Gruppo Engineering Portale PAGE. 1.Manuale per la qualificazione all albo fornitori. 2.Manuale per la fatturazione

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1 [Digitare il testo] [Digitare il testo] Gruppo Engineering [Digitare il testo] Portale PAGE Gruppo Engineering Portale PAGE Il presente documento è suddiviso in due parti: 1.Manuale per la qualificazione all albo fornitori 2.Manuale per la fatturazione

2 Gruppo Engineering Qualificazione all Albo Fornitori Manuale per i fornitori INDICE 1 Introduzione Fasi del processo Modalità d accesso Vincoli operativi Autenticazione Autoregistrazione Accettazione delle clausole legali Utente Master Informazioni generali Dati aziendali Prodotti e servizi Documentazione Fornitore in attesa di abilitazione Fornitore abilitato al sistema Revisione e completamento dei dati e dei documenti Prodotti e servizi Questionari di qualificazione chiusi Nuovo questionario di qualificazione Autocertificazione di idoneità professionale Dati tecnici ed economici aziendali Completamento e chiusura del questionario di valutazione Postqualifica Aggiornamento di dati e documenti Aggiornamento dei documenti scaduti Aggiornamento dei documenti errati Riqualifica Comunicazioni Elenco figure Pagina: 1/20

3 1 Introduzione Scopo del documento è fornire una guida all uso dell applicazione per la qualificazione all Albo Fornitori di Engineering. L applicazione è disponibile sul sito di Engineering nell area dedicata ai fornitori. 1.1 Fasi del processo Questa applicazione permette a chi vuole proporsi per entrare nell Albo di eseguire le azioni necessarie: autoregistrarsi inserendo alcune informazioni preliminari e scegliendo, tra le categorie merceologiche di Engineering, quelle per le quali intende candidarsi; ricevere la comunicazione, a seguito dell autoregistrazione, di avvenuta abilitazione a continuare il processo di qualificazione con l elenco delle categorie merceologiche per le quali è stato abilitato; compilare questionari di qualificazione in Albo, resi automaticamente accessibili per ognuna delle categorie merceologiche abilitate, completando le informazioni richieste; ricevere la comunicazione di avvenuta o mancata qualificazione in Albo; modificare i propri dati quando necessario; allegare nuovi documenti o nuove versioni di documenti quando richiesto. 1.2 Modalità d accesso L applicazione prevede tre diverse modalità di accesso: i fornitori nuovi mai censiti da Engineering: devono effettuare un processo di autoregistrazione attraverso il percorso Nuovi fornitori con il quale definire le proprie username e password (vedi paragrafo Autoregistrazione ); i fornitori che hanno già iniziato il processo di autoregistrazione o l hanno completato senza avere ancora ricevuto notifica di abilitazione ai passi successivi: possono accedere attraverso l autenticazione (vedi paragrafo Autenticazione ) con la username e la password (e non più come Nuovi fornitori ), che si sono definiti e completare il processo quando non ancora fatto; i fornitori che dopo avere completato il processo di autoregistrazione hanno ricevuto la comunicazione di essere stati abilitati a proseguire nel processo di qualificazione in Albo: possono accedere attraverso l autenticazione con la username e la password e avere l autorizzazione a compilare questionari di qualificazione. 1.3 Vincoli operativi L applicazione presenta al fornitore una serie di maschere che devono essere compilate. I campi contrassegnati da un asterisco rosso * sono considerati obbligatori. Il mancato inserimento dei dati in tali campi impedisce di proseguire nella compilazione delle maschere e di salvare i propri dati e pregiudica quindi l intero processo di qualificazione in Albo. Il sistema identifica un fornitore attraverso il suo codice fiscale e non permette di creare più utenze relative allo stesso fornitore. Controlla quindi che un codice fiscale, nel momento del suo inserimento, non esista già memorizzato e collegato a un utenza e quindi a un fornitore. Per questo motivo è possibile accedere al sistema attraverso il percorso Nuovi fornitori solo la prima volta. Pagina: 2/20

