IL SISTEMA. ICT-GROUP s.r.l

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Michela Pinto
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1 Soluzione Informatica Gestione Personale Sanitario

2 IL SISTEMA La soluzione informatica per la Gestione del Personale Sanitario è un applicativo software di ultima generazione che consente una gestione efficace ed efficiente di tutte le problematiche connesse al personale sanitario operativo all interno dell azienda ospedaliera: dall'organizzazione del calendario mensile, all'assegnazione dei vari turni/reperibilità fino alla a raccolta di tutti i dati necessari per arrivare all'emissione della busta paga. Le caratteristiche principali del la soluzione sono: La flessibilità della soluzione consente l integrazione con sistemi di timbratura, controllo di gestione, sistemi amministrativi ospedalieri, business intelligence, sistema qualità, ecc pagina 2

turni/reperibilità fino alla a raccolta di tutti i dati necessari per arrivare all'emissione della busta paga.

3 MODULI DEL SISTEMA Il sistema contiene i dati di archivio del personale in modalità interattiva.: tutte le informazioni relative agli operatori vengono utilizzate dall applicativo nelle varie fasi dell elaborazione dei turni di lavoro, risparmiando all utente l incombenza di dover ricordare tutte le eccezioni e le differenze normative presenti nei vari contratti di lavoro; le informazioni associate alle anagrafiche ed ai rapporti di lavoro, sono raggruppate in sezioni per una consultazione facilitata e consentono di analizzare la carriera professionale, contrattuale, retributiva, gli skill e le competenze, i documenti archiviati, le assenze, le cariche ricoperte, il materiale consegnato, i procedimenti disciplinari, ecc Vediamo in dettaglio i vari moduli che compongono il sistema: ANAGRAFICHE OPERATORI In questa sezione l utente è in grado di gestire i dati generali degli operatori quali: - nome - cognome - data e luogo di nascita - cittadinanza - codice fiscale (calcolato in automatico) - residenza/domicilio - contatti telefonici - dati bancari per l'accredito della busta paga - riferimenti TFR e eventuali deleghe sindacali - i centri di costo - i documenti da presentare con relative scadenze (passaporto, permesso di soggiorno/idoneità alloggio per i dipendenti extracomunitari, certificato sanitario ASL,..) CONTRATTI DI SOGGIORNO Per eventuale personale straniero, il sistema consente di gestire i contratti di soggiorno effettuando la stampa del documento di lavoro che il dipendente dovrà presentare alla prefettura. pagina 3

tutte le eccezioni e le differenze normative presenti nei vari contratti di lavoro; le informazioni associate alle anagrafiche ed ai rapporti di lavoro, sono raggruppate in sezioni per una

4 CONTRATTI DI LAVORO Queste sezioni consentono di gestire i dati legati al contratto di lavoro; per ogni operatore possono essere specificate oltre alla qualifica principale, anche le qualifiche alternative, in modo da poter sempre coprire il turno con personale qualificato: - data di assunzione/licenziamento - tipo inquadramento con gestione storico - livelli di assunzione - gestione storico con attribuzione automatica da contratto - mansione e livelli di rischio connessi all'attività da svolgere - Il sistema gestisce lo storico delle mansioni ricoperte dall'operatore all'interno dell'azienda. - tariffa oraria dell'operatore - posizione INAIL/INPS - eventuali invalidità/disabilità - detrazioni per assegni familiari - dettaglio contratto di lavoro in essere ed eventuale archivio storico dei contratti precedentemente sottoscritti - dati relativi a benefit ed indennità spettanti all'operatore ORARI DI LAVORO/TURNAZIONE La sezione consente la visualizzazione dei dati relativi agli orari di lavoro dell'operatore. Attraverso questa funzionalità il sistema è in grado di associare ad ogni operatore: - la tipologia di turno definita dal contratto - l associazione ad ogni operatore di uno o più reparti di riferimento per lo svolgimento delle attività - i turni di lavoro: in termini di monte ore giornaliere e settimanali di lavoro sui reparti - il tipo di salario applicato: in conseguenza della tipologia di turno (diurno, notturno, straordinario,...) e del contratto di lavoro sottoscritto. pagina 4

storico con attribuzione automatica da contratto - mansione e livelli di rischio connessi all'attività da svolgere - Il sistema gestisce lo storico delle mansioni ricoperte dall'operatore all'interno

