Allegato I. Elenco documenti per la presentazione di una richiesta (da inviare alla segreteria)

Transcript

1 Azienda Ospedaliera Ospedale Niguarda Ca Granda L esperienza formatasi e maturata nel Comitato Etico della Azienda Ospedaliera Ospedale Niguarda Ca Granda (CE) ha consigliato la redazione delle seguenti brevi note le quali, lungi dall essere sostitutive della disciplina dettata in tema, ben nota a chi si occupi della materia, possono consentire un migliore utilizzo delle risorse umane e scientifiche nell interesse di tutti i soggetti coinvolti Tipi di richieste Il CE può essere richiesto di emettere pareri di diverso tipo: la richiesta di parere etico-scientifico su progetti di ricerca biomedica, presentata da un responsabile della sperimentazione o odontoiatra qualificato, responsabile degli aspetti scientifici ed etici della ricerca formulata; la richiesta di parere in merito ad una situazione di rilevanza etica, formulata da un operatore sanitario, da organizzazioni o persone che ne abbiano titolo. La presentazione al CE è subordinata al previo parere favorevole di almeno cinque componenti o del Presidente. Elenco documenti per la presentazione di una richiesta (da inviare alla segreteria) Sperimentazione clinica (art. 2 del DLgs n. 211 del ): 1. Codice identificativo unico Osservatorio per la Sperimentazione Clinica (N.B. Nel caso di sperimentazioni non sponsorizzate, monocentriche o in qualità di centro coordinatore, il promotore dovrà presentare, oltre alla documentazione prevista, il protocollo di studio su supporto informatico, al fine di consentirne la registrazione nell'osservatorio) 2. Richiesta del responsabile della sperimentazione ( DICHIARAZIONE DELLO SPERIMENTATORE LOCALE E DEL DIRETTORE DELLA STRUTTURA COMPLESSA ) 3. Protocollo di studio 4. Sinossi del protocollo (lett. A) 5. Case Report Form (CRF) e diario/questionari 6. Investigator Brochure e/o scheda tecnica/foglietto illustrativo 7. Modulo/i di informazione e consenso per il paziente (lett. B) 8. Lettera al medico curante 9. Polizza assicurativa per responsabilità civile 10.Elenco centri partecipanti allo studio clinico 11.Parere unico del Comitato Etico del centro coordinatore 12.Bozza di convenzione (lett. C) 13.Curricula vitae sperimentatori Sperimentazione clinica non interventistica (studio osservazionale prospettico) (art. 2 del DL n. 211 del ): 1. Richiesta del responsabile della sperimentazione ( DICHIARAZIONE DELLO SPERIMENTATORE LOCALE E DEL DIRETTORE DELLA STRUTTURA COMPLESSA ) 2. Protocollo di studio Pagina 1 di 9

2 3. Sinossi del protocollo 4. Case Report Form (CRF) e diario/questionari 5. Modulo/i di informazione e consenso per il paziente 6. Consenso al trattamento dei dati personali 7. Attestazioni copertura eventuali costi aggiuntivi 8. Elenco centri partecipanti allo studio clinico 9. Identificazione fonti di finanziamento 10.Bozza di convenzione 11.Curricula vitae sperimentatori Sperimentazione clinica con dispositivo medico recante marcatura CE: 1. Richiesta del responsabile della sperimentazione ( DICHIARAZIONE DELLO SPERIMENTATORE LOCALE E DEL DIRETTORE DELLA STRUTTURA COMPLESSA ) 2. Protocollo clinico 3. Sinossi del protocollo 4. Case Report Form (CRF) e diario/questionari 5. Certificazione CE 6. Descrizione del dispositivo con l indicazione della classe di appartenenza e della destinazione d uso per la quale è stato ottenuto il marchio CE o se trattasi di dispositivo medico impiantabile attivo 7. Istruzioni sull uso del dispositivo redatte in lingua italiana 8. Bibliografia disponibile 9. Modulo/i di informazione e consenso per il paziente 10.Lettera al medico curante (se del caso) 11.Attestazioni copertura eventuali costi aggiuntivi 12.Polizza assicurativa per responsabilità civile 13.Elenco centri partecipanti alla sperimentazione (europei e non) con nome dello sperimentatore coordinatore operante sul territorio italiano 14.Parere del Comitato Etico del centro coordinatore 15.Bozza di convenzione Sperimentazione clinica con dispositivo medico privo di marchio CE o da utilizzarsi per una diversa destinazione d uso rispetto a quella considerata ai fini dell apposizione di tale marcatura (DM ): 1. Richiesta del responsabile della sperimentazione ( DICHIARAZIONE DELLO SPERIMENTATORE LOCALE E DEL DIRETTORE DELLA STRUTTURA COMPLESSA ) 2. Sinossi del protocollo 3. Case Report Form (CRF) e diario/questionari 4. Dichiarazione del fabbricante ( DM , art.3 ) 5. Copia del modello riassuntivo per la richiesta di valutazione delle indagini cliniche con dispositivi medici ( Allegato al DM ) 6. Documentazione prevista dal DM , art.4, punto 1 (ad eccezione del parere del Comitato etico previsto al punto f, nel caso in cui il centro sia coordinatore) 7. Indicazione e data di avvenuta notifica al Ministero della Salute (ad eccezione delle sperimentazioni in cui il centro sia coordinatore) 8. Bozza di convenzione Da tenere in considerazione i seguenti cenni relativi al protocollo per la fornitura dei campioni sperimentali (lett. D), per gli studi di farmacogenetica (lett. E) e alcune indicazioni per il responsabile della sperimentazione per la gestione delle sperimentazioni nei reparti (lett. F). Pagina 2 di 9

