Documentazione di prodotto SAP Business ByDesign FP4.0. Gestione dei progetti

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1 Documentazione di prodotto PUBLIC Gestione dei progetti

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3 Indice dei contenuti 1 Gestione progetti Concetti base ID e numerazione progetto Stato progetto e integrazione Pianificazione di costi e ricavi del progetto Gestione dei costi e ricavi del progetto Schedulazione progetto Fatturazione progetto Contabilizzazione fattura per milestone per progetti cliente Integrazione con Microsoft Project Gestione delle modifiche mediante le baseline Approvazioni di spese e acquisti relativi ai progetti Analisi del valore raggiunto (Earned Value Analysis (EVA)) Tempi e costi del progetto Schedulazione fattura Gestione dei progetti View Progetti Guida rapida per Progetti Guida rapida per Elaborare progetti Guida rapida per Ordini di vendita Guida rapida per Contabilizzazione fatture di progetto Concetti base Attività View Approvazioni Guida rapida per Approvazioni (in Gestione dei progetti) View Risorse Guida rapida per Ricerca risorse Guida rapida per Collaboratori esterni Concetti base Attività View Richieste di fattura Guida rapida per Richieste di fattura progetto Creare una richiesta di fattura progetto per un progetto cliente Guida rapida per Tempi e costi non fatturati Concetti base View Gestione modifiche Guida rapida per Gestione modifiche Indice dei contenuti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 3

4 3.6 View Centro documenti Guida rapida per Centro documenti Concetti base View Templates Guida rapida per Templates Concetti base View Reports Riepilogo di reports in Gestione dei progetti Riepilogo di Sorgenti dati in Gestione dei progetti Riepilogo prestazioni progetto Riepilogo progetto cliente Prestazioni del progetto in base a struttura progetto Prestazioni membro del team Registrazioni orari progetto Costi e ricavi del progetto - dettagli in base al progetto Dettagli costi e ricavi del progetto in base a struttura progetto Stima dei costi di progetto Progetto posizioni Analisi andamento del lavoro Analisi di tendenza delle milestone Analisi del valore raggiunto Ricavi in base a membro del team Dati prodotto del progetto Progetti cliente Spesa progetto Contributo ricavi Team di progetto View Attività di progetto Guida rapida per Attività di progetto Concetti base Tipi di attività di gestione dei progetti Attività - Approvare baseline progetto Attività - Rivedere baseline progetto Attività - Approvare carrello acquisti Attività - Approvare ordine d'acquisto Task Approve Goods and Services Receipt Notifica - Baseline progetto approvata Notifica - È stato creato o aggiornato l'ordine d'acquisto con riferimento al progetto Attività - Risolvere l'inconsistenza del documento commerciale nella richiesta di fattura per elaborare la conferma della contabilizzazione della fattura Attività Verificare e rilasciare richiesta di fattura progetto Attività Risolvere il problema alla creazione di una richiesta di fattura progetto SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Indice dei contenuti

5 5.11 Attività - Risolvere l'inconsistenza di configurazione nel progetto per elaborare la conferma degli orari dei dipendenti Attività - Risolvere l'inconsistenza del documento commerciale nel progetto per elaborare la notifica di spesa Attività - Risolvere l'inconsistenza del documento commerciale nel progetto per elaborare la notifica dell'ordine d'acquisto Attività - Risolvere l'inconsistenza del documento commerciale nel progetto per elaborare la conferma d'acquisto Attività - Risolvere l'inconsistenza del documento commerciale nel progetto per elaborare la notifica d'acquisto Attività - Risolvere l'inconsistenza del documento commerciale nel progetto per elaborare la notifica dell'attribuzione dell'attività Attività - Risolvere l'inconsistenza del documento commerciale nell'ordine di vendita correlato al progetto Attività - Risolvere l'inconsistenza di configurazione nell'ambito di business "Contabilizzazione fattura progetto" per elaborare la conferma della contabilizzazione della fattura Attività - Risolvere l'inconsistenza di configurazione nell'ambito di business "Vendere servizi basati su progetto" per elaborare l'ordine di vendita correlato al progetto Attività - Risolvere l'inconsistenza di configurazione nel progetto per elaborare la conferma degli orari dei dipendenti Attività - Risolvere l'inconsistenza di configurazione nel progetto per elaborare la notifica di spesa Attività - Risolvere l'inconsistenza di configurazione nel progetto per elaborare la notifica dell'ordine d'acquisto Attività - Risolvere l'inconsistenza di configurazione nel progetto per elaborare la conferma d'acquisto Attività - Risolvere l'inconsistenza di configurazione nel progetto per elaborare la notifica d'acquisto Attività - Risolvere l'inconsistenza di configurazione nel progetto per elaborare la notifica dell'attribuzione dell'attività Attività - Risolvere il problema di blocco nella richiesta di fattura per elaborare la conferma della contabilizzazione della fattura Attività - Risolvere il problema di blocco nel progetto per elaborare la conferma degli orari dei dipendenti Attività - Risolvere il problema di blocco nel progetto per elaborare la notifica di spesa Attività - Risolvere il problema di blocco nel progetto per elaborare la notifica dell'ordine d'acquisto Attività - Risolvere il problema di blocco nel progetto per elaborare la conferma d'acquisto Attività - Risolvere il problema di blocco nel progetto per elaborare la notifica d'acquisto Attività - Risolvere il problema di blocco nel progetto per elaborare la notifica dell'attribuzione dell'attività Attività - Risolvere il problema di blocco nell'ordine di vendita correlato al progetto Indice dei contenuti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 5

6 1 Gestione progetti Riepilogo La soluzione SAP Business ByDesign aiuta la propria organizzazione a raggiungere un'efficienza e una trasparenza ottimali nella gestione dei progetti, dall'inizio alla fine. SAP Business ByDesign permette la collaborazione all'interno di un team progetto. I responsabili della gestione progetti possono pianificare e strutturare i progetti come desiderano, con accesso istantaneo ai tool e alla visibilità richiesta per assicurare un'efficiente esecuzione e un controllo continuo. Rilevanza La business area Gestione progetto è rilevante se si necessita supporto per: Pianificazione ed esecuzione progetto Contabilità per i progetti Vantaggi La gestione del progetto è strettamente integrata con le aree operative e finanziarie. La soluzione SAP Business ByDesign supporta l'integrazione senza soluzione di continuità della gestione progetti con altre business area rilevanti per l'azienda, comprese contabilità, acquisti e risorse umane. L'integrazione della gestione progetto con la contabilità affronta tutti gli aspetti di contabilità e controlling del progetto. L'integrazione con acquisti permette di acquistare supporto da terzi, che può semplificare molto il le modalità operative dell'azienda con i consulenti esterni. È inoltre possibile accedere a informazioni consolidate e dettagliate riguardo alle richieste e agli ordini di acquisto relativi al progetto. L'integrazione con risorse umane fa sì che i membri dei team esterni e interni possano utilizzare la registrazione dei tempi integrata per registrare gli orari di lavoro e il responsabile gestione progetto può configurare un processo di approvazione per le registrazioni dei tempi. Tutte le aree dell'azienda possiedono informazioni affidabili e aggiornate, che aumentano la visibilità nell'azienda e permettono un controllo migliore dei progetti. È possibile gestire un'ampia gamma di progetti, dai più semplici ai più complessi. SAP Business ByDesign supporta tutti i tipi di progetti, da collettori di costi base a sofisiticati progetti ad ampia portata. Per supportare la gestione multiprogetto, è possibile attribuire a programmi progetti di ogni dimensione. È possibile utilizzare SAP Business ByDesign per gestire progetti in tutta l'azienda, in aree così diverse come ricerca, sviluppo nuovi prodotti e marketing. Per una maggior flessibilità, è possibile estendere progetti utilizzati unicamente come collettori dei costi in modo da soddisfare requisiti più complessi. È possibile ottenere view interattive e grafiche dei progetti. SAP Business ByDesign supporta tutte le rappresentazioni grafiche standard dei progetti e permette l'accesso istantaneo a diversi tool, tra cui diagrammi di Gantt, strutture del progetto e diagrammi di rete. È possibile selezionare le view in base alle preferenze personali e al tipo di attività che si desidera svolgere. I dipendenti, i partner e la dirigenza collaborano meglio. SAP Business ByDesign favorisce la collaborazione efficiente tra dipendenti, partner e dirigenza supportando la comunicazione tempestiva attraverso diversi canali. Il software fornisce funzionalità che aiutano i team del progetto a lavorare insieme in modo più efficiente, a condividere informazioni rilevanti relative al progetto e a collaborare su tutti i tipi di documenti. I workflow automatici avviati dall'evento aiutano a condurre le escalation e a visualizzare lo stato dei task del progetto in qualsiasi momento SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione progetti

7 Viene fornito un accesso rapido ai dati, comprese informazioni riguardo al progresso del progetto, scostamenti e consumo risorse. SAP Business ByDesign fornisce dati affidabili e accurati riguardo al progresso del progetto e agli scostamenti. Altrettanto importante, permette la trasparenza del consumo effettivo delle risorse e consente di monitorare lo stato del progetto e escalare i problemi con indicatore rosso quando si verificano. Gestione progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 7

8 2 Concetti base 2.1 ID e numerazione progetto Riepilogo Ciascun progetto e le relative attività hanno un numero univoco: Tale numero univoco è necessario in quanto la gestione dei progetti è integrata con altre business area, come l'area Contabilità. Ad esempio, è possibile registrare una fattura per un progetto o un'attività progettuale e ciò rende necessaria l'univocità del numero. È possibile influenzare il modello utilizzato per l'attribuzione di questi numeri (ID) nella business configuration relativa al tipo di progetto. Nel centro di lavoro Gestione dei progetti, ogni progetto e le relative attività dispongono di un numero univoco. Questo numero univoco è necessario per assicurare che i progetti siano identificati da altre business area, quali la contabilità. Ad esempio, è necessario un riferimento progetto univoco per una fattura da registrare, un progetto o un'attività progettuale. È possibile influenzare questi ID progetto definendo un prefisso di default per ogni tipo di progetto nella configurazione della propria soluzione. Questo prefisso viene quindi utilizzato dal sistema per l'attribuzione di ID progetto. Se ad esempio il prefisso prescelto per Ricerca e sviluppo è RS, l'id progetto sarà RS1, RS2 e così via. Per definire i prefissi utilizzati per ciascun tipo di progetto, andare al centro di lavoro Business Configuration e selezionare la view Progetti di implementazione. Selezionare il proprio progetto di implementazione e fare clic su Aprire lista delle attività. Selezionare la fase Fine tuning, quindi selezionare l'attività Tipi di progetto dalla lista delle attività. Si consiglia di definire un prefisso per il tipo di progetto in modo da garantire la numerazione continua da parte del sistema. È possibile modificare gli ID progetto fino a quando il progetto non viene avviato o rilasciato. È possibile filtrare i progetti in base a un prefisso specifico, ad esempio "RS" per i progetti di Ricerca e sviluppo. Se non viene definito un prefisso per il tipo di progetto, il sistema genera automaticamente un ID dal range di numerazione. È possibile mantenere il numero generato oppure inserire un ID progetto personale, ad esempio "RON". Gli ID delle attività progettuali vengono creati combinando l'id progetto, un separatore definito in business configuration e un numero progressivo. Se, ad esempio, l'id progetto è "RS1" e si è scelto il trattino (-) come separatore, l'id della prima attività progettuale sarà "RS1-1". È possibile modificare gli ID delle attività progettuali a condizione che lo stato del progetto sia In pianificazione. 2.2 Stato progetto e integrazione Riepilogo La Gestione dei progetti fornisce un'integrazione end-to-end con altre business area, quali Contabilità per gestione costi e ricavi, Risorse umane (HR) per gestione risorse, tempi e lavoro, Customer Relationship Management (CRM) per fatturazione progetto e Supplier Relationship Management (SRM) per l'approvvigionamento progetti. L'integrazione di Gestione dei progetti con altre business area conferisce all'utente maggior controllo e trasparenza sui suoi progetti. Quando si imposta lo stato di un progetto su Avviato o Rilasciato, viene attivata l'integrazione con altre aree. Quando lo stato di un progetto è In attesa, Interrotto o Chiuso, il sistema disattiva automaticamente l'integrazione con le SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

9 altre business area. Ciò garantisce che le fatture, ad esempio, non vengano registrate per errore in progetti non corretti. L'integrazione tra Gestione dei progetti ed altre business area assicura che l'utente abbia tutte le informazioni per prendere decisioni fondamentali relative ai suoi progetti e per presentare i dati chiave alla gestione di livello dirigenziale alto. Le tabelle di seguito forniscono un riepilogo dettagliato sugli stati del ciclo di vita e su quelli supplementari utilizzati in Gestione dei progetti. Stati del ciclo di vita Nome stato Azione possibile Descrizione In pianificazione Avviare Avviare e rilasciare Interrompere (Revocare interruzione) Denota lo stato iniziale della fase di pianificazione e configurazione del progetto. In questa fase, non è possibile utilizzare il progetto come oggetto contabile. Avviato Rilasciare Interrompere (Revocare interruzione) Rilasciato Completare (Revocare completament o) Completare e chiudere (Revocare chiusura) Interrompere (Revocare interruzione) Questo stato è applicabile solo a una testata progetto e una volta avviata, la testata progetto non può più essere eliminata. Diventa inoltre un oggetto contabile e tutte le attività progettuali possono essere rilasciate individualmente. Lo stato Avviato non è gerarchico, il che significa che non influenza la struttura che lo segue. Non può essere inoltre revocato. La testata progetto o le attività progettuali con questo stato diventano oggetti contabili. Lo stato Rilasciato è gerarchico, il che significa che tutte le attività successive ne sono influenzate e che i relativi stati vengono convertiti automaticamente in Rilasciato. Ad esempio, se un'attività progettuale è impostata su Rilasciato, anche tutte le relative sottoattività vengono automaticamente impostate su Rilasciato. Rilasciato e Avviato sono gli unici due stati che non possono essere revocati. Completato Chiudere (Revocare chiusura) Interrompere (Revocare interruzione) Denota lo stato concluso del progetto o dell'attività progettuale. La testata progetto o le attività progettuali completate possono essere utilizzate nei processi di fatturazione cliente e fornitore e nei report spese, ma non è più prevista alcuna attività operativa sul progetto o sulle attività. Chiuso Revocare chiusura Denota lo stato finale del progetto o delle attività progettuali e indica che non è più possibile utilizzarli come oggetti contabili. Non è inoltre possibile attribuire nuove attività progettuali a un progetto chiuso. Completato e Chiuso sono stati piuttosto simili, ma la differenza principale è che non è possibile attribuire nulla a un'attività progettuale o a un progetto con stato Chiuso, mentre è possibile attribuire una fattura fornitore o una conferma orari a un'attività progettuale o a una testata progetto completata. Interrotto Revocare interruzione La testata progetto o le attività progettuali con questo stato sono state annullate e pertanto vengono considerate chiuse dal sistema. Interrotto e Chiuso funzionano in modo analogo, ma Chiuso implica che il progetto è stato concluso correttamente e Interrotto indica che è stato annullato con una bassa probabilità di essere attivato. Tutti gli stati del ciclo di vita sono gerarchici eccetto Avviato. Uno stato "gerarchico" implica che tutte le attività successive di un'attività selezionata sono influenzate e che vengono automaticamente convertite nello stato dell'attività selezionata. Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 9

10 Stati supplementari Nome stato Rappresentazione Descrizione In attesa Casella di spunta selezionata. Denota lo stato temporaneamente sospeso di una testata progetto o di attività progettuali. Dal momento che In attesa è anche uno stato gerarchico, imposta lo stato di tutte le sottoattività relative all'attività progettuale selezionata e i processi correlati su In attesa. Non è possibile effettuare nuove attribuzioni o apportare modifiche alla testata progetto o alle attività progettuali, ma lo stato può essere revocato. Adempimento in elaborazione Visualizzato come un quadratino verde in Dati di base nella sezione dei dettagli accanto al campo Stato progetto. L'adempimento può essere attivato solo se una testata progetto viene rilasciata o avviata oppure se viene rilasciata un'attività progettuale. In questi casi, l'azione Avviare elaborazione avvia Adempimento in elaborazione (il quadrato verde diventa visibile) e l'azione Revocare avvio elaborazione lo interrompe, rendendo di nuovo invisibile il quadrato verde. Visualizza se il lavoro nel progetto è stato avviato in modo efficace. Ha generalmente scopo informativo ma influenza i report di analisi valore raggiunto. Il sistema imposta automaticamente l'adempimento su In elaborazione (il quadrato verde viene visualizzato) non appena viene registrata la prima conferma orari. Un oggetto contabile è una testata progetto o un'attività progettuale che può essere utilizzata per attribuirvi costi e ricavi, per registrare orari o spese di viaggio, per attribuire report spese o per i processi di acquisto. Per le attribuzioni contabili e altri processi simili come la conferma orari, solo lo stato di una testata progetto o di un'attività progettuale è rilevante e non il periodo relativo. Ad esempio, un membro del team può continuare a registrare orari relativi a un'attività progettuale scaduta se il relativo stato è ancora impostato su Rilasciato. Stato del progetto prima dell'esecuzione Al momento della creazione di un progetto, lo stato iniziale è impostato su In pianificazione. Una volta conclusa la configurazione e la pianificazione del progetto, è possibile modificare lo stato in Avviato oppure utilizzare Avviare e rilasciare. Se l'utente modifica lo stato in Avviato, viene attivata l'integrazione tra la testata progetto e altre business area. Ad esempio, una fattura può essere registrata nella testata progetto da Contabilità. Quando l'utente rilascia il progetto, viene attivata l'integrazione tra tutte le attività progettuali e altre business area. Ad esempio, i membri del team possono registrare i propri orari in un'attività progettuale (integrazione con HR). Una volta rilasciato il progetto o una determinata attività progettuale, non sarà più possibile modificare lo stato in In pianificazione. Viene al contempo creata automaticamente una baseline, viene eseguita un'istantanea e non sarà più possibile modificare alcune informazioni, come l'id del progetto, il tipo del progetto, le attribuzioni organizzative e il campo Fatturabile che include le informazioni sul cliente. Anche il pulsante Schedulare diviene attivo e la schedulazione deve essere eseguita manualmente. Stato del progetto durante l'esecuzione Durante l'esecuzione del progetto, è possibile modificare lo stato utilizzando Interrompere, Completare o Completare e chiudere. Se si modifica lo stato dell'attività progettuale in Interrotto o Chiuso, il sistema risponde nello stesso modo, ovvero, tutte le registrazioni orari e quelle relative all'attività progettuale selezionata e a quelle subordinate vengono disattivate. Tutti i campi relativi all'attività progettuale selezionata e alle relative attività subordinate non possono inoltre più essere modificati SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

11 2.3 Pianificazione di costi e ricavi del progetto Riepilogo La pianificazione accurata di costi e ricavi del progetto è essenziale per stabilire budget realistici, evitare costi eccedenti e assicurare la generazione di profitti sufficienti derivanti dal progetto. L'elevata trasparenza dei costi fornita dalla gestione dei progetti contribuisce a determinare il budget dei progetti e a controllarne i costi in maniera efficace. Le funzionalità di reporting ampliato consentono di rilevare rapidamente le spese in eccesso e di individuarne le cause nelle suddivisioni dettagliate dei costi. I project manager pianificano le attività progettuali specificando: La quantità di lavoro (servizi) stimata necessaria I materiali pianificati Le spese stimate I ricavi stimati Non è possibile pianificare i ricavi dei progetti con costi generali. Ogni attività progettuale dispone di uno o più pacchetti di lavoro per cui il project manager specifica un servizio, un membro del team e il tempo previsto necessario. Le attività progettuali possono includere anche spese, ad esempio per il biglietto aereo o l'alloggio, nonché materiali di approvvigionamento interno o esterno. I costi generali vengono applicati automaticamente se al progetto è stata attribuita una regola di costi generali. È possibile eseguire la pianificazione e l'approvvigionamento dei materiali per i progetti in due modi: Solo nel progetto: in questo caso le posizioni materiale non vengono visualizzate separatamente nell'ordine di vendita, ma vengono incluse implicitamente nel costo dei servizi basati sul progetto. Nel progetto e nell'ordine di vendita: in questo caso le posizioni materiale vengono visualizzate nell'ordine di vendita separatamente rispetto ai servizi basati sul progetto. I costi dei progetti vengono calcolati automaticamente ogni volta che il progetto viene salvato, in modo tale da mantenere i prezzi sempre aggiornati. Tuttavia, è necessario avviare un aggiornamento dei costi pianificati nei casi seguenti: È stato modificato un costo unitario materiale o un costo unitario. È stato corretto un errore causato da: Un costo unitario materiale o un costo unitario mancante Un conto Co.Ge. mancante Un prezzo mancante in un listino prezzi o in un contratto Per ulteriori informazioni, consultare l'attività Visualizzare costi e ricavi pianificati nella Guida rapida per Progetti (Costi e ricavi). Analisi dei costi e dei ricavi pianificati È possibile analizzare dettagliatamente i costi e i ricavi pianificati per il progetto nel seguente modo: Nel centro di lavoro Costi e ricavi, view Progetti. Per ulteriori informazioni, consultare l'attività Visualizzare stima costi nella Guida rapida per Progetti (Costi e ricavi). Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 11

