CAPITOLATO TECNICO GARA APERTA PER L AFFIDAMENTO IN OUTSOURCING DELLA GESTIONE INFORMATIZZATA

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1 ALLEGATO F CAPITOLATO TECNICO GARA APERTA PER L AFFIDAMENTO IN OUTSOURCING DELLA GESTIONE INFORMATIZZATA DELLE AREE DEL SERVIZIO RISORSE UMANE DELLA ASL DI MILANO

2 REQUISITI FUNZIONALI DELL APPLICATIVO Di seguito sono riportati i requisiti funzionali che l applicativo dovrà garantire e che costituiscono aspetti vincolanti e imprescindibili. La fornitura del servizio deve presentare le seguenti caratteristiche minime: 1. Sistema applicativo software per la gestione risorse umane delle aree: Gestione anagrafica e inquadramento giuridico Rilevazione presenze e assenze con modulo di accesso via web Gestione economica Gestione previdenziale Dotazione organica fruibile attraverso la rete privata ASL di Milano da n. max 35 operatori delle aree Economica, Presenze e Assenze, Giuridica, e da n. max 12 operatori per la Dotazione Organica e Gestione Previdenziale; 2. L applicativo deve essere integrato, intendendo con ciò che tutte le informazioni registrate dovranno essere condivise ed utilizzabili, dove necessario, tra tutte le componenti e le funzioni della soluzione software, garantendone l utilizzo in tutti i contesti ove necessario senza dover imputare più volte un informazione già presente. La fornitura del servizio deve garantire altresì le seguenti attività: 1. formazione presso la sede ASL Milano per tutti gli operatori, aree Economica, Presenze e Assenze, Giuridica, Dotazione Organica e Gestione Previdenziale; 2. supporto all avviamento per gli operatori delle aree Economica, Presenze e Assenze, Giuridica, Dotazione Organica e Gestione Previdenziale; 3. Recupero dati presenti nel sistema operativo; 4. calcolo cedolini stipendiali in parallelo con le attuali procedure in uso per almeno una mensilità; 5. Stampa mensile dei cedolini e di tutte le stampe utili all azienda (e alla Banca) al fine di potere procedere al pagamento degli stipendi, al versamento dei contributi previdenziali, assistenziali e fiscali, alla rendicontazione relativa ai fondi contrattuali e alla determinazione del monte salari. Tutti i dati devono essere accessibili ed estraibili;

3 6. Stampe/reportistica Per tutte le stampe il sistema deve garantire all utente la piena autonomia di stampa, sia su file che su carta; Tutta la reportistica (tabulati, ecc ) deve essere messa a disposizione anche in formato elettronico (excel, access, ecc ) 7. Invio: con frequenza mensile, del cedolino paga al recapito dei dipendenti, tramite servizio PT Postel o altra agenzia autorizzata, rimanendo unica interlocutrice contrattuale nei confronti di Postel od altra agenzia prescelta. Sarà quindi onere della Società Affidataria creare e trasmettere a Postel o altra agenzia i files necessari per provvedere al recapito della documentazione ai dipendenti; con frequenza annuale dei CUD al recapito dei dipendenti, tramite lo stesso servizio Postel o altra agenzia. La società aggiudicataria deve garantire, a richiesta dell Azienda, la possibilità di inviare la documentazione stipendiale mensile ed i CUD annuali, ai recapiti della rete aziendale di della Società aggiudicataria creare e trasmettere a Postel od altra agenzia i files necessari per provvedere al recapito della documentazione ai dipendenti. Tale servizio può integrare o sostituire il servizio a mezzo Postel o altra agenzia e può riguardare anche solo una parte dei dipendenti. GESTIONE ANAGRAFICA E INQUADRAMENTO GIURIDICO Questo modulo deve essere unico e disponibile in tutte le procedure: ogni qualvolta all interno dell applicativo (economico, giuridico, presenze ) è necessario richiamare informazioni anagrafiche, deve essere disponibile un unica maschera trasversale. Deve gestire il personale strutturato e non strutturato (per es. consulenti, contrattisti, co.co.co., ecc.) con relativa storicizzazione delle variazioni. La ricerca dei dipendenti deve poter avvenire tramite matricola o nominativo (parte di campo). Ad ogni dipendente verrà attribuita una matricola che non cambierà in seguito alle variazioni dello stato giuridico (es. passaggio da tempo determinato a tempo indeterminato) o delle assegnazioni. In particolare sono gestiti: i dati anagrafici; la situazione familiare

4 la data di assunzione/dimissione e la causale con relativa archiviazione storica, la sede di lavoro, dettagliata per presidio/dipartimento ed unità operativa e periodo di servizio ivi prestato, tutti dati giuridici relativi alla carriera dei dipendenti (tipologia del rapporto di lavoro, ruolo, profilo professionale, posizione funzionale, mansione/disciplina, percentuale in caso di parttime, tipologia contratto individuale di lavoro, data e numero provvedimenti relativi all inquadramento, ecc.) con relativa durata per ogni posizione e qualifica, la tipologia, la descrizione e la durata degli incarichi conferiti ai Dirigenti, la gestione del personale in aspettativa per conferimenti di incarico presso la medesima azienda (es. assistente amm.vo a tempo indeterminato vincitore d incarico XV septies) la gestione degli incarichi extraistituzionali e produzione dei files Anagrafe delle Prestazioni come da specifiche del Dipartimento Funzione Pubblica la gestione dello scadenzario di tutti gli eventi giuridici, in particolare relativo a: corresponsione indennità di esclusività valutazione periodica dei Dirigenti prevista contrattualmente incaricati e supplenti cambi di qualifica gestione concessione permessi L. 104/1992 gestione periodi di prova lo stato di servizio (anche riportante il trattamento economico in godimento) lo storico del servizio presso altri Enti la stampa delle varie tipologie di contratti di lavoro acquisizione dei corsi di formazione da altri software già presenti in azienda (acquisizione partecipanti per ogni evento formativo, durata dell evento, crediti ECM e di tutte le informazioni necessarie per la predisposizione dei flussi informativi). Le informazioni contenute nella banca dati giuridica rappresentano, in modo esaustivo, l intero curriculum del dipendente. Tutte le variazioni relative ai dati giuridici vengono storicizzate, al fine di consentire, in modo completamente automatico: di attuare i conguagli retroattivi; di produrre stati di servizio del dipendente sempre aggiornati; di trasferire alle procedure informatiche INPDAP tutte le informazioni necessarie all elaborazione delle pratiche previdenziali di aggiornare la dotazione organica. Durante l inserimento sono previsti controlli di congruità automatici.

