1. Premessa al Position Paper

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1 Position Paper del Settore Bancario Italiano in risposta alla Procedura di consultazione della Banca d Italia sulla Normativa di Vigilanza in materia di conformità alle norme (Compliance) e sulla relativa funzione 1. Premessa al Position Paper Gli Uffici dell ABI, al fine di elaborare la posizione del sistema bancario italiano con riferimento ai Documenti di consultazione su: Normativa di Vigilanza in materia di conformità alle norme (Compliance) e sulla relativa funzione, pubblicati dalla Banca d Italia nel mese di agosto 2006, hanno raccolto dagli Associati i diversi punti di vista e le diverse proposte sugli aspetti trattati negli stessi. Sulla base delle osservazioni pervenute, nonché delle attività svolte dall apposito gruppo di lavoro interbancario, è stato predisposto dall ABI l allegato Position Paper. Prima di passare ad una analisi puntuale di alcune delle disposizioni contenute nel documento, si riportano alcune considerazioni e richieste di carattere generale. a) Si ritiene importante l affermazione che, lungi dall essere soltanto un centro di costo, la Funzione di Compliance (FC) deve essere considerata come produttiva di valore per l azienda 1, posto che il rispetto delle norme e degli obblighi di informativa e trasparenza aumentano il buon nome della banca presso la clientela e, dunque, per tale via, la sua redditività. b) Il documento oggetto di consultazione fa espresso riferimento al Titolo IV delle Istruzioni di Vigilanza dove sono attualmente già delineate, seppure in modo del tutto diverso, sia le modalità di presidio del rischio di conformità che, più in generale, l articolazione del sistema dei controlli su tre livelli. Per poter esprimere un giudizio compiuto, sarebbe pertanto utile comprendere, a valle della introduzione della funzione di compliance, se e quali modifiche subirà il Titolo IV il quale necessita presumibilmente di significative revisioni e, di conseguenza, come viene riconfigurata l articolazione dell intero sistema dei controlli. Al momento, tuttavia, l Organo di 1 La funzione di conformità alle norme ha un importanza determinante in termini di creazione di valore aziendale, conseguibile attraverso il rafforzamento e la preservazione del buon nome della banca e della fiducia del pubblico nella sua correttezza operativa e gestionale 1

2 Vigilanza si è limitato alla diffusione di un documento che delinea ambito operativo e criteri di funzionamento della FC (cioè di una delle componenti del sistema dei controlli) senza fornire elementi che consentano di valutare le modalità secondo le quali il nuovo sistema dei controlli - che emergerà da questa e da altre revisioni in corso di definizione - perseguirà i necessari obiettivi di efficacia ed efficienza complessiva. Sul tema, tra l altro, assume rilievo anche la regolamentazione in corso di emanazione per l introduzione dei Metodi Avanzati sui Rischi Operativi (AMA), ove è prevista l istituzione di un ulteriore funzione di controllo dei rischi operativi, pure distinta dalla revisione interna, le cui competenze, estese ai rischi legali, comportano a nostro avviso rischi di sovrapposizioni, a potenziale discapito dell efficacia del sistema dei controlli interni aziendali. Non va, inoltre, trascurata l attività di validazione interna richiesta sia per l AMA che per i Metodi dei Rating Interni per il calcolo dei requisiti patrimoniali a fronte del rischio di credito (AIRB e FIRB). Si richiede quindi di poter riesaminare il tema della funzione compliance nell ambito del complessivo sistema di governance e di controllo una volta che un framework regolamentare complessivo sarà proposto dalla Banca d Italia nella forma di Istruzioni di Vigilanza. c) Come emerso in sede di gruppo di lavoro ABI sulla direttiva MIFID 2 è fortemente auspicabile, nelle sedi opportune, un coordinamento delle emanande istruzioni Bankit con le future modifiche al Regolamento Intermediari collegate appunto alla Direttiva MIFID 2, nonché con le istruzioni vigenti in tema di controlli interni di altre autorità di vigilanza (ad es. normativa Consob-art.57 