12 Nel report Stima costi di progetto [Pagina 170] Valutazione I servizi e i materiali pianificati vengono valutati mediante strategie di valutazione, che consistono in una sequenza di priorità. Se il primo costo o prezzo della sequenza non è stato aggiornato, il sistema tenta di trovare il successivo, e così via. Se il sistema non è in grado di trovare alcuno dei costi o dei prezzi nella sequenza di priorità, emette un messaggio di errore. Le strategie di valutazione sono predefinite e non possono essere modificate. Le spese pianificate vengono prelevate direttamente dalla pianificazione delle spese del progetto, mentre i costi generali vengono calcolati sulla base della regola di costi generali attribuita al progetto. Strategia di valutazione per servizi Per i dipendenti interni, il lavoro viene valutato mediante la seguente strategia di valutazione: 1. Costo unitario risorse manodopera 2. Costo unitario servizi Se si intende valutare il lavoro mediante il costo unitario servizi, assicurarsi semplicemente di non definire alcun costo unitario per la risorsa manodopera. Per i dipendenti esterni e per i dipendenti di altre società dello stesso gruppo, il lavoro viene valutato mediante la seguente strategia di valutazione: 1. Prezzo da fonte d'acquisto fissa 2. Prezzo da contratto 3. Prezzo da listino prezzi 4. Costo unitario servizi È possibile definire le fonti d'acquisto fisse nel centro di lavoro Contratti e determinazione fonte d'acquisto. Strategia di valutazione per materiali I materiali vengono valutati mediante la seguente strategia di valutazione: 1. Prezzo dell'ordine d'acquisto più recente con riferimento al progetto Se esiste un ordine d'acquisto con riferimento al progetto, il sistema utilizza il prezzo contenuto in quell'ordine d'acquisto. Se è presente più di un ordine d'acquisto per lo stesso materiale, il sistema utilizza il prezzo contenuto nell'ordine d'acquisto più recente. 2. Prezzo dell'ordine d'acquisto più recente senza riferimento al progetto Se non esiste alcun ordine d'acquisto con riferimento al progetto, il sistema utilizza il prezzo contenuto in un ordine d'acquisto che non fa riferimento al progetto. Se è presente più di un ordine d'acquisto per lo stesso materiale, il sistema utilizza il prezzo contenuto nell'ordine d'acquisto più recente. 3. Prezzo da fonte d'acquisto fissa 4. Prezzo da contratto 5. Prezzo da listino prezzi SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

13 La data di valutazione dei materiali è la data iniziale del progetto. Questa data viene utilizzata per determinare il periodo contabile per l'allocazione dei costi. Se un materiale pianificato non è stato attivato per la valutazione, verrà inviato un messaggio informativo al project manager al momento del salvataggio del progetto. La stima dei costi viene contrassegnata come errata nella videata Stima costi di progetto e nel report Stima costi di progetto. Valutazione delle spese I costi pianificati per le posizioni di spesa vengono trasferiti direttamente dalla pianificazione delle spese del progetto alla contabilità. Se la divisa di una posizione di spesa è diversa dalla divisa di default della società e del set contabile, viene convertita nella divisa di default. Valutazione dei costi generali Le posizioni costi generali vengono generate automaticamente dal sistema dopo l'attribuzione di una regola di costi generali al progetto. Le regole di costi generali consentono di applicare costantemente i costi generali, eliminando la necessità di eseguire allocazioni di chiusura del mese e assicurando sempre una panoramica completa dei costi progetto. È possibile definire regole diverse per diversi tipi di costi diretti. Per ulteriori informazioni sulle regole di costi generali, consultare Calcolo dei costi generali per progetti. Distruzione nel periodo I costi calcolati possono essere strutturati in base all'origine del conto Co.Ge. e distribuiti nei periodi contabili in base alla schedulazione dell'attività progettuale corrispondente. Vedere anche Gestione dei costi e ricavi del progetto [Pagina 13] 2.4 Gestione dei costi e ricavi del progetto Riepilogo Vi sono due aspetti principali della gestione dei progetti: Pianificazione ed esecuzione di progetti costituisce l'aspetto operativo della gestione dei progetti. Questa riguarda la pianificazione, la schedulazione e l'esecuzione dei progetti. I project manager eseguono queste attività nel centro di lavoro Gestione dei progetti. Gestione dei costi e ricavi del progetto costituisce l'aspetto finanziario della gestione dei progetti. Questa riguarda l'allocazione e la traccia dei costi e dei ricavi dei progetti. Gli analisti finanziari utilizzano le attività e i report nel centro di lavoro Costi e ricavi per: Distribuire costi e ricavi tra progetti Definire i costi unitari per le allocazioni dei costi di servizio ai progetti Applicare costi generali ai progetti utilizzando il calcolo dei costi generali Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 13

14 Eseguire la realizzazione dei ricavi per le vendite di progetto Analizzare i valori pianificati ed effettivi nei progetti utilizzando report dedicati Tipi di progetto È possibile creare progetti per scopi interni ed esterni. Sono necessarie una serie di impostazioni operative e finanziarie per consentire al progetto di raggiungere lo scopo previsto. Le impostazioni operative e finanziarie vengono specificate nell'attività di fine tuning Tipi di progetto [Pagina 79] della business configuration. Ogni volta che si crea un nuovo progetto, si seleziona uno dei tipi di progetto definiti. Tipi di variante di processo L'unica impostazione finanziaria memorizzata in un tipo di processo è il Tipo di variante di processo. Il tipo di variante di processo controlla la modalità di gestione dei costi e dei ricavi nella contabilità finanziaria e gestionale ed è l'impostazione più cruciale per la gestione dei costi e ricavi del progetto. Pertanto, è importante che l'analista finanziario venga coinvolto nella configurazione dei tipi di progetto. Il tipo di progetto si basa sui seguenti tipi di variante di processo: Tipo di variante di processo Tipo di progetto 90 - Elaborazione progetto - per progetti con costi generali Progetto con costi generali 91 - Elaborazione progetto - per altri progetti con costi diretti Progetto con costi diretti Elaborazione progetto - per progetti cliente Progetto cliente Elaborazione progetto - per progetti multicliente Progetto multicliente L'immagine sottostante illustra la modalità di integrazione della gestione dei costi e ricavi del progetto nella contabilità gestionale, nonché le principali differenze tra i tipi di variante di processo. Tipi di variante di processo nella gestione dei costi e ricavi del progetto I progetti di tutti i tipi di variante di processo ricevono costi da varie origini: Costi dei materiali derivanti dai consumi registrati per il progetto; questo accredita lo stock SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

15 Costi del servizio derivanti dalle conferme di servizio; questo accredita i centri di costo che hanno eseguito i servizi. Altri costi diretti utilizzando fatture fornitore, registrazioni prima nota o reports spese Alcuni tipi di progetto possono anche ricevere costi generali utilizzando la distribuzione dei costi generali o il calcolo dei costi generali; questo accredita i centri di costo. Solo i progetti cliente, i progetti multicliente e i progetti con costi diretti possono essere fatturati e quindi generare ricavi. La differenza principale tra i tre tipi di variante di processo è la modalità di registrazione e di elaborazione dei costi e dei ricavi: Progetti con costi generali I progetti con costi generali sono destinati soltanto a progetti interni. Insieme ai centri di costo, consentono la gestione e l'allocazione di costi generali. I progetti con costi generali consentono un'analisi più dettagliata dei costi generali rispetto ai soli centri di costo. Tutti i costi imputati ai progetti con costi generali vengono automaticamente riallocati al centro di costo che ha richiesto il lavoro. Pertanto, il saldo dei progetti con costi generali è sempre pari a zero. I progetti con costi generali sono destinati soltanto a scopo di raccolta di costi interni. Progetti con costi diretti Analogamente ai progetti con costi generali, i progetti con costi diretti sono destinati principalmente a progetti interni. Tuttavia, contrariamente ai progetti con costi generali, i costi rimangono nel progetto. Possono essere attribuiti a specifici segmenti di mercato e sono pertanto disponibili nell'analisi degli utili. Di norma, i progetti con costi diretti non generano alcun ricavo. Tuttavia, nel caso in cui i costi del progetto vengano coperti da un business partner, è possibile creare fatture cliente manuali con riferimento a un progetto con costi diretti. Il sistema gestisce i costi e i ricavi registrati nei progetti con costi diretti come spese (Altri costi operativi) e Altri ricavi. Non registra costi nei progetti con costi diretti in un conto costi della merce venduta e non consente la realizzazione automatica dei ricavi per i ricavi. Progetti cliente I progetti cliente sono progetti gestiti ed eseguiti per i propri clienti e sono sempre collegati a un ordine di vendita. Questo integra i progetti cliente nel normale scenario del ciclo completo dell'ordine e offre funzioni standard, quali il reporting in base a procedura costi del venduto, l'analisi degli utili e la realizzazione automatica dei ricavi. Progetti multicliente I progetti multicliente vengono utilizzati per eventi quali concerti o mostre, in cui vengono venduti servizi standardizzati. Il sistema è in grado di differire e realizzare costi e ricavi automaticamente per progetti multicliente se al progetto è stato attribuito un metodo ratei/risconti. Se non è stato attribuito alcun metodo ratei/risconti, i costi vengono registrati nel conto spese rilevante, mentre i ricavi vengono registrati in Ricavi di vendita. Vedere anche Progetti con costi generali Progetti con costi diretti Progetti cliente Progetti multicliente Distribuzione di costi e ricavi tra progetti Allocazione dei costi di servizio a progetti Calcolo dei costi generali per progetti Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 15

16 Realizzazione dei ricavi per vendite di progetto Realizzazione dei ricavi per progetti multicliente Pianificazione di costi e ricavi del progetto [Pagina 11] 2.5 Schedulazione progetto Riepilogo La schedulazione progetto è un processo guidato dal sistema che aiuta l'utente a monitorare il periodo di validità del progetto e assicurarsi che le scadenze vengano rispettate. Come il project manager, è possibile definire il framework del progetto pianificando attività, fasi e milestone nonché pianificando la durata di ogni attività progettuale. È anche possibile definire i vincoli temporali per attività progettuali e definire l'ordine in cui devono essere completate utilizzando le dipendenze. In base a queste informazioni il sistema calcola la prima e l'ultima data utile di inizio e di fine di tutte le attività progettuali. È possibile utilizzare queste date per determinare la finestra temporale in cui ogni attività progettuale deve essere completata per evitare ritardi nella schedulazione del progetto. Durante l'esecuzione del progetto, è possibile attivare il sistema per ricalcolare la pianificazione del progetto in base al tempo effettivo che impiega per completare le attività progettuali o altre modifiche al piano del progetto. Durata delle attività progettuali Quando si crea un'attività progettuale è possibile pianificarne la durata inserendo il numero dei giorni lavorativi richiesti per completare l'attività. Questa pianificazione viene effettuata per le attività progettuali che non contengono sottoattività. La durata delle attività progettuali che contengono sottoattività (testata progetto, fasi e attività riepilogative) viene determinata automaticamente dalle sottoattività contenute. Questo metodo è noto come schedulazione bottom-up. I milestone vengono utilizzati per tracciare eventi importanti all'interno di un progetto e non hanno una durata. Esempio: Un'attività progettuale che contiene tre attività progettuali, ciascuna della durata di cinque giorni e programmata per iniziare solo quando quella precedente è conclusa (sequenza fine-inizio) ha una durata di quindici giorni - la durata combinata delle relative attività subordinate. Calendario del progetto Quando si pianifica un progetto è possibile selezionare un calendario adatto ai giorni lavorativi e festivi della propria società. Questo calendario è utilizzato per l'intera durata del progetto a meno che non si selezioni un altro calendario per le singole fasi, attività o per i singoli milestone. Un calendario selezionato specificatamente per una fase, un'attività o un milestone non viene sostituito se il calendario del progetto viene cambiato. Se non si seleziona un calendario per il progetto, il sistema utilizza il calendario gregoriano. Dipendenze tra le attività progettuali È possibile specificare l'ordine in cui le attività progettuali devono essere completate creando le dipendenze tra attività progettuali. Tali relazioni devono contenere un'attività precedente e un'attività successiva. La seguente tabella visualizza le dipendenze che è possibile creare tra due attività progettuali: Dipendenze Inizio-Inizio Inizio-Fine Fine-Inizio Effetto L'attività successiva non può iniziare finché l'attività precedente non è iniziata L'attività successiva non può finire finché l'attività precedente non è iniziata L'attività successiva non può iniziare finché l'attività precedente non è finita SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

17 Dipendenze Fine-Fine Effetto L'attività successiva non può finire finché l'attività precedente non è finita Se è necessario un ritardo tra due attività progettuali, è possibile impostare uno scarto temporale per posticipare l'inizio o la fine dell'attività successiva di un determinato numero di giorni. Vincoli schedulazione È possibile impostare i vincoli per controllare le date di inizio e di fine delle attività progettuali. È possibile impostare uno dei seguenti vincoli per la data di inizio di un' attività progettuale: Prima possibile Deve iniziare il/alle (una data specifica) Non prima di (una data specifica) Non oltre il (una data specifica) È possibile impostare uno dei seguenti vincoli per la data di inizio di un' attività riepilogativa: Prima possibile Non prima di (una data specifica) È possibile impostare uno dei seguenti vincoli per la data di fine di un' attività progettuale: Il più tardi possibile Deve finire il/alle (una data specifica) Non prima di (una data specifica) Non oltre il (una data specifica) È possibile impostare uno dei seguenti vincoli per la data di fine di un' attività riepilogativa: Il più tardi possibile Non oltre il (una data specifica) Se si modificano le date di un'attività progettuale, ad esempio spostando la barra attività nella sezione grafico del diagramma di Gantt, il sistema imposterà un vincolo di inizio per l'attività progettuale se il set di date è Primo. Imposterà un vincolo di fine per l'attività progettuale se il set di date è Ultima data utile. Schedulazione a ritroso e in avanti È possibile definire le date di inizio e di fine del progetto. Il sistema utilizza quindi la schedulazione a ritroso e in avanti per calcolare la prima e l'ultima data possibile di inizio e di fine per le attività progettuali: Schedulazione in avanti: Il sistema utilizza la data di inizio e le durate delle attività progettuali per determinare la prima data possibile di inizio e la prima data possibile di fine. Schedulazione a ritroso: Il sistema utilizza la data di fine e le durate delle attività progettuali per determinare l'ultima data possibile di inizio e l'ultima data possibile di fine. Se si inserisce solo la data di inizio del progetto, il sistema eseguirà prima la schedulazione in avanti. Allo stesso modo, se si inserisce solo la data di fine del progetto, il sistema eseguirà prima la schedulazione a ritroso. Se non si inserisce né una data di inizio né una data di fine per il progetto, il sistema utilizza la data attuale come data di inizio. Il numero di giorni tra la prima data possibile di inizio e l'ultima data possibile di inizio è il total float - la finestra temporale in cui un'attività progettuale può iniziare senza causare un ritardo nel periodo di validità del progetto. Se il total float di un'attività progettuale è pari a zero giorni o è un numero di giorni negativo, l'attività progettuale diviene parte del percorso critico per il completamento del progetto e viene colorata di rosso nel diagramma di Grantt. Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 17

18 Flusso del processo 1. L'utente crea un progetto. 2. È possibile impostare la data di inizio e di fine del progetto. 3. È possibile pianificare il progetto creando attività, fasi e milestones. 4. È possibile pianificare la durata delle attività progettuali nonché dipendenze e vincoli per tutte le attività progettuali. 5. Mentre lo stato del progetto è In pianificazione, il sistema calcola automaticamente la prima e l'ultima data utile di inizio e di fine del progetto. 6. Impostare lo stato del progetto su Avviato o su Rilasciato. 7. Durante l'esecuzione del progetto, i membri del team registrano i loro orari di lavoro e il sistema registra le date effettive delle attività progettuali una volta concluse. Per far sì che il sistema calcoli nuovamente la schedulazione del progetto, fare clic sul pulsante Schedulare nella view Piano del progetto. 2.6 Fatturazione progetto Riepilogo La fatturazione progetto è un processo che consente di fatturare ai clienti i tempi e i costi o i servizi a forfait basati sui progetti. Il processo è costituito dalle seguenti fasi: Preparazione fattura progetto Creazione di una richiesta di fattura progetto Rilascio di una richiesta di fattura progetto È possibile eseguire una fatturazione progetto end-to-end per progetti cliente dal momento che solo i progetti cliente sono integrati con gli ordini di vendita. Per quanto sia possibile creare fatture progetto per progetti con costi diretti contrassegnati come fatturabili, tali fatture non sono integrate con gli ordini di vendita e richiedono inserimenti manuali di adeguamento per una loro corretta dichiarazione nel conto economico. Di conseguenza, SAP consiglia vivamente di utilizzare solamente progetti cliente per la vendita e la fatturazione di servizi basati sui progetti. Per verificare quali dei propri tipi di progetto sono progetti cliente e quali sono progetti con costi diretti, è possibile inserire l'attività Tipi di progetto [Pagina 79] nella fase Fine tuning del proprio progetto di implementazione. Preparazione fattura progetto La preparazione fattura progetto è il processo con cui si attribuiscono tempi e costi a posizioni dell'ordine di vendita e si preparano valori di default a beneficio dell'addetto alla fatturazione in base ai quali deve essere effettuata la fatturazione o lo storno di tempi e costi. Le posizioni di tempi e costi vengono raccolte per i progetti cliente con i seguenti documenti originali: Conferme orari SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

19 Reports spese Fatture fornitori e note di credito Entrate merci e servizi Uscite merci e resi merci Per la fatturazione di servizi e spese basati sui progetti è necessario che tutte le posizioni di tempi e costi legate ai progetti vengano attribuite ad un'attività progettuale del progetto cliente e ad una posizione dell'ordine di vendita. Motivi per una tale attribuzione: Per posizioni fattura a forfait: tempi e costi rappresentano il costo della merce venduta da attribuire a una posizione dell'ordine di vendita ai fini di un'analisi degli utili. Per posizioni fattura tempi e materiali: i tempi e costi non sono solo costi della merce venduta ma fungono anche da base per la fatturazione. Generalmente l'utente che inserisce il documento originale, inserisce anche le rilevanti attività progettuali. La posizione del documento di vendita, tuttavia, non è nota all'utente e non è nemmeno rilevante per il suo lavoro. Il problema della determinazione di tale posizione è costituito dal fatto che non sempre esiste una relazione 1:1 tra attività progettuali e posizioni dell'ordine di vendita. Relazione tra attività progettuali e posizioni dell'ordine di vendita Sono possibili le seguenti relazioni: Un'attività progettuale è attribuita solamente ad una posizione dell'ordine di vendita. Un'attività progettuale è attribuita diverse posizioni dell'ordine di vendita. Questa situazione può verificarsi nei seguenti casi: Diversi ordini di vendita sono rilevanti per lo stesso progetto. Esistono, ad esempio, l'ordine di vendita iniziale e alcuni ordini di vendita successivi e questi ultimi fanno riferimento alle stesse attività progettuali dell'ordine di vendita iniziale. Esiste un solo ordine di vendita rilevante per il progetto ma diverse posizioni dell'ordine di vendita fanno riferimento alla stessa attività progettuale. Si tratta di un caso raro, visto che generalmente il progetto ha maggiore granularità rispetto all'ordine di vendita. Un'attività progettuale non è attribuita ad una posizione dell'ordine di vendita. Si tratta di un caso piuttosto diffuso, visto che il progetto viene utilizzato per suddividere il lavoro necessario per una posizione dell'ordine di vendita. In tal caso, un'attività progettuale viene attribuita direttamente alla posizione dell'ordine di vendita e diverse attività progettuali interne vengono ubicate sotto l'attività progettuale. Attribuzione di posizioni di tempi e costi a posizioni dell'ordine di vendita Il sistema offre le seguenti opzioni per fare in modo che tutti i tempi e costi siano attribuiti a posizioni dell'ordine di vendita prima di poter creare la fattura progetto: Il sistema cerca di trovare la concordanza più vicina possibile tra attività progettuale e ordine di vendita con la seguente procedura: 1. Per spese inserite mediante un report spese: Se esiste solamente una posizione dell'ordine di vendita con una spesa inserita come prodotto, il sistema attribuisce alla suddetta posizione tutte le posizioni di spesa. Per tutti gli altri tempi e costi o nel caso esistano più posizioni dell'ordine di vendita con una spesa, il sistema continua la procedura. 2. Se l'attività progettuale non è attribuita direttamente ad una posizione dell'ordine di vendita, il sistema cerca un'attività progettuale sovraordinata attribuita ad una posizione dell'ordine di vendita e continua la procedura con l'attività progettuale in oggetto. Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 19

