IP Office 4.0 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610

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1 IP Office 4.0 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007)

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3 Sommario Il telefono...1 Questo manuale... 1 Panoramica... 1 Tasti identificativi di chiamata... 3 Icone dei tasti identificativi di chiamata... 4 Funzioni del sistema... 4 Connessione... 5 Disconnessione... 6 Nessun utente... 6 Il display... 7 Funzioni di base di gestione chiamate...9 Risposta a una chiamata... 9 Esecuzione di una chiamata Annullamento di una chiamata Uso della cuffia Vivavoce Composizione rapida Richiama Mute In attesa Trasferimento Chiamata in conferenza Parcheggio di chiamate Chiamata privata Utilizzo delle composizioni rapide...19 Panoramica delle composizioni rapide Composizione di un numero di composizione rapida...19 Aggiunta di una composizione rapida dal registro delle chiamate Modifica di una composizione rapida Eliminazione di una composizione rapida Aggiunta di una nuova composizione rapida Uso del registro delle chiamate...23 Panoramica del registro delle chiamate Accesso ai registri chiamate Visualizzazione di una singola voce del registro Esecuzione di una chiamata da una voce di registro Trasformazione di una voce del registro in composizione rapida Eliminazione di una singola voce del registro Eliminazione di tutte le voci del registro Uscita dai registri chiamate Utilizzo di Visual Voice...27 Visual Voice - Descrizione generale Ascolto dei messaggi di Voic Invio di messaggi di Voic Modifica del messaggio di saluto Modifica della password della casella vocale Trasferimento di Voic Avvisi by Modifica delle opzioni...33 Suoneria personale Visualizzazione impostazioni IP Contrasto display Modifica delle etichette dei tasti funzione Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page iii IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

4 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Selezione Selezione lingua Schermata telefono in risp Schermata telefono in chiam Visualizzazione dei timer chiamate Velocità visualizzazione messaggi Avvisi visivi Tasti funzione...39 Panoramica dei tasti funzione Programmazione tasti funzione Modalità di programmazione abbreviata Programmazione estesa Funzioni del sistema...45 Introduzione Richiamata Chiamata in attesa Inoltro di chiamata Deviazione di chiamata Non disturbare Voic Codici funzione predefiniti Gestione e risoluzione problemi...51 Panoramica Test del telefono Tabella di risoluzione problemi Indice analitico...53 Page iv Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007) IP Office 4.0

5 Il telefono Questo manuale Questa guida descrive come utilizzare tutte le funzioni del telefono Avaya IP Office 4610/5610. Per le impostazioni e le funzioni di base del telefono, consultare la Guida rapida di riferimento specifica del telefono IP Office in uso. Ulteriori informazioni su IP Office sono disponibili su e su Panoramica La presente guida descrive l'utilizzo dei telefoni 4610 e 5610 con IP Office. I due telefoni sono simili, ma il modello 5610 è supportato solo da IP Office mentre il modello 4610 è supportato da una vasta gamma di sistemi telefonici Avaya. Lo schema che segue illustra le funzioni principali del telefono. 1. Display, tasti identificativi di chiamata e tasti funzione: I tasti identificativi di chiamata consentono all'utente di gestire più chiamate e il display visualizza informazioni sulle chiamate. Il display contiene 4 pagine, che danno la possibilità di assegnare ai tasti funzione fino a 24 funzioni di sistema. Le informazioni visualizzate cambiano a seconda della funzione attiva. Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 1 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

6 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Spia di messaggio in attesa: Utilizzata come segue: Illuminata (luce fissa): Vi sono nuovi messaggi nella casella del proprio voic o in un'altra casella per la quale si riceve un "Indicatore di messaggio di attesa". Lampeggiante: è possibile impostare la spia in modo che lampeggi anche quando il telefono riceve una chiamata. Vedere Avvisi visivi. 3. Softkey: servono per navigare o per attivare determinate funzioni, quali la composizione rapida o il registro delle chiamate, oltre a controllare determinate azioni all'interno delle funzioni. Questi tasti corrispondono ai prompt di testo visualizzati sul display immediatamente al di sopra di essi. 4. Pagina destra/sinistra: Passa da una pagina all'altra della stessa applicazione quando il display contiene l'indicatore di pagina (). Questi tasti non hanno alcun effetto quando non è visualizzato l'indicatore di pagina. 5. Opzioni Visualizza la schermata principale delle opzioni, dalla quale si possono aggiornare le impostazioni del display e dell'applicazione. 6. Tasti di gestione chiamate: Metti in attesa: Tasto rosso utilizzato per mettere in attesa una chiamata. Trasferisci: Trasferisce una chiamata su un altro telefono. Conferenza: Imposta le chiamate in conferenza fra più di due persone. Intmp: Interrompe la chiamata corrente o, se si tratta di una chiamata in conferenza, interrompe la comunicazione dell'ultima persona che si è inserita nella conferenza. Richiama: Ricompone l'ultimo numero chiamato o visualizza gli ultimi 6 numeri composti dal telefono, a seconda delle impostazioni effettuate dal menu delle opzioni. 7. Tastierino numerico (di composizione): Tastierino standard a 12 tasti per comporre i numeri telefonici. 8. Regolazione volume: regolano il volume della cornetta, dell'altoparlante, della cuffia o della suoneria, a seconda di quale di essi è in uso. Man mano che si alza o si abbassa il volume, nell'area in alto del display viene visualizzata un'icona di altoparlante, cuffia, cornetta o suoneria per indicare quale volume si sta regolando, seguito da un indicatore visivo del volume. Questi tasti controllano anche il volume del suono emesso premendo i tasti fissi del telefono, quali il tastierino o i softkey. 9. Tasto Mute e indicatore LED: Disattiva l'altoparlante, la cornetta o il microfono della cuffia attivi al momento per impedire all'altra persona di sentire. Le luci LED associate rimangono accese fisse quando viene disattivato l'audio della cornetta o della cuffia. 10. Disattivazione audio e indicatore LED: Quando è collegata una cuffia, il controllo audio passa dalla cornetta o l'altoparlante alla cuffia. Le luci LED associate rimangono accese fisse quando è attiva la cuffia. 11. Spinotto cuffia: Situato sul lato del telefono, consente il collegamento della cuffia. 12. Altoparlante e indicatore LED: Consente di utilizzare la funzione altoparlante. Le luci LED associate rimangono accese fisse quando è attivo l'altoparlante. 13. Telefono/Esci: Consente di visualizzare la schermata principale dell'applicazione telefonica o eventualmente consente di uscire dalla funzione IP Office corrente, quale Composizione rapida o Registro delle chiamate e tornare al display normale. Page 2 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007) IP Office 4.0

