Domanda di Certificazione Fairtrade

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1 15 it Domanda di Certificazione Fairtrade Procedura operativa Valida dal: 16/01/2015 Distribuzione: pubblica

2 Indice 1 Scopo Campo di applicazione Chi deve presentare domanda di certificazione Fairtrade? Domande di autorizzazione per l utilizzo del marchio Fairtrade Domande integrative / Estensione dell ambito di applicazione Definizioni Contatti FLOCERT Commissione di certificazione Responsabilità del richiedente / requisiti della certificazione Ambito del commercio equo Fairtrade Requisiti Fairtrade Costi Guida alla procedura di certificazione passo dopo passo FLOCERT trasmette la modulistica necessaria Il richiedente presenta formale domanda di certificazione a FLOCERT FLOCERT valuta la domanda di certificazione FLOCERT comunica l esito della valutazione della domanda Audit iniziale e certificazione Preparazione per l audit iniziale Emissione della fattura per il pagamento della fattura di certificazione e calendarizzazione dell audit Certificazione come produttore Certificazione come trader Certificazione come piccolo licenziatario Decisione finale sulla certificazione Diritto di ricorso Sospensione della domanda Ripresentazione della domanda di certificazione VERSION: 15/ PAGE 2 OF 16

3 7.8.1 Ripresentazione della domanda in caso di mancata concessione della certificazione Ripresentazione della domanda a seguito del ritiro della certificazione per non conformità / mancato pagamento degli oneri di certificazione / rinuncia volontaria alla certificazione Richiesta di estensione dell ambito Estensione dell ambito per i produttori Estensione dell ambito per i trader Riferimenti Cronologia delle revisioni VERSION: 15/ PAGE 3 OF 16

4 1 Scopo CERT Application SOP Il presente documento descrive le procedure per la presentazione delle domande di certificazione Fairtrade e dei quesiti riguardanti il sistema (di certificazione) Fairtrade a FLOCERT, nonché le relative modalità di gestione. 2 Campo di applicazione Le procedure delineate nel presente documento si applicano esclusivamente alle richieste e alle domande riguardanti la certificazione Fairtrade. Lo scopo è di fornire una panoramica dell intera procedura di certificazione, ivi compresa la domanda di estensione dell ambito di certificazione Fairtrade. La procedura qui descritta va seguita sia dalla parte richiedente, sia dal personale FLOCERT addetto alla gestione e alla valutazione delle domande. 2.1 Chi deve presentare domanda di certificazione Fairtrade? Tutti gli operatori (produttori e trader) interessati a coltivare, trasformare, produrre, acquistare e vendere prodotti alle condizioni previste da Fairtrade sono tenuti a presentare domanda di certificazione Fairtrade. Anche gli operatori addetti alla ricezione e alla gestione dei Premi Fairtrade hanno l obbligo di presentare domanda di certificazione Fairtrade. Si sottolinea come i trader che abbiano ottenuto la certificazione Fairtrade sono autorizzati a rifornirsi di prodotti Fairtrade esclusivamente presso operatori in possesso di certificazione FLOCERT in corso di validità. I trader hanno l obbligo di verificare il rispetto di questo requisito da parte dei rispettivi fornitori. Gli operatori che trattano prodotti già etichettati e confezionati per il consumo non sono tenuti a presentare domanda di certificazione Fairtrade. Questo non vale per gli operatori che trattano prodotti deperibili e non pronti per il consumo come ad esempio frutta fresca, fiori, vino sfuso ecc. 2.2 Domande di autorizzazione per l utilizzo del marchio Fairtrade FLOCERT non consente l utilizzo del marchio FAIRTRADE. Al fine di poter utilizzare il marchio FAIRTRADE su un prodotto finito, ogni fase della catena di approvvigionamento deve essere certificata in rapporto agli Standard Fairtrade; inoltre occorre avere stipulato un contratto di licenza valido con un Organismo Fairtrade Nazionale o con Fairtrade International. Le parti interessate a utilizzare il marchio FAIRTRADE su prodotti finiti dovranno rivolgersi all organismo Fairtrade responsabile per il loro mercato di riferimento. Per ulteriori informazioni, consultare il sito web Fairtrade International Le parti interessate all utilizzo del Marchio FAIRTRADE su prodotti non finiti oppure su materiale pubblicitario dovranno contattare direttamente Fairtrade International: artwork@fairtrade.net VERSION: 15/ PAGE 4 OF 16

