Specifiche Tecniche di trasmissione fattura al Portale Amministrativo Fornitori Eni

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1 di trasmissione fattura al Portale di trasmissione fattura al Portale Revisione : 00 Data creazione : 29/02/2016 Data revisione : Revisioni : Rev. Riferimento Descrizione Data Autore 00 Specifiche Tecniche trasmissione di trasmissione fattura al Portale 29/02/2016 Pag. 1 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

2 di trasmissione fattura al Portale Sommario 1 Introduzione Definizioni Modalità di Emissione delle Fatture Elettroniche Formati di Firma Elettronica e Riferimento Temporale Nomenclatura del File da Trasmettere Modalità di Trasmissione delle Fatture Sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo SFTP (Servizio ENIFTP) Invio tramite WEB Procedura di gestione delle ricevute Controlli effettuati dal Portale Amministrativo Fornitori Verifiche effettuate sul file fattura Nomenclatura del File Trasmesso Dimensioni del file Verifica di integrità del documento (valido solo per i file firmati) Verifica di autenticità del certificato di Firma (valido solo per i file firmati) Verifica di autenticità della fattura Verifica di conformità del Formato Fattura Verifica di validità del contenuto della fattura Verifiche di unicità della fattura Verifica di validità della struttura del file Tempi di Elaborazione Allegati Pag. 2 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

3 di trasmissione fattura al Portale 1 Introduzione Il presente documento riporta le specifiche tecniche relative alle soluzioni informatiche da utilizzare per l emissione e la trasmissione delle fatture attraverso le funzionalità offerte dal Portale Amministrativo Fornitori di Eni Spa, nonché quelle idonee a garantire l attestazione della data, l autenticità dell origine e l integrità del contenuto della fattura elettronica Pag. 3 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

4 di trasmissione fattura al Portale 2 Definizioni Ai fini del presente documento si intende: per Destinatario, uno delle società ENI abilitate, quali destinatarie di fattura; per Certificatore, il soggetto pubblico o privato che emette certificati qualificati di firma conformi alla Direttiva europea 1999/93/CE e nazionale in materia; per Fattura elettronica, il documento informatico, non contenente codice eseguibile né macroistruzioni, in formato strutturato nel rispetto di quanto previsto dalle specifiche Eni, trasmesso per via telematica al Portale Amministrativo Fornitori e da questo recapitato alle società destinatarie; si riferisce ad una fattura singola; per Firma elettronica qualificata, la firma elettronica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma; per Fornitore, il soggetto che emette fattura nei confronti delle società Eni; per SFTP (Secure File Transfer Protocol), il protocollo di trasferimento dati tra sistemi remoti; per HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secured), il protocollo di trasmissione dati su web con ulteriore livello di crittografia ed autenticazione dei dati trasmessi (SSL - Secure Sockets Layer); per Riferimento temporale, l informazione contenente la data e l ora che viene associata al documento informatico; insieme alla firma elettronica qualificata, caratterizza la fattura elettronica; per Portale Amministrativo Fornitori, il sistema presente in Eni per la ricezione e visualizzazione dello stato di elaborazione delle fatture; per XML (Extensible Markup Language), l insieme di regole per strutturare in formato testo i dati oggetto di elaborazione. Pag. 4 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

