dei documenti fiscali

Transcript

1 Archiviazione e conservazione dei documenti fiscali OPPORTUNITÀ PER GLI STUDI E LA CLIENTELA LaMagna Carta Srl PADOVA 1

2 IL DOCUMENTO Qualunque oggetto materiale che possa essere utilizzato a scopo di studio, di ricerca, di consultazione: documenti grafici, fonici, visivi. (Diz. Garzanti) Rappresentazione analogica o digitale di atti, fatti e dati, intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo.(d.l. 24 gennaio 2004) 2

3 La Gestione Elettronica Documentale può essere adottata per qualsiasi documento: Scheda tecnica, progetto Immagine, animazione, suono Contratto, offerta commerciale, capitolato, etc. Documenti tributari Cedolini paga, Mod. 770, etc. Referti medici, esami radiografici 3

4 Il legislatore, l con il D.M. 20 febbraio 2004 e con la delibera CNIPA 19 febbraio 2004, distingue nel seguente modo: MEMOR RIZZAZIONE: "processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, lb di documenti analogici o informatici " ARCHIVI AZIONE EL ETTRONICA: "processo di memorizzazione, su un supporto idoneo, di documenti informatici (...), univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale l processo di conservazione CONSERV VAZIONE SO OSTITUTIVA: presuppone la memorizzazione, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale 4

5 Il processo di conservazione differisce da quello di archiviazione sia dal punto di vista tecnico sia per le garanzie, civilistiche e tributarie che offre. Il processo di conservazione, a differenza di quello di archiviazione, consente la tenuta nel tempo dei documenti e delle scritture contabili,, circostanza essenziale a fini probatori, di opponibilità ai terzi e ai fini del controllo. 5

6 Circoscriviamo la nostra analisi alle procedure relative alla conservazione dei documenti di cui al Decreto Legislativo 20/02/2004 e alla Circolare dell Agenzia delle Entrate N. 45 del 19/10/2005 6

7 Documenti validi ai fini tributari Fatture emesse o ricevute, libro giornale e libro inventari, registri IVA, scritture ausiliarie, bilancio, etc. Lettere o telegrammi, documenti di trasporto, dichiarazioni dei redditi, etc. SI POSSONO DEMATERIALIZZARE 7

8 Poche tipologie documentali Bollette all'importazione ed all'esportazione (su cui viene apposto il visto doganale e dei documenti di accompagnamento) I documenti emessi nei confronti della clientela per l'addebito dei corrispettivi, comprensivi delle imposte di consumo e delle accise, emessi o pervenuti in qualunque formato. (Diritto doganale) NON SI POSSONO DEMATERIALIZZARE 8

9 La dichiarazione d'intento di cui all'articolo articolo 8, comma 2, del DPR n. 633 del 1972, prevista a carico degli esportatori abituali che intendano effettuare acquisti senza applicazione dell'imposta. La dichiarazione rilasciata dal cliente che richiede l'applicazione dell'aliquota agevolata per l'acquisto della prima casa da imprese costruttrici ed assimilate ( ) Le note di variazione di cui all'articolo articolo 26 del DPR n. 633del 1972, a prescindere dal fatto che il documento originale sia stato emesso in formato elettronico o analogico SI POSSONO INOLTRE DEMATERIALIZZARE 9

10 DOCUMENTO ANALOGICO Unico (occorre la presenza del notaio) Non unico Tipicamente: ciclo passivo, ddt, fatture accompagnatorie, etc. DOCUMENTO ELETTRONICO Non unico Generato da ERP o applicativo office 10

11 Il documento analogico o cartaceo può essere unico o non unico, se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi Documenti originali unici La Norma prescrive la presenza certificatrice t i del pubblico ufficiale (notaio) per perfezionare le operazioni di conservazione sostitutiva Documenti originali non unici Sono esempi di documenti originali non unici: Fatture Lettere e telegrammi spediti e ricevuti 11

12 Perciò possiamo affermare che è possibile la dematerializzazione di un ampia gamma di documenti. Inoltre in ambito fiscale le esclusioni sono davvero esigue. In sostanza non è possibile la dematerializzazione i di quei documenti la cui acquisizione ottica porterebbe come conseguenza la perdita di informazioni essenziali, quali quelle contenute in un timbro a secco della Dogana. 12

13 Normalmente vengono trattati documenti originali NON unici per i quali NON è prescritta la presenza del Notaio Questo vale in tutti i casi in cui si effettua l archiviazione, per esempio, di: Fatture attive e passive, Documenti di trasporto, Libro giornale, Registri IVA, Mastri contabili Registro dei beni ammortizzabili, Registro di magazzino 13

14 PROCEDURE TECNICHE 14

15 Definizioni utili a comprendere la procedura «DOCUMENTO INFORMATICO»: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti «IMPRONTA»: sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima sequenza di un'opportuna funzione di hash «FUNZIONE DI HASH»: funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari, un'impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali «EVIDENZA INFORMATICA»: sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica (es. marca temporale) 15

16 Sh Schema Documento (es. Fattura) C117AE39B20F7D237D059DAC65547CEDF4A697F6 Impronta (alg. SHA1 160 bit) 16

17 cioè coèin pratica patca Numero fattura Data fattura Nome File HASH Fattura 17

18 Perché hél HASH? Le funzioni di hash, utilizzate per la creazione delle impronte, permettono la rapida creazione della firma anche per file di grosse dimensioni, senza richiedere calcoli lunghi e complessi: è infatti più conveniente eseguire con rapidità un hashing del testo da firmare, e poi autenticare solo quello, evitando così l'esecuzione dei complessi algoritmi di crittografia asimmetrica su moli di dati molto grandi. 18

19 PROCEDURE DI AUTENTICAZIONE DIGITALE consiste in una informazione associata ad uno o più documenti informatici che attesta la data e l'ora di formazione della fattura elettronica FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA consistente ne "l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica, (...) ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati" i" RIFERIMENTO RIM TEMPORALE IMPRONTA O DOCUMENTO (ES: FATTURA) 19

20 PROCEDURA Sia Sache esi tratti tattdi documenti informatici (es. fattura elettronica) che di documenti analogici (es. scritture contabili), la norma prevede un iter di massima valido per tutti. FORMAZIONE EMISSIONE ESIBIZIONE & MEMORIZZAZIONE CONSERVAZIONE RIVERSAMENTO 20

21 FORMAZIONE Documento elettronico Documento analogico Documento statico non modificabile La nonmodificabilità è garantita dall'assenza di macroistruzioni e codici eseguibili. Le "macroistruzioni" sono comandi interni che, al verificarsi di determinati eventi, possono generare automaticamente modifiche o variazioni dei dati contenuti nel documento. 21

22 DOCUMENTO ANALOGICO PRELIEVO SCANSIONE INDICIZZAZIONE RICONSEGNA O INVIO AL MACERO FORMAZIONE EMISSIONE FIRMA ELETTRONICA MARCA TEMPORALE HASHING SINGOLO O LOTTO 22

23 DOCUMENTO ELETTRONICO LETTURA SUL ERP VERIFICA ASSENZA MACROISTRUZIONI O CODICI ESEGUIBILI INDICIZZAZIONE FORMAZIONE EMISSIONE FIRMA ELETTRONICA MARCA TEMPORALE HASHING SINGOLO O LOTTO 23