dematerializzazione e firma digitale fattori determinanti per lo lo sviluppo del sistema paese

Transcript

1 dematerializzazione e firma digitale fattori determinanti per lo lo sviluppo del sistema paese CONVEGNO ANSSAIF 28 marzo 2008 di Andrea Lisi - andrealisi@studiodl.it - Presidente ANORC (Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione sostitutiva) - Professore a contratto Informatica Giuridica Università del Salento - Curatore dei Portali di diritto dell ICT e di - Direttore Editoriale della "Rivista di Diritto, Economia e Gestione delle Nuove Tecnologie", Nyberg Editore e della Collana Diritto, Economia e Società dell Informazione, Cierre Edizioni - Curatore dei Volumi "Internet: profili giuridici e opportunità di mercato", 2002, Maggioli Ed.; La Privacy in Internet, Ed. Simone, 2003; Guida Pratica al Codice della Privacy, Ed. Simone, 2003 (II ed. 2004); L innovazione tecnologica nell internazionalizzazione d impresa, Ed. Simone, 2005; Privacy e P.A., Cierre, 2006; I Contratti di Internet, Utet, 2006, Guida al CAD, Halley Ed., 2006; Profili giuridici di un e-shop, Halley Ed.,2007, La conservazione dei documenti informatici, Ed. Cierre, Membro del Comitato Scientifico delle Riviste La Pratica Forense, (Maggioli Ed.), Altalex, Computerlaw.it, LavoroPrevidenza.com e Diritto&Diritti - Docente ai Master di diritto della Rete, Università di Lecce, Taranto, Padova e Messina e presso la Scuola Superiore Pubblica Amministrazione del Ministero dell Interno Studio Ass. D&L, Lecce

2 di cosa parliamo?

3 È Vero che ormai TUTTI utilizzano la Rete e l Informatica ma è vero anche che il cambiamento non è stato ancora assorbito dal punto di vista culturale, sociologico, economico e, quindi, giuridico! Il gap culturale ormai è tra chi ha assorbito culturalmente il cambiamento tecnologico e chi ancora utilizza l ICT senza conoscerlo e senza inserirlo in una corretta strategia.

4 La P.A. Digitale.: Fornitori e fattura elettronica (Finanziaria 2008) DIPENDENTI: - e firma digitale - protocollazione - archiviazione e gestione documentale - privacy e sicurezza Altre Pubbliche Amministrazioni o imprese Destinatari del servizio: - trasparenza e accessibilità - formulari on line - Sportelli e procedimenti on line Connettività E-government E-procurement Reti di P.A. T-GOV

5 L Impresa Digitale DIPENDENTI (INTRANET) Fornitori/imprenditori (extranet - B2B) CLIENTI/UTENTI (B2C) Archiviazione digitale di fatture e documenti Distretti industriali Filiere Consorzi Gruppi di imprese

6

7 IBM Enterprise Content Management s, Business Letters, Outgoing Documents e-forms Adobe / IBM CM Forms Integration WWW Customer Services Solutions Websphere Portal Information Sources & existing Repositories Incoming paper, documents,letters Lotus Domino Information Integrator for Content Unified Portal API Set Scan Ascent Capture CM module Exchange CommonStore SAP Siebel Integration for CM Lotus Workplace Web Content Management Records Manager Central Repository: IBM Content Manager CM OnDemand TSM MessagePlus Open Multimedia objects Computer Output, Spools Internally produced Office documents Document Manager O U T S O U R C I N G I N F O R M A T I CO

8 i giuristi di oggi devono compiere in pochi anni e sotto la pressione delle esigenze quotidiane un opera di revisione e riconversione dell ordinamento giuridico nel suo insieme non dissimile da quella che fu fatta a suo tempo per adeguare il diritto romano e imperiale statico per origine e vocazione alle esigenze di un mondo che aveva scoperto gli strumenti per progedire. ( ) Il compito del giurista, oggi, è di adattare il fenomeno Internet alle regolamentazioni statali che sopravvivono ( ) (Prof. Tito Ballarino)