7 Tasti funzione Tasti identificativi di chiamata Normalmente, la prima pagina della schermata di gestione chiamate principale contiene tre tasti impostati come "identificativi chiamata". Questi sono assegnati all'utente dall'amministratore di sistema e sono contrassegnati da a=, b= e c=. L'amministratore di sistema può assegnare un tasto indicativo chiamata, sostituendolo con: Identificativo con ponte Un tasto identificativo con ponte fa corrispondere lo stato e il funzionamento del tasto identificativo di chiamata a quello dell'apparecchio predefinito di un collega. Consente pertanto di prendere, effettuare e ricevere chiamate per conto del collega. Identificativo linea È possibile assegnare all'utente una linea centralino IP Office (ma non una linea IP) in modo da visualizzarne lo stato e da utilizzare il tasto identificativo di chiamata per effettuare e ricevere chiamate. Identificativo copertura chiamate Avverte quando un collega predefinito riceve una chiamata. L'utente coperto non deve necessariamente utilizzare i tasti identificativi chiamata. Consente pertanto di prendere le chiamate per conto del collega. Per informazioni dettagliate sulla configurazione e l'uso dei tasti identificativi di chiamata, copertura chiamata o con ponte fare riferimento al manuale IP Office Key and Lamp Operation (Funzionamento dei tasti e delle spie di IP Office). È molto utile disporre di più di due tasti identificativi di chiamata. Quando si ha una chiamata in attesa, si può rispondere a un'altra chiamata o effettuarne un'altra e quindi passare da una chiamata all'altra o effettuare trasferimenti o creare conferenze. Se il proprio apparecchio è impostato per ricevere l'indicazione di una chiamata in attesa, tale chiamata è visualizzata in corrispondenza del successivo tasto identificativo di chiamata. Nota Se il telefono funziona in modalità linea singola, i tasti identificativi di chiamata non sono disponibili. Cautela Anche se l'amministratore di sistema può sostituire i tasti identificativi di chiamata con tasti: Ponte, Linea e Tasti identificativi di copertura chiamata, questo limiterebbe fortemente l'uso di funzioni quali la conferenza e il trasferimento di chiamate. Per questo motivo si consiglia vivamente di conservare le impostazioni predefinite di tutti i tasti identificativi di chiamata. Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 3 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

8 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Icone dei tasti identificativi di chiamata Le icone visualizzate in corrispondenza dei tasti funzione o identificativi di chiamata consentono di determinare lo stato (ad esempio, in attesa) di ogni chiamata. Le icone indicano anche se una funzione è stata attivata per un particolare tasto. Chiamata in entrata: Il simbolo accanto a un tasto identificativo di chiamata indica una chiamata in entrata. Per rispondere alla chiamata e mettere in attesa tutte le altre chiamate in corso, premere corrispondente. Collegato: Il simbolo accanto a un tasto identificativo di chiamata indica che questa è la chiamata correntemente connessa. Viene visualizzato anche il numero di telefono del chiamante, se è disponibile. Per mettere in attesa la chiamata, premere il tasto vicino. Viene visualizzata la lettera H. In attesa: Il simbolo accanto a un tasto identificativo di chiamata indica una chiamata in attesa. Per riavviare la chiamata e mettere in attesa un'altra chiamata corrente, premere il corrispondente. Funzione attiva: La funzione è evidenziata sul display. Funzioni del sistema Le funzioni del sistema possono essere assegnate ai tasti funzione solo dall'amministratore di sistema. Tuttavia, l'amministratore di sistema può assegnare agli utenti funzioni di "auto-amministrazione" che consentono loro di attribuire funzioni di sistema ai tasti funzione software. Vedere Panoramica dei tasti funzione per informazioni dettagliate sulle funzioni di sistema assegnabili all'utente solo dall'amministratore di sistema. Vi è inoltre una serie di funzioni di sistema accessibili sempre dall'utente tramite i codici funzione. Fare riferimento a Funzioni del sistema - Introduzione per ulteriori informazioni sulle funzioni di sistema che possono sempre essere utilizzate tramite codici funzione. Ad esempio, per ascoltare i messaggi Voic , comporre *17. Page 4 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007) IP Office 4.0

