Manuale SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit)

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1 Manuale SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit) per la gestione degli addebiti nello schema SEPA per gli addebiti diretti it (pf.ch/dok.pf) PF Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

2 Consulenza clienti SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit) Consulenza e vendita Telefono (CHF 0.08/min da rete fissa) Contact Center Telefono Telefax Domande di ritiro PostFinance SA Input Servizi elettronici Engehaldenstrasse Berna Telefono Telefax Domande di ricerca PostFinance SA Ricerche nazionali Engehaldenstrasse Berna Telefono Telefax Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

3 Sommario 1. Informazioni generali Informazioni generali sul sistema Single Euro Payments Area (SEPA) Schema SEPA per gli addebiti diretti Delimitazione Campo d applicazione Disposizione dei mandati per addebito diretto SEPA Integrazione nella documentazione propria del cliente Download del PDF illustrativo Stampa dell ordine per i mandati per addebito diretto SEPA Rapporto giuridico tra creditore e debitore Termini in caso di cambiamento di istituto finanziario Informazioni generali sulla procedura Paesi che permettono l addebito diretto SEPA Elenco degli aderenti Numero di identificazione del beneficiario (Creditor Identifier) Preavviso da parte del creditore Disposizioni applicabili e manuali Tipo di avviso Ordine di addebito Transazioni R Rifiuti (Rejects) Restituzioni (Returns) Rimborsi / Contestazioni (Refunds) Rimborsi / Contestazioni (Refunds) nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti Rimborsi / Contestazioni (Refunds) nello schema SEPA per gli addebiti B2B Inoltro dei dati Messaggio XML pain.008 (formato ISO 20022) Set di caratteri Controllo della doppia lettura Termine di sblocco Termine di sblocco nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti Termine di sblocco nello schema SEPA per gli addebiti B2B Dati giunti in ritardo Dati giunti in ritardo nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti Dati giunti in ritardo nello schema SEPA per gli addebiti B2B Definizione della data di scadenza Definizione del giorno lavorativo postale Trasmissione di dati Supporti dati Test 13 Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

4 2. Descrizione del servizio Conferimento dell ordine Numero di identificazione del beneficiario (Creditor Identifier) Conto di accreditamento Conto di addebito Struttura del conto Definizione della struttura di un conto postale Annullamento di ordini di addebito diretto SEPA conferiti erroneamente Identificazione dell ordine di addebito diretto SEPA (livello B) Limiti per i file trasmessi Payment Information Identification (Payment-ID) Ricostruzione dei dati da parte del cliente Tempi di fornitura per gli ordini di addebito SEPA Autorizzazione Modello: per l autorizzazione dell ordine Ritiri / Mutazione di ordini di addebito diretto SEPA Evasione dell ordine Accredito Storni Storni nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti Storni nello schema SEPA per gli addebiti B2B Contestazione Contestazione nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti Contestazione nello schema SEPA per gli addebiti B2B Estratto conto Mutazioni Ricerche Panoramica dei prezzi degli addebiti diretti SEPA (SEPA Direct Debit) Disdetta del servizio SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit) 19 Appendici Condizioni generali per gli addebiti diretti di base effettuati secondo lo schema SEPA di base per gli addebiti diretti Appendice 1 Condizioni generali per gli addebiti diretti B2B effettuati secondo lo schema SEPA per gli addebiti B2B Appendice 2 Mandati per addebito diretto SEPA (dettagli, modello) Appendice 3 Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

5 1. Informazioni generali 1.1 Informazioni generali sul sistema Single Euro Payments Area (SEPA) La creazione di un Area Unica dei Pagamenti in Euro (SEPA) è un iniziativa dell European Payments Council (EPC). L EPC, un unione di istituti finanziari e di associazioni bancarie di tutta Europa, compresa la Svizzera, ha gettato le basi per un infrastruttura del traffico dei pagamenti completamente automatica e standardizzata, ovvero per SEPA Schema SEPA per gli addebiti diretti Esistono due schemi: lo schema SEPA di base per gli addebiti diretti e lo schema SEPA per gli addebiti B2B. L EPC è il proprietario di tali sistemi e stabilisce le regole e le procedure fondamentali. Schema SEPA di base per gli addebiti diretti L insieme di regole approvato dall EPC, il «SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebook», rappresenta la base per l elaborazione di addebiti diretti conformi al sistema SEPA in cui le aziende sono beneficiarie dei pagamenti e i consumatori i debitori (Business to Consumer). Definisce le regole, le procedure e gli standard per il sistema di addebito diretto europeo. L insieme di regole definisce i processi, le scadenze e i requisiti formali vigenti a livello internazionale (p. es. gestione degli ordini, addebiti diretti singoli e ricorrenti) e stabilisce inoltre che al debitore debba essere concesso un diritto di contestazione; è necessario che il beneficiario dia un preavviso al debitore sull ordine di addebito in arrivo; esistano processi relativi al conto di ritorno chiaramente definiti; le transazioni vengano effettuate attraverso formati unici (ISO 20022) e che vengano sviluppati supporti dati che indicano anche IBAN e BIC. Schema SEPA per gli addebiti B2B Il «SEPA Business to Business Direct Debit Scheme» per aziende beneficiarie dei pagamenti e debitrici definisce le differenze che sostanzialmente sono le seguenti: al debitore non viene concesso alcun diritto di contestazione; il debitore non deve essere un «consumatore (persona naturale)»; possono essere applicate scadenze più brevi; l istituto finanziario del debitore deve conoscere le informazioni sui mandati prima dell incasso Delimitazione Il servizio SEPA per gli addebiti diretti descritto in questo manuale riguarda entrambi i sistemi e consente ai beneficiari dei pagamenti coinvolti di eseguire ordini di addebito diretto SEPA in euro nell aerea SEPA. Le differenze in entrambi i sistemi sono descritte rispettivamente in capitoli o paragrafi separati. Le altre affermazioni in merito si riferiscono a entrambi. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