5 ATTIVITÀ OPERATORI Il modulo consente la gestione del flusso operativo delle attività da svolgere a cura dei singoli operatori. A causa della complessità e della criticità della gestione del personale in turnazione è necessario armonizzare le esigenze operative aziendali, gli accordi contrattuali e aziendali, ma anche le caratteristiche del personale, in termini di conoscenze e competenze, ma anche di attitudini ed esigenze. L ottimale programmazione de turni di lavoro deve rispondere non solo a criteri di efficienza ed efficacia, ma anche di equità di trattamento del personale, deve quindi considerare tutti gli aspetti sociali e fisiologici tipici della gestione delle risorse umane. COMUNICAZIONI E' disponibile una sezione "Comunicazioni" in cui l operatore può gestire manualmente o automaticamente le comunicazioni generali indispensabili per la corretta emissione delle buste paga quali: - cambio tipo inquadramento / livello / mansione - cambio residenza / domicilio / conto corrente - cambio centro di costo - inserimento benefit e indennità - scadenziario tariffa oraria indispensabili per la corretta emissione della busta paga. - comunicazione dei crediti dell'operatore se l'operatore viene licenziato. Nel caso ci siano dei crediti ancora aperti, il sistema genera in automatico alla data di licenziamento una comunicazione che indica i crediti aperti (finanziamenti non terminati). Tale comunicazione deve essere inviata all'ufficio buste paga per effettuare la trattenuta, degll'importo dovuto, dal TFR dell'operatore. STAMPE Il sistema consente di eseguire numerose stampe tra cui: - comunicazione assunzione - comunicazione dimissioni - variazione orari di lavoro - stampa cartellini - stampa elenco operatori - lettera di richiesta documenti pagina 5

caratteristiche del personale, in termini di conoscenze e competenze, ma anche di attitudini ed esigenze.

6 VISITE MEDICHE Il modulo consente la gestione dei dati connessi alla posizione sanitaria dell'operatore ed i risultati delle visite mediche/vaccini effettuati o ancora da effettuare con conseguente comunicazione diretta all'operatore. E' possibile pianificare le visite degli operatori in funzione dell'orario di lavoro contrattuale nonchè visualizzare e stampare per ogni operatore lo scadenziario dei controlli medici e relativi moduli: - la lettera di convocazione per la visita - la lettera di richiamo per chi non ha fatto la visita entro la data indicata - il modulo della prima visita - l'esito della prima visita - il modulo della visita periodica DOTAZIONE OPERATORI Il sistema offre un pronta gestione del magazzino indumenti operatori attraverso: - la codifica dei magazzini degli indumenti - relative causali di magazzino - gestione dei dati di carico (causale di carico, fornitore, provenienza, tipo indumento, unità di misura, taglia, prezzo, ecc...) - la dotazione fornita agli operatori - le movimentazioni di indumenti tra gli operatori - le disponibilità a magazzino per ogni tipologia di indumento Il modulo offre inoltre una serie di visualizzazioni/stampe all'operatore, quali: - movimento magazzino indumenti - giacenza - disponibilità - giacenza/disponibilità per indumento - giacenza/disponibilità per date PIANIFICAZIONE Il sistema consente la pianificazione automatica dei turni degli operatori nei diversi reparti in maniera intuitiva e veloce: selezionando il periodo di riferimento si possono simulare gli impegni per operatore con evidenza dei turni e dei reparti di assegnazione, considerando eventuali ferie, permessi ed assenze (maternità, malattia,..). Nella fase di abbinamento di un reparto ad un operatore, il sistema verifica se l'operatore abbia l'idoneità per operare nel reparto attribuito. pagina 6

E' possibile pianificare le visite degli operatori in funzione dell'orario di lavoro contrattuale nonchè visualizzare e stampare per ogni operatore lo scadenziario dei controlli medici e relativi

7 A disposizione dell'utente sono presenti numerose funzioni di ricerca, visualizzazione e stampa degli impegni operatori. E' possibile inserire, modificare o eliminare dati inseriti all'interno del calendario impegni di un operatore, visualizzando: dettagli dell'impegno visualizzare le ferie ed i permessi maturati e goduti dall'operatore inserire impegni in modo massivo (es. pianificazione ferie) stampare il calendario CONSUNTIVAZIONE ATTIVITÀ Dalla pianificazione delle presenze il sistema consente di consuntivare/rilevare le presenze degli operatori per area grazie alla gestione del "cartellino" degli operatori. La procedura permette di confermare o modificare gli orari previsti per lo svolgimento delle attività assegnate, consuntivare giornate di ferie, permessi o malattia direttamente in reparto. Inoltre il sistema consente di ottimizzare le operazioni di sostituzione degli operatori mancanti (in ferie, in malattia, in permesso,...). pagina 7

goduti dall'operatore inserire impegni in modo massivo (es.

8 CARTELLINI OPERATORI La gestione dei cartellini operatori consente di visualizzare e confrontare quanto pianificato con quanto effettivamente eseguito in un unico documento. L'utente ha a disposizione funzioni di ricerca, visualizzazione, modifica e stampa dei singoli cartellini. BUSTE PAGA Effettuata la consuntivazione delle ore per operatore/reparto con evidenza delle ore eccedenti l'orario stabilito e soggette a maggiorazione (straordinari, festivi, ecc...) e considerando quanto indicato sul cartellino, il modulo consente l'archiviazione e l'esportazione dei dati necessari per la preparazione delle buste paga. E' inoltre possibile elaborare le ferie/permessi maturati ad una data ed in funzione del contratto di lavoro in essere, proiettare ad una data futura l'eventuale maturazione con indicazione separata per ferie e permessi. I dati ricavati possono essere stampati per l'invio all'ufficio paghe. pagina 8

BUSTE PAGA Effettuata la consuntivazione delle ore per operatore/reparto con evidenza delle ore eccedenti l'orario stabilito e soggette a maggiorazione (straordinari, festivi, ecc.

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