20 3. Se l'attività progettuale è attribuita solamente a una posizione dell'ordine di vendita, il sistema attribuisce la posizione dell'ordine di vendita ai tempi e costi. 4. Se sono presenti diverse posizioni ordine di vendita attribuite al'attività progettuale, il sistema verifica se una delle posizioni dell'ordine di vendita presenta lo stesso servizio o la stessa spesa della posizione di tempi e costi. In caso affermativo, attribuisce tali posizioni dell'ordine di vendita ai tempi e costi. 5. Se nessuno dei passaggi summenzionati ha consentito di trovare una posizione dell'ordine di vendita, la posizione di tempi e costi rimane non attribuita. Il project manager può verificare le attribuzioni di sistema e fornire le attribuzioni mancanti nella view Preparazione fattura Tempi e costi non fatturati del centro di lavoro Gestione dei progetti. Questa view è stata progettata in modo specifico per offrire supporto al project manager su questa attività, consentendogli di decidere quanto segue: Quali posizioni di tempi e costi devono essere bloccate completamente per la fatturazione? Quanti tempi e costi rilevati devono essere fatturati? Quanti tempi e costi rilevati devono essere stornati? Per ulteriori informazioni, consultare Guida rapida per Tempi e costi non fatturati [Pagina 135]. Come ultima opzione, il contabile può attribuire tempi e costi alle posizioni dell'ordine di vendita nella richiesta di fattura progetto, attribuendoli alle posizioni fattura. Dal momento che le posizioni fattura fanno sempre riferimento a posizioni dell'ordine di vendita, questa azione attribuisce tempi e costi anche alle posizioni dell'ordine di vendita. Registrazioni durante la preparazione della fattura progetto Nel corso della preparazione delle fatture progetto, il sistema effettua le seguenti registrazioni: L'utente fornisce l'attività progettuale al momento dell'inserimento di tempi e costi ma non indica la posizione dell'ordine di vendita. Il sistema registra i tempi e costi nel conto costi della merce venduta differiti senza riferimento a una posizione dell'ordine di vendita ma con riferimento all'attività progettuale come oggetto di costo principale. Una volta ultimata l'attribuzione di una posizione dell'ordine di vendita alla posizione di tempi e costi, il sistema trasferisce le spese nel conto per costi del venduto differiti dall'attività progettuale alla posizione dell'ordine di vendita come oggetto di costo principale. L'attività progettuale viene archiviata come oggetto di costo secondario. In assenza di un metodo ratei/risconti attribuito alla posizione dell'ordine di vendita, il sistema trasferisce le spese dal conto costi del venduto differiti al conto costi del venduto. Se un metodo ratei/risconti è attribuito alla posizione dell'ordine di vendita, e le condizioni di tale metodo sono soddisfatte, i costi del venduto vengono registrati dall'esecuzione della realizzazione dei ricavi. Creazione di una richiesta di fattura progetto Una richiesta di fattura progetto è un documento che consente di creare la struttura di una fattura cliente relativa a un progetto e di inoltrare il documento alla fatturazione cliente. In una richiesta di fattura progetto è possibile: determinare i dati della testata della fattura progetto; specificare le posizioni fattura della fattura progetto; attribuire tempi e costi alle posizioni fattura. È possibile creare una richiesta di fattura progetto in un momento qualsiasi nell'arco della durata del progetto. In base a quanto concordato con il cliente, può avvenire ad esempio al completamento di una milestone di progetto oppure, se la fatturazione al cliente avviene in base a tempi e materiali, è possibile creare una fattura mensile per tutte le spese del progetto registrate nel mese precedente SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

21 Una richiesta di fattura progetto fa sempre riferimento ad una combinazione di un ordine di vendita e un progetto cliente e può essere creata manualmente oppure automaticamente: Creazione manuale di una richiesta di fattura progetto Per creare manualmente una richiesta di fattura progetto, è possibile avviare l'attività guidata Nuova richiesta di fattura progetto sulla base dei seguenti oggetti: Ordini di vendita L'attività guidata Nuova richiesta di fattura progetto in base ad un ordine di vendita può essere avviata nella view Fatturazione progetto Ordini di vendita del centro di lavoro Contabilizzazione fattura cliente. La view visualizza tutti gli ordini di vendita rilasciati che riportano almeno una posizione attribuita ad un'attività di un progetto cliente e sono pertanto rilevanti per la fatturazione. L'ID del progetto cliente viene visualizzato assieme all'ordine di vendita. Progetti È possibile avviare l'attività guidata Nuova richiesta di fattura progetto sulla base di un progetto cliente in una delle seguenti view: Nella view Fatturazione progetto Progetti del centro di lavoro Contabilizzazione fattura cliente. Nella view Progetti del centro di lavoro Gestione dei progetti. Nella view Preparazione fattura Tempi e costi non fatturati del centro di lavoro Gestione dei progetti. Queste view visualizzano tutti i progetti cliente avviati o rilasciati e che risultano pertanto potenzialmente rilevanti per la fatturazione. Non consentono tuttavia di vedere se qualcuna delle attività progettuali è attribuita ad un ordine di vendita rilasciato. Se nessuna delle attività progettuali è attribuita ad un ordine di vendita rilasciato, è necessario procedere con questa attribuzione prima di creare una richiesta di fattura progetto. L'attività guidata Nuova richiesta di fattura progetto mette a disposizione delle funzioni che guidano l'utente nella creazione di posizioni fattura e nell'attribuzione di posizioni di tempi e costi a posizioni fattura. Per maggiori informazioni sulla creazione o sull'elaborazione manuali di richieste di fattura progetto, consultare Creare una richiesta di fattura progetto per un progetto cliente [Pagina 128]. Creazione automatica di una richiesta di fattura progetto Il sistema fornisce anche la funzione per creare automaticamente una richiesta di fattura progetto in seguito elaborabile e completabile da parte dell'utente. Si tratta di una funzione utile in particolare per posizioni dell'ordine di vendita basate sui progetti e a forfait. Per la creazione automatica di una richiesta di fattura progetto il sistema esegue le seguenti fasi: Analogamente a quanto avviene per inserimenti di default nell'attività guidata Nuova richiesta di fattura progetto, il sistema copia la maggior parte dei dati dall'ordine di vendita o dal progetto. Crea le posizioni fattura in base alle posizioni dell'ordine di vendita. Attribuisce posizioni di tempi e costi a posizioni fattura seguendo la stessa logica utilizzata per la funzione Proporre attribuzioni posizione fattura nell'attività guidata Nuova richiesta di fattura progetto. For maggiori informazioni sulla funzione Proporre attribuzioni posizione fattura, consultare Selezione di tempi e costi in una richiesta di fattura progetto [Pagina 138]. La creazione automatica di una richiesta di fattura progetto può essere attivata in due modi: Avvio manuale È possibile avviare manualmente la creazione di una richiesta di fattura progetto automatica nelle view in cui avviene anche la creazione manuale di una richiesta di fattura progetto. Se si seleziona Nuovo Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 21

22 Richieste di fattura progetto automatica, il sistema genera una richiesta di fattura progetto e la pare in un editor in modo da poterla rivedere, completare e rilasciare. Avvio mediante schedulazione fattura È possibile creare una schedulazione fattura per posizioni dell'ordine di vendita basate sui progetti con il metodo di fatturazione forfait nella viewordine di vendita [Pagina 49]. In base a tale schedulazione il sistema crea automaticamente richieste di fattura progetto ed attività business allaview Lavoro in Contabilizzazione fattura cliente. Per ulteriori informazioni su schedulazioni fattura, consultare qui [Pagina 32]. Per la fatturazione progetto sono rilevanti le seguenti attività business: Attività Rivedere e rilasciare richiesta di fattura progetto [Pagina 207] Attività Risolvere problema nella creazione di una richiesta di fattura progetto [Pagina 208] Posizioni fattura con metodo di fatturazione a forfait vengono di solito generate correttamente dal sistema. È solamente necessario modificarle nel caso si vogliano adeguare manualmente prezzo o quantità. Il campo Percentuale in Dettagli schedulazione fattura di un'attività business nella view Lavoro del centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti visualizza la percentuale dell'importo totale di tutte le posizioni a forfait che sono state fatturate nella richiesta di fattura progetto. Per ulteriori informazioni, consultare qui. Se la percentuale tra le posizioni fattura varia, questo campo non viene visualizzato in Dettagli schedulazione fattura. In tal caso è necessario aprire la richiesta di fattura progetto per visualizzare le singole posizioni e le loro percentuali. Si raccomanda di verificare le attribuzioni e di rimuovere o riattribuire posizioni di tempi e costi, se necessario. Stato elaborazione fattura Una volta creata la richiesta di fattura progetto, ha inizio l'intero processo di fatturazione e per questo motivo, lo Stato fattura della posizione dell'ordine di vendita a cui fa riferimento la richiesta di fattura progetto, viene automaticamente modificato da Non avviato a In elaborazione. Stampare anteprima Nella view Fatturazione progetto Ordine di vendita del centro di lavoro Contabilizzazione fattura cliente è possibile visualizzare un'anteprima fattura per i seguenti stati: Se la fattura non esiste ancora, viene simulata utilizzando i dati attuali. Richiesta fattura progetto - in preparazione Se la richiesta di fattura cliente è consistente, si apre un dialogo modale con un documento di fatturazione cliente simulato. Se non è consistente o non contiene posizioni, viene visualizzato un messaggio d'errore. Richiesta fattura progetto - rilasciata Se esiste un documento di fatturazione cliente con uno stato diverso da annullato, viene visualizzato. Se non esistono documenti di fatturazione cliente, viene visualizzato un dialogo modale che mostra la fattura cliente simulata. Richiesta fattura progetto - fatturata Viene visualizzato un dialogo modale che mostra la/e fattura/e cliente esistente/i. Per le richieste di fattura progetto con uno stato diverso da In preparazione, Rilasciato o Fatturato, non è possibile eseguire l'anteprima. In questo caso viene visualizzato un messaggio d'errore SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

23 Rilascio di una richiesta di fattura progetto Come per la creazione di una richiesta di fattura progetto, per il rilascio sono disponibili due opzioni: Manualmente: È possibile rivedere e rilasciare manualmente una richiesta di fattura progetto nella view Lavoro del centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti. Per ulteriori informazioni, consultare qui [Pagina 207]. Automaticamente: È possibile specificare nella view Ordine di vendita del centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti se le richieste di fattura progetto debbano essere rilasciate automaticamente. Per eseguire questa operazione, selezionare la casella di spunta Rilascio automatico nella sezione Contabilizzazione fatture di progetto in Generale. Se la richiesta di fattura progetto è stata creata manualmente, deve anche essere rilasciata manualmente. Vedere anche Guida rapida per Richieste di fattura progetto [Pagina 127] 2.7 Contabilizzazione fattura per milestone per progetti cliente Riepilogo Oltre a definire una data in cui il sistema crea automaticamente le fatture cliente, è possibile fatturare automaticamente i servizi basati sul progetto quando vengono raggiunte le milestone del progetto. A tale scopo, creare date di schedulazione fattura [Pagina 32] in un ordine di vendita nel centro di lavoro Ordine di vendita o in un'offerta di vendita nel centro di lavoro Sviluppo mercato e attribuirle a una milestone del progetto. Fino al raggiungimento della milestone, la schedulazione fattura visualizza la data pianificata per la milestone. Questa viene aggiornata con la data di fine effettiva una volta completata la milestone. È possibile combinare le date di schedulazione fattura pianificate e basate su milestone nell'ambito di un'unica schedulazione fattura. Nel centro di lavoro Gestione progetti Progetti, nell'area Piano del progetto è possibile verificare se una milestone viene utilizzata per la contabilizzazione fattura: Nel diagramma di Gantt le milestone rilevanti per la fatturazione vengono rappresentate da un rombo pieno Nella sezione Dati di base il campo Rilevante per la fatturazione visualizza la rilevanza Nel tab Attribuzione schedulazione fattura al punto Tracciamento vendite vengono elencati tutti gli ordini di vendita e le offerte di vendita collegati alle milestone. Una milestone utilizzata nella schedulazione fattura di un ordine di vendita o offerta di vendita non può essere eliminata. Se la milestone è già stata impostata su Completato ed è stata creata una richiesta di fattura progetto, lo stato non potrà più essere annullato. Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 23

24 Prerequisiti Le seguenti condizioni devono essere soddisfatte per utilizzare la funzionalità di contabilizzazione fattura per milestone: La posizione dell'ordine di vendita è stata creata come servizio basato sul progetto e presenta un link ad un'attività progettuale Sono supportati solo progetti cliente La milestone è collegata ad una data di schedulazione fattura in un ordine di vendita Processo Non appena la milestone viene impostata manualmente su completato dal project manager, vengono attivate le seguenti attività: 1. Durante la notte viene generata una richiesta di fattura progetto. Per risparmiare del tempo, è anche possibile avviare questa fase manualmente: alla voce Gestione dei progetti Progetti Progetti selezionare un progetto nella lista di lavoro Progetti, fare clic sull'icona menu accanto all'id progetto e selezionare l'opzione Creare richiesta di fattura progetto schedulata dal menu. 2. Lo stato della posizione di schedulazione fattura nell'ordine di vendita viene modificato da Aperto in Fattura di progetto richiesta. 3. Un'attività business viene inviata all'unità di contabilizzazione fattura responsabile. 4. La richiesta di fattura progetto generata viene controllata e rilasciata manualmente e viene creata una richiesta di fattura. 5. Una volta creata la fattura cliente, il sistema imposta la data di schedulazione fattura su Fatturato. Vedere anche Contabilizzazione fattura progetto [Pagina 18] Schedulazione fattura [Pagina 32] 2.8 Integrazione con Microsoft Project Riepilogo È possibile integrare Microsoft Project con SAP Business ByDesign al fine di soddisfare specifiche esigenze di gestione dei progetti. Si raccomanda tale integrazione se esistono dei progetti (completati o in corso) che sono stati generati in Microsoft Project e che si intende rendere accessibili da SAP Business ByDesign. L'attività guidata Nuovo progetto consente di creare un nuovo progetto in SAP Business ByDesign sulla base di un progetto Microsoft Project esistente e salvato localmente come file XML. L'integrazione è inoltre rilevante se si intende eseguire in qualsiasi momento il download di progetti dalla soluzione a Microsoft Project, ad esempio, al fine condividerne una versione locale con stakeholder o clienti SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

25 L'aspetto dei propri progetti può variare tra Microsoft Project e Business ByDesign in termini di struttura del progetto e di date schedulate a causa dell'utilizzo di una diversa logica e diversi calendari di schedulazione. Prerequisiti Microsoft Project 2007 o 2010 sono necessari per l'integrazione con la soluzione SAP Business ByDesign; versioni precedenti di Microsoft Project non sono supportate. Creazione di un nuovo progetto con Microsoft Project come sorgente (Upload di Microsoft Project) Nella view Gestione dei progetti Progetti è possibile utilizzare l'attività guidata Nuovo progetto per creare progetti. Quando si inseriscono i dati iniziali per un nuovo progetto, è possibile selezionare Microsoft Project come sorgente. Ciò consente di copiare la struttura del progetto, le dipendenze, le durate e il lavoro pianificato dal proprio progetto in Microsoft nella soluzione SAP Business ByDesign. Nome progetto, nomi attività, ID e tipi di attività Quando si crea un nuovo progetto con Microsoft Project come sorgente, il nome del progetto e i nomi delle attività progettuali sono gli stessi nella soluzione Business ByDesign e in Micrsoft Project. ID progetto e ID attività vengono creati nella soluzione in base alle impostazioni definite per quel particolare tipo di progetto, come stabilito dalle impostazioni della propria soluzione. Le fasi devono essere create manualmente commutando il tipo di attività in Fase dove richiesto. Le attività e le milestone sono le stesse in Microsoft Project e in Business ByDesign. Milestones Le milestone non hanno durata in Business ByDesign. Ne consegue che per ogni milestone in Microsoft Project con durata maggiore di zero, nella soluzione Business ByDesign vengono create due attività progettuali: una nuova attività e una nuova milestone e la durata viene attribuita alla nuova attività. La nuova attività e la nuova milestone hanno lo stesso nome della milestone in Microsoft Project. La nuova milestone è successiva alla nuova attività e il tipo di dipendenza tra di loro è finish-to-start, ossia la nuova attività deve terminare prima che possa iniziare la milestone. Vincoli temporali, durate di attività e calendario I vincoli temporali, comprese le date d'inizio e fine del progetto, non vengono copiati in Microsoft Project ma è possibile definire date d'inizio e di fine per il nuovo progetto nell'attività guidata Nuovo progetto, tenendo conto del fatto che la data d'inizio di default è la data odierna. I vincoli di default del nuovo progetto sono Prima possibile e Il più tardi possibile. La durata pianificata per attività progettuali in Microsoft Project viene copiata se le attività non hanno attività subordinate. Le durate di attività riepilogative nella soluzione vengono calcolate automaticamente dal basso in alto, nella gerarchia del progetto. Visto che si può definire un calendario di default per ogni tipo di progetto, il calendario utilizzato per il proprio progetto nella soluzione dipende dal tipo di progetto selezionato. Se per il tipo di progetto non è aggiornato alcun calendario, il campo calendario rimane vuoto e viene utilizzato di default il calendario Gregoriano. Lavoro pianificato Se si seleziona Lavoro pianificato durante la creazione di un progetto ed è disponibile del lavoro pianificato attribuito ad un'attività in Microsoft Project, viene copiato il lavoro pianificato. Un pacchetto di lavoro viene aggiunto per la corrispondente attività progettuale in Business ByDesign. Per tale pacchetto viene inserita automaticamente una quantità di lavoro pianificato, ma le colonne relative a servizio e membri del team rimangono vuote. Il lavoro pianificato derivante da Microsoft Project viene copiato in ore e l'intero valore (inclusi minuti e secondi) viene caricato senza arrotondamenti per eccesso o difetto. Se per esempio si inserisce 3,33, sarà interpretato come 3 ore e 20 minuti nel file XML e mostrato come 3,3 in SAP Business ByDesign. Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 25

26 L'unità di lavoro (ore o giorno lavorativo) in SAP Business ByDesign risulta dal tipo di progetto selezionato (definito nella configurazione della soluzione) e può essere sovrascritta nella view Piano del progetto dell'editor Elaborare progetto per la testata del progetto, utilizzando il tab Lavoro fino a che la prima registrazione non viene registrata nel sistema. Struttura del progetto e dipendenze La struttura del progetto può essere diversa in Microsoft Project rispetto alla soluzione SAP Business ByDesign a causa di differenze tecniche tra le due soluzioni, ad esempio, in relazione alla struttura delle attività e alla logica di durata. Quando si crea un nuovo progetto con Microsoft Project come sorgente, le attività progettuali vengono classificate nello stesso modo di Microsoft Project, comprese le dipendenze tra attività precedente e attività successiva. Risorse Le risorse in Microsoft Project non vengono caricate in SAP Business ByDesign. Campi specifici del cliente I campi specifici del cliente in Microsoft Project non vengono caricati e non sono disponibili in SAP Business ByDesign. Download di un progetto dalla soluzione Business ByDesign in Microsoft Project Nel centro di lavoro Gestione dei progetti è possibile effettuare il download di un progetto dalla soluzione SAP Business ByDesign in Microsoft Project, utilizzando il formato XML e ciò consente di copiare in maniera rapida e agevole la struttura del progetto, le dipendenze, le durate, i vincoli temporali e il lavoro pianificato. Nell'editor Elaborare progetto fare clic sul pulsante Effettuare download per copiare l'attuale versione della struttura del progetto in un file XML. Nome progetto, nomi attività, ID e tipi di attività Quando si esegue il download di un progetto in Microsoft Project, il nome del progetto e i nomi delle attività della soluzione SAP Business ByDesign sono inclusi nel file XML e il download dei nomi avviene nella lingua specificata nella soluzione. L'ID progetto e gli ID attività inoltre sono gli stessi nella soluzione e nel file XML. Le fasi e le attività nella soluzione compaiono come attività nel file XML, ma le milestone sono le stesse sia nella soluzione che nel file XML. I tipi di vincolo e le date di vincolo per il proprio progetto vengono sottoposte a download nel file XML. Il calendario utilizzato per il progetto nella soluzione non viene scaricato in Microsoft Project. Se sono state aggiornate durate pianificate per attività subordinate nella soluzione, esse verranno sottoposte a download nel file XML sotto forma di ore. Lavoro Se per un'attività o fase nella soluzione è stato pianificato del lavoro, esso sarà sottoposto a download nel file XML sotto forma di ore. Se l'unità di lavoro nella soluzione è il giorno lavorativo, il sistema converte il valore in ore, facendo riferimento al valore inserito nel campo Ore per giorno lavorativo. Se per un'attività o fase nella soluzione esiste più di un pacchetto di lavoro, il lavoro pianificato di questi pacchetti di lavoro sarà compattato e sottoposto a download nel file XML interamente. È possibile pianificare lavoro in attività riepilogative nella soluzione. Se si è pianificato del lavoro in un'attività riepilogativa nella soluzione, una nuova attività subordinata viene creata in Microsoft Project per il lavoro pianificato. Se per un'attività o fase nella soluzione è stato registrato del lavoro effettivo, esso sarà sottoposto a download nel file XML sotto forma di ore SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

