Con Outlook si puó fare molto di piú!

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1 Provincia Autonoma di Bolzano - Alto Adige Autonome Provinz Bozen - Südtirol n Redazione: Karin Gamper/Klammer, Ripartizione 9 - Informationca / 9.0, karin.gamper@provincia.bz.it Mara Piscitelli, Scuola prof. per l industria e l artigianato - Bolzano, mara.piscitelli@provincia.bz.it Con Outlook si puó fare molto di piú! Ringraziamo la nostra collega Ingrid Rimbl per la sua preziosa collaborazione in questa edizione. In questa edizione: Messaggi contrassegnati...1 Regole Fuori sede...2 Ripristinare gli elementi eliminati...2 Salvataggio di elementi in formato messaggio...3 Visualizzare lo spazio nella mailbox...3 Ricerca dei messaggi - trovare un messaggio...4 Contatti controllo automatico del nome - Nomi doppi...4 Assegnare attivitá ad altri...5 Spedire un file dall Esplora risorse...5 Spedire un documento da Word..5 Creare e personalizzare la firma..6 Inserire e modificare la firma...6 Regole importanti per facilitare e migliorare la comunicazione scritta con la posta elettronica...7 Utilizzare i messaggi contrassegnati Può essere molto utile, contrassegnare i messaggi di posta elettronica, con cui hai di frequente da fare. Questa possibilità la si può trovare nel comando Contrassegna per il completamento. Seleziona nella cartella Posta in arrivo il messaggio che vuoi contrassegnare. Seleziona il comando nel menu Azioni Completa (oppure fai clic sull apposito simbolo nella barra degli strumenti) Se non appare la bandierina, vai su Strumenti / Personalizza /Comandi / Categoria: Azioni / e nel campo Comandi Completa. Ora muoviti con le freccette di scrolling in giù finché non appare la bandiera. Ora trascina (tenendo premuto il tasto sinistro del mouse) questo simbolo nella barra degli strumenti e posizionalo dove vuoi. Ha funzionato? Bene! Se adesso selezioni un messaggio che vuoi contrassegnare, basterà cliccare sul simbolo bandierina e poi scegliere il tipo di contrassegno e il promemoria, cioè quando vuoi che ti sia ricordato di fare questa azione, p.es. chiamare. Landmaus Wir freuen uns auf Deinen Besuch!!!

2 2 Nella finestra della posta viene visualizzato ora il contrassegno e una riga informativa. Per visualizzarla vai nel menu Visualizza / Visualizzazione corrente / Per contrassegno di completamento. Ora il messaggio viene visualizzato con contrassegno. basta che fai clic sulla bandiera del contatto contrassegnato e scegli Completato o Normale (cioè senza aggiungere altri contrassegni). Per visualizzare in modo chiaro tutti i messaggi contrassegnati, vai nel menu Visualizza / Per contrassegno di completamento. Ora sono raggruppati in base allo stato di contrassegno. La tabella visualizza anche la categoria di contrassegno. Tutti i messaggi contrassegnati vengono visualizzati nelle categorie Completato o Contrassegnato diviso in gruppi di tipo Normale. Se al messaggio hai aggiunto anche data e ora del promemoria, al raggiungimento di tale momento riceverai un segnale audio e la visualizzazione del promemoria che ti ricorda la tua nota. Per ritornare alla visualizzazione di prima vai su Visualizza / Visualizzazione corrente / Messaggi. Nella finestra di posta in arrivo troverai i messaggi contrassegnati con la bandierina. Quando avrai completato l azione che avevi messo come contrassegno, Se questo contrassegno deve essere eliminato definitivamente, selezionalo, fai clic col tasto destro del mouse sulla bandierina e seleziona Cancella. Regole Fuori sede Outlook rende semplice la gestione della posta elettronica, tramite l utilizzo di regole. Le regole sono azioni compiute da Outlook sui tuoi messaggi per organizzarli. Una volta impostate queste regole, molte attività di gestione vengono svolte automaticamente quando arriva un nuovo messaggio. Per semplificare l impostazione di queste regole, usa la Creazione guidata delle regole, che ti guiderà attraverso il processo della creazione di una regola. L esempio che faremo è di un messaggio di posta elettronica che deve essere inviato in tua assenza. Seleziona Strumenti / Regole Fuori sede e attiva Fuori sede. Nella casella sottostante immetti il Testo che deve apparire nella posta inviata in tua assenza e poi fai clic su OK. Al tuo rientro, per disattivare questa regola, seleziona In sede perché non venga mandato in automatico il messaggio a chi ti scrive. Ripristinare gli elementi eliminati Anche se la il cestino viene svuotato, è possibile ripristinare degli elementi eliminati per sbaglio. È possibile che alcuni elementi non siano recuperabili, poiché il periodi di tempo durante il quale gli elementi eliminati rimangono memorizzati sul server viene impostato dall amministratore. Seleziona la cartella Posta eliminata e il menu Strumenti / Recupera elementi eliminati Seleziona dall elenco l elemento o la cartella che desideri recuperare, quindi scegli Recupera elementi selezionati. L elemento in questione viene inserito nella cartella Posta eliminata.

