MODULO «Piattaforma ISCRIZIONI on-line» MyOutDoorBox Procedura

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1 MODULO «Piattaforma ISCRIZIONI on-line» MyOutDoorBox Procedura Sommario : UE DU COUREUR : 1 ACCESSO AL MODULO Contatto : myoutdoorbox@outdoorlab.fr 2 PER IMPOSTARE PARAMETRI/CREARE EVENTI E CREARE LE GARE 4 5- L INSCTION VUE DU COUREUR 3 UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA UNA VOLTA CHE L EVENTO E ON-LINE 4- GESTIONE DEI PARTECIPANTI 4 L INSCRIPTION VUE DU COUREUR : 5- L ISCRIZIONE PER L ATLETA 6- DOPO LA MANIFESTAZIONE 7-CONSIGLI PER L AMMINISTRATORE

2 1 ACCESSO AL MODULO : E possibile accedere alla piattaforma collegandosi a: 1) La creazione del vostro EVENTO sulla piattaforma è effettuato dal vostro gestore in MYOUTOODBOX.com. 2) Creare un account, imperativo con l indirizzo specificato nel vostro manager myoutdoorbox. 3) Accedi, il sito riconoscerà la tua e un link al modulo di amministrazione apparirà automaticamente sul sito.

3 2 PER IMPOSTARE PARAMETRI/CREARE EVENTI E CREARE LE GARE : 4: Il vostro EVENTO creato, sarete in grado di configurare e creare le corse relative a questo evento. Glossario : Sulla piattaforma, - La manifestazione globale è chiamato «evento». - Ogni corsa dell evento si chiamerà «corsa» Esempio dela pagina «evento» nella amministrazione: Vi permette di modificare l evento/il percorso Vi permette di vedere l evento/il percurso on-line, di fronte sull office Vi permete di eliminare l evento/il(i) percorso(i). Attenzione, utilizzare con precauzione. L eventuale eliminazione è definitiva. Vi permette di accedere alla pagina dell elenco iscritti Vi permette di aggiornare un percorso Il caricamento delle informazioni è guidato da un formulario che svolge il layout automatico. Deve essere completato in modo da riempire i differenti campi.

4 PARAMETRI/MODIFICARE L EVENTO : ESEMPIO INGRESSO eventi e risultati ottenuti

5 Risultati ottenuti on-line:

6 SPIEGAZIONI DI ALCUNI CAMPI: - Contesto «Regolamento». Colmare questa lacuna specificando per esempio il materiale obbligatorio, o le istruzioni per saperne di più sugli atleti, i punti del regolamento, ecc... - Contesto «Certificato medico» Riempire questo spazio indicando i vincoli FFA sul certificato medico o la conformità delle licenze. Questo testo sarà anche inserito nella mail di conferma d iscrizione che riceverà il corridore dopo il pagamento dell iscrizione. - Contesto «Immagine principale dell'evento» / «gestione dei file» : È necessario selezionare una immagine rappresentativa del vostro evento. È possibile scaricarlo da tutti i file che vuoi (sponsor, volantini ecc...). Attenzione, le foto devono avere un nome senza spazi, e una estensione "jpg" in minuscolo. In caso contrario, saranno caricati al momento della presentazione della gara tramite l'editor, ma non vengono visualizzati. Una volta creato il vostro evento, non dimenticate di barrare la casella nella parte inferiore della pagina in modo che appaia in linea: PARAMETRI DELLA GARA : Crea il numero di percorsi che vuoi cliccando su: ESEMPIO INGRESSO GARE e risultati gara ottenuti