6 1.1.4 Campo d applicazione Lo schema SEPA per gli addebiti diretti nella Single Euro Payments Area (SEPA) permette al beneficiario di riscuotere i propri crediti pecuniari in euro da debitori svizzeri o esteri sulla base di un autorizzazione di addebito (mandato per addebito diretto SEPA) tramite PostFinance presso gli istituti finanziari dei suoi debitori. Il manuale SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit) disciplina il rapporto tra il creditore e PostFinance nell ambito dello schema SEPA per gli addebiti diretti. Il presente manuale ha validità unicamente per gli addebiti diretti in euro che avvengono attraverso lo schema SEPA per gli addebiti diretti. Tuttavia, il conto del creditore sul quale vengono accreditati gli ordini di addebito diretto SEPA non deve essere necessariamente un conto in euro. Il manuale ha validità per addebiti diretti sia occasionali (singoli) sia periodici (ricorrenti). In caso di addebito occasionale, il mandato per addebito diretto SEPA ha valore esclusivamente per tale singolo addebito. Per addebiti periodici si intendono gli addebiti che vengono effettuati ripetutamente sulla base dello stesso mandato per addebito diretto SEPA e dal medesimo beneficiario Disposizione dei mandati per addebito diretto SEPA Il beneficiario ha diverse possibilità per ottenere i necessari mandati per addebito diretto SEPA. Deve essere tuttavia rispettata la relativa normativa «CH-Richtlinien für das SEPA-Basislastschrift-Mandat» (in tedesco) o «CH-Richtlinien für das SEPA-Firmenlastschrift-Mandat» (in tedesco) (È possibile scaricare la relativa documentazione sul sito w ww.postfinance.ch/sdd) Integrazione nella documentazione propria del cliente Nelle direttive per il mandato per addebito diretto SEPA su w ww.postfinance.ch/sdd c è un esempio evidente di come la parte del mandato può essere integrata in un documento esistente (p. es. contratto) Download del PDF illustrativo Su w ww.postfinance.ch/sdd il cliente ha a disposizione un documento PDF descrittivo per gli addebiti diretti di base o per gli addebiti diretti B2B Stampa dell ordine per i mandati per addebito diretto SEPA Se il beneficiario vuole emettere moduli stampati, ha a disposizione le seguenti opzioni: Creazione propria: in questo caso bisogna fare molta attenzione che le direttive svizzere per i mandati per addebito diretto SEPA su w ww.postfinance.ch/sdd vengano rispettate. Ordine a PostFinance: il beneficiario può rivolgersi al consulente clienti per i mandati per addebito diretto SEPA Rapporto giuridico tra creditore e debitore I rapporti giuridici tra il creditore e i suoi debitori che sono alla base degli addebiti diretti e quindi dei mandati per addebito diretto SEPA (p. es. contratto di compravendita, di assicurazione, di locazione) non fanno parte del presente manuale. Il creditore ha perciò l obbligo di far valere tutti i diritti derivanti dall ordine di addebito con il debitore alla base di un mandato per addebito direttamente nei confronti di detto debitore e di comporre allo stesso modo le eventuali controversie che possono insorgere al riguardo. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

7 1.1.7 Termini in caso di cambiamento di istituto finanziario Nel capitolo 2, PostFinance fornisce al beneficiario informazioni relative al termine ultimo di accettazione per i mandati per addebito diretto SEPA e informazioni relative ai termini perentori per gli addebiti diretti singoli e ricorrenti del beneficiario nei confronti di PostFinance. Il creditore prende atto del fatto che per gli addebiti diretti ricorrenti, in caso di passaggio del conto del debitore ad un altra banca, per l addebito diretto successivo dovrà essere rispettato il termine corrispondente ad un primo addebito diretto Informazioni generali sulla procedura Creditore 2. Mandato Debitore Contratto SEPA Direct Debit 3. Contratto conto 5. CSM 4. Contratto conto 1. Informazione dati mandato (schema SEPA per gli addebiti B2B) PostFinance SA Istituto finanziario del debitore CSM = Clearing and Settlement Mechanism 1. Nello schema SEPA per gli addebiti B2B il debitore fa pervenire al proprio istituto finanziario i dati del mandato o il mandato per addebito diretto B2B SEPA. L istituto finanziario salva i dati del mandato e in base a questi verifica che gli addebiti futuri siano auto rizzati. 2. Il mandato per addebito diretto SEPA rappresenta la base per l esecuzione del pagamento tra il creditore e il debitore. 3. Il creditore intrattiene rapporti contrattuali con PostFinance a livello di conto e di servizio SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit). 4. Il debitore intrattiene rapporti contrattuali con il proprio istituto finanziario a livello di conto. 5. L istituto finanziario del creditore e l istituto finanziario del debitore sono legati dal CSM scelto (Clearing and Settlement Mechanism). Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