5 2.3 Domande integrative / Estensione dell ambito di applicazione FLOCERT impone agli operatori interessati ad ampliare l attività svolta col marchio Fairtrade mediante l aggiunta di prodotti, organizzazioni socie/terreni/piantagioni/enti e/o funzioni commerciali integrative, di presentare domanda di certificazione integrativa. Consultare il capitolo 8 per maggiori informazioni. 3 Definizioni Standard Fairtrade: Gli Standard Fairtrade, composti dagli Standard Fairtrade generici e dagli Standard Fairtrade specifici di prodotto, consistono in un insieme di requisiti che i produttori e i trader devono soddisfare per ottenere la certificazione Fairtrade. Organismo Fairtrade Nazionale: Membro effettivo di Fairtrade International responsabile delle attività di rilascio delle licenze, marketing, sviluppo di business e sensibilizzazione in una specifica area geografica. Organismo di marketing Fairtrade: Organizzazione incaricata da Fairtrade International per l attività di marketing, sviluppo di business e sensibilizzazione in una specifica area geografica. La responsabilità per il rilascio delle licenze in tali territori rimane a carico di Fairtrade International. Criteri di conformità: I criteri di conformità traducono i requisiti previsti dagli Standard Fairtrade e le politiche di certificazione FLOCERT in elementi di controllo verificabili. Tali criteri sono sottoposti a valutazione durante la procedura di certificazione, al fine di stabilire la conformità agli standard Fairtrade e ai requisiti della certificazione. ID FLO: Codice identificativo univoco assegnato da FLOCERT ad ogni operatore Fairtrade. La presenza di un ID FLO non implica necessariamente la certificazione dell operatore. ID domanda: Codice identificativo temporaneo assegnato per l identificazione delle domande di certificazione prima dell'assegnazione dell'id FLO. Categoria di prodotto: Si riferisce alla classificazione standard dei prodotti Fairtrade, come ad esempio frutta fresca, cacao, caffè ecc. Tipo di prodotto: Sempre e comunque associato a uno standard di prodotto Fairtrade, descrive i vari prodotti classificati all interno di una specifica categoria di prodotto. Singola piantagione: Impresa agricola che strutturalmente ricorre al lavoro dipendente. Col termine piantagione si intende una proprietà singola che, pur disponendo di uno o più siti di produzione, viene gestita da un unica amministrazione centrale. Multiproprietà: Impresa che strutturalmente ricorre al lavoro dipendente, composta da più piantagioni amministrate in maniera indipendente, ma con una direzione centrale responsabile delle condizioni lavorative di tutti i lavoratori su tutte le piantagioni. Organizzazione di 1 livello: Con organizzazione di 1 livello si intende una pic cola cooperativa di produttori i cui soci siano rappresentati esclusivamente da piccoli coltivatori. Organizzazione di 2 o 3 livello: Con organizzazione di 2 o 3 livello si intende u na piccola cooperativa di produttori i cui soci siano rappresentati esclusivamente da organizzazioni affiliate di 1 o 2 livello. VERSION: 15/ PAGE 5 OF 16

