REGOLAMENTO PER LA CONDUZIONE DELLE SPERIMENTAZIONI CLINICHE

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1 REGOLAMENTO PER LA CONDUZIONE DELLE SPERIMENTAZIONI CLINICHE Art. 1 - SCOPO...2 Art. 2 - CAMPO DI APPLICAZIONE...2 Art. 3 - DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI...2 Art. 4 - PROCEDURE E RESPONSABILITA...5 Art. 5 - RIPARTIZIONE COMPENSI...7 Art. 6 - ALLEGATI...8 1/8

2 Articolo 1 - Scopo Scopo del presente regolamento è definire un quadro normativo generale per la conduzione di tutte le attività di Sperimentazione Clinica presso la Fondazione IRCCS Istituto Neurologico C. Besta, dalla progettazione alla pianificazione, approvazione, conduzione, monitoraggio fino alla stesura del rapporto finale, nonché gli aspetti economici connessi alla Sperimentazione stessa. Le singole specifiche attività correlate alla conduzione degli studi clinici sono regolamentate dalle norme di GCP (DM 15 luglio 1997, D.lgs. n. 211 del 24 giugno 2003, D. lgs. n. 200 del 6 novembre 2007 e del DM 21/12/2007) e dalle disposizioni legislative applicabili (All. 1) e disciplinate dalle relative Procedure Operative Standard della Fondazione. Articolo 2 - Campo di applicazione Il presente regolamento si applica a tutte le attività di Ricerca Clinica che si svolgono presso la Fondazione IRCCS Istituto Neurologico C. Besta. Articolo 3 - Definizioni e abbreviazioni Per Sperimentazione Clinica si intende ogni sperimentazione su soggetti umani finalizzata ad identificare o verificare gli effetti clinici, di uno o più medicinali o di procedure terapeutiche non farmacologiche (ad esempio intervento chirurgico, protocollo di radioterapia, dispositivi medici, etc.) in sperimentazione e/o ad identificarne ogni reazione avversa. Nel caso di medicinali sperimentali, la sperimentazione può essere intesa a studiarne gli effetti farmacodinamici, il meccanismo di azione, l'assorbimento, la distribuzione, il metabolismo e l'eliminazione, con l obiettivo di valutarne la sicurezza e/o l efficacia. Le sperimentazioni cliniche possono essere profit o no-profit. I termini sperimentazione clinica e studio clinico sono sinonimi. Sperimentazione Clinica Multicentrica è uno studio clinico effettuato seguendo un unico Protocollo in più Centri e per questa ragione condotto da più Sperimentatori. Protocollo E un documento che descrive l obiettivo o gli obiettivi, la progettazione, la metodologia, gli aspetti statistici e l organizzazione di uno studio. Il Protocollo solitamente fornisce anche le informazioni di base ed il razionale di uno studio clinico, che possono peraltro anche essere contenuti in altri documenti a cui fa riferimento il Protocollo. Emendamento al Protocollo E la descrizione scritta di una o più modifiche apportate ad un Protocollo o un chiarimento formale allo stesso. Una volta approvato l emendamento è parte integrante del Protocollo cui si riferisce. Scheda Raccolta Dati (CRF) E un documento su supporto cartaceo, ottico o elettronico progettato per registrare tutte le informazioni richieste dal Protocollo relativamente a ciascun partecipante allo studio clinico. 2/8

3 La Buona Pratica Clinica (GCP, Good Clinical Practice recepite con D.M. 15 luglio 1997) è uno standard internazionale di etica e qualità scientifica cui fare riferimento per la progettazione, la conduzione, il monitoraggio, la verifica, la registrazione, le analisi ed i rapporti relativi agli studi che coinvolgono soggetti umani, che garantisce che i dati ed i risultati riportati siano attendibili ed accurati e che siano tutelati i diritti, l integrità, la riservatezza e la sicurezza del benessere dei soggetti partecipanti allo studio, in conformità con i principi stabiliti dalla dichiarazione di Helsinki. Lo Sperimentatore è la persona responsabile della conduzione dello studio clinico presso un Centro di sperimentazione. Se uno studio viene condotto da un gruppo di persone nello stesso centro, lo Sperimentatore responsabile del gruppo è definito Sperimentatore Principale mentre Aiuto-Sperimentatore (Co-Investigator) è ogni singolo membro del team di ricerca clinica, designato e supervisionato dallo Sperimentatore Principale, per eseguire le attività cliniche previste dal Protocollo dello studio e per prendere decisioni importanti per la sperimentazione. Nel caso di Sperimentazione Clinica Multicentrica è necessario individuare uno Sperimentatore Coordinatore che è responsabile del coordinamento degli Sperimentatori nei diversi centri che partecipano alla Sperimentazione stessa. Il Monitor dello studio è responsabile della supervisione dell andamento dello studio clinico per garantire che sia condotto in osservanza del Protocollo, delle Procedure Operative Standard (SOP), delle normative di GCP e delle disposizioni normative applicabili. Lo Sponsor è un individuo, società, istituzione od organismo che, sotto propria responsabilità, promuove l inizio, gestisce e/o finanzia uno studio clinico. Organizzazione di Ricerca a Contratto (CRO) è una persona o un organizzazione esterna cui lo Sponsor delega con contratto scritto una o più responsabilità, mansioni o funzioni dello Sponsor stesso relative ad uno studio clinico. Il Comitato Etico è un organismo indipendente, costituito da medici e da membri non medici e non scientifici, che ha la responsabilità di garantire la tutela dei diritti, della sicurezza e del benessere dei soggetti che prendono parte ad uno studio clinico e di fornire pubblica garanzia di tale tutela. Il Comitato Etico è responsabile, fra l altro, dell approvazione e revisione costante dei protocolli di studio e dei relativi emendamenti, oltre che dei metodi e del materiale da utilizzare per ottenere e documentare il consenso informato dei soggetti coinvolti nello studio, nonché della idoneità del/degli Sperimentatore/i e delle strutture. Il Comitato Etico è periodicamente informato dell andamento degli studi in corso ed è informato immediatamente di eventuali Eventi Avversi Seri (SAE) o Reazioni Avverse Serie da Farmaci (ADR). In Italia la composizione, la funzione e l operatività dei Comitati Etici Indipendenti sono regolamentate dal DM 12 maggio Le Procedure Operative Standard (SOP) sono documenti formali che danno istruzioni scritte particolareggiate il cui scopo è quello di creare uniformità di conduzione delle 3/8

4 attività necessarie per la realizzazione di una sperimentazione clinica e di garantire la Qualità del risultato. Le SOP sono necessarie per documentare ad un Auditor, indipendente dal personale che ha condotto o promosso lo studio lo studio, che questo è stato condotto in accordo con le GCP. Condurre uno studio clinico seguendo le SOP permette di creare una traccia/percorso di verifica (audit trial) che permette di documentare le procedure che sono state seguite nel trattamento dei soggetti/pazienti partecipanti allo studio. Per Verifica (Audit) si intende un controllo sistematico ed indipendente delle attività e dei documenti pertinenti ad uno studio clinico per determinare se siano state espletate le attività relative allo studio e se i dati siano stati registrati, analizzati e accuratamente riportati in conformità al protocollo, alle Procedure Operative Standard dello Sponsor e dell Istituzione, alle norme di Buona Pratica Clinica (GCP) ed alle disposizioni normative applicabili. Per Ispezione si intende l effettuazione, da parte del Ministero della Salute e/o delle Autorità Regolatorie di altri Stati, di un controllo ufficiale di documenti, strutture, registrazioni e ogni altra risorsa considerata dall autorità stessa collegata allo studio clinico. L ispezione potrà avere luogo nel centro della sperimentazione, presso le strutture dello Sponsor e/o della CRO, oppure in qualsiasi altra sede giudicata appropriata da tali Autorità. Per Evento Avverso qualsiasi evento clinico dannoso che si manifesta in un paziente o in un soggetto coinvolto in una sperimentazione clinica cui è stato somministrato un medicinale, e che non necessariamente ha un rapporto causale con questo trattamento. Per Reazione Avversa si intende reazione