NUOVO MODELLO DI BUONO ACQUISTO E NORMATIVA DI RIFERIMENTO CIRCOLARE RIEPILOGATIVA

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1 ASSIPROFAR FEDERFARMA ROMA via dei Tizii, 10 Roma Tel Fax sito internet: AI TITOLARI DI FARMACIA DI ROMA E PROVINCIA ROMA, 30 aprile 2008 PROT. N. 135 CIRCOLARE N. 57/08 GESTIONE FARMACIA N. 24 NUOVO MODELLO DI BUONO ACQUISTO E NORMATIVA DI RIFERIMENTO CIRCOLARE RIEPILOGATIVA In seguito a numerosi quesiti posti dagli Associati si ritiene utile approfondire la normativa relativa al nuovo modello di buono acquisto. A partire dal 14 gennaio 2007 per la vendita, l acquisto o la cessione a qualsiasi titolo di medicinali stupefacenti iscritti nella tabella II sez. A, B, C, le farmacie possono adottare, in alternativa al ben noto bollettario di colore verde, il nuovo modello di buono acquisto (allegato 1). È opportuno ricordare che il vecchio bollettario buono acquisto è ancora valido e può essere utilizzato, sino ad esaurimento scorte, secondo la normativa in vigore, cioè per la richiesta di una sola sostanza o preparazione. Il nuovo modello di buoni acquisto, invece, è utilizzabile sia per le richieste singole che per le richieste cumulative; può presentarsi in blocchi preconfezionati, anche con copie a ricalco contenenti non più di 100 buoni acquisto non numerati preventivamente, o essere stampato, anche in modo informatico, al momento dell ordine. Il buono acquisto deve essere numerato nell apposito spazio secondo una progressione numerica annuale ed univoca. Uno stesso blocco può essere utilizzato nel corso di più anni, iniziando la nuova numerazione al primo gennaio di ogni anno. Il buono acquisto deve essere compilato in quattro copie di cui: 1) Una copia è conservata dalla farmacia per 5 anni dall ultima registrazione sul registro stupefacenti unitamente alla fattura, 2) una copia è conservata dal fornitore, 3) un altra copia ancora è inviata dal fornitore alla ASL di pertinenza della farmacia entro trenta giorni dalla data di consegna; 4) una copia è usata come copia di riscontro ed è rimessa dal fornitore alla farmacia con l indicazione dei quantitativi consegnati apposta obbligatoriamente solo se difformi da quelli richiesti; non è necessario che questa copia accompagni fisicamente la spedizione, purché sia recapitata nel più breve tempo possibile. Tale copia di riscontro deve essere conservata come documento del carico sul registro stupefacenti. 1/6