9 Tasti funzione Connessione La configurazione iniziale, creata dall'amministratore di sistema, prevede la connessione automatica dell'utente al proprio interno principale. È possibile però che sia necessario ripetere tale connessione (o login) per le seguenti ragioni: Nota Login forzato - se la configurazione non prevede il login automatico sul proprio interno principale. Per utilizzare un interno diverso dal proprio (hot desking) Se è stata richiesta (dall'utente stesso o da altri) la disconnessione o logout dall'interno. Quando hot desking è attivato, tutti i codici funzione impostati sul proprio interno principale sono passati all'interno sul quale ci si è connessi. Alcune informazioni (ad esempio i numeri di composizione rapida e i registri chiamate) sono specifiche per il modello di telefono utilizzato e non possono essere passate al nuovo interno. È possibile eseguire l'hot desking su interni che si trovano in ubicazioni non locali solo se su tale sistema è installata la licenza Small Community Advanced Networking License. Per eseguire il login sul proprio interno principale (login forzato), comporre *35*P#, dove "P" rappresenta il proprio codice di login personale. Per eseguire il login su di un altro interno (hot desking), comporre *35*N*P#, dove "N" rappresenta il numero del proprio interno principale e "P" è il codice di login. Nota Il codice di login, se configurato, sarà comunicato all'utente dall'amministratore di sistema. Nota È possibile effettuare solo 4 tentativi di login. Se il login è incorretto, il display principale visualizzerà il messaggio "Non valido" e verrà emesso il tono di occupato Dopo il quarto tentativo non riuscito di login, sarà necessario attendere 90 secondi prima di poter eseguire nuovamente il login, anche se i codici di accesso sono corretti. Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 5 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

10 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Disconnessione Gli utenti cui è stato assegnato un codice di connessione o login, possono "disconnettere" il telefono per evitarne l'uso non autorizzato durante la loro assenza o per ragioni di riservatezza. Se si esegue la disconnessione da un altro interno, il sistema riconetterà l'utente al suo interno normale, a meno che non sia stata impostata l'opzione di Forza login. Cautela Le voci del Registro chiamate e alcune impostazioni di Composizione rapida rimarranno sull'interno anche dopo essersi disconnessi. Per disconnettere il telefono: 1. Premere Opzione. 2. Premere e quindi premere Disconn. 3. Premere Sì per deregistrare il telefono dal sistema IP Office, eliminare tutte le voci del registro chiamate e ripristinare i valori predefiniti di eventuali opzioni modificate. 4. Per tornare al menu delle opzioni, premere No. Il telefono rimane connesso alla rete e i registri chiamate e le opzioni rimangono invariati. Per connettersi nuovamente: Il display visualizzerà Int.=xxx nella parte superiore. Premere # ed immettere la password (rivolgersi all'amministratore del sistema). Nessun utente La configurazione Nessun utente può essere utilizzata per gli interni in cui non è correntemente connesso il loro normale utente, ad esempio L'utente normale dell'interno è connesso a un interno diverso. È attivo il login forzato Gli interni impostati su Nessun Utente visualizzeranno il nome "NessunUtente" e il numero dell'interno. Se necessario, e se in possesso di un codice di login, è possibile effettuare la connessione servendosi del proprio numero interno e del proprio codice di login. (Vedere Connessione) Nota Anche se è possibile effettuare chiamate dagli interni in modalità NessunUtente, non è possibile normalmente ricevere chiamate a tali interni. Page 6 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007) IP Office 4.0

11 Il display B D G H N Telefono bloccato: Solo chiamate interne Inoltro di chiamata abilitato: Vedere Inoltro di chiamata. Gruppo: È possibile abilitare o disabilitare l'appartenenza ad un gruppo. Chiamate conservate: Mostra il numero di chiamate in attesa Vedere Metti in attesa. Non disturbare att: Vedere Non disturbare. NessunUtente Nessun utente: L'interno non è connesso. Vedere Nessun utente 0 Fuori orario: Visualizzato se uno o più gruppi di suoneria sono in modalità "Fuori orario". P U V Chiamate parcheggiate: Mostra il numero di chiamate parcheggiate. Tasti funzione Non disponibili: Viene visualizzato sul telefono chiamante quando sull'apparecchio chiamato è abilitata la funzione Non disturbare e non è operativa la posta vocale. Voic Viene visualizzato sul telefono chiamante quando sull'apparecchio chiamato è abilitata la funzione Non disturbare ed è operativa la posta vocale. Vedere Voic . 01 Chiamate in cronologia chiamate: Il telefono può memorizzare e visualizzare le chiamate più recenti. DISC CONN CONF HELD ssss Scollegato: Per concludere la chiamata, premere Collegato: È in corso una chiamata. Altoparlante. Chiamata in conferenza: La chiamata in corso è di conferenza, come visualizzato sul lato sinistro del display. Vedere Chiamate in conferenza. In attesa: Il chiamante è stato messo in attesa dall'interlocutore. Codice soppresso Quando viene immesso un codice di autorizzazione, il numero digitato è visualizzato come "ssss" per riservatezza. Indica che l'elemento visualizzato è l'elemento selezionato. Nota Gli elementi visualizzati dal telefono effettivamente utilizzato possono differire in parte da quelli sopra descritti. Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 7 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