5 La consultazione dei dati anagrafici e giuridici del personale deve essere possibile anche agli utenti meno esperti. Deve essere possibile elaborare, visualizzare, stampare ed esportare in ambiente Windows tutte le informazioni anagrafiche e giuridiche contenute nella banca dati ed estrapolare i dati a/da una specifica data di riferimento. In base ai dati giuridici ed economici inseriti viene prodotto in modo automatico lo stato di servizio che potrà essere elaborato in diverse configurazioni e personalizzato, anche inserendo commenti personali.. L applicativo deve permettere la produzione di diversi modelli e consentire la stampa dello stesso attraverso Microsoft Word. Lo stato giuridico deve prevedere l assegnazione dell inquadramento dei dipendenti mediante codifiche che attribuiscono posizioni funzionali e livelli di retribuzione previsti contrattualmente. Ai fini della contabilità analitica ogni dipendente deve poter essere associato a più centri di costo in percentuali diversificate con relativa storicizzazione dei dati. RILEVAZIONE PRESENZE ASSENZE Il sistema di rilevazione presenze deve operare utilizzando il flusso dati di interscambio dei timbratori rilevatori di entrata ed uscita installati presso l Azienda, deve gestire tutte le particolarità degli orari di lavoro, le assenze dal servizio e i relativi controlli. Questo sistema deve essere integrato con le procedure Stato Giuridico ed Economico- Previdenziale, sia per quanto riguarda le voci stipendiali variabili, sia per i giustificativi di assenza che producono un effetto economico immediato. Quest'area dovrà prevedere le gestioni delle seguenti attività: 1.Gestione del badge; 2.Gestione degli orari; 3.Gestione delle presenze; 4.Gestione delle assenze; 5.Gestione Portale del dipendente ; 6.Ricalcolo automatico di situazioni pregresse; 7.Gestione automatica delle quadrature e chiusure; 8.Gestione di stampe e statistiche; 9.Storico informatico; 10.Gestione del personale esterno. 1. Gestione del badge.

6 La procedura dovrà prevedere le seguenti funzionalità: attribuzione di un badge con codice univoco ad ogni singolo dipendente utilizzabile su qualsiasi terminale dell Azienda; possibilità di abbinare il badge solo a determinati terminali lettori; gestione dello storico; attribuzione del badge anche a personale non dipendente; Dato che al badge viene attribuito lo stesso numero della matricola, allo stesso dovranno essere associati tutti i dati anagrafici e di collocazione (es. Presidio, Dipartimento, ruolo, centro di costo, categoria) e di orario. 2. Gestione degli orari. La procedura dovrà prevedere le seguenti funzionalità: gestione delle varie tipologie (tempo pieno, part time orizzontale, part time verticale, part time misto) con giorni di lavoro e giorni di riposo fissi o variabili; la predisposizione di opportune tabelle, che definiranno le diverse tipologie di turni e orari con le connotazioni tipiche di ciascuno quali: orario giornaliero e settimanale, articolazione 5/6 giorni settimanali, orario multi periodale, quantità di ore dovute per turno, tolleranze in ingresso ed in uscita, flessibilità sull orario, pausa mensa, criteri di calcolo per il tempo di presenza e per quello di assenza, franchigia per calcolo straordinario; in fase di caricamento dati per nuova assunzione o variazione il sistema deve essere in grado di abbinare automaticamente ai singoli dipendenti i diversi profili di orario e di turno. Il sistema dovrà permettere la rilevazione della pronta disponibilità. E' richiesta una procedura che consenta lo sviluppo automatico del calendario di lavoro settimanale, mensile e annuale di un particolare tipo di turno. Il sistema deve essere in grado di gestire in corso di mese variazioni inerenti orario di lavoro (es.: passaggio da giornata a turni e viceversa, da full time a part time e viceversa, variazioni di centro di costo anche plurimensili). La Ditta Affidataria, si impegna in ogni caso a modificare i profili orari inseriti di gruppi di dipendenti e la relativa gestione al variare delle esigenze organizzative dell'azienda in modo automatico (es. passaggio a 2 a 4 timbrature) 3. Gestione delle presenze. La procedura dovrà prevedere le seguenti funzionalità:

7 acquisizione delle timbrature in maniera automatica con specifica di eventuale causale (reperibilità, guardie, partecipazione ad assemblee, sistema premiante, trasferta presso Presidi e Strutture dell Azienda, ecc.); gestione, a fronte di ogni singolo dipendente, di almeno 10 timbrature per giornata di lavoro; visualizzazione delle timbrature on line per ogni dipendente sul sistema dedicato gestione cartellino ; controllo delle timbrature sulla base dei profili orario associati al singolo dipendente, conteggi relativi, segnalazioni di errori ed anomalie; gestione dei turni di guardia e della pronta disponibilità; gestione delle trasferte; visualizzazione, dopo la esecuzione dei programmi di controllo, della situazione dei dipendenti, secondo varie aggregazioni: per centro di costo, per Presidio, per categoria; emissione di tabulati periodici per il controllo dell orario e delle presenze/assenze giornaliere; Gestione Mensa per il conteggio delle giornate lavorative ai fini del rilascio dei ticket restaurant: Il servizio sostitutivo mensa è garantito al personale con rapporto di lavoro a tempo pieno e parziale nelle giornate lavorative nelle quali: viene effettuata una prestazione lavorativa al mattino con prosecuzione nelle ore pomeridiane; viene effettuata una prestazione lavorativa superiore alle quattro ore; viene effettuata una pausa non inferiore a trenta minuti (con decurtazione automatica) nella fascia oraria compresa tra le e le 14.30; gestione del personale a part-time nelle diverse percentuali e tipologie; gestione automatica della monetizzazione di tutte le indennità legate alla presenza in servizio; gestione del debito ALP (attività libero professionale); realizzazione per ciascun dipendente di 2 contatori ore individuali separati, al fine di gestire correttamente il relativo recupero e/o pagamento lavoro straordinario o supplementare, in base all adesione o revoca alla BANCA ORE, secondo le regole contrattuali; gestione di tutti i tipi di straordinari desiderati, ad esempio: alcuni potranno essere attribuiti dal sistema attraverso la digitazione della causale sul timbratore (reperibilità, ecc.), altri attraverso l impostazione degli orari di lavoro, oppure essere forzati giornalmente o cumulativamente dall operatore. Lo straordinario autorizzato, del personale aderente/non aderente alla Banca Ore, dovrà essere accantonato automaticamente e ripartito nelle aliquote previste dal contratto. Il dipendente aderente alla Banca Ore avrà automaticamente in pagamento le sole maggiorazioni previste. Nel caso di pagamento ore straordinarie, inserendo il totale delle ore, la procedura liquiderà automaticamente: le ore con le previste maggiorazioni, per il personale non aderente alla B. O.;