2 L ordine può essere evaso dal fornitore anche in forma parziale ma fine a se stessa, cioè non frazionata in tempi successivi, e mai per quantitativi eccedenti la richiesta stessa. Nel caso in cui il buono acquisto non possa essere evaso, questo deve essere restituito alla farmacia. Inoltre il Ministero della Salute Ufficio Centrale Stupefacenti, con proprie circolari del e del (Prot. N. DGFDM/VIII/P/C.1.a.c/6674 vedi allegato 2), specifica quanto segue: il buono acquisto è compilato in quattro copie senza necessità di apporre diciture su ciascuna di esse per distinguerle una dall altra (esempio, 1^ copia, 2^ copia, copia autorità, ecc.); una delle predette copie costituisce la copia di riscontro: quando la quantità consegnata corrisponde a quella richiesta non è necessario specificare in tale copia di riscontro il valore numerico delle quantità consegnate, essendo sufficiente il riferimento della bolla di accompagnamento o della fattura; la copia di riscontro deve essere conservata come documento del carico sul registro stupefacenti; la copia di riscontro non necessariamente deve accompagnare fisicamente la spedizione, purché sia recapitata nel più breve tempo possibile; i campi possono essere compilati a penna, stampati con timbri o con sistemi di tipo informatico; nel caso si utilizzi il buono acquisto con copie a ricalco, la firma della persona responsabile dell ordinativo deve essere in originale su una copia, mentre nelle altre copie può risultare anche a ricalco. Comunque la firma deve comparire su tutte le copie prodotte; nel campo Responsabile deve essere indicato il nome e il cognome del titolare o del direttore della farmacia o collaboratore incaricato; nel campo Funzione deve essere indicata la funzione di tale soggetto (titolare o direttore o collaboratore incaricato vedi Fax Assiprofar n. 38 del ); il numero di righe indicato nel modello non è vincolante. E quindi possibile adottare un modello sufficiente a comprendere tutte le voci da ordinare, purché risulti chiaro che si riferiscono al medesimo buono acquisto; la ditta acquirente deve apporre anche il nome della ditta cedente (si consiglia anche di apporre l indirizzo); per data di consegna si intende quella indicata dalla ditta cedente e la trasmissione della copia del buono acquisto alla competente autorità deve essere effettuata entro trenta giorni da tale data; Inoltre si ricorda che: nel caso di reso al fornitore la farmacia (cedente) riceve tre copie e dopo aver riempito i campi relativi alla ditta cedente : 1. conserva una copia come documento giustificativo dello scarico; 2. invia anche tramite posta ordinaria, entro 30 giorni dalla data di spedizione apposta sul buono acquisto, una copia al Ministero della Salute Ufficio Centrale Stupefacenti, via Giorgio Ribotta 5, Roma; 3. invia, nel più breve tempo possibile, una copia al fornitore; 2/6

3 è consentita la cessione gratuita tra farmacie di medicinali stupefacenti che richiedono l utilizzo del buono acquisto; in questo raro caso attuato giustificato solo da motivi di emergenza, è sufficiente allegare alla copia del buono acquisto la bolla di accompagnamento comprovante la transazione avvenuta; le case di cura e gli ospedali privi di farmacia interna non possono utilizzare il buono acquisto (salvo specifica autorizzazione Ministeriale ai sensi dell art. 48 DPR 309/90 per necessità di pronto soccorso), ma devono fare ricorso ad una richiesta in triplice copia su carta intestata, firmata dal direttore sanitario, secondo le modalità previste dall art. 42 DPR 309/90; in caso di smarrimento di buono acquisto è necessario sporgere denuncia entro 24 ore dall accertamento presso il più vicino posto di polizia (P.S., Carabinieri, GdiF), dandone altresì comunicazione alla propria ASL competente per territorio; in caso di cambiamento di gestione o direzione della farmacia, la numerazione dei buoni (o l utilizzo del vecchio modello): 1. si interrompe per iniziare nuovamente dal numero 1 (per il vecchio modello è necessario sostituire il bollettario o passare al nuovo modello), se cambia il titolare di farmacia privata; 2. non si interrompe, ma continua la numerazione progressiva (per il vecchio modello si prosegue nell utilizzo), se cambia il direttore di farmacia pubblica o privata gestita in forma societaria o se subentra la gestione provvisoria degli eredi. Allegati: allegato 1 Modello di Buono Acquisto allegato 2 Circolare Min Sal del Cordiali saluti. IL SEGRETARIO Andrea Cicconetti IL PRESIDENTE Franco Caprino La presente è disponibile sul sito nella sezione Area Associati 3/6

4 Allegato 1 BUONO ACQUISTO (D.P.R. n. 309/1990, art. 38, comma 1 bis) n. progressivo annuale anno DITTA ACQUIRENTE: AUTORIZZAZIONE MINISTERIALE INDIRIZZO: RESPONSABILE: FIRMA FUNZIONE: DATA DITTA CEDENTE: AUTORIZZAZIONE MINISTERIALE: INDIRIZZO: RESPONSABILE: FIRMA FUNZIONE: DATA DESCRIZIONE QUANTITA RICHIESTA QUANTITA CONSEGNATA 4/6

5 Allegato 2 INDIRIZZI VARI 5/6

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