Gestione Documentale e Gestione Processi in Miele Italia

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1 Gestione Documentale e Gestione Processi in Miele Italia Il punto di vista tecnologico e il punto di vista degli utenti Vi presenterò: Il Gruppo Miele La Miele Italia Il sogno La realtà La visione La soluzione I primi successi I prossimi sviluppi L esperienza fatta L opinione degli utenti Qualche consiglio 2 1

2 Il gruppo Miele 3 Miele è un azienda e un marchio premium che offre: La migliore qualità La migliore innovazione Il migliore servizio di assistenza PERCHE 2

3 è un azienda indipendente, alla 4 generazione, che crede nella qualità Fam Miele Fam Zinkann Fatturato anno terminato 6/2010 = 2,8 Miliardi Euro Dipendenti al 30/ = tutti i prodotti vengono sottoposti a rigidi test Qualità certificata Testata per durare 20 anni test ore di lavaggio test 600 ore di centrifuga non stop test aperture e chiusure oblò test antigraffio e antiruggine 6 3

4 gli elettrodomestici e i loro componenti sono prodotti in Germania Bünde Lehrte Warendorf Oelde Bielefeld Gütersloh Arnsberg Euskirchen Bürmoos (Austria) 7 La gamma dei nostri prodotti Cura dei tessuti e dei pavimenti Lavabiancheria Essicatoi Stiratrici Aspirapolveri 8 4

5 La gamma dei nostri prodotti Prodotti per la cucina Forni Forni a vapore Scaldavivande Piani cottura Cappe Lavastoviglie 9 La gamma dei nostri prodotti Linea detergenti ed accessori Care Collection Accessori 10 5

6 La gamma dei nostri prodotti Prodotti per la conservazione dei cibi e preparazione caffè Freddo Macchine per il Caffè Microonde 11 La gamma dei nostri prodotti Professional Lavaggio Equipaggiamento lavanderie Commercial dishwashers Termodisinfettori e apparecchi medicali 12 6

7 La gamma dei nostri prodotti Servizio Clienti Premium Service 13 è un azienda presente in tutto il mondo 14 7

8 32 filiali in Europa 15 filiali nei principali mercati del mondo 8

9 La Miele Italia S.r.l. 17 La storia 1961: Miele Italia nasce come struttura commerciale per la vendita di elettrodomestici in Italia. Contava solo 6 dipendenti e aveva sede presso un albergo di Bolzano. 1962: Miele Italia si trasferisce in un nuovo complesso, che ospita al suo interno uffici, esposizione, assistenza tecnica e magazzino. Dal 1984 ad oggi: Miele ha sede ad Appiano (BZ) e conta più di 140 collaboratori. 9

10 I valori Fin dalla sua fondazione, Miele Italia ha contribuito allo sviluppo del Gruppo Miele, condividendo e seguendo con costanza i principi e i valori dell azienda. Una delle abilità di Miele Italia è quella di riuscire ad adeguare i prodotti tedeschi, da sempre sinonimo di qualità ed alta affidabilità, alle esigenze del mercato italiano, creando una gamma ad hoc, in grado di soddisfare anche il cliente più esigente e sofisticato. La valorizzazione del marchio avviene costantemente attraverso un azione coordinata che vede una collaborazione proficua e strategica con la distribuzione e sempre maggiori iniziative dirette al cliente finale. I valori Per supportare i partner commerciali nell argomentazione degli elettrodomestici, è importante trasmettere i valori fondamentali intrinseci ai prodotti: per questo Miele Italia si avvale di un importante attività di formazione, strutturata in diversi moduli di approfondimento. Miele Italia cura inoltre con grande attenzione l attività di assistenza tecnica, perché chi sceglie Miele, non acquista solo un prodotto di qualità, ma può avvalersi di un eccellente servizio. 10

11 Struttura IT 21 La piattaforma hardware IBM AS/ Server fisici + 30 server virtuali su VMware SAN NetApp FAS 5020 (10,2 TB; NSF,CIFS,FC,iSCSI) Tape library Quantum (30,40 / 60,80 TB) 12 Stampanti AS/ utenti; 55 desktop + 20 laptop locali + 70 laptop remoti 70 Stampanti di rete 10 Stampanti MF 5 Copiatrici 22 11

