Sistema Operativo Pratiche (SOP) Manuale utente per la gestione informatica delle POLIZZE FIDEIUSSORIE nei settori PSR e VITIVINICOLO

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1 Sistema Operativo Pratiche (SOP) Manuale utente per la gestione informatica delle POLIZZE FIDEIUSSORIE nei settori PSR e VITIVINICOLO

2 Dal mese di Marzo 2012 cambiano le modalità di svolgimento dell attività istruttoria in merito alle domande di anticipo (e/o di saldo, nel caso della filiera PSR) con fideiussione nei settori del PSR e del vitivinicolo, con l obiettivo di accelerare i tempi del procedimento riducendo, per quanto possibile, il passaggio di carta fra AGREA e gli Enti Delegati. Le principali modifiche sono le seguenti: - viene eliminato l invio, da parte di AGREA - Esecuzione Pagamenti, del fax di conferma di validità della fideiussione; - gli Enti Delegati valorizzeranno soltanto il campo data convalida nella parte finale del quadro fideiussione; - AGREA apporterà direttamente le eventuali modifiche ai dati di fideiussione all interno del quadro specifico, senza necessità di un coinvolgimento dell Ente Delegato; L Ente Delegato gestisce il quadro fideiussione fino alla valorizzazione del campo data di convalida da parte della Direzione Generale dell istituto bancario/assicurativo; inserita tale data può chiudere l intera istruttoria sulla domanda di anticipo (o di saldo, nel caso del PSR filiera) con un nuovo esito, Liquidabile/Ammissibile all istruttoria fideiussione, procedendo poi all invio ad AGREA - Ufficio Esecuzione Pagamenti - dell originale cartaceo della polizza fideiussoria e della relativa conferma di validità. Una volta ricevuta tale documentazione, la domanda in stato Liquidabile - Completamento fideiussione viene quindi presa in carico da parte di un funzionario AGREA (Ufficio Esecuzione Pagamenti), che svolgerà l attività istruttoria sulla fideiussione portando la domanda stessa in stato Istruttoria fideiussione : tale stato NON permette all Ente Delegato di apportare ulteriori modifiche alla domanda. Viceversa, un domanda già posta in stato Liquidabile - Completamento fideiussione ma non ancora presa in carico da AGREA può ancora essere modificata, in caso di necessità, da parte dell Ente Delegato previa riassegnazione della stessa in istruttoria. In esito all attività istruttoria sulla fideiussione, AGREA completa il quadro fideiussione inserendo la data di conferma (e procedendo altresì alla correzione/integrazione dei dati di fideiussione inseriti, qualora necessario) e chiudendo la domanda con esito Liquidabile : SOP provvederà all invio automatico di una mail di notifica al competente funzionario/i 1

3 dell Ente Delegato che potrà quindi riprendere il carico la domanda\e e procedere alla creazione del relativo elenco di liquidazione. Oltre alla suddetta comunicazione di notifica, AGREA mette inoltre a disposizione appositi report WEB attraverso i quali i funzionari degli Enti potranno monitorare costantemente la situazione delle domande in attesa di completamento dell istruttoria fideiussione. Qualora AGREA ritenga la fideiussione non conforme/non ammissibile può procedere a chiudere l attività: - con esito Non conforme (assegnabile), che riporta la domanda in stato assegnabile ai fini di un nuovo esito istruttorio da parte dell Ente Delegato (con eventuale restituzione della polizza ai fini delle necessarie integrazioni/correzioni); - con esito Non liquidabile, equivalente al rigetto dell intera domanda, nei casi più gravi e comunque previa consultazione con l Ente interessato (è ad esempio il caso, ipotetico, di polizza fideiussoria ritenuta non valida cui si accompagni il rifiuto di procedere alla sostituzione da parte del richiedente) Le pagine che seguono illustrano più nel dettaglio le attività da compiere: per quanto riguarda le modalità da seguire ai fini della compilazione, dell assegnazione e/o della liquidazione a SOP delle domande si rimanda agli specifici manuali di settore, reperibili sul sito web di AGREA. N.B. Entro il 5 marzo gli enti devono inserire la data conferma validità nella domande per le quali gli abbiano già ricevuto il FAX di conferma da parte di AGREA, e conseguentemente chiudere la domanda con esito LIQUIDABILE. In caso di mancato inserimento di tale data, pur in presenza del fax di conferma la domanda dovrà essere chiusa con esito LIQUIDABILE/COMPLETAMENTO FIDEIUSSIONE e successivamente provvederà AGREA a portarla in stato LIQUIDABILE. 1