8 le sole ore senza maggiorazioni, per il personale aderente alla B. O. Ogni straordinario dovrà avere un tetto massimo sia in termini quantitativi che temporali, in base alle decisioni dell Azienda. Dovrà essere anche prevista la gestione di un budget annuale per Struttura, Dipartimento, qualifica del personale. gestione dei riposi per tutto il personale dipendente. La procedura dovrà determinare per ciascun mese il numero dei riposi spettanti in base all articolazione dell orario di lavoro di ciascun dipendente (Es. 5 o 6 giorni lavorativi settimanali, part time verticale) e in base ai regolamenti aziendali. La Ditta Affidataria dovrà preliminarmente verificare la compatibilità dei terminali di rilevazione presenza di proprietà/utilizzati dell Azienda con la procedura proposta e/o altrimenti prevedere la fornitura a suo carico nell ambito del costi dei servizio. 4. Gestione delle assenze. La procedura dovrà prevedere le seguenti funzionalità: gestione di tutti i tetti previsti per le varie tipologie di assenza sia annuali, mensili, pluriennali,ecc. gestione dello storico assenze in linea senza limiti temporali; possibilità di immissione dei giustificativi di assenza (ad ore, a giorni e a mezze giornate), sia preventivi che successivi, anche per lunghi periodi, sia per nominativo che per codice assenza, immettendo solo la data di inizio e di fine; possibilità di immissione di due giustificativi nello stesso giorno; gestione e segnalazione, nel corso di inserimento di giustificativi di assenza, del superamento dei massimali, nel rispetto dei limiti stabiliti in sede aziendale (es. permessi sindacali per sigla), da leggi o da contratti, per tutte le tipologie di rapporto di lavoro (es. tempo pieno, part time verticale, tempo determinato); per il personale assunto a seguito di mobilità/trasferimento possibilità di caricamento di dati per il controllo dei tetti, con contabilizzazione separata ai fini dei dati statistici; per i dipendenti cessati e riassunti, anche in caso di stabilizzazione, recupero dei dati pregressi relativi alle assenze e alle presenze. FERIE: Gestione a scalare con calcolo automatico e visualizzazione dettagliata della situazione ferie: residuo anni precedenti, maturato, goduto; riduzioni, saldo; corretta attribuzione al singolo dipendente di ferie in relazione all anzianità di servizio, alla tipologia del rapporto di lavoro (tempo pieno, part time, ecc.), all articolazione oraria settimanale; decurtazione proporzionale nel caso di assenze che non danno diritto alla maturazione

9 delle ferie; rideterminazione della spettanza annua ferie in caso di assunzione/cessazione in corso d anno, variazione di rapporti di lavoro (es. passaggio da tempo pieno a part time verticale o viceversa, da 5 a 6 gg. articolazione settimanale, ecc.) anche in caso di inserimento di una data fittizia; trasformazione dell eventuale residuo ferie non goduto in caso di variazioni dell articolazione oraria (es. passaggio da tempo pieno a part time orizzontale); MALATTIA: gestione della malattia, con controllo automatico sul rispetto dei tetti fissati dai limiti di contratto sia dei dipendenti con contratto a tempo indeterminato, che dei dipendenti con contratto a tempo determinato; calcolo automatico e visualizzazione del periodo di comporto con i relativi residui dei giorni suddivisi per percentuale di retribuzione (100%, 90%, 50%, senza assegni); decurtazione automatica dei primi 10 giorni di malattia di indennità ed altri emolumenti accessori. MATERNITA : gestione della maternità secondo la vigente normativa con i relativi controlli sui congedi parentali dei genitori e sulla malattia per ciascun anno del bambino ; la procedura deve essere in grado in automatico di: calcolare il periodo di congedo di maternità con il solo inserimento della data presunta parto; calcolare il congedo parentale per periodo continuativo o frazionato ed eventuale residuo; calcolare automaticamente i relativi periodi di assenza per congedo nei casi di adozione nazionale ed internazionale; controllo delle assenze non giustificate, sulla base del profilo di orario attribuito al singolo dipendente, con segnalazione delle anomalie e relativi conguagli automatici (su saldo ore, saldo riposi, saldo ferie, ecc.) a seguito di modifica/inserimento di istituti di assenza. Gestione automatica dell applicazione delle ritenute stipendiali legate a particolari tipologia di assenza (es. aspettative non retribuite, congedo parentale retribuito al 30%, ecc.). 5. Gestione Portale del Dipendente. La procedura deve consentire con estrema semplicità ad ogni singolo dipendente di accedere solo ai propri dati, di visualizzare e stampare il proprio cartellino ed inoltrare la propria richiesta (es.:mancata timbratura, giustificativi di assenza, ecc.) al proprio superiore che, dopo