6 Piccolo licenziatario: Soggetto autorizzato ad utilizzare il marchio Fairtrade da Fairtrade International o da un Organismo Fairtrade Nazionale e conforme ai criteri stabiliti dalla politica per i piccoli licenziatari di FLOCERT. Organismo aggiuntivo Qualsiasi soggetto, tra cui (ma non solo) siti e subfornitori aggiuntivi coinvolti nelle attività svolte col marchio Fairtrade da un determinato operatore, e le cui attività siano gestite dallo stesso operatore tramite diritto di proprietà o contratto. 4 Contatti FLOCERT Commissione di certificazione FLOCERT è lieta di fornire tutte le informazioni necessarie riguardanti la certificazione Fairtrade. Le varie commissioni di certificazione operano in base al territorio di riferimento, e sono contattabili direttamente via per chiarimenti e informazioni: Asia (incl. Isole del Pacifico), Australia e Nuova Zelanda: America Centrale e Sud America (incl. Caraibi): Africa, (inclusi Palestina e Medio Oriente): Europa e America del Nord asia@flo-cert.net la@flo-cert.net africa@flo-cert.net europe@flo-cert.net 5 Responsabilità del richiedente / requisiti della certificazione Il richiedente ha il dovere di procurarsi tutte le informazioni (tramite il sito FLOCERT o direttamente presso la commissione di certificazione) riguardanti l'ambito Fairtrade di riferimento, nonché di documentarsi sui requisiti che devono essere soddisfatti per la richiesta e il mantenimento della certificazione Fairtrade. FLOCERT raccomanda in particolare questa responsabilità, in quanto non è previsto rimborso per la quota di certificazione versata (cfr. capitolo 6). 5.1 Ambito del commercio equo Fairtrade Le domande di certificazione Fairtrade sono ammissibili solo per i prodotti inclusi negli ambiti del commercio equo Fairtrade definiti da Fairtrade International. Ogni ambito Fairtrade comprende: 1. Il prodotto di cui si richiede la certificazione 2. Il paese in cui tale prodotto viene coltivato/commercializzato 3. La struttura organizzativa del soggetto o impresa richiedente la certificazione Fairtrade Per richiedere la modulistica necessaria per la domanda di certificazione, si prega di inviare una mail alle commissioni di certificazione, o di inserire la propria domanda di certificazione sul nostro sito web È possibile richiedere un'estensione dell'ambito di certificazione presso la Standards Unit di Fairtrade International. Per ulteriori informazioni, consultare Standards Setting the Standards VERSION: 15/ PAGE 6 OF 16

7 5.2 Requisiti Fairtrade CERT Application SOP Al fine di ottenere la certificazione Fairtrade, i richiedenti devono superare una verifica (o audit) iniziale finalizzato ad accertare il rispetto di tutti i relativi criteri di conformità. Per minimizzare il rischio di insuccesso di questa verifica iniziale, FLOCERT raccomanda a tutti i richiedenti di familiarizzarsi con i requisiti previsti dagli Standard Fairtrade e i con relativi criteri di conformità FLOCERT, prima di trasmettere la domanda ufficiale. Tutti gli standard Fairtrade, compresi i requisiti, sono disponibili sul sito Fairtrade International: Standards I criteri di conformità FLOCERT sono disponibili sul sito FLOCERT Contattare direttamente FLOCERT per ulteriori domande o dubbi nell'interpretazione delle informazioni fornite online. 6 Costi A copertura delle spese di coordinamento e valutazione della domanda di certificazione, FLOCERT richiede il versamento di una quota di certificazione. Tale quota comprende le spese connesse alla gestione della pratica ed è pertanto indipendente dall esito della valutazione. Essa non sarà rimborsata anche in caso di rigetto della domanda o della certificazione. Sono possibili costi supplementari connessi alla valutazione degli indicatori sociali a carico dei trader del cotone. In caso di domanda di certificazione a FLOCERT per più attività commerciali o prodotti, la tariffa di certificazione viene addebitata una volta sola. In caso di domanda di certificazione a FLOCERT per organizzazioni complesse, ad esempio multiproprietà o organizzazioni di produttori di 2 o 3 livello, la tariffa di certificazione viene addebitata una volta sola. Tutti gli oneri connessi alla presentazione della domanda di certificazione e alla certificazione previsti nella procedura di certificazione sono riportati nel tariffario di FLOCERT, pubblicato sul sito web di FLOCERT: Guida alla procedura di certificazione passo dopo passo 7.1 FLOCERT trasmette la modulistica necessaria Su richiesta, la commissione di certificazione di FLOCERT assegna all'operatore un codice ID di riferimento e trasmette la modulistica necessaria composta da: un questionario di domanda ulteriori moduli da allegare al questionario di domanda informazioni sulla certificazione e sui requisiti Fairtrade, specificando anche i relativi costi un contratto di certificazione che regoli diritti e responsabilità contrattuali. VERSION: 15/ PAGE 7 OF 16