3 Una volta autorizzata la sperimentazione clinica, il responsabile della sperimentazione dovrà informare annualmente il Comitato Etico sullo stato di avanzamento della sperimentazione e inviare una relazione finale al termine dello studio. In caso di segnalazione di eventi avversi gravi il Comitato Etico dovrà essere immediatamente informato anche da parte dello responsabile della sperimentazione, che dovrà esprimere un parere circa l opportunità di proseguire lo studio. In caso di interruzione dello studio da parte dello responsabile della sperimentazione, dello sponsor o di altro Comitato Etico, il Comitato Etico dovrà essere immediatamente informato con illustrazione chiara ed esauriente dei relativi motivi. A. Sinossi del Protocollo per le Sperimentazioni Cliniche Titolo dello studio Codice identificativo Fase dello studio Numero di centri coinvolti (se multicentrico) Numero di pazienti per centro Inizio (previsto) Fine (prevista) Razionale (specificare i risultati ottenibili con il migliore trattamento in caso di sperimentazione terapeutica o con il golden standard riconosciuto in caso di sperimentazione diagnostica) Obiettivo Primario Obiettivi Secondari (se previsti) Popolazione di riferimento Modalità e tempi di reclutamento pazienti Criteri di inclusione Criteri di esclusione Disegno dello studio: Di efficacia Di superiorità Di non inferiorità Di equivalenza Tipo di sperimentazione: Non controllata Controllata Tipo di controllo Cecità Modalità di randomizzazione Nome e descrizione del prodotto in studio Specialità medicinale (nome o sigla) Principio/i attivo/i Classe farmacologica di appartenenza Formulazione Via di somministrazione Durata dell'eventuale periodo di wash-out Schema di trattamento (posologia e durata) Dose massima prevista Eventuali associazioni Pagina 3 di 9

4 Se AIC esistente, posologia, via somministrazione e forme farmaceutiche autorizzate Precedenti approvazioni/autorizzazioni per la stessa indicazione italiane o estere Interazioni del farmaco conosciute Condizioni di modifica del dosaggio o di sospensione del trattamento Terapie concomitanti ammesse Terapie concomitanti escluse Variabili rilevate Verifica della compliance Gestione dei drop out Analisi ad interim (se previste) Durata e caratteristiche dell'eventuale periodo di follow-up, successivo al termine della sperimentazione Piano di analisi statistica Materiale fornito per lo studio Informazioni sul rapporto finale e sulla interpretazione dei risultati Considerazioni biostatistiche Si sottolinea la necessità che il protocollo e la sinossi riportino in modo inequivocabile i seguenti punti: il modello dello studio (non comparativo o comparativo ed in questo caso se si tratta di uno studio di superiorità o di equivalenza o di non inferiorità o, ancora, se il disegno prevede di passare dall ipotesi di superiorità a quella di non inferiorità o viceversa); se il disegno dello studio è tra pazienti od a gruppi paralleli o entro pazienti o disegno cross-over; il tipo e la procedura di randomizzazione unitamente al software utilizzato; il tipo di cecità adottato e le procedure previste per assicurarla durante l esecuzione dello studio ed in fase di controllo di validità dei dati. Particolare attenzione deve essere posta nella dettagliata descrizione di: il calcolo della dimensione campionaria (oltre alla correttezza formale di tale calcolo, ci si aspetta che la dimensione del campione sia calcolata sulla base di una ipotesi clinicamente rilevante; si auspica il richiamo ad articoli della letteratura a conferma e/o supporto di tale ipotesi clinica); il piano dell analisi statistica (anche se è previsto che il piano dell analisi statistica sia finalizzato e completato dopo l esecuzione dello studio e quindi avendo la possibilità di valutare in cieco il numero dei drop-outs, l aderenza al protocollo, la rilevanza dei dati mancanti, ecc. si sottolinea l opportunità che in tale caso il piano dell analisi statistica descriva le procedure che saranno attivate e le relative modalità operative); la/e popolazione/i su cui le analisi statistiche saranno effettuate e le variabili che saranno considerate sia per la efficacia che per la tollerabilità del/i farmaco/i in sperimentazione; le analisi statistiche che saranno effettuate devono essere completamente descritte utilizzando la terminologia standard appropriata ed accettata in ambito biostatistico. In caso di procedure statistiche (analisi, dimensione del campione, ecc.) proposte da articoli della letteratura e quindi non illustrate dai libri di riferimento, devono essere riportati gli estremi dell articolo in questione. B. Modulo di informazione e consenso per il paziente Pagina 4 di 9

