Come si avvia excel. La finestra di excel. Cartella di lavoro. Aprire un documento. Operazioni di salvataggio. FOGLIO ELETTRONICO Parte prima

Transcript

1 Progetto IUVARE Codice progetto CIP: 2007.IT.051.PO.003/II/D/F/9.2.1/0299 Corso Operatore/trice socio assistenziale MODULO "INFORMATICA DI BASE" Docente: Arch. Tommaso Campanile Come si avvia excel FOGLIO ELETTRONICO Parte prima Excel 2000 è un foglio elettronico che ti permette di analizzare, interpretare e presentare efficacemente tutto ciò che ha a che fare con numeri e formule. Oggi migliaia di persone utilizzano questo programma in quanto, con soddisfazione, permette di preparare budget, previsioni sugli investimenti finanziari, bilanci, ecc.. Per avviare il programma Microsoft Excel: 1.Premi il pulsante Start della barra delle applicazioni di Windows 2.Seleziona il menu Programmi 3.Scegli la voce Microsoft Excel La finestra di excel Quella che vedi è la finestra principale di Excel Come puoi osservare, è composta da diversi elementi comuni alle applicazioni Office (Barra del titolo, dei menu, degli strumenti, ecc.). Un elemento caratteristico di Excel è la Barra della formula che visualizza sulla sinistra l'indirizzo della cella e sulla destra il contenuto della cella stessa. Cartella di lavoro Microsoft Excel identifica come cartella di lavoro, l'insieme di fogli di lavoro raccolti come una rubrica telefonica e identificati da un'etichetta chiamata scheda. Ma cos'è un foglio di lavoro? Per Foglio di lavoro si intende l'insieme delle celle, ciascuna delle quali può contenere dei dati. Le celle vengono riferite indicando la riga e la colonna in cui si trovano, e più precisamente, si usano i numeri per indicare le righe e le lettere per indicare le colonne. In questo modo la cella B3 corrisponde a quella cella che si trova all'incrocio tra la seconda colonna (B) e la terza riga (3). L'utilizzo delle celle è molto semplice. Basta posizionarsi sulla cella desiderata, fare clic e inserirvi un dato o una formula. Operazioni di salvataggio Excel è particolarmente attento nel controllare che prima di chiudere l'applicazione sia stata salvata la cartella di lavoro su cui sono state apportate delle modifiche. Qualora si tenti di chiudere senza aver salvato, Excel invia un messaggio che, oltre a ricordarlo, consente di effettuare immediatamente l'operazione. Naturalmente è sempre possibile decidere di non salvare le modifiche apportate, o anche di annullare l'operazione di chiusura. Aprire un documento Supponiamo ti venga richiesto di aggiornare il numero di Carte d'identità emesse dalla Provincia di Potenza nell'anno La cartella di lavoro Carte identità.xls è stata precedentemente creata da un tuo collega. Per aprire tale cartella: 1. Premi il pulsante (Apri) 2. Seleziona Carte identità dalla finestra di dialogo Apri 3. Premi il pulsante Apri della finestra di dialogo

