La necessità di controllare l evoluzione

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1 METODI LA COSTRUZIONE DEL BUDGET DI TESORERIA: L ESPERIENZA DI ALFA S.P.A. La necessità di controllare l evoluzione dell andamento finanziario in un ristretto arco di tempo viene soddisfatta dal budget di tesoreria. Tale strumento, inserito nel più ampio sistema di pianificazione annuale, agevola l analisi della sostenibilità finanziaria degli investimenti programmati e la loro copertura tramite adeguate fonti. Nel presente contributo viene proposto un modello di budget di tesoreria che possa essere utilizzato in azienda come strumento operativo per la gestione della situazione finanziaria. L elaborato che si ottiene è frutto del costante aggiornamento dei dati consuntivi di periodo e dei dati forecast derivanti dalle revisioni, attuate in corso d anno, delle previsioni a suo tempo effettuate. Introduzione La gestione della liquidità aziendale ha un ruolo di rilevante importanza nell ambito del sistema di pianificazione e controllo interno. Troppo spesso, soprattutto nelle realtà di medie e piccole dimensioni, è concepita come funzione estremamente complessa ed onerosa in termini di professionalità e costi per il suo mantenimento. Si verificano quindi situazioni in cui risulta presente in azienda una pianificazione finanziaria di breve periodo, con orizzonte temporale di pochi mesi, spesso limitata all andamento di alcune delle componenti che contribuiscono alla definizione dell effettivo fabbisogno finanziario, rischiando così di fornire informazioni incomplete al management aziendale e non intercettare per tempo situazioni di potenziale criticità finanziaria. Il controllo dei flussi monetari di breve periodo, raccomandato in qualsiasi contesto aziendale, risulta essere assolutamente indispensabile nelle realtà in cui il flusso monetario stesso è fortemente condizionato, in negativo, dalle caratteristiche dei cicli aziendali 1 che contraddistinguono l impresa, oltre che subire l influenza del settore in cui la stessa opera. La pianificazione finanziaria di breve periodo: i flussi di cassa La gestione dei flussi di cassa interessa tutta la gestione aziendale, dalla produzione alla vendita, passando per le politiche commerciali adottate, lo sviluppo di nuovi prodotti, la previsione di nuovi investimenti e altro. I flussi di cassa, in entrata e in uscita, rappresentano quindi, in parte, la manifestazione monetaria in cui si realizza il processo di scambio commerciale (condizionato dal ciclo tecnologico). La chiara definizione del ciclo aziendale, in particolare del processo produttivo, favorisce una puntuale individuazione e tempificazione dei flussi finanziari in entrata e uscita. A questo tipo di movimenti monetari, riconducibili principalmente agli elementi operativi del cosiddetto capitale circolante netto commerciale, devono essere associati elementi di natura finanziaria relativi ad altri contesti nei quali si manifesta l operatività dell azienda (sottoscrizione di nuovi prestiti, rimborsi di prestiti, distribuzione di dividenti, immissione di nuova equity, acquisti di nuove immobilizzazioni e dismissioni di immobilizzazioni esistenti) 2. Pianificare il fabbisogno finanziario consente di affrontare in modo avveduto le diverse operazioni. Nell affiancare la gestione aziendale, il budget di tesoreria agevola le decisioni strategiche nella ricerca del mantenimento dell equilibrio finanziario. Frequentemente la dinamica dei flussi di cassa, nonostante la sua importanza, viene analizzata, anche in sede di budget, solamente tramite l elaborazione del rendiconto finanziario su base annuale, ovvero con il confronto dei flussi, generati o assorbiti, tra due esercizi. L elaborazione del budget di tesoreria, e la produzione di un informativa a consuntivo con cadenza più ravvicinata nel tempo (ad esempio mensile), consente di individuare i reali fabbisogni o le eventuali disponibilità finanziarie ragionevolmente prevedibili nei vari periodi dell anno e, conseguentemente, definire per tempo, con gli istituti bancari, più adeguate linee di credito. di Andrea Panizza Senior Partner Studio Impresa Spa Consulenti di Direzione, Revisore Contabile. Liana Giovanelli Senior Partner Studio Impresa Spa Consulenti di Direzione e Edoardo Ferrari Consulente di Studio Impresa Spa Consulenti di Direzione. 1 Cicli reddituale, tecnologico e monetario:rappresentano rispettivamente l aspetto economico del processo produttivo (manifestazione dei costi e ricavi), la sequenza delle operazioni necessarie alla trasformazione delle materie prime in prodotti finiti e la successione cronologica tra incassi e pagamenti. 2 Si veda F. Aloi, A. Aloi, Il budget e il controllo per le PMI, III edizione, IPOSA, Milano,