Reg 11522/98 e succ.. modifiche) e con le attuali Istruzioni di Vigilanza Bankit in materia o Provvedimenti del Governatore (ad es. Regolamento sulla gestione collettiva del risparmio del ) in qualche caso contraddittorie con il documento in esame (es. funzione di compliance che, nelle SGR di minore complessità, può essere svolta dall Internal Auditor). Tra l altro, le previsioni in materia di Internal Auditing e Risk Management che si aggiungono nella MIFID a quelle della Funzione Compliance portano, come già auspicato al punto b), all opportunità di un riesame complessivo del sistema di controllo interno. d) Giudichiamo positivo che non venga tracciato un preciso perimetro per la FC quanto piuttosto che sia data indicazione delle norme più rilevanti di competenza della Funzione di Compliance (pag. 2 del documento), circostanza che interpretiamo come volontà dell'organo di Vigilanza di indicare genericamente gli ambiti normativi di cui la funzione si deve occupare, dando piena facoltà a ciascuna banca di definirli in modo più specifico. Resta inteso che, anche ai fini della valutazione della congruità dell operato della FC, il perimetro ad essa assegnato andrà identificato e approvato nelle sedi descritte dal documento di Banca d Italia. In tale fase di formalizzazione dovrà trovare spazio anche l attribuzione di responsabilità ad altre funzioni di quanto, pur rientrante nella sfera del rischio di non conformità, non sia stato ricompresso nel perimetro della FC. e) In linea con l'impostazione Mifid (in particolare artt. 6-8) e con l'impostazione del documento del Comitato di Basilea (in particolare principi 5-8), nonché alla luce della discrezionalità organizzativa presente nel documento di consultazione (e al principio di proporzionalità), si domanda se, per le banche di dimensioni contenute, soprattutto se appartenenti a un gruppo bancario, il 2

3 responsabile del compliance e dell'audit possano coincidere (o come specificato successivamente) rispondere allo stesso dirigente. f) Al fine di evitare discrezionalità nell esegesi della normativa, si richiede di arricchire il documento con un apposito glossario (es. Organi amministrativi, gestione del rischio, ecc.). 2. Il rischio di non conformità alle norme a) Al 2 capoverso, laddove si cita l esercizio dell attività di intermediazione, si chiede conferma che si voglia alludere, come pare, anche all intermediazione creditizia e non solo all attività di intermediazione finanziaria ; - sempre al 2 capoverso, si chiede ove si intenda attribuire salienza al concetto di conflitto di interessi con riferimento precipuo all area dei servizi di investimento od al contrario, latu sensu ; b) Il 3 capoverso prende in considerazione anche le operazioni formalmente corrette alle quali la banca collabora consapevolmente poste in essere dalla controparte con l obiettivo di aggirare l applicazione di norme. Fermo restando che rientra nella correttezza della Banca non prestarsi a eseguire operazioni che pur se formalmente corrette siano poste in essere dal cliente al fine di aggirare il rispetto delle norme, appare forse eccessivo inserire espressamente, a livello di istruzioni Bankit, nel concetto di compliance anche la conformità del comportamento del cliente. Va tenuto conto, infatti, che nel parlare di consapevolezza della Banca, si introduce la rilevanza di elementi soggettivi di difficile definizione e valutazione. Si richiede quindi di eliminare quanto segue: Nell ambito del rischio di non conformità assumono, altresì, rilievo le operazioni formalmente corrette, alle quali la banca collabora consapevolmente, poste in essere dalla controparte con l obiettivo di aggirare l applicazione di norme.. 