8 7.2 Il richiedente presenta formale domanda di certificazione a FLOCERT Con l invio del questionario debitamente compilato, l operatore formalmente richiede a FLOCERT la certificazione Fairtrade. È dunque estremamente importante accertarsi che il questionario di domanda sia stato debitamente firmato. Esso sarà corredato della documentazione integrativa prevista, compresa la distinta di avvenuto pagamento della quota di certificazione. I questionari pervenuti saranno ammessi a valutazione solo a conferma dell'avvenuto pagamento della quota di certificazione. I richiedenti sono tenuti a indicare il proprio codice ID di riferimento sul questionario di domanda, specificandolo anche sul pagamento della quota di certificazione. 7.3 FLOCERT valuta la domanda di certificazione Alla ricezione del pagamento della quota di certificazione, la commissione di certificazione FLOCERT procede con la valutazione della domanda. L obiettivo di questa fase è di valutare se il richiedente è formalmente certificabile, e comprende la verifica della completezza e coerenza delle informazioni riportate nel questionario e nei documenti allegati. I dati del richiedente sono inseriti nel database di certificazione di FLOCERT; viene assegnato un codice identificativo ID FLO in sostituzione del precedente ID. Il richiedente può iniziare a svolgere attività commerciali col marchio Fairtrade solo dopo aver ricevuto la Licenza di commercializzazione o la certificazione Fairtrade da parte di FLOCERT (cfr. capitolo 7.5). 7.4 FLOCERT comunica l esito della valutazione della domanda Se la domanda consente di dimostrare che il richiedente è in linea di principio certificabile e se la documentazione fornita risulta esaustiva e coerente, la domanda viene accettata. L accettazione della domanda viene comunicata al richiedente entro 30 giorni. Successivamente il richiedente riceve i dati di accesso al portale di certificazione di FLOCERT. Il portale consente di tenersi aggiornati sulla calendarizzazione della verifica iniziale e in seguito sui risultati di tale verifica. 7.5 Audit iniziale e certificazione È di fondamentale importanza comprendere cosa comporta e cosa implica la certificazione Fairtrade per gli anni successivi al positivo superamento dell istruttoria. Tutti i chiarimenti e i dettagli sulla verifica ispettiva e sulla procedura di certificazione FLOCERT sono riportati nella procedura di certificazione (CERT Certification SOP), pubblicata nel sito web di FLOCERT: Preparazione per l audit iniziale Emissione della fattura per il pagamento della fattura di certificazione e calendarizzazione dell audit Una volta accettata la domanda di certificazione, FLOCERT invia la fattura (salvo per i Piccoli Licenziatari) per il pagamento della tariffa di certificazione iniziale (cfr. capitolo 6). VERSION: 15/ PAGE 8 OF 16

9 Certificazione come produttore CERT Application SOP Alla ricezione del pagamento della quota di certificazione iniziale, il richiedente viene contattato per fissare la data della verifica iniziale, i cui risultati consentiranno a FLOCERT di stabilire se assegnare o meno la certificazione Fairtrade. La Licenza di commercializzazione sarà rilasciata solo se nel corso dell audit iniziale non verranno riscontrate non conformità rilevanti. La Licenza di commercializzazione costituisce un permesso intermedio e temporaneo per iniziare a operare alle condizioni del commercio equo Fairtrade. Ai richiedenti è assegnato questo status per facilitare l avvio delle vendite in ambito Fairtrade all'interno della rispettiva filiera. Alla positiva correzione di tutte le ordinarie non conformità, nel rispetto delle tempistiche specificate nel documento CERT Certification SOP ed entro la data di scadenza della Licenza di commercializzazione, l operatore riceve la certificazione Fairtrade. Qualora FLOCERT dovesse riscontrare che un produttore richiedente ha iniziato a operare col marchio Fairtrade prima di aver ricevuto la Licenza di commercializzazione o la certificazione Fairtrade, a) sia il richiedente sia l acquirente dovranno versare la tariffa annua di certificazione calcolata in quota proporzionale dalla data della prima transazione Fairtrade moltiplicata per due (comunque non superiore a 5000 EUR), se l'acquirente è un trader richiedente che ha svolto attività col marchio Fairtrade prima di aver ricevuto la Licenza di commercializzazione, oppure b) se il trader è già certificato, il produttore richiedente dovrà versare la tariffa annua di certificazione in quota proporzionale dalla data della prima transazione Fairtrade, moltiplicata per due (comunque non superiore a 5000 EUR) Certificazione come trader Alla ricezione del pagamento della tariffa iniziale di certificazione, i trader ricevono una Licenza di commercializzazione" preliminare con validità nove mesi (cfr. punto per le informazioni sulla certificazione come Piccolo Licenziatario). La licenza di commercializzazione costituisce un permesso intermedio e temporaneo, che consente di iniziare ad operare alle condizioni del commercio equo. È subordinata alla seguenti condizioni: Entro 6 mesi circa, lo stato di conformità agli Standard Fairtrade deve essere accertato tramite verifica ispettiva sul campo. L attività commerciale è circoscritta alle categorie di prodotto indicate nella domanda di certificazione. Solo dopo aver superato positivamente la verifica ispettiva inziale, al cliente viene concessa la certificazione Fairtrade e rilasciato il relativo certificato. Qualora FLOCERT dovesse riscontrare che il trader richiedente ha iniziato a operare in ambito Fairtrade prima di aver ricevuto la Licenza di commercializzazione, non potrà essere emessa alcuna licenza prima dello svolgimento della verifica. È a discrezione di FLOCERT decidere se condurre una visita ispettiva sul posto o una verifica esclusivamente documentale. La visita ispettiva sul posto sarà addebitata alla stessa maniera della verifica documentale. Se il richiedente ha acquistato prodotti presso un fornitore certificato, tali prodotti non possono essere venduti col marchio Fairtrade. Qualora FLOCERT riscontrasse che i prodotti sono stati commercializzati prima dell emissione della Licenza di commercializzazione, al trader richiedente sarà addebitata VERSION: 15/ PAGE 9 OF 16