dannosa e indesiderata a un medicinale in fase di somministrazione a prescindere dalla dose somministrata. Per Evento Avverso Serio (SEA) o Reazione Avversa Seria da Farmaci (Serious ADR) qualsiasi evento avverso o reazione avversa che, a prescindere dalla dose, - sia fatale; - metta in pericolo la vita del soggetto; - richieda il ricovero in Ospedale oppure il suo prolungamento; - determini invalidità o incapacità persistente o significativa; - comporti un anomalia congenita/un difetto alla nascita. Dati Originali sono tutte le informazioni contenute nelle registrazioni originali e nelle copie certificate delle registrazioni originali di referti clinici, osservazioni, o altre attività in uno studio clinico necessarie per la ricostruzione e la valutazione dello studio stesso. I dati originali sono contenuti nei documenti originali (registrazioni originali o copie certificate). Documenti Originali (sorgente) sono documenti, dati e registrazioni originali (ad esempio, cartelle ospedaliere, registri clinici ed amministrativi, note di laboratorio, 4/8

5 memoranda, diari dei soggetti o schede di valutazione, registrazioni della distribuzione del farmaco, dati registrati mediante strumentazione automatizzata, copie o trascrizioni certificate dopo verifica della loro aderenza all originale, microfiches, negativi di fotografie, microfilm o supporti magnetici, radiografie, fascicoli dei soggetti, e registrazioni conservate nella farmacia, nei laboratori e nei dipartimenti medico-tecnici coinvolti nello studio clinico). Articolo 4 - Procedure e Responsabilità 4.1 Allo scopo di valutare la coerenza dei progetti di ricerca clinica in relazione alle linee strategiche della Fondazione e alla corretta allocazione delle risorse umane, logistiche, strumentali e finanziarie, con particolare riferimento alla gestione del Fondo per la Ricerca Clinica, in collaborazione per tale aspetto con l U.O. Economico Finanziaria, è stato istituito un Comitato di Istituto per la Revisione dei Progetti di Ricerca Clinica no-profit (Institutional Review Board - IRB). Fanno parte dello IRB il Direttore Generale/Direttore Amministrativo, il Direttore Sanitario, il Direttore Scientifico e il Responsabile del Servizio Ricerca e Sviluppo Clinico della Direzione Scientifica. Partecipano alle singole riunioni dello IRB i Direttori di Dipartimento e i Direttori di U.O. interessati dai progetti oggetto di discussione. Il Direttore di Dipartimento, in persona o tramite suo delegato, relaziona il progetto allo IRB, che ne vaglia la fattibilità. Non possono essere presentate alla valutazione del Comitato Etico sperimentazioni che non siano state preventivamente approvate dallo IRB. 4.2 Lo Sponsor (profit o no-profit) definisce e concorda con lo Sperimentatore Principale il Protocollo dello Studio Clinico e predispone i relativi allegati, che trasmette con la domanda di valutazione alla Segreteria del Comitato Etico e al Direttore Generale della Fondazione. La domanda, corredata da tutti i documenti di cui all allegato 2, dovrà essere accompagnata dall attestazione di avvenuto pagamento degli oneri per il funzionamento del Comitato Etico previsti come segue: Sperimentazioni proposte dal Personale della Fondazione, da Associazioni Scientifiche senza fine di lucro, dal Ministero della Salute o da altre Autorità Sanitarie in assenza di uno Sponsor e, nel caso di sperimentazioni che prevedono l uso di farmaci, riconosciute come no-profit ai sensi del DLG 17 dicembre 2004: nessun onere economico; Sperimentazioni proposte da Sponsor avente fine di lucro (Aziende Farmaceutiche, ) nel caso in cui la Fondazione sia centro coordinatore: Euro 4.000,00 + IVA; Sperimentazioni proposte da Sponsor avente fine di lucro (Aziende Farmaceutiche, ) nel caso in cui la Fondazione non sia centro coordinatore: Euro 2.500,00 + IVA; Esame di Emendamenti sostanziali a Protocolli proposti da Sponsor avente fine di lucro e Studi osservazionali: Euro 800,00 + IVA. 4.3 Tutta la documentazione della sperimentazione dovrà esser trasmessa in 5 copie, più una in formato elettronico o su CD, alla Segreteria del Comitato Etico entro e non oltre il ventesimo giorno precedente la seduta. La Segreteria del Comitato Etico provvede a protocollare la documentazione ricevuta e, se pervenuta in tempo utile, ad inserirla all ordine del giorno della prima riunione, previa verifica della completezza della documentazione e dell avvenuto pagamento dei diritti (se dovuti) e ad invitare lo Sperimentatore (tramite fax o ) a presentare lo 5/8