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13 Funzioni di base di gestione chiamate Risposta a una chiamata Quando il telefono riceve una chiamata, può essere emesso uno squillo e l'icona lampeggiante a forma di campana ( ) viene visualizzata in corrispondenza del tasto identificativo di chiamata associato. Per rispondere alle chiamate dal proprio interno: Effettuare una delle operazioni seguenti: Se non si è attivi su un'altra chiamata, rispondere utilizzando la cornetta, la cuffia o l'altoparlante. Vedere Vivavoce. Se si è già attivi su un'altra chiamata, mettere in attesa la chiamata attiva (vedere Attesa), quindi rispondere alla chiamata in entrata selezionandone il tasto identificativo di chiamata. Se l'identificativo della chiamata che sta squillando non è visualizzato nella pagina corrente dello schermo, utilizzare il tasto TELEFONO/ESCi per tornare alla prima pagina della schermata principale. Una volta individuato l'identificativo della chiamata che sta squillando, premere il tasto identificativo di chiamata corrispondente. Per rispondere a una chiamata che squilla su un altro interno: È possibile rispondere dal proprio telefono utilizzando Risposta a chiamata; sollevare il ricevitore e comporre: *30 per rispondere a una chiamata che squilla dovunque. *31 per rispondere a una chiamata diretta a un numero del proprio gruppo. *32*201# per rispondere alla chiamata di un particolare interno (nell'esempio, 201). Le cadenze di squillo predefinite sono le seguenti: Chiamate interne - squillo singolo. Chiamate esterne - squillo doppio. Note Se il telefono squilla più a lungo del periodo specificato (15 secondi per impostazione predefinita), si attiva una delle funzioni di reindirizzamento, ad esempio la posta vocale o l'inoltro di chiamata. Per reindirizzare una chiamata in arrivo, servirsi del pulsante INTMP per reindirizzare la chiamata su Inoltra su non risposta (se impostato) o sul Voic (se disponibile). Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 9 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

14 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Esecuzione di una chiamata È possibile effettuare chiamate dal telefono in vari modi, come segue: Per effettuare una chiamata manualmente: 1. Comporre il numero desiderato sul tastierino. Ricordare di includere il codice d'accesso necessario, ad esempio 9 per una linea esterna) e ascoltare l'avanzamento della chiamata. 2. Regolare il volume del vivavoce secondo le proprie esigenze. Per regolare il volume, utilizzare i tasti e. Vengono così visualizzati gli otto livelli di volume. 3. Se nessuno risponde alla chiamata, premere ALTOPARLANTE o INTMP. Quando la chiamata riceve risposta, parlare direttamente o sollevare la cornetta e parlare. Per effettuare una chiamata automaticamente: Effettuare una delle operazioni seguenti: Per ripetere l'ultimo numero composto, premere RICHIAMA e quindi premere. Accedere al registro delle chiamate e avviare una chiamata per una voce specifica. Accedere all'elenco Composizione rapida della rubrica personale e avviare una chiamata per una voce specifica. Vedere Composizione di un numero di composizione rapida. Quando la chiamata riceve risposta, parlare direttamente o sollevare la cornetta e parlare. Annullamento di una chiamata Per annullare una chiamata in corso: Alternative Riagganciare la cornetta. Oppure Premere INTMP. Page 10 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007) IP Office 4.0

15 Uso della cuffia Tasti funzione Per utilizzare una cuffia con il telefono, è necessario inserirla nell'apposita presa sul fianco dell'apparecchio. Per attivare la cuffia e disattivare la cornetta, premere CUFFIA. La spia di fianco al tasto è illuminata quando è attivata la cuffia. Per rispondere a una chiamata in entrata: 1. Premere CUFFIA. Se è già in corso una chiamata: 1. Mettere in attesa la prima chiamata 2. Premere il tasto di fianco all'icona a campana ( help0011_wmf.gif) lampeggiante: Per annullare una chiamata in cuffia: Premere INTMP. Per effettuare una chiamata manualmente: Premere CUFFIA. Compone il numero. Ricordare di includere il codice d'accesso necessario (ad esempio 9 per una linea esterna) e ascoltare l'avanzamento della chiamata. Per effettuare una chiamata automaticamente: Premere CUFFIA. Effettuare quindi una delle operazioni seguenti: Per ripetere l'ultimo numero composto, premere RICHIAMA e quindi premere. Accedere al registro delle chiamate e avviare una chiamata per una voce specifica. Accedere all'elenco Composizione rapida della rubrica personale e avviare una chiamata per una voce specifica. Vedere Composizione di un numero di composizione rapida. Una volta risposto alla chiamata, è possibile parlare con l'interlocutore chiamato. Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 11 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