3. Ruolo degli Organi di vertice della banca Organi Delegati a) Al fine di non generare un potenziale conflitto di attribuzioni tra il Consiglio di Amministrazione 2 (che, secondo la bozza, approva le politiche di gestione del rischio in questione (rischio di non conformità), e gli Organi Delegati che, sempre secondo la bozza, devono assicurare una efficace gestione del rischio di conformità, e a tal fine definiscono adeguate politiche ( ), si richiede di modificare il seguente testo come nel seguito riportato, esplicitando che al Consiglio spetta la adozione delle politiche (intesa come approvazione e formalizzazione) mentre è compito degli Organi Delegati proporre (al Consiglio) tali politiche ed attuarle una volta adottate (e quindi definite ed approvate) dal parte del Consiglio stesso. Testo della attuale bozza: Gli organi delegati, o nel modello dualistico il consiglio di gestione, e il direttore generale - secondo le specifiche competenze definite in via generale con riferimento al sistema dei controlli interni - devono assicurare una 2 Per semplicità nel presente paragrafo si farà riferimento solo al modello organizzativo tradizionale. 3

4 efficace gestione del rischio di conformità. A tal fine: definiscono adeguate politiche e procedure di conformità; stabiliscono canali di comunicazione efficaci per assicurare che il personale a tutti i livelli dell organizzazione sia a conoscenza dei presidi di conformità relative ai propri compiti e responsabilità; verificano che le politiche e le procedure vengano osservate all interno della banca; nel caso emergano violazioni accertano che siano apportati i rimedi necessari; delineano flussi di comunicazione volti ad assicurare agli organi di vertice della società piena consapevolezza sulle modalità di gestione del rischio di non conformità. Formulazione proposta: Gli organi delegati, o nel modello dualistico il consiglio di gestione, e il direttore generale - secondo le specifiche competenze definite in via generale con riferimento al sistema dei controlli interni - devono assicurare una efficace gestione del rischio di conformità. A tal fine: propongono e, dopo l approvazione, attuano adeguate politiche e procedure di conformità; stabiliscono canali di comunicazione efficaci per assicurare che il personale a tutti i livelli dell organizzazione sia a conoscenza dei presidi di conformità relative ai propri compiti e responsabilità; verificano che le politiche e le procedure vengano osservate all interno della banca; nel caso emergano violazioni accertano che siano apportati i rimedi necessari; delineano flussi di comunicazione volti ad assicurare agli organi di vertice della società piena consapevolezza sulle modalità di gestione del rischio di non conformità. b) al 5 capoverso, il 3 alinea, che allude a tempestiva informazione al consiglio di amministrazione, appare non coerentemente allocato rispetto al periodo iniziale, che contiene l inciso almeno una volta all anno. 4. La funzione di conformità alle norme a) Con riferimento agli adempimenti che la funzione di conformità è chiamata a svolgere, il documento recita:...la verifica dell efficacia degli adeguamenti organizzativi (strutture, processi, procedure, anche operativi e commerciali) suggeriti per la prevenzione del rischio di conformità. Si richiede, per maggiore chiarezza, di sostituire la parola adeguamenti con la parola meccanismi, e la parola suggeriti con la formulazione adottati dalla banca, affinché il raggio d azione della funzione compliance non sia circoscritto a quei presidi organizzativi da essa stessa raccomandati a valle di eventuali malfunzionamenti o carenze, ma ricomprenda, come ovvio, tutti i meccanismi organizzativi tempo per tempo in essere che implicano profili di conformità, ferme restando le interrelazioni con la funzione di revisione interna che ciascuna banca riterrà di adottare in materia di verifiche ex-post. Queste si potrebbero rendere necessarie, infatti, per apprezzare l efficacia dei meccanismi organizzativi adottati. Infatti, oltre alla verifica della loro effettiva conformità con la norma e della loro corretta e tempestiva implementazione, in taluni casi è necessario verificare se tali meccanismi, nei comportamenti aziendali, siano rispettati. Questa ultima parte potrebbe quindi essere espressamente delegata all IA o provenire alla FC dalla normale attività di IA, ferme restando le reciproche responsabilità per le verifiche in parola. b)..sia dotata di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate ai compiti da svolgere. Sotto il profilo delle risorse umane, va rilevato che le attività di conformità possono essere svolte da personale inserito in una struttura organizzativa dedicata e gerarchicamente dipendente dal responsabile della funzione ovvero da 4

