CAPITOLATO D ONERI ( N. GARA N. CIG BB2) Responsabile del Procedimento (Dr. Davide A. Damanti) ddamanti@aobusto.

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1 Pos. Archivio /2 CAPITOLATO D ONERI GARA A PROCEDURA APERTA, IN FORMA TELEMATICA SINTEL, PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO INTEGRATO DI GESTIONE INFORMATIZZATA DELLE RISORSE UMANE DELL AZIENDA OSPEDALIERA OSPEDALE DI CIRCOLO DI BUSTO ARSIZIO. ( N. GARA N. CIG BB2) Responsabile del Procedimento (Dr. Davide A. Damanti) ddamanti@aobusto.it Referente dell istruttoria (Sig.ra Daniela Brancaccio ) Fax.: pag. 1 di 26

2 Articolo 1 Oggetto e durata dell appalto Art Oggetto dell appalto La presente procedura ha per oggetto l erogazione del servizio integrato di gestione informatizzata delle risorse umane diretta all esecuzione delle prestazioni inerenti, tra l altro, il trattamento giuridico, economico, previdenziale, presenze/assenze, gestione dell ALPI (attività libero professionale intramuraria), gestione formazione e turnistica del personale in rapporto di servizio a qualsiasi titolo,. Il servizio dovrà ricomprendere la messa a disposizione di tutte le attrezzature e i software preordinati all erogazione completa e ottimale delle prestazioni oggetto del servizio stesso nonché di tutte le attività propedeutiche e di formazione del personale interessato. L installazione, la messa in funzione, la manutenzione (programmata e non), l assistenza tecnica e tutto quant altro necessario dovrà essere garantito dal contraente al fine di dare corretta esecuzione del servizio richiesto. Le risorse umane (tipologie) che dovranno essere gestite in modo integrato dal servizio informatico oggetto del presente capitolato sono, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, le seguenti: direttore generale, direttore sanitario e direttore amministrativo; personale dirigente e del comparto a tempo determinato e a tempo indeterminato; collaboratori coordinati e continuativi; borsisti e studenti universitari; medici specialisti ambulatoriali a rapporto convenzionale; libero professionisti; ogni altra tipologia di soggetti in rapporto di servizio con l azienda; eredi. Il servizio deve essere erogato nel rispetto dei seguenti requisiti: continuità e sicurezza del servizio erogato; rapidità, completezza e correttezza dei conteggi e delle procedure; aggiornamento costante alla normativa vigente dei programmi applicativi; massima flessibilità nella gestione del sistema e capacità di adattarsi ai cambiamenti; autonomia e semplicità nell utilizzo del servizio da parte degli operatori e degli utenti. pag. 2 di 26

3 Il servizio richiesto deve garantire, nel rispetto della normativa vigente, la gestione delle diverse attività connesse alla gestione delle risorse umane ivi compresa l analisi, il controllo e la programmazione dei fattori collegati e l allocazione alle singole unità organizzative. Art Durata dell appalto Il contratto, conseguente all aggiudicazione della presente gara d appalto, ha una durata di 5 anni per il periodo 1 gennaio dicembre Resta facoltà dell Azienda Ospedaliera di prorogare il contratto per ulteriori mesi sei (180 gg) dalla sua naturale scadenza. Articolo 2 Configurazione e dimensionamento del servizio Il servizio oggetto del presente capitolato riguarda l elaborazione di circa n cedolini al mese per 12 mensilità all anno (la 13 mensilità è già conteggiata. Il servizio è svolto in outsourcing secondo la modalità Application Service Provider (ASP) nel rispetto della riservatezza dei dati oggetto di trattamento. L appaltatore sostiene totalmente ogni onere relativo alla manutenzione del servizio e delle apparecchiature in ASP. Il servizio include tutte le risorse di elaborazione necessarie allo svolgimento dello stesso, ivi comprese le strumentazioni per la rilevazione delle presenze come dettagliate nell art. 7, con la sola esclusione delle postazioni di lavoro degli operatori e della predisposizione della rete trasmissione dati locale e di alimentazione elettrica che saranno fornite dall Azienda. Il servizio è dimensionato per supportare l utilizzo contemporaneo di n 45 postazioni di lavoro. Qualora le postazioni superino il numero indicato, l appaltatore non avrà titolo di chiedere alcuna integrazione economica fintanto che l incremento di postazioni non sia maggiore del 10% di quello iniziale. Il servizio di connettività geografica ed i relativi oneri per il suo mantenimento presso la server farm sono a totale carico dell appaltatore. L appaltatore garantisce l adeguamento: delle proprie modalità di connessione e dei propri sistemi di sicurezza senza alcun onere per l Azienda anche nel caso in cui quest ultima decida, nel corso dell esecuzione del contratto, di cambiare il proprio fornitore del servizio di connettività; pag. 3 di 26

4 della disponibilità di banda Internet in tempi brevi in caso di espansione del numero degli utenti del servizio. Articolo 3 Caratteristiche generali del servizio Il software applicativo utilizzato per l espletamento del servizio dovrà prevedere l utilizzo di un unica banca dati nella quale siano perfettamente integrate tutte le informazioni che alimentano i singoli moduli. L appaltatore assicura pertanto che il servizio garantisce: l inserimento dei dati del sistema da parte dell operatore un unica volta e l immediata disponibilità degli stessi in tutti i moduli che li utilizzano, senza ulteriori inserimenti; la completa funzionalità ed integrazione di tutti i moduli. Le informazioni rilevanti e tutti gli eventi giuridico - economici sono sempre mantenuti in linea. In particolare, in ogni momento è possibile, in tempo reale e senza alcun supporto dell appaltatore, risalire all inquadramento e alle tabelle dei lavoratori, a qualsiasi data, nonché garantire elaborazioni che tengano conto di modifiche retroattive alla disciplina legislativa o variazioni dello stato lavorativo dei lavoratori comunicate in ritardo o, comunque, successivamente alla chiusura di una elaborazione. Il servizio prevede e comprende: l accesso mediante un sistema di autenticazione; la suddivisione degli operatori per profili di accesso e abilitazione alle funzioni del servizio in base ai ruoli ad essi associati; la possibilità di circoscrivere la visibilità e la modificabilità sui dati per singoli utenti o gruppi di utenti; l accesso ad un help on line attivabile dall operatore per avere supporto sulle funzionalità degli elementi del servizio ed in particolare di quelli codificati; la possibilità di effettuare stampe ed estrazioni dati da qualunque postazione di lavoro. Articolo 4 Aggiornamento del servizio L appaltatore assicura senza che ciò comporti l intervento degli operatori dell Azienda, e nessun onere di qualsiasi tipo o sorta a carico dell Azienda Ospedaliera, l adeguamento dei parametri, delle tabelle e, in genere, di ogni componente del servizio alle variazioni contrattuali a livello nazionale e locale, di legge previdenziali e fiscali e, in particolare, l aggiornamento di tutte le modifiche relative a: pag. 4 di 26

