Sommario. Pag Rev. 1 del 16/12/2013

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1 Sommario 1. INTRODUZIONE GESTIONE SDD (SEPA Direct Debit) DATI RID/SDD IN ANAGRAFICA CLIENTI DATI SDD IN ANAGRAFICA BANCHE GESTIONE ARCHIVIO EFFETTI PRESENTAZIONE EFFETTI LISTA CONTROLLO EFFETTI Pag

2 1. INTRODUZIONE GESTIONE SDD (SEPA Direct Debit) Negli ultimi anni i Paesi europei si sono impegnati nella realizzazione della SEPA (Single Euro Payments Area), con l'obiettivo di offrire ai cittadini, alle imprese e alle pubbliche amministrazioni la possibilità di effettuare e ricevere pagamenti in euro senza più alcuna differenza tra pagamenti nazionali ed europei. Ciò grazie all'adozione, da parte di tutti i Paesi, di nuovi strumenti di pagamento comuni da utilizzare per disporre operazioni di addebito diretto caratterizzati da un insieme di regole e meccanismi di funzionamento condivisi dalle comunità bancarie di tutti i Paesi aderenti alla SEPA. Nel provvedimento attuativo del Regolamento europeo la Banca d Italia ha chiarito che i servizi di pagamento nazionali che saranno definitivamente sostituiti sono il servizio di addebito RID ed il bonifico. Altri servizi di pagamento come Ri.Ba., MAV, RAV e i Bollettini bancari e postali - che non trovano una diretta corrispondenza con i servizi di addebito e di bonifico SEPA - potranno essere (allo stato attuale) continuati ad utilizzare. La principale novità legata all introduzione dei nuovi strumenti SEPA è l adozione a livello europeo del formato di memorizzazione dei dati XML (standard ISO 20022) che, a partire dal primo Febbraio 2016, dovrà essere adottato obbligatoriamente anche nella tratta Impresa creditrice Banca. Sino ad allora potrà essere mantenuto il formato consueto (standard CBI), opportunamente implementato con le informazioni mancanti (cd. Tracciato arricchito ). In questa prima fase, EXTRA provvederà a creare e gestire il file per la presentazione telematica dei SDD (Sepa Direct Debit) secondo il tracciato arricchito ; successivamente verrà implementata anche la possibilità di generare i file in formato XML. Naturalmente, rimane attiva la possibilità di presentare RID classici (scadenze entro il 31/01/2014). A partire dal 1 febbraio 2014 per effetto del Regolamento dell'unione Europea n. 260/2012 del 14 marzo 2012, gli addebiti diretti (RID) dovranno essere definitivamente sostituiti da SEPA Direct Debit (SDD) addebito diretto Sepa. In breve, il Sepa Direct Debit (S.D.D.) è come il RID un servizio di incasso basato sulla sottoscrizione da parte del debitore di un autorizzazione ad addebitare direttamente il conto corrente (mandato) e viene attivato dall impresa che a seguito del mandato firmato dal proprio cliente avvia la riscossione delle somme dovute attraverso la propria Banca. Con il passaggio all addebito SEPA, le imprese avranno la responsabilità di raccogliere, conservare ed esibire in caso di contestazioni del Cliente, i mandati di addebito sottoscritti dalla clientela. Il Sepa Direct Debit prevede due modalità di gestione: - SDD CORE utilizzabile indistintamente nei confronti di qualsiasi Cliente debitore e consente, per quest ultimo la facoltà di rimborso fino ad 8 settimane dopo la scadenza dell addebito per operazioni autorizzate in precedenza (limitatamente ad alcuni casi, come ad esempio, l importo risulti errato oppure non conforme con quanto concordato in precedenza con il Creditore); - SDD B2B utilizzabile esclusivamente nei confronti di Clienti diversi da consumatori e non ammette, per il debitore, la possibilità di rimborso. Pag