9 Il nuovo giurista dovrà saper leggere il futuro digitale e, quindi, deve ricordarsi che il suo ruolo è di interprete di una società che sta cambiando chiudete gli occhi, il nuovo linguaggio si evolve, il "nuovo scritto" è costituito dai bit direttamente connessi al mouse che avete in pugno in questo momento e non c'è ragione alcuna per sostenere che tutto quello che state facendo non abbia valore giuridico... chiudete gli occhi <<il flusso degli elettroni nel computer è il nuovo inchiostro, i bits il nuovo alfabeto e la memoria della macchina la nuova carta >> (R. Borruso)

10 è una scommessa non solo tecnologica ma soprattutto organizzativa e culturale. Impone il cambio di mentalità da parte di coloro (e sono ancora tanti) che non riescono a concepire il <<documento>> se non come <<carta>>, la <<firma>> se non come <<sottoscrizione a penna (possibilmente stilografica)>>, la <<trasmissione>> se non come <<invio a mezzo posta>> Floretta Rolleri Direttore Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati del Ministero della Giustizia Presentazione del libro Il processo civile telematico di Francesco Buffa, Giuffré Editore, 2002

11 Alla base delle problematiche culturali e quindi giuridiche relative ai processi di archiviazione ottica e di conservazione sostitutiva c è l incredibile rivoluzione secondo la quale con l Informatica e l Internet si è potuto per la prima volta prescindere dal supporto cartaceo nello scambio di informazioni e comunicazioni a distanza, passando dalla logica del documento cartaceo conservato in polverosi archivi alle novità e comodità della trasmissione e conservazione della documentazione elettronica!

12 I vari documenti informatici, oggi: documento informatico penalmente rilevante art. 491 bis ( ) per documento informatico si intende qualunque supporto informatico contenente dati o informazioni aventi efficacia probatoria o programmi specificamente destinati ad elaborarli documento informatico civilmente rilevante art. 1 CAD lett. p - documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (sottoscritto o non sottoscritto?) documento informatico fiscalmente rilevante art. 3 DMEF 23 gennaio sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticita' e l'integrita', con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; ma i documenti viaggiano su altre strade e le autostrade dell informazione percorrono binari diversi rispetto a quelli consueti

13 IL DOCUMENTO ANALOGICO IL DOCUMENTO INFORMATICO è un oggetto materiale è un oggetto immateriale è originale ogni copia è un originale

14 Autenticazione: - VPN - EDI - Aree Riservate Firma Digitale: - Conservazione - Sicurezza - ing Profilazione e CRM

15 Il documento informatico non è carta informatica : Dobbiamo liberarci culturalmente del peso della carta se vogliamo garantire la sicurezza al futuro digitale e alle nostre informazioni rilevanti Documento «documento informatico digitale»: testi, non immagini, è solo un.pdf dati o comunque strutturati, un immagine disegni, programmi, digitalizzata filmati di un formati foglio di tramite carta, una ma grandezza è qualsiasi fisica dato che digitale assume giuridicamente valori binari, rilevante ottenuti attraverso e strategico un per processo l impresa: di elaborazione un tracciato EDI, elettronica, un log di file cui generato sia identificabile da una transazione l'origine commerciale (art. 1 lett. d) su DMEF un sito 23 gennaio web, una 2004 comunicazione - Modalita' di e- mail, assolvimento un analisi degli di obblighi dati di fiscali navigazione, relativi ai documenti un filmato informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto digitale etc.

16 La scommessa del futuro digitale è: Garantire: -La certa paternità -La corretta trasmissibilità - La sopravvivenza nel tempo a tutti i dati digitali che abbiano un rilievo giuridico attraverso avanzate tecniche di sicurezza informatica

17 Dalla tranquillità del supporto Alla vertigine del documento garantirà la chiocciolina la memoria digitale informatico nel tempo immateriale?... Ma è sicuro il tempo della Società dell Informazione?

