BEST PRACTICE NELLE RETI DI RICERCA E SISTEMI DI SERVIZIO DELLA GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALE. dott. MARIO PO Roma 25 maggio 2007

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1 BEST PRACTICE NELLE RETI DI RICERCA E SISTEMI DI SERVIZIO DELLA GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALE dott. MARIO PO Roma 25 maggio 2007

2 Abitanti Due Ospedali con complessivi n. 768 posti letto Personale dipendente: n Comuni del territorio: 30 Bilancio 2006: ,00

3 Investimenti in ICT (Fondazione Rosselli, 2006)

4 Diffusione banda larga (Fondazione Rosselli, 2006)

5 FORMAZIONE & INNOVAZIONE Senza interventi di formazione, incentivi, motivazione delle risorse umane non è possibile introdurre innovazione nella P.A. e nuovi documenti digitali. Altrimenti viene considerata come un lusso da eliminare in una situazione di mezzi finanziari scarsi.

6 Capitale umano (Fondazione Rosselli, 2006)

7 Indici innovazione: classifica finale (Fondazione Rosselli, 2006)

8 COME DARE EFFICACIA ALL ICT Le condizioni per un ruolo efficace dell ICT in sanità sono: condivisione delle informazioni; collegamento informazioni tra loro in modo opportuno; standardizzazione struttura e contenuti dei documenti digitali; individuazione strumenti per archiviare, reperire, condividere i documenti; creazione infrastruttura che sia in grado di far dialogare sistemi informativi, procedure informatiche e scambio dati e informazioni.

9 VALORI ATTUALI STIMATI DEI COSTI E BENEFICI DI E-HEALTH PER UNA ECONOMIA SANITARIA VIRTUALE Valori attuali dei costi annuali Valori attuali dei benefici virtuali

10 I PROBLEMI DI IERI RITORNANO L introduzione di una nuova gestione documentale digitale in ambito sanitario evidenzia quattro ordini di problematiche: a) i difetti mascherati dal sistema tradizionale cartaceo vengono esaltati (replicazioni ingiustificate di atti, sconnessioni cronologiche delle fasi cartacee, documentabilità inutile di situazioni irrilevanti, ecc.); b) la resistenza degli operatori a lasciare traccia delle proprie operazioni, non assumendosene la responsabilità; c) la difficoltà ad affidarsi al sistema, considerato invece come soggetto terzo se non come avversario ; d) l ostilità a collocare il documento dentro una logica integrata di processo e di prodotto.

11 I NUOVI DOCUMENTI Gli elementi chiave di un azione rivolta ad una nuova gestione documentale sono: produzione di valore (gli assistiti chiedono valore); riduzione degli sprechi (come le decisioni sono dei dirigenti, così sono soltanto gli operatori che possono vedere gli sprechi); visione del flusso operativo, che evidenzia tempi di attesa, duplicazioni, falsi tecnicismi, ecc.

12 I VANTAGGI DELL ICT PER I PAZIENTI

13 I VANTAGGI DELL ICT PER GLI OPERATORI SANITARI

14 PESO DECISIONALE DI UN INNOVAZIONE Il 95% del peso decisionale (cioè anche il 95% dei problemi, delle cose che accadono, ecc.) di un innovazione è della direzione aziendale, che deve comprendere, nell analisi dei rischi, la individuazione e la gestione delle complessità organizzative.

15 SCELTE MANAGERIALI COERENTI Mandato di pagamento informatico Referti clinici digitali Cartella clinica on line Ambiti riconosciuti di Flussi & Documenti Digitali Analisi dei processi Formazione Tecnologia Interventi di base

16 RISULTATI BRILLANTI RISULTATI MEDIOCRI NEI PROCESSI DOCUMENTALI Si possono ottenere risultati brillanti da persone di medie capacità (che operano e migliorano processi brillanti), piuttosto che ottenere risultati mediocri con persone brillanti che operano con processi documentali difettosi.