5 percentuali di applicazioni relative agli enti previdenziali interessati; percentuali di applicazioni relative alle normative fiscali: scaglioni di reddito, detrazioni, deduzioni, aliquote delle addizionali di tutti i Comuni e Regioni di Italia; tabelle per l erogazione degli assegni familiari; tabelle di inquadramento economico e giuridico contrattuali per ogni figura professionale prevista dai contratti; per ogni voce interessata è gestita la data di decorrenza, anche retroattiva, del nuovo trattamento economico e dell inquadramento giuridico; tabelle relative a rilevazioni statistiche. Per tutta la durata del servizio l appaltatore deve garantire, senza nessun onere a carico ulteriore per l Azienda Ospedaliera, la manutenzione correttiva ed evolutiva del servizio offerto. Gli aggiornamenti sono apportati in modo tale da consentire l adempimento di tutte le attività entro i termini previsti dalle relative disposizioni normative. L appaltatore rende tempestivamente disponibile l ultima release del software rilasciata, aggiornando i sistemi, sia server che client, nei modi e nei tempi concordati con il responsabile aziendale del contratto o un suo delegato. Gli aggiornamenti non sono in alcun modo a carico dell Azienda. Per eventuali problemi relativi al software applicativo l appaltatore dovrà garantire: la risoluzione del problema per errori bloccanti entro 24 ore dalla segnalazione; la risoluzione del problema per errori non bloccanti entro 48 ore dalla segnalazione. Il tipo di errore bloccante o non bloccante, sarà giudicato motivatamente dalla Struttura Risorse Umane dell Azienda e comunicato all appaltatore a mezzo telefono, fax o . Per errore di tipo bloccante si identificano quegli errori che impediscono l operatività anche parziale di una funzione o ne degradano il risultato. Per errore di tipo non bloccante si identificano quelli che non hanno un impatto immediato evidente e generalizzato sulle funzionalità del sistema. Articolo 5 Integrazione con altre procedure dell Azienda Il sistema di gestione del personale tratta dati di interesse comune ad altri sistemi. Al fine di assicurare la correttezza e l univocità dei dati gestiti a livello aziendale ed eliminare duplicazioni di attività su sistemi diversi, per il servizio oggetto d appalto è richiesta l integrazione con altre procedure informatiche presenti in Azienda: pag. 5 di 26

6 Contabilità Economico-Patrimoniale L integrazione con il sistema di gestione della Co.Ge (ERP Oracle Applications ditta Santer) è finalizzata ad automatizzare la contabilizzazione del pagamento degli stipendi e del versamento degli oneri a carico dei dipendenti ed a carico Ente. L interfaccia di gestione deve consentire la transcodifica e l abbinamento delle singole voci stipendiali e dei ruoli del personale (funzioni) ai diversi conti di Co.Ge, come pure dei singoli creditori (sindacati, finanziarie, ecc.) ai diversi fornitori di Co.Ge. In particolare sono previsti i seguenti flussi: 1) pagamento stipendi; 2) versamento trattenute quote sindacali; 3) versamento trattenute cessione quinto dello stipendio; 4) oneri a carico Ente per singola funzione. Contabilità Analitica per Centri di Costo Il service degli emolumenti stipendiali, fornisce dati che consentono di popolare il sistema ERP Oracle Application dell Azienda Ospedaliera specificatamente il modulo di Contabilità Analitica. La contabilità analitica è fornitore di dati sia verso l interno, Controllo di Gestione, sia verso l esterno in particolar modo verso la Regione. L interfaccia tra il sistema di Co.An e il sistema di rilevazione degli stipendi deve avvenire attraverso l uso di moduli che consentono la transcodifica e l abbinamento delle qualifiche e delle diverse voci stipendiali al fattore produttivo di Co.An (competenze fisse, retribuzione di posizione, straordinari, competenze 118, indennità varie, area a pagamento, produttività e risultato, accantonamento tredicesima mensilità, oneri sociali, IRAP, libera professione ed arretrati esercizi precedenti Il costo del personale deve essere distinto per ruoli di personale (Ruolo Sanitario medico, non medico, comparto; ruolo amministrativo: dirigenza, comparto; Ruolo professionale: Dirigenza, comparto; Ruolo tecnico: comparto), per matricola e quindi per centro di costo. pag. 6 di 26

7 E condizione essenziale che il calcolo degli oneri sociali e dell IRAP, per matricola e per centro di costo, sia distinto tra quota di competenza e anni precedenti (deve essere specificato l anno di riferimento). In particolare sono previsti i seguenti flussi (esportabili in excel/access): 1) stipendi mensili divisi per cdc e fattore produttivo (dati da fornire: mese, cdc Co.An, fattore produttivo/conto, importo dare e importo avere) 2) dettaglio per matricola delle diverse voci stipendiali, cdc di Co.An, fattore produttivo, anno a cui si riferiscono le diverse voci in pagamento (dati da fornire: matricola, mese, anno di competenza della singola voce stipendiale, cdc di Co.An, cdc personale, voce stipendiale, codice qualifica dipendente, fattore produttivo/conto, importo dare e importo avere, tempo) 3) file mensile con personale equivalente distinto per centro di costo di Co.An (matricola, mese, centro di costo, tempo) Tutte le tabelle, sia le finali che quelle di base devono poter essere esportate in file txt, per il successivo trasferimento su files di excel e/o access. Gestione informatizzata della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro L integrazione con il sistema di gestione della Struttura Servizio Prevenzione e Protezione e Medicina Preventiva del Lavoro (sistema GR Safety della Ditta TESI SpA di Brà (CN) acquisito in modalità webservice) è finalizzata all interscambio delle informazioni anagrafiche, assicurative ai fini INAIL e delle qualifiche dei dipendenti utile alla gestione del profilo di rischio, della cartella sanitaria e degli infortuni. La procedura deve consentire con cadenza quotidiana l aggiornamento automatico dei suddetti dati verso i campi specifici del sistema GR Safety per singolo dipendente. Articolo 6 Rendicontazione e disponibilità delle elaborazioni L appaltatore fornisce tutti i dati (file e report) per l accredito degli stipendi, l emissione dei mandati e il pagamento dei contributi almeno con 5 giorni lavorativi di anticipo rispetto: al giorno 27 di ogni mese (tale giorno è anticipato se cade di sabato, domenica o festivo); al giorno da definire del mese di dicembre, compresa la tredicesima. pag. 7 di 26