16 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Vivavoce Il vivavoce bidirezionale incorporato consente di rispondere alle chiamate e di effettuarle senza sollevare la cornetta. Tenere presente che i vivavoce bidirezionali non funzionano sempre in modo ottimale in ogni ambiente (ad esempio in luoghi molto rumorosi) e che funzionano meglio quando si dirige la propria voce direttamente ad essi. Per rispondere a una chiamata o effettuarla senza sollevare la cornetta o per usare l'altoparlante con qualsiasi funzione: 1. Premere ALTOPARLANTE. Si accende il LED di fianco al tasto. 2. Rispondere alla chiamata o effettuarla, oppure accedere alla funzione selezionata. 3. Regolare il volume dell'altoparlante, se necessario. Per regolare il volume, premere e. Il display visualizza otto livelli di volume. Per disattivare il vivavoce e utilizzare la cornetta: Sollevare la cornetta e parlare. Per attivare il vivavoce e smettere di utilizzare la cornetta: 1. Premere ALTOPARLANTE. Si accende il LED di fianco al tasto. 2. Riagganciare la cornetta. Per concludere una telefonata in vivavoce: Premere di nuovo ALTOPARLANTE. Si spegne il LED di fianco al tasto. Composizione rapida La funzione Composizione rapida consente al telefono di comporre automaticamente i numeri memorizzati nella rubrica personale. Vedere Composizione di un numero di composizione rapida. Per chiamare un numero della rubrica personale tramite la funzione Composizione rapida: 1. Dalla schermata principale, premere SelRap. Viene visualizzata la schermata Composizione rapida. 2. Premere il tasto di fianco al numero da chiamare. 3. Se la voce desiderata non è visualizzata, passare da una voce all'altra con i tasti e oppure digitare la prima lettera del nome richiesto per passare direttamente alla pagina delle voci che iniziano con quella lettera. Il telefono comporrà automaticamente il numero. Page 12 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007) IP Office 4.0

17 Tasti funzione Richiama La funzione Richiama ricompone automaticamente un numero interno o esterno (fino a 24 cifre) composto in precedenza. se è stato composto lo stesso numero due volte di seguito, questo apparirà solo una volta nell'elenco degli ultimi numeri. Per richiamare un numero già composto: Premere RICHIAMA. Sono visualizzati fino a tre numeri. Premere accanto al numero desiderato. Per ripetere l'ultimo numero chiamato: Premere RICHIAMA due volte. Per modificare la funzione RICHIAMA: 1. Premere OPZIONI e quindi premere Opzioni applicazioni. 2. Premere RICHIAMA per passare da Ultimo numero a Ultimi 3 numeri e viceversa. 3. Premere Salva. Mute Durante una chiamata attiva, con la funzione Mute si impedisce all'interlocutore dall'altra parte della linea di sentire la voce dell'utente. Questa funzione si utilizza soprattutto con il vivavoce, ma si può utilizzare in qualsiasi momento durante una chiamata, quando si desidera parlare con qualcuno senza che l'interlocutore telefonico senta. Per impedire all'altra persona in linea di sentire la voce dell'utente: 1. Premere MUTE. L'interlocutore non sente l'utente. Quando è attiva la modalità Mute, l'indicatore vicino al pulsante MUTE è illuminato. 2. Per ripristinare la conversazione bidirezionale, premere di nuovo MUTE. Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 13 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

18 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 In attesa Se, durante una chiamata, ne perviene una seconda e questa appare in corrispondenza di un tasto identificativo di chiamata, è possibile mettere in attesa la prima chiamata e rispondere alla seconda. Per mettere in attesa una chiamata in corso: 1. Premere Metti in attesa oppure premere con accanto. diventa per indicare che la linea è in attesa. 2. Per rispondere alla seconda chiamata, premere con accanto. diventa per mostrare che la linea è connessa. Per tornare alla chiamata messa in attesa: 1. Nel corso di una chiamata, mettere in attesa la prima chiamata come indicato sopra. 2. Per tornare a una chiamata in attesa, premere con accanto. Note Dopo un periodo di tempo predefinito dall'amministratore del sistema, diventa per alcuni istanti e il telefono squilla di nuovo per ricordare della presenza della chiamata in attesa. Se la funzione Attesa automatica del sistema è attivata (consultare l'amministratore di sistema), è possibile mettere in attesa una chiamata attiva premendo il tasto identificativo della seconda chiamata. Se l'attesa automatica è disattivata, premendo il tasto identificativo della seconda chiamata ( ) si interrompe la prima chiamata. Per istruzioni su come trasferire una chiamata in attesa, vedere Trasferimento. Page 14 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007) IP Office 4.0

19 Tasti funzione Trasferimento La funzione Trasferimento consente di trasferire una chiamata dal proprio apparecchio a un altro numero interno o esterno. Per trasferire la chiamata corrente su un altro interno, eseguire le seguenti operazioni: 1. Con una chiamata in corso, premere TRASFERIMENTO. 2. Quando si sente il tono di composizione, comporre il numero su cui trasferire la chiamata. 3. Effettuare una delle operazioni seguenti: Per trasferire la chiamata senza annunciarla, premere di nuovo TRASFERIMENTO. Il trasferimento è completato. Per annunciare la chiamata prima di trasferirla, attendere la risposta della persona chiamata. Se l'interlocutore desidera accettare la chiamata, premere di nuovo TRASFERIMENTO per completare il trasferimento. Se l'interlocutore non desidera accettare la chiamata, premere INTMP. Per tornare alla chiamata messa in attesa, premere il tasto accanto a essa. Se la linea è occupata o se non si riceve risposta, premere INTMP. Per tornare alla chiamata messa in attesa, premere il tasto accanto a essa. Per trasferire una chiamata in attesa su un altro interno: 1. Se, durante una chiamata, arriva un'altra chiamata, premere ATTESA e rispondere alla seconda chiamata. 2. Per trasferire la nuova chiamata su quella in attesa, premere TRASFERIMENTO e comporre il numero della chiamata in attesa. 3. Per completare il trasferimento, premere di nuovo TRASFERIMENTO. Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 15 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