10 l approvazione verrà caricata automaticamente nella procedura di Rilevazione Presenze/Assenze. La procedura dovrà prevedere vari livelli di approvazione che possono dipendere dal tipo di giustificativo e/o dall organizzazione. Ogni responsabile deve avere la possibilità di visualizzare e stampare tutta la situazione delle Presenze/Assenze del personale assegnatogli, di predisporre la pianificazione dei turni, di autorizzare le assenze, le timbrature mancanti, le ore straordinarie con eventuale richiesta di pagamento, fatta salva la disponibilità dei relativi budget. 6. Ricalcolo automatico di situazioni pregresse. La procedura dovrà essere in grado di effettuare il ricalcolo automatico delle situazioni, sia giornaliere che progressive, in funzione di variazioni di dati (mancate timbrature/assenze, ecc.) relativi a periodi pregressi o diverse impostazioni retroattive delle regole di calcolo e, se ha influenza contabile, dovrà automaticamente generare il calcolo con decorrenza retroattiva e con successivo passaggio all economico. 7.Gestione automatica delle quadrature e chiusure. La procedura dovrà prevedere le seguenti funzionalità: esecuzione delle quadrature secondo varie opzioni quali: per periodo, per dipendente, per centro di costo, per Presidio, per categoria; con visualizzazione e/o stampa delle tipologie di anomalie e degli errori bloccanti per dipendente; esecuzione delle chiusure mensili secondo le opzioni sopra viste senza bloccare la corrente attività lavorativa di altri settori (concorsi, previdenza, giuridico, ecc.); cambio anno con conseguente trasferimento archivi e residui dell anno precedente. 8. Gestione di stampe e statistiche. La procedura dovrà permettere all operatore di produrre stampe e statistiche, in piena autonomia e con estrema facilità, ed estrarre qualsiasi dato visibile a video in formato elettronico. Il programma dovrà prevedere le seguenti funzionalità: stampa 1 cartellino provvisorio mensile per ciascun dipendente contenente tutte le timbrature comprese quelle di mensa, con eventuali sigle identificative di timbratura (ad es. t per la trasferta, a per aggiornamento, ecc.), i giustificativi del periodo, il dovuto giornaliero, le ore fatte da orologio e le ore contabilizzate in base alle regole di calcolo predefinite, con eventuali ore in deficit o in eccedenza, con evidenziati le anomalie e/o errori da eliminare (es.: mancate timbrature, sequenza errata delle timbrature, ecc.); stampa 2 cartellino definitivo del mese per ciascun dipendente a seguito della chiusura mensile con la situazione corretta definitiva contenente le timbrature, sviluppo ore, i

11 giustificativi e situazioni riepilogative (con residui anno/mese precedente, maturato e goduto) di: ore accantonate suddivise per adesione/non adesione Banca Ore; ore liquidate per fascia di aliquota e per maggiorazioni Banca Ore; ferie; riposi; istituti vari (es.:indennità di presenza, festive, ecc.); segnalazione, in stampa e in video, della situazione dei totali in un determinato periodo e per varie tipologie di aggregazione (quali ad es.: Centro di Costo, Presidio, categoria, singolo dipendente, ecc.) delle principali voci quali: straordinari, debito orario per libera professione, assenze per causale, permessi retribuiti, ferie, ecc.. Il programma deve essere in grado di visualizzare e/o effettuare qualsiasi tipo di stampa dettagliata e/o riepilogativa secondo varie modalità di selezione e combinate tra loro ad esempio: elenco di tutti i dipendenti per centri di costo; elenco presenti/assenti per causale, per periodo, per tipo errore/anomalia, ecc.; elenco per dipendente delle assenze per causale, con l'indicazione dei cumuli nel periodo, considerando tutte le assenze inserite anche se non ancora usufruite; elenco straordinari per dipendente, per centro di costo, per profilo professionale; elenco ferie per dipendente, per centro di costo,per profilo professionale; prospetto riepilogativo delle assenze per dipendente su base periodica; produzione di statistiche varie per centri di costo, ecc. in relazione alle varie causali di presenza e di assenza; gestione statistiche ministeriali e regionali (conto annuale, fluper, monitoraggio trimestrale, tassi di assenza e di maggior presenza L.69/2009, ecc.); Flusso Gedap Flusso ex D.lgs. 66/2003 Flusso al controllo di gestione relativo alle ore lavorate gestione statistiche ISTAT sul costo del lavoro. Il programma dovrà permettere all operatore di salvare e storicizzare qualsiasi dato estratto, stampa, statistica, ecc. Il sistema dovrà permettere di estrarre i dati in excel, su file di testo o in formato PDF. 9. Storico informatico. La procedura deve storicizzare e conservare senza limiti di tempo, per ogni dipendente qualsiasi variazione relativa a:

12 centri di costo; qualifica; sede di lavoro; tipologia orario di lavoro; tipologia rapporto di lavoro. Il programma deve permettere all operatore di visualizzare direttamente e stampare la situazione storica, dettagliata e completa di ciascun dipendente. 10. Gestione del personale esterno. Come per il personale dipendente la procedura dovrà essere in grado di gestire separatamente tutto il personale non dipendente (es. Borsisti, Tirocinanti, Frequentatori, co.co.co., stagisti, ecc.). In particolare dovrà permettere la visualizzazione delle timbrature e l elaborazione del cartellino anche in tempi diversi rispetto a quelli previsti per i dipendenti. GESTIONE ECONOMICA L area economica deve gestire tutte le informazioni che hanno rilevanza economica e che quindi si riflettono sulla retribuzione dei dipendenti. Deve essere perfettamente integrata con le altre aree dell applicativo, in particolare deve ricevere dal settore Rilevazione Presenze i dati riguardanti i periodi da indennizzare in misura maggiorata (straordinari, turni, reperibilità, ecc.), dalla Rilevazione Assenze gli estremi e la tipologia delle assenze con influenza contabile, mentre dalla Gestione Giuridica le informazioni riguardanti la collocazione funzionale dei dipendenti per determinare la retribuzione (escludendo le variabili mensili): le informazioni prelevate da queste base dati determinano in modo automatico le voci di retribuzione associate. La procedura deve essere puntualmente aggiornata in relazione ai frequenti mutamenti che caratterizzano il rapporto di lavoro (novità contrattuali, oltre a quelle fiscali, contributive e previdenziali applicate entro termini congrui che consentano all utente il rispetto delle diverse scadenze) garantendo tutti i conseguenti adempimenti attuali e pregressi, anche successivamente alla scadenza del contratto con la ditta Affidataria per gli anni di competenza. La parametrizzazione delle formule consente di inserire nuove voci di retribuzione, modificarne il calcolo e l assoggettamento, definire l eventuale memorizzazione progressiva e la richiesta di elenchi di dettaglio della voce in fase di contabilità mensile. La parametrizzazione è totalmente storica : è possibile la memorizzazione del trattamento contabile pregresso anche relativamente a contratti di lavoro non più in vigore. Ciò consente l utilizzazione delle stesse voci contabili anche per la retribuzione di una competenza completamente modificata nel calcolo o negli assoggettamenti contributivi, conservando intatta