3 I passi da compiere per utilizzare Sepa Direct debit sono riassumibili in: 1) L Azienda deve disporre dei codici IBAN della propria Clientela (Clienti con deleghe RID già attive da migrare in SDD oppure per i nuovi Clienti); 2) Informazione alla propria Clientela: la normativa prevede che l Azienda è tenuta ad informare i propri Clienti del ricorso al nuovo strumento di incasso almeno 30 gg prima della migrazione a SDD (e comunque non oltre il 31/12/2013), indicando la modalità di gestione ( Core oppure B2B ); 3) Richiedere alla propria Banca il Creditor Identifier : ad ogni Azienda, la propria Banca assuntrice rilascia un identificativo d impresa (23 caratteri), al posto del tradizionale codice SIA; 4) Per convertire automaticamente le deleghe RID in SDD senza necessità di ottenere un nuovo mandato firmato dal Cliente è sufficiente continuare ad indicare l attuale numero univoco della delega in fase di presentazione degli addebiti presso la propria Banca assuntrice. Tale codice (22 caratteri è formato da: a. Codice SIA b. Tipo Codice Individuale (4 Codice cliente) c. Codice Individuale (corrisponde al codice cliente di Extra Business) ed è già gestito nella presentazione RID, ovvero nel file telematico di presentazione veniva riportato in automatico questo sequenza e pertanto, con la solita modalità, continuerà ad essere riportato anche nelle presentazioni SDD, sia quelle migrate da RID che quelle nuove. Ricordiamo che ogni Banca ha predisposto delle guide operative sull introduzione degli SDD ad uso della propria Clientela e pertanto invitiamo a rivolgersi alla propria Banca per ogni maggiore informazione operativa. Non esistono diagnostici generici per effettuare controllo formale del file telematico della presentazione SDD; le Banche, in questa fase transitoria, possono offrire servizi di testing/verifica mettendo a disposizione delle aree di prova nei loro sistemi di Internet Banking oppure permettono di verificare flussi di prova. Per maggiori dettagli è opportuno richiedere informazioni alla propria Banca. Pag

4 2. DATI RID/SDD IN ANAGRAFICA CLIENTI Le principali novità all'interno dell'anagrafica Clienti si trovano nella maschera dei dati RID/SDD. Per accedere alla maschera con i nuovi campi si dovrà andare in Contabilità>Anagrafica Clienti, nella pagina Condizioni Commerciali, nella sezione *Riferimenti Bancari*, sarà accessibile il bottone Dati RID/SDD. Pag

5 In questa maschera è stata aggiunta la sezione *Altre info per SDD*. I campi che saranno da valorizzare obbligatoriamente per tutte le Anagrafiche Clienti che hanno come metodo di pagamento RID/SDD sono: [Tipo incasso]: E' il tipo di SDD che si sarà attivato con il Cliente. Le selezioni possibili sono: -B2B- Business to Business; utilizzabile esclusivamente per Clienti (debitori) non classificati come consumatori"; -Core- Core, utilizzabile nei confronti di qualsiasi tipologia di Cliente (debitore); Nota Bene: di default questo campo sarà valorizzato vuoto e verrà compilato automaticamente alla prima Distinta Effetti con la selezione per -B2B- o -Core-. Non è pertanto necessario procedere ad impostare su ogni anagrafica esistente tale valore (salvo le eccezioni) in quanto, se vuoto, verrà assegnato alla prima presentazione. Per le nuove anagrafiche è invece consigliabile definirlo già all inserimento. Esempio: se tutti i Clienti hanno accettato la migrazione a SDD di tipologia B2B non è necessario richiamare ogni singola anagrafica ed impostare questo valore. Alla prima presentazione distinta SDD, se viene selezionata tipologia B2B, a tutte le anagrafiche incluse nella distinta - che hanno il campo Tipo Incasso vuoto, verrà assegnato B2B. [Data sottoscrizione mandato]: E' la data in cui il Cliente ha sottoscritto il mandato SDD. Questa data dovrà sempre essere compilata nel caso di nuovo mandato SDD. Per quanto riguarda le migrazioni dei mandati RID in SDD non è necessario indicare la data sulla singola anagrafica in quanto esiste la possibilità di assegnarla in automatico nella distinta di presentazione - se non definita nell anagrafica Cliente (vedi nota successiva Gestione Anagrafiche Banche ). Nota Bene: per quanto riguarda la migrazione dei mandati RID in SDD, la valorizzazione di questa data è rimandata agli accordi Banca -> Cliente, pertanto occorrerà richiedere alla propria Banca assuntrice quale data di default impostare e definirla nell Anagrafica Banche (vedi nota successiva). Ricordiamo che i dati relativi a Riferimenti bancari per RID/SDD (Banca appoggio, IBAN, ecc.) sono da considerarsi alternativi a quelli presenti sull anagrafica del Cliente, ovvero dovranno essere valorizzati solo se diversi da quelli utilizzati nelle condizioni generali (ad esempio: se il Cliente ha banca appoggio diversa per pagamenti RID rispetto a pagamenti RIBA, allora è necessario indicare in questa sezione i riferimenti bancari per i pagamenti RID). Pag