20 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Chiamata in conferenza La funzione Conferenza consente di inserire altri interlocutori (compreso l'utente) in una chiamata. Note Il numero di interlocutori ammessi a una conferenza è stabilito dal sistema telefonico in uso. Per la funzione conferenza sono necessari due tasti identificativi di chiamata. Per aggiungere un interlocutore a una chiamata: 1. Con una chiamata in corso, premere CONFERENZA. La chiamata esistente viene messa in attesa 2. Comporre il numero della persona da inserire nella chiamata. 3. Attendere la risposta. Se la persona non risponde o non desidera partecipare alla conferenza, premere INTMP. Per tornare alla chiamata messa in attesa, premere adiacente alla chiamata in attesa. 4. Per aggiungere la persona alla chiamata, premere di nuovo CONFERENZA. 5. Ripetere i passaggi da 1 a 4 per ogni interlocutore da inserire. Per visualizzare i dettagli dei diversi partecipanti alla conferenza, premere e Pross/Prec. Note Per uscire da una conferenza è sufficiente riaggianciare. Per visualizzare e quindi selezionare i partecipanti da far uscuire dalla conferenza, Pross/Prec come descritto sopra, quindi premere INTMP. Page 16 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007) IP Office 4.0

21 Tasti funzione Parcheggio di chiamate È possibile parcheggiare una o più chiamate per effettuare e ricevere altre chiamate. È anche possibile fare in modo che la chiamata parcheggiata venga recuperata da un altro interno. Il sistema consente di parcheggiare le chiamate per un breve periodo prima di riconnetterle all'utente che le ha parcheggiate; l'impostazione predefinita è 5 minuti. Al termine di questo periodo predefinito, la chiamata parcheggiata viene reinviata all'interno, se libero, che squilla. Nota Per parcheggiare una chiamata con i codici funzioni è necessario prima metterla in Attesa. Per parcheggiare una chiamata da riprendere su qualsiasi interno: Comporre *37*N# - Dove N rappresenta l'identificativo dello slot assegnato. Notificare ai colleghi la presenza della chiamata parcheggiata e l'identificato dello slot assegnato. Per togliere dal parcheggio una chiamata parcheggiata da un altro interno: Comporre *38*N # - dove N rappresenta l'identificativo assegnato allo slot. Per parcheggiare una chiamata sull'interno locale: Comporre *37*# Quando si parcheggia una chiamata sul proprio interno locale, ad essa viene assegnato automaticamente un identificativo di slot composto dal numero dell'interno, seguito da 0. Se si parcheggia una seconda chiamata, ad essa verrà assegnato il numero dell'interno seguito da 1 e così via fino a 9. Ad esempio: Se il numero interno è 201, alla prima chiamata parcheggiata verrà assegnato l'identificativo di slot Per richiamare dal parcheggio una chiamata sull'interno locale: Comporre *38*# - Se sono presenti più chiamate parcheggiate, verrà ripresa la chiamata parcheggiata per prima Nota Per parcheggiare e richiamare chiamate è possibile configurare tasti funzione. Rivolgersi eventualmente al proprio Amministratore di sistema. Chiamata privata La funzione Chiamata privata è utilizzata per prevenire intrusioni durante la chiamata. La funzione di Chiamata privata può essere attivata sia prima che durante la chiamata ed imposta lo stato del telefono su "Intrusione disabilitata" fino a quando non viene disattivata la funzione di Chiamata privata. Se si cerca di chiamare un interno in Chiamata privata, si riceve il tono di Numero non disponibile. Nota La funzione Chiamata privata non è prevista per impostazione predefinita. Se si richiede questa funzione, rivolgersi al proprio Amministratore di sistema. Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 17 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

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23 Utilizzo delle composizioni rapide Panoramica delle composizioni rapide L'apparecchio può memorizzare fino a 48 composizioni rapide personali. Premere una schermata simile a quella riprodotta di seguito: SelRap, per visualizzare Le composizioni rapide sono in ordine alfabetico. Per chiamare un numero di composizione rapida memorizzato, premere o accanto al nome desiderato. Il simbolo indica che sono presenti più pagine. Per spostarsi da una pagina all'altra utilizzare i tasti e. Per aggiungere una composizione rapida, premere Aggiungi. Vedere Aggiunta di una nuova composizione rapida. Per visualizzare una composizione rapida esistente e modificare le impostazioni correnti, premere Modifica. Vedere Eliminazione di una composizione rapida. Nota Si possono creare composizioni rapide per qualsiasi numero che si può comporre manualmente dall'interno. Se è necessario un prefisso per effettuare chiamate esterne, questo deve essere incluso nella composizione rapida. Composizione di un numero di composizione rapida Si può utilizzare la rubrica delle composizioni rapide per effettuare chiamate con la cornetta alzata o abbassata. Per chiamare un numero di composizione rapida: 1. Per visualizzare la rubrica delle composizioni rapide, premere SelRap. 2. Se è presente più di una pagina di composizioni rapide, viene visualizzato il simbolo. Per spostarsi da una pagina all'altra utilizzare i tasti e. 3. Quando la composizione rapida desiderata è visualizzata sul display, premere i tasti o accanto al nome della composizione rapida. Aggiunta di una composizione rapida dal registro delle chiamate È possibile creare una nuova composizione rapida da una voce del registro delle chiamate. Vedere Salvataggio di una voce del registro chiamate nell'elenco delle composizioni rapide. In questo modo verrà aperta la normale schermata delle composizioni rapide, ma pre-compilata con il nome e il numero della voce del registro delle chiamate. Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 19 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