2 METODI 3 Per Ricavi YTD devono intendersi i ricavi progressivi che originano i crediti commerciali alla data. 26 Il modello proposto Nel presente contributo dopo si descrive il modello seguito nell elaborazione del budget di tesoreria da parte di Alfa Spa, società operante nel settore dell industria agroalimentare. Una corretta, e prevedibilmente semplice, attività di elaborazione del budget di tesoreria, quale espressione «di dettaglio» delle dinamiche finanziarie già evidenziate nel rendiconto finanziario previsionale, rappresenta strumento informativo che consente il preventivo controllo delle dinamiche finanziarie dell impresa. Caratteristica del modello applicato in azienda, e di seguito descritto, è di essere alimentato da una base informativa sia di tipo previsionale (budget), che di tipo consuntivo (actual). In corso d anno, ma soprattutto con riferimento alle esigenze aziendali, è inoltre possibile aggiornare, tramite forecast infrannuali, le informazioni previsionali da budget sulla base degli scostamenti verificatisi. Così facendo, il budget di tesoreria passa da strumento interamente previsionale ad elaborato composto in parte da dati previsionali e in parte da valori consuntivi. Il modello proposto, viene mensilmente aggiornato con le informazioni, a consuntivo, ricevute automaticamente dal sistema gestionale. L elaborato «alla data» che ne deriva è la rappresentazione dei dati consolidati antecedenti la data di elaborazione e la previsione delle uscite finanziarie, mitigate dagli incassi, per i mesi successivi la stessa data di elaborazione. In generale quindi alla data della prima elaborazione, che presumibilmente potrebbe coincidere con l inizio dell esercizio, saranno disponibili le informazioni previsionali relative a ognuno dei dodici mesi successivi. In corso d anno invece, con la consuntivazione dei dati, saranno disponibili le informazioni previsionali (eventualmente riviste tramite l elaborazione di forecast infrannuali) relative a ognuno dei mesi che si trovano nell intervallo temporale che va dalla data di elaborazione alla data di fine esercizio. Con il trascorrere del tempo il budget di tesoreria annuale si trasforma da mero strumento di previsione a strumento di consuntivazione, utile per la fondamentale attività di analisi degli scostamenti tra movimenti effettivi e movimenti preventivati. Da qui la necessità, da parte delle aziende, di predisporre il budget aziendale, con adeguato anticipo, in modo tale da avere sempre a disposizione un orizzonte temporale di tipo previsionale sufficientemente ampio. Sia l elaborazione del budget che le eventuali successive revisioni di previsione (forecast) non possono prescindere dalla presenza di una chiara e preventiva esplicitazione di alcune ipotesi e informazioni di base. L elaborazione di una previsione finanziaria su base mensile appare praticabile unicamente qualora sia possibile, tra le altre: - la mensilizzazione dei costi e ricavi relativi all anno di budget e la definizione delle ipotesi (assumptions) su cui si basa la quantificazione delle componenti del capitale circolante netto commerciale (in particolare la durata media «obiettivo» dei debiti e crediti commerciali); - prevedere il momento (mese) nel quale si assisterà al pagamento di altri debiti, quali ad esempio quelli nei confronti del personale dipendente, e incasso di altri crediti, ovvero la diminuzione di crediti a rimborso/compensazione; - prevedere il momento (mese) nel quale si manifesterà la sottoscrizione o il rimborso di finanziamenti a medio-lungo periodo, quali mutui e prestiti obbligazionari, e i relativi importi; - avere evidenza dei mesi nei quali si potrebbero manifestare variazioni