Manuale di utilizzo webstat

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1 Manuale di utilizzo webstat Comunicazione telematica del movimento negli esercizi ricettivi e delle schedine alloggiati Assessorato al Turismo Responsabile progetto: Dott.ssa Marina Flamigni t Coordinamento progetto: Dott.ssa Francesca Biandronni t Referente operativo: Dott.ssa Elisa Montaletti t

2 Indice 1. Abilitazione all utilizzo di webstat pag Accesso alla web application pag Modalità di inserimento dati pag Importa file da gestionale pag Inserisci cliente pag ospite singolo, capofamiglia o capogruppo pag familiare o membro di gruppo pag Comunicazioni Questura pag Stampa scheda P.S. pag Genera file Questura pag Bilancio mensile pag Provenienze pag Elenco clienti pag Benchmark pag Schede inserite pag Schede validate pag Gestione profilo e password pag Tracciato record per la trasmissione delle schede movimentazione con modalità Importa file da gestionale pag. 21 1

3 1. Abilitazione all utilizzo di webstat Per essere abilitati all utilizzo di webstat nella sua versione completa sia di comunicazione telematica del movimento negli esercizi ricettivi sia delle schedine alloggiati di pubblica sicurezza è necessario aderire al progetto tramite la compilazione del modulo predisposto 1 ed inviare: 1 - l originale (con una visura della CCIAA della impresa che fa richiesta) alla Questura di Forlì-Cesena Corso Garibaldi, FORLÌ - una copia a mezzo fax alla Provincia di Forlì-Cesena Assessorato al Turismo Piazza Morgagni, FORLÌ Il modulo può essere richiesto direttamente all ufficio Turismo della Provincia di Forlì-Cesena o scaricato dal sito web seguendo il percorso STATISTICA TURISTICA/WEBSTAT. In seguito alla comunicazione di adesione al progetto, sia la Provincia che la Questura provvederanno a profilare gli utenti e a comunicare le credenziali (user, password, codice identificativo struttura, certificati ecc.) per l accesso alla web application. 2

4 2. Accesso alla web application Per accedere alla procedura webstat è indispensabile disporre di un collegamento alla rete internet e un account di posta elettronica. Due sono le modalità di accesso al programma: 1) Collegarsi al portale internet del turismo della Provincia di Forlì-Cesena digitando sulla barra dell indirizzo e cliccare i seguenti pulsanti: STATISTICA TURISTICA 2, WEBSTAT 3 e LOGIN

5 2) Collegarsi ad internet e digitare direttamente nella barra dell indirizzo: Inserire le credenziali forniti dall Ufficio Turismo della Provincia di Forlì-Cesena (il codice utente o user name 5 e la password 6 ). Al primo accesso si consiglia di cambiare la password ricevuta e di compilare i campi delle informazioni per il recupero della password presenti nella voce di menù GESTIONE E PROFILO PASSWORD 7 (vedi capitolo 8). 7 4

6 3. Modalità d inserimento dati L inserimento dei movimenti negli esercizi ricettivi può avvenire in due modalità: 1) attraverso un importazione da file gestionale, per coloro che già utilizzano un software all interno della struttura per la gestione degli ospiti e delle camere. L upload dei dati deve essere effettuato giornalmente o nelle giornate in cui vengono registrati degli ospiti; 2) attraverso l inserimento dei dati dei clienti nell apposita maschera predisposta, per coloro che non sono in possesso di un proprio software gestionale. Questa modalità permette, oltre a caricare il movimento dei clienti, di stampare la scheda di P.S. da far firmare al cliente oppure l elaborazione automatizzata di un file delle schedine alloggiati per la trasmissione telematica alla questura, nonché la stampa dell informativa sulla privacy per la tutela dei dati personali. 3.1 Importa file da gestionale Questa voce di menù è dedicata agli albergatori che già dispongono di un software gestionale. Per la comunicazione dei dati sarà sufficiente creare l export dal proprio gestionale e importarlo in questa sezione. La Provincia di Forlì-Cesena, in collaborazione con la Provincia di Rimini, ha già preso accordi con le maggiori softwarehouses presenti sul mercato per uniformare l interscambio di dati. Nel caso in cui la vostra softwarehouse necessiti di maggiori documentazione al riguardo alleghiamo un documento con le specifiche tecniche (vedi capitolo 9 - Tracciato record per la trasmissione delle schede movimentazione con modalità Importa file da gestionale) e rimaniamo a disposizione per qualsiasi informazione al riguardo. A cadenza giornaliera o nelle giornate nelle quali vengono registrati degli ospiti effettuare l export dal proprio gestionale. Collegarsi a webstat e cliccare sulla voce di menù Importa File da Gestionale 8 8 5