5 di trasmissione fattura al Portale 3 Modalità di Emissione delle Fatture Elettroniche Il presente capitolo descrive le specifiche tecniche di emissione della fattura elettronica, con riferimento al formato di rappresentazione e alle caratteristiche del documento da trasmettere. I dati della fattura elettronica da trasmettere attraverso il Portale Amministrativo Fornitori possono essere inviati attraverso differenti modalità: Rappresentati in formato XML (extensible Markup Language), secondo lo schema e le regole riportate nelle Specifiche tecniche del formato della Fattura Eni e-fatt pubblicate sul sito del Portale Amministrativo Fornitori nella sezione Documentazione. o Tramite caricamento manuale direttamente sul Portale Amministrativo Fornitori o Tramite interfaccia A2A ovvero Application to Application Digitazione manuale direttamente sul Portale Amministrativo Fornitori Caricamento Manuale direttamente sul Portale Amministrativo Fornitori della fattura in formato pdf e contestuale integrazione del corredo informativo mediante digitazione manuale 3.1 Formati di Firma Elettronica e Riferimento Temporale Il Portale Amministrativo Fornitori accetta come fattura elettronica un documento informatico provvisto di un riferimento temporale e firmato elettronicamente tramite un certificato di firma elettronica qualificata, non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati. Il certificato di firma elettronica qualificata deve essere rilasciato da un certificatore accreditato, presente nell elenco pubblico dei certificatori gestito dall Agenzia per l Italia Digitale così come disciplinato dall art. 29, comma 1, del DLGS 7 marzo 2005 n. 82 e successive modifiche. Il formato ammesso per firmare elettronicamente la fattura è il seguente: CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS V1.7.4, così come previsto dalla normativa vigente in materia a partire dal 1 settembre 2010; Come riferimento temporale il Portale Amministrativo Fornitori intende la valorizzazione dell attributo signing time che deve essere presente nella firma elettronica apposta sul documento. 3.2 Nomenclatura del File da Trasmettere Le fatture elettroniche devono essere trasmesse al Portale Amministrativo Fornitori in modalità di integrazione application-to-application sotto forma di file in formato compresso contenente uno o più file fattura; il formato di compressione accettato è il formato ZIP (un file zip potrà contenere n file di fatture distinte) Pag. 5 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

6 di trasmissione fattura al Portale Il nome del singolo file xml deve rispettare la seguente nomenclatura: Un testo fisso FATTURA ; Il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9]. Il file pertanto può assumere 2 differenti estensioni in funzione della presenza della firma elettronica:.xml.xml.p7m Il separatore tra il primo ed il secondo elemento del nome file è il carattere underscore ( _ ), codice ASCII Es.: FATTURA_00001.xml FATTURA_00002.xml.p7m Il nome del file zip deve rispettare la stessa nomenclatura e l estensione del file può essere solo.zip. Non è il file compresso (.zip) che deve essere firmato digitalmente, ma ogni singolo file in esso contenuto. Es.: FATTURA_00001.zip che al suo interno contiene, a titolo di esempio FATTURA_00002.xml FATTURA_00003.xml FATTURA_00004.xml.p7m Il Portale elaborerà ogni singolo file contenuto nello zip e accetterà solo i file fattura contenuti che hanno superato i controlli, mentre rifiuterà quelli che non superano i controlli. Le fatture elettroniche che invece devono essere trasmesse al Portale Amministrativo Fornitori tramite interfaccia web non devono prevedere alcuna nomenclatura particolare, ad eccezione dell estensione del file che deve rispettare quanto riportato in tabella: Tipologia Fattura PDF Fattura XML Fattura XML Firmata Estensione.pdf.xml.xml.p7m Pag. 6 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

7 di trasmissione fattura al Portale 4 Modalità di Trasmissione delle Fatture Il presente capitolo descrive le specifiche tecniche per la trasmissione delle fatture e dei relativi messaggi di notifica. La trasmissione dei file verso il Portale Amministrativo Fornitori può essere effettuata utilizzando le seguenti modalità: Un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo SFTP, di seguito servizio ENIFTP ; Un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito Eni del Portale Amministrativo Fornitori (caricamento manuale) Sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo SFTP (Servizio ENIFTP) L invio dei file al Portale, previo accordo con i soggetti interessati per disciplinare aspetti particolari di trasmissione, è possibile attraverso protocolli di interconnessione e canali trasmissivi da collocare in ambito Portale Amministrativo Fornitori, in conformità con le regole tecniche e di sicurezza adottate, ed in ogni caso all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale. La dimensione massima dello zip contenente i file deve essere di 1 gigabyte. Per utilizzare il servizio è necessario sottoscrivere un accordo di servizio; tale accordo regola il flusso telematico fra il soggetto che trasmette ed il Portale Amministrativo Fornitori ed il flusso telematico delle informazioni relative alle notifiche. In sintesi l accordo prevede dal punto di vista tecnico i seguenti punti: Eni fornirà al fornitore: o Username per accesso via SFTP o Password per accesso via SFTP o Chiave SSH per accesso via SFTP o Indirizzo server SFTP e porta Il fornitore notificherà ad ENI: o Chiave SSH del client SFTP utilizzato per il trasferimento delle fatture Il fornitore si impegna a non effettuare più di un invio al giorno a meno di diversi accordi tra le parti 4.2 Invio tramite WEB Tale modalità prevede l utilizzo di una funzionalità di trasmissione telematica via internet su canale sicuro, disponibile, previa autenticazione, nella sezione Inserimento fattura sul Pag. 7 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