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8 SPIEGAZIONI DI ALCUNI CAMPI: - «Numero di corridori per iscrizioni» : Se > 1 gara è considerata finita. Quando si entra nella scheda iscrizione, verrà chiesto di inserire il nome della squadra, più il nome dei membri della squadra stessa. Per modificare la composizioni della squadra, l'amministratore deve farlo attraverso la funzione "modificare l'elenco dei partecipanti", e modificare il contenuto dei settori interessati - «Prezzo» l'importo indicato è l'importo addebitato sulla carta di credito dell atleta. Tale importo sarà probabilmente maggiore della quota di iscrizione negoziato con MYOUTDOORBOX se nel redigere il contratto è stato stabilito che la maggiorazione è a carico dell atleta. Il prezzo può essere modificato dall'amministratore, ad esempio, ad una data determinata, se si è deciso di effettuare un costo aggiuntivo per l'iscrizione oltre una certa data. La modifica del costo avverrà in quel giorno. - «Domanda opzionale» : Se volete, potete aggiungere uno spazio per l'utente. Vi ringraziamo di precisare l'etichetta da visualizzare per questo campo. - «Gestioni di supplementi» : Ad esempio, pasto dopo la gara, se non sono compresi nella registrazione. O per gli accompagnatori i pasti hanno un costo diverso dall atleta. È possibile creare molti extra che si desidera, a costi differenti. È possibile limitare il numero di opzioni che possono prendere un corridore. 3 UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA UNA VOLTA CHE L EVENTO E ON-LINE : MODIFICARE L EVENTO/IL PERCORSO Una volta online il tuo evento, è possibile accedere a: Collegandosi suwww.myoutdoorbox.com con il tuo account amministrativo. Il collegamento alla pagina di Amministrazione è accessibile tramite il link accesso all'amministrazione

9 Gestione dell evento / Percorso Come nella creazione, i pulsanti consentono di gestire l'amministrazione, cambiate le impostazioni del tuo evento e del vostro percorso, per vedere l'evento, il percorso online, gestire le liste di iscritti. Cliccare su: Avete la possibilità di modificare il vostro evento / il vostro percorso Cliccare su: Avete l accesso alla lista iscritti, e l importo generato da queste iscrizioni Cliccare su: Avete l accesso front office alla descrizione generale della vostra gara o del vostro percorso, con la possibilità di registrarsi. Questo è ciò che i piloti vedranno Cliccare su: Avete la possibilità di eliminare il vostro evento /la vostra gara. Attenzione, si consiglia vivamente di non eliminare un evento / una gara che è già online. I dati non possono essere recuperati!

10 4- GESTIONE DEI PARTECIPANTI Modificare la lista dei partecipanti: E possibile modificare tutte le informazioni concerni gli iscritti : È anche vedere nel quantità di generate, per percorso: possibile dettaglio la transazioni ogni Importare la lista dei partecipanti Potete esportare la lista dei partecipanti cliccando su Ciò consente di recuperare le iscrizioni con le tabelle in EXCEL (esportazione). Questo file sarà nell'ordine d iscrizione

11 COME ISCRIVERE DEI PARTECIPANTI «GRATUITI» potete aggiungere una iscrizione gratuita cliccando su: Sulla pagina Modifica dei partecipanti. Le iscrizioni gratuits significano sensa nessun prelievo bancario Questa possibilità è offerta al manager myoutdoorbox, nonché all'amministratore della corsa. E 'stato stabilito:: - Per inserire invitati - Per immettere le iscrizioni ricevute per posta (e presumibilmente pagato altrove, che non dà luogo a debiti CB adottati dalla piattaforma) I seguenti campi devono essere completati per passare la/ le iscrizione (i) gratuti tramite l amministrazione Per validitare l iscrizione gratuita cliccare su Registrare:

12 La persona sarà automaticamente aggiunto alla lista degli inscritti Questa funzione è disponibile anche se le iscrizioni Internet sono chiuse. Alla fine, ci sarà un solo file Excel da gestire. E quelli registrati dall'organizzatore dopo la chiusura, si vedono automaticamente nella lista. VEDERE LA LISTA DEGLI ISCRITTI Puoi anche visualizzare immediatamente la lista degli iscritti per la gara cliccando su "Visualizza la lista degli iscritti" in Front Office di ogni percorso: Gli atleti possono facilmente visualizzare tutti dal vivo tutti gli iscritti della gara MAIL RIEPILOGATIVA INVIATA AGLI ATLETI: Un' viene inviata alla casella di posta dell Amministratore, e l' inserito durante l iscrizione dell atleta. Questa è personalizzabile dall'organizzatore tramite l amministrazione. COME ELIMINARE UNA GARA: Questa funzione è possibile solo dall amministratore di MYOUTDOORBOX. Tuttavia, si può mettere l evento off-line e non visibile utilizzando questa casella :

13 5 L ISCRIZIONE PER L ATLETA: - Per iscriversi, l atleta dovrà aprire un account sul sito MYOUTDOORBOX. Poi deve entrare nel pannello che elenca le gare della piattaforma. - Al momento della registrazione, vi verrà chiesto di barrare le caselle come quello che accetta le regole, e vi verrà fornito informazioni sulla sua carta di credito per il prelievo (il sito è sicuro, questa è la banca). E 'possibile che la banca del cliente chiede di immettere un codice che riceverà tramite SMS (questa non è una procedura specifica della banca del cliente). Una volta che il pagamento è confermato, l atleta iscritto riceverà una mail di conferma per l'account che gli ha permesso di collegarsi al sito; Qui sotto un esempio di .

