Supporto On Line Allegato FAQ LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

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1 Supporto On Line Allegato FAQ FAQ n.ro MAN-8ADG2Y82888 Data ultima modifica 20/10/2010 Prodotto ARKmanager Client Modulo Conservazione sostitutiva Oggetto: Conservazione sostitutiva Chiarimenti normativi LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Per documento informatico si intende una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004) La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 1 di 19

2 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: QUALI NORME Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico. Circolare n. 36 del 6 dicembre 2006, modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto; Circolare n. 45 del 19 ottobre 2005, attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA; D.lgs. n. 82 del 7 marzo 2005, codice dell'amministrazione digitale; Deliberazione del 19 febbraio 2004, regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; Decreto 23 gennaio 2004, modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto; D.P.C.M. 13 gennaio 2004, regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici D.L. n. 357 del 10 giugno 1994, norme varie Codice Civile, art D.L. 185/2008 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: PERCORSO NORMATIVO D.L. 357/1994 art. 7, co. 4-ter Si possono tenere i registri con sistemi meccanografici se si stampano su carta nei termini di legge o a richiesta dei verificatori. D.L. 357/1994 art. 7-bis, co. 4 Si possono conservare le scritture contabili sotto forma di registrazioni su supporti di immagini (art. 2220, co. 3, cod. civ.) D.L. 357/1994 art. 7-bis, co. 9 Si possono conservare tutte le scritture ed I documenti rilevanti ai fini tributari sotto forma di registrazioni su supporti di immagini (art. 2220, co. 3, cod. civ.) se risultano corrispondenti agli originali e sono resi leggibili dall utilizzatore, e se seguono le regole previste dall apposito decreto (D.M. 23/01/2004). D.M. 23/01/2004 Detta regole per la conservazione sostitutiva dei documenti (informatici ed analogici) Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 2 di 19

3 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: QUALI DOCUMENTI - Documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributari (Elenco a titolo esemplificativo valido ai fini fiscali ) - Libro giornale e libro degli inventari - Scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali - Scritture ausiliarie di magazzino - Registro dei beni ammortizzabili - Registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse - Dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770 ) - Modelli di pagamento (F23 e F24) - Libri sociali - Bilancio d esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa - Relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili - Fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili - Ricevute fiscali e scontrini fiscali - Documenti di trasporto (DDT) Fonte: - CM 36/E/2006 DOCUMENTI ESCLUSI - Scritture e documenti rilevanti ai fini tributari nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo (cioè documenti propri di determinazione dei diritti doganali e delle accise; non anche delle fatture) Fonte: - art. 2, co. 2, D.M. 23/01/2004 Novità L art. 16 del D.l. 185/08 (cd. anticrisi ) ha modificato l art. 23 co. 4 del D.Lgs. 82/2005 (codice dell amministrazione digitale). In precedenza, i documenti originali erano distinti in unici (es. assegni prima della registrazione, libri sociali prima dell eventuale deposito al Reg.Imp.) e non unici (è possibile risalire al contenuto da altre scritture; es. l. giornale ricostruito da schede mastro) con l obbligatorio intervento di un notaio per attestare l originalità del documento. Questa regola ora è un eccezione, in quanto la conformità delle copie su supporto informatico di qualsiasi documento analogico, a prescindere dalla sua unicità o meno, viene assicurato dal soggetto che detiene l originale cartaceo attraverso l apposizione della propria firma digitale alla copia informatica. Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 3 di 19