2 Proviamo ad inserire nel file Carte identità.xls, il numero di carte d'identità emesse nell'anno Fai clic sulla cella B5 2. Digita Conferma con Invio Per effettuare l'operazione di salvataggio delle modifiche inserite nel file Carte identità.xls: Premi il pulsante (Salva). Excel consente di aprire più cartelle di lavoro per permettere all'utente di lavorare su più documenti contemporaneamente. Ad esempio, proviamo ad aprire il file Certificati residenza. Come puoi vedere dall'immagine, i due file aperti sono evidenziati da due pulsanti situati nella Barra delle applicazioni di Windows. Ciò ti consente di spostarti liberamente da un file all'altro. Spostarsi da un file all altro Ecco come si presenta la videata di Excel In questo modo puoi lavorare contemporaneamente con due o più fogli di lavoro e allo stesso tempo avere tutti i dati a portata di mano. Per spostarti sul file Carte identità.xls: Premi il relativo pulsante sulla Barra delle applicazioni. Per visualizzare contemporaneamente i due file: 1. Scegli il comando Disponi dal menu Finestra 2. Seleziona, ad esempio, l'opzione Orizzontale per visualizzare i due documenti uno sotto l'altro 3. Premi il pulsante OK Per disattivare tale funzione, occorre: Scegliere il comando Disponi dal menu Finestra Selezionare l'opzione Finestre della cartella di lavoro attiva Premere il pulsante OK Creare una nuova cartella di lavoro Proviamo adesso a creare una nuova cartella di lavoro. Per fare ciò: Premi il pulsante (Nuovo documento vuoto). Abbiamo creato una nuova cartella di lavoro pronta per essere elaborata. Prima di cominciare, però, è opportuno salvare tale cartella assegnandole un nome significativo che ricordi il contenuto del foglio di lavoro. Abbiamo creato una nuova cartella di lavoro pronta per essere elaborata. Prima di cominciare, però, è opportuno salvare tale cartella assegnandole un nome significativo che ricordi il contenuto del foglio di lavoro. Per fare ciò: Premi il pulsante (Salva). Quella mostrata è la finestra di dialogo Salva con nome, che viene visualizzata quando non abbiamo ancora assegnato un nome al file. Nella parte inferiore della finestra troviamo due caselle: Nome file in cui puoi scrivere il nuovo nome che desideri attribuire al file Salva come che mostra il formato con cui il file viene salvato Nella parte superiore della finestra troviamo la casella Salva in che permette di scegliere dove vogliamo salvare il file, cioè in quale unità disco e in quale cartella.

3 La destinazione di default è la cartella Documenti, di cui è mostrato il contenuto, ma se premiamo il pulsante Freccia giù sono visualizzate tutte le altre possibili posizioni di salvataggio. Ad esempio, per salvare il file su un floppy, basta selezionare l'icona relativa dall'elenco Assegnare un nome alla cartella di lavoro e salvarla Per assegnare un nome alla nostra cartella di lavoro e salvarla, ad esempio, nella cartella Documenti: 1. Scrivi Certificati famiglia nella casella Nome file 2. Premi il pulsante Salva Il documento è stato salvato all'interno della cartella Documenti, e il nome Certificati famiglia appare nella Barra del titolo. Per chiudere una cartella di lavoro dopo averla opportunamente salvata (nel nostro esempio la cartella Certificati famiglia.xls), Premi il pulsante Chiudi della finestra del documento. Per chiudere, invece, l'applicazione Excel 2000 puoi scegliere il comando Esci dal menu File oppure premere il pulsante Chiudi situato in alto a destra dello schermo L assistente di office Per lavorare con il foglio elettronico non occorre imparare nulla a memoria: Excel 2000 offre molti strumenti di aiuto e di guida a coloro che lo utilizzano! Il più semplice di questi strumenti è l'assistente di Office, una simpatica icona animata di nome Clippy, che ti aiuta a risolvere alcuni problemi. Per richiamare il nostro amico Clippy: Premi il pulsante (Guida in linea Microsoft Excel) sulla Barra degli strumenti. Nel fumetto dell'icona animata è possibile inserire una qualunque richiesta di informazioni. Proviamo, per esempio, a digitare il seguente testo: "Come annullare gli errori" e successivamente premiamo il pulsante Cerca. Clippy propone una serie di argomenti correlati al testo che è stato digitato. Per visualizzare il contenuto del primo: Fai clic sulla frase "Annullare errori La risposta dell'assistente di Office appare all'interno di una finestra di dialogo. Dopo averla letta puoi scegliere di mantenerla aperta e seguire le istruzioni passo passo, oppure puoi chiuderla.