3 3 Cestino integrato Ritrovare gli oggetti eliminati Outlook mette a disposizione un cestino integrato, che non è direttamente collegato con il Cestino del sistema operativo Windows. Oggetti, che vengono eliminati nel programma Outlook, vengono archiviati nel proprio cestino. Vuoi svuotare automaticamente il cestino, cioè cancellare definitivamente gli oggetti eliminati durante la sessione di lavoro, ogni volta che chiudi il programma e non manualmente? Allora devi attivare la funzione: Entra in Strumenti / Opzioni e poi nella scheda Altro Attiva la casella Svuota la cartella Posta eliminata all'uscita e conferma la tua scelta con Applica e OK. Ogni volta che esci dal programma, Outlook procede all eliminazione chiedendo una conferma da parte tua. Rispondendo Sì verrà svuotata la cartella posta eliminata. Salvataggio di elementi in formato messaggio Se vuoi archiviare più messaggi elettronici riguardanti un determinato tema o progetto, e toglierli dalla cartella Posta in arrivo per creare anche più spazio. puoi farlo salvando gli elementi sul tuo disco fisso o in rete. I messaggi devono però dopo essere cancellati dalla cartella Posta in arrivo. Seleziona l elemento di posta da salvare. Fai clic nel menu File / Salva con nome Seleziona la cartella, cioè la posizione in cui deve essere salvato l elemento. Scegli un nome appropriato per l elemento e Nella casella Nome di file: Formato messaggio (*.msg) Questo mail può essere aperto ora anche con il Esplora risorse e verrà visualizzato come un messaggio. Visualizzare lo spazio della mailbox Per i dipendenti della provincia è stato messo a disposizione uno spazio per la mailbox di 15 MB. Quando questa memoria è esaurita il dipendente riesce a ricevere la posta ma non a spedirla. Per questo motivo è importante fare ordine (spazio) di tanto in tanto nella propria mailbox. Il limite massimo per la memoria di un messaggio che spediamo è di 12 MB, includendo un allegato di ca. 9 MB. Fai clic con il tasto destro del mouse su Outlook oggi - [Mailbox - Nome] e poi seleziona il comando Proprietà di "Outlook oggi" Ora seleziona nella parte sotto della finestra di dialogo la funzione Dimensione cartella da dove verrà visualizzato la dimensione della mailbox e delle cartelle. Da qui riconoscerai subito le cartelle o gli elementi che hanno una memoria in MB che forse è il caso di cancellare.