4 Ad un secondo o successivo tentativo, all atto di immettere il codice fiscale come dato obbligatorio, l applicazione lo riconosce come già esistente e non permette la creazione di una seconda utenza associata a tale codice. 2 Autenticazione Figura 1 - Maschera di Login La maschera visualizzata nella precedente figura, con la quale l applicazione si presenta, è chiamata maschera di Login e permette l accesso al sistema. I fornitori mai censiti precedentemente devono accedere attraverso il pulsante Nuovi fornitori (vedi paragrafo Autoregistrazione ). In tutti gli altri casi i fornitori, ormai in possesso di username e password, devono invece autenticarsi. L introduzione della username (User ID) e della password e la pressione del pulsante di login, danno luogo all accesso all applicazione oppure visualizzano una maschera di errore nel caso in cui l utenza non sia definita o la password non sia corretta. Figura 2 - Errore in Login Pagina: 3/20

5 Se invece il fornitore ricorda la username, ma si è dimenticato la password, può cliccare sul link Dimenticato la password? presente nella maschera di Login o sul link Hai dimenticato la password? CLICCA QUI presente sulla maschera di errore. Il sistema presenta la seguente maschera: Figura 3 - Dimenticato la password In essa il fornitore deve reinserire i dati di username ed indirizzo che aveva fornito all atto della sua registrazione sul sistema. In alternativa può essere utilizzato il campo partita iva. Se essi non sono esatti il sistema reagisce con il seguente messaggio: Figura 4 - Errore login ed Altrimenti il fornitore riceve una mail di recupero password. 3 Autoregistrazione Quando il fornitore accede al sito per la prima volta, come detto inizialmente, deve leggere i documenti presenti nell Area Download e quindi iniziare i passi di autoregistrazione cliccando sul link Nuovi fornitori presente nella parte sinistra della maschera di Login (Rif. Figura 1 - Maschera di Login). In tal modo effettua il primo passo. Si sottolinea che la procedura di autoregistrazione può avvenire in più sessioni, ciascuna della quali rende disponibili i dati inseriti nell ultima sessione effettuata. I passi da percorrere sono i seguenti. 1. Accettazione delle clausole legali 2. Definizione dell Utente Master Pagina: 4/20

6 3. Inserimento delle informazioni generali 4. Scelta dei prodotti e servizi 5. Inserimenti dei dati aziendali 6. Riepilogo 3.1 Accettazione delle clausole legali Figura 5 - Clausole Legali - Step 1 di autoregistrazione L ingresso nell applicazione presenta le clausole legali che il fornitore deve preventivamente accettare per proseguire nella sua registrazione. Per farlo deve selezionare una risposta su tutte le coppie di Accetto/non Accetto presenti nella maschera e premere il pulsante di conferma dei dati. Se non si accettano tutte le clausole il sistema impedisce la prosecuzione e reagisce con il seguente messaggio: Figura 6 - Messaggio di richiesta accettazione clausole legali Altrimenti il sistema propone il passo successivo. Pagina: 5/20

7 3.2 Utente Master Figura 7 - Dati utente Master - Step 2 di autoregistrazione In questa sezione il fornitore deve scegliere il suo utente Master, che verrà considerato dall azienda come referente unico per tutte le operazioni effettuate e come contatto esclusivo per lo scambio di comunicazioni. Deve indicare una propria sigla di identificazione (user id) e una chiave di accesso (che il sistema evidenzia in maniera nascosta con degli asterischi) di almeno 8 caratteri. Queste diventeranno la username e la password dell utenza. In questa sezione il fornitore deve indicare il proprio stato giuridico: Società Associazione / Fondazione Ditta individuale Lavoratore autonomo Questa informazione permette all applicazione di adattare le sezioni successive da compilare alle caratteristiche del singolo fornitore. Completato il modulo si può proseguire premendo il pulsante di conferma dei dati. Nell inserimento dei dati occorre fare attenzione a: fornire tutti i dati contrassegnati da un asterisco rosso *, poiché sono dati obbligatori; inserire correttamente il campo (esso può accettare più di un indirizzo purché tali indirizzi siano separati da un punto e virgola ;). In questo secondo caso entrambi gli indirizzi saranno usati per le comunicazioni con l azienda; a inserire correttamente il campo Telefono (il numero telefonico deve essere costituito da soli numeri senza spazi, trattini o barre); a inserire il codice fiscale in modo formalmente corretto; a scegliere la lingua che sarà utilizzata nel seguito. Pagina: 6/20