10 la quota di certificazione annua, calcolata in quota proporzionale dalla data della prima transazione col marchio Fairtrade, moltiplicata per due ma la quota non supererà i 5000 EUR. È importante sottolineare che la Licenza di commercializzazione non sarà emessa in caso di ripresentazione della domanda di certificazione, qualora le principali non conformità non siano state risolte. In questo caso, la verifica verrà condotta prima della certificazione e non sarà possibile svolgere alcuna attività commerciale prima dell emissione della Licenza di commercializzazione o della certificazione Fairtrade. I costi relativi a tale verifica sono a carico del cliente che ripresenta la domanda di certificazione Certificazione come piccolo licenziatario Durante la fase di istruttoria, FLOCERT invia ai piccoli licenziatari la fattura per il pagamento della tariffa di certificazione. Al versamento della quota di certificazione e all invio della documentazione integrativa, il trader piccolo licenziatario riceve una Licenza di commercializzazione con validità 3 anni. Solo dopo aver superato positivamente l audit iniziale, al sesto anno al cliente viene concessa la certificazione Fairtrade e rilasciato il relativo certificato. La stessa procedura descritta precedentemente per i trader che iniziano a operare col marchio Fairtrade prima di aver ricevuto la Licenza di commercializzazione è applicabile anche ai piccoli licenziatari. Tutte le informazioni dettagliate sulla certificazione come piccolo licenziatario sono riportate nella Politica per i Piccoli Licenziatari (si vedano i documenti esplicativi su il tariffario per i piccoli licenziatari ( e la procedura di certificazione con FLOCERT (CERT Certification SOP) come pubblicati sul sito FLOCERT Decisione finale sulla certificazione FLOCERT concede la certificazione Fairtrade ai richiedenti solo dopo che tutte le eventuali non conformità siano state risolte. Presa una decisione positiva sulla certificazione, FLOCERT conferma la certificazione Fairtrade con l emissione di un certificato Fairtrade valido. Per ulteriori chiarimenti sulla procedura di gestione e risoluzione delle non conformità, e sulle motivazioni per cui FLOCERT potrebbe non concedere la certificazione, consultare la procedura di certificazione FLOCERT (CERT Certification SOP) pubblicata sul sito FLOCERT: In caso di rifiuto della certificazione i clienti possono adoperarsi per correggere le non conformità e ripresentare domanda in un periodo successivo (cfr. capitolo 7.8). 7.6 Diritto di ricorso In caso di disaccordo dei richiedenti con la decisione di FLOCERT in merito alla valutazione o alla certificazione, essi hanno il diritto di presentare ricorso ovvero di richiedere una revisione della valutazione. Questo diritto si applica anche in caso di dissenso del richiedente rispetto alla decisione presa da FLOCERT sulla domanda formale di certificazione. Per ulteriori informazioni, consultare la Procedura ufficiale di ricorso e revisione di FLOCERT (QM Appeals&Review SOP), pubblicata sul sito FLOCERT: VERSION: 15/ PAGE 10 OF 16