27 Struttura del progetto e dipendenze La gerarchia del progetto è inclusa nel file XML, comprese dipendenze tra predecessore e successore. 2.9 Gestione delle modifiche mediante le baseline Riepilogo La gestione delle modifiche è una parte importante della gestione del progetto in cui viene utilizzato il piano del progetto originale, rappresentato dalla baseline, per misurare e valutare l'esecuzione del progetto. In particolare, le deviazioni dal piano originale rispetto alla pianificazione e la schedulazione vengono tracciate e monitorate dal project manager e dai partecipanti al progetto mediante le baseline. Una baseline è costituita dai dati della pianificazione originale derivanti dal progetto, tra cui le date di inizio e di fine pianificate, le durate pianificate e il lavoro pianificato. La baseline iniziale viene creata copiando i dati dal progetto dopo che il piano del progetto è stato completato, prima dell'inizio. Se una baseline non è stata creata quando il progetto è stato avviato o rilasciato, il sistema richiede che il project manager ne crei una. A seconda della configurazione del sistema nel fine-tuning per i tipi di progetto, questa baseline iniziale viene quindi inviata agli stakeholder del progetto per l'approvazione oppure viene attivata immediatamente dal project manager. Questa baseline attiva serve come punto di riferimento principale in base a cui viene misurata l'esecuzione del progetto. Pertanto, i dati della baseline vengono utilizzati come base per i report che analizzano le prestazioni di uno o più progetti. Questi report contengono le seguenti informazioni di schedulazione: Progetto operativo: data di inizio effettiva, data di fine effettiva, data di inizio prevista (la data di inizio più recente del progetto), data di fine prevista (la data di fine più recente del progetto) Baseline: data di inizio della baseline, data di fine della baseline Scostamento della schedulazione: confronto delle date di previsione rispetto alle date della baseline Questi report contengono anche le seguenti informazioni correlate al lavoro: Progetto operativo: lavoro effettivo, lavoro restante, lavoro previsto (lavoro effettivo + lavoro restante) Baseline: quantità di lavoro pianificata Scostamento del tempo di lavoro: confronto del lavoro previsto rispetto al lavoro della baseline Il project manager e gli stakeholder possono utilizzare questi report per determinare l'avanzamento di un progetto in corso. Se i dati del progetto attuali differiscono in maniera consistente dai dati della baseline, questo indica che il piano originale potrebbe non essere preciso. Le modifiche all'ambito o alla natura del progetto possono causare tali scostamenti. Quando vengono apportate modifiche significative al progetto, come ad esempio attività supplementari da aggiungere, deve essere modificata anche la baseline per riflettere queste modifiche dell'ambito. Questa operazione può essere eseguita in qualsiasi momento apportando le modifiche necessarie nell'editor della baseline. Per controllare le modifiche al piano del progetto originale, le società possono richiedere che le baseline modificate vengano inviate agli stakeholder rilevanti per l'approvazione. Lo stakeholder del progetto è il manager di linea responsabile del centro di costo a cui è stato attribuito il progetto, che il sistema determina utilizzando il centro di costo richiedente del progetto. Se il centro di costo richiedente non è disponibile, viene utilizzato il centro di costo attribuito del progetto. Una volta approvata una baseline modificata, questa diventa la nuova baseline attiva. Questa nuova baseline sostituisce la baseline precedente e viene quindi utilizzata come punto di riferimento per la determinazione di scostamenti dalla pianificazione nell'esecuzione del progetto. Per supportare questi processi di gestione delle modifiche, la baseline può presentare il seguente stato: In pianificazione: lo stato iniziale quando è stata creata una nuova baseline. Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 27

28 In approvazione: la baseline è stata inviata per l'approvazione, ma l'approvazione non è stata concessa. Se l'approvazione della baseline viene definita come obbligatoria nella configurazione del sistema, la baseline deve essere inviata per l'approvazione allo stakeholder rilevante. Se l'approvazione della baseline è facoltativa, la baseline può anche essere attivata direttamente dal project manager. Attivo: la baseline è stata approvata dallo stakeholder o attivata manualmente dal project manager. Qui può esistere solo una baseline attiva ed è quella utilizzata per calcolare gli scostamenti dal piano del progetto nel reporting del progetto. Attivo con modifiche in sospeso: la baseline è attiva, ma è stata creata un'altra baseline che è in esecuzione. Obsoleto: la baseline non è più valida perché una nuova baseline è stata attivata manualmente o approvata. Per modifiche non relative all'ambito del progetto, ad esempio se un'attività richiede più tempo di quello pianificato o più lavoro di quello inizialmente pianificato, il project manager non deve modificare la baseline, ma semplicemente aggiornare la schedulazione (durate e date di inizio/fine) e il lavoro restante nel progetto. Tali ritardi nonché la spesa e il lavoro supplementari vengono indicati nei report sulle prestazioni del progetto, poiché rappresentano scostamenti dal piano del progetto originale. Esempio Il project manager deve aggiungere attività e una fase supplementari a un progetto di implementazione perché la formazione dell'utente finale non verrà eseguita dal cliente, come era stato inizialmente pianificato. La formazione dell'utente finale verrà invece eseguita dal team di progetto. Il project manager aggiunge le attività necessarie supplementari al progetto e aggiorna la baseline. Il project manager quindi invia la baseline modificata al manager di linea rilevante per l'approvazione Approvazioni di spese e acquisti relativi ai progetti Riepilogo La sottoview Gestione dei progetti Approvazioni Spese e acquisti consente di visualizzare ed elaborare le spese e gli acquisti registrati nei propri progetti. I report delle spese attribuiti ai progetti vengono inviati all'utente per l'approvazione, insieme ai carrelli acquisti, agli ordini d'acquisto e alle entrate merci e servizi. Questi possono essere approvati, rifiutati o riconsegnati per la revisione. È inoltre possibile visualizzare i dettagli associati a ciascuna approvazione di spese e acquisti. Se il processo di approvazione per i report delle spese è attivato nella configurazione della soluzione, i report delle spese vengono prima inviati al centro di lavoro Gestione spese e trasferte per l'approvazione. Dopodiché, i report relativi alle spese del progetto vengono inviati alla view Gestione dei progetti Approvazioni Spese e acquisti. Se un report delle spese viene attribuito a diversi progetti e/o centri di costo, viene inviato al project manager o al manager di linea al cui progetto o centro di costo viene addebitata la quota di costo più alta. Ad esempio, se il report delle spese viene attribuito a un centro di costo con il 40% e a un progetto con il 60%, il report delle spese viene inviato al project manager responsabile dell'approvazione. Le condizioni di approvazione possono essere ulteriormente limitate definendo un valore soglia nella configurazione della soluzione. Questo garantisce che i report delle spese vengano inviati per l'approvazione solo se superano il valore soglia definito. Dopo che i report delle spese sono stati approvati, le registrazioni finanziarie vengono elaborate dal sistema. È possibile approvare le seguenti spese correlate agli acquisti: Approvazioni di carrelli acquisti SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

29 I carrelli acquisti vengono inviati al project manager responsabile per l'approvazione se il processo di approvazione per i carrelli acquisti è attivato nella configurazione della soluzione e se l'attribuzione del cliente viene eseguita in relazione a un'attività progettuale. È possibile limitare ulteriormente le condizioni di approvazione definendo un valore soglia nella configurazione della soluzione. Questo garantisce che i carrelli acquisti vengano inviati per l'approvazione solo se superano il valore soglia definito. Inoltre, è possibile definire l'approvazione come obbligatoria se il carrello acquisti contiene articoli senza prezzo. Per ulteriori informazioni, consultare Attività Approvare carrello acquisti [Pagina 199]. Approvazioni di ordini d'acquisto La procedura per l'approvazione degli ordini d'acquisto viene definita nella configurazione della soluzione, inclusa la specifica se gli ordini d'acquisto devono essere approvati dal manager dell'unità acquisti o dal proprietario dell'oggetto contabile rilevante, in questo caso, il project manager o il manager di linea. Ad esempio, se un ordine d'acquisto viene attribuito a un'attività progettuale, il project manager è l'approvatore. Se l'ordine d'acquisto contiene diverse posizioni, il proprietario dell'oggetto contabile relativo alla posizione più costosa è l'approvatore. Per ulteriori informazioni, consultare Attività Approvare ordine d'acquisto [Pagina 201]. Approvazioni dell'entrata merci e servizi Se la quantità confermata per un ordine d'acquisto correlato a un progetto supera la quantità ordinata o se il valore confermato supera il valore limite, la soluzione crea un'attività che viene inviata al project manager responsabile dell'approvazione dell'entrata merci e servizi. L'approvazione dell'entrata merci e servizi non è necessaria se la quantità in eccesso è stata registrata tramite il riepilogo delle ore di lavoro poiché le registrazioni dei tempi del progetto di esterni richiedono comunque sempre l'approvazione del project manager responsabile nella view Gestione dei progetti Approvazioni Registrazione orari. Per ulteriori informazioni, consultare Attività Approvare entrata merci e servizi [Pagina 202]. Le approvazioni correlate alle fatture del fornitore (se necessario, in base alla configurazione della soluzione) vengono sempre inviate al manager dell'unità di contabilizzazione fattura, indipendentemente dal fatto che una fattura faccia riferimento o meno a un progetto Analisi del valore raggiunto (Earned Value Analysis (EVA)) Riepilogo L'Earned Value Analysis (EVA) è un metodo standard comune nella gestione dei progetti che consente un'accurata valutazione dell'avanzamento di un progetto in termini di ambito, schedulazione e costi. Mentre il confronto esclusivo dei costi effettivi e di quelli pianificati può portare a conclusioni errate poiché l'avanzamento effettivo del progetto non viene considerato, EVA introduce il valore raggiunto (EV) come quantificazione dell'avanzamento del progetto che può essere posta in relazione al valore pianificato (PV) e ai costi effettivi (AC). Ciò consente di derivare diversi indici per stimare i costi e schedulare le prestazioni di un progetto. Tracciando questi indici è possibile generare un'analisi del trend che offre un riepilogo dello stato attuale del progetto e identifica i problemi di prestazioni in una fase iniziale. Poiché l'avanzamento del progetto per le date passate si basa su informazioni provenienti dalle istantanee di progetto, le date di reporting per cui vengono determinati tutti gli indici sono: Date di creazione di tutte le istantanee disponibili per il progetto selezionato Data effettiva di chiamata del report (i dati per questa data vengono rilevati dal progetto stesso) Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 29

30 Data di fine pianificata della baseline attiva (solo valore pianificato [Valore previsto per la realizzazione del progetto (valore iniziale previsto - BAC)] disponibile). Questo vale finché la data di fine non è ancora stata raggiunta. Se viene creata più di una istantanea per giorno, verrà utilizzata solo la più recente come base per il calcolo. Le istantanee create nello stesso giorno dell'avvio del report non vengono prese in considerazione. Qui vengono utilizzati i dati del progetto stesso. Per i casi in cui la data di fine del progetto è nel futuro, i valori effettivi estrapolati vengono derivati dai valori della data corrente. Prerequisiti Nella pianificazione e nell'esecuzione del progetto alcuni prerequisiti devono essere soddisfatti per garantire che l'analisi del valore raggiunto possa fornire risultati ragionevoli: Nella pianificazione il progetto è stato suddiviso in attività e pacchetti di lavoro sufficientemente dettagliati. Le attività pianificate sono state schedulate e distribuite all'interno della durata del progetto in base alle loro durate e dipendenze pianificate. Durante l'esecuzione del progetto il tempo per il lavoro svolto viene registrato prontamente e lo stato dell'attività viene impostato una volta completata. L'avanzamento del progetto può essere determinato per le date nel passato dall'inizio del progetto fino alla data effettiva. Ciò implica che i valori utilizzati per stimare l'avanzamento siano memorizzati o possano essere calcolati. Durante l'esecuzione del progetto è necessario creare istantanee a intervalli regolari per memorizzare lo stato del progetto (generalmente ciò significa che la creazione dell'istantanea è schedulata con una definizione dell'esecuzione della creazione dell'istantanea). Indici L'analisi del valore raggiunto è disponibile come report nella view Reports del centro di lavoro Gestione dei progetti e viene eseguita con i seguenti indici: Actual Costs (AC): Sostenuti fino alla data di reporting Planned Value (PV): include il valore previsto per la realizzazione del progetto (BAC) Valore previsto per la realizzazione del progetto (BAC) = costi pianificati totali di una baseline del progetto = PV alla fine pianificata della baseline del progetto. Percentage of completion (PoC): determinata dall'avanzamento del progetto in base a un metodo specificato di seguito Earned Value (EV): in base alla PoC Comprende i risultati di un progetto in un dato momento, nonché i relativi costi inseriti inizialmente in budget. I seguenti indici calcolati in base a costi effettivi, valore pianificato e valore raggiunto: Schedule Performance Index (SPI) Una misura dell'efficienza della schedulazione. SPI = EV/PV Schedule Variance (SV) Indica quanto il progetto è in anticipo o in ritardo rispetto alla schedulazione. SV = EV-PV Cost Performance Index (CPI) Indica l'efficienza dei costi di un progetto SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

31 CPI = EV/AC Cost Variance (CV) Una misura delle prestazioni dei costi. CV = EV-AC Estimate at Completion (EAC) Il costo totale previsto di un'attività progettuale. EAC = BAC/CPI Estimate to Complete (ETC) I costi residui previsti da uno specifico momento fino al completamento del progetto. ETC = EAC-AC Metodi supportati Per il calcolo della PoC vengono supportati i seguenti metodi: PoC lavoro a livello di testata del progetto Riflette la percentuale del lavoro effettivo cumulato diviso per il totale del lavoro effettivo e residuo. PoC manuale a livello di testata del progetto Il project manager può inserire la sua stima dell'avanzamento del progetto nella testata del progetto. 0/100: PoC basata su attività completate Questo metodo parte dal presupposto che un'attività possa raggiungere solo una PoC di 0 o 100% in quanto rimane a 0% fino all'intero completamento. Ad esempio un pacchetto di lavoro con una PoC effettiva, ad esempio dell'80%, mantiene una PoC dello 0% fino alla conclusione. 20/80: PoC basata su attività completate e avviate Calcola con un punto iniziale di completamento del 20% e aggiunge il restante 80% quando l'attività è completata. Vedere anche Analisi del valore raggiunto (Report) [Pagina 175] 2.12 Tempi e costi del progetto Riepilogo Nella view Tempi e costi della view Progetti è possibile ottenere un riepilogo di tutte le registrazioni orari e di tutte le spese relative al progetto registrate per i propri progetti a cui si ha accesso. I tempi e i costi sono raggruppati sotto forma di conferme orari, spese di trasferta e tutti i materiali o servizi approvvigionati che sono stati registrati in riferimento ad un'attività progettuale. Ad esempio, una conferma orari relativa all'esecuzione del lavoro su un'attività progettuale o le spese di trasferta necessarie per lo svolgimento dell'attività progettuale. Le spese progetto sono raccolte dalle seguenti fonti: Conferme orari Reports spese Fatture (fornitore) e note di credito Entrate merci e servizi Uscite merci e resi merci Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 31

32 La view Tempi e costi viene aggiornata quando si registrano nuovi tempi o costi per un'attività progettuale o quando tempi e costi già esistenti vengono modificati o annullati. Tempi e costi modificati o annullati In generale, se si apporta una modifica al documento originale in cui sono stati registrati tempi o costi, il sistema aggiorna automaticamente la posizione tempi o costi visualizzata nella view Tempi e costi. Se viene annullata la posizione di tempi o costi, la casella di spunta Annullato è marcata. Visualizzazione tempi e costi Per default la view Tempi e costi visualizza tutte le posizioni tempi e costi registrate durante il mese corrente. Il sistema calcola quali posizioni visualizzare in base alla data di fornitura dei tempi o dei costi. Sono disponibili diverse opzioni nel menu Visualizzare che consentono di visualizzare posizioni di tempi e costi, ad esempio Posizioni per i miei progetti attivi - ultima settimana, Tutte le posizioni e Posizioni non controllate - questo mese. È possibile classificare ulteriormente la lista raggruppando le posizioni tempi e costi in base ai seguenti criteri: Dal menu Raggruppare in base a selezionare una delle seguenti opzioni: Nome progetto (Impostazione di default) Settimana di calendario La settimana di calendario è calcolata in base alla data di fornitura della posizione tempi o costi. Va da domenica a sabato. Sorgente Fa riferimento al tipo di documento originale da cui ha origine la posizione di tempi o costi, ad esempio, una conferma orari. Descrizione Può essere una della seguenti a seconda della sorgente dei tempi o dei costi: la descrizione servizi o materiali, la descrizione categoria di prodotto, la descrizione categoria spese o una descrizione di testo libero dalla fattura fornitore, se disponibile. Nessuno Tutte le posizioni tempi e costi vengono visualizzate senza criteri di raggruppamento Schedulazione fattura Riepilogo Una schedulazione fattura è costituita dalle date e dagli importi di fattura utilizzati per la creazione di fatture. La schedulazione fattura può essere elaborata manualmente oppure è possibile definire un periodo di contabilizzazione fattura. Questo è possibile per contratti cliente, ordini di vendita e offerte di vendita. Per il documento è disponibile solo una schedulazione fattura, non diverse schedulazioni per ogni posizione. Nella schedulazione fattura, le date di fattura specificate sono attribuite alle posizioni del documento. Inoltre, è possibile passare dalla view della data alla view della posizione e viceversa. Le date di fattura di una schedulazione fattura possono avere tre diversi tipi di schedulazione: Forfait parziale, Forfait periodico e Tempo e materiale SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

33 Tipo di schedulazione Definizione Esempio Forfait parziale Il valore netto totale è fisso e distribuito a specifici importi in date definite. Il prezzo dell'implementazione del software è fissato a $400. Una prima data di fattura contiene $200 (50%) Una seconda data di fattura contiene $100 (25%) Una terza data di fattura contiene $100 (25%) Forfait periodico (Possibile solo nei contratti cliente) Il prezzo è fisso per periodo. L'importo di fatturazione viene calcolato in base a un periodo di contabilizzazione fattura. L'importo totale fatturato dipende dalla durata del contratto. Il prezzo di un software noleggiato è fissato a $100 al mese. Per le date di fattura trimestrali, il sistema calcola un importo di $300 per ciascuna data di fattura. Tempo e materiale Nelle date di contabilizzazione fattura, il sistema attiva automaticamente le richieste di fattura cliente in base ai valori effettivi delle conferme servizio per la contabilizzazione fattura. Per un ampliamento del software specifico del cliente, viene concordata una contabilizzazione fattura mensile. Alla fine di ogni mese vengono fatturati i valori effettivi delle conferme di servizio dell'intero mese. Le schedulazioni fattura possono essere create soltanto per servizi, spese e diritti (i diritti possono essere utilizzati soltanto nei contratti). Non possono essere create per i prodotti da consegnare, ma solo per i prodotti con un tipo di posizione basato sul progetto. Prerequisiti L'utilizzo delle schedulazioni fattura deve essere attivato nella selezione obiettivi per i contratti, gli ordini di vendita e le offerte di vendita: Domanda sull'ambito della soluzione per i contratti cliente in Vendite Vendita di prodotti e servizi Contratti cliente Domanda sull'ambito della soluzione per gli ordini di vendita in Vendite Vendita di prodotti e servizi Ordini di vendita Domanda sull'ambito della soluzione per le offerte di vendita in Vendite Sviluppo mercato Offerte di vendita Solo se le schedulazioni fattura vengono attivate nella selezione obiettivi, il tab Schedulazione fattura viene visualizzato nei documenti interessati. A seconda del tipo di posizione, è possibile creare una schedulazione fattura per una posizione. Si noti che è possibile uno scenario misto. Ciò significa che alcune posizioni possono avere una schedulazione fattura, mentre altre no. Le schedulazioni fattura possono essere create per i seguenti tipi di posizione: Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 33