8 Figura 8 Dati utente Master non corretti - Step 2 di autoregistrazione Se si omettono alcuni campi obbligatori o se ne introducono alcuni formalmente scorretti il sistema reagisce con indicazioni di errore quali: Figura 9 - Errori possibili nello Step 2 di autoregistrazione Se invece tutto è corretto si prosegue con il passo successivo. Pagina: 7/20

9 3.3 Informazioni generali Figura 10 - Informazioni generali - Step 3 di autoregistrazione In questa sezione, che è personalizzata allo stato giuridico del candidato fornitore, occorre inserire alcune informazioni di carattere generale facendo sempre attenzione a quanto indicato in legenda sul significato degli asterischi rossi (*, **, ***). In questa sezione esiste la possibilità di allegare dei documenti in formato digitale: per le aziende vengono richiesti: l iscrizione alla Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura; l iscrizione al Tribunale; il documento di Bilancio; per il lavoratori autonomi vengono richiesti: curriculum l iscrizione alla Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura Pagina: 8/20

10 Per inserire tali documenti il fornitore deve premere il pulsante corrispondente al documento in oggetto, aprendo automaticamente una finestra che permette di allegare i documenti secondo una modalità descritta nel paragrafo Documentazione. Finito l inserimento delle informazioni e degli allegati di questa sezione, si prosegue premendo il pulsante. 3.4 Dati aziendali Per le aziende è necessario procedere al completamento di alcune ulteriori sezioni che richiedono informazioni sulle caratteristiche dell attività dell azienda. Al termine dell operazione si prosegue premendo il pulsante. 3.5 Prodotti e servizi Essendo questo il primo accesso del fornitore, non esistono ancora categorie merceologiche associate. Il fornitore deve scegliere una o più categorie dall albero merceologico dell azienda. Questo è strutturato su 4 livelli gerarchici: segmento, famiglia, classe e infine prodotto. Figura 11- Associazione prodotti Associando più voci nella selezione mediante caselle a discesa o selezionando alcune Check-Box situate al fianco dei prodotti di interesse negli altri due casi, il fornitore può indicare i prodotti per cui intende presentarsi e farsi abilitare per le successive fasi. Pagina: 9/20

11 Figura 11 - Associazione prodotti - scelta di più prodotti nella visualizzazione ad albero Dalla fase di associazione si esce con il pulsante prodotti che riporta il riepilogo dei prodotti scelti: e si ritorna alla maschera di associazione Figura 12 - Associazione prodotti - riepilogo prodotti selezionati È ancora possibile sia rimuovere associazioni fatte, mediante selezione delle Check-Box presenti sulla sinistra dei prodotti scelti e clik sul Link Rimuovi associazioni selezionate, sia inserire delle nuove scelte scegliendo il Link Associa nuovo prodotto. La funzionalità di rimozione e aggiunta di prodotti è sempre disponibile anche nelle sessioni di lavoro successive. Al termine dell operazione si ha la possibilità di: modificare ; stampare l intero riepilogo ; confermare la registrazione Conferma registrazione. In quest ultimo caso il sistema richiede una ulteriore conferma mediante il messaggio: Pagina: 10/20