24 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Modifica di una composizione rapida Per modificare una composizione rapida: 1. Premere SpDial e quindi premere Modifica. 2. Selezionare la voce di composizione rapida da modificare. Per visualizzare le varie pagine di composizioni rapide, premere e. 3. Quando è visualizzata la voce desiderata, premere il tasto o accanto. 4. Modificare la composizione rapida con lo stesso metodo con cui se ne aggiunge una nuova. Vedere Aggiunta di una nuova composizione rapida. 5. Per tornare all'elenco delle composizioni rapide, premere Salva. Eliminazione di una composizione rapida Per eliminare una composizione rapida: 1. Premere SelRap e quindi premere Elimina. 2. Selezionare la voce di composizione rapida da eliminare. Per visualizzare le varie pagine di composizioni rapide, premere e. 3. Premere di nuovo Elimina oppure, per uscire senza eliminare la voce, premere Annulla. 4. Selezionare un'altra voce da eliminare o premere Telefono/Esci per tornare all'elenco delle composizioni rapide. Page 20 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007) IP Office 4.0

25 Aggiunta di una nuova composizione rapida Per aggiungere una nuova composizione rapida: Tasti funzione 1. Premere SelRap, quindi premere Aggiungi. Se viene visualizzato un messaggio che avvisa che l'elenco delle composizioni rapide è pieno, è necessario eliminare una voce esistente prima di poterne aggiungere una nuova. Vedere Eliminazione di una composizione rapida. 2. Inizialmente nel campo vuoto del nome appare il cursore, un simbolo. 3. Iniziare a immettere il testo utilizzando il tastierino del telefono. Ciascun tasto riporta le lettere che è possibile inserire. Può essere necessario premere il tasto più di una volta per digitare la lettera desiderata. Ad esempio, il tasto 2 contiene anche le lettere A, B e C. Per immettere una C, premere 2 più volte finché non è visualizzata la lettera C. Per immettere lo stesso carattere sullo stesso tasto, es. una a, premere per spostare il cursore verso destra, quindi immettere il carattere desiderato, oppure premere un altro tasto. In caso di errore, servirsi di per spostare il cursore sulla destra del carattere errato, quindi premere Backspace per eliminarlo. Per eliminare l'ultimo carattere immesso, premere Backspace. 4. Nell'immissione dei caratteri del Nome si possono utilizzare vari altri comandi. Maius/Minusc: Converte il carattere corrente in maiuscolo o in minuscolo. Sposta il cursore a destra di un carattere. Sposta il cursore a sinistra di un carattere. Elimina: Elimina l'intero numero. Backspace Elimina il carattere alla sinistra del cursore. Simbolo: consente di immettere i seguenti simboli: punto (.), virgola (,), trattino (-), spazio (inserisce uno spazio fra i caratteri), barra (/) e apostrofo ('). Salva: Salva le modifiche apportate alla composizione rapida. Annulla: Torna alla rubrica delle composizioni rapide senza apportare modifiche. 5. Dopo aver immesso il Nome desiderato, premere Fatto. Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 21 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

26 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Viene visualizzato il menu Numero. Immettere il numero desiderato, compreso l'eventuale numero di accesso alla linea esterna (ad esempio 9): In caso di errore, servirsi di per spostare il cursore sulla destra della cifra errata, quindi premere Backspace per eliminarla. Per eliminare l'ultima cifra immessa, premere Backspace. 7. Nell'immissione del Numero si possono utilizzare vari altri comandi: Nota Sposta il cursore a destra di un carattere. Sposta il cursore a sinistra di un carattere. Elimina: Elimina l'intero numero. Backspace Elimina il carattere alla sinistra del cursore. Simbolo consente di immettere i seguenti simboli: punto (.), virgola (,), trattino (-), spazio (inserisce uno spazio fra i caratteri), barra (/) e apostrofo ('). Salva: Salva le modifiche apportate alla composizione rapida. Annulla: Torna alla rubrica delle composizioni rapide senza apportare modifiche. I comandi di questa schermata sono sensibili al contesto, ossia appaiono solo quando sono pertinenti. Ad esempio, il comando Salva appare solo quando sono stati immessi sia un nome che un numero. 8. Dopo aver immesso il Numero desiderato, premere Salva. Page 22 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007) IP Office 4.0