34 Tipo di posizione Servizio - forfait Servizio - forfait senza dati effettivi Servizio - forfait (progetto) Spesa - forfait senza dati effettivi Spesa - forfait (progetto) Diritto - forfait Diritto - forfait senza dati effettivi Servizio - forfait Servizio - forfait senza dati effettivi Spesa - forfait senza dati effettivi Diritto - forfait Diritto - forfait senza dati effettivi Servizio - tempo e materiale Servizio - tempo e materiale (progetto) Spesa - tempo e materiale Diritto - tempo e materiale Prodotti - basati su progetto Prezzo per periodo (marcare nella posizione del contratto) No Sì Non rilevante Tipo di schedulazione Forfait parziale Forfait periodico Tempo e materiale Creare date di fattura È possibile elaborare schedulazioni fattura fase per fase facendo clic su Aggiungere data oppure utilizzando un periodo di contabilizzazione fattura facendo clic su Elaborare periodo di contabilizzazione fattura. Per le date di fattura con tipo di schedulazione Forfait parziale, è possibile elaborare le date di fattura con un importo o una percentuale. Per le date di fattura con tipo di schedulazione Forfait periodico, è possibile elaborare le date di fattura con un importo o una quantità dell'unità di tempo. Per le date di fattura con tipo di schedulazione Tempo e materiale, è possibile elaborare soltanto le date di fattura. Gli importi si basano sui valori di conferme servizio effettivi. Elaborare periodo di contabilizzazione fattura Per elaborare un Periodo di contabilizzazione fattura è possibile: Elaborare una data di inizio e di fine. Ad esempio all'inizio e alla fine dell'anno. Oppure elaborare una data di inizio e le ricorrenze. Ad esempio all'inizio dell'anno per otto ricorrenze. Elaborare un modello di periodicità. Ad esempio mensile, ogni due mesi, settimanale, trimestrale. Elaborare un giorno della settimana. Ad esempio bisettimanale, ma sempre di martedì. Elaborare un giorno specifico. Ad esempio mensile, ma sempre il terzo giorno del mese. È possibile definire più periodi di contabilizzazione fattura. Il periodo di contabilizzazione fattura può essere applicato a diverse posizioni. Queste posizioni vengono quindi fatturate utilizzando il relativo periodo di contabilizzazione fattura. Se si intende modificare il periodo di contabilizzazione fattura, è necessario in primo luogo resettare l'opzione Applicare nelle posizioni applicabili. I periodi di contabilizzazione fattura vengono archiviati nel documento. Utilizzo del modello di periodicità nel periodo di contabilizzazione fattura Se si utilizza il modello di periodicità nel periodo di contabilizzazione fattura per il tipo di schedulazione Forfait periodico oppure per il tipo di schedulazione Tempo e materiale, il sistema crea date di fattura all'interno del periodo, tuttavia con il seguente numero massimo di date: Per modelli di periodicità annuali: 10 date di fattura SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

35 Per modelli di periodicità mensili: 24 date di fattura Per modelli di periodicità settimanali: 26 date di fattura Per modelli di periodicità giornalieri: 31 date di fattura Dopo aver fatturato una data, una nuova data viene creata automaticamente all'interno del periodo di contabilizzazione fattura. Se si modifica una data di fattura creata automaticamente, la data di fattura viene separata dal periodo di contabilizzazione fattura. Per il tipo di schedulazione Forfait parziale, si utilizza Aggiungere data e si elabora la percentuale o l'importo. Se si utilizza il periodo di contabilizzazione fattura, il sistema crea automaticamente tutte le date all'interno del periodo senza un numero massimo di date. Il totale è sempre il 100 percento. L'ultima data di fattura include eventuali differenze di arrotondamento. Copia di una schedulazione fattura Se si copiano documenti, viene copiata anche la schedulazione fattura. È possibile copiare una schedulazione fattura da un'offerta di vendita in un ordine di vendita o un'offerta di vendita da un ordine di vendita in un ordine di vendita o un'offerta di vendita da un contratto cliente a un contratto cliente Le date di schedulazione fattura corrispondenti vengono aggiornate spostando tutte le date con la differenza delle date di registrazione del documento originale e del documento di destinazione. Per i contratti viene considerata la differenza della data di inizio del contratto del documento originale e di quello di destinazione. Contabilizzazione fattura Quando vien rilasciato il contratto o l'ordine di vendita, il sistema crea una richiesta di fattura del contratto o dell'ordine di vendita. Questa richiesta di fattura contiene le date di schedulazione fattura. Ogni notte un job standard viene eseguito automaticamente e controlla le date di fattura. Tre giorni prima della data di fattura, il job crea richieste di fattura schedulate per le date di fattura schedulate. Si noti che per il tipo di schedulazione Tempo e materiale, è impostato lo stato In sospeso per le richieste di fattura della conferma servizio. Te giorni prima della data di schedulazione fattura successiva il job notturno standard resetta lo stato In sospeso nello stato Da fatturare per le richieste di fattura della conferma servizio. In casi eccezionali (ad esempio, se non è possibile attendere l'esecuzione del job successivo), è possibile un intervento manuale per forzare la contabilizzazione fattura: Nella richiesta di fattura dell'ordine di vendita o del contratto, selezionare Elaborare->Opzioni disponibili->creare richieste di fattura pianificate Nella richiesta di fattura della conferma servizio, selezionare Elaborare->Opzioni disponibili- >Abilitare contabilizzazione fattura. Quando viene raggiunta la data di fattura, una creazione fatture elabora le fatture dalle richieste di fattura. Lo stato della data di schedulazione fattura viene impostato su Fatturato. Dopo aver fatturato la prima data nella schedulazione fattura, non è più possibile modificare la posizione nel documento. Se si intende annullare una data di fattura schedulata che è già stata fatturata, è necessario in primo luogo annullare la fattura. Quindi, è possibile annullare la data di schedulazione fattura. Riepilogo degli stati delle date di fattura schedulate: Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 35

36 Aperto - Viene creata la data di schedulazione fattura Fatturato - Viene creata la fattura Fattura annullata - Viene annullata la fattura Annullato - Viene annullata la data di schedulazione fattura (solo azione manuale) Creare date di fattura con il tipo di schedulazione Forfait parziale 1. Creare una posizione del contratto o dell'ordine di vendita per un servizio (tipo di posizione Servizio - forfait), come ad esempio un'implementazione del software. Accertarsi che Prezzo per periodo non sia marcato, in modo che l'importo possa essere distribuito alle date di fattura. 2. In Determinazione del prezzo e contabilizzazione fattura selezionare Schedulazione fattura. 3. Fare clic su Aggiungere posizione. Per selezionare la posizione per la quale si intende elaborare le date di fattura, fare clic sull'icona per l'apertura della selezione di valori nel campo Posizione. 4. Fare clic su Aggiungere data. Il valore di default è la data di registrazione per gli ordini e le offerte di vendita oppure la data di inizio del contratto per i contratti. È possibile modificare la data di fattura o elaborare l'importo e la percentuale. Il valore di default per la prima data di fattura è 100%. Ad esempio, è possibile modificare la prima data di fattura al 40%. Un mese più tardi si aggiunge una seconda data di fattura. Il valore di default è il 60%. Si modifica al 30%. Due mesi più tardi si aggiunge una terza data per il 30%. 5. Ogni notte viene eseguito automaticamente un job standard. II job crea richieste con il tipo di richiesta di fattura Richiesta fattura pianificata tre giorni prima della data di fattura. Se il job non riesce a creare richieste di fattura pianificate (ad esempio, una richiesta di ordine di vendita inconsistente), viene creato un inserimento del registro dell'applicazione e del registro di elaborazione nel centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti nella view Registri di elaborazione schedulazione fattura. Qui è possibile analizzare i problemi. Spesso un problema è rappresentato da una richiesta di fattura dell'ordine di vendita inconsistente. Per scoprire il motivo per il quale una richiesta di fattura dell'ordine di vendita è inconsistente, accedere alla view Richiesta di fattura nel centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti. Selezionare la richiesta di fattura inconsistente e fare clic su Controllare. 6. Quando viene raggiunta la data di fattura, una creazione fatture elabora le fatture in base alle richieste di fattura. Lo stato della data di schedulazione fattura viene impostato su Fatturato. Il sistema visualizza un errore se il totale delle date di fattura supera il 100% del valore netto delle posizioni. Il sistema visualizza anche un messaggio di avvertimento se non viene raggiunto il 100%. La richiesta di fattura progetto, la richiesta di fattura, la fattura e il modulo di stampa della fattura visualizzano sempre la quantità totale insieme alla percentuale. Tuttavia, il valore netto corrisponde all'importo parziale. Il modulo di stampa può essere modificato per visualizzare la quantità parziale (quantità adattata) nel centro di lavoro Gestione applicazione e utenti in Gestione template modulo per Fattura cliente. Creare date di fattura con il tipo di schedulazione Forfait parziale per servizi basati su progetto Prerequisito: l'ordine di vendita è stato attribuito a un progetto SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

37 1. Creare una posizione dell'ordine per un servizio (tipo di posizione Servizio - forfait (progetto)), come ad esempio un'implementazione del software basata sul progetto. 2. In Determinazione del prezzo e contabilizzazione fattura selezionare Schedulazione fattura. 3. Fare clic su Aggiungere posizione e selezionare la posizione per la quale si intende elaborare le date di fattura. 4. Fare clic su Aggiungere data ed elaborare la data fattura con l'importo o la percentuale. È anche possibile selezionare una Milestone dal progetto applicato. La data di fattura diventa la data della milestone (Prima data utile delle Date schedulate). In questo caso, il completamento della milestone avvia la creazione della richiesta di fattura progetto. Ad esempio, è possibile elaborare una prima data di fattura per il 50% per la data di completamento della milestone Blueprint, una seconda data di fattura sei mesi dopo per il 25% e una terza data di fattura tre mesi più tardi per il 25%. 5. Ogni notte viene eseguito automaticamente un job standard. Il job crea automaticamente richieste di fattura progetto tre giorni prima della data di fattura. Se una milestone viene attribuita a una data di fattura, il job crea una richiesta di fattura progetto, nel momento in cui viene completata la milestone. Lo stato della data di fattura viene impostato su Fattura di progetto richiesta. Se non è possibile attendere l'esecuzione del job successivo, è inoltre possibile avviare manualmente il job per la creazione di richieste di fattura progetto: Centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti: Contabilizzazione fatture di progetto: ordini di vendita Selezionare l'ordine di vendita, quindi Creare richiesta di fattura progetto schedulata dal menu contestuale. Centro di lavoro Gestione dei progetti Progetti: Selezionare il progetto, quindi Creare richiesta di fattura progetto schedulata dal menu contestuale. 6. Per ciascuna richiesta di fattura progetto, viene creata un'attività business per la view Lavoro nel centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti. In alcuni casi, il sistema non è in grado di creare richieste di fattura progetto (ad esempio, perché esiste un'altra richiesta di fattura progetto aperta). In questo caso, il sistema crea un'attività business con errore nella view Lavoro nel centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti. Il motivo può essere controllato nel registro dell'applicazione e deve essere risolto. 7. Rivedere e rilasciare le richieste di fattura progetto manualmente. È possibile utilizzare un rilascio automatico per le richieste di fattura progetto se si imposta l'indicatore Rilascio automatico nell'ordine di vendita nella sezione Contabilizzazione fatture di progetto in Generale. 8. Quando la richiesta di fattura progetto viene rilasciata, il sistema crea una richiesta di fattura con il tipo di richiesta di fattura Richiesta di fattura progetto. 9. Quando viene raggiunta la data di fattura, una creazione fatture elabora le fatture in base alle richieste di fattura. Lo stato della data di schedulazione fattura viene impostato su Fatturato. Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 37

38 Lo stato delle date di schedulazione fattura nell'ordine di vendita viene impostato su Fatturato, quando la fattura viene rilasciata. È possibile modificare le date nella schedulazione fattura in qualsiasi momento prima che lo stato venga impostato su Fatturato. In caso di modifica della data o della percentuale/dell'importo nella schedulazione fattura: Viene eliminata una richiesta di fattura progetto esistente con stato In preparazione. Una richiesta di fattura progetto aggiornata viene creata nell'esecuzione del job notturno successivo. Viene annullata una richiesta di fattura progetto esistente con stato Rilasciato. Una richiesta di fattura progetto aggiornata viene creata nell'esecuzione del job notturno successivo. Vengono eliminate tutte le attività business aperte per questa schedulazione fattura. Creare date di fattura con il tipo di schedulazione Forfait periodico I tipi di schedulazione Forfait periodico sono possibili solo nei contratti. 1. Creare una posizione di contratto con un diritto (tipo di posizione Diritto - forfait), come ad esempio un software noleggiato. Accertarsi che la posizione sia marcata per Prezzo per periodo. Pertanto, il tipo di schedulazione è Forfait periodico. L'indicatore Prezzo per periodo indica che il prezzo è correlato alla quantità dell'unità di tempo. Se viene utilizzato un periodo di fatturazione, l'importo viene proposto dal periodo di contabilizzazione fattura (differenza tra due date di fattura) moltiplicato per il prezzo. L'importo può essere sovrascritto manualmente, in particolare per la prime e/o le ultime date di fattura. Esempio: Il prezzo di un software noleggiato è di $100 al mese. Nella posizione è impostato l'indicatore Prezzo per periodo. Per le date di fattura trimestrali, il sistema calcola un importo di $ 300 per ciascuna data di fattura. Per le date di fattura annuali, il sistema calcola $ per ciascuna data di fattura. 2. In Determinazione del prezzo e contabilizzazione fattura selezionare Schedulazione fattura. 3. Ad esempio, fare clic su Elaborare periodo di contabilizzazione fattura ed elaborare un periodo con un modello di periodicità mensile per l'anno corrente. Selezionare la casella di spunta Applicato per attribuire alla posizione il periodo di contabilizzazione fattura selezionato. 4. Fare clic su OK. Il sistema crea date di fattura mensili per il software noleggiato con un prezzo per ciascun mese. Se si intende modificare il periodo di contabilizzazione fattura, è necessario in primo luogo resettare l'opzione Applicare nelle posizioni applicabili. 5. Ogni notte viene eseguito automaticamente un job standard. II job crea automaticamente richieste di fattura tre giorni prima della data di fattura con il tipo di richiesta fattura Richiesta fattura pianificata. 6. Quando viene raggiunta la data di fattura, una creazione fatture elabora le fatture in base alle richieste di fattura. Lo stato della data di schedulazione fattura viene impostato su Fatturato SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

39 Creare date di fattura con il tipo di schedulazione Tempo e materiale 1. Creare una posizione di contratto o dell'ordine di vendita per un servizio con il tipo di posizione Servizio - tempo e materiale, come ad esempio un ampliamento del software specifico del cliente. Pertanto, il tipo di schedulazione è Tempo e materiale. 2. In Determinazione del prezzo e contabilizzazione fattura selezionare Schedulazione fattura. 3. Ad esempio, fare clic su Elaborare periodo di contabilizzazione fattura ed elaborare un periodo con un modello di periodicità trimestrale per l'anno effettivo. Selezionare la casella di spunta Applicato per attribuire alla posizione il periodo di contabilizzazione fattura selezionato. 4. Fare clic su OK. Il sistema crea automaticamente data di fattura trimestrali. È possibile elaborare solo le date di fattura per il tipo di schedulazione Tempo e materiale nell'ordine di vendita o nel contratto. Quando viene raggiunta la data di fattura, vengono fatturati i valori effettivi delle conferme servizio. 5. Quando le conferme servizio vengono rilasciate, il sistema crea richieste di fattura delle conferme servizio con lo stato In sospeso. 6. Ogni notte viene eseguito automaticamente un job standard. Il job resetta lo stato In sospeso delle richieste di fattura delle conferme servizio sullo stato Da fatturare tre giorni prima della data di fattura. Se una richiesta di fattura della conferma servizio ha una data di fattura entro i tre giorni successivi, lo stato Da fatturare viene attribuito automaticamente. 7. Quando viene raggiunta la data di fattura, una creazione fatture elabora le fatture in base alle richieste di fattura delle conferme servizio. Lo stato della data di schedulazione fattura del contratto viene impostato su Fatturato. Creare date di fattura con il tipo di schedulazione Tempo e materiale per servizi basati su progetto Prerequisito: l'ordine di vendita è stato attribuito a un progetto. 1. Creare una posizione dell'ordine per un servizio (tipo di posizione Servizio - tempo e materiale (progetto)), come ad esempio un'integrazione software specifica del cliente. 2. In Determinazione del prezzo e contabilizzazione fattura selezionare Schedulazione fattura. 3. Fare clic su Aggiungere posizione e selezionare la posizione per la quale si intende elaborare le date di fattura. 4. Fare clic su Aggiungere data ed elaborare le date di fattura. È anche possibile selezionare una Milestone dal progetto applicato. La data di fattura diventa la data della milestone (Prima data utile delle Date schedulate). In questo caso il completamento della milestone avvia la creazione della richiesta di fattura progetto. Ad esempio, è possibile elaborare una prima data di fattura per il completamento della milestone Blueprint, una seconda data di fattura sei mesi dopo e una terza data di fattura tre mesi più tardi. 5. Ogni notte viene eseguito automaticamente un job standard. Il giorno successivo il job crea automaticamente richieste di fattura progetto. Se una milestone viene attribuita a una data di fattura, il job crea una richiesta di fattura progetto, nel momento in cui viene completata la milestone. Lo stato della data di fattura viene impostato su Fattura di progetto richiesta. 6. Per ciascuna richiesta di fattura progetto, viene creata un'attività business per la view Lavoro nel centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti. Concetti base P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 39

40 In alcuni casi, il sistema non è in grado di creare richieste di fattura progetto (ad esempio, perché esiste un'altra richiesta di fattura progetto aperta). In questo caso, il sistema crea un'attività business con errore nella view Lavoro nel centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti. Il motivo può essere controllato nel registro dell'applicazione e deve essere risolto. 7. Rivedere e rilasciare le richieste di fattura progetto manualmente. È possibile utilizzare un rilascio automatico per le richieste di fattura progetto se si imposta l'indicatore Rilascio automatico nell'ordine di vendita nella sezione Contabilizzazione fatture di progetto in Generale. 8. Quando la richiesta di fattura progetto viene rilasciata, il sistema crea una richiesta di fattura con il tipo di richiesta di fattura Richiesta di fattura progetto. 9. Quando viene raggiunta la data di fattura, una creazione fatture elabora le fatture in base alle richieste di fattura. Lo stato della data di schedulazione fattura viene impostato su Fatturato. Lo stato delle date di schedulazione fattura nell'ordine di vendita viene impostato su Fatturato, quando la fattura viene rilasciata. È possibile modificare le date nella schedulazione fattura in qualsiasi momento prima che lo stato venga impostato su Fatturato. Vedere anche Fatturazione per milestone per progetti cliente [Pagina 23] SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Concetti base