12 Figura 13 - Conferma autoregistrazione In caso di chiusura il sistema riporta il fornitore alla maschera di Login. Il fornitore, in questo momento, ha concluso il suo processo di registrazione, ma non è ancora stato abilitato dall azienda ad accedere alle successive fasi. Il fornitore può rientrare nel sistema tramite autenticazione (vedi paragrafo Fornitore in attesa di abilitazione ) ed effettuare modifiche o aggiunte ai dati e documenti precedentemente inseriti. 3.6 Documentazione La sezione Documentazione con l elenco dei documenti da allegare può essere aperta a partire dalla sezione Informazioni generali chiedendo di allegare uno specifico documento richiesto in quella sezione (per esempio CCIAA), oppure direttamente attraverso il menù disponibile sulla sinistra dello schermo. Una volta all interno della sezione, si deve scegliere il tipo di documento che si desidera allegare seguendo le istruzioni riportate nella relativa riga. Figura 14 - Maschera con l elenco dei documenti richiesti Tutti i documenti da allegare devono essere in formato di file digitale sottoscritto con firma elettronica certificata da parte della persona che è stata indicata come Legale Rappresentante del fornitore. La procedura da seguire è la seguente. Se il documento da allegare è già disponibile in forma di file digitale, si consiglia di salvarlo sulle memorie del proprio computer nel formato standard di Adobe Acrobat (ossia in formato Pagina: 11/20

13 pdf). Se invece è disponibile solo nel formato cartaceo, è necessario provvedere prima alla sua scannerizzazione e successivamente al suo salvataggio nel formato standard di Adobe Acrobat. Successivamente il file pdf deve essere sottoposto alla procedura di firma digitale. A questo punto il fornitore può, premendo il pulsante in corrispondenza al documento richiesto, aprire la maschera di ricerca che, attraverso il pulsante Sfoglia permette di identificare il documento da allegare. Figura 15 - Maschera per l'inserimento di allegati Completato l inserimento del file, il fornitore deve fornire nell apposito campo la data di emissione del documento (rilevabile dal documento stesso) per poter permettere successivamente un controllo automatico di scadenza. Premendo il pulsante Salva si completa la memorizzazione del documento nel sistema. Si può inserire un documento per volta, completando la sua memorizzazione con il pulsante Salva prima di passare al documento successivo. I documenti che sono stati allegati possono anche essere eliminati tramite il pulsante Elimina, nel caso in cui il fornitore ritenga di avere commesso degli errori. Questa eliminazione è possibile finchè il documento non è stato oggetto di controllo da parte dell azienda. A quel punto è possibile solo allegare un nuovo documento che sarà interpretato dal sistema come la versione aggiornata di quello precedente. Le operazioni sui documenti possono essere effettuate non solo in fase di autoregistrazione, ma in ogni altro momento. Allegare una nuova versione di un documento non produce la perdita della versione precedente; tutti i documenti di un fornitore sono conservati in un fascicolo storico, sempre accessibile specificandone la tipologia per potere essere visualizzato e scaricato dall ufficio acquisti di Engineering. 4 Fornitore in attesa di abilitazione Se durante la fase di abilitazione il fornitore prova ad accedere al sito inserendo la sua username e la sua password nella maschera di Login (Rif. Figura 1 - Maschera di Login), il sistema risponde al suo tentativo con il seguente messaggio: Pagina: 12/20

14 Figura 16 - Messaggio utente in fase di abilitazione Il fornitore può decidere di voler apportare ulteriori modifiche ai dati e ai documenti precedentemente inseriti, premendo il pulsante. 5 Fornitore abilitato al sistema, oppure di uscire con il bottone Dopo aver inserito nella maschera di Login (Rif. Figura 1 - Maschera di Login) la sua username e la sua password, al fornitore che è stato abilitato dall amministratore del sistema e avvisato in proposito con apposita mail, si presenta la seguente schermata (schermata di Benvenuto): Il fornitore ha ora accesso a diverse possibilità: Figura 17 - Maschera di benvenuto del Fornitore 1. rivedere e completare i dati precedentemente inseriti; 2. associarsi nuove categorie merceologiche; 3. allegare o modificare documenti; 4. visualizzare questionari di qualificazione già compilati e sottoposti in passato all azienda (con esito positivo o negativo); 5. compilare nuovi questionari di qualificazione, resi automaticamente disponibili per le categorie merceologiche per le quali è stato abilitato. Pagina: 13/20