7 Cliccare sul pulsante Sfoglia o Scegli documento (a seconda del sistema operativo) 9, selezionare il file di export salvato sul vostro computer e creato dal vostro software gestionale e cliccare sul pulsante Conferma trasmissione file In caso di errori, i dati inviati potranno essere modificati semplicemente importando nuovamente il file di export che rettificherà i dati presenti sovrascrivendoli. 3.2 Inserisci cliente Questa voce di menù è dedicata a chi non ha un software gestionale e permette di inserire tutti i dati del cliente, così come previsto dalla normativa in materia di pubblica sicurezza - Decreto 11 dicembre Allegato A e secondo quanto previsto dalle circolari Istat. I campi sono tutti obbligatori ad esclusione di indirizzo di residenza, tipo turismo e mezzo di trasporto utilizzato. Si consiglia comunque di inserire anche questi valori per una completa analisi della clientela. A cadenza giornaliera o nelle giornate nelle quali arrivano ospiti registrarli collegandosi a webstat e cliccare sulla voce di menù Inserisci cliente

8 e si aprirà la seguente pagina di caricamento dati Inserisci cliente: ospite singolo, capofamiglia o capogruppo Selezionare il tipo di alloggiato tra le categorie proposte dal menù a tendina 12 Nel caso in cui venga inserito come tipo alloggiato un ospite singolo, un capofamiglia o un capogruppo i dati da inserire sono i seguenti: La data di nascita si inserisce selezionando i valori dal menù a discesa. L ospite singolo, il capofamiglia o il capogruppo devono necessariamente essere maggiorenni. 15 7

9 Nei menù a tendina Stato di nascita, Cittadinanza, Stato di residenza e Luogo di rilascio di default compare ITALIA, posizionandosi nel box con a fianco il pulsante ricerca è possibile inserire il nome intero dello stato e cliccare su ricerca oppure digitare parte del nome dello Stato tenendo in considerazione che il programma ricerca tutti gli stati che possiedono al loro interno (inizio, centro, fine della parola) le lettere digitate. Una volta effettuata la ricerca è necessario posizionarsi sul menù a tendina e selezionare il paese da inserire. Se lo Stato selezionato è l Italia è necessario selezionare la Provincia, grazie al menù a tendina che prevede tutte le Province esistenti e il luogo di nascita (Comune). Selezionata la Provincia, il menù a tendina del luogo di nascita propone solo i Comuni esistenti nel territorio della Provincia inserita. Nel caso in cui lo Stato selezionato sia uno stato estero, scompare la maschera di selezione della Provincia e rimane solo quella del luogo di nascita, che noon è più un menù a tendina ma è un campo in cui inserire il nome del comune risultante dal documento di identificazione. I dati sottostanti, relativi a cittadinanza e residenza devono essere inseriti nella medesima modalità sopra descritta. 16 Di seguito selezionare dal menù a tendina tipo documento d identità 17, il documento presentato dal cliente, considerando come documenti validi, ai sensi del Decreto 11 dicembre Allegato A sulle norme di Pubblica Sicurezza, quelli inseriti nell elenco. Riportare il numero del documento 18 e i dati sul luogo del rilascio Inserire la data di arrivo e quella di presunta partenza 20 Il programma di default inserisce quale data di arrivo quella del giorno in cui si inserisce il cliente e quella di presunta partenza quella del giorno successivo; è comunque possibile modificarla selezionando qualsiasi altro giorno. Le freccette in alto a destra e sinistra del mese servono per passare da un mese all altro. 20 8