5 La sperimentazione deve essere tesa a contenere al minimo dolore, sofferenza, disagio, paura e minimizzare i rischi prevedibili. Non è ammissibile una beneficialità che subordini l interesse del paziente a quello di società e/o progresso scientifico. Il documento deve essere costituito da un testo informativo e da un modulo per la raccolta delle firme di consenso del paziente (o del rappresentante legale o del testimone, ove previsto dalla normativa vigente). Il modulo di consenso deve contenere un esplicito riferimento al testo informativo. Requisito indispensabile del testo informativo è la coerenza con il protocollo dello studio. Il testo del foglio informativo deve essere comprensibile al paziente, redatto in forma tale da consentirne una facile lettura ed espresso in ogni sua parte in lingua italiana corretta e con riferimenti pertinenti al contesto sanitario italiano. I termini tecnico-scientifici devono essere il più possibile evitati e, quando necessari, devono essere opportunamente spiegati. Le dosi devono essere indicate in unità standard. Il testo informativo deve inoltre contenere: la richiesta di autorizzazione ad informare il medico di famiglia dell arruolamento del soggetto nello studio (se necessario); l indicazione della persona di riferimento alla quale il paziente possa rivolgersi per ogni necessità informativa nel corso dello studio A scopo esemplificativo, riportiamo una serie di domande a cui un foglio informativo deve rispondere chiaramente: Che cos è uno studio clinico? Qual è lo scopo dello studio? Per quale motivo è proposto al paziente di partecipare allo studio? Vi è un obbligo di partecipazione allo studio per il paziente? Quali sono al momento, se esistono, i trattamenti e le procedure comunemente applicate per la patologia considerata? Quali sono le alternative diagnostico-terapeutiche per la patologia considerata e quale il grado di efficacia (rischio/beneficio) riconosciuto per ciascuna di esse? Quale elemento alternativo o migliorativo offre il trattamento proposto nello studio rispetto a quello abituale? Quali sono i benefici attesi? Quali sono i possibili svantaggi o rischi connessi alla partecipazione allo studio? Quali sono gli effetti collaterali dei farmaci in studio? Quale trattamento sarà offerto al paziente se decide di non partecipare allo studio? Quali farmaci saranno somministrati e quali procedure eseguite nel corso dello studio? (qualora si tratti di procedure non di uso comune, ne devono essere dettagliate le caratteristiche, particolarmente di quelle di tipo invasivo) Quali sono le modalità di somministrazione e lo schema posologico dei farmaci previsti? A quali controlli clinici e strumentali il paziente dovrà sottoporsi e con quale frequenza? Qual è la durata prevista dello studio? Cosa comporta l eventuale decisione del paziente di interrompere la propria partecipazione allo studio? (Deve essere a questo proposito chiaramente indicata la possibilità per il paziente di sospendere o revocare in qualunque momento la volontà di partecipare allo studio, senza essere obbligato a riferirne la motivazione). Cosa accade se, nel corso dello studio si rendono disponibili nuove informazioni rilevanti per la volontà del soggetto a proseguire la sua partecipazione allo studio? Pagina 5 di 9