11 7.7 Sospensione della domanda CERT Application SOP Richiedenti che abbiano già versato la tariffa di certificazione: La procedura di certificazione viene sospesa qualora il richiedente comunichi in maniera esplicita di non essere più interessato alla certificazione, ovvero nel caso in cui l'impresa/organizzazione cessi di esistere. FLOCERT sospende la procedura di certificazione entro 12 mesi dalla data del versamento della tariffa di certificazione, qualora il richiedente non abbia trasmesso tutta la documentazione necessaria entro tale periodo. Il richiedente può, tuttavia, riattivare la domanda entro 12 mesi dalla data di sospensione, fornendo tutta la documentazione mancante. In questo caso non sarà tenuto a versare nuovamente la quota di certificazione. Qualora il cliente dovesse ripresentare domanda dopo 12 mesi dalla data di sospensione, dovrà ricominciare da capo la procedura di certificazione e versare nuovamente la tassa di certificazione. Qualora la procedura di certificazione sia stata completata e la fattura per il pagamento della tariffa iniziale già emessa, ma il cliente abbia omesso di saldare l importo entro 12 mesi dalla data della fattura, FLOCERT sospende la domanda. Qualora il cliente intendesse riattivare la domanda entro 12 mesi dalla data della sospensione, la quota iniziale di certificazione dovrà essere versata prima della calendarizzazione della verifica iniziale. Qualora il cliente dovesse ripresentare domanda dopo 12 mesi dalla data di sospensione, dovrà ricominciare da capo la procedura di certificazione e versare nuovamente la tassa di certificazione prima della calendarizzazione della verifica iniziale. 7.8 Ripresentazione della domanda di certificazione Ripresentazione della domanda in caso di mancata concessione della certificazione I clienti cui sia stata negata la certificazione dopo lo svolgimento della verifica iniziale, possono ripresentare domanda alle seguenti condizioni: Il cliente non è tenuto al pagamento della quota di certificazione e all invio di tutta la documentazione necessaria, se la domanda viene ripresentata entro 12 mesi dalla mancata concessione della certificazione. In caso di ripresentazione della domanda dopo questa data, i clienti sono tenuti a versare nuovamente la quota di certificazione e a trasmettere tutta la documentazione aggiornata. Il cliente riceve la fattura con la tariffa da versare, e al pagamento di questo importo viene fissata la data della verifica iniziale Ripresentazione della domanda a seguito del ritiro della certificazione per non conformità / mancato pagamento degli oneri di certificazione / rinuncia volontaria alla certificazione I clienti cui sia stata ritirata la certificazione per non conformità agli Standard Fairtrade o mancato pagamento degli oneri di certificazione, o che abbiano volontariamente rinunciato alla certificazione, possono ripresentare domanda di certificazione Fairtrade alle seguenti condizioni: Se il cliente ripresenta la domanda entro 12 mesi dal ritiro della certificazione viene reindirizzato all'ispettore competente (si veda CERT Certification SOP per maggiori informazioni VERSION: 15/ PAGE 11 OF 16

