TUTORIAL AGENDINA MOBILE

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1 TUTORIAL AGENDINA MOBILE Per chi preferisce scrivere i servizi a lavoro e non possiede o non utilizza un PC o MAC portatile, l'agenda Del Macchinista ha la possibilità di essere sincronizzata con un Agendina appositamente creata per smartphone e tablet con sistemi operativi ios ed Android. Il file AGENDINA dovrà essere compilato sullo smartphone o tablet tramite un applicazione che permetta la modifica di un foglio di calcolo. Tra le varie applicazioni scaricabili dall App Store o dal Play Store noi abbiamo testato DocumentsToGo per iphone e ipad, e Kingsoft Office per Android. 1) OPERAZIONI DA FARE CON iphone e ipad (per dispositivi Android, passare direttamente al punto 4) Dopo aver scaricato e installato sull iphone o ipad l applicazione DocumentsToGo, dobbiamo installare sul nostro PC/MAC la sua controparte che servirà per la sincronizzazione con lo smartphone/tablet. Il programma si può scaricare all indirizzo Ecco come si presenta l applicazione installata sul nostro PC/MAC. Una volta installata, troveremo sul Desktop del PC/MAC una cartella come quella che vedete nella figura a lato. Questa è la cartella condivisa tra PC/MAC e smartphone /tablet.

2 Questo invece, è il file AGENDINA che riceverete via mail e che dovrete trasferire sullo smartphone/tablet. Come potete notare abbiamo ripreso l impostazione grafica del foglio SERVIZI del software Agenda Del Macchinista e per permettere uno scorrimento più agevole abbiamo messo le 10 microaree una sotto l altra. Le modalità di compilazione sono le stesse. 2) SINCRONAZZAZIONE DA PC/MAC A iphone/ipad Nella mail che vi invieremo troverete quindi, oltre alla vostra Agenda Del Macchinista personalizzata per PC e MAC, anche il file AGENDINA. Quest ultimo dovete copiarlo all interno della cartella DocsToGo che avete sul desktop del PC/MAC. Una volta fatto questo, apriamo DocumentToGo sia sul dispositivo mobile che sul PC/MAC.

3 ATTENZIONE Affinché il dispositivo mobile e il PC/MAC siano connessi tra loro, è necessario che entrambi siano collegati alla stessa rete WI-FI, o tramite porta USB con Hotspot personale abilitato. Se tutto è andato a buon fine, dovremmo trovarci nella situazione della figura seguente. Per inviare il file al dispositivo mobile, basterà cliccare sul PC/MAC il comando sincronizza come indicato dalla freccia. Vediamo ora dove si trova il nostro file sullo smartphone/tablet. Aprendo l applicazione sul dispositivo mobile, troviamo una schermata iniziale come quella riportata al lato. Ci troviamo nella cartella dei file locali, cioè quelli che si trovano sullo smartphone/tablet. Dobbiamo tappare sull icona desktop, illustrata in figura, per accedere alla cartella dei file condivisi con il nostro PC/MAC.

4 Fatto questo, ci troveremo nell elenco dei computer sincronizzati con l applicazione. Nella situazione riportata in figura è presente solo il nostro computer. Tappiamo sul nome del nostro PC/MAC come vedete indicato. Anche sull applicazione, come prevedibile, troviamo la cartella DocsToGo, la stessa che si trova nel desktop del nostro computer. Tappiamo sul nome della cartella per esplorarne il contenuto. Troverete così il file che avete inviato precedentemente dal vostro PC/MAC e quindi la sincronizzazione è avvenuta. Non resta altro che tapparlo.