8 1.1.9 Paesi che permettono l addebito diretto SEPA Tutti gli istituti finanziari che prendono parte allo schema SEPA per gli addebiti diretti rientrano nello spazio SEPA. Lo spazio SEPA include tutti i Paesi membri dell Unione Europea (UE) e dello Spazio Economico Europeo (SEE) così come la Svizzera, per un totale di 32 Paesi (stato: 1 maggio 2012). Paesi euro Paesi non euro dell UE Paesi SEE e Svizzera Elenco degli aderenti Per ogni procedura il beneficiario può richiedere su w ww.postfinance.ch/ sdd un elenco di istituti finanziari che aderiscono allo schema SEPA per gli addebiti diretti Numero di identificazione del beneficiario (Creditor Identifier) Ogni beneficiario riceve dal suo istituto finanziario un numero di identificazione. Tale codice viene assegnato a livello centrale dalla NASO (National Adherence Support Organisation) dei Paesi aderenti. Qualora il beneficiario non sia ancora in possesso di un numero di identificazione al momento dell adesione allo schema SEPA per gli addebiti diretti, PostFinance ne richiederà uno presso la NASO. Se il beneficiario dispone già di un numero di identi ficazione presso un altro istituto finanziario, l adesione allo schema SEPA per gli addebiti diretti presso PostFinance potrà avere luogo con lo stesso numero. Il numero di identificazione dovrà essere indicato sui mandati per addebito diretto SEPA per ogni singolo ordine di addebito. È possibile utilizzare lo stesso numero di identificazione per entrambi gli schemi per gli addebiti diretti. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

9 Preavviso da parte del creditore Di norma, il creditore ha l obbligo di comunicare al debitore l imminente ordine di addebito diretto entro e non oltre 14 giorni civili prima della data di scadenza, per esempio a mezzo fattura. Il creditore e il debitore possono anche concordare un termine diverso. 1.2 Disposizioni applicabili e manuali A meno che il manuale e le sue appendici non contengano disposizioni particolari, hanno valore le Condizioni generali e condizioni di adesione PostFinance; ISO Payments, Swiss Implementation Guidelines for Customer-to- Bank Messages SEPA Direct Debit (SEPA Direct Debit Scheme). È da tenere in considerazione che PostFinance non adotta il messaggio XML Payment Status Report (pain.002) che può essere utilizzato dall istituto finanziario per informare il cliente sullo stato degli ordini di addebito diretto SEPA inoltrati (pain.008). Il manuale SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit) è disponibile alla pagina w ww.postfinance.ch/sdd. Le Condizioni generali e le condizioni di adesione PostFinance possono essere scaricate dal sito w ww.postfinance.ch. Le Swiss Implementation Guidelines possono essere consultate su w ww.iso-payments.ch. 1.3 Tipo di avviso Ordine di addebito Il creditore trasmette gli ordini di addebito nel formato di addebito diretto SEPA (Swiss Implementation Guidelines) a PostFinance. Ogni ordine di addebito sarà contrassegnato, in base al mandato per addebito diretto SEPA, come: addebito diretto singolo (one-off payment) o come addebito diretto ricorrente (recurrent payment). Sugli addebiti diretti ricorrenti dovrà inoltre essere indicato se si tratta di un primo addebito (first payment), di un addebito successivo (recurrent payment) o dell ultimo addebito (last payment). Nel capitolo 2.2 sono riportati i termini di consegna per gli ordini di addebito diretto SEPA. 1.4 Transazioni R Con le transazioni R vengono respinti gli addebiti diretti prima della data di scadenza o riaddebitati con valuta esatta dopo la stessa. Ogni storno avviene con lo stesso importo in euro dell ordine di addebito. Un ordine di addebito stornato sarà addebitato sul conto del creditore. Di conseguenza la posizione del conto dev essere calcolata controllando che per gli eventuali riaddebiti ci sia una copertura sufficiente. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