8 di trasmissione fattura al Portale sito tramite questa funzionalità il trasmittente potrà inviare la fattura attraverso le seguenti modalità: o Invio della fattura in formato ENI_E-FATT anche firmata digitalmente. o Invio della fattura in formato PDF in aggiunta ad alcuni dati relativi alla fattura che si sta caricando. o Inserimento dei dati attraverso Form che recepisce i campi presenti nella fattura ENI_E-FATT. Il sistema permette il caricamento diretto della fattura nei sistemi ENI senza la necessità di creare il file ENI_E-FATT. 4.3 Procedura di gestione delle ricevute Solo in caso di invio fattura tramite il servizio ENIFTP è previsto l invio di una ricevuta con l esito dell invio. La ricevuta è costituita da un contenente nel corpo una sintesi dell invio, ovvero: o Nome del file inviato o Numero totale file contenuti nel file zip o Numero fatture acquisite o Numero fatture respinte Inoltre verrà allegato un file testuale in formato CSV contenente: o Nome file zip o Nome file fattura o Codice errore Pag. 8 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

9 di trasmissione fattura al Portale 5 Controlli effettuati dal Portale Amministrativo Fornitori Il Portale Amministrativo Fornitori, per ogni file correttamente ricevuto, effettua una serie di controlli propedeutici al caricamento e successivo inoltro al soggetto destinatario della fattura. Il controllo avviene in tempo reale al momento del caricamento del file affinché il fornitore possa avere immediato riscontro sulla fattura caricata o un riscontro differito nel caso di utilizzo del servizio ENIFTP. Questa attività di verifica, nei limiti di ambito in cui è circoscritta, si configura come: o Un operazione necessaria a minimizzare i rischi di errore in fase di elaborazione; o Uno strumento di filtro verso il sistema contabile per prevenire, da un lato, possibili e dispendiose attività di contenzioso, e per accelerare, dall altro, eventuali interventi di rettifica sulle fatture a vantaggio di una più rapida conclusione del ciclo fatturazione-pagamento. Il mancato superamento di questi controlli genera lo scarto del file che, conseguentemente, non viene preso in carico sui sistemi Eni e quindi inoltrato al destinatario della fattura. Le tipologie di controllo effettuate mirano a verificare: o Nomenclatura del file trasmesso (solo canale ENIEFTP); o Integrità del documento (valido solo per i file firmati) o Autenticità del certificato di firma (valido solo per i file firmati) o Conformità del formato fattura o Validità del contenuto della fattura o Unicità della fattura; o Recapitabilità della fattura. 5.1 Verifiche effettuate sul file fattura Nel seguente paragrafo, sono descritti i controlli effettuati dal Portale Amministrativo Fornitori per singola fattura (file xml firmato o non); tali controlli comportano l accettazione o il rifiuto della stessa. In caso di trasmissione di un file compresso, i controlli effettuati, con conseguente accettazione o scarto, riguardano ogni singolo file presente al suo interno Nomenclatura del File Trasmesso La verifica viene eseguita al fine di intercettare l invio accidentale dello stesso file; attraverso un controllo sulla nomenclatura del file ricevuto, il Portale Amministrativo Fornitori verifica che il nome file sia conforme con quanto riportato nelle Specifiche delle Pag. 9 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