10 I menù Tipo turismo 21 e Mezzo di trasporto utilizzato 22, non sono campi obbligatori, ma sono informazioni utili riguardanti i turisti che frequentano il nostro territorio. Entrambi i campi prevedono un menù a tendina dal quale selezionare l informazione Al termine del caricamento, cliccare sul pulsante a fondo pagina per salvare i dati inseriti Inserisci cliente: familiare o membro di gruppo Nel caso in cui venga selezionato, come tipo alloggiato, un familiare o membro di gruppo la maschera di inserimento cliente differirà dalla precedente in quanto sarà necessario specificare il riferimento del capogruppo o del capofamiglia (selezionabile grazie ad un menù a tendina che visualizza tutte le figure inserite come capogruppo o capofamiglia) Inoltre, non sarà necessario inserire per questa tipologia di alloggiato il documento di identità né il relativo numero e luogo di rilascio. Viene invece richiesto di inserire, cognome, nome, luogo, data di nascita, cittadinanza, indirizzo. Tutti i restanti dati (stato, provincia e località di residenza, data di arrivo, data di presunta partenza, tipo turismo e mezzo di trasporto) vengono autocompilati con quanto specificato per il capogruppo o capofamiglia. Sono da variare solo nel caso in cui differiscano dalla autocompilazione. 9

11 4. Comunicazioni Questura In questa sezione è possibile gestire le comunicazioni relative alla movimentazione turistica da trasmettere alla Questura di competenza: - stampa schede di P.S. (le cosiddette schedine alloggiati ); - stampa informativa privacy; - genera file questura: nuova metodologia di trasmissione telematica grazie a protocolli protetti sicuri, previsti come modalità di trasmissione possibile. Dal menù principale della web application, cliccare sul pulsante espansione a sinistra del menù Comunicazioni Questura Stampa scheda P.S. Cliccando sul menù Stampa scheda P.S. 25, si entra in una pagina in cui è possibile, selezionando l anno e il mese di interesse, visualizzare l elenco dei clienti ospitati nel periodo selezionato e stampare due documenti: la Scheda Notificazione e l Informativa Privacy, da controfirmare da parte dell alloggiato. 10

12 Cliccare su Select per selezionare l ospite per il quale si vogliono stampare i documenti Poi sul pulsante Stampa scheda selezionata 26 per visualizzare la scheda di notificazione e lanciarne la stampa da far firmare. sul pulsante Stampa informativa privacy 27 per visualizzare e stampare l informativa sulla privacy da far firmare ai clienti. Sarà possibile stampare l informativa solo ed esclusivamente se è stato inserito nella maschera Gestione profilo e password (capitolo 8) il nominativo del responsabile Privacy. 11

13 4.2 Genera file Questura Il menù Genera file Questura 28 permette di accedere alla pagina in cui è possibile generare un file di testo compatibile con il formato adottato dalla Questura per la trasmissione web delle schedine alloggiati. La funzione di generazione comprende tutte le posizioni la cui data di arrivo coincide con la data di trasmissione selezionata. 28 La data viene selezionata direttamente sul calendario. Di default il programma visualizza la data corrente. Cliccare sul pulsante genera file e successivamente su scarica file. Scaricare e salvare il file sul proprio pc. 12

14 Cliccare sul link Collegamento al sito della Polizia di Stato per trasmettere le schedine di pubblica sicurezza Autenticarsi e importare il file salvato sul pc scegliendo la voce di menu Invio File. 13

15 5. Bilancio Mensile Questa sezione della web application è dedicata al gestore della struttura ricettiva. Infatti al suo interno si trovano diverse funzionalità statistiche e di analisi sulla clientela ospitata. Cliccando menù Bilancio mensile il programma permette, una volta selezionato l anno e i mesi di interesse, di visualizzare tre valori di sintesi: - schede in attesa/validate - totale arrivi - totale presenze Questa funzione permette di estrarsi tali valori sia a livello di dettaglio mensile, periodico o annuale e quindi di disporre dei valori utili ai fini degli studi di settore senza dover effettuare una richiesta all ufficio turismo della Provincia. 14