10 1.4.1 Rifiuti (Rejects) Con il rifiuto (Reject) vengono respinti gli ordini di addebito difettosi o che non possono essere rielaborati da una delle parti interessate. Il debitore è autorizzato a rifiutare eventuali addebiti diretti annunciati preventivamente presso il proprio istituto finanziario. I rifiuti avvengono sempre prima della data di scadenza dell ordine di addebito Restituzioni (Returns) Con le restituzioni (Returns) vengono restituiti gli ordini di addebito che l istituto finanziario del debitore non possano addebitare, p. es. a causa di copertura insufficiente. Le restituzioni avvengono entro 5 giorni lavorativi postali dopo la data di scadenza per lo schema SEPA di base per gli addebiti diretti, 2 giorni lavorativi postali dopo la data di scadenza per lo schema SEPA per gli addebiti B2B Rimborsi / Contestazioni (Refunds) Con questa procedura vengono trasmessi gli ordini di addebito già registrati che non sono stati accettati dal debitore Rimborsi / Contestazioni (Refunds) nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti Il debitore ha il diritto di respingere le transazioni autorizzate presso il proprio istituto finanziario entro 8 settimane (56 giorni civili) dalla data dell addebito senza bisogno di indicare i motivi. Le transazioni non autorizzate (dovute a mandati per addebito diretto SEPA non disponibili o non validi) potranno essere respinte fino a 13 mesi dalla data dell addebito. I rimborsi saranno riaddebitati al creditore Rimborsi / Contestazioni (Refunds) nello schema SEPA per gli addebiti B2B Il debitore non ha alcun diritto di contestazione sulle transazioni autorizzate. Solo in caso di transazioni non autorizzate (dovute a mandati per addebito diretto B2B SEPA non disponibili o non validi) gli addebiti diretti potranno essere respinti fino a 13 mesi dalla data dell addebito. Nel caso di questa eccezione i rimborsi verranno riaddebitati al creditore. 1.5 Inoltro dei dati Messaggio XML pain.008 (formato ISO 20022) Gli ordini di addebito vengono preparati dal creditore come messaggio XML pain.008 (formato ISO 20022, vedi Swiss Implementation Guidelines). Negli ordini di addebito è necessario indicare la relativa procedura adottata (schema SEPA di base per gli addebiti diretti o schema SEPA per gli addebiti B2B). Con ogni ordine di addebito devono essere forniti i dati relativi al corrispondente mandato per addebito diretto SEPA. Inoltre, gli addebiti diretti dovranno essere contraddistinti nel campo «Sequence Type» come addebito diretto occasionale (OOFF) o come addebito diretto periodico. Gli addebiti diretti periodici dovranno essere contrassegnati come primo addebito (FRST), addebito successivo (RCUR) o ultimo addebito (FNAL). Qualora dovessero verificarsi delle modifiche del mandato per addebito diretto SEPA, queste dovranno essere comunicate, e l «Amendment Indicator» dovrà essere a tempo opportuno adeguato. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

11 Ogni ordine di addebito (transazione a livello C) dovrebbe riportare un numero di riferimento univoco (End-to-End Reference) per il beneficiario. Se fornito nell ordine originario, tale numero sarà riportato in tutte le transazioni R (rifiuti, restituzioni e rimborsi). Con l assegnazione di tale numero di riferimento, il beneficiario può garantire di essere in grado di attribuire le transazioni R alla fattura originaria fino a 14 mesi precedenti. Per i numeri di conto è ammessa la struttura dell IBAN o del numero di conto postale. Gli ordini di addebito saranno dotati di una data di scadenza, alla quale l importo sarà addebitato al debitore. Nello stesso giorno, inoltre, saranno effettuati la compensazione tra gli istituti finanziari (data della compensazione) e l accredito al beneficiario. Qualora tale data non coincidesse con un giorno lavorativo postale o un giorno target, sarà sostituita dal giorno lavorativo postale o un giorno target successivo Set di caratteri Nello schema SEPA per gli addebiti diretti viene impiegato il set di caratteri conformemente alle Swiss Implementation Guidelines. In caso di conversione in altri caratteri sarà sempre indicato solo un carattere, p. es. ä diventa a, ß diventa s Controllo della doppia lettura Il controllo per doppia trasmissione avviene a livello A, con i campi «Message Identification» e «Initiating Party». L univocità viene verificata su un periodo di 90 giorni (vedi Swiss Implementation Guidelines) Termine di sblocco Termine di sblocco nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti Gli ordini che non sono stati autorizzati o lo sono stati solo parzialmente dopo il termine ultimo di accettazione, restano pendenti. Il creditore viene contattato da PostFinance. L ordine di addebito diretto SEPA può essere autorizzato nei 5 giorni lavorativi postali successivi, altrimenti viene annullato. In caso di eventuale autorizzazione, la data d esecuzione sarà automaticamente aggiornata in modo adeguato Termine di sblocco nello schema SEPA per gli addebiti B2B Le riscossioni pervenute, non autorizzate per tempo, verranno annullate allo scadere del termine ultimo di accettazione Dati giunti in ritardo Dati giunti in ritardo nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti I dati che giungono in ritardo a PostFinance vengono rielaborati durante il successivo giorno lavorativo postale o giorno target. La nuova data d esecuzione viene comunicata al beneficiario per . Per eventuali ricerche occorre sempre indicare la data di scadenza originaria dell ordine di addebito diretto SEPA Dati giunti in ritardo nello schema SEPA per gli addebiti B2B Per le trasmissioni pervenute entro 10 giorni lavorativi postali dopo il termine ultimo di accettazione, la data di scadenza viene spostata al successivo giorno lavorativo postale o al giorno prestabilito. Le trasmissioni pervenute dopo tale termine vengono annullate. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