5 Ecco quindi il file AGENDINA sull iphone, pronto per la compilazione. Ora quando vi è più comodo, durante le soste o le vetture e sempre nel rispetto delle norme vigenti sull utilizzo di dispositivi elettronici mentre si è al lavoro, potete inserire i servizi che svolgete utilizzando il vostro iphone/ipad. Le modalità di compilazione sono le stesse che si utilizzano sull Agenda per PC/MAC descritte nel tutorial AgendaDelMacchinista2013v1.0 che avete trovato allegato alla mail. Nel file AGENDINA mancano i menù a tendina in quanto non supportati dall applicazione e abbiamo omesso alcune colorazioni automatiche del testo per rendere il file il più leggero e semplice possibile. L unica precisazione che occorre è relativa al separatore ore-minuti. OpenOffice normalmente separa le ore con i minuti tramite il. (punto) posto nella sezione alfabetica della tastiera, e non quello presente nel tastierino numerico, in quanto quest ultimo viene riconosciuto come, (virgola). Compilando il file AGENDINA con Documents to Go, invece, dovremo separare le ore e i minuti con i : (due punti). Automaticamente l applicazione convertirà i due punti con il punto e riconoscerà correttamente l orario inserito e non avremo problemi quando andremo a sincronizzare i servizi sul PC/MAC con OpenOffice. Una volta compilati sul dispositivo mobile i servizi che svolgete, salvate il file e, quando lo ritenete opportuno, sincronizzatelo con il PC/MAC. Vediamo passo passo come fare.

6 3) SINCRONIZZAZIONE DA iphone/ipad A PC/MAC Ipotizziamo di aver effettuato un servizio come quello riportato in figura (per comodità di visualizzazione abbiamo suddiviso l immagine) Come vedete abbiamo effettuato una dormita a Bologna scrivendo, proprio come nell Agenda Del Macchinista, gli orari di INIZIO LAVORO, FINE PROGRAMMATO ANDATA RFR, FINE ANDATA RFR, INIZIO RITORNO RFR e FINE PROGRAMMATO. Abbiamo poi compilato nelle microaree i servizi svolti, facendo attenzione a scrivere il primo servizio nella microarea INIZIO, colorata di rosso, e l ultimo servizio (cioè il servizio che ci riporta in residenza per il termine della giornata lavorativa) nell ultima microarea FINE colorata di verde. I servizi effettuati tra l inizio e la fine non necessariamente devono essere scritti uno di seguito all altro. Salviamo il tutto e chiudiamo il file. Per sincronizzare l AGENDINA dello Smartphone con il PC/MAC apriamo sul computer l applicazione DocumentsToGo, assicurarci che entrambi siano connessi alla stessa rete WI-Fi (o in mancanza di questa colleghiamoli via USB, abilitiamo l Hotspot) e con l applicazione aperta anche sul dispositivo mobile cliccate con il mouse su sincronizza. Automaticamente avrete nella cartella DocsToGo del PC/MAC il vostro file AGENDINA compilato con i servizi e pronto per essere copiato nell Agenda Del Macchinista. Vediamo come fare.

7 4) TRASFERIMENTO DATI DAL FILE AGENDINA ALL AGENDA DEL MACCHINISTA Per trasferire i servizi nell Agenda Del Macchinista affinché questa possa effettuare tutti i conteggi e il calcolo della busta paga, dobbiamo copiare e incollare i servizi scritti sul file AGENDINA dello smartphone. Innanzitutto dobbiamo aprire sul PC il file AGENDINA solo con OpenOffice, così non si avranno problemi di compatibilità. Clicchiamo quindi con il tasto destro sul file AGENDINA e selezioniamo Apri con ==> OpenOffice (come illustrato in figura). Ecco il nostro file AGENDINA aperto con Open Office sul nostro computer

8 Successivamente selezioniamo il servizio di un giorno, o di più giorni, oppure di tutto il mese. Per selezionare il servizio bisogna evidenziare la parte da copiare posizionandosi col mouse sulla cella della data del primo giorno da copiare, cliccare col tasto sx e mantenendolo premuto, trascinare il mouse fino alla cella della data relativa al primo giorno non compilato. Poi cliccare il tasto destro ==> copia. Ora apriamo sul PC/MAC sempre con Open Office la nostra Agenda Del Macchinista (avrete notato la presenza di un foglio chiamato AGENDINA PdC ). Lì andranno incollati i servizi che abbiamo scritto sullo smartphone. Selezioniamo il foglio AGENDINA PdC. Ci posizioniamo esattamente nella cella della stessa data dove abbiamo iniziato la selezione di copiatura nel file AGENDINA (nel nostro caso cella A1) e poi clicchiamo il tasto desto ==> incolla.