4 Attività ISTRUTTORIA (Ente Delegato) L Ente Delegato valorizza il solo campo Data di Convalida, una volta acquisito il modello di conferma della garanzia, timbrato e sottoscritto Il campo Data di invio ad AGREA è disattivato e pertanto non più editabile. Il campo Data di conferma di AGREA viene valorizzato esclusivamente dai funzionari di AGREA nell ambito dell attività di istruttoria sulla fideiussione, pertanto non è più editabile da parte dei funzionari istruttori dell Ente Delegato N.B. La mancata valorizzazione del campo Data di Convalida impedisce all Ente Delegato di chiudere la domanda con esito LIQUIDABILE/AMMISSIBILE ALL ISTRUTTORIA FIDEIUSSIONE, mentre viceversa rimane impregiudicata la possibilità di selezionare l esito NON LIQUIDABILE. 2

5 Acquisita la conferma di validità da parte della Direzione Generale dell Istituto fideiussore ed inserita la relativa data nell apposito campo, l Ente Delegato chiude l attività istruttoria sulla domanda di anticipo (o saldo, nel caso di domande di filiera) selezionando il nuovo esito LIQUIDABILE/AMMISSIBILE ALL ISTRUTTORIA FIDEIUSSIONE e procedendo, come al solito, ad inviare ad AGREA la fideiussione in originale e la relativa conferma di validità: Il verbale di istruttoria riporta il nuovo esito LIQUIDABILE/AMMISSIBILE ALL ISTRUTTORIA FIDEIUSSIONE In presenza di quadro fideiussione compilato, l Ente Delegato non può in nessun caso chiudere la domanda con esito LIQUIDABILE, mentre rimane inalterata la possibilità di selezionare l esito NON LIQUIDABILE qualora ne sussistano i motivi. 3

6 Terminata l istruttoria da parte dell Ente Delegato con esito LIQUIDABILE/AMMISSIBILE ALL ISTRUTTORIA FIDEIUSSIONE, la domanda passa nello stato LIQUIDABILE - COMPLETAMENTO FIDEIUSSIONE : fino a che la domanda rimane in questo stato, l Ente Delegato ha ancora la possibilità di intervenire sulla stessa, previa rassegnazione in istruttoria, per correggere o integrare i dati già inseriti. 4

7 Attività ISTRUTTORIA FIDEIUSSIONE (AGREA Esecuzione Pagamenti) Una volta che AGREA Esecuzione Pagamenti, ricevuto il cartaceo della fideiussione, abbia provveduto a prendere in carico la domanda, la stessa passa in stato ISTRUTTORIA FIDEIUSSIONE e come tale non è più modificabile da parte dell Ente Delegato, se non richiedendo ad AGREA la riassegnazione della stessa in istruttoria. In sede di istruttoria fideiussione AGREA provvede a correggere eventuali imprecisioni nei dati di polizza inseriti a SOP; qualora i documenti cartacei (polizza e conferma validità) risultino incompleti o errati, in misura tale da non comprometterne la sostanziale validità, AGREA procede a richiedere al fideiussore le necessarie correzioni e/o integrazioni. 5

8 Se necessario AGREA procede d ufficio a correggere i dati inseriti nel quadro fideiussione, segnalando le modifiche apportate nel verbale di istruttoria fideiussione Svolti i controlli di pertinenza con esito positivo, AGREA compila il campo Data di conferma di AGREA 6