12 1.5.6 Definizione della data di scadenza Nell ordine di addebito diretto SEPA, la data di scadenza è la data in cui il creditore riceve lo stesso dal debitore. La data di scadenza deve coincidere con un giorno lavorativo postale o un giorno target. Nel giorno di scadenza avviene l addebito sul conto del debitore, l accredito complessivo dell ordine di addebito diretto SEPA (livello B) sul conto postale del beneficiario. Se la data di scadenza non corrisponde ad un giorno feriale bancario nel Paese del debitore, l ordine viene addebitato al debitore da parte del suo istituto finanziario nel giorno feriale bancario successivo a quello della scadenza Definizione del giorno lavorativo postale Si considerano giorni lavorativi postali i giorni dal lunedì al venerdì. Fanno eccezione i giorni festivi generali. Nello schema SEPA per gli addebiti diretti sono determinanti i giorni lavorativi postali come pure i cosiddetti giorni target, nei quali è in funzione il sistema TARGET2. I giorni non target sono i sabati e le domeniche nonché i seguenti giorni festivi: capodanno, venerdì santo, lunedì di Pasqua, 1 o maggio, 25 e 26 dicembre. Se la data di scadenza indicata dal creditore non corrisponde ad un giorno lavorativo postale o a un giorno target, l ordine di addebito diretto SEPA viene eseguito il giorno lavorativo postale o giorno target successivo a quello della scadenza. 1.6 Trasmissione di dati Nello schema SEPA per gli addebiti diretti vengono convalidati tutti gli ordini di addebito diretto SEPA (pain.008) trasmessi a PostFinance secondo lo schema svizzero XML. Qualora venga commesso un errore nella convalida dello schema, l intero messaggio sarà respinto perché difettoso. L istituto finanziario del debitore può disporre il rifiuto di un ordine di addebito prima della compensazione per motivi tecnici o perché non è in grado, per motivi diversi, di accettare tale ordine. Al momento, PostFinance comunica al creditore eventuali errori nella trasmis - sione dell ordine di addebito diretto SEPA con un cifrata in forma non strutturata e non attraverso il messaggio XML pain Supporti dati Gli ordini di addebito diretto SEPA possono essere inoltrati attraverso i seguenti canali: e-finance trasferimento file per clienti commerciali - allacciamento diretto alla rete (FDS = File Delivery Services) - rete partner (FDS) - Telebanking Server (TBS) SWIFT/FileAct errori relativi all ordine di addebito diretto SEPA saranno comunicati al creditore con un cifrata. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

13 1.8 Test Il test serve al controllo tecnico degli ordini di addebito diretto SEPA (pain.008). Tutti gli ordini di addebito diretto SEPA in entrata (pain.008) possono essere convalidati secondo lo schema svizzero XML. Devono essere inoltrati solo gli ordini fino ad un massimo di 100 transazioni. Se il be neficiario desidera inoltrare i risultati del test, deve contattare il Servizio clienti (telefono ). Inoltre la piattaforma di convalida centrale della piazza finanziaria Svizzera è disponibile sul sito htt ps://validation.iso-payments. ch. Tale piattaforma si basa sulle raccomandazioni del settore finanziario svizzero per lo scambio di dati tra i clienti e la banca e controlla la conformità dei messaggi pain.008 generati con le regole indicate nelle Business Rules svizzere e nelle Implementation Guidelines. Serve anche per la promozione dell utilizzo unitario dello standard ISO nel traffico dei pagamenti sulla piazza finanziaria Svizzera. È opportuno effettuare dei test sulla piattaforma di convalida prima che i test tecnici vengano eseguiti sul sistema di PostFinance. I test sulla piattaforma di convalida non sostituiscono i test con PostFinance. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

14 2. Descrizione del servizio 2.1 Conferimento dell ordine Numero di identificazione del beneficiario (Creditor Identifier) Il beneficiario viene identificato attraverso un codice identificativo (Creditor Identifier). Tale codice deve avere carattere duraturo, in modo che il debitore (Debitor) e il suo istituto finanziario possano risalire al creditore in caso di rimborsi e di reclami e possa essere quindi verificata la validità di un mandato per addebito diretto. Sulla base della Mandate Identification assegnata dal beneficiario e indicata insieme al numero di identificazione del beneficiario stesso (Creditor Identifier) nonché dei dati del mandato nel messaggio XML pain.008, ogni mandato per addebito diretto SEPA è identificabile in modo univoco. Basandosi su questi elementi il debitore può pertanto effettuare una verifica del mandato e il suo istituto finanziario è in grado di offrire un servizio simile. In Svizzera viene assegnato ad ogni creditore un codice identificativo univoco (Creditor Identifier) con una lunghezza fissa di 18 caratteri. PostFinance comunica al creditore il Creditor Identifier assegnato per iscritto. La struttura del numero di identificazione del beneficiario (Creditor Identifier) è descritta nelle Swiss Implementation Guidelines. È possibile utilizzare il medesimo numero di identificazione per entrambi i sistemi di addebito diretto Conto di accreditamento Gli ordini di addebito diretto SEPA conferiti in euro vengono accreditati sul conto postale del beneficiario. Come valuta del conto PostFinance raccomanda l euro, altrimenti gli importi saranno soggetti alla conversione di valuta. L accredito deve essere destinato al titolare del conto di accredito. Un eventuale cambio del conto di accreditamento è possibile solo in caso di richiesta di un nuovo numero di identificazione del beneficiario. Tale tipo di adeguamento dovrà essere richiesto per tempo a un consulente clienti. Sul conto di accreditamento saranno accreditati eventuali storni (tran - sazioni R). Di conseguenza la posizione del conto dev essere calcolata controllando che per gli eventuali riaddebiti ci sia una copertura sufficiente Conto di addebito Gli addebiti SEPA vengono effettuati in euro; tuttavia il conto su cui vanno addebitati non deve essere obbligatoriamente in tale valuta Struttura del conto Grazie ad una qualità più elevata dei dati, per quanto riguarda l identificazione, gli addebiti diretti del servizio SEPA si basano su IBAN e BIC. IBAN significa International Bank Account Number e consiste nella rappresentazione standardizzata a livello internazionale di un numero di conto. Per gli addebiti diretti su conti postali (conto di accredito e di addebito), PostFinance accetta anche la struttura di un conto postale oltre a quella dell IBAN. BIC significa Bank Identifier Code ed è un codice di 8 o 11 cifre che serve ad identificare inequivocabilmente l istituto finanziario. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