13 la possibilità di ricalcolare o di operare conguagli sulle retribuzioni di mensilità precedenti. TRATTAMENTO FISCALE: Viene richiesta la pronta applicazione, a carico della Società Affidataria, di tutte le novità fiscali previste dalle future Leggi Finanziarie o da altre normative regionali, assicurando alla stazione appaltante la disponibilità di eventuali programmi e dettagliati aggiornamenti operativi riferiti all approvazione delle manovre a venire (scaglioni di reddito, aliquote IRPeF, detrazioni fiscali, addizionale regionale e comunale). Relativamente ai recessi, il conguaglio fiscale deve essere effettuato nel mese di cessazione e in tutte le mensilità successive nelle quali venissero corrisposti eventuali emolumenti mentre l erogazione dei ratei di tredicesima deve avvenire a distanza di un mese dalla cessazione del rapporto di lavoro. Per la tredicesima, per il personale dipendente, dovrà essere prevista la possibilità di corrisponderla insieme alla mensilità di dicembre oppure con mensilità a parte. Il relativo calcolo dovrà essere adeguato automaticamente sulla base dei dati di riferimento, senza ulteriore ricodifica da parte dell operatore (esempio: cambio di part-time). Il conguaglio fiscale dovrà essere effettuato nel mese di dicembre, con possibilità di riconguaglio nei primi due mesi dell anno successivo A seguito di richiesta del dipendente, deve essere prevista la possibilità di far rientrare nel conguaglio di fine anno o di fine rapporto i redditi erogati da terzi, nonché oneri deducibili ed oneri per i quali è prevista la detrazione d imposta, sostenuti durante l anno dal percipiente. Le voci a tassazione separata devono essere gestite esclusivamente in riferimento ai casi previsti dalla normativa vigente. DETRAZIONI FISCALI: Con la normale gestione delle detrazioni fiscali (lavoro dipendente e familiari a carico) deve essere previsto l aggancio con i codici fiscali dei familiari a carico e in modo particolare uno scadenziario che, in automatico, al compimento del terzo anno di età del bambino, riduca l importo spettante per la detrazione stessa. Deve essere prevista anche la variazione in automatico del cambio di percentuale effettuato durante l anno, ma con incidenza su tutto l anno. GESTIONE SCADENZE PRESTITI/CESSIONI/PIGNORAMENTI E TRATTENUTE VARIE PERSONALI (esempio: R.C.T. COLPA GRAVE ): Deve essere previsto lo scadenziario relativo a tutte le trattenute personali dei dipendenti che interrompa in automatico la trattenuta alla naturale scadenza, con eventuale posticipo in

14 automatico della scadenza stessa per i dipendenti che non riescono ad assolvere il pagamento nel mese (esempio: aspettativa senza assegni). ADEGUAMENTI CONTRATTUALI: Devono essere a carico della Società Affidataria gli adeguamenti conseguenti a rinnovi contrattuali e la predisposizione di elaborati che tengano conto dell inquadramento giuridico e degli istituti di assenza nel periodo di riferimento per la corresponsione degli arretrati: la procedura deve garantire il ricalcolo degli arretrati automaticamente a livello retroattivo comprendendo anche i dipendenti non più in servizio. Dovrà essere prevista, per ogni dipendente, una SCHEDA DI INQUADRAMENTO CONTRATTUALE che ricostruisca la situazione giuridico/economica in seguito all applicazione del C.C.N.L. che dovrà essere trasferita alla gestione previdenza. GESTIONE DATI CAAF: Il sistema deve essere predisposto per accogliere i risultati contabili delle dichiarazioni dei redditi presentate ai diversi CAAF dai dipendenti, al fine di effettuare le opportune operazioni di conguaglio. La procedura deve permettere l inserimento automatico dei dati forniti in formato elettronico dalla Agenzia delle Entrate o dai CAAF). In fase di elaborazione dei cedolini stipendiali, il sistema procedurale deve gestire l incapienza, riportando gli importi nei mesi successivi con calcolo dei relativi interessi. GESTIONE ASSEGNO NUCLEO FAMILIARE: Le novità, previste dalle future leggi finanziarie o altre normative in materia, devono prontamente essere rese operative e l aggiornamento delle tabelle per l erogazione dell assegno deve essere compito esclusivo della Società Affidataria. Si chiede, inoltre, che, per ogni nuovo periodo di corresponsione, la procedura provveda a recuperare dal precedente inserimento la composizione del nucleo familiare e dei codici fiscali, con la conseguenza che l utente dovrà gestire solo eventuali modifiche ed i valori reddituali. La storicizzazione delle informazioni relativa alla composizione ed al reddito complessivo del nucleo familiare deve permettere all operatore di ricalcolare l importo degli assegni relativi ad anni precedenti con la semplice modifica della situazione anagrafica e/o reddituale di periodi pregressi. Le informazioni relative al nucleo familiare devono essere recuperate, se inserite, direttamente dalla gestione anagrafica (stato civile, numero figli e data di nascita). Deve essere previsto, altresì, uno scadenziario che preveda, al verificarsi di determinati eventi, esempio: compimento 18 anno di età, la sospensione o variazione automatica dell assegno nucleo familiare.