8 In particolare, l appaltatore, entro lo stesso termine, mette a disposizione, debitamente compilati, anche su supporto informatico, i moduli per i versamenti previdenziali e fiscali previsti dalla normativa vigente. Articolo 7 Modalità di espletamento del servizio suddiviso per Aree interessate Il servizio integrato per la gestione informatizzata del personale di cui all art. 1 si riferisce alle seguenti gestioni: Anagrafica Stato Giuridico Dotazione Organica Presenze/Assenze Economica e Fiscale Previdenziale Libera professione (ALPI) Turni di servizio Formazione Portale del dipendente Il sistema deve prevedere l integrazione tra tutte le gestioni sopra elencate: qualora una o più delle gestioni sopra elencate non fossero comprese nel sistema proposto dalla concorrente, l offerta carente sarebbe esclusa dalla gara. Per integrazione si intende l assenza completa di archivi duplicati. Pertanto l inserimento e la modifica di un dato deve avvenire una sola volta nel modulo di pertinenza e valere anche per gli altri, garantendo l unicità e la correttezza. Il sistema deve inoltre prevedere: la storicizzazione di tutte le diverse informazioni contenute; la consultazione delle stesse secondo tale criterio. L accesso alla procedura deve prevedere menù personalizzabili a seconda delle funzioni desiderate. GESTIONE ANAGRAFICA L anagrafica è centralizzata e le sue informazioni, inserite una sola volta, devono essere disponibili su tutti i moduli applicativi e devono riguardare tutto quanto necessario per la gestione delle diverse attività, ivi comprese quelli richieste dai diversi flussi informativi in materia di personale (conto annuale, FLU.PER., denunce mensili e annuali, etc). pag. 8 di 26

9 Le informazioni anagrafiche devono essere memorizzate storicamente. GESTIONE STATO GIURIDICO Il sistema deve prevedere la gestione di: tipo e data di assunzione e dimissione con conseguente creazione (in caso di assunzione) o chiusura (in caso di cessazione) di tutti gli storici ad esso collegati; sede di lavoro: descrizione presidio ospedaliero e reparto e periodo di servizio prestato nella stessa; carriera, anche con operazioni collettive di cambio di inquadramento a causa di applicazioni contrattuali o accordi sindacali; qualifica (ruolo, profilo professionale e posizione funzionale), mansione, disciplina, tipo rapporto di lavoro con indicazione della percentuale di impiego in caso di part-time, contratto individuale di lavoro; tipologia, descrizione e termini incarichi conferiti, per personale dirigente e posizioni organizzative e di coordinamento per il comparto e relativo peso; scadenziario relativo alla scadenza incarichi dirigenziali, di posizione organizzativa e di coordinamento; scadenziario passaggi di fascia dell indennità di esclusività e riconoscimento progressioni per i dirigenti al superamento dei 5 anni di servizio; produzione e stampa delle certificazioni di servizio nelle varie tipologie; produzione e stampa delle varie tipologie di contratti individuali di lavoro e dei contratti di conferimento incarichi dirigenziali e libero professionali; scadenziario del personale a tempo determinato (compreso gestione proroghe e gestione permessi di soggiorno); scadenziario periodo di prova per il personale a tempo indeterminato; limitazioni all impiego (con prescrizioni, con limitazioni, sospensioni temporanee, esenzione temporanea o permanente al servizio notturno, etc); gestione delle scadenze legate al rapporto di lavoro part-time o regime a impegno ridotto; l esportazione degli archivi: l utente deve avere la possibilità di estrarre, con facilità, dalla banca dati, informazioni relative al personale assunto e cessato successivamente elaborabili tramite strumenti software quali Excel, Access, etc; Elaborazione e stampa inquadramenti giuridici ed economici del personale con profondità storica dalla data di assunzione riferita a tutti i rapporti di lavoro intercorsi con l azienda. GESTIONE DOTAZIONE ORGANICA pag. 9 di 26

10 La procedura informatica deve consentire la gestione dei seguenti dati di organico relativi ai fabbisogni/dotazioni: numero posti previsti; numero posti coperti; modalità di copertura dei posti; numero posti scoperti; piano di Assunzione annuale. Gli operatori dell Azienda devono poter gestire i dati, storicizzabili, relativamente alle variazioni di dotazione organica e di Piano di Assunzione annuale, ai movimenti del personale in servizio con l estrapolazione dei dati per la produzione di reportistiche specifiche e periodiche. La procedura deve permettere la gestione dell organigramma aziendale prevedendo: la possibilità di definire le strutture organizzative aziendali e le loro sottoarticolazioni; la graduazione delle strutture aziendali ai fini della retribuzione di posizione e dell indennità di funzione; le diverse correlazioni tra le strutture; l assegnazione di gruppi di dipendenti con i relativi dati identificativi; la rappresentazione grafica. GESTIONE PRESENZE/ASSENZE: RILEVAZIONE PRESENZE La rilevazione delle presenze deve avvenire mediante l installazione presso ogni piano che sia sede di lavoro di una Struttura di un Servizio o di Unità Operativa presente nei Presidi Ospedalieri di Busto Arsizio, Saronno e Tradate oltre che nelle sedi decentrate dislocate nel territorio. Tale numero complessivo è pari a n. 105 rilevatori. I rilevatori di presenza e il relativo software devono garantire: l abbinamento ad ogni codice dipendente di un unico o di più punti di timbratura; varie causali di timbrature da abbinare ad un unico o più punti di timbratura; di continuare ad utilizzare i badges per la timbratura già in uso e di proprietà dell azienda (tessere a doppia tecnologia Duoprox II); Le operazioni consistono in: pag. 10 di 26