15 5.1 Revisione e completamento dei dati e dei documenti Il fornitore può scegliere di rivedere, modificare e completare i dati precedentemente inseriti nella fase di registrazione o aggiornati in sessioni successive. 5.2 Prodotti e servizi Sempre dalla schermata di Benvenuto il fornitore può decidere, tramite la voce di menù Prodotti/Servizi/Competenze, di vedere la lista dei prodotti per cui si è presentato con il loro stato: Figura 18 - Prodotti - Elenco A per prodotto abilitato dall amministratore e non più rimuovibile; C per prodotto abilitato per cui è già stato chiuso il relativo questionario; D per prodotto disabilitato ovvero non ancora abilitato e quindi ancora rimuovibile. Può decidere di associare nuovi prodotti usando il Link Associa nuovo prodotto, che comporta l apertura della finestra dei criteri di visualizzazione della struttura merceologica per l associazione di nuovi prodotti (Rif. Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.). Da qui il fornitore può ripercorrere gli stessi passi, già visti nel processo di autoregistrazione. 5.3 Questionari di qualificazione chiusi Selezionando dal menù di Benvenuto la voce Questionari chiusi il fornitore può vedere l elenco dei questionari che ha gia chiuso (Elenca). Figura 19 - Prodotti Chiusi - Elenco Cliccando Apri in Visualizza riepilogo si apre in formato pdf il questionario completato. Pagina: 14/20

16 Figura 20 - Questionario chiuso Riepilogo Pagina: 15/20

17 5.4 Nuovo questionario di qualificazione Il fornitore ha la possibilità di eseguire la procedura per candidarsi all inserimento in Albo rispondendo ai questionari di qualificazione resi automaticamente disponibili dal sistema e collegati ai prodotti per i quali è stato già abilitato. Si sottolinea che la procedura di compilazione dei questionari può avvenire in più sessioni, ciascuna della quali parte dalla più recente configurazione di dati inseriti fino a quel momento. Nella sua homepage il fornitore trova il questionario/questionari da compilare: Figura 21 Questionario/questionari da compilare Cliccare su Compila questionario per iniziare il completamento. Il questionario presenta le stesse sezioni già compilate precedentemente in fase di autoregistrazione o di successive modifiche, per le quali il fornitore deve confermare i dati già inseriti o effettuare eventuali modifiche. Le modalità operative sono le stesse usate per la revisione dei dati. Dopo queste sezioni iniziali il fornitore è chiamato a compilare nuove sezioni Autocertificazione di idoneità professionale Questa sezione richiede al fornitore di inserire nuovi dati che, assieme ad altri precedentemente forniti, permettono di generare automaticamente una Autocertificazione di Idoneità Professionale, che può essere scaricata in formato di file pdf. Tale file deve essere sottoscritto con firma digitale e allegato nella sezione Documentazione, nella riga dedicata a questo tipo di file, con le stesse modalità con le quali si allegano tutti gli altri documenti Pagina: 16/20

18 5.4.2 Dati tecnici ed economici aziendali Le sole aziende devono compilare ulteriori sezioni che richiedono dati tecnici ed economici aziendali utili a valutare l azienda durante il processo di qualificazione e a effettuare successivamente la ricerca di fornitori dotati di specifiche caratteristiche Completamento e chiusura del questionario di valutazione Quando si arriva all ultima voce del questionario e si clicca sul pulsante sistema reagisce con il seguente messaggio: il Figura 22 - Messaggio per raggiunta ultima voce del questionario Il fornitore ha la possibilità di visualizzare di nuovo le varie voci selezionandole sul menù di sinistra per effettuare eventuali variazioni. L ultima fase relativa al Questionario è quella relativa alla sua Chiusura, cioè alla conferma dei dati inseriti fino a quel momento e della volontà di sottoporli al processo di qualificazione. Scegliendo tale voce di menù il sistema propone in automatico il riepilogo del questionario: Figura 23 - Questionario - Riepilogo Da qui l utente può decidere di: stampare il riepilogo cliccando sul pulsante proseguire con la chiusure mediante il pulsante Pagina: 17/20