4 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: DEFINIZIONI M EMORIZZAZIONE Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici - deve essere rispettato l ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta; - devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione, ad esempio, a nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita iva, data. A RCHIVIAZIONE ELETTRO NICA Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, ( ), univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all eventuale processo di conservazione ARCHIVIAZIONE può essere propedeutica alla CONSERVAZIONE ma non è necessaria. Viene comunque ricordata perché l art. 39 del DPR 633/72 (Iva) parla di archiviazione delle fatture elettroniche anche se intende riferirsi alla conservazione. CONSERVAZIONE Processo che presuppone la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica (ossia una sequenza di bit oggetto di elaborazione informatica) contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi CONSERVAZIONE consente la tenuta nel tempo dei documenti e scritture contabili A FINI PROBATORI E DI OPPONIBILITÀ A TERZI Fonti: - C.M. 45/E/ Delibera Cnipa 11/2004 Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 4 di 19

5 CONSERVAZIONE SCRITTURE CONTABILI IN FORMATO DIGITALE Normalmente le scritture vengono memorizzate sul computer e successivamente stampate su carta. In questo caso, pertanto, esse acquisiscono il carattere della definitività e della immodificabilità solo quando vengono trasferite sul supporto cartaceo. - memorizzazione dei dati sul computer; - stampa su carta che ne certifica la definitività; - archiviazione del cartaceo che ne accerti la leggibilità ed immodificabilità. Le nuove regole permettono: - sia di eliminare il supporto cartaceo mediante un processo di trasposizione dalla carta ad altro supporto; - sia di conservare direttamente il documento informatico. CONSERVAZIONE SCRITTURE CONTABILI STAMPATE SU SUPPORTO CARTACEO Il documento cartaceo (l art. 1 del DM 23/01/2004 lo definisce analogico) è conservato mediante la memorizzazione della relativa immagine (a differenza della conservazione del documento informatico) secondo le seguenti modalità: - devono avere la forma di documenti statici non modificabili (il formato PDF/A garantisce queste caratteristiche); (cioè non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare il contenuto); Per ottenere il PDF/A è necessario utilizzare prodotti specifici, quali ad esempio Acrobat 8 Professional o Open Office 2.4. Processo di conservazione: - acquisizione immagine e memorizzazione su supporto ottico che ne garantisca la leggibilità nel tempo; - apposizione della firma elettronica del responsabile della conservazione (file.p7m); - apposizione della marca temporale da parte del responsabile della conservazione (file m7m). - Può essere limitato ad una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purchè sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità. Marca temporale - informazione contenente la data e l ora (riferimento temporale) che se apposto ad un documento informatico lo rende opponibile a terzi. - l apposizione della marca temporale ad un documento informatico, avviene generando l impronta di hash del file, successivamente l impronta viene inviata ad apposita autorità (TSA reperibile sul sito CNIPA; TSA = Transitional Securuty Network, cioè rete di transizione sicura) la quale provvede ad apporre la data e l ora esatta di marcatura e la propria firma digitale, ed inviare il tutto in pochi secondi. - la marca si acquista al costo di 0,30 euro per ogni documento (ogni PDF); quindi ad esempio ogni fattura oppure ogni file del libro giornale (cioè uno solo per il PDF dell intero anno oppure 4 se ci sono 4 PDF per una stampa trimestrale). (0,30 euro è un esempio di costo per un lotto di 100 marche: -> negozio online -> marche temporali) - la marca ha una durata di 20 anni (art. 49 DPCM 30/3/09) ma il problema del rinnovo ricade sul responsabile della conservazione che si dovrà preoccupare di rimarcare il documento mediante procedure automatiche. La cosa è ininfluente per il commercialista. Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 5 di 19