12 Se il cliente vuole ripresentare la domanda dopo tale periodo deve versare nuovamente la quota di certificazione e qualsiasi onere pendente precedente al ritiro della certificazione; deve inoltre trasmettere tutta la documentazione aggiornata. Una volta completata la procedura di richiesta di certificazione, il cliente viene reindirizzato all'ispettore competente, che programmerà l'audit. 8 Richiesta di estensione dell ambito I clienti già certificati hanno la facoltà di estendere l'ambito della propria certificazione. Questa è un operazione possibile in qualsiasi momento del ciclo della certificazione. Nei seguenti casi, i clienti devono però presentare domanda a FLOCERT e chiedere l autorizzazione prima di operare attivamente con il marchio Fairtrade in un nuovo ambito. 8.1 Estensione dell ambito per i produttori I produttori certificati Fairtrade devono comunicare al proprio ispettore di riferimento la volontà di estendere l'ambito della certificazione e ottenere l autorizzazione, al fine di poter: Aggiungere un nuovo prodotto all attività svolta col marchio Fairtrade. Questo punto riguarda in particolare nuove categorie di prodotto ma anche varie tipologie di prodotti richiedenti una speciale autorizzazione, anche nel caso in cui il produttore stia già coltivando un prodotto appartenente alla stessa categoria. I produttori sono tenuti a verificare presso FLOCERT se il nuovo prodotto è effettivamente soggetto ad autorizzazione. Per aggiungere una nuova organizzazione socia/piantagione/proprietà all attività svolta col marchio Fairtrade: Questa sezione si applica solo alle organizzazioni di piccoli produttori di 2 e 3 livello o alle multip roprietà che abbiano limitato la propria certificazione Fairtrade a un numero specifico di organizzazioni socie/proprietà affiliate. Non si applica alle singole piantagioni o a strutture complesse in cui le rispettive organizzazioni/proprietà stiano già attivamente operando col marchio Fairtrade. Per aggiungere nuove funzioni o nuovi servizi commerciali: I produttori certificati possono presentare domanda per aggiungere ulteriori funzioni commerciali alla propria certificazione, nel caso di esportazione di prodotti certificati Fairtrade per conto di soggetti certificati e/o di acquisto di prodotti presso produttori certificati. La procedura per presentare domanda di estensione dell ambito di applicazione è la seguente: 1. Il produttore trasmette la richiesta di estensione dell'ambito di applicazione all ispettore FLOCERT di riferimento. 2. Entro 5 giorni lavorativi, FLOCERT verifica l appartenenza all ambito Fairtrade del nuovo prodotto/organismo socio/piantagione e il fatto che questo sia formalmente certificabile. 3. L ispettore stabilisce l eventuale necessità di procedere con una visita ispettiva prima di modificare l ambito da certificare, al fine di garantire la conformità ai requisiti Fairtrade. VERSION: 15/ PAGE 12 OF 16

13 4. Nessun onere è dovuto per l estensione dell ambito al momento dell invio della richiesta a FLOCERT. Tuttavia, la tariffa di certificazione applicabile sarà sommata alla quota complessiva annua di certificazione a carico dell'operatore (i dati esatti sono reperibili dal listino FLOCERT pubblicato sul sito FLOCERT: 5. Nell eventualità in cui la richiesta non rientri nell ambito della certificazione Fairtrade o la nuova organizzazione socia/piantagione non sia certificabile, la domanda di estensione dell'ambito di certificazione viene respinta. 6. Qualora la richiesta rientri nell ambito della certificazione Fairtrade e la nuova organizzazione socia/piantagione sia certificabile, la domanda di estensione: viene approvata sulla base della valutazione effettuata senza ricorso alla visita ispettiva sul posto e confermata dall emissione di un certificato Fairtrade modificato. Il nuovo prodotto, organismo socio o la nuova piantagione saranno oggetto di verifica durante la prima visita ispettiva utile del cliente. OPPURE sulla base della valutazione effettuata, si ritiene necessaria una visita ispettiva sul posto prima della decisione finale. In questo caso, l ispettore ha ritenuto opportuno procedere con una verifica ulteriore a livello di prodotto/organismo socio/piantagione/funzione commerciale. La visita sul posto sarà addebitata quanto la verifica documentale. FLOCERT prende la decisione finale sull estensione dell ambito in base dei risultati di questa verifica. In caso di esito positivo della verifica, l'attuale certificazione Fairtrade viene integrata a includere il nuovo prodotto/organismo socio/piantagione/funzione commerciale. 7. FLOCERT conferma l estensione dell ambito inviando al produttore un certificato Fairtrade modificato. Il produttore è autorizzato a svolgere attività di coltivazione e commercializzazione nel nuovo ambito alle condizioni Fairtrade, solo alla ricezione del certificato Fairtrade modificato. La validità del certificato Fairtrade originale rimane inalterata e il regolare ciclo di certificazione viene mantenuto. 8. Produttori certificati che estendano l ambito della propria certificazione alla funzione di trader: Essi sono tenuti al versamento di una quota supplementare del 15% sulla quota di certificazione annua, a copertura dei costi della verifica come trader da svolgersi alla prima visita ispettiva di routine come produttore (i dati esatti sono reperibili nel listino FLOCERT pubblicato sul sito FLOCERT: Qualora un produttore abbia iniziato ad acquistare prodotti certificati Fairtrade da altri soggetti certificati e/o abbia iniziato a commercializzare prodotti certificati Fairtrade per conto di altri entri prima di aver ricevuto la certificazione Fairtrade modificata o la Licenza di commercializzazione indicante la seconda funzione di Trader, sarà tenuto al versamento della quota annuale di certificazione, calcolata in quota proporzionale dalla data della prima transazione Fairtrade, moltiplicata per due, comunque non superiore a 5000 EUR. 8.2 Estensione dell ambito per i trader I trader certificati Fairtrade sono tenuti a informare l ispettore di riferimento della volontà di estendere il proprio ambito di certificazione e ottenere l autorizzazione, al fine di poter: Aggiungere una nuova categoria di prodotto all attività svolta col marchio Fairtrade. VERSION: 15/ PAGE 13 OF 16