15 GESTIONE ASSENZE: Si richiede la gestione di tutte le informazioni relative alle assenze dei dipendenti sia per quelle aventi ripercussione economica sia per quelle di sola rilevanza amministrativa. L inserimento unico dell assenza deve innescare tutti gli automatismi che realizzano la gestione economico-giuridica e previdenziale ad essa conseguente. Tali informazioni devono essere recuperate automaticamente con trasferimento dagli archivi del Sistema di Rilevazione Presenze-Assenze. Per ogni tipo di assenza devono essere specificate le seguenti peculiarità: influenza sulla retribuzione (riduzioni) influenza sulla contribuzione previdenziale influenza sulla tredicesima influenza sulla progressione economica quantità massima. Le assenze di cui trattasi possono influire direttamente sul mese in cui si verificano (esempio: aspettativa per trasferimento, assenza per malattia), oppure sui mesi successivi. In quest ultimo caso, la trattenuta va calcolata sulla situazione economica in godimento nel mese in cui si è verificata l assenza (esempio: il dipendente ha effettuato un giorno di sciopero nel mese di maggio, Cat. C; la trattenuta viene effettuata nel mese di giugno, Cat. D: il calcolo deve essere eseguito sulla Cat. C). Laddove l assenza dia luogo ad un integrazione previdenziale (esempio: malattia al 50%), quest ultima deve essere effettuata anche se inserita retroattivamente. GESTIONE MISSIONI E TRASFERTE: Deve prevedere una sezione appositamente dedicata alla gestione delle missioni in territorio nazionale o estero. Onde costituire una banca dati il più possibile completa, si chiede l abbinamento a ciascuna missione di ulteriori informazioni importanti, quali, ad esempio, l area di competenza, la tipologia, il centro di costo (predefinite in apposite tabelle manutenzionabili) e le stampe di prospetti di liquidazione dei relativi importi, con riepilogo in sottogruppi (es.: per strutture, profili e posizioni, centri di costo, ecc.). GESTIONE COLLABORATORI: Si richiede la gestione dei soggetti percipienti redditi assimilati a quelli da lavoro dipendente (compensi per collaborazioni coordinate, borse di studio, ecc). Per questo tipo di rapporti viene richiesta una perfetta integrazione tra gestione anagrafica, giuridica, economica e presenze-assenze, onde escludere qualsiasi tipo di duplicazione dei dati da

16 inserire. La gestione deve essere interessata da tutti gli adempimenti previsti dalle leggi fiscali, contributive, previdenziali ed assicurative connessi alla corresponsione degli emolumenti periodici ed agli adempimenti annuali. Tutti gli archivi, ivi compresi quelli anagrafici, giuridici ed economici (ad es. gli ultimi cedolini elaborati e tutti i precedenti) sono mantenuti in linea all interno della banca dati dell Azienda e sono visionabili/stampabili in qualsiasi momento dal personale autorizzato. Tra le prestazioni di base a disposizione dell utente rientrano: Elaborazione cedolini Gestione in linea dei dati anagrafici, giuridici ed economici Stampa cedolini e cartellini presenza, posta elettronica e visualizzazione tramite Internet Gestione delle variazioni fiscali, previdenziali e contrattuali Gestione denunce fiscali Modello CUD e certificazione redditi da lavoro autonomo Gestione IRAP Computo delle assenze a vario titolo Archiviazione degli orari di servizio settimanali e delle sedi di servizio L inserimento delle informazioni necessarie sul tipo di incarico automatizza la corresponsione dei compensi mensili ed i corrispondenti effetti sulle denunce contributive e fiscali. GESTIONE DENUNCE: Viene richiesto un aggiornamento continuo del software alla normativa nazionale al fine di poter adempiere regolarmente gli obblighi contributivi e fiscali, rispettando le scadenze e le modalità di presentazione delle denunce. Il sistema deve altresì gestire tutte le denuncie previste da leggi, regolamenti, ecc., assolvendo in modo completo il debito informativo verso i dipendenti, la regione, i ministeri, gli enti previdenzialiassistenziali, ecc. In particolare, devono essere previste le seguenti elaborazioni: - Denuncia ONAOSI (semestrale) - Denuncia INAIL - D.M.A. - UNIEMENS individuale Tutte le statistiche, rilevazioni e denunce previste dalla normativa devono essere generate automaticamente dalla procedura; l intervento a carico dell utente deve essere limitato al controllo dei risultati, visionabili sia a video che su apposite stampe. Eventuali squadrature devono essere evidenziate da appositi reports di controllo. Sono particolarmente apprezzate tecniche che permettano all operatore di intervenire sulle informazioni di tutti i modelli per mezzo di opportune maschere video che riproducano i formati

17 ministeriali Per quanto riguarda la predisposizione del Conto Annuale della spesa, deve essere garantita la predisposizione automatica delle tabelle contenute nella statistica da inviare alla Ragioneria Generale dello Stato, tramite abbinamenti fra i codici stabiliti dal Ministero e le voci retributive utilizzate o le qualifiche assegnate ai dipendenti. Prima della predisposizione definitiva del Conto Annuale, si richiedono reports appositi indicanti quali voci e/o qualifiche non sono state opportunamente codificate. A fine anno devono essere prodotti elenchi delle retribuzioni imponibili INAIL suddivisi per polizza (amministrativi e altri) con l applicazione dei relativi minimali e massimali, onde predisporre la relativa denuncia annuale. Per le denunce sopra specificate, nonché per CUD e Modello 770, tutte le informazioni necessarie devono essere recuperate automaticamente dalla procedura di gestione giuridico - economica. GESTIONE FASE MENSILE: Deve consentire di elaborare i dati economici, onde ottenere i documenti per la liquidazione dei compensi mensili ai dipendenti. Durante questa fase elaborativa, deve essere assicurata la prosecuzione dell attività gestionale di tutti gli operatori senza pericolo alcuno per l integrità e la correttezza dei risultati economici. Si precisa che la procedura dovrà includere degli opportuni moduli per i ricalcoli automatici degli arretrati, sia relativi all anno in corso, sia relativi agli anni pregressi. A tal fine, dovrà essere prevista la possibilità di eseguire ricalcolo a fronte di gruppi omogenei di dipendenti, di dipendenti associati ad un determinato contratto o di un singolo dipendente, anche di più voci nell ambito del medesimo periodo o per un range temporale: in tal caso dovrà essere tenuta traccia delle diverse situazioni storiche. Il sistema deve effettuare calcoli presuntivi di stipendio per dipendenti, sia a tempo pieno sia a part-time, e del relativo costo per l Azienda riferito a qualsiasi profilo professionale. Mensilmente la procedura dovrà provvedere alla elaborazione ed alla stampa dei cedolini stipendiali del personale. L elaborazione dovrà, necessariamente, soddisfare le seguenti esigenze: il cedolino viene, di norma, elaborato e stampato per tutti i dipendenti in servizio alla data di elaborazione, anche se in aspettativa non retribuita, e per i dipendenti cessati dal servizio cui competono emolumenti arretrati; possibilità di caricamento di file contenenti voci variabili predisposte direttamente dall ufficio automazione degli importi nelle voci variabili (esempio: buoni mensa: immettere solo numero di buoni) dovrà essere prevista la possibilità di eseguire più elaborazioni mensili, che possono interessare sia dipendenti già trattati con la prima elaborazione (correzioni o cessazioni dal