6 3. DATI SDD IN ANAGRAFICA BANCHE Sull'Anagrafica banche (accessibile da Contabilità>Anagrafica Banche) è stata implementata la sezione *Automatismi flussi per distinta Ri.Ba./R.I.D./S.D.D. su file*. I campi presenti in questa sezione sono: [Tipo tracciato]: E la scelta del formato del file. La scelta possibile è Standard CBI- o Standard ABI-. Questa informazione è già presente se veniva effettuata la presentazione dei RID su questa anagrafica banca e pertanto non occorre apportare alcuna modifica. Per la presentazione RID/SDD deve essere selezionato il tipo tracciato Standard CBI. [Cliente RID/SDD]: Questo campo permette di formattare il codice anagrafico del debitore nel flusso di creazione RID/SDD sostituendo la parola CODANA con il codice anagrafico del cliente. Ad esempio avendo da inserire nel tracciato il codice Cliente Se il campo contiene < CODANA>, il RID/SDD viene formattato con < > Se il campo contiene <CODANA >, il RID/SDD viene formattato con < > Se il campo contiene < CODANA>, il RID/SDD viene formattato con < > Se il campo contiene < CODANA..>, il RID/SDD viene formattato con < > Se il campo contiene <-CODANA >, il RID/SDD viene formattato con <3456 > Nota: se è già stata impostata una specifica formattazione (oppure se il campo è vuoto), non è necessario variarla salvo diverse indicazioni della Banca assuntrice. Pag

7 [Tipo sequenza SDD]: Questo campo conterrà la tipologia di sequenza SDD. E possibile scegliere tra: -Auto (FRST/RCUR)- in fase di presentazione distinta, se non assegnato valore specifico sul singolo effetto (vedi paragrafo successivo), Extra assegnerà il tipo sequenza FRST alla prima disposizione SDD emessa su anagrafica cliente; alle successive disposizioni per il medesimo cliente, verrà invece assegnato il tipo sequenza RCUR (Recurrent); -RCUR- in fase di presentazione distinta, se non assegnato valore specifico sul singolo effetto, tutte le disposizioni SDD contenute nella distinta avranno tipologia sequenza RCUR (Recurrent), - OOFF in fase di presentazione distinta, se non assegnato valore specifico sul singolo effetto, tutte le disposizioni SDD contenute nella distinta avranno tipologia sequenza OOFF (One-Off) Nota Bene: per configurare questo parametro correttamente, occorrerà richiedere alla propria Banca assuntrice quale tipologia di sequenza impostare. L opzione più comune dovrebbe corrispondere a AUTO (FRST per le prime scadenze e RCUR per le successive). [Creditor Identifier]: E il codice identificativo del Creditore nel circuito bancario ai fini dei SDD (sostituisce l identificativo dato dal Codice SIA per i RID). Tale codice deve essere richiesto alla Banca assuntrice. [Data sottoscrizione mandato SDD (default)]: a fronte di SDD a valere su deleghe RID pregresse (migrazione RID in SDD), viene richiesta una valorizzazione convenzionale (ad esempio 02/01/2012). Richiedere alla propria Banca assuntrice la data da impostare. Tale data viene assegnata alla disposizione SDD solo ed esclusivamente se non definita la data di sottoscrizione mandato sull Anagrafica del Cliente. Pag

8 4. GESTIONE ARCHIVIO EFFETTI Gli effetti di tipo RID/SDD all interno dell Archivio Effetti (accessibile da Effetti>Archivio Effetti) avranno la nuova sezione *Tipo sequenza SDD*. Pag