9 Dopo aver incollato, selezioneremo il foglio SERVIZI e troveremo le microaree auto compilate nell ordine in cui abbiamo scritto i servizi. Ciò avviene automaticamente per il giorno, i giorni o tutto il mese, in base ai giorni che abbiamo selezionato durante il copia ==> incolla Automaticamente, come se avessimo compilato manualmente il foglio SERVIZI, avremo il foglio TOTALI ORE compilato con tutti i calcoli effettuati, come illustrato in figura. Si precisa che nel file AGENDINA, a differenza del software Agenda Del Macchinista, è ininfluente scrivere in maiuscolo o minuscolo ma è fondamentale separare le ore e i minuti col : (due punti) e non con il. (punto).tutto ciò che scriviamo verrà convertito automaticamente in maiuscolo nell operazione di sincronizzazione. Quindi, sullo smartphone/tablet, potete scrivere come vi è più comodo senza preoccuparvi delle forme dei caratteri. Infatti nell esempio su riportato nel file AGENDINA, il servizio di riserva era scritto Riserva, ma nel foglio SERVIZI la troviamo scritta in maiuscolo in modo tale da essere correttamente conteggiata.

10 CENNI SU DISPOSITIVI ANDROID Per quanto riguarda i dispositivi Android, oltre a Document to go, abbiamo provato anche King Soft scaricabile dal Play Store. Tramite questa applicazione, possiamo inserire i servizi comodamente a lavoro in real time ma non avendo una utilità di sincronizzazione come quella di Document To Go, dobbiamo sincronizzarci col PC/MAC in altra maniera e cioè: 1) il modo più semplice e veloce è utilizzare l applicazione DRIVE di Google. Dopo averla installata sia sullo smartphone che sul Pc, ci troveremo sul Pc una cartella chiamata appunto Google Drive. Per trasferire l Agendina dal Pc allo Smartphone è sufficiente posizionarla all interno della cartella. Automaticamente ce la ritroveremo nello Smartphone tappando su Drive I miei file. Viceversa, per trasferire l Agendina dallo Smartphone al Pc, teniamo tappato il file AGENDINA e dal menù, tappiamo Condividi Drive. Automaticamente ce la ritroveremo sul Pc nella cartella Google Drive. 2) un altro modo, consiste nell inviarci il file AGENDINA via mail. Una volta a casa, scaricheremo la posta sul PC/MAC ed effettueremo le operazioni di copia e incolla con l Agenda Del Macchinista. 3) se il nostro smartphone/tablet permette l inserimento di una chiavetta USB o una scheda di memoria, potremmo copiare il file AGENDINA su questo dispositivo di archiviazione sia per trasferirlo dal PC/MAC allo smartphone/tablet che viceversa così da poter effettuare le operazioni di copia e incolla viste in precedenza. 4) se il nostro dispositivo portatile lo permette, possiamo collegarlo via USB al PC/MAC e utilizzare le utilità di trasferimento file dello smartphone/tablet. L applicazione, lo smartphone, il computer, e i sistemi operativi utilizzati in questo tutorial sono a carattere di esempio. Nulla toglie di poter utilizzare altri supporti hardware, oppure di usare applicazioni che possano essere ritenute migliori di quelli mostrati in questa guida purché si abbia la possibilità di modificare un foglio di calcolo con estensione XLSX o XLS (Excel). Siamo disponibili ad ogni suggerimento. Lo staff dell Agenda del Macchinista

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