17 LO STATO PREESISTENTE DEGLI ARCHIVI La documentazione risultava archiviata in più sedi: Documentazione amministrativa Numero di sedi 14 Consistenza in metri lineari Documentazione sanitaria Cartelle cliniche (dal 1905) Totale

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20 ARCHIVIO CLINICO

21 ARCHIVIO STORICO

22 LO SVILUPPO FUNZIONALE DEL D.D.C. ACCESSO CON SMART CARD DISPONIBILITA DOCUMENTALE ON LINE SERVIZI WEB ON DEMAND ARCHIVIAZIONE FISICA INAMOVIBILE RIPRODUZIONE DOCUMENTALE DAL D.D.C. FUNZIONI DI KNOWLEDGE MANAGEMENT DIGITALIZZAZIONE SOSTITUTIVA INTEGRAZIONE D.D.C. CON SISTEMA DIGITALE RICOVERI

23 L ACCESSO AL SISTEMA L accesso al sistema da parte degli operatori (circa 300 utenti) avviene mediante smart card che consente sicurezza, segretezza e tracciabilità delle operazioni.

24 H OSPEDALE CASTELFRANCO H OSPEDALE MONTEBELLUNA 40 UNITA OPERATIVE DI RICOVERO L ACCESSO AL D.D.C cartelle cliniche on line nel D.D.C. DIREZIONE MEDICA REPARTI PRONTO SOCCORSO SALE OPERATORIE AMBULATORI 350 utenti autorizzati all accesso al D.D.C.

25 CONSERVAZIONE DELLE CARTELLE CLINICHE IN CARTACEO

26 PRELIEVO CARTELLA CLINICA

27 IL TRATTAMENTO DELLE CARTELLE CLINICHE Il trattamento delle cartelle cliniche avviene secondo un protocollo operativo verificato che assicura la conformità all originale cartaceo del documento digitale. Le fasi operative prevedono: la cartellinatura cioè il riordino di tutti i documenti contenuti in ciascun fascicolo di cartella clinica; la digitalizzazione della cartella clinica; l apposizione, a conclusione delle operazioni di digitalizzazione, della firma digitale e della marcatura temporale; l archiviazione del documento digitale. La verifica di corretta applicazione del suddetto protocollo permette di evitare il controllo di conformità su ogni foglio del singolo documento.

28 CARTELLINATURA DELLA CARTELLA CLINICA

29 DIGITALIZZAZIONE DELLA CARTELLA CLINICA

30 RIVERSAMENTO DA MICROFILM

31 LA DOPPIA FIRMA DIGITALE 1. A conclusione del processo di digitalizzazione, il responsabile della conservazione appone la propria firma digitale che attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva (il nuovo originale digitale è conforme all originale cartaceo); 2. Il medico incaricato della direzione medica di ospedale appone, a sua volta, la propria firma digitale sull originale digitale per certificare che da esso è stata estratta una copia conforme all originale, di tipo cartaceo che viene consegnata all utente che ne ha fatto preventiva richiesta.

32 DIGITALIZZAZIONE: FUNZIONE DI FIRMA DIGITALE

33 IL WORK FLOW DOCUMENTALE CLINICO produzione cartella clinica cartacea conservazione cartella clinica cartacea produzione cartella clinica digitale cartella clinica digitale on-line REPARTI Ospedali esistenti Ospedali cessati ARCHIVIO UNICO AZIENDALE DEPOSITO DIGITALE CLINICO UTENTI Direzione Medica Reparti Pronto Soccorso Rianimazione Sale operatorie Ambulatori RETE DATI IN FIBRA OTTICA AD ALTISSIMA VELOCITA 1 Gbps

34 LA CARTELLA CLINICA ON LINE

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36 PROBLEMATICHE E VANTAGGI NELLA CLASSIFICAZIONE DELLA CONOSCENZA NON STRUTTURATA Poiché il 90% di tutta la conoscenza organizzativa è di tipo testuale e la crescita annua del volume di documenti è pari al 20%, bisogna perseguire: a) efficienza nel recupero dell informazione: evitare l esame di grosse quantità di testo inessenziale - Sintesi - Classificazione - Recupero dei testi sulla base dei loro contenuti b) Scalabilità e maneggevolezza - Aggiornamento e indicizzazione continua - Recupero intelligente - Integrità e sicurezza

37 I SISTEMI ESISTENTI DI GESTIONE DELLA CONOSCENZA Fino ad oggi il recupero dell informazione testuale avveniva con: strumenti di ricerca keyword-based (basati su parole chiave): restituiscono i documenti che contengono le parole cercate, ma spesso sono irrilevanti dal punto di vista informativo; scartano documenti interessanti che non contengono le parole usate per la ricerca. gli strumenti che derivano dall area dell Information Extraction: non sono in grado di integrare informazioni provenienti da sorgenti eterogenee non integrate / non compatibili; consentono l estrazione di informazioni rilevanti solo grazie all intervento umano keyword costruita.