11 acquisizione e scarico negli archivi individuali degli accessi del personale dai rilevatori di presenza; visualizzazione timbrature in tempo reale; elaborazione giornaliera rilevazione delle presenze; possibilità di configurare turni di servizio diversi nelle caratteristiche fondamentali (flessibilità, pausa pranzo, tolleranze, etc); gestione turni ed orari di servizio con automatismi di confronto tra timbrature ed orari per il conteggio dell attività dell orario di servizio; elaborazioni retroattive e conguagli in automatico di voci variabili già trasmesse alla gestione economica, con produzione di report che evidenzino le voci di conguaglio; gestione di timbrature causalizzate che consentano il controllo di diverse tipologie di attività istituzionali o extra servizio (ordinario, formazione, pronta disponibilità, libera professione, supporto alla libera professione, area a pagamento, servizio 118, assistenza domiciliare, etc.); riconoscimento automatico al personale avente diritto di eventuali indennità di presenza derivanti da turno e/o qualifica e/o centro di costo; gestione delle eccedenze orarie suddivise per anno di maturazione. In fase di riconoscimento dello straordinario deve essere automatico il controllo con eventuali budget di spesa previsti a livello di dipendente, unità operativa o dipartimento, l aggancio con l opzione individuale di pagamento/recupero. Il sistema deve prevedere il trasferimento in busta paga di tutte le competenze accessorie derivate dalla procedura di rilevazione delle presenze, ivi compresa la banca delle ore. La modifica delle informazioni nel modulo presenze/assenze determina l eventuale conguaglio automatico degli emolumenti già liquidati a valere per tutte le voci variabili derivanti dalla rilevazione delle presenze (ad. Esempio: indennità di pronta disponibilità, indennità di turno, indennità festive, indennità notturna, straordinario, chiamate di pronta disponibilità, indennità di guardia, ecc.). In collegamento con le previsioni del modulo di gestione dell ALPI la procedura deve prevedere che gli orari effettuati per l esercizio dell attività libero professionale siano contabilizzati e formalizzati separatamente dall attività istituzionale, mediante previsione di un cartellino dedicato. GESTIONE ASSENZE La gestione delle assenze: deve avere effetto sugli aspetti economici e contributivi; pag. 11 di 26

12 deve prevedere la possibilità di inserire in archivio periodi di assenza effettuati presso altri datori di lavoro, validi ai fini dei diversi contatori (es.: calcolo periodo di comporto). Tra le attività previste dalla procedura rientrano: l elaborazione giornaliera conseguente alla rilevazione delle assenze; la gestione automatica del maturato ferie in base alla tipologia di rapporto del dipendente (tempo pieno, part-time orizzontale/verticale/ciclico, anzianità di servizio, articolazione su 5 o 6 gg) con differenziazione dei vari servizi lavorativi nell anno. Il conteggio deve avvenire senza intervento o conteggio manuale da parte dell operatore. Deve anche essere automatica la riduzione delle ferie maturate nel caso di assenze particolari (es. aspettative durante le quali non maturano ferie). La gestione delle ferie deve essere distinta per anno di maturazione; la gestione completa della maternità/paternità ai sensi della normativa vigente la gestione monte ore per Organizzazioni Sindacali e dei relativi permessi; la gestione delle aspettative e dei distacchi sindacali; la gestione mensile dei permessi previsti dalla Legge 104/92; la gestione completa della malattia con calcolo automatico delle percentuali di retribuzione spettante nonché del superamento del cosiddetto periodo di comporto sommando le assenze intervenute nei tre anni precedenti l insorgenza dell evento morboso. Differenziazione della gestione se trattasi di dipendente a tempo determinato; la riduzione automatica della retribuzione prevista dal D.L. 112/2008 convertito in Legge 133/2008 e di ogni altra normativa specifica; la gestione dei limiti previsti dalla normativa vigente in termini di durata e periodi di riferimento temporali di lunghe assenze come aspettative per motivi familiari e personali o ai sensi della Legge 104/92; la gestione dei permessi per motivi personali come da contratto e da accordi aziendali; la gestione del recupero delle ore garantendo la distinzione delle eccedenze per anno di effettuazione. Il sistema deve conseguentemente prevedere: la stampa del cartellino di presenza con evidenziati i conteggi mensili, i riporti del mese precedente, le indennità spettanti, la situazione ferie, la situazione delle ore prestate suddivise tra le varie causali; la valorizzazione economica delle ferie per anno di competenza; possibilità di estrazione di tabulati e/o archivi di data base, tramite stampe anche al fine di evidenziare situazioni anomale (timbrature errate, sovrapposizione di giustificativi e timbrature, pag. 12 di 26