4 Sommario Indice Ricerca libera Excel 2000 dispone inoltre delle seguenti funzioni: Sommario: permette di consultare la Guida come un libro suddiviso in capitoli, o un'enciclopedia composta da tanti libri e capitoli; Indice: corrisponde ad un indice analitico di un normale libro cartaceo; Ricerca libera: permette di cercare le parole contenute nella Guida. Usando la Guida potrai cercare tu stesso la risposta ad ogni problema operativo. Guida rapida Altrettanto rapidamente, è possibile ottenere informazioni più esaustive utilizzando la Guida rapida di Excel L'impiego di questo strumento è molto semplice. Occorre: Selezionare Guida rapida dal menu? Fare clic, ad esempio, sul pulsante (Copia) della Barra degli strumenti MODIFICARE LE IMPOSTAZIONI DI BASE Lo zoom Con Excel 2000, come per tutte le altre applicazioni Office, hai diverse soluzioni per modificare la visualizzazione dello schermo. Tra queste abbiamo la funzione Schermo intero. Per attivarla: Scegli il comando Schermo intero dal menu Visualizza. Per modificare la dimensione di visualizzazione del foglio di lavoro: 1. Premi la piccola freccia del pulsante (Zoom) sulla Barra degli strumenti 2. Scegli la dimensione, ad esempio, 50% Quello che vedi, è come si presenta lo schermo dopo aver attivato la funzione Schermo intero; come puoi notare non sono presenti le Barre degli strumenti. Per disattivare tale funzione è sufficiente premere il pulsante Chiudi schermo intero. Come vedi, utilizzando il comando Zoom puoi personalizzare la visualizzazione del foglio di lavoro, riducendo o ingrandendo la porzione che desideri Il menu visualizza Excel 2000 ti permette di nascondere quegli elementi dello schermo che non usi frequentemente. Per nascondere, per esempio, la Barra degli strumenti formattazione: 1. Scegli Barre degli strumenti sul menu Visualizza 2. Seleziona Formattazione dall'elenco a discesa visualizzato Proviamo a personalizzare la Barra degli strumenti aggiungendo il pulsante Salva come pagina Web. Per far ciò occorre: Scegliere Barre degli strumenti sul menu Visualizza Seleziona Personalizza dall'elenco a discesa visualizzato Trascinare il pulsante desiderato sulla Barra degli strumenti standard Chiudere la finestra Personalizza Per ripristinare le impostazioni originali della Barra degli strumenti standard occorre: Scegliere Barre degli strumenti sul menu Visualizza Seleziona Personalizza dall'elenco a discesa Selezionare la scheda Barra degli strumenti Premere il pulsante Reimposta Premere il pulsante OK alla richiesta di annullamento delle modifiche apportate precedentemente alla Barra degli strumenti standard Chiudere la finestra Personalizza

5 Salvare una cartella in un altro formato Excel 2000 ti permette di salvare la tua cartella di lavoro: in una versione precedente di Microsoft Excel (es. Excel 5.0/95) oppure in un altro formato file, per esempio, txt, html, wk4, ecc.. Ciò ti può essere utile qualora volessi passare il contenuto della tua cartella ad un tuo collega e quest'ultimo non avesse installato l'applicazione Excel 2000 sul proprio PC. In questo modo hai creato una nuova cartella di lavoro per l'applicazione Excel versione 5.0/95 Per salvare la cartella di lavoro Certificati residenza.xls in un formato adatto per la versione di Excel 5.0/95 (versione anteriore ad Excel 2000): 1. Scegli il comando Salva con nome dal menu File 2. Premi il pulsante in corrispondenza della casella Tipo file e seleziona Cartella di lavoro di Microsoft Excel 5.0/95 3. Digita Certificati residenza versione 95 nella casella Nome file 4. Premi il pulsante Salva Pubblicazioni di excel Così facendo hai trasformato un foglio di lavoro in una pagina Web pronta per essere visualizzata da un qualunque browser. Excel 2000 ti da la possibilità di pubblicare il contenuto di una cartella di lavoro o di un singolo foglio su Internet. Supponiamo di voler pubblicare il foglio di lavoro Comune di Potenza presente nella cartella Carte identità.xls. Per far ciò, il documento Excel deve essere in formato HTML. Per convertire un foglio di lavoro in formato HTML: Scegli il comando Salva come pagina Web dal menu File. Per disposizione predefinita, Excel assume che tu stia convertendo l'intera cartella di lavoro. Per pubblicare esclusivamente il singolo foglio Comune di Potenza: 1. Scegli l'opzione Seleziona: Foglio 2. Premi il pulsante Salva Inserire dati Il foglio di lavoro somiglia molto ad un foglio di carta quadrettata per l'analisi contabile. Il foglio di lavoro è diviso in righe e colonne. Le colonne (in tutto 256) sono identificate dalle lettere dell'alfabeto mentre le righe (per un totale di 16384) sono rappresentate da numeri; nulla da temere quindi in quanto a spazio! L'intersezione di una colonna e di una riga forma una cella. Ciò consente di identificare in modo univoco, senza possibilità di errore, ciascuna cella del foglio di lavoro. Le coordinate che rappresentano il riferimento di una cella prendono il nome di indirizzo. La cella sulla quale si può operare è circondata da un riquadro scuro e prende il nome di cella attiva. Nel nostro esempio, la cella attiva ha l'indirizzo A1 Il riferimento della cella, al momento attiva, è mantenuto visibile nella prima zona della Barra formula; nel nostro caso è A1. Prova a selezionare la cella B4. L'indirizzo della cella corrente nella casella nome ora è B4