10 di trasmissione fattura al Portale regole tecniche del Portale Amministrativo Fornitori; in caso di esito negativo del controllo (nome file non conforme) il file viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice E0001 Nome file non valido Dimensioni del file La verifica è effettuata al fine di garantire che il file ricevuto possa essere elaborato correttamente e nei tempi previsti. Codice E0002 Le dimensioni del file superano quelle ammesse Verifica di integrità del documento (valido solo per i file firmati) La verifica viene effettuata al fine di garantire che il documento ricevuto non abbia subito modifiche successivamente all apposizione della firma; attraverso un controllo sulla firma elettronica qualificata apposta sull oggetto trasmesso, il Portale Amministrativo Fornitori verifica l integrità dell oggetto stesso; laddove dovesse emergere che il documento ricevuto non corrisponda al documento sul quale è stata apposta la firma, il documento viene rifiutato con la seguente motivazione: Codice E0102 File non integro (firma non valida) Verifica di autenticità del certificato di Firma (valido solo per i file firmati) La verifica viene effettuata al fine di garantire la validità del certificato di firma utilizzato per apporre la firma elettronica qualificata al documento; sulla base delle informazioni messe a disposizione dalle Certification Authorities, il Portale Amministrativo Fornitori verifica la validità del certificato di firma, che non deve risultare scaduto, revocato o sospeso; in caso di certificato di firma non valido, il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice E0100 Certificato di firma scaduto Codice E0101 Certificato di firma revocato Codice E0104 CA (Certification Authority) non affidabile Codice E0107 Certificato non valido Verifica di autenticità della fattura La verifica viene effettuata al fine di garantire che colui che ha inviato la fattura corrisponda all intestatario della fattura o comunque ad un service riconosciuto ed abilitato ad inviare fatture per conto dell intestatario; in caso di anomalia il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Pag. 10 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

11 di trasmissione fattura al Portale Codice E0108 Mittente o suo delegato non corrispondente con fornitore indicato in fattura Verifica di conformità del Formato Fattura La verifica viene effettuata per garantire la corretta elaborazione del contenuto del documento; il Portale Amministrativo Fornitori effettua dei controlli di corrispondenza con lo schema XML del file trasmesso, compresa la presenza dei dati definiti obbligatori; qualora dovesse risultare una non corretta aderenza alle regole, il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice E0103 File firmato senza riferimento temporale (valido solo per i documenti firmati) Codice E0105 File firmato con riferimento temporale non coerente (valido solo per i documenti firmati) Codice E0106 File / archivio vuoto o corrotto Codice E0200 File non conforme al formato Codice E0300 Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura Codice E0301 Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA diversa da zero non deve essere presente il campo Natura Codice E0303 La data della fattura non deve essere successiva alla data di ricezione Codice E0304 Se esiste una riga di dettaglio con Ritenuta uguale a SI, deve esistere il blocco DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta Codice E0305 Nel blocco DatiCassaPrevidenziale con aliquota IVA pari a zero, deve essere presente il campo Natura Codice E0306 Nel blocco DatiCassaPrevidenziale con aliquota IVA diversa da zero, il campo Natura non deve essere presente Codice E0307 Se esiste un blocco DatiCassaPrevidenziale con Ritenuta uguale a SI, deve esistere il blocco DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta Codice E0308 Almeno uno dei campi IdFiscaleIVA e CodiceFiscale del CessionarioCommittente deve essere valorizzato Codice E0309 Almeno uno dei campi IdFiscaleIVA e CodiceFiscale del CedentePrestatore deve essere valorizzato Codice E0310 I campi Denominazione e Nome/Cognome del CedentePrestatore devono essere valorizzati in modo alternativo ed in funzione della tipologia Codice E0311 Nel blocco DettaglioLinee se valorizzato Quantita deve essere presente il campo UnitaMisura Codice E0312 Nel blocco DatiRiepilogo con aliquota IVA pari a zero, deve essere presente il campo Natura Codice E0313 Nel blocco DatiRiepilogo con aliquota IVA diversa da zero, il campo Natura non deve essere presente Pag. 11 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