13 timbrature effettuate da terminali non autorizzati, ecc) e di riepiloghi mensili (situazione liquidato, ore accantonate, ferie godute, ferie residue, ecc.); l esportazione degli archivi: l utente deve avere la possibilità di estrarre, con facilità, dalla banca dati informazioni successivamente elaborabili tramite strumenti software quali Excel, Access, ecc. GESTIONE ECONOMICA E FISCALE La procedura informatica deve prevedere: sviluppo del cedolino per 12 mensilità annue per tutto il personale in carico alla data di elaborazione e per i lavoratori cessati dal servizio cui competono emolumenti arretrati; liquidazione degli emolumenti relativi ad anni precedenti contestualmente a quelli ordinari del mese, evidenziandone a parte le relative quote e contributi; liquidazione emolumenti arretrati dovuti a rinnovi contrattuali, progressioni verticali od orizzontali o contratti integrativi decentrati; rapporto delle singole voci stipendiali ai giorni lavorati considerando, a tal fine, il mese intero sempre pari a 30 giorni (riferimento a direttive INPS); corresponsione delle competenze in funzione delle varie tipologie di assenze in conformità alla normativa vigente; gestione di trattenute fisse a vario titolo come ad es: Cessioni del quinto dello stipendio, piccoli prestiti, quote sindacali, pignoramenti, assicurazioni, etc.; gestione del cambio di livello o qualifica o rapporto di lavoro nel corso del mese; gestione dello spostamento del dipendente durante il mese su diversi centri di costo; calcolo e liquidazione della tredicesima mensilità per il personale dipendente e del premio di collaborazione spettante agli specialisti ambulatoriali in corrispondenza dell elaborazione dello stipendio di dicembre ovvero in data diversa nei casi di cessazione di rapporto di lavoro in corso d anno; calcolo e liquidazione dell indennità sostitutiva di preavviso; calcolo e liquidazione del premio di operosità spettante agli specialisti ambulatoriali; conguagli automatici a seguito di cessazione del rapporto di lavoro; valorizzazione, nei casi di riassunzione del medesimo lavoratore, dei periodi di servizio precedenti ai fini dell effettuazione di conguagli a vario titolo; calcolo degli imponibili e delle ritenute previdenziali, assistenziali e fiscali, a carico del datore di lavoro e del lavoratore secondo le normative di legge vigenti, tenuto conto delle diverse tipologie contrattuali di appartenenza dei dipendenti; calcolo dei contributi, per anno di competenza, con eventuale suddivisione automatica degli imponibili sulle diverse aliquote valide in date differenti e ricalcolo dei contributi variati retroattivamente; pag. 13 di 26

14 possibilità di conguagliare emolumenti erogati da altri datori di lavoro sia sotto l aspetto contributivo che fiscale; calcolo dell aliquota media IRPEF biennio precedente; possibilità di inserimento dell aliquota marginale IRPEF richiesta dal dipendente riconoscimento di detrazioni e deduzioni in base alla normativa vigenti; stralcio mensile compensi superiori ad ,00 per controllo Equitalia; gestione delle competenze da erogare agli eredi di dipendenti deceduti; gestione automatizzata dei Fondi contrattuali e delle diverse voci di spesa del personale delle diverse aree e delle diverse tipologie contrattuali (monitoraggio spesa e rispettiva proiezione); gestione dei sistemi incentivanti in base ai contratti integrativi aziendali; consultazione del cedolino del mese in corso e consultazione storico cedolini; gestione trasferte, rimborsi chilometrici, etc.; calcolo interessi e rivalutazione monetaria; gestione assegno nucleo familiare; denuncia infortuni come da modello predisposto dall INAIL; gestione assistenza fiscale per quanto di competenza del sostituto d imposta (Modelli 730/4, Mod. 730 rettificativi e integrativi) stampa/visualizzazione voci stipendiali con relativi assoggettamenti e imputazioni di bilancio; elaborati e stampe personalizzate relative alle voci stipendiali; produzione di modelli di versamento mensili. previsti dalla normativa vigente; l esportazione degli archivi: l utente deve avere la possibilità di estrarre, con facilità, dalla banca dati informazioni successivamente elaborabili tramite strumenti software quali Excel, Access, etc. Elaborazione e stampa inquadramenti giuridici ed economici del personale con profondità storica dalla data di assunzione riferita a tutti i rapporti di lavoro intercorsi con l azienda. Il sistema deve prevedere la predisposizione, nel rispetto delle tempistiche e secondo le specifiche disposizioni, di diverse elaborazioni periodiche utili e/o necessarie per specifici adempimenti normativi e ministeriali secondo i tracciati ivi previsti, come ad esempio: denuncia DMA INPS denuncia EMENS INPS denuncia INAIL denuncia ONAOSI modelli CUD Flu.per in attuazione D.G.R. n. VII/10940 del 4/11/2002 e successive modifiche e integrazioni (personale dipendente, specialisti ambulatoriali, ecc.) Monitoraggio-indagine congiunturale trimestrale Dichiarazione annuale/mensile del Sostituto di Imposta (Mod. 770) conto annuale eventuali altre statistiche e rilevazioni previste dalla normativa nazionale e/o regionale pag. 14 di 26

15 GESTIONE PREVIDENZIALE La procedura informatica deve prevedere: Liquidazione/Riliquidazione T.F.S. o Compilazione, elaborazione e stampa Mod. 350/P o Compilazione, elaborazione e stampa Foglio aggiuntivo o Calcolo liquidazione modalità INADEL Liquidazione/Riliquidazione T.F.R. o Compilazione, elaborazione e stampa Mod. TFR/1 o Compilazione, elaborazione e stampa Mod. TFR/2 Trasferimento dati all applicativo pensionistico INPS, al fine di elaborare i Modd. PA/04 per le pratiche di riscatti e ricongiunzioni e per le pratiche di pensione. Determinazione e calcolo periodi da ricongiungere L. 29/79: possibilità di inserire i dati ricavabili dal Mod. TRC 01 bis dell INPS per ricongiunzione ai sensi art. 2 Legge n. 29/79 (date iniziali e finali dei periodi temporali, tipo contributi, ecc. Elaborazione e stampa inquadramenti giuridici ed economici del personale con profondità storica dalla data di assunzione riferita a tutti i rapporti di lavoro intercorsi con l azienda, con possibilità di selezionare dati annui o mensili, con imponibile assoggettabile alla Cassa Pensioni e con imponibile assoggettabile all INADEL TFS-TFR. LIBERA PROFESSIONE Il programma deve essere in grado di acquisire file di testo provenienti dal sistema di gestione della cassa CUP (G2 - Ditta Insiel) e/o file Excel prodotti dal servizio economico finanziario, contenenti dati relativi all attività libero professionale effettuata; i dati sono distinti per matricola e categoria di prestazione, al fine di ripartire tale valore, secondo tabelle che saranno manutenute dal servizio economico finanziario, e fornire alla procedura stipendi i valori economici da liquidare. Analogamente il sistema deve permettere di acquisire le prestazioni al fine di quantificare un corrispondente debito orario del personale interessato, secondo tabelle predefinite, da fornire alla procedure presenze. Il programma deve essere in grado, alla fine del processo, di esportare file in formato testo o Excel e fornire all UO Economico Finanziaria e Risorse Umane reportistiche a vario titolo. pag. 15 di 26