6 Nei termini previsti, si deve trasmettere alle agenzie fiscali l impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica (firma digitale) e la marca temporale. Solo dopo il completamento della procedura di conservazione digitale è consentita la distruzione del libro cartaceo di origine. Impronta Attraverso un opportuna funzione matematica di un qualsiasi documento informatico ne viene estratto una sequenza di simboli binari (impronta) che lo identifichi in modo univoco e senza possibilità di errore, nonché senza che dalla stessa sequenza si riesca a determinare i documento originario. Fonte:- Art. 4, D.M. 23/01/2004 CONSERVAZIONE SCRITTURE CONTABILI INFORMATICHE I documenti informatici: - hanno la forma di documenti statici non modificabili: per esempio il formato PDF/A garantisce queste caratteristiche; - sono emessi al fine di garantire l attestazione della data, l autenticità e l integrità con l apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; Riferimento temporale Informazione contenente la data e l ora che viene associata ad uno o più documenti informatici. Contrariamente alla marca temporale, il riferimento temporale è opponibile a terzi a discrezione del giudice. Si può decidere, con le limitazioni di opponibilità indicate, di sincronizzare il proprio server al server NTP dell istituto G. Ferraris per fissare data e ora. - sono resi leggibili ed a richiesta disponibili su supporto cartaceo ed informatico, nonché esibiti per via telematica; - sono memorizzati su un qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo. Al fine di individuare le informazioni necessarie è essenziale dotarsi di funzioni di ricerca logica capaci di identificare immediatamente i dati ricercati. Per quanto riguarda gli obblighi di conservazione dei documenti informatici si utilizza il termine emessi. Si può ritenere che le scritture contabili siano emesse (cioè formate definitivamente) al momento dell apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. - il documento deve essere sottoposto al processo di conservazione: 1) creazione e memorizzazione del documento fiscale su supporto informatico; 2) apposizione della firma elettronica da parte del responsabile della conservazione; 3) apposizione della marca temporale da parte del responsabile della conservazione. Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 6 di 19

7 FIRMA DIGITALE Documento originario Funzione di hash Impronta digitale (160 bit) Documento in chiaro di cui si vuole creare un impronta digitale utilizzando una funzione di hash Documento in chiaro di cui si vuole creare un impronta digitale utilizzando una funzione di hash Funzione di hash Funzione di hash LE GARANZIE DELLA FUNZIONE DI HASH - 2 documenti uguali, generano una stessa impronta - dall impronta è impossibile risalire al documento originario - se il documento originario viene minimamente cambiato, l impronta risulta differente (es. cambio di parola, di carattere oppure in corsivo, ) - anche se il documento originario è un file di qualsiasi lunghezza, l impronta è sempre di dimensioni di 160 bit Nel Dpcm 30/3/2009 art. 51, viene ora disposto che la firma digitale, anche se il relativo certificato qualificato risulti scaduto, revocato o sospeso, è valida se alla stessa è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma in un momento precedente alla scadenza, sospensione o revoca del certificato. In pratica, se dopo aver firmato digitalmente un documento si appone anche una marca temporale, si renderà la firma digitale valida nel tempo. Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 7 di 19

8 FIRMA DIGITALE DI UN DOCUMENTO INFORMATICO 1 Documento in chiaro di cui si vuole creare un impronta digitale utilizzando una funzione di hash 2 Funzione di hash (è un calcolo matematico, un software) Impronta digitale (160 bit) Firma digitale (smart card) L impronta viene crittografata con la chiave privata del sottoscrittore (min 1024 bit) Restituzione al computer dell impronta crittografata wxzazxwaxwza wxzazxwaxwza busta o documento firmato con estensione.p7m, contenente: - il documento originario; - la firma digitale (impronta crittografata con la chiave privata del sottoscrittore min 1024 bit) - certificato di sottoscrizione del sottoscrittore che contiene la sua chiave pubblica Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 8 di 19

9 GENERAZIONE DI UN DOCUMENTO INFORMATICO 1) Ogni PDF individua il documento che voglio sottoporre a conservazione : es. il libro giornale, oppure il registro vendite, o il registro acquisti, ecc. 2) Posso selezionare uno o più PDF, quindi uno o più documenti di uno o più clienti. Questa è la fase preliminare al processo di memorizzazione e conservazione dei documenti analogici e non è disciplinata. Solo le note esplicative della delibera fanno riferimento ad una fase di predisposizione ed organizzazione del materiale documentale denominata cartellinatura, destinata a semplificare la consultazione, la duplicazione o l esibizione dei documenti conservati. 3) la marcatura temporale è la procedura informatica che si realizza quando l utente invia al certificatore l impronta (che si fa con il software Hash) del documento informatico sottoscritto sul quale verrà apposta la marca, che contiene alcune informazioni (tra cui data e ora di creazione); il tutto sottoscritto con la chiave di marcatura temporale del certificatore, che verrà restituito all utente. La data e ora generata dalla marca è elaborata dal sistema. La marca viene restituita all utente in pochi secondi. Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 9 di 19