12 Le applicazioni principali Gestionale: ACG IBM dal 1989; 2012 migrazione a SAP Archiv.elettronica sostitut. Gedanyway - Credemtel Applicazioni proprietarie: Servizio clienti, Vendite, Logistica Datawarehouse: MS SQL server Internet: acocms Opera21 (Xtend) EDI / webedi: e-integration - Tesi BI / Reporting: Cognos (data cubes e reports..) Comunicazione: Lotus Notes ( e banche dati) Produttività individuale: MS Office 2007 Progettazione: AutoCAD Design: Adobe Design Premium 23 Il sogno L ufficio senza carta 24 12

13 La realtà 1. passo inventario archivi cartacei in due reparti con qualche sorpresa: Archivi ridondati stesso documento in diversi raccoglitori stesso documento presente anche in formato elettronico Archivi inutilizzati (copie inutili) Archivi ingombranti - occupazione spazio lavoro Accessi poco funzionali Condivisione quasi nulla 25 Sorprese Gestione Accesso 26 13

14 La realtà 2. passo analisi flussi di documenti e pratiche di lavoro con qualche sorpresa: Stampa su carta per abitudine non per necessità Copia documento per abitudine non per necessità Condivisione a livello ufficio - tramite cartelle su share di rete Condivisione con altri - documenti inviati via Documenti attraversano più reparti creazione a più mani Più utenti lavorano sullo stesso documento es. fogli Excel Processi di lavoro e relativi flussi di documenti poco strutturati, scarsamente documentati, non fluidi e non trasparenti Interruzioni per carico di lavoro ecessivo 27 Sorprese Struttura e Trasparenza Carico lavoro 28 14

15 La visione per la gestione dei documenti Ridurre documenti stampati al minimo indispensabile Ridurre le postazioni di stampa Lavorare con documenti informatici (.doc,.xls,.pdf, ) Abolire archivi cartacei se possibile Costituire archivi elettronici centrali condivisi Accesso controllato da ovunque - posto di lavoro virtuale Pubblicare centralmente - non distribuire (Intranet) Reperire consultare centralmente (Intranet) Attivare opportuna piattaforma informatica 29 La visione per la gestione del lavoro Agevolare la collaborazione Adeguare abitudini e modalità di lavoro Rendere la collaborazione trasparente e fluida Strutturare e documentare i processi lavorativi focus su processi non governati dalle applicazioni gestionali Assegnare compiti e responsabilità Monitorare processi, flussi, carichi di lavoro, stati di avanzamento Attivare opportuna piattaforma informatica Servirsi di know how altrui ove necessario 30 15

16 La soluzione che cosa abbiamo cercato? Una soluzione basata su prodotti standard Una tecnologia di ultima generazione Evoluzione tecnologica garantita Una soluzione in linea con la strategia IT locale e di gruppo Di sfruttare al massimo l infrastruttura esistente Una perfetta integrazione nell infrastruttura esistenti Know how a portata di mano Una soluzione a costi contenuti Una soluzione attivabile gradualmente 31 La soluzione abbiamo scelto Come Partner: 32 16

17 La soluzione abbiamo scelto Come Software: Per la gestion documentale Per la gestione dei processi / workflow 33 Piattaforma hardware e software attivata Client 20 josh Client Web Server IIS Server App Server josh RDBMS- SQL Server josh Monitor josh Mapper josh Designer Mail Server Lotus Notes Sist. Documentale WSS 17

18 josh - Architettura logica josh.doc josh.kmap josh.flow josh Designer josh Mapper Internet Explorer josh Monitor josh Client I primi successi Gestione Assenze / Presenze / Ferie Gestione di un semplice workflow con gli strumenti base di Sharepoint Utenti richiedenti / approvatori Organigramma configurabile da Active Directory Notifica via delle richieste e relativa approvazione / rifiuto Visibilità a livello di ufficio / reparto Reportistica per ufficio personale 36 18