16 PIANIFICAZIONE e GESTIONE TURNI Il sistema deve prevedere: - Pianificazione delle diverse tipologie di turnistica a breve, medio e lungo termine con controllo della numerosità di personale previsto presente per ogni qualifica confrontato con la numerosità pianificata; - Consultazione e modifica dei turni di servizio secondo i diversi livelli di accesso e di autorizzazione, in linea con i diversi livelli organizzativi (Dipendente, Coordinatore U.O., Coordinatore Dipartimentale, Direzione Infermieristica); - La gestione della pianificazione delle ferie e delle altre assenze pianificabili (permessi retribuiti, 150 ore, ecc.) comprensiva del controllo dei residui disponibili; - La gestione delle sostituzioni e delle allocazione delle risorse umane; - La gestione dei piani di lavoro/schemi di servizio per reparto con verifica dei valori minimi previsti e conteggio ore lavoro pianificato per dipendente rispetto al dovuto mensile; - La gestione delle richieste di assenze da parte del dipendente e delle richieste di variazione di turno, timbrature e/o eccedenze orarie; - Produzione di specifica reportistica relativa a turnazioni pianificate, schemi di servizi elaborati, scadenze contrattuali, dati anagrafici, straordinari maturati-autorizzati, anomalie per sovrapposizione tra turni e assenze, mancato rispetto dei vincoli normativi, incompatibilità per limitazioni personali, ecc. La ditta dovrà provvedere, senza costi aggiuntivi per l Azienda, all importazione dei dati storici dall attuale sistema di gestione della turnistica (SII della ditta Dedalus ex Sago). Le funzioni di pianificazione e gestione turni dovranno essere attivate dalla ditta entro 60 giorni dal ricevimento di formale richiesta trasmessa dall Azienda Ospedaliera. In fase transitoria, considerato l elevato impatto che avrà l attivazione della nuova procedura su tutti gli utenti coinvolti e la necessità di una precisa pianificazione degli interventi che preveda un piano progressivo di migrazione, la ditta dovrà comunque provvedere, senza costi aggiuntivi per l Azienda, all integrazione del proprio sistema con l attuale sistema di gestione della turnistica del SITRA (SII). pag. 16 di 26

17 Tale integrazione sarà finalizzata all interscambio delle informazioni relative alla anagrafica dei dipendenti, ai turni di servizio programmati, alle assenze effettuate ed alle timbrature rilevate per singolo dipendente, nonché ai saldi ferie e ore. In particolare sono previsti i seguenti flussi: 1) Anagrafica dipendenti 2) Assenze 3) Timbrature La procedura deve inoltre consentire l importazione automatica dei dati relativi alla programmazione dei turni e delle assenze (ferie, recuperi ore, ecc.) per singolo dipendente. GESTIONE FORMAZIONE Il sistema deve prevedere: - gestione budget per le attività di formazione suddiviso per fonte di finanziamento, tipo di formazione, centro di costo/reparto, con gestione dei costi e dei ricavi (per corsi interni e fuori sede) a livello preventivo e consuntivo; - gestione corsi ed eventi formativi (sia in sede che fuori sede) nelle diverse tipologie e sottocategorie previste dalla normativa nazionale e regionale ECM, sia di tipo mono-edizione che multi-edizione; - gestione delle informazioni relative a: codice Azienda, codice evento, ID ECM, dati delibere, titolo, tipologia evento, date di svolgimento, sede, Azienda, edizione, orari, programma corso con argomenti e durata di ciascuno, effettive presenze, autorizzazione, dati di richiesta/calcolo/erogazione rimborso spese, budget, stato di avanzamento corso, crediti assegnati, con visualizzazione immediata in un'unica schermata dei dati generali di ciascuna iniziativa formativa; - archiviazione documenti digitalizzati relativi al corso (rimborsi spese e crediti per attività fuori sede, curricula, ecc.); - gestione storica dei piani formativi (con importazione dei dati relativi al triennio ); - gestione dei diversi ruoli coinvolti (partecipanti, docenti, relatori, tutors, responsabili scientifici, ecc.) per personale dipendente ed esterno, con calcolo ore/settimane di docenza o di tutoraggio, assegnazione di crediti formativi ECM per le sole professioni soggette in base alla normativa, monitoraggio utilizzo budget; - stampa dei test di customer satisfaction e di apprendimento, con successiva lettura ottica dei risultati ed acquisizione degli stessi nel data base; - generazione automatica di elenchi, fogli firma, registri ad uso interno e di attestati e certificazioni, personalizzabili, in base ai format codificati dalla normativa; pag. 17 di 26

18 - generazione report per inserimento rimborsi e docenze nelle competenze stipendiali; - generazione automatica del dossier formativo individuale e di U.O. con possibilità di consultazione e stampa differenziate (dipendente, coordinatore/responsabile di U.O., S.A Risorse Umane, Ufficio Formazione); - generazione dei flussi informativi sui crediti ECM sia relativi alla formazione interna che individuale; - statistica periodica dei dati relativi al piano formativo (partecipanti, corsi, date, crediti, ruoli) ed estrazione parametrica con stampe in Word/Excel di tutti i dati, anche relativamente alle partecipazioni, alle ore di docenza/tutoraggio ed ai corrispondenti costi, ai risultati di apprendimento e di customer satisfation, all evidenza dei bisogni formativi in determinate categorie (emergenza intraospedaliera, privacy, radioprotezione, sicurezza dei lavoratori, <) in base ai corsi frequentati/non frequentati, allo stato di avanzamento del piano formativo, con possibilità di elaborazione di report personalizzati PORTALE DEL DIPENDENTE Il sistema deve prevedere la presenza di un applicazione web dedicata al personale accessibile tramite il sito web aziendale ( al fine di realizzare, nel rispetto dei principi dell informatizzazione, della dematerializzazione e della trasparenza, lo snellimento delle procedure relative alla gestione dei rapporti lavorativi interni all Azienda nonché l accesso alle informazioni del personale relative al rapporto in atto con l Azienda. L uso del portale deve pertanto prevedere funzioni che determinano sia un flusso di informazioni da parte del personale verso l Azienda, sia un flusso di informazioni da parte dell Azienda verso il personale. In entrambi i casi tali funzioni devono essere sostitutive dei tradizionali mezzi cartacei. Il portale del dipendente deve consentire la creazione e gestione di uno spazio virtuale per ogni dipendente, in cui sia possibile depositare i documenti relativi al rapporto contrattuale, catalogati ed estratti secondo un criterio di storicizzazione (quali ad esempio, contratti individuali, job description, schede di valutazione, ecc). Il sistema deve inoltre prevedere la presenza di diversi livelli di utenza che, attraverso sistemi di autenticazione, permettano l identificazione di diversi livelli autorizzativi, conoscitivi e di consultazione. Devono essere previste specifiche funzionalità quali: Pubblicazione da parte dell Azienda e consultazione da parte dei relativi interessati dei cedolini stipendiali, dei cartellini di presenza, dei CUD e di qualsiasi altra certificazione prevista dalla normativa, quale unica modalità di comunicazione da parte dell azienda al lavoratore; Pubblicazione da parte dell Azienda di avvisi ed informative al personale interessato (singoli, raggruppamenti predefiniti o totalità dei destinatari); Pubblicazione da parte dell Azienda di modulistica aziendale scaricabile da parte dei soggetti interessati; pag. 18 di 26