5 dipendenti integrati nelle diverse aree operative. Indipendentemente dalla soluzione organizzativa prescelta, il personale che svolge funzioni di conformità deve essere adeguato per: numero; competenze tecnico professionali; aggiornamento, anche attraverso l inserimento in programmi di formazione nel continuo. Inoltre, attraverso l attribuzione di risorse economiche eventualmente attivabili anche in autonomia, dovrà essere consentito alla funzione il ricorso a consulenze esterne, in relazione alla particolare complessità di specifiche innovazioni normative e/o operative;. Si richiede che venga eliminato il termine eventualmente. Nonostante la chiara indicazione emergente dal documento in termini di rilevanza ed indipendenza della funzione di conformità e delle prerogative ad essa ricondotte, l aspetto della presenza di risorse economiche dedicate e utilizzabili in autonomia appare fondamentale. Peraltro già il termine anche in autonomia prefigura la necessità di dover ricorre comunque, in alcuni casi a processi autorizzativi interni. L aggiunta del termine eventualmente in combinazione con anche potrebbe essere interpretato come potenziale assenza di circostanze in cui vi sia una effettiva autonomia. Con la richiesta si intende evitare ciò. c) Le competenze attribuite alla funzione compliance in materia di...verifica della coerenza del sistema premiante (in particolare retribuzione e incentivazione del personale) con gli obiettivi di rispetto delle norme, dello statuto nonché di eventuali codici etici o altri standard di condotta... (pag. 5) nell accezione proposta appaiono eccessive rispetto alle effettive possibilità della funzione. Non va dimenticato, infatti, che i meccanismi premianti nelle aziende bancarie (specialmente di grosse dimensioni) sono generalmente definiti a livello degli organi amministrativi (in taluni casi addirittura dall assemblea) e sovente includono esponenti del vertice aziendale fra i destinatari della componente variabile della retribuzione collegata ai risultati. Quindi, parrebbe più opportuno assegnare tale ruolo a organismi superiori (Collegio Sindacale, Comitato di Sorveglianza o equivalenti), che ovviamente avrebbero poi la possibilità di avvalersi delle funzioni interne aziendali competenti. In sintesi, si ritiene opportuno proporre l eliminazione di tale attività tra quelle esplicitamente assegnate alla FC. Ciò lascerebbe comunque libertà alle banche di ricomprende, o meno, tale attività all interno del perimetro dei compiti della FC. La richiesta è in coerenza con quanto scritto al punto d) del 1 capitolo di questo stesso documento. Banche di dimensioni contenute ed esternalizzazione a) Tenuto conto delle peculiarità organizzative ed operative delle Banche di più piccole dimensioni (on solo basis o di gruppo), si richiede di introdurre un apposita precisazione circa la struttura organizzativa al vertice della funzione di compliance. In particolare, garantendo ovviamente: a. l istituzione di una apposita funzione di compliance, b. la nomina del relativo Responsabile, c. la formalizzazione del mandato che ne sancisce l autonomia rispetto sia alle strutture operative sia a quelle di controllo, d. la predisposizione di flussi informativi separati, si richiede di precisare la possibilità che la funzione di compliance e la funzione di revisione interna (quest ultima ovviamente affidata ad un Responsabile diverso rispetto alla funzione di compliance) rispondano entrambe allo stesso Dirigente che coordina le attività di internal audit e/o risk management il quale, a sua volta, risponda direttamente all Amministratore Delegato e/o Direttore Generale. 5