19 I primi successi Gestione Assenze / Presenze / Ferie 37 I primi successi Gestione Assenze / Presenze / Ferie 38 19

20 I primi successi Gestione Assenze / Presenze / Ferie 39 I primi successi Gestione contratti fornitori Anagrafica Fornitori / Contratti Fornitore Visibilità filtrata per reparto Miele Notifica automatica via per rinnovo / disdetta Gestione modalità di rinnovo automatica / su richiesta Folder documenti per contratto 40 20

21 I primi successi Gestione contratti fornitori 41 I primi successi Gestione contratti fornitori 42 21

22 I primi successi Gestione contratti fornitori 43 I primi successi Intranet aziendale Sharepoint come portale aziendale Organizzazione siti per divisione / reparto Visibilità filtrata in base all utente corrente Aree pubbliche / riservate Gestione progetti interdivisionali 44 22

23 I primi successi Intranet aziendale 45 I primi successi Intranet aziendale 46 23

24 I primi successi Intranet aziendale 47 I primi successi Intranet aziendale 48 24

25 I primi successi Workflow gestione merce resa Struttura processo complessa e che coinvolge più reparti In precedenza gestito tramite Excel con tutte le limitazioni conseguenti Con Josh.Flow: Documentazione del processo e delle singole attività Comunicazione tra i reparti automatizzata Controllo della visibilità dei dati (ristretta alle informazioni di competenza) Tracciabilità dello stato di avanzamento Disponibilità di una base dati per creazione reportistica Gestione integrata dei documenti di corredo (scheda prodotto, documenti sinistro, ) 49 Disegno Processo 50 25

26 I primi successi Workflow gestione merce resa 51 I primi successi Workflow gestione merce resa 52 26

27 I primi successi Workflow gestione merce resa 53 I prossimi sviluppi Workflow Certificazione fidi clienti Workflow Attivazione Centri di Assistenza Tecnica Workflow Assunzioni / Dimissioni Intranet Sezione per gestione / documentazione progetti 54 27

28 L esperienza fatta con Sharepoint Services Semplice installazione e configurazione Insieme di funzionalità standard molto ampio ma.. Personalizzazioni grafiche tramite Sharepoint Designer Sviluppo di nuove funzionalità tramite Visual Studio (.Net) Ampia disponibilità di web part di terze parti (gratuite e/o a pagamento) per estensioni applicative Elevata integrazione con le applicazioni Office Funzionalità avanzate disponibili con la versione Server 55 L esperienza fatta con josh.flow Semplice installazione e configurazione Cosigliabile configurare sin dall inizio un ambiente di test/sviluppo separato dall ambiente di produzione Designer per la progettazione di workflow in modo semplice ed intuitivo Elevato livello di integrazione con Sharepoint e Office Elevata estendibilità: possibilità di arricchire l applicazione con funzionalità su misura tramite sviluppo.net Mancano ancora alcune utili funzionalità di base depositato elenco richieste per versioni future 56 28

29 L opinione degli utenti Strumenti di utilizzo semplice ed intuitivo Introducono ordine e struttura ti costringono a dare ordine e struttura al lavoro Notevole riduzione dei documenti cartacei Facilitano il deposito ed il reperimento delle informazioni Snellimento, maggiore velocità e sicurezza nei processi Processi di lavoro diventano visibili, controllabili e tracciabili Aiutano a salvaguardare il know how operativo in caso di turnover del personale Tempi di risposta non sempre ottimali Client Josh migliorabile 57 Qualche consiglio Iniziare con esigenze semplici ma concrete Procedere gradualmente, piccoli passi, soluzioni utili per l utente Coinvolgere l utente sin dall inizio non solo i decision maker ma anche gli operatori Lavorare con prototipi per vincere l astrazione e garantirsi l accettazione dall utente Sfruttare il know how dei partner provocare e sollecitare soluzioni eccelenti non solo ordinarie Non esagerare con le personalizzazioni vanno a discapito della manutenibilità 58 29

30 Domande 30