6 studio al CE. Lo sperimentatore in caso di impedimento potrà essere rappresentato da un suo delegato. 4.4 Il Comitato Etico è responsabile dell approvazione dei singoli Protocolli di studio clinico, oltre che del Parere Unico per i Protocolli di cui il Besta sia Centro Coordinatore. L avvenuta approvazione da parte del Comitato Etico viene notificata allo Sponsor e per conoscenza allo Sperimentatore Principale mediante lettera a firma del Presidente del Comitato stesso. Nella lettera sono elencati tutti i documenti approvati con indicazione della versione e della data del documento nonché della data della seduta del Comitato e dei membri presenti. I Protocolli (e relativi allegati) di tutti gli Studi Clinici approvati dal Comitato Etico sono archiviati presso la Segreteria del Comitato Etico. Nel caso di Sperimentazioni Cliniche Monocentriche il parere motivato sulla sperimentazione viene espresso entro 60 giorni dalla data di ricevimento della domanda presentata dallo Sponsor nella forma prescritta e comunicato allo Sponsor stesso, al Ministero della Salute (tramite Osservatorio della Sperimentazione Clinica, nel caso di sperimentazioni che contemplano l uso di farmaci) e all Autorità Competente. Nel caso di Sperimentazioni Cliniche Multicentriche il parere deve essere espresso e comunicato entro 30 giorni. Le riunioni del Comitato Etico avvengono su convocazione scritta del Presidente del Comitato Etico stesso, attraverso l'ufficio di Segreteria, inviata con almeno 10 giorni di anticipo, unitamente all'ordine del Giorno. Le riunioni del Comitato Etico hanno cadenza mensile e vi partecipano i membri del Comitato, il Segretario del Comitato, e eventuali esperti cooptati per consultazione e gli sperimentatori convocati. Contestualmente alla lettera di convocazione, deve essere trasmessa ad ogni componente, copia della documentazione relativa alle sperimentazioni oggetto di valutazione da parte del Comitato Etico, oltre ad ogni altro documento che la Presidenza ritenga opportuno includere. La riunione è valida con la presenza di almeno la metà più uno dei componenti. 4.5 Lo Sperimentatore Principale è responsabile degli aspetti organizzativi dello studio clinico. Si occupa della revisione dei dati per completezza ed accuratezza e garantisce che lo studio sia condotto efficacemente ed in maniera qualitativamente soddisfacente, nel rispetto delle GCP. Lo Sperimentatore può iniziare lo studio solo la comunicazione dell adozione della Delibera autorizzativa del Direttore Generale. 4.6 Il Servizio Ricerca e Sviluppo Clinico è responsabile della trasmissione per via telematica all Osservatorio per la Sperimentazione Clinica dei pareri espressi dal Comitato Etico sul sito e di quant altro di sua competenza. Nel caso di studi sponsorizzati dalla Fondazione il Servizio Ricerca e Sviluppo Clinico è responsabile della richiesta di numero EudraCT e della notifica dello studio all OsSC. Uno Studio può avere inizio solo dopo la sottoscrizione di una Convenzione fra la Fondazione e lo Sponsor e, nel caso di studi multicentrici, di rilascio di parere unico da parte del Centro Coordinatore. 4.7 Nel corso dello Studio lo Sperimentatore Principale è tenuto a: inviare regolarmente al Servizio di Ricerca e Sviluppo Clinico, ogni quattro mesi, un breve rapporto con i dati di reclutamento e la segnalazione di eventuali problemi; 6/8