9 AGREA termina la propria attività sulla domanda attribuendo alla stessa l esito LIQUIDABILE (o altro, vedi oltre) e riportandola quindi in carico all Ente Delegato che potrà procedere alla creazione dell elenco di liquidazione. Non è più previsto l invio di un FAX di conferma esito fideiussione: in sostituzione, SOP provvede all invio ai competenti funzionari dell Ente Delegato di una mail automatizzata che attesta l avvenuto passaggio in stato LIQUIDABILE della domanda e che riporta in nota le eventuali correzioni/integrazioni apportate da AGREA in sede di istruttoria fideiussione; alla mail è altresì allegato il verbale di istruttoria fideiussione, peraltro recuperabile anche dall apposito menù Visualizza verbali all interno del quadro Istruttoria di SOP. La suddetta mail di notifica ha le seguente struttura: Destinatario/i per competenza (campo A ): i funzionari dell Ente Delegato con ruolo Liquidatore attivo che liquidano nell ambito del settore cui la domanda si riferisce in base alle indicazioni fornite dall Ente stesso ovvero, in assenza, in base ai dati storici desumibili da SOP; Destinatario/i per conoscenza (campo CC ): i funzionari dell Ente Delegato che hanno svolto attività di istruttoria sulla domanda e i funzionari AGREA che hanno svolto attività di istruttoria fideiussione sulla stessa; Oggetto: DOMANDA <N domanda> - ATTIVITÀ ISTRUTTORIA FIDEIUSSIONE CONCLUSA CON ESITO <esito di chiusura attività> Corpo della mail: SETTORE: <Anno_riferimento> - <Settore> DOMANDA: <N domanda> CUAA: < Cuaa > RAGIONE SOCIALE: <Ragione Sociale Azienda> POLIZZA FIDEIUSSORIA N <n polizza> RILASCIATA DA <istituto fideiussore> ATTIVITÀ ISTRUTTORIA FIDEIUSSIONE COMPLETATA CON ESITO <esito di chiusura attività> LA DOMANDA È PASSATA NELLO STATO: <nuovo stato della domanda> NOTA: [contenuto del campo Nota del quadro Esito Istruttoria ] 7

10 Il verbale di istruttoria sulla fideiussione, inviato all Ente Delegato in allegato alla mail di notifica, è comunque disponibile nel menu Visualizza verbali, insieme a tutti quelli relativi alle attività extra-compilazione Alternativamente all esito LIQUIDABILE, AGREA può chiudere l istruttoria sulla fideiussione con gli esiti NON CONFORME (Assegnabile) oppure NON LIQUIDABILE. In caso di esito NON CONFORME (Assegnabile) la domanda ritorna all Ente Delegato in stato assegnabile, con conseguente necessità di ripetere l attività istruttoria sulla stessa: questo esito è ipotizzabile nel caso in cui la polizza fideiussoria presenti irregolarità o carenze tali da non poter essere sanate direttamente da AGREA, rendendo necessaria la sua rinnovazione integrale o comunque in misura tale da richiedere il coinvolgimento del fideiussore e del contraente. L esito NON LIQUIDABILE, equivalente al rigetto della domanda di pagamento, dovrebbe avere carattere assolutamente eccezionale e rimanere verosimilmente circoscritto ai casi di assoluta inidoneità della polizza cui si accompagni il rifiuto del contraente di procedere alla sua rinnovazione/sostituzione. Anche nei casi di esito negativo, o parzialmente negativo, SOP provvede ad inviare ai soggetti interessati la mail di notifica, con contenuto identico a quanto previsto per i casi di esito LIQUIDABILE : i destinatari sono però unicamente i funzionari istruttori, senza coinvolgimento del profilo/i liquidatore/i. 8

11 L automazione a SOP delle comunicazioni di esito istruttoria sulle fideiussioni non esclude l opportunità di contatti telefonici o di altro tipo in tutti i casi in cui appaia necessario o opportuno. Oltre alla comunicazione di esito via , gli Enti Delegati hanno comunque la possibilità di monitorare lo stato di avanzamento delle domande soggette ad istruttoria sulla fideiussione mediante i seguenti report disponibili nell area reportistica WEB, all indirizzo (area Generale ): il report SOP - Situazione domande in istruttoria fideiussione consente all Ente di visualizzare la situazione a SOP delle sole domande soggette ad istruttoria fideiussione, restituendone il relativo stato, ovvero LIQUIDABILE - COMPLETAMENTO FIDEIUSSIONE, ISTRUTTORIA FIDEIUSSIONE, LIQUIDABILE, oppure NON LIQUIDABILE : questo report non è in tempo reale, i dati in esso esposti sono aggiornati al giorno precedente per cui non visualizza eventuali passaggi di stato intervenuti nella giornata corrente; il report (già esistente) SOP - Elenco domande per Settore_Stato e anno permette all Ente di visualizzare i dati in tempo reale, previa selezione dei parametri necessari a restringere il campo della ricerca, ovvero l anno di riferimento (non necessario), il settore e lo stato domanda (fra i quali i nuovi stati LIQUIDABILE COMPLETAMENTO FIDEIUSSIONE e ISTRUTTORIA FIDEIUSSIONE). AGREA provvederà a segnalare per tempo l eventuale estensione della procedura descritta ad ulteriori settori oltre a quelli indicati. 9

12 In giallo con tratteggi obliqui le novità (attività/esiti/stati) 10