparenza del portale comunale; sistema informativo totalmente integrato e con una unica banca dati per raggiungere un elevato grado d interazione tra i vari uffici ottimizzando la gestione dei dati, semplificando i processi e migliorando la comunicazione tra i diversi uffici da un lato e tra questi e la cittadinanza dall altro; soluzione integrata di informatizzazione dei procedimenti connessi alla gestione dei settori Affari Generali (Protocollo informatico, Gestione documentale, Conservazione sostitutiva, Atti, Gare e Contratti, Messo comunale), Servizi Demografici (Anagrafe, Stato Civile, Elettorale), Servizi Finanziari, Servizio Tributi, Area Personale (Gestione Giuridica, Economica, Rilevazione Presenze incluso hardware e software per

6 l acquisizione timbrature), Area Tecnico-Territoriale (Edilizia, Opere Pubbliche, ecc.), Area Polizia Locale (Oneri Contravvenzionali, Sanzioni Amministrative, ecc.), Servizi a domanda individuale, Servizi cimiteriali, Ufficio Commercio e SUAP, il Portale web Istituzionele con integrata la sezione Trasparenza regolamentata dal D. Lgs. 33/2013 e s.m.i. e l Albo Pretorio on-line. Attraverso il portale istituzionale dovranno essere erogati i servizi ai cittadini e alle aziende che operano nel territorio, dovranno essere quindi realizzati Servizi on line condivisi direttamente dallo stesso portale dell ente, favorendo la progressiva interattività dei rapporti tra cittadini e imprese da una parte ed ente comunale dall'altra. L inserimento dei contenuti nel portale comunale deve essere gestito tramite una interfaccia CMS dai dipendenti comunali autorizzati; devono essere garantiti automatismi che consentono l inserimento diretto dalle procedure gestionali al portale istituzionale secondo i procedimenti che i dipendenti stanno espletando, in modo da razionalizzare il lavoro dei dipendenti che effettueranno così un unico inserimento anzichè molteplici su vari moduli; sistema gestionale che mette a disposizione degli amministratori evoluti strumenti di analisi e reporting dai quali estrarre risultanze gestionali che consentono di operare scelte strategiche e di definire priorità d intervento; la piattaforma applicativa dovrà funzionare seguendo le indicazioni previste dalle linee d indirizzo dell'agenda Digitale Italiana, in modalità CLOUD cioè con i dati e le applicazioni residenti su una server farm raggiungibile tramite una connessione internet di adeguata velocità; sistema informatico erogato in ASP in modo da non dover procedere all'acquisto di sistemi server di proprietà e alla loro successiva gestione, manutenzione e controllo sgravando così l Ente da tutta una serie di obblighi ed adempimenti tesi ad adottare piani specifici di businness continuity e di disaster recovery; sistema che semplifichi e standardizzi i processi dell Ente per evitare errori procedurali e per tenere traccia di tutte le fasi del procedimento (chi fa cosa e in quanto tempo) valutando così le performance individuali e organizzative e rendendo così il procedimento amministrativo conforme ai vincoli di trasparenza, efficienza ed efficacia sempre più richiesti e a livello centrale e dai cittadini; il sistema deve comprendere il software di gestione documentale, alimentato e consultabile da tutte le aree dell ente ed inoltre deve prevedere una gestione avanzata del documento elettronico, dalla sua formazione fino alla sua archiviazione e conservazione digitale a norma di legge (ai sensi dell art. 44-bis, c. 1 del CAD D.Lgs. 82/2005 e s.m.i.).). Il fornitore del servizio deve essere iscritto nell elenco dei conservatori accreditati di cui all art. 1 della Circolare AgID n. 65 del 10/04/2014. che la piattaforma sia accessibile e funzionante con dispositivi mobile ovvero Tablet e Smartphone Android, Ipad e Iphone Apple; che la piattaforma sia interoperabile con gli strumenti di produttività individuali già presenti nell ente quali MS Word, Excel e OpenOffice; che sia possibile l esportazione dei dati in formato Txt, Excel e CSV da tutte le procedure; elevato livello di modularità ossia tale che lo sviluppo di nuove funzionalità sia realizzabile semplicemente mediante sviluppo e attivazione di nuovi moduli software,