15 Definizione della struttura di un conto postale 9 posizioni, numerico VVXXXXXXC VV = cifra preliminare XXXXXX = numero d ordine; allineato a destra con zeri a sinistra C = cifra di controllo Annullamento di ordini di addebito diretto SEPA conferiti erroneamente Ordini di addebito diretto SEPA conferiti erroneamente possono essere annullati fino ad un determinato momento ai sensi del capitolo 2.4. È possibile annullare solo interi ordini Identificazione dell ordine di addebito diretto SEPA (livello B) Al livello B vengono indicati i dati del beneficiario del pagamento (codice identificativo del creditore, istituto finanziario e conto dello stesso) così come la data di scadenza e il tipo di sequenza. Tutte le riscossioni (transazioni a livello C) con dati identici in questi cinque campi potranno essere dunque raccolti in una Payment Information (livello B). All interno del livello A tutte le riscossioni devono far riferimento o allo schema SEPA di base per gli addebiti diretti o allo schema SEPA per gli addebiti B2B (medesimo tipo). In caso di consegne miste tutte le transazioni vengono rifiutate Limiti per i file trasmessi SEPA di base per gli addebiti diretti Non esiste alcun limite al numero delle transazioni contenute in un file. Consigliamo tuttavia di non creare file con più di transazioni (livello C). SEPA per gli addebiti diretti B2B Vengono accettati esclusivamente file con un massimo di transazioni (che corrisponde a circa 10 MB). I file più grandi vengono respinti Payment Information Identification (Payment-ID) Il Payment Information Identification è un riferimento generato dal creditore nell ordine di addebito diretto SEPA (pain.008). Tale ID è necessario per il riferimento dell ordine (livello B) durante l autorizzazione e la mutazione dell ordine di addebito diretto SEPA. Suggerimento: il Payment Information Identification deve essere univoco e non può essere utilizzato più di una volta Ricostruzione dei dati da parte del cliente Il cliente deve essere in grado di poter eseguire una copia dei dati forniti a PostFinance finché non ha la certezza che gli ordini sono stati letti ed elaborati correttamente. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

16 2.2 Tempi di fornitura per gli ordini di addebito SEPA PostFinance raccomanda di fornire e autorizzare i dati al più presto, affinché rimanga tempo per correggere eventuali errori segnalati e in modo che le transazioni errate possano essere inoltrate nuovamente entro la data di scadenza desiderata. Primi termini di consegna possibili per la fornitura degli ordini di addebito SEPA Per tutte le riscossioni: SEPA di base per gli addebiti diretti 1 anno prima della data di scadenza SEPA per gli addebiti diretti B2B 14 giorni prima della data di scadenza Termini ultimi di accettazione per l inoltro di ordini di addebito SEPA e per l autorizzazione Per le riscossioni singole e le prime riscossioni: Per le riscossioni successive e per le ultime riscossioni: SEPA di base per gli addebiti diretti 6 giorni lavorativi postali prima della scadenza, ore giorni lavorativi postali prima della scadenza, ore SEPA per gli addebiti diretti B2B 2 giorni lavorativi postali prima della scadenza, ore Per il termine ultimo di accettazione fa fede la marcatura oraria ad avvenuta autorizzazione. In caso di inoltri successivi al termine ultimo di accettazione (qualora la data di scadenza non possa essere rispettata), nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti la scadenza sarà rimandata al successivo giorno lavorativo postale o al giorno target sempre che la data di scadenza non risalga a più di 90 giorni. Ordini più vecchi vengono annullati. Nello schema SEPA per gli addebiti B2B per forniture pervenute entro 10 giorni lavorativi postali dal termine di accettazione, la data di scadenza sarà rimandata al successivo giorno lavorativo postale o al giorno target. Le forniture pervenute oltre tale termine vengono annullate. Per gli ordini di addebito diretto trasmessi che non vengono autorizzati per tempo valgono le seguenti regole. SEPA di base per gli addebiti diretti La data di scadenza sarà rimandata al successivo giorno lavorativo postale o al giorno target. Gli ordini non autorizzati o autorizzati solo in parte rimangono in sospeso per altri 5 giorni lavorativi postali. In questo lasso di tempo è ancora possibile autorizzare l ordine, altrimenti verrà annullato. SEPA per gli addebiti diretti B2B L ordine viene annullato. Trasmissioni e autorizzazioni per sono possibili in linea di principio tutti i giorni 24 ore su 24. Fanno eccezione interruzioni del sistema o lavori di manutenzione eccezionali (di norma durante il fine settimana). Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