12 di trasmissione fattura al Portale Codice E0314 Nel blocco DatiRiepilogo con aliquota IVA diversa da zero, il campo EsigibilitaIVA è obbligatorio Codice E0315 Nel blocco DatiRiepilogo con aliquota IVA pari a zero, il campo RiferimentoNormativo è obbligatorio Verifica di validità del contenuto della fattura La verifica viene effettuata per accertare la presenza dei dati necessari al corretto inoltro del documento al destinatario; inoltre vengono effettuati dei controlli per prevenire situazioni di dati errati e/o non elaborabili; Il Portale Fornitore verifica la valorizzazione e validità di alcune informazioni presenti nel documento trasmesso; in particolare viene effettuato un controllo: Sulla presenza, nell anagrafica di riferimento, del codice identificativo del destinatario e delle informazioni necessarie al recapito Sul cessionario/committente riportato in fattura Sulla validità dei codici fiscali e delle partite IVA, relative ai soggetti cedente/prestatore, cessionario/committente, attraverso una verifica di presenza nel sistema informativo ENI. Correttezza dei dati relativi all indicazione della provincia, valuta, aliquota iva Che l IBAN se indicato in fattura sia stato preventivamente censito nei sistemi ENI. Laddove anche uno solo di questi controlli non dovesse essere superato, il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice E0400 IdFiscale del soggetto trasmittente non valido: il campo IdPaese è diverso da IT Codice E0401 IdFiscaleIVA del CedentePrestatore non valido: il campo IdPaese è diverso da IT e/o IdCodice non corrisponde a quello presente in anagrafica ENI Codice E0402 CodiceFiscale del CedentePrestatore non valido: il campo CodiceFiscale non corrisponde a quello presente in anagrafica ENI Codice E0403 CodiceDestinatario non valido Codice E0404 IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido: il campo IdPaese è diverso da IT e/o IdCodice non corrisponde a quello presente in anagrafica ENI Codice E0405 CodiceFiscale del CessionarioCommittente: il campo CodiceFiscale non corrisponde a quello presente in anagrafica ENI Codice E0406 ProvinciaAlbo del CedentePrestatore non valido Codice E0407 Provincia del CedentePrestatore non valido Codice E0408 Provincia del CessionarioCommittente non valido Codice E0409 ProvinciaAlbo del CedentePrestatore non valido Codice E0410 Divisa del documento non valido Codice E0411 AliquotaIVA non valida: i valori ammessi sono Pag. 12 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

13 di trasmissione fattura al Portale Codice E0412 IBAN non censito nei sistemi contabili ENI Verifiche di unicità della fattura La verifica viene eseguita al fine di intercettare un accidentale reinvio/caricamento della stessa fattura; il Portale Amministrativo Fornitori controlla che la fattura che sta esaminando non sia stata già trasmessa/caricata ed elaborata; in quest ottica, qualora i dati contenuti all interno della fattura e relativi a: Identificativo cedente/prestatore Tipologia documento Data fattura Numero fattura coincidano con quelli di una fattura precedentemente trasmessa e per la quale non sia stata inviata al soggetto trasmittente una notifica di scarto (fattura già elaborata), il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice E0302 Fattura duplicata Verifica di validità della struttura del file La verifica viene eseguita al fine di verificare la corretta struttura del file XML e corrispondenza al file XSD; in quest ottica, qualora il controllo fallisse viene indicato il codice generico di seguito indicato: Codice E9999 Validazione file XML fallita 5.2 Tempi di Elaborazione Nella tabella seguente sono indicati i tempi medi per la presa in carico delle fatture in funzione delle varie modalità di invio: Modalità Caricamento Tramite Form Caricamento XML/P7M Caricamento PDF Caricamento tramite Integrazione Tempi Medi Near-on-line Near-on-line Near-on-line 1 ora I tempi sono indicativi e non si applicano alle fatture inviate nei week-end e festivi o in momenti d indisponibilità programmata del sistema. Pag. 13 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

14 Eni S.p.A. Allegati Il presente capitolo ha come obiettivo quello di indicare i controlli che il sistema effettua per verificare la conformità della fattura. Pag. 14 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0

15 Eni S.p.A. Pag. 15 di 26 di trasmissione fatture al Portale Amministrativo Fornitori versione 0