41 3 Gestione dei progetti 3.1 View Progetti Guida rapida per Progetti Nella view Progetti del centro di lavoro Gestione dei progetti è possibile creare ed elaborare progetti, nonché ottenere un riepilogo dei tempi e dei costi registrati nei progetti. Nella sottoview Progetti è possibile trovare informazioni generali sui progetti, ad esempio il loro stato attuale, il responsabile e il rischio. È possibile restringere queste informazioni nella lista di lavoro utilizzando gli inserimenti nel campo Visualizzare per visualizzare, ad esempio, tutti i progetti attivi a cui è possibile accedere. Da questa sottoview è possibile accedere direttamente all'editor Elaborare progetto, che consente di creare nuovi progetti ed elaborare quelli esistenti utilizzando i seguenti tabpage all'interno dell'editor progetto: Piano del progetto, Team e definizione delle risorse, Prodotti e acquisti, Tracciamento vendite e Riepilogo progetto. Il tabpage Tracciamento vendite è visibile solo per i progetti fatturabili. Per ulteriori informazioni sull'elaborazione di progetti, consultare Guida rapida per Elaborare progetto [Pagina 46]. Nella sottoview Tempi e costi è possibile visualizzare un riepilogo di tutte le registrazioni orari e spese correlate al progetto registrate per i progetti. Per ulteriori informazioni, consultare Guida rapida per Contabilizzazione fattura progetto [Pagina 127]. Concetti base Lista di lavoro dei progetti La sottoview Progetti è il punto di accesso principale per l'elaborazione di progetti nel centro di lavoro Gestione dei progetti. In questa sottoview, la lista di lavoro Progetti fornisce informazioni generali sui progetti, ad esempio il relativo stato corrente, il responsabile e il rischio. Per ulteriori informazioni, consultare Lista di lavoro dei progetti [Pagina 65]. Creazione di progetti Nella view Progetti del centro di lavoro Gestione dei progetti e del centro di lavoro Costi e ricavi, la videata Nuovo progetto assiste l'utente nella creazione di nuovi progetti con il ruolo di project manager o analista finanziario. È possibile creare nuovi progetti utilizzando o meno una fonte, ad esempio, progetti esistenti nella soluzione, Microsoft Projects o templates. La creazione di nuovi progetti da progetti o template esistenti assicura che sia possibile copiare la struttura e le informazioni supplementari di un progetto esistente ed aiuta l'utente a risparmiare tempo e impegno. Per ulteriori informazioni, consultare Creazione di progetti [Pagina 65]. ID e numerazione del progetto Ciascun progetto e le relative attività hanno un numero univoco: Tale numero univoco è necessario in quanto la gestione dei progetti è integrata con altre business area, come l'area Contabilità. Ad esempio, è possibile registrare una fattura per un progetto o un'attività progettuale e ciò rende necessaria l'univocità del numero. È possibile influenzare il modello utilizzato per l'attribuzione di questi numeri (ID) nella business configuration relativa al tipo di progetto. Gestione dei progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 41

42 Per ulteriori informazioni, consultare ID e numerazione del progetto [Pagina 8]. Stato del progetto e integrazione La Gestione dei progetti fornisce un'integrazione end-to-end con altre business area, quali Contabilità per gestione costi e ricavi, Risorse umane (HR) per gestione risorse, tempi e lavoro, Customer Relationship Management (CRM) per fatturazione progetto e Supplier Relationship Management (SRM) per l'approvvigionamento progetti. L'integrazione di Gestione dei progetti con altre business area conferisce all'utente maggior controllo e trasparenza sui suoi progetti. Per ulteriori informazioni, consultare Stato del progetto e integrazione [Pagina 8]. Pianificazione dei costi e ricavi del progetto La pianificazione di costi e ricavi del progetto aiuta l'utente a prevedere il budget e a controllare i costi del progetto. Offre caratteristiche reporting avanzate per maggiore visibilità dei costi, consentendo all'utente di rilevare rapidamente gli eccessi dei costi e di visualizzare i dettagli della spesa del progetto. Per ulteriori informazioni, consultare Pianificazione dei costi e ricavi del progetto [Pagina 11]. Gestione dei costi e ricavi del progetto Gestione dei costi e ricavi del progetto costituisce la view finanziaria della gestione dei progetti. Gestisce e alloca costi diretti, costi generali e ricavi per i progetti; consente inoltre di tracciare informazioni dettagliate sulla struttura dei costi e ricavi dei progetti. Per ulteriori informazioni, consultare Gestione dei costi e ricavi del progetto [Pagina 13]. Schedulazione del progetto La schedulazione progetto è un processo guidato dal sistema che aiuta l'utente a monitorare il periodo di validità del progetto e assicurarsi che le scadenze vengano rispettate. Come il project manager, è possibile definire il framework del progetto pianificando attività, fasi e milestone nonché pianificando la durata di ogni attività progettuale. È anche possibile definire i vincoli temporali per attività progettuali e definire l'ordine in cui devono essere completate utilizzando le dipendenze. In base a queste informazioni il sistema calcola la prima e l'ultima data utile di inizio e di fine di tutte le attività progettuali. È possibile utilizzare queste date per determinare la finestra temporale in cui ogni attività progettuale deve essere completata per evitare ritardi nella schedulazione del progetto. Durante l'esecuzione del progetto, è possibile attivare il sistema per ricalcolare la pianificazione del progetto in base al tempo effettivo che impiega per completare le attività progettuali o altre modifiche al piano del progetto. Per ulteriori informazioni, consultare Schedulazione del progetto [Pagina 16]. Integrazione con Microsoft Project È possibile integrare Microsoft Project con SAP Business ByDesign al fine di soddisfare specifiche esigenze di gestione dei progetti. Si raccomanda tale integrazione se esistono dei progetti (completati o in corso) che sono stati generati in Microsoft Project e che si intende rendere accessibili da SAP Business ByDesign. L'attività guidata Nuovo progetto consente di creare un nuovo progetto in SAP Business ByDesign sulla base di un progetto Microsoft Project esistente e salvato localmente come file XML. L'integrazione è inoltre rilevante se si intende eseguire in qualsiasi momento il download di progetti dalla soluzione a Microsoft Project, ad esempio, al fine condividerne una versione locale con stakeholder o clienti. Per ulteriori informazioni, consultare Integrazione con Microsoft Project [Pagina 24]. Gestione delle modifiche mediante le baseline La gestione delle modifiche è una parte importante della gestione del progetto in cui viene utilizzato il piano del progetto originale, rappresentato dalla baseline, per misurare e valutare l'esecuzione del progetto. In particolare, le SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione dei progetti

43 deviazioni dal piano originale rispetto alla pianificazione e la schedulazione vengono tracciate e monitorate dal project manager e dai partecipanti al progetto mediante le baseline. Per ulteriori informazioni, consultare Gestione delle modifiche mediante le baseline [Pagina 27]. Gestione dei progetti Lo scenario di business Gestione dei progetti consente di pianificare ed eseguire l'intero ciclo di vita dei progetti di qualsiasi ambito. Fornisce i processi core necessari per gestire i progetti, incluse schedulazione, definizione delle risorse, nonché gestione e stima dei costi. Quando il progetto viene rilasciato, i processi integrati come ad esempio gli acquisti, nonché le conferme di tempi e costi vengono attivati, determinando così una registrazione dei costi nel progetto. I report dedicati consentono al project manager di monitorare lo stato dei progetti, nonché i costi sostenuti durante i progetti. Per ulteriori informazioni, consultare Gestione dei progetti. Ciclo completo dell'ordine (prodotti e servizi basati su progetto) Lo scenario di business Ciclo completo dell'ordine (prodotti e servizi basati su progetto) viene utilizzato per gestire il processo end-to-end completo della vendita di prodotti e servizi basati sul progetto ai clienti. Questo scenario integra le offerte di vendita e gli ordini di vendita con la gestione dei progetti consentendo di creare fatture del cliente per i tempi e i costi registrati per un progetto. Le fatture possono essere create su base temporale e materiale, a prezzo fisso o con una combinazione di entrambi. Dopo che è stata emessa la fattura del cliente, possono essere monitorati i pagamenti dei clienti. Questo scenario supporta anche l'analisi della profittabilità del progetto in base ai costi e ai ricavi del progetto stesso. Per ulteriori informazioni, consultare Ciclo completo dell'ordine (prodotti e servizi basati su progetto). Attività Creare un nuovo progetto 1. Fare clic su Nuovo, quindi selezionare Progetto per aprire la videata Nuovo progetto. È inoltre possibile creare un nuovo progetto avviando l'attività frequente Nuovo progetto relativa al centro di lavoro Gestione dei progetti. 2. Nella fase Inserire dati iniziali selezionare Tipo di progetto, Sorgente e Lingua progetto. È possibile utilizzare un Template, un Progetto esistente o un progetto Microsoft Project come sorgente per il nuovo progetto. Per creare il nuovo progetto da zero, selezionare Nessuno. Per creare un progetto con costi generali, selezionare Progetto raccolta costi come tipo di progetto; se si intende creare un progetto con costi diretti selezionare ad esempio Progetto di marketing o Progetto strategico di determinazione fonte d'acquisto. Per ulteriori informazioni sui tipi di progetto e di varianti di processo utilizzabili, consultare Configurazione: tipi di progetto [Pagina 79]. Dopo avere compilato tutti i campi necessari, fare clic su Successivo. 3. Nella fase Copiare sorgente, ricercare e selezionare un template o un progetto esistente oppure caricare un file di Microsoft Project. La fase Copiare sorgente viene visualizzata solo se nella fase precedente si è selezionato Template, Progetto esistente o Microsoft Project come Sorgente. Se si è selezionato Nessuno, la fase viene saltata. Gestione dei progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 43

44 Specificare quali dettagli del progetto si intende copiare dal template o dal progetto esistente. È possibile visualizzare i dettagli di un progetto selezionato facendo clic su Visualizzare dettagli. Fare clic su Successivo. 4. Nella fase Definire progetto, modificare i dati copiati in base alle proprie esigenze oppure inserire nuovi dati. Aggiornare Nome progetto, ID progetto, Tipo di progetto, Responsabile e Lingua progetto ed eventuali altri dati (in base al tipo di progetto), tra cui la Data di inizio/ fine. Inserire eventuali altre informazioni necessarie e fare clic su Successivo. I campi aggiornabili dipendono dal tipo di progetto selezionato. 5. Nella fase Definire team, aggiungere al progetto i membri del team e le unità organizzative. Selezionare un membro del team e quindi Sostituto se quel membro del team sarà il sostituto del responsabile progetto nel nuovo progetto. Fare clic su Successivo. 6. Nella fase Revisione, controllare i dati e correggerli se necessario, quindi fare clic su Concludere per salvare il progetto. 7. Fare clic su Chiudere per tornare alla view Progetti. Creare un progetto da un ordine di vendita Per ulteriori informazioni su come creare un progetto da un ordine di vendita, fare clic qui [Pagina 84]. Creare ed elaborare un collaboratore esterno 1. Avviare l'attività frequente Nuovo collaboratore esterno, disponibile nel centro di lavoro Gestione dei progetti. È inoltre possibile creare un nuovo collaboratore esterno da Gestione dei progetti Risorse Collaboratori esterni, facendo clic su Nuovo e selezionando Nuovo collaboratore esterno. 2. Inserire il nome, l'indirizzo, i dettagli di comunicazione e altri dati specifici del collaboratore esterno, come ad esempio il fornitore per cui lavora e l'attribuzione organizzativa. Se necessario, aggiungere un appunto. È possibile controllare se nel sistema esiste già un collaboratore esterno purché sia stata selezionata questa opzione durante la fase Selezione obiettivi della business configuration. Quando si inseriscono i dettagli di un collaboratore esterno, fare clic su Controllo dei duplicati. Il sistema inoltre notifica all'utente i potenziali duplicati quando si salvano i dettagli di un nuovo collaboratore esterno. È possibile visualizzare i potenziali duplicati elencati. 3. Inserire informazioni aziendali sul nuovo collaboratore esterno. 1. Nella sezione Dettagli societari inserire informazioni sul collaboratore esterno che è interno alla società, come ad esempio funzione e reparto, se applicabile. Questo potrebbe essere appropriato se il collaboratore esterno sta lavorando in sede per la società. Se il collaboratore esterno sta lavorando in sede, inserire le informazioni su Indirizzo interno e Comunicazione interna SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione dei progetti

45 2. Nelle sezioni Indirizzo commerciale e Comunicazione commerciale inserire informazioni sul collaboratore esterno che è esterno alla società, come ad esempio telefono, fax ed presso l'indirizzo del fornitore oppure funzione e reparto all'interno della società del fornitore. 4. Per inserire informazioni supplementari sul collaboratore esterno, fare clic su Visualizzare tutto per aprire l'editor. È inoltre possibile aggiungere ulteriori informazioni a un determinato collaboratore esterno selezionandolo nella lista di lavoro, facendo clic su Elaborare e successivamente Generale. Se si imposta lo stato del collaboratore esterno su Bloccato, il sistema visualizza un messaggio di avvertimento per l'intero account del collaboratore esterno. Questo può influire sugli acquisti, le vendite e qualsiasi business partner correlato, ma è comunque possibile utilizzare il collaboratore esterno nei business process. Questo stato, tuttavia, blocca automaticamente l'utente per tale collaboratore esterno se ne è stato attribuito uno e il collaboratore esterno non può accedere al sistema finché non si modifica lo stato. 5. Fare clic su Salvare e chiudere per salvare il nuovo collaboratore esterno e chiudere la videata. Creare un carrello acquisti Per informazioni su questa attività, vedere qui [Pagina 81]. Tracciare lo stato di un carrello acquisti Per informazioni su questa attività, vedere qui [Pagina 83]. Elaborare riepilogo ore di lavoro 1. Avviare l'attività frequente Elaborare riepilogo ore di lavoro, disponibile nel centro di lavoro Gestione dei progetti. 2. Selezionare la settimana di cui si intende registrare l'orario di lavoro. 3. Inserire l'attività progettuale. 4. Specificare il tipo di servizio, ossia l'attività. 5. Inserire il periodo di tempo impiegato per questa attività progettuale nell'arco della settimana. 6. Rilasciare gli orari registrati. Approvare registrazioni orari Per informazioni su questa attività, vedere qui [Pagina 86]. Nuovo report spese Per informazioni su questa attività, vedere qui [Pagina 87]. Visualizzare Lista delle attività Per informazioni su questa attività, vedere qui [Pagina 100]. Gestione dei progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 45

46 3.1.2 Guida rapida per Elaborare progetti È possibile accedere all'editor Elaborare progetto dalla view del centro di lavoro Gestione progetti nella view Progetti. Ė possibile creare nuovi progetti ed elaborare quelli esistenti utilizzando i seguenti tab: Piano del progetto, Team e definizione delle risorse, Prodotti e acquisti, Tracciamento vendite e Riepilogo progetto. È possibile aprire ed elaborare un progetto selezionando l'id progetto nella view Progetti e facendo clic su Visualizzare tutto. È inoltre possibile aprire ed elaborare un progetto selezionandolo nella lista di lavoro, scegliendo Elaborare e successivamente un'opzione dall'elenco di riepilogo a discesa. Se, ad esempio, si seleziona Piano del progetto, il progetto si apre automaticamente nella view Piano del progetto all'interno dell'editor in cui è possibile apportare eventuali modifiche al piano del progetto. Per ulteriori informazioni sulla view Progetti, consultare Guida rapida per Progetti [Pagina 41]. Concetti base Elaborazione di progetti - Piano del progetto Nell'editor Elaborare progetto è possibile utilizzare la tabpage Piano del progetto per aggiornare i propri progetti utilizzando diversi sottotab grafici interattivi. I sottotab grafici sono i seguenti: Diagramma di Gantt, Struttura del progetto e Diagramma di rete. A seconda delle preferenze personali e delle attività che si intendono eseguire, è possibile scegliere tra questi sottotab grafici interattivi, ciascuno dei quali offre diversi vantaggi. È possibile accedere a tutti i dettagli del progetto nei vari tab nell'area Dettagli come Dati di base, Lavoro o Schedulazione. La tabpage Piano del progetto consente all'utente di modificare la visualizzazione della pianificazione e della struttura di un progetto e di elaborare i dati del progetto rapidamente e con facilità. Per ulteriori informazioni, consultare Elaborazione di progetti - Piano del progetto [Pagina 68]. Elaborazione di progetti - Diagramma di Gantt All'interno dell'editor Elaborare progetto, è possibile utilizzare il diagramma di Gantt per elaborare i propri progetti. Quando si aprono l'editor Elaborare progetto e la view Piano del progetto il diagramma di Gantt viene visualizzato di default. Il diagramma di Gantt consente di visualizzare ed elaborare la schedulazione e la struttura del progetto, con particolare attenzione ai periodi di validità e all'avanzamento del progetto. Per ulteriori informazioni, consultare Elaborazione di progetti - Diagramma di Gantt [Pagina 71]. Elaborazione di progetti - Team e definizione delle risorse Nell' editor Elaborare progetto è possibile utilizzare la view Team e assegnazioni per scegliere il proprio team di progetto e attribuire i membri del team a pacchetti di lavoro appartenenti a una fase o un'attività particolare. Esistono tre sottoview nella view Team e assegnazioni: Team, Personale in base a struttura e Personale in base a membro del team. Nella sottoview Team è possibile attribuire i membri del team che si vuole lavorino al progetto. Questi membri del team sono disponibili nelle sottoview Personale in base a struttura e Personale in base a membro del team dove è possibile pianificare il progetto a un livello più dettagliato. In ciascuna sottoview è possibile visualizzare informazioni importanti per ogni membro del team come il lavoro pianificato, il lavoro effettivo e il lavoro restante. Per ulteriori informazioni, consultare Elaborazione di progetti - Team e definizione delle risorse [Pagina 73]. Elaborazione di progetti - Approvvigionamento dei prodotti All'interno della videata Elaborare progetto è possibile visualizzare il progetto complessivo in base ai prodotti nel tab Prodotti e acquisti. Per il progetto potrebbero essere presenti servizi pianificati da completare ma per i quali manca il personale nel team di progetto o nell'organizzazione. È possibile selezionare un servizio in questa view e creare adeguatamente una richiesta d'acquisto per un collaboratore esterno affinché ne completi il lavoro. Allo stesso SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione dei progetti

47 modo, è possibile pianificare e richiedere i materiali necessari per il progetto. È possibile selezionare un fornitore preferito e anche inserire appunti o aggiungere allegati alla richiesta d'acquisto. Nel sottotab Richieste d'acquisto del tab Prodotti e acquisti, è possibile visualizzare successivamente lo stato della propria richiesta d'acquisto. È inoltre possibile visualizzare tutte le altre richieste d'acquisto esistenti e gli ordini d'acquisto per il progetto, inclusi i dettagli e il flusso dei documenti. Il flusso dei documenti visualizza il processo d'acquisto completo, tra cui richieste d'acquisto, ordini d'acquisto, conferme di ricevimento merci e servizi e fatture. Per ulteriori informazioni, consultare Elaborazione di progetti - Approvvigionamento dei prodotti [Pagina 75]. Elaborazione di progetti - Tracciamento vendite Nell'editor del progetto, il project manager può accedere al flusso dei documenti completo per i progetti fatturabili, inclusi tutti i documenti precedenti e successivi. È possibile accedere anche alle schede informative e alle registrazioni della prima nota corrispondenti, e nella view estesa, vengono visualizzate le informazioni sul pagamento. Per ulteriori informazioni, consultare Elaborazione degli ordini di vendita. Elaborazione di progetti - Riepilogo progetto Nell'editor Elaborare progetto è possibile utilizzare la view Riepilogo progetto per visualizzare una rapida sintesi dei propri progetti utilizzando le seguenti sottoview: Reports, Liste di controllo, Modifiche, Allegati e Riferimenti. La sottoview Reports contiene una visualizzazione grafica dei costi e ricavi pianificati ed effettivi e della quantità di lavoro pianificata ed effettiva per il progetto attuale. La sottoview fornisce inoltre accesso diretto ai report selezionati, incluso i report di gestione finanziaria e dei progetti nonché report di analisi del trend e relativi all'approvvigionamento. Questa sottoview consente all'utente di accedere rapidamente e facilmente alle informazioni report per scopi di analisi. Per ulteriori informazioni, consultare Elaborazione di progetti - Riepilogo progetto [Pagina 78]. Attività Elaborare e schedulare un progetto 1. Nella lista di lavoro Progetti, selezionare il progetto che si intende elaborare, scegliere Elaborare Elaborare progetto. quindi Piano del progetto dall'elenco di riepilogo a discesa per aprire l'editor 2. Scegliere Esplodere per visualizzare l'intera struttura del progetto nella sottoview Diagramma di Gantt della view Piano del progetto. È possibile aggiungere un'attività progettuale inserendo direttamente il nome, la durata e il responsabile nella sezione della tabella del diagramma. Se si inserisce un responsabile, il sistema elabora automaticamente i dati. Se si inserisce il nome e la durata di un'attività progettuale senza inserire un responsabile, premere il tasto INVIO in modo che il sistema elabori i dati. 3. Nella sezione del diagramma, trascinare un'attività progettuale a destra o a sinistra per modificare le relative date di inizio e di fine. È inoltre possibile ingrandire la barra delle attività per aumentare la durata dell'attività progettuale. Selezionare Salvare, quindi Chiudere per salvare le modifiche e tornare alla sottoview Progetti. Aggiungere un pacchetto di lavoro a un'attività 1. Nella lista di lavoro Progetti, selezionare il progetto rilevante e scegliere Elaborare, quindi Piano del progetto per aprire l'editor Elaborare progetto. Gestione dei progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 47