7 senza alcun intervento sulla struttura generale della Suite Gestionale, con la garanzia di integrazione con le informazioni preesistenti; dovrà essere presente un workflow applicativo nell intera Suite Gestionale in grado di suggerire chi deve fare cosa, come e quando; la valutazione delle produttività delle risorse coinvolte nei procedimenti amministrativi. Ogni attività deve poter essere stimata con valori di riferimento in termini di peso (carico di lavoro) e di durata al fine di consentire analisi sui carichi di lavoro associati a utenti/uffici ed ottenere una valutazione dell efficienza e dell efficacia del processo; interfaccia grafica intuitiva ed interattiva. La semplicità dell interfaccia è una tra le condizioni imprescindibili per assicurare un miglior grado di accettazione da parte degli utenti. Il sistema deve prevedere l impiego di oggetti grafici, tasti funzione e l impiego del mouse, oltre ad una opportuna messaggistica sostenuta da un help in linea. Tale metodologia di interazione utente/sistema deve essere coerente ed omogenea in tutte le componenti in cui è strutturata ogni singola applicazione e per tutte le applicazioni proposte. le applicazioni devono poter generare stampe ed effettuare interrogazioni che permettano di indirizzare l output di stampe ed interrogazioni su Video (Visualizzazione), Stampante (supporto cartaceo), disco (per archiviazione e stampa successive), stampa virtuale (formato pdf); il sistema deve rendere disponibile il software di gestione documentale, alimentato e consultabile da tutte le aree dell ente. Esso garantirà l archiviazione/salvataggio, la ricerca, la consultazione e l estrazione di tutti i documenti prodotti utilizzando la Suite gestionale; il sistema, inoltre, deve prevedere un help in linea. strutturato ad albero e capace di puntare direttamente all operazione che si vuole compiere e di cui non si ricorda l iter. disponibilità di servizi di interazione con cittadini ed imprese: nell ambito della soluzione applicativa dovrà essere garantito un alto livello di interattività, di carattere pubblico e mediante accesso autenticato, dei servizi offerti dal Comune, tramite il sito web, con gli utenti. Le informazioni pubblicate attraverso il portale dovranno essere attinte dalla banca dati comunale in tempo reale; il diretto collegamento del sistema informativo-gestionale con l apposita area trasparenza del sito internet comunale tramite la pubblicazione dei dati, dei documenti e degli elenchi per estrapolazione richiesti dalla normativa (ad es.: art. 23 Dlgs. 33/2013); aderenza alle linee guida dell e-government. Il sistema deve prevedere un integrazione con le emergenti componenti di autenticazione in linea con l evoluzione attualmente in essere nell ambito dell adozione dei dispositivi di autenticazione; Laddove necessario, il sistema deve permettere l apposizione della firma digitale, non solo tramite smart-card o pen-drive, ma anche remota, tramite generatore fisico di OTP o APP da scaricare sullo smartphone DURATA DEL SERVIZIO Anni 3 (tre) decorrenti dalla data di stipula del contratto

8 CORRISPETTIVO DEL SERVIZIO Il corrispettivo del servizio verrà determinato in sede di presentazione dell offerta a seguito dell invito da parte del Comune. CRITERIO DI AGGIUDICAZIONE L'aggiudicazione avverrà mediante procedura selettiva secondo il criterio di offerta economicamente più vantaggiosa ai sensi degli articoli 81 e 83 del D. Lgs. 163 del MODALITA DI PARTECIPAZIONE Le comunicazioni di manifestazione di interesse per partecipare alla procedura di affidamento del servizio dovranno pervenire all Ufficio protocollo del Comune di Velletri entro e non oltre le ore del giorno Alla comunicazione dovrà essere allegata copia del documento valido del sottoscrittore. Non saranno prese in considerazione le istanze pervenute oltre il termine sopra indicato e, a tal fine, farà fede il timbro apposto dall Ufficio Protocollo del Comune di Velletri. Le comunicazioni potranno essere presentate: Tramite posta ordinaria; Tramite posta elettronica certificata sulla casella: protocollo@pec.comune.velletri.rm.it; Tramite consegna a mano. Il presente avviso è pubblicato sull albo pretorio on line e sul sito web istituzionale del Comune di Velletri assolvendo, in tal modo, gli obblighi di pubblicità previsti dalle normative di legge in vigore. F.to Il Dirigente II Settore Dott.ssa Maria Nanni Costa