38 IL SISTEMA DI B.I. APPLICATO AL DDC DELL ULSS Il sistema classifica i documenti sulla base del significato espresso e consente l esecuzione di ricerche basate su metadati, parole chiave, concetti e categorie di interesse. OLEX Gli utenti possono accedere alle informazioni in modalità multicanale secondo dei livelli di accesso personalizzati. Schemi di classificazione Il sistema avverte gli utenti in maniera proattiva della presenza di nuovi documenti di interesse.

39 Il sistema usa: LE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI B.I. ontologie per la rappresentazione formale della conoscenza di dominio; tecnologie di analisi morfo-sintattica e terminologica per ottenere una rappresentazione dei documenti di testo in formato machine-readable (cioè adatto all elaborazione informatica); la potenza della programmazione logica per: individuare concetti all interno dei documenti; classificarli semanticamente rispetto a categorie di interesse.

40 CLASSIFICAZIONE SEMANTICA DEI DOCUMENTI ULSS Obiettivi - archiviare in maniera sicura i documenti cartacei prodotti per ogni procedura clinico sanitaria; -rendereaccessibili le informazioni testuali ai medici e al personale autorizzato; - consentire il monitoraggio dei processi di cura, con maggiore evidenza dei comportamenti prescrittivi e diagnostici. Vantaggi - miglioramento dei livelli di qualità dell assistenza; - razionalizzazione della spesa sanitaria attraverso la conoscenza dei processi fuori norma ; - efficacia negli studi epidemiologici condotti sulla grande quantità di informazioni raccolte.

41 CLASSIFICAZIONE SEMANTICA APPLICATA ALLA CARTELLA CLINICA INFORMATICA / 1 L individuazione intelligente delle categorie di riferimento per le cartelle cliniche assicura al personale ospedaliero un accesso ai documenti clinici in funzione delle esigenze professionali, ed una maggiore efficienza nell elaborazione delle informazioni raccolte: attraverso i sistemi informatici a supporto delle attività di cura ed assistenza sanitaria; attraverso la documentazione iconografica o di referto. fornisce una nuova modalità di recupero dell informazione, che assicura maggiore efficacia agli studi clinici.

42 CLASSIFICAZIONE SEMANTICA APPLICATA ALLA CARTELLA CLINICA INFORMATICA / 2 L elaborazione ontologica delle informazioni presenti nelle cartelle cliniche, consente: - la riorganizzazione dei dati per CONCETTI; - la rappresentazione dei dati secondo schemi e relazioni comprensibili alla macchina. Il sistema quindi riesce a stabilire correlazioni intelligenti tra termini, situazioni e contesti, anche se - riguardanti diverse sezioni della stessa cartella o diverse cartelle; - espressi secondo differenti modalità e terminologie.

43 CLASSIFICAZIONE SEMANTICA APPLICATA ALLA CARTELLA CLINICA INFORMATICA / 3 Il personale medico può consultare il sistema attraverso chiavi di lettura non convenzionali e non necessariamente presenti nei dati testuali della cartella ottenendo così: un controllo maggiore delle implicazioni legate alla correlazione tra patologie, diagnosi o percorsi di cura; un migliore supporto alle decisioni; un potenziale confronto tra situazioni cliniche analoghe (e conseguenti percorsi d intervento attuati) sull intera base informativa di reparto o di caso clinico; una sintesi statistica dei dati che può essere letta, riorganizzata o rimodulata secondo esigenze diverse.

44 IL GOVERNO AZIENDALE DEL CICLO OPERATIVO DOCUMENTALE STANDARDIZZARE PIANIFICARE VERIFICARE FARE