18 Le norme ci sono, sono troppe e occorre ricordarsi che hanno una loro gerarchia come fonti del diritto : Documento Informatico, Firma digitale e Conservazione sostitutiva: - Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005) - Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003) - Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n DPCM del 13 Gennaio Deliberazione CNIPA del 17 febbraio 2005 n. 4 - DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (PEC) Fatturazione Elettronica e Conservazione Documenti Fiscali: - DMEF 23 gennaio 2004 Risoluzioni Ag. Entrate - D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 nn. 161/E/2007, 267/E/2007, 298/E/2007, 349/E/2007, 14/ Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E (del 19/10/2005) - Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/E (del 06/12/2006) NEW!!!

19 L efficacia esterna delle circolari dell agenzia delle entrate: Sentenza della Cass, a SU, del 2 novembre 2007 Detta pronuncia ha puntualizzato l¹inefficacia normativa esterna delle note (Circolari, nel caso specifico) dell¹ag.entrate, le quali non possono pertanto spiegare alcun effetto giuridico all¹esterno dell¹amministrazione. Esse, dunque, non vincolano il contribuente, che resta libero di disattenderne le indicazioni. Ma vi è di più, è stato specificato che esse non vincolano nemmeno gli uffici gerarchicamente sottordinati, e neppure la stessa amministrazione che l¹ha emanata. NEW!!!

20 L efficacia esterna degli interpelli dell agenzia delle entrate: Sentenza della Corte Costituzionale n. 191/2007 L'istituto dell'interpello del contribuente, regolato dall'art. 11 della legge n. 212 del 2000, costituisce lo strumento attraverso il quale si esplica in via generale l'attività consultiva delle agenzie fiscali in ordine all'interpretazione delle disposizioni tributarie. In particolare, esso si sostanzia nella richiesta all'amministrazione finanziaria di un parere nelle ipotesi in cui vi siano obiettive condizioni di incertezza sulla corretta interpretazione di dette disposizioni. Tale parere è vincolante soltanto per l'amministrazione e non anche per il contribuente, il quale resta libero di disattenderlo. NEW!!!

21

22 Lo scopo della Normativa Garantire al Documento Informatico Contabile e Fiscale: - La paternità (Firma Digitale) - L integrità (Firma Digitale) - La trasmissibilità informatica (PEC o EDI) - La memorizzazione digitale nel tempo (Firma Digitale, Marca Temporale e Procedure di Sicurezza) attraverso una complessa procedura di conservazione

23 Dematerializzazione e conservazione sostitutiva Attribuibilità e immodificabilità del documento Sicurezza della conservazione Firma digitale Misure di sicurezza: back up, disaster recovery e restore Analisi pratica e giuridica del processo sicuro di conservazione fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti fiscali Outsourcing (art. 5 Del. CNIPA) Analisi dei documenti fiscali smaterializzabili Assolvimento della imposta di bollo trasmissione dei documenti - UNICO - NON UNICO - PEC -EDI

24 Art. 44 CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici) 1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce: a) l identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell amministrazione o dell area organizzativa omogenea di riferimento di cui all articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; b) l integrità del documento; c) la leggibilità e l agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in Allegato B a tale decreto. Chiave interpretativa per la normativa sull archiviazione ottica e la fatturazione elettronica

25 Uno sguardo alla deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 Oggi la deliberazione CNIPA è soggetta ad una profonda revisione ai sensi dell art. 71 CAD Suddivisione della normativa in due macroaree Documenti analogici [documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia] Documenti informatici (la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti) documento analogico originale: documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi;

26 Art. 3 Deliberazione CNIPA Processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici 1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati nell'art. 1, lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

27 Art. 4 Deliberazione CNIPA Processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici 1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo. 2. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine. 3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva, fatto salvo quanto previsto al comma 4 dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445

28 Art. 6. Obbligo di esibizione 1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento presso il sistema di conservazione sostitutiva e disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo. 2. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica. 3. Qualora un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo fuori dall'ambiente in cui è installato il sistema di conservazione sostitutiva, deve esserne dichiarata la conformità da parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui conservazione è previsto il suo intervento.