19 Comunicazione da parte del personale di giustificativi di assenza (ferie, permessi, etc.), con possibilità di far confluire gli stessi, previa procedura autorizzativa, direttamente nelle gestione del relativo modulo; Comunicazione da parte del personale di inserimenti di timbrature non già presenti nel sistema ordinario di rilevazione, con possibilità di far confluire le stesse, previa procedura autorizzativa, direttamente nelle gestione del relativo modulo; Comunicazioni da parte del dipendente di variazioni di dati anagrafici (ad es.: domicilio, mail, numero di telefono, coordinate bancarie, etc.) con possibilità di far confluire le stesse, previa procedura autorizzativa, direttamente nelle gestione del relativo modulo, garantendo il principio della storicizzazione delle relative informazioni; Comunicazioni da parte del dipendente di variazioni relative alle detrazioni fiscali con possibilità di far confluire le stesse, previa procedura autorizzativa, direttamente nelle gestione del relativo modulo, garantendo il principio della storicizzazione delle relative informazioni; Consultazione e gestione dei turni di servizio e di reperibilità; Procedura di autorizzazione delle eccedenze orarie ovvero delle modifiche orarie del personale dipendente con possibilità di far confluire le stesse, direttamente nelle gestione del relativo modulo, garantendo il principio della storicizzazione delle relative informazioni; Consultazione e manutenzione del curriculum personale dipendente Consultazione e manutenzione di documenti quali le job descriptions, le schede di valutazione individuali, i contratti individuali, ecc; Consultazione piano formativo aziendale con possibilità di iscrizione ai singoli eventi e consultazione del materiale didattico; Consultazione e stampa dossier formativo e attestati dei corsi aziendali. Si precisa che il sistema deve essere multipiattaforma, ovvero raggiungibile con qualsiasi browser da qualsiasi device, anche mobile (quali Android, Apple, Microsoft), e sistema operativo (quali Windows, Mac OS, Linux) e costantemente aggiornato alle innovazioni della tecnologia. Articolo 8 Specifiche Tutti gli output derivanti dalle elaborazioni dei diversi moduli devono essere digitalizzabili, anche per favorire l immagazzinamento dei dati e la relativa archiviazione informatizzata. Qualsiasi elaborazione relativa al rapporto di lavoro (busta paga, cartellino presenze, certificazioni fiscali, ecc.) deve essere prodotta in versione digitale ai fini della sua pubblicazione nel portale del dipendente. I moduli di cui al presente servizio devono poter essere personalizzabili in funzione delle esigenze eventualmente rappresentate dall Azienda, anche conseguenti alla sottoscrizione di contratti integrativi aziendali ovvero di decisione assunte dai vertici aziendali (ad es. tipologia di contratti individuali, certificazioni, ecc). pag. 19 di 26

20 Articolo 9 Procedure di start-up del servizio Al fine di garantire la corretta funzionalità alla data del 1 gennaio 2014, successivamente alla sottoscrizione del contratto, l appaltatore: rende disponibile il sistema perfettamente funzionante in ogni sua parte ed aggiornato alla normativa vigente; fornisce tutte le informazioni sulle procedure per l installazione e la configurazione delle postazioni client per il collegamento al sistema; aggiorna il sistema con tutti i dati presenti nell attuale sistema informativo. Per l avvio del servizio la base dati viene fornita dall Azienda all appaltatore al momento dell affidamento del servizio. L appaltatore immette tali dati nel nuovo sistema e attiva le postazioni di lavoro richieste dall Azienda. Le operazioni di conversione e di importazione dei dati estratti dall attuale al nuovo sistema sono a totale carico dell appaltatore e la verifica della congruità, integrità ed esattezza della loro corrispondenza è effettuata congiuntamente all Azienda. Al fine di garantire la corretta funzionalità alla data del 1 gennaio 2014 l Azienda, sentito l appaltatore, stabilisce il calendario per la formazione e l addestramento. Al medesimo fine l aggiudicatario, nel periodo che intercorre tra la data di aggiudicazione definitiva e la data di start up (1 gennaio 2014), deve effettuare le operazioni di prova del servizio offerto, in parallelo con il sistema attualmente in funzione. La prima prova del calcolo degli stipendi, deve essere eseguita congiuntamente dall Azienda e dall appaltatore entro il mese successivo al termine dell importazione dei dati. L appaltatore assicura una presenza presso gli uffici aziendali fintantoché: non sarà completato il trasferimento delle banche dati giuridiche ed economiche al nuovo sistema; gli utenti della struttura risorse umane dell Azienda non saranno autonomi nella gestione della procedura informatica e, più in generale, del servizio offerto. Articolo 10 Formazione in Avviamento L appaltatore deve predisporre un piano di addestramento teorico/pratico. pag. 20 di 26