6 Ora che si sa come muoversi in questa scacchiera, possiamo iniziare ad inserire qualche dato all'interno del foglio di lavoro. Per far ciò: 1. Scrivi la parola Anno all'interno della cella A1 2. Seleziona la cella B1 e scrivi la parola Numero pratiche 3. Seleziona la cella A2 e scrivi Seleziona la cella B2 e scrivi Premi Invio Ripristinare un'operazione è altrettanto semplice: basta premere il pulsante Ripristina! Come le altre applicazioni Office, anche in Excel è possibile annullare le ultime operazioni eseguite. Per farlo è sufficiente: Premere il pulsante Annulla I dati inseriti in una cella possono avere funzioni e formati diversi, ma Excel li considera come appartenenti a due sole categorie: Numeri e Testo. Vengono considerati Numeri tutti i dati in formato numerico (per esempio: 5, 0.5, 500, 5000, 50%, 50), le formule ed i risultati delle formule. L'inserimento di dati che non hanno forma numerica viene considerato da Excel come esclusivo inserimento di Testo, salvo due eccezioni, cioè i valori che rientrano nelle categorie data e ora. Inoltre, il massimo numero di caratteri che possono essere immessi entro una cella è 255, ad eccezione delle formule per le quali sono ammessi fino a 1024 caratteri. Il testo viene allineato a sinistra della cella, mentre i numeri vengono allineati a destra. Selezionare i dati Immaginiamo di voler selezionare una porzione di celle adiacenti. Per far ciò: 1. Seleziona la cella A1 2. Trascina in diagonale il puntatore del mouse (tenendo premuto il pulsante) fino alla cella C3 3. Rilascia il pulsante del mouse Ora il gruppo di celle selezionato è evidenziato. Per togliere l'evidenziazione basta fare clic con il mouse su una cella qualsiasi. Si possono, inoltre, selezionare gruppi di celle non adiacenti. Per far ciò occorre: Selezionare la cella A1 Tenendo premuto il pulsante sulla tastiera CTRL, fare clic sulle celle B2, C4 e D1 Per evidenziare tutto il foglio: Fai clic sul pulsante Seleziona tutto che si trova in alto a sinistra del foglio di lavoro, tra l'intestazione delle colonne e delle righe. Per selezionare tutte le celle di una riga basta fare clic sull'intestazione della riga, allo stesso modo per selezionare una colonna occorre fare clic sull'intestazione della colonna. Per selezionare tutte le celle della quarta riga: Fai clic sull'intestazione della riga 4.

7 Si possono, inoltre, selezionare colonne o righe non adiacenti. Per selezionare, ad esempio, la prima e la terza riga, occorre: Fare clic sulla riga 1 Tenendo premuto il pulsante sulla tastiera CTRL, fare clic sull'intestazione della riga 3 Rilasciare il pulsante del mouse Ordinare un elenco di dati Excel ti consente di ordinare in modo crescente o decrescente un elenco di dati. Per ordinare, ad esempio, in modo crescente (dalla A alla Z) i nominativi elencati nella colonna A bisogna: Selezionare con il puntatore del mouse le celle da A2 a A10 Premere il pulsante Ordinamento crescente sulla Barra degli strumenti Allo stesso modo, possiamo ordinare l'elenco dei nomi in modo decrescente (dalla Z alla A). Per farlo occorre: Selezionare con il puntatore del mouse le celle da A2 a A10 Premere il pulsante Ordinamento decrescente sulla Barra degli strumenti In questo modo è possibile ordinare in modo crescente o decrescente anche una serie di dati rappresentati da valori numerici o date. La funzione copia e incolla L'organizzazione dei dati in un foglio di lavoro può cambiare nel tempo; si potrebbe quindi avere la necessità di copiare o spostare il contenuto di celle all'interno del proprio foglio di lavoro. Per copiare il contenuto di una o più celle, si utilizzano i comandi Copia ed Incolla. Per copiare il contenuto delle celle B2 e B3 nelle cella B8 e B9 occorre: Selezionare le celle da B2 a B3 Premere il pulsante Copia Selezionare le celle da B8 a B9 Premere il pulsante Incolla In questo caso hai copiato dei numeri da una sezione del foglio di lavoro ad un'altra. Proviamo adesso a copiare, sempre all'interno dello stesso foglio elettronico, la formula situata nella cella B5 all'interno della cella C5: Per fare ciò occorre: Selezionare la cella B5 Premere il pulsante Copia nella Barra degli strumenti standard Seleziona la cella C5 Premere il pulsante Incolla