18 servizio), sia nuovi dipendenti; dovrà essere assicurata la gestione automatica di un dipendente che presenti, nello stesso mese di liquidazione, diverse situazioni di inquadramento contrattuale; dovrà essere fornita la possibilità di ricalcolo e conguaglio automatici nel caso di inquadramento retroattivo, anche per l attribuzione delle fasce e qualora si verificassero assenze con valenza retroattiva; gli emolumenti relativi ad anni precedenti dovranno avere la possibilità di essere liquidati contestualmente a quelli ordinari del mese, evidenziandone a parte le relative quote e l anno di competenza; eventuali voci derivanti dalla procedura automatica di ricalcolo, a seguito di conguagli, dovranno essere inserite nel cedolino del mese, previa autorizzazione da parte dell Ufficio Stipendi; dovrà essere prevista la gestione dei dipendenti nel caso di passaggio da rapporto di lavoro a tempo determinato a tempo indeterminato (senza variazione di matricola); dovrà, altresì, essere fornito il recupero dei dati del dipendente in caso di cessazione e riassunzione, con o senza soluzione di continuità. dovrà essere prevista la gestione completa ed esaustiva degli eredi. Deve essere assicurata la visualizzazione dei cedolini provvisori e stampa dei relativi tabulati, nonché la possibilità di rielaborare almeno una volta, con possibilità di verifica delle correzioni apportate prima dell elaborazione definitiva. Devono essere previsti tabulati preparatori, onde accertare la correttezza dei dati inseriti. In particolare devono essere indicati: - anomalie riscontrate nell elaborazione degli stipendi - cedolini in negativo - cedolini di dipendenti cessati nonché ulteriori informazioni che si ritenesse utile controllare. Si richiede, altresì, una maschera specifica per l inserimento di competenze e trattenute relative a dipendenti in servizio o cessati, onde poter eseguire un operazione di congelamento temporaneo, interessato da successivo sblocco, qualora si disporrà il travaso delle voci inserite sul cedolino stipendiale per la relativa liquidazione. Deve essere garantita la produzione di cedolino con netto in negativo (vedasi addizionali) concernente dipendenti assenti dal servizio con l istituto di aspettativa non retribuita, assicurando l esposizione nel programma del contatore del negativo esposto nel cedolino. GESTIONE FONDI E ANALISI DI BILANCIO L univocità della banca dati deve consentire di gestire, con semplicità, la gestione e il controllo dei fondi previsti da CCNL e dai Contratti Integrativi Aziendali (CCIA ) oltre all analisi preventiva della spesa del personale.

19 La procedura deve consentire un efficace gestione mensile dei fondi ed una loro suddivisione per contratto, per ruolo e per anno, mediante la codifica dei vari fondi contrattuali e l associazione delle voci economiche ad ognuno di essi. Il programma, impostando il valore iniziale del fondo, deve essere in grado di calcolare il consumo mensile ed il relativo residuo, nonché, tramite una proiezione, il trend di erosione e possibilmente il mese nel quale si esaurisce la disponibilità. Deve, dunque, essere gestito il legame tra il fondo ed il consumo dello stesso in base alla tipologia delle voci inserite (straordinari, indennità, ecc.). Pertanto si richiede la produzione di: - tabulati riepilogativi delle indennità fisse ed accessorie raggruppati per codice voce, onde verificare il totale pagato e la disponibilità dei fondi, per ogni contratto (comparto ed aree dirigenziali medici e non medici) - riepilogo delle voci pagate, distinte per contratto e per competenza, raggruppate tra voci fisse stipendiali e voci relative ai fondi, con progressivo annuale. Nelle impostazioni di estrazione dei dati, il programma deve permettere di selezionare l anno di competenza e deve essere in grado di esaminare i cedolini pagati, individuando le voci afferenti ad ogni singolo fondo con competenza identica a quella impostata. In tal modo è possibile gestire i fondi il cui consumo reale travalica l anno solare. Inoltre è necessario che il programma abbia funzioni che permettano di analizzare nel dettaglio l influenza mensile delle singole voci del cedolino stipendiale sul fondo. La gestione integrata dei fondi contrattuali deve rispettare sempre il criterio di competenza anche ai fini della predisposizione del conto trimestrale ed annuale della spesa. Il programma deve essere in grado di determinare la spesa del personale effettiva e permettere previsioni di spesa, distinte per contratto e per ruolo, al fine di elaborare e predisporre l indagine congiunturale trimestrale e il bilancio preventivo annuale. Nell ambito della previsione della spesa del personale è importante considerare anche le seguenti variabili: gli aumenti e i risparmi di spesa del personale relative alle assunzioni e cessazioni previste durante l anno; applicazioni di rinnovi contrattuali; proiezioni nell utilizzo dei fondi. ELABORAZIONE MODELLO 770: Per quanto riguarda il modello 770 si chiede l elaborazione dei dati provenienti dal sistema contabile onde produrre un unica denuncia integrata, conforme alle specifiche ministeriali. In particolare la produzione annuale del CUD/770 non deve comportare operazioni di ricodifica dei dati da parte degli operatori.