27 Uso del registro delle chiamate Panoramica del registro delle chiamate L'apparecchio tiene un registro delle chiamate. Per accedere al registro, premere Registro. I registri delle chiamate contengono le chiamate perse, le chiamate in uscita effettuate e le chiamate in entrata a cui si è risposto. Ognuno di questi registri contiene le 30 chiamate più recenti della relativa categoria. Viene visualizzata una schermata simile alla seguente: Il nome del chiamante o del chiamato, se disponibile. Il numero del chiamante o del chiamato. L'ora della chiamata. La data della chiamata, se precedente al giorno corrente. Il simbolo indica che il registro contiene più pagine di voci. Per spostarsi da una pagina all'altra utilizzare i tasti e. Nota Il registro contiene solo le chiamate in uscita effettuate tramite il tastierino o una voce SelRap. Per visualizzare ulteriori dettagli di una determinata chiamata, premere o in corrispondenza della voce desiderata. Ciascuna voce del registro comprende dettagli analoghi ai seguenti: Il numero del chiamante o del chiamato. L'ora della chiamata. La data della chiamata. La durata della chiamata per le chiamate in uscita e risposte. (non chiamate perse). I registri delle chiamate si utilizzano per raccogliere informazioni, ma sono utili anche per trasformare le loro voci in composizioni rapide per chiamate future. Si possono anche eliminare singole voci o tutte le voci di un determinato registro. Cautela Le voci del registro delle chiamate vengono perse ogni volta che viene azzerato il sistema telefonico o il singolo apparecchio. Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 23 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

28 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Accesso ai registri chiamate Per accedere ai registri delle chiamate: 1. Premere Reg. 2. Il registro delle chiamate si apre sempre sulla pagina del registro chiamate Perse. Perse: Il registro delle chiamate che sono state ricevute dall'interno ma alle quali non si è risposto. Sono comprese le chiamate trasferite a Voic o a un altro numero dopo aver squillato sull'interno dell'utente. 4. Per selezionare il tipo di registro desiderato, premere: Ch.Risp Registro delle chiamate in entrata che hanno ricevuto risposta. Comprende chiamate sia interne che esterne. Ch. in usc. Registro delle chiamate in uscita effettuate. Comprende chiamate sia interne che esterne. 4. Se il registro selezionato contiene più di una pagina di voci, viene visualizzato il simbolo. Per spostarsi da una pagina all'altra utilizzare i tasti e. Visualizzazione di una singola voce del registro Per visualizzare una singola voce del registro: 1. Individuare la voce del registro desiderata fra Perse, Ch.Risp o Ch. in usc.. 2. Premere o accanto alla voce desiderata. Vengono visualizzati i dettagli della voce di registro. 3. Per tornare al menu delle opzioni, premere Finito. Esecuzione di una chiamata da una voce di registro Per eseguire una chiamata da una voce di registro: 1. Individuare la voce del registro desiderata fra Perse, Ch.Risp o Ch. in usc.. 2. Premere o accanto alla voce desiderata. Vengono visualizzati i dettagli della voce di registro. 3. Per effettuare la chiamata, premere Chiama. Se il numero visualizzato è esterno ma non comprende il prefisso per la linea esterna in uso nel proprio sistema telefonico, sganciare la cornetta, comporre il prefisso e quindi premere Chiama. Page 24 Guida per l'utente dei telefoni 4610 e Edizione 4 (01/02/2007) IP Office 4.0

29 Tasti funzione Trasformazione di una voce del registro in composizione rapida Per trasformare una voce del registro in composizione rapida: 1. Individuare la voce del registro desiderata fra Perse, Ch.Risp o Ch. in usc.. 2. Premere o accanto alla voce desiderata. 3. Premere Aggiungi a CR. Verranno visualizzate le schermate per la modifica e l'aggiunta di composizioni rapide, pre-compilate con le informazioni presenti nella voce del registro. Modificare eventualmente i dettagli (fare riferimento a Aggiunta di una nuova composizione rapida). 4. Premere Salva o Annulla. Verrà visualizzato di nuovo il menu di selezione delle composizioni rapide. Eliminazione di una singola voce del registro Per eliminare una singola voce del registro: 1. Premere Reg. 2. Individuare la voce del registro desiderata fra Perse, Ch.Risp o Ch. in usc. 3. Premere il tasto corrispondente. 4. Premere Elimina. Per tornare al registro chiamate senza eliminare la voce, premere Eliminazione di tutte le voci del registro Per eliminare tutte le voci di un registro: Annulla. 1. Premere Reg. 2. Per selezionare il registro, premere Perse, Ch.Risp o Ch. in usc.. 3. Premere ElimTutto. 4. Per eliminare le voci del registro, selezionare Elimina. Per tornare al registro chiamate senza eliminarne le voci, premere Annulla. Uscita dai registri chiamate Premere Telefono/Esci Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 25 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)

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31 Utilizzo di Visual Voice Visual Voice - Descrizione generale Visual Voice offre accesso alla casella tramite softkeys e, mediante appositi tasti funzione, facilita ulteriormente la gestione delle opzioni. Per accedere a Visual Voice premere Voce e quindi selezionare l'opzione desiderata fra quelle disponibili: Ascolta - Consente accesso diretto ai messaggi di voic . Messaggio - Consente di lasciare un messaggio nella casella specificata. Saluto - Consente di ascoltare, modificare o eliminare il proprio messaggio di saluto. Password - Consente di modificare la password di accesso alla propria casella di voic - Consente di visualizzare o modificare la funzione di notifica mediante ; <Gruppo> - L'amministratore della casella di gruppo può avere accesso diretto ai messaggi di voic di tutti i gruppi ai quali appartiene. Nota L'opzione è disponibile solo se è installato Voic Pro e se è stata configurata per l'utente la funzione Voic . Guida per l'utente dei telefoni 4610 e 5610 Page 27 IP Office Edizione 4 (01/02/2007)