14 Se l iscrizione viene effettuata da una terza persona (segretario del club, per esempio), l' di conferma viene inviata sia alla persona che è collegata, sia l'indirizzo che è stato comunicato nel modulo di registrazione. Poi l atleta può controllare sul sito alla gara, se appare nella lista degli iscritti. MODIFICA D ISCRIZIONE: - Se l atleta iscritto vuole cambiare il suo profilo, disdire o cambiare percorso, deve contattare l'amministratore della gara che può fare la modifica utilizzando le funzioni di amministrazione. - Se l atleta vuole cambiare percorso, l'amministratore può facilmente farlo inscrivendo l atleta sulla distanzaa con l'aiuto della funzione di ricerca del file atleta disponibile nella parte superiore del modulo di registrazione, quindi rimuovere il corridore nel percorso dove era stato originariamente iscritto. Sotto il modulo ricerca atleta: CERTIFICATO MEDICO: Durante la registrazione, l atleta ha la possibilità di caricare la scanneralizzazione del certificato medico o la tessera. L'amministratore deve verificare la conformità, e indicare lo stato di questo riempendo il campo "stato" certificato medico della posizione da loro scelto (ad esempio, "il file è conforme" o "certificato medico non forniti" etc...). Visualizzando la lista degli iscritti si vedrà lo stato del suo certificato medico Lo stato ha il valore: - «certificato NON-FORNITO da presentare al ritiro pettorale» se l atleta non ha caricato il certificato. - «Scarica il certificato (fermo restando la conformità)» se l atleta ha caricato il certificato, ma l'amministratore non ha verificato la conformità (vale a dire, non ha segnato il «campo di stato del certificato medico»)

15 6- DOPO LA MANIFESTAZIONE È possibile continuare a tenere vivo la vostra pagina dopo la gara, verrà alimentato con immagini e le comunicazioni, e non si interromperà il vostro collegamento web. È possibile: - METTERE I RISULTATI ON-LINE: Per fare questo, è necessario andare all accesso amministratore, quindi fare clic su In fondo alla pagina, è possibile scaricare il documento con i risultati Quando un file viene caricato, il pulsante «vedere i risultati» apparirà nella lista «risultati degli eventi passati» - Gestione dei files È ora possibile aggiungere tutti i documenti che volete (colonna di destra nella pagina di amministrazione). Un documento può essere un'immagine, eccellere documento Exel, pdf, ecc. Per ogni documento è possibile scegliere la categoria. Esempio: "Immagine" aggiungerà una foto nella propria categoria, "Sponsor" aggiungerà uno sponsor, o un altro documento che aggiungerà un link nella casella degli strumenti. È possibile dare un titolo al documento.,,

16 Scaricare file da Back office: Inserimento on-line

17 7 CONSIGLI PER L AMMINISTRATORE DELLA CORSA: - Fai esportazioni frequenti (e parziale) del file degli iscritti. - Controllare i certificati medici caricati sulla piattaforma. Questo è compito dell'organizzatore gestire tale verifica, e gestire i certificati non conformi. Si consiglia dopo la verifica del database di mettere una crocetta nel campo "stato certificato medico" sulla verifica del certificato per un determinato atleta, e inviare un' se il certificato 'non è coerente. - Conservare la traccia delle esportazioni successive su un PC. - Prestare particolare attenzione alle conseguenze dell'eliminazione on-line o di cambiamento di percorso di un atleta durante la modifica della lista degli iscritti. L'iscrizione iniziale ha prelevato i soldi. Il rimborso di una persona va studiato caso per caso. - La piattaforma non gestisce le categorie di età. Le categorie di età saranno calcolate dal software che utilizza il database esportato (abbiamo fatto questa scelta perché la gestione delle categorie di età sono differenti a secondo le federazioni) - Considerare la chiusura iscrizioni anticipata, tenendo conto delle iscrizioni inviate per via , per l'invio dei premi. - Modificare il prezzo dell iscrizione il giorno della maggiorazione quota (se applicata) - I file esportati ha dei nomi di campo conformi a quelle richieste dai campi GmCAP (il software GmCAP è utilizzabile solo se la licenza è stata acquistata dal designer (Gilles Mevel).