17 2.3 Autorizzazione L autorizzazione degli ordini di addebito diretto SEPA (livello B) avviene con un cifrata. Il beneficiario invia l per l autorizzazione dell ordine all indirizzo L deve contenere i seguenti dati: numero di identificazione del beneficiario (Creditor-ID) scadenza Payment Information Identification (Payment-ID) procedura (schema SEPA di base per gli addebiti diretti o schema SEPA per gli addebiti B2B) Modello: per l autorizzazione dell ordine Il seguente ordine di addebito diretto SEPA è stato trasmesso a PostFinance per essere autorizzato. Numero d identificazione del beneficiario: Data di scadenza: Payment Information Identification (Payment-ID): Sistema: Comunicazioni: 2.4 Ritiri / Mutazione di ordini di addebito diretto SEPA Qualora venga annullato un ordine di addebito diretto SEPA inoltrato (livello B) o ne venga mutata la data di scadenza (solo per addebiti SEPA di base) prima dell esecuzione dello stesso, l ordine di annullamento o di mutazione dovrà essere indirizzato per iscritto a PostFinance, Input Servizi elettronici. Nel caso in cui sia stato fissato un accordo in merito, saranno accettate anche le richieste effettuate per telefono o per fax. Il beneficiario deve fornire i seguenti dati: numero di identificazione del beneficiario (Creditor-ID) scadenza Payment Information Identification (Payment-ID) procedura (addebito SEPA diretto di base oppure per aziende) Termini ultimi di accettazione per ritiri Per le riscossioni singole e per le prime riscossioni: Per le riscossioni successive e per le ultime riscossioni: SEPA di base per gli addebiti diretti 6 giorni lavorativi postali prima della scadenza, ore giorni lavorativi postali prima della scadenza, ore SEPA per gli addebiti diretti B2B 2 giorni lavorativi postali prima della scadenza, ore Termini ultimi di accettazione per mutazioni Per le riscossioni singole e per le prime riscossioni: Per le riscossioni successive e per le ultime riscossioni: SEPA di base per gli addebiti diretti 6 giorni lavorativi postali prima della scadenza, ore giorni lavorativi postali prima della scadenza, ore SEPA per gli addebiti diretti B2B La data di scadenza non può essere modificata. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

18 2.5 Evasione dell ordine Accredito Al beneficiario di norma viene accreditato, alla data di scadenza, l importo totale di tutte le transazioni accettate come plausibili del suo ordine di addebito diretto SEPA Storni Storni nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti Il beneficiario accetta senza riserve che gli importi già accreditati vengano riaddebitati sul suo conto di accredito con valuta esatta. Di conseguenza la posizione del conto dev essere calcolata controllando che per gli eventuali riaddebiti ci sia una copertura sufficiente Storni nello schema SEPA per gli addebiti B2B Nel caso di una riscossione autorizzata non sussiste alcun diritto del debitore al riaccredito Contestazione Contestazione nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti Nello schema SEPA di base per gli addebiti diretti al debitore viene concesso il diritto di contestazione. Il debitore può esercitare il proprio diritto di contestazione entro 8 settimane (56 giorni civili) a partire dall addebito, senza bisogno di indicare i motivi. In caso di addebiti non autorizzati per mandati per addebito diretto SEPA non disponibili o non validi, il debitore si avvale del diritto di contestazione di 13 mesi a partire dall addebito, che dovrà esercitare tempestivamente dopo aver preso atto dell ordine di addebito Contestazione nello schema SEPA per gli addebiti B2B Nello schema SEPA per gli addebiti B2B non viene concesso alcun diritto di contestazione al debitore. Solo in caso di addebiti non autorizzati per mandati di addebito diretto SEPA non disponibili o non validi, il debitore gode del diritto di contestazione di 13 mesi a partire dalla data dell addebito, che dovrà esercitare tempestivamente dopo aver preso atto dell ordine di addebito Estratto conto Gli addebiti diretti e gli accrediti appartenenti all ordine di addebito diretto SEPA saranno visualizzati al beneficiario del pagamento sugli estratti conto. 2.6 Mutazioni Le mutazioni vanno segnalate al servizio clienti (telefono ) 3 giorni lavorativi postali prima della loro entrata in vigore. Per iscritto Cambiamento supporto dati (suggerimento: il passaggio a un FDS richiede 2-4 settimane) Modifica fornitore di dati Cambiamento accordo relativo a ritiri e mutazioni Modifiche diritti di autorizzazione Modifiche indirizzi Per telefono Modifiche indirizzo Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

19 2.7 Ricerche Il beneficiario inoltra la domanda di ricerca a: PostFinance SA Ricerche nazionali Engehaldenstrasse Berna Vanno forniti i seguenti dati: numero d identificazione del beneficiario (Creditor-ID) data di scadenza Payment Information Identification (Payment-ID) tipo di sequenza sistema (schema SEPA di base per gli addebiti diretti o schema SEPA per gli addebiti B2B) 2.8 Panoramica dei prezzi degli addebiti diretti SEPA (SEPA Direct Debit) Ricerche Le ricerche sono a pagamento, nella misura in cui PostFinance non sia responsabile del motivo della ricerca: CHF 15. ogni ¼ di ora. 2.9 Disdetta del servizio SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit) Il creditore può sospendere l adesione al servizio SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit) presso PostFinance per iscritto o per telefono. PostFinance ha diritto di rescindere senza preavviso il rapporto contrattuale qualora il creditore faccia un uso improprio del servizio SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit). Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