19 annullare la chiusura con il pulsante Se l utente decide di proseguire la chiusura, il sistema visualizza il seguente messaggio: Figura 24 - Messaggio di chiusura questionario Confermando la chiusura il fornitore dichiara di avere concluso la fase di compilazione del questionario. Se invece desidera annullare la chiusura il questionario non viene chiuso ed è ancora possibile modificarlo e completarlo. Questo ovviamente impedisce di essere valutato. La compilazione del questionario deve essere completata per tutti i prodotti per cui il fornitore intende essere valutato. La compilazione di questionari successivi recupera automaticamente la versione più aggiornata dei dati e documenti inseriti precedentemente e richiede di fornire solo gli elementi che non sono ancora stati trattati. 6 Postqualifica Dopo avere sottoposto i propri questionari di qualificazione il fornitore deve attendere gli esiti del processo di qualificazione, che gli verranno notificati tramite mail. Il fornitore ha a disposizione alcune funzionalità. Aggiornamento di dati e documenti Aggiornamento dei documenti scaduti Aggiornamento dei documenti errati Riqualifica Comunicazioni 6.1 Aggiornamento di dati e documenti Il fornitore può aggiornare ogni dato e documento in qualsiasi momento. Questi aggiornamenti non apportano modifiche al fascicolo di qualificazione, ma forniscono una configurazione più aggiornata del fornitore. Pagina: 18/20

20 6.2 Aggiornamento dei documenti scaduti Al fornitore viene notificata tramite mail la scadenza imminente di qualche documento. Deve provvedere ad aggiornare il documento con la necessaria tempestività accedendo alla sezione Documentazione. Il mancato aggiornamento provoca un ulteriore sollecito che, se inevaso, può dar luogo a eventuali azioni da parte dell azienda. 6.3 Aggiornamento dei documenti errati Al fornitore viene notificata tramite mail la rilevazione di qualche anomalia in un documento recentemente allegato. Deve provvedere ad aggiornare il documento con la necessaria tempestività accedendo alla sezione Documentazione da fornire con firma digitale. Il mancato aggiornamento provoca un ulteriore sollecito che, se inevaso, può dar luogo a eventuali azioni da parte dell azienda. 6.4 Riqualifica Al fornitore viene notificata tramite mail la scadenza imminente del proprio periodo di qualifica in Albo. Deve provvedere alla compilazione di un nuovo questionario di qualificazione che gli viene reso automaticamente disponibile e sottoporlo al processo di qualificazione dell azienda. La mancata sottomissione di un nuovo questionario provoca un ulteriore sollecito che, se inevaso, da luogo al decadimento dall Albo. 6.5 Comunicazioni Il fornitore può ricevere comunicazioni via mail singole o collettive con avvisi o con richiesta di azioni. Pagina: 19/20

21 7 Elenco figure. Figura 1 - Maschera di Login... 3 Figura 2 - Errore in Login... 3 Figura 3 - Dimenticato la password... 4 Figura 4 - Errore login ed Figura 5 - Clausole Legali - Step 1 di autoregistrazione... 5 Figura 6 - Messaggio di richiesta accettazione clausole legali... 5 Figura 7 - Dati utente Master - Step 2 di autoregistrazione... 6 Figura 8 Dati utente Master non corretti - Step 2 di autoregistrazione... 7 Figura 9 - Errori possibili nello Step 2 di autoregistrazione... 7 Figura 10 - Informazioni generali - Step 3 di autoregistrazione... 8 Figura 12 - Associazione prodotti - scelta di più prodotti nella visualizzazione ad albero Figura 13 - Associazione prodotti - riepilogo prodotti selezionati Figura 14 - Conferma autoregistrazione Figura 15 - Maschera con l elenco dei documenti richiesti Figura 16 - Maschera per l'inserimento di allegati Figura 17 - Messaggio utente in fase di abilitazione Figura 18 - Maschera di benvenuto del Fornitore Figura 19 - Prodotti - Elenco Figura 20 - Prodotti Chiusi - Elenco Figura 21 - Questionario chiuso Riepilogo Figura 22 Questionario/questionari da compilare Figura 23 - Messaggio per raggiunta ultima voce del questionario Figura 24 - Questionario - Riepilogo Figura 25 - Messaggio di chiusura questionario Pagina: 20/20