6 b) E possibile prevedere figure di responsabile della conformità che abbiano un doppio incarico in banche appartenenti allo stesso gruppo? 5. Il responsabile della funzione di conformità alle norme a) Se il responsabile della funzione è un esponente del management della banca non deve avere responsabilità dirette di aree operative né deve essere gerarchicamente dipendente da soggetti responsabili di dette aree. Si richiede di definire (eventualmente nel glossario proposto in apertura) il termine aree operative. b) Il personale incaricato di compiti di conformità, anche se inserito in aree operative, riferisce direttamente al responsabile della funzione per le questioni attinenti a detti compiti. Tali flussi informativi separati possono non essere necessari nelle ipotesi in cui il personale appartenga a strutture indipendenti della banca (es. legale, gestione del rischio). Il passaggio relativo ai flussi informativi separati (che) possono non essere necessari nelle ipotesi in cui il personale appartenga a strutture indipendenti della banca, sembrerebbe ipotizzare la possibilità a) che la funzione di conformità possa non essere interessata su tematiche attinenti da altre funzioni parimenti non operative b) che queste ultime possano relazionarsi direttamente con gli Organi delegati anche su tematiche di compliance. Si chiede conferma di entrambi gli aspetti. Con riferimento al b) si fa notare che se l interpretazione suggerita fosse confermata la cosa minerebbe l impianto del resto del documento che assegna alla FC il compito specifico di far sì che le procedure interne siano coerenti con la necessità di prevenire la violazione di norme applicabili alla banca. In sostanza, si auspicherebbe che venisse invece confermata una interpretazione del paragrafo in questione semplicemente come chiarimento del fatto che i flussi informativi separati non sono necessari nelle ipotesi in cui il personale appartenga a strutture indipendenti in quanto, in questo caso, a riferire al responsabile della compliance non sarà il dipendente incaricato bensì direttamente il responsabile della sua funzione, non sussistendo rischi di conflitti di interesse. c) La nomina e la revoca del responsabile della conformità sono di competenza, esclusiva e non delegabile, del consiglio di amministrazione (consiglio di gestione) sentito il collegio sindacale (consiglio di sorveglianza). Le banche provvedono a comunicare tempestivamente all Autorità di Vigilanza la nomina e l eventuale revoca del responsabile della conformità. Si apprezza la rilevanza che con la citata disposizione si intende dare al responsabile della conformità. Si rimane in attesa di vedere se tale soluzione rimarrà peculiare o se sarà estesa anche ad altre funzioni di controllo. 6. Rapporti con altre funzioni aziendali 6

7 7. La funzione di conformità nelle strutture di gruppo a) E altresì opportuno che società controllate da banche italiane operanti all estero adottino i medesimi presidi di conformità della capogruppo italiana, anche nei casi in cui la normativa dei paesi in cui la controllata è stata costituita non preveda analoghi livelli di attenzione. Il documento prevede l obbligo di nomina del responsabile della compliance solo per le banche del gruppo, lasciando apparentemente fuori dall ambito di applicazione le altre tipologie di società, pur tuttavia richiamate nella parte relativa alle società controllate da banche operanti all estero, sopra riportata. Si domanda un chiarimento. b) Per le banche organizzate in strutture di gruppo alcune attività di conformità potranno essere accentrate, al fine di conseguire economie di scala e creare unità specializzate all interno del gruppo medesimo; resta, comunque, fermo che in ciascuna banca del gruppo dovrà essere nominato un responsabile della conformità, che costituirà il referente della corrispondente struttura di gruppo. Si richiede, con riferimento ai gruppi che al loro interno hanno banche rete (quindi società che, pur giuridicamente autonome, hanno delegato alla capogruppo e/o a specifiche società del gruppo le attività non propriamente commerciali) che in tali banche rete si possa soprassedere alla nomina di un proprio responsabile della conformità (per esse il referente è il responsabile della funzione di conformità della capogruppo cui la banca rete ha delegato gli adempimenti di conformità). In alternativa, si richiede che in tali banche rete possa essere nominato, quale responsabile della conformità, un nominativo con incarico non esclusivo. 7