20 La procedura dovrà prevedere la registrazione, visualizzazione ed archiviazione del modello 770, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, con possibilità di estrazione del singolo dipendente. In particolare dovrà essere consentito l inserimento di dati provenienti da altre procedure (mod. 770/C mod. 770/D), nonché quelli provenienti dalla procedure di assistenza fiscale (mod. 730) e comunque l inserimento manuale di dati non importabili automaticamente. Oltre alla creazione della gestione modello 770, all interno del programma, relativamente al personale dipendente e/o profili gestiti e di competenza della S.C. Gestione Risorse Umane, deve essere prevista l elaborazione concernente i files generati dai programmi di contabilità esterni relativi a REDDITI ASSIMILATI A LAVORO DIPENDENTE e LAVORATORI AUTONOMI. Il caricamento di dati deve essere non troncato, ma esposto al centesimo di euro, al fine di evitare squadrature tra le ritenute esposte ed il versato. Deve essere altresì assicurata tramite il caricamento esterno la possibilità, così come già in essere per le posizioni dei dipendenti, di visualizzare e modificare le posizioni/anagrafiche dei consulenti esterni. Dopo l effettuazione di tutti i controlli e verifiche della dichiarazione (dichiarato con versamenti), la Società Affidataria dovrà chiudere la dichiarazione ed inviarla alla S.C. Economico-Finanziaria configurata come file ministeriale. Se, a seguito della fase di controllo/validazione del programma ministeriale ENTRATEL, necessario per l invio della dichiarazione all Agenzia delle Entrate, si dovessero riscontrare errori, verrà contattata la Società Affidataria per la risoluzione di eventuali problemi di Sua competenza. La S.C. Economico-Finanziaria procederà, quindi, all invio della dichiarazione 770 all Agenzia delle Entrate. Si richiede la possibilità di effettuare autonomamente stampe (aziendale e per presidio), sia delle singole posizioni su formato ministeriale (per il personale dipendente, per quello assimilato o per i lavoratori autonomi), sia dei totali relativi a tutti i quadri che compongono la dichiarazione, tanto in fase di gestione quanto successivamente all invio della stessa. SCADENZIARIO ATTIVITA : Onde assicurare un tempestivo e corretto adempimento di tutte le attività inerenti la gestione economica dei dipendenti, deve essere garantito il rispetto delle scadenze prefissate in collaborazione con i Direttori interessati. Lo specifico scadenziario deve essere concordato prima dell inizio della prestazione d opera; successivamente all inizio di ogni anno o nell arco temporale dello stesso, ove ritenuto necessario. Si precisa che l invio alla banca dei files concernenti bonifici ed assegni deve avvenire almeno 5 giorni lavorativi prima rispetto alla scadenza del pagamento degli emolumenti stipendiali (giorno 27 del mese o antecedente se festivo o prefestivo, tale termine potrà essere ridefinito per il mese di dicembre). I cedolini paga e i tabulati stipendiali dovranno essere a disposizione dell Azienda prima di tale data. Le eventuali chiusure dell Azienda Affidataria dovranno essere preventivamente comunicate e

21 comunque non dovranno inficiare la normale attività lavorativa neppure per i mesi di agosto e di dicembre. CONSULTAZIONE DEI DATI RELATIVI AI DIPENDENTI: La stazione appaltante, oltre all elaborazione e consultazione del cedolino del mese in corso, deve avere la possibilità di visualizzare, stampare ed estrarre qualsiasi informazione riferita al dipendente scelto. Relativamente a quanto sopra specificato, in via esemplificativa: - situazione fiscale - retribuzioni ai fini IRAP - imponibili soggetti al contributo aggiuntivo 1% - voci variabili erogate - storico imponibili CPDEL/CPS - dati riportati nelle denunce INPDAP - retribuzioni accessorie erogate a partire dalla data indicata dall utente Si chiede, inoltre, la visualizzazione e stampa, per ciascun dipendente: - del cedolino stipendiale di un qualsiasi mese già elaborato - dei cedolini di un periodo plurimensile - di un riepilogo annuale. Si richiede che tali estrazioni possano essere affinate tramite l indicazione di uno specifico codice voce, al fine di poter ricavare non solo l importo di un determinato emolumento erogato in un certo periodo, ma anche, per esempio, l ammontare delle ritenute subite dal dipendente, l imponibile fiscale o l imponibile contributivo della cassa previdenziale di appartenenza, ecc. Deve essere prevista una consultazione per voce stipendiale, onde conoscere l elenco dei dipendenti cui sono stati liquidati importi concernenti una stessa voce retributiva. Tutte le informazioni sopra illustrate ed altre di cui si ravvisasse l utilità devono poter essere trasferite su tabelle Excel per eventuali ulteriori analisi da parte della stazione appalatante. ARCHIVIAZIONE INFORMATICA DEI DATI: Si richiede l archiviazione informatica (con appositi supporti, quali CD-ROM) di documentazione diversa, tra cui i cedolini, i CUD, le denunce periodiche ed altri reports. CONSULTAZIONE VIA INTERNET DEI PROPRI DATI DA PARTE DEL DIPENDENTE: Per i dipendenti, viene richiesta la possibilità di consultare, visualizzare e stampare, la propria situazione concernente, per esempio, il cartellino delle presenze, il cedolino stipendiale, il CUD e qualsiasi altra informazione di cui necessitasse la conoscenza.

22 In ogni caso, comunque, l elenco dei dati a disposizione dei dipendenti farà riferimento alle scelte operate dalla Direzione S.C. Gestione Risorse Umane. ELABORAZIONI MENSILI: Al termine della fase di elaborazione dei cedolini, devono essere prodotti tutti i prospetti e le denunce mensili fiscali, contributive ed assicurative, anche su supporto informatico. A titolo esemplificativo, si richiedono i seguenti elaborati mensili: Cedolini stipendiali, consultabili anche via web Riepilogo mensile retribuzioni INPS Distinta emolumenti per la banca Riepilogo conguagli fiscali effettuati nel mese Elenco integrazioni INPDAP Elenco progressivi IRPEF Elenco nominativo voci contabili richieste dalla S.A. Elenco voci contabili con importo corrisposto Elenco voci contabili per centro di costo Riepilogo contributi previdenziali e assistenziali Riepilogo unico versamento imposte Elenco dipendenti per polizza INAIL Distinte di versamento per Cassa Pensioni, ex Inadel Previdenza, TFR, Fondo Credito Elenco per IRAP Elenco dipendenti con addizionale regionale nel mese Elenco dipendenti con addizionale regionale rateizzata Elenco dipendenti con addizionale regionale da 730 Elenco dipendenti con addizionale comunale nel mese Elenco dipendenti con addizionale comunale rateizzata Elenco dipendenti con addizionale comunale da 730 Elenco dipendenti suddiviso per sindacato Elenco rate assolte relativamente a situazioni debitorie Elenco raggruppamenti stipendiali per la predisposizione di mandati e reversali Elenco contributi suddivisi per ruolo, bilancio, contratto Riepilogo dipendenti e voci per ruolo, bilancio, contratto Riepilogo voci suddivise per ruolo, bilancio, contratto Riepilogo voci aggregate per conto economico, suddiviso per ruolo, bilancio, contratto Distinta di accompagnamento dei mandati per il versamento dei contributi previdenziali Elenco della spesa per imputazione a bilancio Riassunto generale stipendi per ruolo e raggruppamenti di voci Stampa riepilogativa oneri a carico ente