29 L equivalenza dei supporti di memorizzazione Art. 8. Altri supporti di memorizzazione 1. Tenuto conto dell'evoluzione tecnologica e della disciplina dettata dal decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, è data facoltà alle pubbliche amministrazioni e ai privati, ove non ostino particolari motivazioni, di utilizzare, nei processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo, un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla presente deliberazione.

30 La deliberazione CNIPA IN ESTREMA SINTESI - Documenti informatici: il processo termina con firma digitale e riferimento temporale del resp. conservazione - Documenti analogici: il processo avviene mediante memorizzazione della relativa immagine e termina con l apposizione di firma digitale e riferimento temporale del pubblico ufficiale solo per gli originali unici - Equipollenza dei supporti di memorizzazione - Esibizione telematica

31

32 La gestione informatica dei documenti Analisi Documenti (analogici o informatici) in entrata Analisi documenti (analogici o informatici) in uscita Le domande: Da chi viene organizzata? Da dove si inizia? Chi è responsabile? Quali documenti devono essere considerati rilevanti e informatizzati? Come assicuro sicurezza al sistema? Quali processi sono investiti? ( ) Document Management System

33 Sistema di gestione informatica dei documenti Sviluppo di un sistema informatico Analisi organizzativa Change Management Analisi dei processi di gestione dei flussi documentali -Mappatura processi - Rilevazione ruoli e responsabilità Reingegnerizzazione di tutti i procedimenti - Ridefinizioni ruoli e responsabilità -Analisi costi/benefici Formazione Comunicazione Conservazione sostitutiva

34 Necessità di costituire Team di alto livello per rispondere alle esigenze del Cliente, sia nella fase di start-up, sia nella fase di sviluppo del progetto di digitalizzazione È indispensabile il lucido confronto tra professionalità diverse Certificazione??

35 La norma va interpretata e inserita in una corretta strategia organizzativa

36 i servizi in outsourcing Fatturazione Cliente Outsourcer L esternalizzazione di alcuni processi aziendali fortemente specializzati e complessi Servizi di conservazione con nomina quale responsabile esterno della conservazione sostitutiva deleghe -Firma - Controllo - Studio - Sicurezza - etc.

37

38 A parte gli evidenti vantaggi del documento elettronico - riduzione dei costi - migliore servizio ai clienti - recupero di personale ad attività produttive - risparmio di tempo - maggiore sicurezza - migliore organizzazione logistica e strategica - maggiore competitività

39 DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI SMATERIALIZZABILI AI SENSI DEL DM 23 GENNAIO Fatture, lettere, telegrammi ricevuti - Il libro giornale e il libro degli inventari - Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali - Le scritture ausiliarie di magazzino e a parte le possibilità previste dalla normativa e a volte gli obblighi (Finanziaria 2008 e CAD) - Il registro dei beni ammortizzabili - Il bilancio d esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa - I registri prescritti ai fini IVA, quali ad esempio il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle fatture emesse - Dichiarazioni fiscali, modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio i modelli F23 ed F24), alle fatture e documenti simili - Il libro dei soci - Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del CDA - Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee - Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale - Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo - Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti - Le disposizioni contenute nel decreto, infine, si applicano alla relazione sulla gestione (art.2428 c.c.) e alla relazione dei sindaci (art c,c.) e dei revisori contabili, che per legge devono essere allegate al bilancio d esercizio.

40 Oggi comunque tutti i documenti possono nascere informatici o comunque sono digitalizzabili ex lege Altre tipologie documentali: - Documenti privacy - Contratti - Documenti sanitari - Nota spese dipendenti e schede carburante - la corrispondenza Etc. Documenti analogici? Documenti informatici?

41 E in ogni caso il futuro va verso la totale digitalizzazione quindi occorre strategicamente prepararsi a conservare i nuovi documenti secondo regole certe, sicure, adeguate e in linea con la normatica E il futuro si presenta digitale!