nelle immobilizzazioni (nuovi acquisti e/o dismissioni); - prevedere i mesi nei quali si potrebbero manifestare le variazioni dei fondi rischi e oneri (ad esempio: per indennità suppletiva di clientela) e di altri fondi quali il trattamento di fine rapporto di lavoro dipendente, nonché quelle relative ad altre passività di medio - lungo periodo; - fissare il momento delle variazioni che potrebbero manifestarsi nelle componenti del patrimonio, quali, ad esempio, la distribuzione di dividendi e gli apporti di capitale da parte dei soci. La Tavola 1 illustra lo schema dei flussi di seguito descritti nel dettaglio. La mensilizzazione dei costi e ricavi e definizione delle assumptions del budget La mensilizzazione dei costi e ricavi monetari e la definizione dei giorni medi di incasso e pagamento «obiettivo», unitamente alla previsione dell aliquota IVA media, relativa alle vendite e agli acquisti, risultano fondamentali ai fini della determinazione dei crediti e debiti di natura commerciale. La formula applicabile per la definizione dei crediti verso clienti è la seguente: Ricavi YTD IVAti / 360 * gg medi incasso 3 Occorre ricordare come la determinazione del saldo dei crediti e dei debiti di natura commerciale risente, Tavola 1 - I flussi di cassa

3 METODI in corrispondenza dei primi mesi dell esercizio, dell ammontare delle vendite e degli acquisti effettuati nel corso degli ultimi mesi dell anno precedente a quello di budget, e dei giorni medi di incasso e pagamento (oltre che dell aliquota IVA media) previsti al momento in cui sono stati realizzati i ricavi e sostenuti i costi. Nel modello di budget di tesoreria applicato in Alfa Spa il debito verso fornitori si ottiene attraverso l analisi dettagliata delle singole componenti di costo, che contribuiscono alla formazione delle righe di riclassificato di Conto Economico previsionale, e sulla base dei termini medi di pagamento previsti nei confronti dei rispettivi fornitori. Partendo da un così elevato grado di dettaglio, si favorisce la determinazione dell ammontare del debito verso fornitori, con l applicazione della seguente formula: Acquisti YTD IVAti / 360 * gg medi pagamento 4 Aumentare il grado di precisione della previsione, analizzando nel dettaglio le singole componenti di costo, individuando i principali fornitori di riferimento e i corrispondenti termini di pagamento medi, consente di elaborare un dato previsionale che presumibilmente potrebbe rivelarsi sufficientemente vicino al dato actual. Il risultato di questa fase dell elaborazione del budget di tesoreria si sostanzia nella previsione temporale dei pagamenti previsti a favore dei fornitori in relazione alle singole aggregazioni di cui al Conto Economico previsionale (Tavole 2 e 3). La previsione dei pagamenti e incassi degli altri debiti e altri crediti Oltre alla previsione dei flussi monetari riconducibili al processo tecnico-commerciale, risulta necessaria la quantificazione mensile dei flussi di cassa, sia in uscita che in entrata, derivanti da elementi del passivo quali ad esempio i debiti verso i dipendenti per retribuzioni, i debiti verso gli istituti previdenziali per contributi, i debiti verso l erario per ritenute e imposte o da elementi dell attivo, quali i rimborsi di crediti fiscali. In particolare, in presenza di crediti fiscali in compensazione il modello escluderà dal totale degli addebiti tutti gli importi potenzialmente da versare tramite Mod. F24 fino a concorrenza del residuo credito compensabile stesso. La previsione dei movimenti nelle partite finanziarie di medio-lungo periodo Componente prioritaria del processo di pianificazione finanziaria è rappresentata dall evoluzione dei debiti di medio-lungo periodo quali mutui e prestiti obbligazionari. La disponibilità dei piani di ammortamento di questi finanziamenti è indispensabile per procedere alla corretta tempificazione del rimborso del debito e conseguente esposizione degli importi previsti in uscita in corrispondenza di ogni singolo mese. Allo stesso modo occorre individuare il momento nel quale verranno sottoscritti nuovi mutui e nuovi prestiti obbligazionari in modo tale da prevederne il corrispondente flusso in entrata. Considerato che frequentemente l