16 Espandendo il menù bilancio mensile ciascun gestore avrà a disposizione ulteriori funzionalità quali: - Provenienze - Elenco clienti - Benchmark 5.1 Provenienze Cliccando su Provenienze si visualizza il riepilogo di arrivi e presenze, relativo ad un determinato mese, suddiviso per provenienza (regione per gli italiani e nazione per gli stranieri). 15

17 5.2 Elenco clienti Cliccando su Elenco clienti è possibile visualizzare l elenco dei Clienti il cui arrivo è stato registrato nell anno e mese selezionato. 5.3 Benchmark Cliccando su Benchmark è possibile comparare gli arrivi e le presenze totali della propria struttura con media, valore minimo e valore massimo delle strutture appartenenti alla medesima categoria (stelle) e territorio (Comune o Frazione). Per problemi di privacy tali valori verranno mostrati solamente se verrà raggiunta una soglia minima di quattro strutture rispondenti. 16

18 6. Schede inserite 30 Cliccando sul menù Schede inserite 30 è possibile visualizzare, modificare o eliminare una scheda inserita e non ancora validata. 31 Nel caso in cui si voglia intervenire sulle schede è necessario selezionare il record (riga) del cliente interessato tramite il menù Select 31 17

19 Dopo aver selezionato il record, comparirà alla destra dell elenco, una tabella di dettaglio del cliente selezionato con la possibilità di eliminare il record (cliccando su Delete 32 ) o modificarne alcuni dati quali: nome, cognome, indirizzo, data di arrivo, data di partenza e data di nascita. Nel caso si voglia procedere con le modifiche cliccare sul pulsante Edit 33 e apportare le modifiche Schede validate Il menù schede validate 34 permette di visualizzare l elenco delle schede validate dall Amministrazione provinciale e quindi NON PIÙ MODIFICABILI

20 8. Gestione Profilo e Password Selezionando la voce di menù Gestione Profilo e Password 35 è possibile cambiare la password assegmata e gestire le informazioni per il recupero della stessa in caso di smarrimento. Nel profilo utente sono inoltre indicati i dati identificativi della struttura (denominazione, indirizzo, ecc.) 35 Per modificare la password è necessario inserire nella sezione Change your Password 36, la password assegnata dall ufficio turismo della Provincia e di seguito nel campo sottostante la nuova password, ripetere nel campo sottostante la nuova password per conferma e cliccare sul pulsante Change Password

21 Per inserire le informazioni per il recupero della password è necessario impostare le informazioni nella sezione dedicata Inserire dopo il campo , la domanda e la relativa risposta e poi cliccare sul pulsante Aggiorna dati per il recupero password. I dati nella sezione del profilo utente sono inseriti dall Ufficio turismo della Provincia di Forlì-Cesena sulla base delle autorizzazioni/d.i.a. comunali, prima di modificare tali dati, contattare l ufficio Turismo. 20