10 DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI Doc n.1 ( bit) Hash n.1 (160 bit) Emissione: - firma digitale - riferimento temporale Conservazione sostitutiva: - firma digitale - marca temporale Doc n.2 ( bit) Hash n.2 (160 bit) Emissione: - firma digitale - riferimento temporale Conservazione sostitutiva: - firma digitale - marca temporale Doc n.3 ( bit) Hash n.3 (160 bit) Emissione: - firma digitale - riferimento temporale Conservazione sostitutiva: - firma digitale - marca temporale Messaggio presente nelle istruzioni delle dichiarazioni ATTENZIONE: si ricorda che per la conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie occorre osservare le modalità previste dal decreto ministeriale 23 gennaio 2004 e le procedure contemplate nella delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio Più precisamente, è necessario che detti documenti siano memorizzati su supporto informatico, di cui sia garantita la leggibilità nel tempo purché sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. Tale procedura di conservazione termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale. Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 10 di 19

11 ESEMPIO DI PROCEDIMENTO LIBRO GIORNALE - formazione come documento informatico statico e non modificabile trimestralmente* con apposizione di firma digitale e riferimento temporale. - produzione annuale di una evidenza informatica contenente le 4 (ogni trimestre) impronte di hash dei periodi ed apposizione della marca temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione. * art bis cod.civ., articolo inserito dal DL 185/08 Il DDL Brunetta prevede la modifica della disposizione trimestrale e ritorno all adempimento annuale. REGISTRI IVA - formazione come documento informatico statico e non modificabile ogni trimestre con apposizione di firma digitale e riferimento temporale. - produzione annuale di una evidenza informatica contenente le 12(ogni mese)/4 (ogni trimestre) impronte di hash dei periodi ed apposizione della marca temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione. Per tali registri, entro i termini previsti, il responsabile della conservazione dovrà provvedere alla chiusura della conservazione sostitutiva dell archivio informatico. Dovrà creare una evidenza informatica contenente l impronta di hash del libro giornale e dei registri iva a cui apporrà la propria firma digitale e la marca temporale. L evidenza informatica si trasmette alla competente agenzia delle entrate che produrrà la ricevuta della comunicazione ed il relativo numero protocollo. L art. 5 del DM 23/01/2004, prevede apposito provvedimento che individua gli elementi da inviare insieme all impronta. Provvedimento ad oggi non emanato. Pertanto, non c è obbligo alcuno di invio comunicazione dell impronta. Si ritiene possibile creare quanti documenti informatici si vogliono (con firma digitale e riferimento temporale) ed estrarne la relativa impronta. Ad esempio tutti i libri giornali, tutti i registri iva, il libro giornale per ogni cliente, tutti i registri di ogni cliente, L importante è che il responsabile della conservazione annoti ed aggiorni l esatta architettura del sistema e sia in grado di indicare in ogni momento il percorso utilizzato per la formazione dell impronta generale e definitiva dell archivi informatico. Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 11 di 19