6 In quali situazioni può venire sospesa la partecipazione del soggetto allo studio? Come prosegue il trattamento del paziente al termine dello studio clinico? Quale copertura è garantita al soggetto nell eventualità di un danno correlato allo studio? Quale riservatezza viene garantita al soggetto in merito alla sua partecipazione allo studio? Da chi è stato preventivamente esaminato e approvato lo studio? Modulo di informazione e consenso per minori o incapaci Oltre a quanto riportato nel paragrafo precedente, deve essere previsto il consenso informato di chi esercita la potestà o del rappresentante legale. In base alla normativa attuale, il minore deve essere posto in condizioni di comprendere le finalità ed il contenuto della sperimentazione. E' quindi auspicabile la stesura di un foglio informativo differenziato (per contenuto e modalità di comunicazione) per fasce di età. Deve essere prevista per il minore la possibilità di formulare la richiesta di sospendere la partecipazione allo studio. In caso di persone temporaneamente incapaci (es. in stato di incoscienza) deve essere prevista la richiesta del consenso a proseguire la sperimentazione in una fase successiva all arruolamento, non appena ripristinate le condizioni di piena capacità. C. Rapporto convenzionale per sperimentazione Interruzione o modifiche rilevanti di una sperimentazione L arruolamento di pazienti per una sperimentazione clinica impegna l Azienda Ospedaliera a perseguire lo scopo della sperimentazione con i partecipanti. L interruzione di una sperimentazione in corso per motivi economici e/o commerciali configura una violazione dei principi della Dichiarazione di Helsinki e successivi emendamenti. Questa Azienda Ospedaliera si riserva di rivalersi a norma di Legge contro qualsiasi determinazione di terzi che possa interferire con il rapporto fiduciario con i propri pazienti. Proprietà dei dati e proprietà intellettuale I dati clinici sono di proprietà del paziente ed il titolare del trattamento è il legale rappresentante dell A.O. Niguarda. Proprietà e titolarità non possono essere conferite a terzi. Lo sponsor accede ai dati riportati nella scheda di registrazione della sperimentazione clinica. Il responsabile della sperimentazione può far pervenire allo sponsor eventuali manoscritti originati dallo studio, e non previamente concordati con lo sponsor, prima della loro sottomissione formale ad un editore. Lo sponsor può presentare i propri dubbi sulla validità scientifica del manoscritto e chiedere di concordare i tempi di diffusione, ma non può avere alcun diritto assoluto di veto alla sottomissione del manoscritto. Il responsabile della sperimentazione deve evitare di presentare dati parziali di un trial multicentrico con procedure contrarie ad una corretta pratica scientifica. Tutti i risultati, le invenzioni, le informazioni e le conoscenze di cui l A.O. Niguarda entrerà in possesso in via diretta o indiretta, nel corso della sperimentazione e/o da quest ultima originati, inclusi gli eventuali diritti di proprietà industriale e/o Pagina 6 di 9

7 intellettuale, non sono di proprietà esclusiva dello sponsor e sono da predeterminare nel contratto di sperimentazione sottoscritto con l A.O. Niguarda. In ogni caso, deve essere fatto salvo il diritto dell autore. Nel caso in cui l invenzione si origini nell ambito di ricerche finanziate, in tutto o in parte, da soggetti privati o realizzate nell ambito di specifici progetti di ricerca finanziati da soggetti pubblici diversi dall A.O. Niguarda, si applica la disciplina giuridica ed economica stabilita nell atto di finanziamento. Assicurazione La durata e l entità della copertura devono essere sufficienti per le conseguenze prevedibili del trattamento. In ogni caso, lo sponsor deve dichiarare di garantire e manlevare lo responsabile della sperimentazione, gli altri operatori coinvolti e i componenti del Comitato Etico, senza alcuna franchigia opponibile al danneggiato, senza possibilità di recesso e senza previsione di rivalsa se non per dolo e per grave violazione del protocollo. La competenza per eventuali controversie giudiziarie deve essere attribuita ad un foro italiano. Costi Lo sponsor si impegna a fornire direttamente e gratuitamente all Azienda Ospedaliera i farmaci/dispositivi in studio e l eventuale placebo. Eventuali trattamenti associati dovranno essere rimborsati dallo sponsor. Per le modalità di fornitura si veda alla lettera D. Prestazioni sanitarie Tutte le prestazioni sanitarie erogate per la condizione oggetto dello studio a pazienti arruolati all interno di sperimentazioni cliniche saranno rimborsate dallo sponsor secondo il tariffario allegato alla convenzione. D. Protocollo per la fornitura dei campioni sperimentali I campioni destinati a sperimentazione clinica (farmaci, dispositivi medici, diagnostici e presidi) devono essere fatti pervenire dallo sponsor esclusivamente presso l Unità Operativa (U. O.) di Farmacia Ospedaliera (DM ). La spedizione dei campioni può avvenire soltanto quando lo sponsor sia già in possesso della notifica della delibera di autorizzazione. Sull imballaggio di spedizione deve esser indicata chiaramente la destinazione d uso del prodotto (campioni per studio clinico), l identificativo del protocollo, il nome dello responsabile della sperimentazione e il numero della delibera esecutiva. Tutti i campioni destinati alla sperimentazione clinica (incluso il farmaco di confronto ed il placebo, quando presenti) devono riportare su ogni singola confezione i seguenti dati: Nome dello sponsor o committente Codice del protocollo Identificativo del centro (solo in caso di studio multicentrico) Identificativo del paziente arruolato, quando applicabile Dati farmaceutici (forma farmaceutica, dose, via di somministrazione) Lotto Scadenza Modalità di conservazione Indicazione dell esclusivo uso legato allo studio Pagina 7 di 9