erogazione di nuovi mutui è in relazione all effettuazione di nuovi investimenti in immobilizzazioni, è necessario gestire la correlazione temporale che si origina al verificarsi di questi eventi. La previsione dei pagamenti e incassi derivanti dai movimenti nelle immobilizzazioni Stante l importanza che ricoprono gli investimenti in immobilizzazioni (immateriali, materiali e finanziarie), soprattutto in termini di una loro quantificazione monetaria, spesso ingente, è necessario prevedere, con la massima precisione possibile, il momento nel quale si provvederà al loro pagamento. Come sopra riferito, frequentemente l uscita di cassa, provocata dall acquisto dell immobilizzazione, coincide con la sottoscrizione di un finanziamento di adeguata durata. Le considerazioni fatte per gli investimenti nelle immobilizzazioni, in termini di quantificazione monetaria e individuazione del periodo di manifestazione finanziaria, valgono anche per i disinvestimenti di tutte le tipologie di immobilizzazioni. La previsione delle variazioni del fondo indennità di anzianità e altre passività di medio - lungo termine Si rende necessario prevedere l eventuale manifestazione finanziaria degli accantonamenti in precedenza effettuati a titolo di indennità di anzianità (TFR). Tale flusso di cassa negativo, in presenza di numerosi licenziamenti o di richieste di anticipazioni, potrebbe infatti essere di considerevole importo. Allo stesso modo occorre prevedere, con un certo grado di precisione, gli eventuali rimborsi di prestiti a medio lungo termine precedentemente ricevuti da parte dei soci o le eventuali nuove erogazioni. La previsione delle variazioni che intervengono nel patrimonio netto Anche le variazioni di natura monetaria che intervengono tra le poste del patrimonio netto contribuiscono alla quantificazione dei flussi di cassa aziendali del periodo. In particolare, la distribuzione di dividendi o l immissione di nuova equity, rappresentano le principali voci 4 Per Acquisti YTD devono intendersi i costi progressivi che originano i debiti commerciali alla data. 27

4 METODI Tavola 2 Mensilizzazione dei costi e previsione dei pagamenti a fornitori (esposizione analitica di categoria di costo di cui al C.E.) 28

5 METODI nelle quali si sostanziano questo tipo di variazioni. L indicazione più precisa possibile del momento nel quale presumibilmente si realizzeranno queste manifestazioni diventa tanto più importante quanto è più elevato l importo oggetto dell operazione stessa. L applicazione del modello La quantificazione delle entrate e uscite di cassa previsionali viene effettuata, in Alfa Spa, su base quindicinale. La rilevazione dei dati contabili, che avviene con cadenza giornaliera, impone di ricondurre, per evidenti finalità di confrontabilità e conseguente analisi degli scostamenti, anche questi ultimi a un riferimento temporale quindicinale. Per consentire una più immediata e sintetica lettura del dato viene successivamente elaborato (in automatico) uno schema riepilogativo che evidenzia l andamento del cash-flow aziendale su base mensile. Lo schema riproposto nelle Tavole 4 e 5 rappresenta l output finale del budget di tesoreria. Tale strumento aggiorna periodicamente le previsioni finanziarie aziendali tenendo conto dei dati consuntivi realizzati sino alla data indicata presa a riferimento per l elaborazione. La Tavola 4 evidenzia l andamento del budget di tesoreria elaborato all inizio dell esercizio e riporta tutti i dati di tipo previsionale. La Tavola 5 evidenzia l aggiornamento delle informazioni elaborate nei primi mesi dell anno sulla base dei dati consuntivi che derivano dal sistema gestionale; i mesi successivi la data di elaborazione riportano invece i dati da budget che hanno risentito delle eventuali rettifiche/ integrazioni effettuate in seguito alla revisione dei dati previsionali (forecast). Di seguito si provvede a descrivere nel dettaglio la struttura dello schema di output in modo da renderne più evidenti anche le logiche che stanno alla base del suo impiego. Saldo Banche iniziale Il valore riportato in corrispondenza di ogni mese è definito sulla base del confronto tra data di elaborazione e data del periodo di riferimento. Qualora la data di