12 TERMINI PER LA CONSERVAZIONE FATTURE OGNI 15 GIORNI ALTRI DOCUMENTI OGNI ANNO Occorre fare due precisazioni: - la decorrenza del termine - la tempistica relativa ai CAF e agli altri intermediari telematici che differenzia tra propria dichiarazione e dichiarazione dei clienti Fonti: art. 3, co. 2, D.M. 23/01/2004 Decorrenza termini conservazione Fattura attiva analogica decorrenza da data consegna o spedizione (possibile anche da data indicata sul documento) Fattura attiva elettronica decorrenza da trasmissione telematica Fatture passive decorrenza da ricezione FATTURE PASSIVE (non da annotazione in contabilità generale) Documenti diversi da fatture *se inerenti a dichiarazioni fiscali: DOCUMENTI DIVERSI entro il termine di presentazione della dichiarazione se non legati a dichiarazioni annuali, entro un anno dalla formazione Contratti Dichiarazioni fiscali entro un anno dalla formazione e non dalla registrazione entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione *La Finanziaria 2008 (L. 244/2007) ha previsto che la stampa dei registri contabili può essere effettuata entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione: il differimento dei termini previsti per la stampa si estende anche al processo di conservazione sostitutiva ed anche ai documenti diversi dalle fatture. CAF ed altri soggetti incaricati alla trasmissione, termine del processo di conservazione sostitutiva delle dichiarazioni trasmesse: entro tre mesi dal termine presentazione della propria dichiarazione. Fonti:R.M. 67/E/2008 e R.M. 161/E/2007 Esempio, Caf e altri intermediari: -il proprio Unico 2009 (redditi 2008) entro 31/12/2009 (Unico si presentava entro 30/09/2009) - l Unico 2009 (redditi 2008) dei clienti entro 31/12/2010 (perché nel corso del 2009 elabora e trasmette le dichiarazioni unico 2009 dei contribuenti, ed effettua la conservazione entro il termine di presentazione della sua dichiarazione relativa al 2009) Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 12 di 19

13 TENUTA DEI LIBRI INFORMATICI (art. 16, comma 12, DL 185 del 2008 NUOVO articolo 2215 bis del codice civile) I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa, possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. Libri contabili tenuti con sistemi meccanografici Libri contabili elettronici Sono aggiornati e vengono stampati entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni Non sono stampati e sono resi immodificabili ogni 3 mesi con marcatura temporale Modalità tradizionale - aggiornamento su PC entro 60 gg - stampa su carta dell intero anno entro 3 mesi dal termine dell invio della dichiarazione - possibilità di stampa in ogni momento Modalità digitale - apertura file in cui riportare le annotazioni (.doc, se testo oppure.xls, se numerico) - file trasformato in pdf/a - entro 3 mesi dall apertura file apporre firma digitale (.p7m) - nello stesso termine, la marca temporale (.m7m) - firma + marca per ogni trimestre più una annuale Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 13 di 19

14 TENUTA DEI LIBRI INFORMATICI (art. 16, comma 12, DL 185 del 2008 NUOVO articolo 2215 bis del codice civile) Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti Tenuta e conservazione dei libri informatici (art. 16, comma 12, DL 185 del 2008 articolo 2215 bis del codice civile I trimestre II trimestre III trimestre IV trimestre tenuta trimestrale FD + MT FD + MT FD + MT FD + MT FD + MT Conservazione annuale Dal 1 gennaio 2008 occorre procedere alla conservazione sostitutiva dei registri contabili entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione annuale relativa al periodo oggetto di registrazione, previa apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione (risoluzione 85/E del 2008) Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 14 di 19

15 Conservazione su supporti informatici delle dichiarazioni fiscali predisposte e trasmesse elettronicamente da CAF e altri soggetti incaricati alla trasmissione anche se non riproducono la firma autografa del contribuente non necessaria quindi la fase di stampa e successiva acquisizione conservazione con firma autografa obbligatoria solo per contribuente per il CAF, termine del processo di conservazione sostitutiva delle dichiarazioni trasmesse: entro tre mesi dal termine presentazione della propria dichiarazione (si ritiene applicabile anche agli altri soggetti incaricati alla trasmissione). Fonti: - R.M. 298/E/ R.M. 354/E/2008 Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 15 di 19