14 Aggiungere un ulteriore soggetto all attività svolta col marchio Fairtrade. Aggiungere una nuova funzione all attività svolta col marchio Fairtrade. CERT Application SOP La procedura per presentare domanda di estensione dell ambito di applicazione è la seguente: 1. Il Trader trasmette la richiesta di estensione dell'ambito di applicazione all ispettore FLOCERT di riferimento. 2. Entro 5 giorni lavorativi, FLOCERT verifica l appartenenza all ambito Fairtrade del nuovo prodotto/ente/funzione e il fatto che sia formalmente certificabile. 3. Nessun onere è dovuto per l estensione dell ambito della certificazione al momento dell invio della richiesta a FLOCERT (tranne che per la valutazione dell indicatore sociale nel caso dei clienti per il cotone). Tuttavia, la tariffa di certificazione applicabile per l aggiunta di un prodotto/ente sarà sommata alla quota complessiva annua di certificazione a carico del cliente (i dati esatti sono reperibili dal listino FLOCERT pubblicato sul sito FLOCERT: 4. Se la richiesta non rientra nell ambito Fairtrade, la richiesta di estensione dell ambito viene respinta. 5. Se la richiesta rientra nell ambito Fairtrade, l'estensione dell ambito viene approvata da FLOCERT senza ricorrere a visita ispettiva sul posto e confermata dall emissione del certificato Fairtrade modificato. L estensione dell ambito sarà oggetto di verifica durante la prima visita ispettiva di routine. Il Trader è autorizzato a svolgere attività col marchio Fairtrade nel nuovo ambito solo se ha ricevuto conferma da parte di FLOCERT e il certificato Fairtrade modificato. La validità del certificato originale rimane inalterata e il regolare ciclo di certificazione viene mantenuto. VERSION: 15/ PAGE 14 OF 16

15 9 Riferimenti Procedura di certificazione FLOCERT (CERT Certification SOP) Questionario per la richiesta di certificazione come Trader Questionario per la richiesta di certificazione come Produttore Tariffario trader e produttori pubblicato sul sito FLOCERT Procedura di ricorso e revisione FLOCERT (QM Appeals&Review SOP) Politica piccoli licenziatari (TC SmallLicenseePolicy ED) Documento chiarificatore sull ambito di certificazione (CERTScopeOfCertification ED) VERSION: 15/ PAGE 15 OF 16

16 10 Cronologia delle revisioni Version e Autore/Revisor e Data di approvazione Modifiche 10 N. Xeller Prima versione 11 Y. Chaturvedi perfezionata la procedura per lo svolgimento di attività commerciali prima dell'emissione della Licenza di C. / introduzione della Licenza di C. produttore / 7.7 modifiche ai casi di sospensione domanda 12 N. Sood aggiunta definizione di ID domanda / nessun addebito per ulteriori domande (tranne che per la valutazione dell indicatore sociale - produttori di cotone) / 7.8 condizioni per ripresentare domanda dopo la sospensione della certificazione 13 H. Rossouw Aggiornate le informazioni generali (es. indirizzo ) / aggiornato 2.2 uso del marchio FAIRTRADE / aggiornato domande come piccolo licenziatario / 7.8 aggiornata la procedura per ripresentare domanda dopo sospensione e rifiuto della certificazione / aggiornata procedura di richiesta estensione ambito 14 D. Rosado H. Rossouw 15 T. Glammert- Kuhr Aggiornato 7.8 Ripresentazione della domanda Link corretti In Aggiunto limite di EUR alla quota per operazioni antecedenti alla certificazione/ptt 16/01/ Costi :cancellato il importo della quota di certificazione VERSION: 15/ PAGE 16 OF 16