elaborazione sia, come nell esempio di Tavola 5, il 31 maggio, il saldo iniziale riportato in corrispondenza dei mesi antecedenti la data di elaborazione stessa riporterà i valori actual di cui alle risultanze contabili comprensive di tutti i movimenti rilevati giornalmente sino a quella data, ovvero estratti dal programma di remote banking, se presente in azienda. Nei mesi successivi alla data di elaborazione verrà proposto il saldo finale del mese precedente che, a partire da quello esposto in corrispondenza del mese di maggio, sarà un dato che risente di una forte componente di natura previsionale dei dati (di budget o di forecast). Incassi crediti verso clienti Si tratta degli incassi dei crediti verso clienti previsti da budget, sulla base di quanto elaborato in apposito foglio di dettaglio, o effettivamente rilevati alla data di elaborazione (actual). Anche in questo caso in occasione della revisione delle previsioni (forecast) i dati saranno rivisti a partire dai mesi successivi la data di elaborazione. Tavola 3 - Mensilizzazione dei costi e previsione dei pagamenti a fornitori (esposizione sintetica di più categorie di costo di cui al C.E.) 29

6 METODI Incasso crediti verso clienti «scaduti» L informazione elaborata riguarda la previsione dell andamento degli incassi dei crediti verso clienti scaduti rispetto al termine originario. Con l applicazione del medesimo criterio esposto nei punti precedenti, il dato esposto potrà essere sia di tipo consuntivo (actual) sia di tipo previsionale (budget o forecast) a seconda della data nella quale si procede all elaborazione del report. Anticipi a scadere In corrispondenza di questa riga di schema sono indicati, per singolo periodo, gli importi relativi agli anticipi fatture in scadenza. È necessario dare evidenza di queste informazioni al fine di rettificare indirettamente l importo dei crediti verso clienti che diversamente sarebbe totalmente spettante. Incassi da finanziamenti M/L termine In corrispondenza di questa voce vengono riportate le previsioni relative all erogazione di finanziamenti sottoscritti in seguito ad eventuali investimenti in immobilizzazioni piuttosto che in seguito a valutazioni puramente gestionali. Le considerazioni, valide anche per altre voci, sono relative all indicazione del dato da budget che nell esempio di Tavola 5 viene rettificato sulla base del dato actual rilevato dal sistema gestionale. Immissione di equity Questa voce prende in esame il flusso in entrata che deriva dai versamenti effettuati dai soci a titolo di capitale proprio. Partendo dalla valutazione da budget delle eventuali necessità aziendali, il dato potrà, nelle successive rappresentazioni, essere mantenuto o rettificato sulla base del dato actual (come da Tavola 5). Incassi diversi Trattasi di voce residuale che comunque potrebbe comprendere crediti di importo rilevante come quelli a titolo di rimborso richiesto a fronte di crediti IVA annuali o trimestrali (avendone i requisiti). Nell esempio riportato non è stata presa in esame questa tipologia di crediti in quanto Alfa Spa ha adottato la procedura di compensazione per i propri crediti IVA piuttosto che effettuare la richiesta di rimborso. Pagamenti debiti verso fornitori Al pari di quanto visto per i crediti verso clienti, in corrispondenza di questa riga di schema sono esposti i debiti verso fornitori (ad esclusione di quelli per acquisto di immobilizzazioni) previsti da budget, sulla base di quanto elaborato in apposito foglio di dettaglio, o effettivamente rilevati alla data di elaborazione (actual). Anche in questo caso in occasione della revisione delle previsioni (forecast) i dati saranno rivisti a partire dai mesi successivi la data di elaborazione. Pagamenti debiti verso fornitori per investimenti in immobilizzazioni Questo tipo di debito, iscrivibile in bilancio tra quelli in essere nei confronti dei fornitori, nel contesto di pianificazione dei flussi di cassa deve essere separato dai debiti di natura commerciale in quanto l applicazione delle assumptions di base per la loro determinazione (giorni medi di pagamento dei debiti commerciali) porterebbe ad una erronea esposizione del dato. Direttamente legato all effettuazione degli investimenti