20 Appendice 1 Al fine di ottenere un disbrigo corretto del servizio, è importante che il beneficiario applichi le Condizioni generali esatte. Se il debitore è una persona fisica viene applicata l appendice 1, mentre nel caso di debitori clienti commerciali possono essere applicate entrambe le appendici. A determinare la scelta è l accordo concluso con il debitore. Condizioni generali per gli addebiti diretti di base effettuati secondo lo schema SEPA di base per gli addebiti diretti Tutte le designazioni di persone valgono parimenti per entrambi i sessi come pure per una pluralità di persone. Le presenti condizioni disciplinano la relazione di affari fra il cliente e PostFinance SA in relazione allo schema SEPA di base per gli addebiti diretti. Sono considerate accettate con la firma del modulo «Adesione / Mutazione SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit)». Lo schema SEPA di base per gli addebiti diretti (SEPA Core Direct Debit) nella Single Euro Payments Area (in seguito detto «schema SEPA di base per gli addebiti diretti») consente al creditore (di seguito «cliente») di riscuotere attraverso la Posta Svizzera SA (PostFinance SA) i propri crediti pecuniari da parte di debitori in Svizzera e all estero (di seguito «debitore») sulla base di un autorizzazione di riscossione e di addebito del debitore («mandato per addebito diretto SEPA») presso gli istituti finanziari della stessa. 1. Campo d applicazione a. Le presenti condizioni valgono solamente per gli addebiti in euro effettuati tramite lo schema SEPA di base per gli addebiti diretti (di seguito «riscossioni»). Peraltro il conto del cliente, al quale vengono accreditate le riscossioni, non deve essere necessariamente in euro. b. Le presenti condizioni valgono per le riscossioni sia occasionali sia periodiche. Nel caso di una riscossione occasionale il mandato per addebito diretto SEPA vale esclusivamente per la riscossione in questione. Le riscossioni periodiche avvengono regolarmente da parte del medesimo beneficiario, in base al medesimo mandato per addebito diretto SEPA. c. I rapporti giuridici fra il cliente e i suoi debitori, che sono alla base delle riscossioni e quindi dei mandati per addebito diretto SEPA (p. es. contratto di compravendita, di assicurazione, di locazione) non fanno parte delle presenti condizioni. Il cliente ha perciò l obbligo di far valere tutti i diritti derivanti dal rapporto giuridico con il debitore alla base di una riscossione direttamente nei confronti di quest ultima. 2. Premesse per l esecuzione di una riscossione attraverso PostFinance SA a. Termini da rispettare Il cliente ha l obbligo di comunicare al debitore la riscossione imminente in relazione all importo e alla data di scadenza entro e non oltre 14 giorni prima di suddetta data. A tal proposito, il cliente può concordare con il debitore un nuovo termine di preavviso. PostFinance SA informa in forma adeguata il cliente relativamente ai termini ultimi di accettazione (tempi cut-off) per le riscossioni e ai termini da rispettare obbligatoriamente nei confronti di PostFinance SA per le riscossioni. Il cliente prende atto del fatto che per riscossioni periodiche, in caso di passaggio del conto del debitore ad un altra banca, per la riscossione successiva dovrà essere rispettato il termine corrispondente ad una prima riscossione. b. Dati da utilizzare Il cliente ha l obbligo di utilizzare ad ogni riscossione il codice identi ficativo del creditore (numero di identificazione del beneficiario) che PostFinance SA gli ha assegnato. Ad ogni riscossione, il cliente è tenuto a trasmettere i dati che PostFinance SA gli ha richiesto, conformemente al manuale «SEPA per gli addebiti diretti (SEPA Direct Debit)». Con l ultima riscossione, il cliente indica oltre a questi dati, il codice di conclusione. 3. Rifiuto di una riscossione da parte di PostFinance SA a. Riscossioni difettose o incomplete vengono rimandate da PostFinance SA al cliente. 4. Rifiuto / Storno di riscossioni da parte dell istituto finanziario del debitore Le riscossioni possono essere rifiutate o stornate dall istituto finanziario del debitore in particolare nei seguenti casi: motivi tecnici (p. es. IBAN sbagliato, schema SEPA per gli addebiti diretti sbagliato); motivo di eventi insoliti e imprevedibili; motivo di disposizioni legali svizzere o estere che sono poziori rispetto alle presenti condizioni; se l importo da riscuotere non può essere addebitato sul conto del debitore (p. es. il conto non esiste più, il conto designato dal cliente non permette una riscossione, copertura mancante o insufficiente); in caso di doppia riscossione. 5. Storno di riscossioni a seguito di contestazione o di richiesta di riaccredito del debitore a. Il debitore può richiedere il riaccredito (= contestare l addebito) di una riscossione entro 8 settimane (56 giorni civili) a partire dalla data dell addebito (data di valuta). Qualora il debitore faccia valere il fatto che non esiste alcun mandato per addebito diretto SEPA per una riscossione (= riscossione non autorizzata), può fare richiesta di riaccredito entro e non oltre 13 mesi dallo stesso. Nel caso in cui il cliente non accetti, ha l obbligo di trasmettere a PostFinance SA una copia del mandato per addebito diretto SEPA indirizzato all istituto finanziario del debitore entro 7 giorni lavorativi postali dal ricevimento della comunicazione della richiesta. b. Il beneficiario ha la libertà di trasmettere a PostFinance SA ulteriori documentazioni atte a provare l autorizzazione, indirizzate alla banca del debitore. c. Inoltre, spetta al cliente confrontarsi direttamente con il debitore nel caso di controversie su singole riscossioni. 6. Riaddebito / Riaccredito in caso di storno Ogni bonifico di rimborso avviene con lo stesso importo in euro della riscossione. Una riscossione rimborsata tramite bonifico viene addebitata sul conto del cliente. Di conseguenza la posizione del conto dev essere calcolata controllando che per gli eventuali riaddebiti ci sia una copertura sufficiente. Manuale SEPA per gli addebiti diretti Versione novembre /28

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