8 Qualora il farmaco sia per uso ambulatoriale la scritta Tenere lontano dalla portata dei bambini. Qualora alcuni dei campioni siano già in commercio, le singole confezioni di tali prodotti devono riportare la dicitura Campione per sperimentazione, il nome dello sponsor, il codice del protocollo e l eventuale identificativo del centro. In caso di estensione della validità di campioni in scadenza, la loro rietichettatura deve avvenire a carico dello sponsor mediante apposizione di nuova etichetta conforme, applicata in modo tale che la vecchia etichetta sia ancora visibile. L avvenuta rietichettatura deve esser documentata mediante comunicazione scritta all U. O. di Farmacia contestualmente all invio dei relativi certificati di rianalisi. Ogni fornitura di campioni deve esser accompagnata da: Scheda tecnica o informativa del campione in oggetto in doppia copia (vedi infra) (una da conservarsi presso l U. O. di Farmacia e una da inviarsi, unitamente al campione, all U. O. interessata ad uso del personale sanitario utilizzatore) Identificativo del protocollo sperimentale U.O. di destinazione Responsabile della sperimentazione Numero e data della delibera di autorizzazione allo studio Descrizione dei prodotti Quantità dei campioni o unità di trattamento (specificando in questo secondo caso la composizione dell unità di trattamento) Lotto Data di scadenza Particolari modalità di conservazione Eventuali numeri di codice dei pazienti Recapito telefonico della persona cui far riferimento per anomalie e/o difformità Elenco di altro eventuale materiale di supporto inviato Deve inoltre essere allegata una dichiarazione della sede in cui sono conservati i controcampioni e i relativi certificati di analisi. Lo smaltimento di tutti i campioni residuati al termine dello studio clinico è a carico dello sponsor. Scheda tecnica o informativa Tale scheda, individuata come elemento informativo per gli operatori sanitari coinvolti, deve riportare in modo chiaro ed esaustivo (in lingua italiana), le seguenti informazioni: Identificazione del prodotto e indicazione d uso all interno studio Corrette modalità di conservazione Eventuali modalità di ricostituzione e allestimento Stabilità sia del prodotto tale e quale, sia dell eventuale prodotto ricostituito Precauzioni e avvertenze legate alla sua corretta conservazione, ricostituzione, manipolazione, somministrazione e smaltimento. In caso di sostanze citotossiche modalità di trattamento di eventuali contaminazioni Corrette modalità di somministrazione e utilizzo E. Studi di farmacogenetica Pagina 8 di 9

9 Per gli studi di farmacogenetica si dovrà riferirsi alle Linee guida per i protocolli clinici di ricerca genetica (2006), elaborate dalla Società Italiana di Genetica Umana (SIGU) e dalla Fondazione Smith Kline (FSK), disponibili sui siti: F. Indicazioni per il responsabile della sperimentazione Le singole U. O. coinvolte in studi clinici non devono accettare consegne dirette di campioni da parte dello sponsor Tutti i campioni sperimentali devono esser conservati secondo le temperature e le modalità indicate dallo sponsor, separati dai normali farmaci di reparto e sotto la diretta responsabilità dello responsabile della sperimentazione. Tutti i campioni sperimentali devono esser utilizzati esclusivamente per pazienti arruolati nello studio e in conformità con il protocollo. E indispensabile tenere un continuo e accurato conteggio dei campioni sperimentali. Per gli studi clinici spontanei da effettuarsi con farmaci già registrati presenti all interno dell Ospedale, va utilizzata richiesta nominale con l indicazione del codice del protocollo. Pagina 9 di 9