22 9. Tracciato record per la trasmissione delle schede movimentazione con modalità Importa file da gestionale Il progetto ha lo scopo di definire formati e criteri per la trasmissione automatizzata dei dati riguardanti la movimentazione turistica, da parte di procedure gestionali utilizzate dagli operatori del settore, coerentemente con le direttive di cui al Decreto 11 dicembre 2000, Allegato A Disposizioni concernenti la comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza dell arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive. Per minimizzare l impatto tecnologico conseguente l introduzione della nuova funzionalità nelle singole procedure gestionali, la struttura delle informazioni trasmesse è in massima parte compatibile con i tracciati record definiti nell ambito del progetto Interforze e codificato come da tabelle pubblicate dall autorità di Pubblica Sicurezza. Rispetto al tracciato ministeriale, sono aggiunti in coda 5 ulteriori campi necessari alle esigenze gestionali Istat. Riguardo la gestione dei gruppi, tutti i record dei componenti di un gruppo o famiglia devono essere proposti successivamente il capogruppo o capo famiglia di riferimento. La composizione del gruppo si intende terminata non appena si incontra un nuovo ospite singolo, capogruppo o capo famiglia. Il formato nel quale trasmettere i dati è testo ASCII, suddiviso in record composti da 22 campi a lunghezza fissa e con chr(13)+chr(10) (EOL) come fine record. Questo formato garantisce la formazione di file di esportazione di dimensioni contenute, consentendo quindi l utilizzo della funzionalità di trasmissione anche da parte di utenti collegati con linee tradizionali a bassa velocità. Il nome del file contenente i dati deve obbligatoriamente iniziare con il codice univoco di identificazione della struttura, assegnato ad ogni operatore dagli uffici di competenza dell Amministrazione Provinciale. La trasmissione di un file sarà consentita tramite accesso autenticato via ftp. STRUTTURA DEI DATI Ciascun record rappresenta una scheda movimentazione turistica ed è codificato come da direttive pubblicate dalla Polizia di Stato per la trasmissione di file alle Questure di competenza. Per quanto riguarda la codifica di tali informazioni, si rimanda alle tabelle Comuni, Nazioni, Tipi Documento e Tipi Alloggiato, pubblicate sempre dalla Polizia di Stato. Nell ambito di ciascuna riga, i campi devono essere proposti a lunghezza fissa e nell ordine indicato. I campi non richiesti, se non valorizzati, devono essere riempiti con un numero di spazi corrispondente alla lunghezza specificata. 21

23 Note: Qualora il campo 22 (Modalità) sia valorizzato con 3 (Eliminazione), l unico dato che sarà di fatto utilizzato per individuare la posizione da eliminare, è il campo 21. In tutti i casi, eventuali record di qualsiasi tipo privi di Codice identificativo posizione, saranno comunque scartati. MODALITÀ DI GESTIONE Tutte le posizioni correttamente compilate presenti nel file sono memorizzate nel database delle movimentazioni della struttura ricettiva associata all identificativo utente specificato nel nome del file in caso di trasmissione via ftp. Ogni file può contenere qualsiasi numero di record, anche con differenti Modalità. In ogni caso, eventuali variazioni ai contenuti degli archivi delle movimentazioni, riguarderanno esclusivamente le posizioni ancora in attesa di validazione da parte degli operatori dell Amministrazione Provinciale. 22

24 Qualora il codice contenuto nel campo Modalità sia 1, il record corrente sarà importato in aggiunta all archivio delle movimentazioni. Nel caso in cui negli archivi sia presente una posizione con lo stesso Codice identificativo posizione (campo n. 21), tale record sarà sovrascritto integralmente con le informazioni presenti nel file di trasmissione attualmente in esame. Qualora il codice contenuto nel campo Modalità sia 2, la scheda presente in archivio, individuata tramite il Codice identificativo posizione (campo n. 21), sarà aggiornata con le nuove informazioni presenti nel file. Nel caso in cui il Codice identificativo di una posizione non abbia riscontro tra le schede già presenti negli archivi, tale posizione sarà ignorata. Per questa tipologia di trasmissione, la Data di Partenza (campo n. 18) deve essere obbligatoriamente specificata. Qualora il codice contenuto nel campo Modalità sia 3, la posizione corrispondente presente negli archivi e individuata per Codice identificativo posizione (campo n. 21), sarà eliminata. Nel caso in cui il Codice identificativo di una posizione non abbia riscontro tra le schede già presenti negli archivi, non avverrà alcuna eliminazione. Eventuali record incompleti o contenenti codifiche non corrette saranno scartati. La presenza all interno del file di eventuali informazioni diverse da record strutturati come indicato, comporterà lo scarto dell intera trasmissione. In nessun caso, nell ambito delle schede movimentazione associate a una certa struttura, sarà consentita la presenza negli archivi di più di un record con identico Codice identificativo posizione. Resta a completa responsabilità dell operatore garantire che il file trasmesso sia completo di tutte le movimentazioni e che le informazioni in esso contenute siano corrette e veritiere. 23