22 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Gruppo Engineering Portale PAGE Manuale per la fatturazione Versione 1.2 Pagina 1

23 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Sommario Manuale per la fatturazione... 1 GESTIONE DELLA FATTURAZIONE... 3 EMISSIONE DELLE FATTURE... 4 Scelta degli elementi da fatturare... 4 Composizione della fattura... 4 Riepilogo della fattura... 5 GESTIONE DELLE FATTURE EMESSE... 9 Operazioni sul tipo documento FATTURA... 9 Operazioni sul tipo documento NOTA DI CREDITO Operazioni sul tipo documento FATTURA PROFORMA SITUAZIONE ORDINI Operazioni sull ORDINE Pagina 2

24 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] GESTIONE DELLA FATTURAZIONE Tramite il menu a tendina ORDINI è possibile accedere a tre funzioni specifiche: l emissione fattura la gestione delle fatture emesse la situazione ordini N.B. se l anagrafica non è completa o il fornitore non è stato ancora abilitato alla fatturazione, il punto di menu NON sarà visibile. Pagina 3

25 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] EMISSIONE DELLE FATTURE Scelta degli elementi da fatturare Attivando la funzione, viene mostrato l elenco degli elementi fatturabili. Ogni riga rappresenta un BAF (benestare alla fatturazione) che è stato inserito (e approvato) dalla produzione del Gruppo Engineering e diventerà una riga di fattura. E possibile cliccare sulle intestazioni delle colonne per ordinare l elenco nel modo desiderato (un clic ordinerà la colonna per valore ascendente e il successivo clic per valore discendente). Sono inoltre disponibili delle caselle a discesa per filtrare particolari valori. Da questo elenco è possibile selezionare uno o più elementi per comporre una fattura e quindi premere il tasto Composizione per procedere al passo successivo. La selezione dei BAF per una stessa fattura è soggetto ad alcune limitazioni: Non è possibile selezionare baf emessi da aziende diverse (del Gruppo Engineering) Non è possibile selezionare baf con condizioni di pagamento diverse Qualora la fatturazione sia subordinata alla legge 136/10, non è possibile selezionare baf con CIG/CUP diversi. Composizione della fattura La videata successiva consente di completare la composizione della fattura. Essa mostra: La ragione sociale dell emittente I dati dell azienda del Gruppo Engineering destinataria della fattura Pagina 4

26 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] La valuta della fattura I termini di pagamento concordati L iban e la banca presenti in anagrafica e coincidenti con quanto riportato in page L elenco delle righe (baf) selezionati precedentemente per la composizione Il fornitore dovrà completare la composizione della fattura immettendo: Numero e data fattura Il codice cliente (azienda del Gruppo Engineering) N.B. questo codice rappresenta l eventuale codice cliente che il FORNITORE utilizza per anagrafare l azienda Engineering nel PROPRIO sistema informativo. Può essere tranquillamente lasciato vuoto. Potrà inoltre: Modificare/integrare la descrizione delle righe fattura Modificare la tipologia IVA assegnata ad ogni riga Applicare un arrotondamento di un centesimo in più o in meno Inserire una dicitura aggiuntiva generica per tutta la fattura (Ad es. Ai sensi della legge ) Alla pressione del tasto Riepilogo Fattura verrà visualizzata una videata statica con il riepilogo di tutti i dati inseriti e/o modificati. Riepilogo della fattura Pagina 5

27 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Verificati tutti i dati si può procedere all emissione della fattura cliccando sul tasto Emetti la fattura. Un pop-up chiederà la conferma definitiva dell emissione della fattura. Confermando l invio della fattura, una videata di completamento segnala l avvenuta operazione e consente di eseguire il download della fattura prodotta, in formato PDF, dal sistema centrale del Gruppo Engineering. Pagina 6