48 2. Fare clic su Esplodere per visualizzare la struttura completa del progetto nel diagramma di Gantt e selezionare l'attività rilevante nella struttura del progetto. 3. Selezionare il tab Lavoro, quindi Aggiungere riga per aggiungere un pacchetto di lavoro. 4. Inserire i dettagli nei campi forniti, come ad esempio il servizio e la quantità di lavoro pianificato. È possibile inserire il membro del team che eseguirà il lavoro oppure questa operazione può essere effettuata in una fase successiva. 5. Selezionare Salvare e Chiudere per tornare alla lista di lavoro nella view Progetti. il pacchetto di lavoro viene aggiunto all'attività e i dettagli salvati nel sistema. Per accedere a questi dettagli, selezionare il progetto rilevante nella lista di lavoro della view Progetti, quindi selezionare Elaborare e infine Piano del progetto. Attribuire un membro del team a un pacchetto di lavoro 1. Nella lista di lavoro Progetti, selezionare il progetto rilevante e fare clic su Elaborare Elaborare progetto., quindi selezionare Team e definizione delle risorse per aprire l'editor 2. Selezionare Team, quindi Aggiungere riga e inserire il nome del membro del team che si intende aggiungere al progetto. È possibile visualizzare e monitorare la disponibilità di un dipendente, selezionando Visualizzare disponibilità. È possibile cercare membri del team in base alle loro competenze e disponibilità utilizzando la sottoview Ricerca risorse nella view Risorse, e da qui, attribuirli al proprio progetto. 3. Selezionare Personale in base a struttura, quindi fare clic su Esplodere per visualizzare la struttura completa del progetto inclusi i pacchetti di lavoro con e senza personale assegnato. 4. Selezionare l'attività rilevante e scegliere il membro del team dall'elenco di riepilogo a discesa nel campo Risorse con membro del team. A questa attività viene aggiunto un nuovo pacchetto di lavoro a cui viene assegnato il membro del team selezionato. 5. Selezionare un servizio da far corrispondere all'attività, quindi inserire la quantità stimata del lavoro pianificato per il pacchetto di lavoro. 6. Fare clic su Salvare e Chiudere per tornare alla view Progetti. Il membro del team viene assegnato al pacchetto di lavoro per l'attività e i dettagli vengono salvati nel sistema. Per accedere ai dettagli del pacchetto di lavoro, selezionare il progetto rilevante nella lista di lavoro della view Progetti, quindi fare clic su Elaborare e selezionare Team e definizione delle risorse. Fornire un collaboratore esterno 1. Nella lista di lavoro Progetti, selezionare il progetto rilevante e fare clic su Elaborare, quindi Prodotti e acquisti per aprire l'editor Elaborare progetto. 2. Selezionare il sottotab Riepilogo prodotto. 3. Selezionare il prodotto rilevante, fare clic su Creare richiesta d'acquisto e quindi su Per intero progetto o Per attività progettuali rilasciate. 4. Nella videata Nuova richiesta d'acquisto: 1. Inserire un collaboratore esterno o un fornitore preferenziale (se noto), la quantità di lavoro richiesta e le date di Consegna da/consegna a SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione dei progetti

49 2. È possibile specificare informazioni supplementari, come ad esempio l'ubicazione del servizio e gli appunti, se necessario. 5. Fare clic su Concludere e Salvare, quindi su Chiudere per tornare alla lista di lavoro Progetti. La richiesta d'acquisto viene salvata nel sistema e aggiunta alla lista nella view Prodotti e acquisti dell'editor progetto. Per visualizzare la richiesta d'acquisto nella lista, selezionare Richieste d'acquisto e la riga rilevante per visualizzare i dettagli. Si può accedere alla richiesta d'acquisto anche nel centro di lavoro Richieste e ordini d'acquisto Guida rapida per Ordini di vendita Conoscere lo stato dei propri ordini di vendita consente di dimostrare di essere in grado di soddisfare i fabbisogni cliente e di dare al cliente una buona impressione della società. Per poter rispondere alle richieste cliente in modo rapido e corretto, è necessario disporre di un sistema che consenta di accedere a informazioni accurate, tempestive e complete su tutti gli ordini di vendita. Se la società ha selezionato il punto chiave d'implementazione Gestione dei progetti, risulteranno lievi differenze tra la propria soluzione e lo standard illustrato di seguito. Per ulteriori informazioni, consultare Differenze nella gestione dei progetti. Se il deployment del sistema non è stato eseguito, vengono visualizzate tutte le informazioni perché non esistono filtri rilevanti per la selezione obiettivi. Poiché la società ha selezionato il punto chiave d'implementazione Acquisti, vendite e amministrazione, risulteranno lievi differenze tra la propria soluzione e lo standard illustrato di seguito. Per ulteriori informazioni, consultare Differenze in acquisti, vendite e amministrazione. Se il deployment del sistema non è stato eseguito, vengono visualizzate tutte le informazioni perché non esistono filtri rilevanti per la selezione obiettivi. Concetti base Elaborazione degli ordini di vendita Il processo dell'ordine di vendita include la creazione di ordini di vendita per prodotti o servizi in base a condizioni specifiche di tipo fisso. Generalmente l'ordine di vendita viene creato da un addetto alle vendite e può essere generato da offerta di vendita o da un'opportunità. Il sistema supporta la funzionalità di determinazione del prezzo e il controllo della disponibilità dei prodotti. Il costo delle vendite può essere determinato utilizzando la valutazione del prodotto che consente al venditore di valutare la redditività dell'ordine di vendita. Se per evadere l'ordine di vendita sono necessari servizi, è possibile aggiungere posizioni di servizio. Se necessario è possibile creare una richiesta di servizio direttamente dall'ordine. Inoltre, l'elaborazione dell'ordine di vendita consente di indicare prezzi e sconti specifici del cliente per i prodotti. Per ulteriori informazioni, consultare Elaborazione degli ordini di vendita. Approvazione per ordine di vendita Il processo dell'ordine di vendita include la creazione di ordini di vendita per prodotti o servizi in base a condizioni specifiche di tipo fisso. Generalmente l'ordine di vendita viene creato da un addetto alle vendite e può essere generato da offerta di vendita o da un'opportunità. Il sistema supporta la funzionalità di determinazione del prezzo e il controllo della disponibilità dei prodotti. Il costo delle vendite può essere determinato utilizzando la valutazione del prodotto Gestione dei progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 49

50 che consente al venditore di valutare la redditività dell'ordine di vendita. Se per evadere l'ordine di vendita sono necessari servizi, è possibile aggiungere posizioni di servizio. Se necessario è possibile creare una richiesta di servizio direttamente dall'ordine. Inoltre, l'elaborazione dell'ordine di vendita consente di indicare prezzi e sconti specifici del cliente per i prodotti. Per ulteriori informazioni, consultare Approvazione per ordine di vendita. Determinazione del prezzo La determinazione del prezzo si basa su dati anagrafici del prezzo, come ad esempio listini prezzo e liste sconti, che vengono utilizzati per calcolare automaticamente la determinazione del prezzo in tutti i documenti commerciali per i processi di vendita e servizio. Una procedura di determinazione del prezzo predefinita viene utilizzata per definire l'importo lordo che il cliente deve pagare per determinati prodotti o servizi che desidera ricevere in una determinata data e un luogo specifici. La procedura di determinazione del prezzo è costituita da componenti del prezzo, come ad esempio listino prezzi, sconti, maggiorazioni, noli, imposte e costi. L'ordine di questi componenti di prezzo è fondamentale per il calcolo del valore totale. Per ulteriori informazioni, consultare Determinazione del prezzo in Customer Relationship Management [Pagina 142]. Utilizzo della determinazione del prezzo Nei documenti di vendita e di servizio è presente un tab chiamato Determinazione del prezzo o Determinazione del prezzo e contabilizzazione fattura. Visualizza tutti i componenti di prezzo correlati, che se necessario possono essere modificati. Per ulteriori informazioni, consultare Utilizzo di Determinazione del prezzo nei documenti di vendita e di servizio. Margine dell'utile Le informazioni relative al margine dell'utile e alla redditività possono essere molto utili per le decisioni gestionali. È quindi possibile calcolare il margine dell'utile nei documenti di vendita e di servizio. Per ulteriori informazioni, consultare Margine dell'utile. Determinazione imposte Le società sono obbligate per legge a calcolare le imposte sui prodotti che acquistano o vendono e ad imporle ai propri clienti. Dopo aver fornito i prodotti, le imposte devono essere dichiarate e riscosse dalla rispettive autorità fiscali. Il sistema facilita le operazioni fornendo un calcolo delle imposte sostanzialmente automatizzato per i seguenti tipi di imposta: imposta sul valore aggiunto (IVA), imposta sulle vendite e l'utilizzo, ritenuta d'acconto. Il sistema include inoltre un tool di reporting che fornisce un controllo efficace delle dichiarazioni obbligatorie di questo tipo di imposte. Per ulteriori informazioni, consultare Determinazione imposte. Controllo limite di credito Le società sono obbligate per legge a calcolare le imposte sui prodotti che acquistano o vendono e ad imporle ai propri clienti. Dopo aver fornito i prodotti, le imposte devono essere dichiarate e riscosse dalla rispettive autorità fiscali. Il sistema facilita le operazioni fornendo un calcolo delle imposte sostanzialmente automatizzato per i seguenti tipi di imposta: imposta sul valore aggiunto (IVA), imposta sulle vendite e l'utilizzo, ritenuta d'acconto. Il sistema include inoltre un tool di reporting che fornisce un controllo efficace delle dichiarazioni obbligatorie di questo tipo di imposte. Per ulteriori informazioni, consultare Controllo limite di credito SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione dei progetti

51 Ciclo completo dell'ordine (vendita da stock) Lo scenario di business Ciclo completo dell'ordine (vendita da stock) consente di vendere le merci dallo stock utilizzando un'ampia gamma di funzioni standard per gestire le offerte di vendita, gli ordini di vendita, le consegne, le fatture cliente e i pagamenti. Questo scenario include funzioni, come ad esempio il controllo available-to-promise (ATP), la determinazione del prezzo, la carta di credito, il controllo del limite di credito e la creazione automatica dell'ordine. Per ulteriori informazioni, consultare Ciclo completo dell'ordine (vendita da stock). Ciclo completo dell'ordine (servizi standardizzati) Lo scenario di business Ciclo completo dell'ordine (servizi standardizzati) consente di vendere servizi con funzioni per gestire offerte, creare ordini di vendita con posizioni di vendita, pianificare l'esecuzione dei servizi ed evadere, confermare e fatturare i servizi venduti. La vendita dei servizi può essere il settore di attività principale oppure un servizio a valore aggiunto per le merci fisiche. Per ulteriori informazioni, consultare Ciclo completo dell'ordine (servizi standardizzati). Ciclo completo dell'ordine (servizi e prodotti basati su progetto) Lo scenario business Ciclo completo dell'ordine (servizi e prodotti basati su progetto) consente di gestire il processo completo end-to-end della vendita ai clienti di servizi e prodotti basati su progetto. Lo scenario integra le offerte e gli ordini di vendita con la gestione del progetto consentendo di creare le fatture cliente per i tempi e le spese registrate per un progetto cliente. Le fatture possono essere create in base a tempi e materiali, a un forfait o a una combinazione di entrambi. Dopo l'emissione della fattura cliente, è possibile monitorare i pagamenti del cliente. Questo scenario supporta anche l'analisi della redditività del progetto sulla base dei costi e dei ricavi dello stesso. Per ulteriori informazioni, consultare Ciclo completo dell'ordine (servizi e prodotti basati su progetto). Ciclo completo dell'ordine (elaborazione ordine terze parti materiale) Lo scenario di business Ciclo completo dell'ordine (Elaborazione ordini terze parti - Materiale) consente alla società di creare ordini di vendita utilizzati per spedire prodotti con o senza una specifica di prodotto al cliente direttamente da un fornitore piuttosto che dalla propria società. Una richiesta d'acquisto terze parti viene creata automaticamente quando si rilascia una ordine di vendita per un prodotto a cui nel sistema sono stati attribuiti contratti d'acquisto e/ o prezzi di listino. L'ordine d'acquisto terze parti può essere creato automaticamente o manualmente. È possibile inserire i dati di conferma del fornitore nel sistema quando si invia la notifica di consegna. In base alla consegna terze parti, viene avviata la fatturazione del fornitore e del cliente. Lo scenario Ciclo completo dell'ordine (Elaborazione ordini terze parti - Materiale) può essere utilizzato se si spedisce sempre direttamente da un fornitore oppure direttamente da un fornitore in casi eccezionali. Per ulteriori informazioni, consultare Ciclo completo dell'ordine (elaborazione ordine terze parti materiale). Ciclo completo dell'ordine (produzione su commessa) Lo scenario di business Ciclo completo dell'ordine (Prodotti specificati) consente alla propria società di produrre e vendere prodotti per uno specifico fabbisogno del cliente. È possibile creare un'offerta di vendita o un ordine di vendita con una specifica del prodotto che include fabbisogni specifici del cliente, pianificare un fabbisogno a più livelli per una posizione dell'ordine di vendita e creare la fornitura per i prodotti necessari. È possibile ordinare e ricevere materiali in base ai fabbisogni del cliente, rilasciare l'ordine di produzione e creare attività di produzione. Durante la conferma dell'attività, si assicura che vengano consumati solo i materiali che sono stati riapprovvigionati per un fabbisogno specifico del cliente. I prodotti di output vengono sempre confermati come stock specificato. Un controllo finale identifica se una qualsiasi delle unità non è conforme ai fabbisogni del cliente. È possibile registrare un'uscita merci. Il sistema crea una consegna in uscita e i prodotti vengono spediti al cliente. Viene creata una fattura in base alla consegna in uscita e il sistema aggiorna la contabilità finanziaria. Gestione dei progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 51

52 Per ulteriori informazioni, consultare Ciclo completo dell'ordine (produzione su commessa). Gestione contratti clienti Lo scenario di business Gestione contratti clienti consente di creare e gestire contratti correlati ai servizi nell'ambito dei propri diritti di supporto o dei servizi gestiti. Inoltre, vengono fornite le seguenti funzioni: Integrazione completa con l'elaborazione della richiesta e della conferma di servizio, che consente di evadere e confermare i servizi da eseguire per un contratto. Schedulazioni fattura per posizioni contratto Generazione di contratti (standard) da ordini di vendita utilizzando un template di contratto Accordi sul prezzo per posizioni vendute in base al tempo e ai materiali. Lo scenario include le funzioni aziendali delle aree correlate che supportano direttamente la consegna del servizio di supporto per contratti, come ad esempio elaborazione delle posizioni in scadenza e dei pagamenti alla gestione finanziaria. Per ulteriori informazioni, consultare Gestione contratti clienti. Attività Creare un ordine di vendita 1. Selezionare la view Ordini di vendita. 2. Fare clic su Nuovo e selezionare Ordine di vendita oppure fare clic su Nuovo ordine di vendita in Attività frequenti. Si apre l'attività rapida Nuovo ordine di vendita. È inoltre possibile creare un ordine di vendita da: Un'offerta di vendita nella view Offerte di vendita Un'iniziativa nella view Iniziative Un'opportunità nella view Opportunità Una richiesta di servizio nella view Richieste di servizio 3. Inserire i dettagli del cliente associati all'ordine di vendita nel campo Cliente, quali il nome o l'id cliente. Il sistema visualizzerà automaticamente i dati anagrafici correlati in Cliente, Contatto principale, Destinatario della consegna, Destinatario della fattura, Responsabile e tutti i dati relativi alle vendite di default. Se necessario, fare clic sull'icona di selezione valori per cercare il cliente. Se l'ordine di vendita viene associato a un nuovo cliente, fare clic su Nuovo per generare un ID cliente univoco. 4. In Generale, inserire ulteriori dettagli per identificare l'ordine di vendita: Nel campo Descrizione, inserire una descrizione dell'ordine di vendita. Se necessario, nel campo Codice di riferimento esterno, inserire l'id utilizzato dal cliente per identificare l'ordine. Se per il cliente sono disponibili dettagli sul pagamento e sulla consegna, il sistema copia automaticamente nell'ordine di vendita i dati corrispondenti. I dati vengono copiati dalla view Vendite del cliente e dipendono dalla catena di distribuzione rilevante determinata nell'ordine di vendita SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione dei progetti

53 5. In Consegna, è possibile definire una priorità di consegna per l'ordine di vendita. Questo campo potrebbe già contenere un valore di default se la priorità di consegna è stata elaborata nei dati relativi alle vendite del cliente per la catena di distribuzione rilevante (combinazione di organizzazione commerciale e canale distribuzione). È possibile modificare questo valore di default, se necessario. Se si seleziona la priorità di consegna Immediata, l'ordine di vendita viene considerato come un ordine urgente e rilasciato automaticamente al reparto esecuzione, ossia, questo ordine viene automaticamente impostato su Rilasciato nella view Fabbisogno cliente del centro di lavoro Controllo logistica in uscita e viene automaticamente visualizzato nella view Controllo consegna del centro di lavoro Logistica in uscita. 6. Inserire i dettagli relativi al prodotto in Posizioni. 1. Nel campo ID prodotto, inserire l'id del prodotto. Se necessario, fare clic sull'icona di selezione valori per cercare il prodotto. Il sistema visualizza automaticamente la relativa descrizione del prodotto e il prezzo di listino del prodotto. 2. Inserire la quantità del prodotto necessaria. Il sistema calcola e visualizza il valore e controlla se i prodotti sono disponibili alla data richiesta. 3. Ripetere le fasi illustrate sopra per aggiungere informazioni su altri prodotti. È inoltre possibile utilizzare un inserimento rapido per inserire più posizioni: Fare clic su Inserimento rapido per inserire più posizioni senza avviare la determinazione del prezzo o il controllo della disponibilità dei prodotti. Il sistema genera dieci righe vuote. Una volta compilate cinque righe, vengono aggiunte automaticamente altre dieci righe vuote. Il sistema inoltre disattiva alcune funzioni come copia, attività successiva o invio. Dopo aver elaborato tutte le posizioni, fare clic su Controllare inserimento rapido oppure Salvare. Il sistema controlla quindi tutti i dati creati ed esegue la determinazione del prezzo e il controllo della disponibilità del prodotto. Gestione dei progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 53

54 A seconda della propria business configuration, il sistema esegue i seguenti controlli: Controllo di disponibilità immediatamente o quando si fa clic sul pulsante Controllare disponibilità nell'ordine di vendita: Un semaforo verde conferma che le quantità richieste sono disponibili alla data richiesta. Un semaforo rosso indica che le quantità richieste non sono disponibili alla data richiesta. Un semaforo giallo indica una consegna in ritardo o che una quantità confermata per i prodotti richiesti è insufficiente. Se un prodotto non è disponibile, è possibile selezionare Sostituire prodotto per cercare ubicazioni di partenza, specifiche dei prodotti o prodotti alternativi, per sostituire la posizione selezionata in base alle quantità del prodotto previste. Per la ricerca è possibile elaborare l'orizzonte che rappresenta il periodo per il quale viene calcolata la quantità del prodotto prevista. La Quantità prevista viene calcolata in base allo stock disponibile più la fornitura meno il fabbisogno, considerando l'orizzonte impostato (senza considerare i tempi di trasporto e il tempo di riapprovvigionamento). Controlli limite di credito quando viene modificato il cliente (debitore) o l'importo lordo totale di un documento. Per ulteriori informazioni sui controlli limite di credito, consultare Controllo limite di credito. 7. Inviare l'ordine di vendita. Per l'invio di un ordine di vendita sono disponibili le seguenti opzioni: Rilasciare ordine consente di rilasciare l'ordine. Lo stato dell'ordine di vendita passa da In preparazione ad Aperto. L'ordine diventa attivo per la pianificazione della fornitura, il controllo logistica in uscita e la contabilizzazione fattura progetto. I risultati del controllo di disponibilità diventano vincolanti per le posizioni del materiale. Le posizioni basate su progetto vengono inoltrate alla contabilizzazione fattura progetto dove vengono eseguiti la contabilizzazione fattura e il completamento dell'ordine. Per ulteriori informazioni, consultare Contabilizzazione fatture di progetto [Pagina 60]. Se viene attivato un processo di approvazione per gli ordini di vendita, il sistema avvia prima il processo di approvazione e, una volta concluso tale processo, l'ordine di vendita viene rilasciato automaticamente. Inviare conferma dell'ordine al cliente invia la conferma dell'ordine in base alle proprie impostazioni di output, ad esempio tramite l'invio di un' o un fax al cliente oppure l'invio dell'ordine alla stampante, e rilascia l'ordine se tale operazione non già è stata eseguita. Queste opzioni sono disponibili solo per posizioni servizio standardizzate: SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione dei progetti