9 Entrando in modifica di un effetto di tipo RID/SDD sarà possibile visualizzare e modificare manualmente il [Tipo Sequenza]. Sarà comunque prevalorizzato in fase di presentazione effetti, rispetto al default impostato nell Anagrafica Banche. E possibile comunque variarlo manualmente. Le possibili scelte sono: -Auto (FRST/RCUR)- in fase di presentazione distinta, Extra assegnerà il tipo sequenza FRST alla prima disposizione SDD emessa al cliente; alle successive disposizioni per il medesimo cliente, verrà invece assegnato il tipo sequenza RCUR (Recurrent); - FRST la disposizione SDD avrà tipologia sequenza FRST (First) -RCUR - la disposizione SDD avrà tipologia sequenza RCUR (Recurrent): - OOFF la disposizione SDD avrà tipologia sequenza OOFF (One-Off) - FNAL la disposizione SDD avrà tipologia sequenza FNAL (Final) Nota: assegnando una specifica sequenza all effetto (p.e., da AUTO a RCUR) verrà ignorata la valorizzazione del tipo sequenza (assegnata in distinta) specificata sull anagrafica Banca. Pag

10 5. PRESENTAZIONE EFFETTI All interno della Presentazione Effetti (accessibile da Effetti>Presentazione Effetti), scegliendo il [Tipo effetto] -R.I.D./S.D.D.- apparirà anche il campo di filtro per la scelta del [Tracciato] da utilizzare per l invio. Per effettuare la presentazione degli effetti, dovrà essere selezionato come tipo tracciato: - RID Standard, per presentare i RID classici come gestiti fino ad ora (ricordiamo che non possono essere presentati RID con scadenza oltre il 31/01/2014); - RID arricchito (SDD) per presentare effetti SDD. Pag

11 Scegliendo la modalità di [Tracciato] RID arricchito (SDD) sarà obbligatorio indicare il [Tipo di incasso]. Occorre tenere presente che: 1) nella solita distinta non possono esserci scadenze SDD di tipologia incasso diversa (cioè alcune CORE ed alcune B2B), quindi in caso di presenza di entrambe le tipologie, dovrà essere prodotta una distinta per ogni singola tipologia (una distinta per B2B ed una per i CORE); 2) in fase di presentazione, viene assegnata la tipologia incasso (B2B / CORE) alle anagrafiche Cliente che NON hanno questo valore definito (questo automatismo serve ad evitare, in fase di migrazione RID in SDD di dover richiamare ogni singola anagrafica per assegnare questo valore). Il Tipo Incasso opera comunque da filtro: se ad esempio, viene selezionato B2B, verranno inclusi nella presentazione tutte le scadenze SDD le cui anagrafiche Clienti hanno tale valore uguale a B2B o vuoto (include anche il vuoto per il sopracitato meccanismo di aggiornamento automatico); 3) In fase di presentazione i valori indicati sul singolo effetto ( tipo sequenza ) è predominante su quanto definito nell anagrafica Banca di presentazione. Se, ad esempio, su una scadenza viene assegnato il tipo sequenza FNAL, indipendentemente che il sistema riconosca questa scadenza come FRST (first) o RCUR (recurrent), verrà gestita come FNAL. 4) In fase di presentazione, viene controllata la presenza completa delle coordinate IBAN. Pag

12 5) Nel caso in cui venga cancellata una distinta relativa a scadenza SDD, eventuali impostazioni manuali effettuate dall utente relativamente al tipo sequenza, verranno reimpostate ad Auto. Entrando in modifica di un singolo effetto direttamente da questa maschera, sarà possibile modificare i dati della [Banca di appoggio] del Cliente, i dati dell IBAN ed il [Tipo sequenza SDD]. In ogni caso, per riportare i dati originali presenti sull Anagrafica Cliente, sarà possibile premere il bottone Cliente presente nella toolbar. Pag

13 6. LISTA CONTROLLO EFFETTI Per verificare al meglio i tipi effetto RID/SDD è stata modificata anche la Lista Controllo Effetti (accessibile da Effetti>Statistiche e Report>Lista Controllo Effetti). Nella maschera di filtro, impostando il campo [Tipo effetto] sull opzione R.I.D./S.D.D., appariranno i nuovi campi di filtro [Tipo incasso SDD] e [Tipo sequenza SDD]. Pag

14 Nel risultato della stampa elaborata sono state aggiunte le colonne: Sequenza SDD dove sarà specificato la modalità di presentazione (Auto/FRST/FNAL/OOFF/RCUR) e la colonna Incasso SDD dove sarà specificata la metodologia di incasso B2B/Core. Pag