4 4 La ricerca dei messaggi - trovare un messaggio Trovare i messaggi con Outlook è semplice. Puoi cercarli utilizzando lo strumento Trova, usare la casella Cerca, oppure scorrere semplicemente l elenco della posta. In base al tipo di informazioni desiderate è possibile effettuare le ricerche in diversi modi. La funzione Trova nel menu Strumenti o nella barra degli strumenti, quando la attivi viene inserita come barra sopra l elenco della posta. Per una ricerca molto semplice inserisci una frase o parola contenuta nel messaggio e poi fai clic su Trova adesso. Appena trovato il messaggio o i messaggi, verranno e- lencati sotto. Per disattivare la ricerca di quella parola chiave inserita, devi selezionare Cancella. Così la ricerca verrà annullata e ripristinata la visualizzazione come prima. Per disattivare la funzione Trova clicca di nuovo sul simbolo. Per ricercare la frase o la parola nel contenuto di un messaggio seleziona nel menu Stramenti / Ricerca avanzata. Selezionando le varie schede e utilizzando tutti i criteri di ricerca possibili, puoi ora fare una ricerca accurata dell elemento che stai cercando. Consiglio Ogni messaggio a cui hai risposto o che è stato inoltrato a qualcuno, ha una barra di stato gialla con la nota delle azioni fatte. Facendo doppioclic su questa barra, verranno ricercati e ordinati tutti i messaggi che hanno questo stato in comune. Contatti utilizzo del controllo automatico del nome Attenzione ai nomi doppi Un contatto inserito in Outlook viene controllato nella rubrica. Questo anche se hai mandato un messaggio ad un indirizzo sbagliato con relativo messaggio di non consegna. Questo nome viene riproposto al prossimo messaggio che viene spedito alla stessa persona grazie al controllo automatico attivato in Outlook. Come essere sicuri che l indirizzo corrispondente a quel nominativo che lui propone automaticamente è quello corretto? Oppure in caso di nomi doppi che si tratti della persona a cui vuoi spedire effettivamente la mail? In questi casi è opportuno usare l opzione Controlla nomi o selezionare dalla rubrica senza fidarsi dell autocompletamento proposto da Outlook. Nella rubrica dell Amministrazione provinciale ci sono tutti i nomi dei dipendenti provinciali. Come fare a controllare chi è chi, quando ci sono persone con lo stesso nome? Apri una nuova finestra Messaggio e scrivi un cognome e il nome o una parte di esso nel campo A Digitando le prime 3 lettere del nome che hai giá usato nella sessione di lavoro in corso, Outlook ti propone un indirizzo. Deve peró essere controllato dato che ci sono piú omonimi nella rubrica dell Amministrazione provinciale. Con il simbolo Controlla nomi puoi fare la ricerca dell indirizzo di posta. Nella finestra di dialogo che viene visualizzata appare la lista dei nomi e indirizzi trovati. Scegli ora la persona a cui vorresti scrivere e fai clic su OK. Gli indirizzi di posta elettronica riconosciuti vengono completati automaticamente con il tasto Enter. Nella lista di posta in arrivo nella parte inferiore della finestra viene visualizzata l anteprima del messaggio con mittente e destinatari. Se vuoi aggiungere uno di questi nominativi con relativo indirizzo nei tuoi contatti, basta fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare Aggiungere a contatti...nella finestra di dialogo che si presenta, aggiungi tutti i dati che ti interessano e salva con Salva e chiudi.

5 5 Attività assegnate ad altri Outlook include una cartella Attività, che puoi utilizzare per salvare le tue attività e quelle assegnate ad altri. Questa cartella ti offre una serie di funzionalità per visualizzare e lavorare con le attività. Fai clic nella cartella Attività e nel menu Azioni / Nuova attivitá e poi su Assegna attivitá. Nella casella A: digitare il nome dell'utente a cui assegnare l'attività oppure fare clic sul pulsante A per selezionarne uno dall'elenco visualizzato. Se l'attività è nuova, digitare un nome nella casella Oggetto (se l'attività esiste, la casella Oggetto risulta già completata). Selezionare le opzioni desiderate relative alla data di scadenza e allo stato dell'attività. Selezionare o deselezionare le caselle di controllo Mantieni una copia aggiornata di questa attività nell'elenco Attività e Invia automaticamente un rapporto di stato una volta completata l'attività. Se si desidera impostare l'attività come ricorrente, fare clic sul pulsante Ricorrenza dal menu Azioni, selezionare le opzioni desiderate, quindi scegliere OK. All'interno dell'attività, digitare le istruzioni o le informazioni relative all'attività. Fare clic su Invia. Nota Se si assegna un'attività ricorrente nell'elenco delle attività ne verrà conservata una copia che tuttavia non sarà aggiornata. Se è stata selezionata la casella di controllo Invia automaticamente un rapporto di stato una volta completata l'attività, si riceverà un rapporto per ogni occorrenza dell'attività già completata. Nella casella postale del destinatario risulterà una richiesta di assegnazione di attività. Dopo aver aperto questo messaggio di posta con doppio clic il destinatario dovrà rispondere alla richiesta accettando o rifiutando. Questa risposta, con eventuale commento o motivazione, verrà immediatamente inviata al mittente. In caso di un rifiuto la richiesta viene spostata nella cartella Posta eliminata, in caso di accettazione viene inserita nella cartella Attività. Comunque il mittente, cioè l intestatario dell attività, ne riceve notizia, anche quando l attività sarà conclusa. Spedire con la posta elettronica i file dall Esplora risorse Clicca sul file con il tasto destro del mouse e seleziona il comando nel menu di scelta rapida Invia a Outlook si apre con giá la finestra di posta elettronica pronta per l immissione dell indirizzo, ma soprattutto con il file giá allegato. Spedire il documento attivo da Word Seleziona la cartella Posta eliminata e il menu Strumenti / Recupera elementi eliminati Si apre Outlook e il file viene allegato automaticamente.