21 Tale piano deve indicare dettagliatamente la formazione iniziale fornita a ciascuna delle diverse figure interessate alla gestione del personale che metta in grado gli addetti dell Azienda di gestire compiutamente, correttamente e autonomamente, tutte le funzioni applicative del servizio proposto. L attività formativa iniziale ha luogo presso le sedi dell Azienda. Le date e le modalità di esecuzione della formazione sono stabilite dal dirigente del Struttura Risorse Umane, sentito l appaltatore, tenendo conto dell inderogabile esigenza, per l Azienda, di garantire comunque la continuità di tutti i servizi. Articolo 11 Consulenza giuridico, contabile, fiscale e previdenziale L appaltatore garantisce che almeno un esperto in materia giuridico, contabile, fiscale, previdenziale è presente nella propria struttura al fine di fornire consulenza ed illustrare agli addetti dell Azienda la normativa e i relativi aggiornamenti riferiti: ai contratti collettivi della dirigenza e del personale del comparto del SSN; alla previdenza; alle disposizioni fiscali; ad altre eventuali novità inerenti il trattamento economico del personale, al calcolo ed erogazione degli stipendi, agli oneri riflessi, al trattamento giuridico del personale ed alla gestione delle presenze. Articolo 12 Help desk L appaltatore mette a disposizione un servizio di help desk erogato da personale qualificato e specializzato per tutta la durata del contratto. Il servizio garantisce la copertura operativa presidiata per almeno otto ore quotidiane dal lunedì al venerdì, tassativamente e continuativamente per 12 mesi annui. L attivazione del servizio di help desk avviene via telefono, o fax. Tali recapiti sono comunicati dall appaltatore alla consegna del servizio. Le modalità di attivazione dell help desk per la gestione delle chiamate saranno concordate al momento della consegna del servizio con il responsabile dell Azienda del contratto. L help desk fornisce supporto per: pag. 21 di 26

22 chiarimenti sull utilizzo del prodotto software e dei servizi connessi; rimozione di anomalie e/o malfunzionamenti del sistema; assistenza sistemistica e tecnica necessaria ad assicurare il corretto utilizzo e funzionamento del servizio; risoluzione dei problemi di accesso al servizio, dei malfunzionamenti legati ai sistemi di comunicazione o di sicurezza; esigenze operative gestionali (come ad esempio quelle legate all aggiornamento dei sistemi, alla produzione e smistamento di stampe, ripristino di archivi, ecc.); eliminazione di qualsiasi errore di calcolo che comporti non conformità dei dati elaborati alla normativa vigente; richiesta di consulenza giuridico-normativa. Articolo 13 Scadenza del contratto Al termine del periodo contrattuale l appaltatore, senza ulteriori oneri aggiuntivi per l Azienda Ospedaliera, dovrà garantire ogni forma di collaborazione per consentire la prosecuzione del servizio eventualmente presso altro fornitore, mettendo a disposizione dell Azienda i dati, correnti e storici, in formato aperto e documentato e sui supporti che saranno richiesti dall Azienda. Articolo 14 Privacy e Sicurezza Informatica La ditta, nell espletamento del presente servizio, sarà nominata Responsabile del trattamento dati ai sensi del D.Lgs. 196/03 e provvederà a sua volta alla nomina, quali Incaricati del trattamento dati, degli operatori assegnati al servizio. Relativamente alla gestione dei servizi di amministratore di sistema, la ditta dovrà provvedere, ai sensi del provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali in data 27 novembre 2008 e s.i.m., a conservare direttamente e specificamente, per ogni eventuale evenienza, gli estremi identificativi di coloro che svolgano tali mansioni. L appaltatore, in qualità di Responsabile del trattamento dati, designato dal titolare, dovrà operare nel pieno rispetto della normativa sulla privacy e dei requisisti minimi di sicurezza e delle disposizioni operative previste dal DPS aziendale. La ditta si impegna ad implementare, relativamente agli strumenti ed ai servizi forniti, modalità tecniche (di cui all allegato B al sopraccitato D.Lgs. 196/03) volte a garantire la tutela dei dati personali e sensibili gestiti pag. 22 di 26

23 tramite i propri sistemi, con particolare riguardo alla autenticazione degli utenti ed alla separazione e cifratura dei dati. La ditta dovrà inoltre relazionare annualmente sulle misure di sicurezza adottate ed informare immediatamente il titolare del trattamento in caso di situazioni anomale o di emergenze. Articolo 15 Riservatezza La ditta si impegna a garantire il segreto e la riservatezza su tutte le notizie e i dati di cui venga in possesso o abbia informazione a seguito dell attività prestata ed in esecuzione del presente servizio, a non divulgarli e a non farne oggetto di sfruttamento. Si impegna altresì a rendere edotto di tale obbligo di riservatezza il proprio personale. L Azienda dal canto suo assume l obbligo di mantenere riservate quelle informazioni tecniche portate a sua conoscenza dall impresa e che non siano di pubblico dominio. Il vincolo della riservatezza non decade alla conclusione del contratto Articolo 16 Penalità e risoluzione contrattuale Qualora l Azienda Ospedaliera accertasse l inidoneità di una qualunque prestazione oppure rilevasse delle inadempienze agli obblighi previsti, potrà chiedere al fornitore di porre rimedio a tali inconvenienti, fissando all uopo un termine perentorio, che non potrà mai essere inferiore a cinque giorni lavorativi. Qualora la ditta aggiudicataria non provvedesse entro il termine sopra stabilito, sarà in facoltà dell Azienda Ospedaliera applicare una penale forfettariamente stabilita fino al 5% del valore annuale della commessa. Qualora nel corso del rapporto contrattuale il servizio prestato non fosse conforme a quanto previsto dal capitolato tecnico e alla documentazione tecnica presentata dalla ditta in sede di offerta, verranno applicate le seguenti penalità, fino ad un massimo del 10% del valore annuale della fornitura: in caso di mancato rispetto dei termini previsti dal contratto e dal progetto tecnico verrà commisurata una penale pari a 500,00 oltre IVA per ogni giorni di ritardo; nel caso di mancato rispetto delle condizioni contrattuali regolanti il rapporto tra Committente e Contraente verrà commisurata una penale in relazione al danno ricevuto con un minimo di 500,00 oltre IVA sino alla concorrenza massima del 10% dell importo annuale del servizio; pag. 23 di 26