16 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE INDIVIDUAZIONE Il privato individua un soggetto deputato ad operare quale responsabile della conservazione, anche esterno all azienda ai sensi dell art. 5, co. 2, delibera CNIPA 11/2004. E possibile delegare tutto o parte delle funzioni previste (R.M. 364/E/2008). La R.M. 161/E/2007, ha previsto che: in tutti i casi in cui il contribuente affida, in tutto o in parte, il processo di conservazione a soggetti terzi continuerà a rispondere nei confronti dell Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti. Il conferimento dell incarico ad un soggetto terzo non trasferisce in capo a quest ultimo gli obblighi fiscali che fanno capo al contribuente. - Il responsabile, a sua volta, può delegare in tutto o in parte le sue funzioni a terzi(cm 36/06) - E possibile nominare più soggetti responsabili della conservazione. (R.M. 364/E/2008) - E possibile nominare come responsabile anche un soggetto diverso dalla persona fisica. (R.M. 220/2009) NOMINA Non esiste previsione normativa alla modalità di nomina ed all individuazione del soggetto, persona fisica, responsabile della conservazione. Si ritiene opportuno un apposito atto di nomina per individuare la persona fisica Responsabile della Conservazione, il soggetto che cioè materialmente appone la firma e marca temporale. FUNZIONI: apposizione della marca temporale; sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato; definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici); organizza il contenuto dei supporti ottici; gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato; archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto: - la descrizione del contenuto dell insieme dei documenti; - l indicazione delle copie di sicurezza; - gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o di eventuali persone delegate; mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione, nelle eventuali diverse versioni; adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema; richiede la presenza del pubblico ufficiale nelle ipotesi in cui sia previsto; definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare nell apposizione del riferimento temporale; verificare, con cadenza non superiore a 5 anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati; provvede, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. E opportuno redigere un manuale della conservazione. Prossimamente sarà reso obbligatorio e saranno previste le specifiche tecniche di redazione. Fonte: - Delibera CNIPA n. 11/2004 Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 16 di 19

17 COMUNICAZIONI CON L AGENZIA DELLE ENTRATE Invio impronta archivio fiscale Delega tenuta delle scritture contabili al responsabile della conservazione Comunicazioni (preventiva e consuntiva) relativa all imposta di bollo INVIO IMPRONTA ARCHIVIO FISCALE Il contribuente deve inviare all agenzia fiscale competente una prova del risultato del processo di conservazione ai fini del riconoscimento della validità dei documenti fiscale. L invio deve avvenire al massimo entro il quarto mese successivo al termine di scadenza per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all Irap, all Iva. (D.M. 6/3/2009) L invio va effettuato in base alla data prevista nella singola dichiarazione: ciascuna impronta sarà inviata con riferimento alla contabilità conservata ai fini Iva o ai fini delle imposte dirette. Le agenzie fiscali competenti rilasceranno in via telematica una ricevuta per l invio effettuato al quale viene associato un numero di protocollo. In ogni momento potranno inoltre richiedere l esibizione anche per via telematica del documento conservato. La C.M. 36/E/2006 ha chiarito che fino a quando non verrà emanato l apposito Provvedimento, il contribuente può procedere alla conservazione sostitutiva documentale senza preoccuparsi di tale invio. DELEGA TENUTA SCRITTURE CONTABILI AL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Se la delega al responsabile della conservazione riguarda anche la tenuta delle scritture contabili e dei documenti fiscalmente rilevanti, occorre inviare la comunicazione di cui all art. 35 DPR 633/72. Pertanto, è sempre il commercialista che risulta soggetto depositario delle scritture contabili (mod. AA9/9 e mod. AA7/9) sia che coincida o meno con il responsabile della conservazione. L art. 52, co. 10, del DPR 633/72 prevede l obbligo per il contribuente che abbia affidato a terzi la tenuta della contabilità di esibire un attestazione dalla quale si evidenzi la designazione del terzo depositario della stessa. L obbligo sussiste anche nel caso in cui il terzo tenga la contabilità in formato elettronico. Pertanto, sarà bene integrare il mandato di tenuta scritture contabili (scrittura tra cliente e commercialista che regola i compiti del commercialista) con una frase che specifica che il commercialista si avvale, come previsto dalla legge, di un ente terzo per la conservazione delle scritture contabili. Eventuali controlli fiscali saranno effettuati presso il commercialista depositario delle scritture contabili (che avrà un archivio di lavoro ) e dal suo PC con accesso remoto si consulteranno i documenti sottoposti a conservazione sostitutiva collegandosi con l ente responsabile della conservazione (che avrà l archivio di conservazione ). (es. se il commercialista delega le Poste il controllo fiscale viene fatto nello studio del commercialista, non alle Poste) Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 17 di 19