7 segnalare tempestivamente al Comitato Etico ed allo Sponsor eventuali Eventi Avversi Seri (SAE), nei tempi e con le modalità stabilite dalle normative e leggi vigenti; inviare, almeno una volta all anno, al Comitato Etico una sintetica relazione sull andamento dello Studio; segnalare al Comitato Etico e al Servizio Ricerca e Sviluppo Clinico la fine dello studio o la sua interruzione (spiegandone i motivi); inviare al Comitato Etico, non appena disponibile, copia del Rapporto Finale dello Studio concluso. Articolo 5 - Ripartizione compensi I proventi derivanti dall attività di Ricerca Clinica della Fondazione, al netto di tutti i costi aggiuntivi (non rimborsati dal SSN) derivanti dallo Studio, avviene come segue: 60% a favore della U.O. a cui appartengono gli sperimentatori a sua volta così suddiviso: - 20% a disposizione della U.O. per l assegnazione di borse di studio, contratti di collaborazione, acquisizione di materiale tecnico-scientifico per lo svolgimento delle attività diagnostiche e di ricerca della U.O., nonché per la partecipazione a convegni e corsi; - 40% ai dipendenti coinvolti, a prescindere dall U.O. di appartenenza, sotto forma di compenso per attività libero-professionale con conseguente debito orario su proposta del Direttore della U.O. cui afferisce lo sperimentatore principale; 10% ad incremento del Fondo per le sperimentazioni cliniche no-profit; 20% per il carico organizzativo della Direzione Scientifica; 10% overhead per la Fondazione. Per proventi derivanti dall attività di Ricerca Clinica si intendono tutti i proventi finalizzati a sperimentazione clinica, profit o no-profit, indipendentemente dalla fonte e dalla natura dei proventi stessi (proventi da Sponsor profit, donazioni da parte di privati, contributi a fine di liberalità di Aziende Industriali, Enti no-profit come Fondazioni e Associazioni, contributi AIFA). Tale ripartizione è da applicarsi anche alle sperimentazioni spontanee e osservazionali, in cui vi sia comunque un finanziamento erogato da Società e/o Enti terzi rispetto alla Fondazione. Per costi aggiuntivi di uno studio clinico si intendono tutti i costi relativi a prestazioni di servizio di terzi (consulenti e Società di Servizio), il costo di reagenti, farmaci e materiali di consumo necessari per lo studio, i costi vivi derivanti da ricoveri e da esami di laboratorio e strumentali effettuati per lo studio stesso e non rimborsati dal SSN, nonché il costo dell eventuale rimborso ai pazienti e/o volontari sani di tickets e/o spese sostenute per la partecipazione alla sperimentazione. La Direzione Amministrativa con il contributo della Direzione Sanitaria ha approntato e mantiene aggiornato un tariffario interno per i costi effettivi (costi vivi) dei diversi esami di laboratorio e strumentali, ricoveri, prestazioni di day hospital, ecc. che si rendono via, via necessari per la conduzione degli studi clinici. 7/8

8 E responsabilità dello sperimentatore proponente di ciascuna sperimentazione, sponsorizzata o no-profit, elaborare un accurato prospetto di tutte le spese previste per la conduzione dello studio proposto. Non possono essere effettuate sperimentazioni di natura profit il cui costo, ivi comprese le quote previste per il Fondo no-profit, per la Direzione Scientifica e per gli overhead di Istituto, non sia interamente coperto dal contributo previsto dallo Sponsor. Per la sperimentazione coperte dal Fondo per le sperimentazioni cliniche no-profit non è prevista la retribuzione in libera professione dei dipendenti della Fondazione. La Direzione Generale di concerto con la Direzione Scientifica si riservano, annualmente, di stabilire la quota dei rispettivi fondi da destinarsi all integrazione del Fondo per la Sperimentazione clinica no-profit. Ove il costo effettivo di una Sperimentazione no-profit, approvata dallo IRB, non sia coperto o sia solo parzialmente coperto da finanziamenti erogati da terzi, il costo residuo della stessa viene posto a carico del Fondo per la Sperimentazione clinica noprofit. Articolo 6 - Allegati All. 1: Elenco disposizioni legislative vigenti All. 2: Elenco della documentazione richiesta per la presentazione dello Studio in Comitato Etico. 8/8