in immobilizzazioni, questa voce deve esporre nel budget di tesoreria gli importi che si prevedono in uscita nei singoli periodi. Tali somme risultano strettamente correlate a quelle delle entrate ricevute a titolo di finanziamento (di medio - lungo periodo) degli investimenti in immobilizzazioni. Il dato esposto potrà essere, pertanto, anche in questo caso, sia di tipo consuntivo (actual) che di tipo previsionale (budget o forecast) a seconda della data presa a riferimento per l elaborazione del report. Pagamenti debiti verso fornitori scaduti Così come visto in precedenza per i crediti verso clienti «scaduti», anche per i debiti verso fornitori è prevista la previsione temporale dei pagamenti dei debiti verso fornitori scaduti rispetto al termine originario. Anche in questo caso, gli importi esposti potranno essere sia di tipo consuntivo (actual) sia di tipo previsionale (budget o forecast). Pagamenti di salari, stipendi e compensi e relativi oneri fiscali e previdenziali In corrispondenza di queste due righe di schema sono esposti i pagamenti già effettuati (actual) o da effettuarsi (budget o forecast) alla data di elaborazione rappresentanti il debito maturato nei confronti del personale dipendente e collaboratori, nonché dell erario e degli enti previdenziali, relativamente gli oneri fiscali e previdenziali (ritenute IRPEF, contributi INPS, ecc.) dei quali l azienda è tenuta al versamento in qualità di sostituto d imposta. Pagamenti rate mutui e pagamenti rate leasing Anch esso con riferimento al periodo oggetto di elaborazione, evidenzia le rate dei mutui e leasing in essere pagati, o da pagare, alla data. 30

7 Tavola 4 Schema di Budget di tesoreria (con esposizione di soli dati previsionali) METODI 31

8 Tavola 5 - Schema di Budget di tesoreria (con esposizione di dati actual e forecast) 32 METODI

9 METODI Pagamenti debiti per imposte I pagamenti per imposte, effettuati o da effettuare, rappresentati dai debiti per imposte sui redditi (acconti e saldi IRES e IRAP), dai debiti verso erario per ritenute di acconto per attività libero professionali, imposte comunali, di registro e altre imposte, così come indicato in apposito foglio di dettaglio. Residuo crediti compensabili Strettamente collegato al punto precedente, e a quello relativo agli oneri fiscali e previdenziali del sostituto di imposta, il dato rilasciato tiene conto dei pagamenti di natura fiscale effettuati, o da effettuare, nel corso dei vari mesi andando a diminuire il credito compensabile residuo alla data di elaborazione. Nel caso in cui il credito residuo non sia sufficiente a coprire l intero ammontare dei debiti fiscali e previdenziali compensabili, lo schema di output proporrà in automatico la movimentazione del campo corrispondente al «Debito da Mod. F24». Conclusioni Il modello sopra descritto rappresenta l applicazione progettata e realizzata avendo come riferimento strumentale il foglio elettronico di calcolo opportunamente integrato con il software gestionale e il sistema di remote banking aziendale, dai quali sono recepite, in modo automatico, buona parte delle informazioni. A una evidente utilità, rappresentata dal consentire una corretta pianificazione finanziaria, il modello sopra rappresentato favorisce l applicazione di analisi di sensibilità e stress-test, che contribuiscono a definire la sostenibilità della pianificazione derivante dall applicazione delle assumptions che stanno alla base della redazione del budget aziendale. Bibliografia Aloi F. Aloi A. (2005), Il Budget e il controllo per le PMI, III Edizione, IPSOA, Milano. Clubsolvinet (2006), Professione Credit Manager, II Edizione, IPSOA, Milano. Bastia P. (2008), Sistemi di pianificazione e controllo, II Edizione, Il Mulino, Bologna. Di Maria C. (2009), «La pianificazione finanziaria a breve termine», in Amministrazione & Finanza 8/2009, IPSOA, Milano. Danovi A. Quagli A. (a cura di), (2010), Gestione della crisi aziendale e dei processi di risanamento, II Edizione, IPSOA, Milano. Manca F. (2011), Il controllo della liquidità nelle PMI, IPSOA, Milano. Quagli A., Panizza A., Gennari M. (2011), «La sostenibilità del Piano Industriale: applicazione degli stress-test» in di Gestione n.1/2011, IPSOA, Milano. 33