6 6 Creare e personalizzare la firma Vai nella finestra di Outlook principale su Strumenti / Opzioni / Formato Posta nella categoria Firma crea con Nuovo la tua firma personalizzata, che verrá inserita in calce ai nuovi messaggi o ai messaggi di inoltro e di risposta. Inserisci il nuovo nome e vai su Avanti. Inserisci tutti i dati, che sono importanti per chi riceve il tuo messaggio, se vuoi puoi anche formattarli. Con il tasto Fine concludi questa azione. Poi OK e OK. Se vuoi inserire la firma appena creata manualmente ad ogni messaggio che spedisci devi ogni volta andare nel menu Inserisci / Firma / e seleziona la firma da inserire. Se vuoi che la firma venga inserita automaticamente ad ogni mail allora segui i prossimi passi. Inserire automaticamente la firma, modificare la firma Vai nel menu Strumenti / Opzioni e poi in Formato posta. Fai clic sul pulsante Firme e seleziona la firma da inserire in calce alle tue mail. In questa finestra di dialogo puoi modificare, eliminare ed eventualmente creare una nuova firma.. Finito quello che volevi fare esci con OK e OK. Consiglio Per cambiare la firma in un determinato messaggio ti conviene farlo direttamente nel messaggio, e non come sopra!

7 7 Alcune importanti regole per facilitare e migliorare la comunicazione scritta con la posta elettronica (curata da Dario Donati direttore dell'ufficio 9.4) 1. Rispondi prima possibile alle mail che hai ricevuto e conferma sempre la ricevuta della mail con un semplice messaggio in cui dici che cercherai di occupartene prima possibile, oppure che non sei responsabile e che hai inviato la richiesta a chi se ne occuperà. 2. Attiva la firma in Outlook (con Ripartizione, ufficio, n. tel., ecc) affinché tu possa essere raggiunto prima possibile e il tuo interlocutore sappia chi sei. 3. Attiva le regole fuori sede quando ti assenti per piú tempo (p.es. in caso di ferie, malattia, ecc.) in modo che il mittente venga informato prima possibile e non perda del tempo prezioso. 4. Usa il campo Cc carbon copy (abbreviazione di copia per conoscenza) per le persone che vuoi mettere solo a conoscenza della tua mail. L indirizzo di questa persona sará visualizzato sulla mail; proprio per questo cerca di inserire solo le persone che veramente devono essere messe a conoscenza, evitando cosí di mandare mail superflue. Inoltre una mail con un oggetto p.es. di lavoro eseguito va spedita a tutte le persone interessate. In ogni caso considera che se invii la mail per conoscenza al direttore d ufficio o di ripartizione, la comunicazione acquista maggiore importanza ed ufficialità. 5. Usa il campo Ccn (copia per conoscenza nascosta) per destinatari che devono rimanere segreti ; il loro nome e indirizzo non viene visualizzato ma ricevono comunque una copia del messaggio. Per poter vedere tutto ció devi attivare nel menu Visualizza/ campo Ccn. L uso di questo campo, comunque, non è molto apprezzato, data la sua non trasparenza! 6. Distingui sempre se sei il destinatario della mail o se ti è stata inviata per conoscenza. Principalmente viene richiesto al destinatario di prendere atto della mail. P. es.: l invito ad una riunione viene indirizzato solo al destinatario del campo A: e solo per conoscenza o per informazione al destinatario del campo CC. 7. Evita di allegare file troppo pesanti (Megabyte), in modo tale da non appesantire la mailbox e per risparmiare tempo. Se proprio devi mandare tanti allegati comprimili in file di tipo *.zip, affinché il destinatario possa aprire solo un file allegato. 8. Il contenuto di una mail dovrebbe essere conciso; evita i romanzi.