42 ma formare e conservare correttamente e secondo la normativa in vigore i propri dati digitali rilevanti conviene perché c è il rischio concreto che il documento informatico prodotto a proprio favore non venga riconosciuto valido in un procedimento giudiziale!!! qualche esempio

43 Commercio Elettronico nullità dei contratti di trading on line privi di firma digitale seppur siglati in area riservata e previa sottoscrizione di condizioni generali di servizio da parte di istituto di credito e investitore (perché manca la forma scritta) - Tribunale di Ravenna sent. 19 novembre 2007 precarietà normativa dell incontro virtuale (la pagina web è per sua natura volatile e suscettibile dci continue modifiche) (vedi Cass. Sez. Lavoro Sent /04 - Copia di pagina web su supporto cartaceo che non risulti essere stata raccolta con garanzie di rispondenza all originale e di riferibilità a un ben individuato momento - qualificabilità come documento - non sussiste)

44 Controllo e internet del dipendente e privacy policy - Utilizzo abusivo di internet (ordinanza del Tribunale di Perugia sez. lav. - del 20/02/2006) -Licenziata per una (Tribunale di Milano il 10/5/2002; conferma Tribunale di Torino 20/06/2006 ) - Garante per la protezione dei dati personali, 01 marzo 2007: Linee Guida per posta elettronica e internet - LA RESPONSABILITÀ DEL DIPENDENTE DA MANCATA CUSTODIA DEL PC Responsabilità amministrativa per colpa grave e pregiudizio erariale a seguito dell indebito sgravio d imposta operato da una postazione informatica lasciata incustodita e con la pw personale assegnata al dipendente di un ufficio dell Agenzia delle Entrate inserita ed attiva (sentenza della Corte dei Conti sez. Sicilia 2 marzo 2005 n. 390) - Licenziamento - Comunicazione password accesso alla rete aziendale - Ammissibilità (Corte di Cassazione - Sezione Lavoro, Sentenza 13 settembre 2006, n )

45 Reati informatici e sicurezza aziendale (Convenzione di Budapest) L'Italia, oggi, (finalmente dopo 6 anni di lunga attesa) si appresta a ratificare la suddetta convenzione. Infatti, il Senato della Repubblica (dopo la Camera dei Deputati), lo scorso 27 febbraio 2008, ha approvato, in via definitiva, il disegno di legge di Ratifica ed esecuzione della Convenzione del Consiglio d' Europa sulla criminalità informatica, che ora attende la firma del PdR, prima di approdare nell'ambito della Legge n. 231/2001, estendendo di fatto e, anche per i reati informatici (art. 7), la responsabilità amministrativa degli enti e delle società Ma come farà una società a deresponsabilizzarsi da condotte illecite dei suoi dipendenti?

46 SICUREZZA AZIENDALE, RISK MANAGEMENT E CORRETTA CONSERVAZIONE DEI DATI Occorrerà inevitabilmente dotarsi di strumenti e meccanismi che permettano di evitare non solo la perdita di dati e informazioni importanti per l'azienda, ma anche la loro modifica o la loro alterazione, strumenti di gestione di tali documenti e atti che permettano di mantenerne la stabilizzazione temporale e l' integrità complessiva e che permettano di risalire pacificamente al titolare del documento, rendendo facilmente individuabile il soggetto cui quel documento o quella semplice informazione sono ascrivibili. Tutto questo nel rispetto della privacy.

47 La precarietà della prova digitale non correttamente conservata Acquisizione di file di log da parte della PG tramite mera consegna dei dati da parte dell ISP obbligo di verifica circa le modalità della conservazione degli stessi allo scopo di assicurare la genuinità e l attendibilità nel tempo necessità sussiste (Sentenza Tribunale Chieti n. 175/05)

48 CONCLUSIONI Nel futuro della società dell informazione non si potrà fare a meno di terze parti fidate che assicurino: -La paternità e immodificabilità delle proprie informazioni aziendali rilevanti - La loro corretta trasmissione - La loro conservazione nel tempo secondo procedure sicure e certificate in linea con la normativa in vigore

49 Grazie per l attenzione e per contatti o ulteriori informazioni: Avv. Andrea Lisi Digital&Law Department Studio Legale Lisi Tel. 0832/ Fax 0832/ e.mail: andrealisi@studiodl.it