18 COMUNICAZIONE (PREVENTIVA E CONSUNTIVA) RELATIVA ALL IMPOSTA DI BOLLO L interessato deve: 1) prima di avviare il processo di conservazione dei documenti: - presentare la comunicazione preventiva ; - versare l imposta di bollo in acconto. 2) entro il 31 gennaio dell anno successivo (all anno di stampa; cioè libro giornale 2008, stampa entro 31/12/2009, comunicazione entro 31/01/2010): - presentare la comunicazione consuntiva ; - versare l imposta a saldo e in acconto L interessato è la persona fisica o giuridica tenuta a corrispondere l imposta di bollo sui documenti informatici Se la procedura di conservazione elettronica è affidata a terzi in outsourcing, il soggetto tenuto ad effettuare la comunicazione resta il contribuente. COMUNICAZIONE PREVENTIVA La comunicazione deve contenere: - il numero di atti e documenti informatici distintamente indicati per tipologia (in conformità agli articoli della tariffa) che si presume saranno emessi nel corso dell'anno; - l'imposta dovuta su ogni singolo documento; - l'importo globale dell'imposta relativo ad ogni articolo della tariffa; - la somma complessivamente dovuta; - gli estremi dell'avvenuto pagamento COMUNICAZIONE CONSUNTIVA La comunicazione va inviata tramite raccomandata con avviso di ricevimento entro il mese di gennaio dell'anno successivo dall'interessato all'ufficio della Agenzia delle Entrate competente. L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso. Nella comunicazione il contribuente deve: - indicare l'effettivo numero dei documenti informatici emessi o formati nel corso dell'anno distintamente per tipologia (in conformità agli articoli della tariffa); - calcolare l'imposta dovuta per gli stessi documenti e stabilire la differenza da versare a saldo o da chiedere a rimborso o da utilizzare in compensazione. Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 18 di 19

19 VERSAMENTO DELL IMPOSTA L imposta di bollo su documenti informatici è corrisposta mediante versamento tramite modello F23 utilizzando il codice tributo 458T La maggiore imposta dovuta per l anno precedente è corrisposta contestualmente all acconto per l anno in corso. L eventuale maggiore imposta corrisposta per l anno precedente può essere compensata con l acconto dovuto per l anno in corso in questo caso il versamento in acconto è pari alla differenza tra l acconto dovuto e la maggiore imposta corrisposta per l anno precedente oppure ne può essere chiesto il rimborso. LA MISURA DELL IMPOSTA L imposta sui libri e sui registri tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati, è dovuta in misura pari a 14,62 (29,24 per ditte individuali e società di persone) ogni registrazioni o frazioni di esse. Registrazione = ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio. LIBRO INVENTARI Riferito alla registrazione relativa a ciascun cespite LIBRO GIORNALE Riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia Fonti: - art. 16, co. 1, lett. a), Tariffa del D.P.R. 642/ R.M. 06/10/2008, n. 371/E Wolters Kluwer Italia Srl Help Desk Software Pagina 19 di 19