8 La formula è stata rapidamente incollata e, come si può osservare dalla Barra della formula, anche gli indirizzi delle celle ad essa relativi sono stati automaticamente aggiornati. Formula numerica Le formule permettono di calcolare valori e, più precisamente, consentono ad esempio di sommare una colonna di numeri e visualizzare il risultato, dividere un numero per un altro o effettuare qualunque tipo di calcolo. Nella cella B5 abbiamo inserito una semplice formula, che calcola automaticamente la somma del numero di carte d'identità emesse nell'anno 1999 e La formula, visibile sulla Barra della formula, comincia sempre con un simbolo di uguale (=). Dopo tale simbolo, sono riportati gli indirizzi di cella B2 e B3 (separati dall'operatore aritmetico dell'addizione) che rappresentano il numero di carte d'identità emesse nell'anno 1999 e Se il contenuto delle celle B2 e B3 dovesse cambiare, viene automaticamente calcolato e visualizzato nella cella B5 il nuovo risultato La funzione taglia Per spostare il contenuto di una o più celle all'interno dello stesso foglio di lavoro si utilizzano i comandi Taglia ed Incolla. Per spostare il contenuto delle celle A2 e A3 nelle celle B8 e B9 occorre: Selezionare le celle A2 e A3 Premere il pulsante Taglia Selezionare le celle B8 e B9 Premere il pulsante Incolla Come puoi notare, Excel ha spostato i due numeri da una sezione ad un'altra del fogli di lavoro. Proviamo adesso a spostare la formula situata nella cella B5 ed incollarla nella cella C5. Per fare ciò occorre: Selezionare la cella B5 Premere il pulsante Taglia sulla Barra degli strumenti standard Seleziona la cella C5 Premere il pulsante Incolla La formula è stata rapidamente incollata e, come si può osservare dalla Barra della formula, gli indirizzi delle celle ad essa relativi sono rimasti invariati Excel 2000 ti mette a disposizione una serie di opzioni per cancellare il contenuto di un insieme di celle.per cancellare l'interno contenuto ed il relativo formato, occorre: Selezionare l'intervallo di celle da cancellare Scegliere il comando Cancella dal menu Modifica Selezionare l'opzione Tutto

9 Per mantenere il contenuto ma cancellare la formattazione applicata ai dati ed alle celle occorre: Selezionare l'intervallo di celle da cancellare Scegliere il comando Cancella dal menu Modifica Selezionare l'opzione Formati Per cancellare l'interno contenuto mantenendo invariato il formato delle celle, occorre: Selezionare l'intervallo di celle da cancellare Premere il tasto CANC Il comando trova Come per tutte le altre applicazioni Office, Excel 2000 dispone del comando Trova che ti permette di cercare uno o più dati all'interno del foglio di lavoro. Immaginiamo di voler trovare nel foglio di lavoro il valore Tale funzione è particolarmente utile qualora le informazioni all'interno del foglio di lavoro siano numerose, consentendoti così un notevole risparmio di tempo. Per fare ciò occorre: Scegliere Trova dal menu Modifica Scrivere1300 nella casella Trova Selezionare Valori dalla casella Cerca in Fare clic sul pulsante Trova successivo Premere il pulsante Chiudi Come puoi osservare, Excel ha evidenziato nella cella B5 il valore da te ricercato. Il comando sostituisci Il comando Sostituisci ti consente di sostituire automaticamente un dato (testo o numero) ad un altro all'interno del foglio di lavoro. Immaginiamo di voler rimpiazzare nel foglio di lavoro il valore 1200 con Come puoi notare nella casella C3 Excel 2000 ha sostituito il valore 1200 con Ti consiglio di utilizzare tale funzione in modo prudente in quanto, la sostituzione inavvertita di valori o caratteri, potrebbe portare scompiglio all'intero foglio di lavoro. Per fare ciò occorre: Scegliere Sostituisci dal menu Modifica Scrivere 1200 nella casella Trova Nella casella Sostituisci con, scrivere 1500 Fare clic sul pulsante Sostituisci tutto