28 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Pagina 7

29 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Esempio di PDF prodotto: Pagina 8

30 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] GESTIONE DELLE FATTURE EMESSE Attivando la funzione, viene mostrato l elenco dei documenti fiscali emessi tramite il portale PAGE. Ogni riga rappresenta un documento che può essere fattura, fattura proforma o nota di credito. E possibile cliccare sulle intestazioni delle colonne per ordinare l elenco nel modo desiderato (un clic ordinerà la colonna per valore ascendente e il successivo clic per valore discendente). Sono inoltre disponibili delle caselle a discesa per filtrare particolari valori. Tramite le icone presenti nella colonna più a destra è possibile operare sui singoli documenti. Operazioni sul tipo documento FATTURA Icona CANCELLAZIONE, consente di eliminare totalmente la fattura a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale engineering Icona MODIFICA, consente di modificare la fattura a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale. Le uniche modifiche consentite sono per il numero e la data fattura. Icona FATTURA, consente di prelevare il PDF della fattura. Pagina 9

31 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Icona NOTA DI CREDITO. Questa icona sarà visibile solamente quando il sistema centrale del Gruppo Engineering avrà elaborato con esito positivo la fattura. Consente di emettere una nota di credito speculare alla fattura emessa e sarà necessario indicare numero e data documento. Non sono previste note di credito parziali. Operazioni sul tipo documento NOTA DI CREDITO Icona CANCELLAZIONE, consente di eliminare totalmente la nota di credito a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale. Icona MODIFICA, consente di modificare la nota di credito a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale. Le uniche modifiche consentite sono per il numero e la data documento. Icona NOTA DI CREDITO, consente di prelevare il PDF della nota di credito. Operazioni sul tipo documento FATTURA PROFORMA Icona CANCELLAZIONE, consente di eliminare totalmente la fattura proforma a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale. Icona MODIFICA, consente di modificare la fattura proforma a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale. Le uniche modifiche consentite sono per il numero e la data fattura. Icona FATTURA. Questa icona sarà visibile solamente quando il sistema centrale avrà elaborato con esito positivo la fattura proforma che si concretizza con il relativo pagamento. Consente di emettere la fattura definitiva che sarà speculare alla proforma e sarà necessario indicare numero e data documento. Icona PROFORMA, consente di prelevare il PDF della fattura proforma. Pagina 10

32 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] SITUAZIONE ORDINI. Attivando la funzione, viene mostrato l elenco degli ordini. Ogni riga rappresenta un ordine attivo e non esaurito in essere con il Gruppo Engineering. E possibile cliccare sulle intestazioni delle colonne per ordinare l elenco nel modo desiderato (un clic ordinerà la colonna per valore ascendente e il successivo clic per valore discendente). Sono inoltre disponibili delle caselle a discesa per filtrare particolari valori. Le icone presenti a destra di ogni ordine consentono di eseguire alcune operazioni sugli ordini. Operazioni sugli ORDINI. Icona CONTRATTO, consente di comunicare con l ufficio contratti o il responsabile dell ordine per segnalazioni riguardanti la gestione del contratto. L icona è presente SOLO quando la colonna Contratto controfirmato ricevuto mostra il valore NO. Si ricorda che la mancanza della ricezione del contratto controfirmato in originale non consente la fatturazione sull ordine. Icona BAF, consente di comunicare con il responsabile di produzione per sollecitare l emissione del baf o altre segnalazioni che riguardano l ordine. L icona è visibile SOLO quando la colonna Contratto controfirmato ricevuto mostra il valore SI. Pagina 11

33 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Icona SEGNALAZIONE, consente di comunicare con l ufficio fornitori per qualunque segnalazione riguardante l ordine e non riferita a BAF e/o contratto. Invio delle comunicazioni: La mappa di segnalazione consente di inserire un messaggio del fornitore e contiene i dati identificativi dell ordine. Pagina 12

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