55 Rilasciare per esecuzione servizio invia tutte le posizioni servizio alla view Pipeline degli ordini per l'esecuzione del servizio e rilascia l'ordine se tale operazione non già è stata eseguita. Confermare esecuzione servizio apre la videata Conferma servizio per le posizioni servizio rilevanti per la conferma se sono già state rilasciate per l'esecuzione. Completare esecuzione servizio invia tutte le posizioni servizio al processo di proposta delle fatture (per fatture che non richiedono conferme servizio). 8. Il nuovo ordine di vendita viene così salvato nel sistema e aggiunto alla lista nella view Ordini di vendita. Per aprire l'ordine di vendita dalla lista, fare clic sul link dell'id ordine di vendita appropriato. Se l'ordine di vendita è In preparazione e viene soltanto salvato, il controllo di disponibilità diventa non vincolante. Creare un ordine di vendita di consegna completa 1. Fare clic su Consegna completa in Generale nell'ordine di vendita. 2. È possibile selezionare il valore per la Regola di consegna, ad esempio Consegna singola Entro i termini e quantità totale. Questo valore viene quindi copiato in tutte le posizioni del prodotto. 3. Tutti i prodotti con la stessa data richiesta, lo stesso indirizzo destinatario della consegna e la stessa regola di consegna ottengono automaticamente lo stesso Gruppo di consegne e verranno quindi spediti insieme. Se la data di consegna per un gruppo di consegne è troppo in ritardo, è possibile scegliere di visualizzare la data di consegna simulata nella tabella posizioni utilizzando il campo nascosto Schedulazione simulata che simula la prima data utile di consegna e la quantità di ogni prodotto per visualizzare possibili date di consegna anticipate. Se solo un prodotto è responsabile di una consegna in ritardo, è possibile rimuovere questo prodotto dal gruppo di consegne selezionando la regola di consegna Consegne multiple per questo prodotto. Questa operazione avvia un nuovo controllo di disponibilità per tutte le posizioni. In tal caso il prodotto verrà consegnato in un secondo momento. Per ulteriori informazioni, consultare Ordini di consegna completa. Creare un ordine di vendita tramite Microsoft Excel È possibile creare un ordine di vendita inserendolo in un template Microsoft Excel predefinito ed eseguendone l'upload nel sistema SAP Business ByDesign. Per ulteriori informazioni su questa attività, consultare qui. Vendere un contratto in un ordine di vendita Quando si inserisce un prodotto di diritto, che fa riferimento a un template di contratto, in una posizione dell'ordine di vendita, viene automaticamente generato e collegato un contratto all'ordine di vendita dopo averlo rilasciato. Per ulteriori informazioni su questa attività, consultare qui. Attribuire fonte d'acquisto Per ulteriori informazioni, consultare qui. Gestione dei progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 55

56 Creare un progetto da un ordine di vendita Il lavoro per i servizi venduti a un cliente può essere tracciato internamente in un progetto cliente creato direttamente da un ordine di vendita. Per ulteriori informazioni, consultare qui. Creare una schedulazione fattura È possibile creare una schedulazione fattura per un documento utilizzando un periodo di contabilizzazione fattura: 1. In Determinazione del prezzo e contabilizzazione fattura selezionare Schedulazione fattura. 2. Fare clic su Elaborare periodo di contabilizzazione fattura. Adesso è possibile elaborare un nuovo periodo oppure visualizzare un periodo esistente, ad esempio con un modello di periodicità mensile per l'anno corrente. Selezionare la casella di spunta Applicato per attribuire alla posizione il periodo di contabilizzazione fattura selezionato. 3. Fare clic su OK. Il sistema crea date di fattura mensili per le posizioni applicate. È inoltre possibile creare una schedulazione fattura fase per fase: 1. In Determinazione del prezzo e contabilizzazione fattura selezionare Schedulazione fattura. 2. Fare clic su Aggiungere posizione. Adesso è possibile selezionare una posizione per cui si intende creare diverse date di contabilizzazione fattura. 3. Fare clic su Aggiungere data per elaborare diverse date di fattura per la posizione selezionata. Per ulteriori informazioni sulle schedulazioni fattura, consultare Schedulazione fattura [Pagina 32]. Creare un certificato di esenzione fiscale Per ulteriori informazioni su questa attività, consultare qui. Aggiornare un ordine di vendita Se un ordine di vendita viene attribuito a un progetto, consultare anche Aggiornare un ordine di vendita attribuito a un progetto. 1. Selezionare la view Ordini di vendita. 2. Per elaborare un ordine di vendita Selezionare un ordine dalla lista e fare clic su Elaborare per aprire l'attività rapida Ordine di vendita. Selezionare l'id ordine di vendita nella lista per aprire la scheda informativa dell'ordine di vendita e fare clic su Visualizzare tutto per aprire l'editor Ordine di vendita. 3. Modificare i dettagli dell'ordine di vendita nel tabpage Generale: In Consegna, selezionare la priorità di consegna, gli Incoterms necessari e l'ubicazione Incoterms per l'ordine di vendita. È anche possibile bloccare temporaneamente il processo di consegna SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione dei progetti

57 In Pagamento, selezionare le condizioni di pagamento. Se è stata selezionata l'opzione Carta di credito dalla lista Modalità di pagamento, vengono visualizzati campi supplementari. Le informazioni sulla carta di credito vengono proposte di default dai dati anagrafici del ruolo del partner pagatore. Se esistono diverse carte di credito, è possibile selezionare solo il token della carta di credito del pagatore. Se deve essere attribuita all'ordine una nuova carta di credito, è necessario prima averla creata nei dati anagrafici del cliente. Per controllare i dettagli relativi all'autorizzazione, fare clic su Stato autorizzazione. È possibile visualizzare e modificare il Commento interno e le Informazioni cliente Gli appunti nei campi Commento interno e Informazioni cliente dell'ordine di vendita vengono copiati dai dati anagrafici. A livello di testata, gli appunti vengono copiati dai dati anagrafici del cliente nel seguente modo: Il testo inserito in Appunto sulla vendita interna viene copiato in Commento interno. Il testo inserito in Appunto sulla vendite esterna viene copiato in Informazioni cliente. A livello di posizione, gli appunti vengono copiati dai dati anagrafici del prodotto o del servizio nel seguente modo: Il testo inserito in Appunti sulle vendite viene copiato in Informazioni cliente. Tutti i campi di testo nell'ordine di vendita possono essere modificati, ma se viene modificato il cliente a livello di testata, gli appunti vengono sovrascritti con i testi del nuovo cliente, prodotto o servizio. Inserire o modificare ulteriori informazioni, se necessario. Se per il cliente sono disponibili dettagli sul pagamento e sulla consegna, il sistema copia automaticamente i dati corrispondenti nell'ordine di vendita. I dati vengono copiati dalla view Vendite del cliente a seconda della catena di distribuzione rilevante determinata nell'ordine di vendita. Le modifiche apportate a questi dettagli nell'ordine di vendita hanno effetto solo su quell'ordine di vendita e non sui dettagli del cliente. 4. Per elaborare le proprie posizioni o aggiungere nuovi prodotti all'ordine, selezionare il tabpage Posizioni: 1. Fare clic su Aggiungere riga per creare una nuova riga nella tabella. 2. Nel campo ID prodotto, inserire l'id prodotto. Se necessario, fare clic sull'icona di selezione valori per cercare il prodotto. Il sistema visualizza automaticamente la relativa descrizione del prodotto e i prezzi. È anche possibile inserire o modificare il prezzo manualmente. 3. Inserire la quantità del prodotto necessaria. Il sistema calcola e visualizza il valore previsto e controlla se i prodotti sono disponibili nella quantità richiesta alla data richiesta. 4. Nella tabella Posizioni è possibile aggiungere la colonna Specifica del prodotto alla tabella stessa e attribuire a ogni posizione una specifica del prodotto definita. 5. Ripetere le fasi illustrate sopra per aggiungere informazioni su altri prodotti. Gestione dei progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 57

58 Il sistema visualizza un semaforo verde se i prodotti sono disponibili alla data richiesta, un semaforo rosso se i prodotti non sono disponibili e un semaforo giallo se è presente uno stock disponibile, ma potrebbe non essere sufficiente per soddisfare l'ordine. Il sistema propone opzioni alternative, ad esempio indica che per la data richiesta è disponibile la metà dei prodotti e l'altra metà sarà disponibile in un secondo momento oppure che l'intera quantità dei prodotti può essere consegnata successivamente rispetto a quanto richiesto. 6. Se si intende accedere allo storico prezzi per una posizione, selezionare la posizione nella lista e fare clic su Storico prezzi. Lo storico prezzi di altre offerte di vendita o di altri ordini di vendita viene visualizzato utilizzando il cliente, il prodotto e la specifica del prodotto corrispondenti. Inoltre, è possibile avere una panoramica dello storico prezzi di altri prodotti utilizzando la Ricerca ampliata. 5. Per tracciare l'avanzamento dell'ordine e accedere a tutti i documenti correlati, come un'offerta di vendita, una richiesta di servizio, una fattura cliente o una consegna cliente, selezionare il tabpage Flusso documenti. Nella view ampliata del flusso di documenti è possibile inoltre visualizzare attività correlate come appuntamenti o attività. Per ulteriori informazioni, consultare Flusso documenti. 6. Nella parte superiore dell'editor Ordine di vendita, fare clic su Salvare per salvare l'ordine di vendita aggiornato, quindi fare clic su Chiudere per tornare alla view Ordine di vendita. L'ordine di vendita aggiornato viene salvato nel sistema e vi si può accedere dalla lista degli ordini di vendita nella view Ordini di vendita. Per aprire l'ordine di vendita da questa lista, selezionare il link dell'id ordine di vendita appropriato. Annullare un ordine di vendita 1. Selezionare la view Ordini di vendita. 2. Selezionare nella lista un ordine di vendita da annullare e fare clic su Elaborare per aprire l'attività rapida Ordine di vendita, quindi fare clic su Visualizzare tutto. 3. Per annullare l'ordine di vendita sono disponibili le seguenti opzioni: È possibile annullare l'ordine completo nella testata: 1. Per eseguire questa operazione, selezionare il tabpage Generale, quindi selezionare un valore da Motivo del rifiuto. 2. Dopo aver salvato l'ordine di vendita, il Motivo del rifiuto viene copiato separatamente nelle posizioni che non sono ancora state annullate. È possibile annullare singole posizioni: 1. Per eseguire questa operazione, selezionare il tab Posizioni e selezionare la posizione da annullare. 2. Nel tabpage Dettagli della posizione selezionare un valore da Motivo del rifiuto. 3. Ripetere le fasi per tutte le posizioni da annullare e salvare l'ordine di vendita. Se lo Stato consegna di una posizione è In elaborazione, contattare il proprio magazzino prima di annullare la posizione perché quest'ultima potrebbe essere già stata inviata al cliente SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione dei progetti

59 Se sono già state annullate singole posizioni, è possibile annullare l'intero ordine di vendita nel tab Generale per le posizioni rimanenti. Il motivo dell'annullamento impostato nel tab Generale viene applicato anche alle restanti rimanenti. È possibile rimuovere il motivo del rifiuto nella testata; l'annullamento viene quindi rimosso nella testata e in tutte le posizioni annullate dalla testata. Annullamenti separati di singole posizioni non sono interessati da questa operazione. Se lo stato dell'ordine di vendita è In preparazione, è anche possibile eliminare l'ordine nella view Ordine di vendita. Se l'ordine di vendita viene rilasciato per l'esecuzione e lo stato è In elaborazione, si consiglia di contattare il magazzino per accertarsi che l'annullamento sia stato accettato. Se è stato attribuito un progetto a un ordine di vendita annullato, è possibile chiudere o interrompere il progetto manualmente. Se è stata attribuita un'attività progettuale a una posizione dell'ordine di vendita annullata, è possibile eliminare l'attività progettuale se il suo stato è In pianificazione. In caso contrario, l'attribuzione a questa attività progettuale resta a scopo di documentazione. Stornare un ordine di vendita Per diversi motivi, si può voler cancellare un ordine di vendita. Ad esempio, il cliente non vuole più il prodotto che aveva ordinato o qualcosa non ha funzionato nel reparto esecuzione e non si può più consegnare il prodotto. Per ulteriori informazioni, consultare qui. Tracciare lo stato ciclo di vita 1. Selezionare la view Ordini di vendita. 2. Selezionare una delle ricerche predefinite del campo Visualizzare: e fare clic su Avvio. 3. Adesso è possibile tracciare lo stato dei propri ordini di vendita. Gli stati del ciclo di vita degli ordini sono i seguenti: In preparazione È lo stato iniziale. È possibile elaborare senza restrizioni il cliente e i ruoli partner ed eliminare l'ordine. Gli ordini originati da transazioni business-to-business o con attività successive non possono essere eliminati. Aperto Questo stato indica che l'ordine è stato rilasciato. I prodotti ordinati vengono trasferiti alla logistica e non possono più essere rimossi dall'ordine. In esecuzione Questo stato indica che almeno una posizione è stata rilasciata per l'esecuzione. I campi seguenti diventano di sola lettura: a livello di posizione, Quantità, Gestione dei progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 59

60 Destinatario della consegna, Data richiesta e Incoterms che sono stati copiati dal tab Generale. Completato Questo stato indica che l'ordine è stato fatturato o è stato annullato tramite l'inserimento di un Motivo del rifiuto nel tab Generale. Per modificare lo stato di un ordine di vendita in Completato, accertarsi che le posizioni siano state annullate correttamente oppure che lo stato di consegna sia Concluso per almeno una delle posizioni. 4. Per avere una panoramica più approfondita dei documenti correlati, come un'offerta di vendita, una richiesta di servizio, una fattura cliente o una consegna cliente, è possibile accedervi anche dalla scheda informativa dell'ordine di vendita. Per eseguire questa operazione, fare clic su ID ordine di vendita, quindi selezionare il tab Ulteriori informazioni. Creare un gruppo target dalla lista di lavoro Ordini di vendita Per le attività di marketing è possibile creare un gruppo target di clienti elencati in una lista di lavoro. Per eseguire questa operazione: 1. Richiamare la lista di lavoro desiderata e modificarla in base alle proprie esigenze. 2. Fare clic su Esportare, quindi su In gruppo target. Si apre la videata Nuovo gruppo target. 3. Controllare i dettagli e salvare il gruppo target Guida rapida per Contabilizzazione fatture di progetto Nella view Contabilizzazione fatture di progetto nel centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti è possibile creare ed elaborare richieste di fattura progetto per i tempi e i costi sostenuti per un progetto cliente. È possibile creare una richiesta di fattura progetto da un ordine di vendita attribuito a un progetto cliente o direttamente da un progetto cliente. Inoltre, è possibile visualizzare ed elaborare tutte le proprie richieste di fattura progetto. Questa view contiene le sottoview descritte di seguito. Sottoview Ordini di vendita Nella sottoview Ordini di vendita, è possibile creare una richiesta di fattura progetto per un'ordine di vendita selezionato. La sottoview Ordini di vendita visualizza tutti gli ordini di vendita rilasciati che includono almeno una posizione attribuita a un'attività del progetto cliente e che sono pertanto rilevanti per la contabilizzazione fattura. Se è già stata creata e rilasciata una richiesta di fattura progetto per una parte o per la totalità del lavoro in un ordine di vendita, è possibile visualizzare la data fattura della precedente richiesta di fattura progetto nella colonna Data dell'ultima fattura. Lo stato di fatturazione per un ordine di vendita può essere uno dei seguenti: In elaborazione Per questo ordine di vendita sono state create una o più richieste di fattura progetto. Questo stato viene impostato dal sistema quando si crea la prima richiesta di fattura progetto per un ordine di vendita. Non iniziato Per questo ordine di vendita non sono state create richieste di fattura progetto. Concluso SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione dei progetti

61 Non sono previste altre richieste di fattura progetto per questo ordine di vendita. È possibile impostare su Concluso lo stato contabilizzazione fattura di un ordine di vendita per indicare il completamento della contabilizzazione fattura per l'ordine stesso. È comunque ancora possibile creare una richiesta di fattura progetto per ordini di vendita con stato Concluso. È inoltre possibile ripristinare lo stato In elaborazione selezionando Revocare conclusione contabilizzazione fattura dal menu Modificare stato. Sottoview Progetti Nella sottoview Progetti, è possibile creare una richiesta di fattura progetto per un progetto selezionato. La sottoview Progetti visualizza tutti i progetti fatturabili e pertanto rilevanti per la contabilizzazione fattura. Sottoview Richieste di fattura progetto Nella sottoview Richieste di fattura progetto è possibile ottenere un riepilogo di tutte le richieste di fattura progetto per i propri progetti. È possibile elaborare, rilasciare, annullare ed eliminare richieste di fattura progetto. Una richiesta di fattura progetto può avere uno dei seguenti stati: In preparazione La richiesta di fattura progetto è stata creata ma non ancora rilasciata. È possibile elaborare e rilasciare la richiesta di fattura progetto. Rilasciata La richiesta di fattura progetto è stata rilasciata per la contabilizzazione fattura cliente. È possibile annullare la richiesta di fattura progetto. Fatturata Per la richiesta di fattura progetto è stata creata una fattura cliente. È possibile annullare la richiesta di fattura progetto. Annullata La richiesta di fattura progetto è stata annullata. In approvazione La richiesta di fattura progetto è in attesa di approvazione. In revisione La richiesta di fattura progetto è stata restituita dall'approvatore per essere revisionata. Approvata La richiesta di fattura progetto è stata approvata. Approvazione rifiutata La richiesta di fattura progetto è stata rifiutata dall'approvatore. Ritirato dall'approvazione La richiesta di fattura progetto è stata inviata per l'approvazione ma è stata ritirata. Concetti base Contabilizzazione fatture di progetto La fatturazione progetto è un processo che consente di fatturare ai clienti i tempi e i costi o i servizi a forfait basati sui progetti. Il processo è costituito dalle seguenti fasi: Preparazione fattura progetto Creazione di una richiesta di fattura progetto Rilascio di una richiesta di fattura progetto Per ulteriori informazioni, consultare Contabilizzazione fatture di progetto [Pagina 18]. Gestione dei progetti P U B L I C 2012 SAP AG. Tutti i diritti riservati. 61

62 Ciclo completo dell'ordine (servizi basati su progetto) Lo scenario di business Ciclo completo dell'ordine (prodotti e servizi basati su progetto) viene utilizzato per gestire il processo end-to-end completo della vendita di prodotti e servizi basati sul progetto ai clienti. Questo scenario integra le offerte di vendita e gli ordini di vendita con la gestione dei progetti consentendo di creare fatture del cliente per i tempi e i costi registrati per un progetto. Le fatture possono essere create su base temporale e materiale, a prezzo fisso o con una combinazione di entrambi. Dopo che è stata emessa la fattura del cliente, possono essere monitorati i pagamenti dei clienti. Questo scenario supporta anche l'analisi della profittabilità del progetto in base ai costi e ai ricavi del progetto stesso. Per ulteriori informazioni, consultare Ciclo completo dell'ordine (servizi basati su progetto). Attività Creare una richiesta di fattura progetto manuale Per un ordine di vendita e un progetto è possibile avere soltanto una richiesta di fattura progetto non rilasciata. Se esiste una richiesta di fattura progetto non rilasciata, non è disponibile la transazione Nuovo Richiesta di fattura progetto. Il pulsante Elaborare richiesta per fatture di progetto consente invece di elaborare la richiesta di fattura progetto esistente. Per informazioni su questa attività, consultare Creare una richiesta di fattura progetto per un progetto cliente [Pagina 128]. Creare una richiesta automatica per fatture di progetto Una richiesta automatica per fatture di progetto include automaticamente posizioni fattura per posizioni a forfait. Dopo aver creato la richiesta automatica per fatture di progetto, è possibile rivederla e aggiungere manualmente posizioni fattura per posizioni relative a tempi e costi. È possibile creare richieste automatiche per fatture di progetto in una delle seguenti view: Contabilizzazione fatture clienti Contabilizzazione fatture di progetto Ordini di vendita Contabilizzazione fatture clienti Contabilizzazione fatture di progetto Progetti Gestione dei progetti Progetti Navigare alla view da cui si intende iniziare l'attività. Se si esegue l'attività dal centro di lavoro Contabilizzazione fatture clienti, selezionare l'ordine di vendita o il progetto da cui si intende creare la richiesta di fattura progetto, fare clic su Nuovo e selezionare Richiesta automatica per fatture di progetto. Se si esegue l'attività dal centro di lavoro Gestione dei progetti, selezionare il progetto dalla lista di progetti e selezionare Richiesta automatica per fatture di progetto dal menu contestuale per il progetto. Si apre una videata dell'editor che offre gli stessi campi dell'attività guidata Nuova richiesta di fattura progetto. Per informazioni sul campo nella richiesta di fattura progetto, consultare le istruzioni fase per fase di Creare una richiesta di fattura progetto per un progetto cliente [Pagina 128] SAP AG. Tutti i diritti riservati. P U B L I C Gestione dei progetti