10 Inserire righe e colonne L'inserimento di una nuova riga o colonna è un'operazione molto semplice. Immaginiamo di voler aggiungere alla nostra tabella una nuova riga al fine di inserire i dati relativi all'anno Per far ciò: 1. Seleziona la cella A2 2. Scegli Righe dal menu Inserisci Il menu Inserisci, naturalmente, consente anche l'inserimento di nuove colonne. Proviamo, ad esempio, ad aggiungerne una nuova, tra le colonne Anno e Num. Carte d'identità. Ricorda, comunque, che per aggiungere righe e colonne al posto giusto è importante posizionare il cursore sulla cella antecedente a quella in cui si desidera inserire una nuova riga o colonna. Per far ciò occorre: Selezionare la cella B1 Scegliere Colonne dal menu Inserisci La larghezza di una colonna nonché l'altezza di una riga sono definite automaticamente al momento dell'apertura di una nuova cartella di lavoro. Il metodo più semplice per modificare la larghezza (altezza) di una cella è agire con il mouse sull'intestazione della colonna (riga) che si vuole modificare. È proprio quando il puntatore si trasforma in una freccia a due punte che hai la possibilità di ridimensionare o aumentare la larghezza (altezza) della cella e quindi della colonna (riga). Proviamo ad esempio a modificare l'ampiezza della colonna B. Per far ciò, occorre: Portare il puntatore del mouse tra le colonne B e C fino a quando cambia forma Fare clic e, mantenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinare il puntatore verso destra fino all'ampiezza desiderata Rilasciare il pulsante sinistro del mouse Come vedi il contenuto della cella B1 ora è completamente visibile Durante l'operazione, Excel visualizza la variazione delle misure su una piccola finestra nella Barra della formula. È opportuno rammentarti che la stessa procedura può essere utilizzata qualora si voglia modificare l'altezza di una riga. Un altro modo più puntuale che consente di modificare con esattezza la larghezza di una colonna o l'altezza di una riga consiste nell'utilizzare i comandi: Altezza del sottomenu Riga Larghezza del sottomenu Colonna entrambi inclusi nel menu Formato Ipotizziamo ad esempio di voler aumentare l'altezza della riga 5 per un valore pari a 30 punti. Per fare ciò: 1.Seleziona la riga 5 facendo clic sull'intestazione della riga 2.Nel menu Formato, scegli il comando Altezza dal sottomenu Riga 3.Scrivi nella casella Altezza riga il valore 30 4.Premi il pulsante OK

11 Valore L'altezza di una riga è espressa in punti ed il suo valore massimo è 409,5 punti. Con il valore zero (0) la riga risulta nascosta, cosicché occorre utilizzare tale valore con prudenza. L'altezza di riga predefinita per la maggior parte dei fogli di lavoro è pari a 12,75 punti, un valore che è utile conoscere per poter riportare l'altezza di riga al valore originario nel caso di una modifica accidentale. Eliminare colonne Per eliminare un'intera colonna (o un'intera riga) è sufficiente posizionarsi su una qualsiasi cella della colonna (della riga) ed utilizzare il menu Modifica. Per eliminare, ad esempio, la colonna B: 1. Seleziona la cella B1 2. Scegli il comando Elimina dal menu Modifica 3. Seleziona l'opzione Colonna Intera 4. Conferma con OK Come vedi la colonna Num. Carte d'identità non compare più all'interno del foglio di lavoro. Per eliminare, invece, una determinata riga occorre selezionare all'interno della finestra Elimina l'opzione Riga intera